Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 24 мая 2011 г. N 32 "Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства" (утратил силу)

Приказ Республиканской архивной службы Республики Мордовия
от 24 мая 2011 г. N 32
"Об утверждении Административного регламента Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства"

ГАРАНТ:

Приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 31 декабря 2013 г. N 81 настоящий приказ признан утратившим силу

В целях определения порядка и стандарта предоставления Республиканской архивной службой Республики Мордовия государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства.

2. Аппарату Республиканской архивной службы Республики Мордовия начать внедрение Административного регламента в работу с 30 мая 2011 года.

3. Приказы Республиканской архивной службы Республики Мордовия от 9 сентября 2010 г. N 38, от 18 ноября 2010 г. N 51 считать утратившими силу.

Начальник Республиканской архивной службы

Ю.Ф. Юшкин

Зарегистрирован в Управлении Минюста РФ по Республике Мордовия 10 июня 2011 г.

Регистрационный N ru 13000201100269

Административный регламент
Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства
(утв. приказом Республиканской архивной службы Республики Мордовия
от 24 мая 2011 г. N 32)

Раздел 1. Общие положения

1. Административный регламент Республиканской архивной службы Республики Мордовия по предоставлению государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - Административный регламент) определяет порядок и стандарт предоставления государственной услуги по организации по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства.

Раздел 2. Стандарт предоставления государственной услуги

Подраздел 1. Основные положения стандарта предоставления государственной услуги

2. Наименование государственной услуги - организация по документам Архивного фонда Республики Мордовия и другим архивным документам исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформлению в установленном порядке, в том числе с проставлением "апостиля", архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее - государственная услуга).

3. Предоставление государственной услуги осуществляет Республиканская архивная служба Республики Мордовия (далее - Архивная служба Республики Мордовия).

В процессе предоставления государственной услуги Архивная служба Республики Мордовия взаимодействует с:

Федеральным архивным агентством (далее - Росархив) при получении запросов (заявлений) российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства;

Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России) при направлении ответов на запросы (заявления);

государственными архивами, муниципальными архивами, иными органами и организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для непосредственного исполнения запросов, оформления в установленном порядке архивных справок.

Информация о месте нахождения, почтовых адресах, телефонах, адресах электронной почты Росархива, МИД России даны в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.

4. Результатом предоставления государственной услуги являются официальные письма Архивной службы Республики Мордовия, архивные справки, архивные выписки и архивные копии, выдаваемые органами и организациями.

5. Получателями государственной услуги являются проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства (далее - заявители).

6. Срок предоставления государственной услуги составляет 49 дней. В исключительных случаях начальник Архивной службы Республики Мордовия, либо лицо, его замещающее, вправе продлить срок исполнения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

7. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N237);

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета Народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572);

постановлением Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12.02.2010, регистрационный N 16397, Российская газета, 26.02.2010, N 40 (5119));

приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 04.05.2009, N 18);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20);

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 12.03.2007, N 11);

приказом Федерального архивного агентства от 20.07.2010 N 54 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30.09.2010, регистрационный N 18592, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 18.07.2005, N 29);

Конституцией Республики Мордовия ("Известия Мордовии", 22.09.1995, N 180);

Законом Республики Мордовия от 07.02.2005 N 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Ведомости Государственного Собрания Республики Мордовия", 2005, N 11(63), ст. 373);

постановлением Правительства Республики Мордовия от 22.05.2006 N 200 "Об утверждении Положения о Республиканской архивной службе Республики Мордовия и состава ее коллегии" ("Известия Мордовии", 30.05.2006, N 76-15).

8. Основанием для предоставления государственной услуги является получение письменного запроса заявителя, направленного в адрес Архивной службы Республики Мордовия посредством почтовой связи, электронной почтой, полученного при личной явке заявителя.

Форма запроса дана в приложении 2 к настоящему Административному регламенту, а также на официальном сайте МИД России в сети Интернет по адресу: http://www.mid.ru/dks.nsf/mnsdok/04.02.04.02.

9. В запросе указываются:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя,

год и место его рождения,

адрес места жительства,

гражданство,

а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения. В запросе:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении),

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы,

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили),

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения,

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность,

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение.

В запросе могут быть указаны иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

10. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11. С информацией о процедуре предоставления государственной услуги можно ознакомиться непосредственно в Архивной службе Республики Мордовия, в т.ч. с использованием средств телефонной связи, и в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в сети Интернет).

12. Место нахождения Архивной службы республики Мордовия: г. Саранск, ул. Московская, 31, корп. 4.

Почтовый адрес для направления документов: Московская ул., 31, корп. 4, г. Саранск, 430010.

Адрес страницы Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6

Адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия: arhrm@e-mordovia.ru

Справочные телефоны (8-834-2) 47-22-29 (приемная), (8-834-2) 47-22-51 (должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия, ответственное за предоставление государственной услуги). Факс: (8-834-2) 48-07-73.

График работы Архивной службы Республики Мордовия: понедельник - пятница с 9.00 до 18.00, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00. Суббота, воскресенье - выходные дни.

13. Консультации по порядку предоставления государственной услуги могут предоставляться: на личном приеме, по телефону, по письменным обращениям.

Прием звонков и личный прием лиц по вопросу консультирования о порядке предоставления государственной услуги осуществляются в соответствии с графиком работы Архивной службы Республики Мордовия.

14. При осуществлении консультирования на личном приеме или по телефону должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия:

представляется, указав фамилию, имя, отчество, должность;

отвечает на заданные вопросы;

в случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 30 минут), может предложить обратиться письменно, либо назначить для получения консультации другое удобное для обратившегося время;

в случае если обратившийся не удовлетворен предоставленной информацией, предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.

15. Письменный запрос на получение консультации может быть:

направлен по почте;

передан по факсу;

направлен по электронной почте;

доставлен в Архивную службу Республики Мордовия нарочно.

16. При консультировании по письменным запросам ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации запроса, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

17. Ответ на письменный запрос подписывается начальником Архивной службы Республики Мордовия с указанием наименования должности, фамилии, имени, отчества и контактных данных должностного лица Архивной службы Республики Мордовия, подготовившего ответ на письменный запрос.

18. В случае, когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Архивной службы Республики Мордовия, либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, должностное лицо Архивной службы Республики Мордовия информирует заявителя устно или письменно (соответственно форме обращения) о невозможности предоставления сведений и разъясняет ему право обратиться в орган, в компетенцию которого входят ответы на поставленные вопросы.

Подраздел 2. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги

19. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, является отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие# персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

20. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе необходимых для его исполнения сведений;

отсутствие в запросе фамилии, почтового адреса заявителя;

невозможность прочтения запроса.

Подраздел 3. Стандарт комфортности

21. Время ожидания личного приема в очереди при подаче документов должно составлять не более 20 минут. При этом должен быть обеспечен прием всех лиц, обратившихся не позднее, чем за 40 минут до окончания рабочего дня.

22. Прием посетителей происходит на рабочих местах должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия. Продолжительность приема у должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия - не более 15 минут.

23. Места для представления документов и консультаций оборудуются стульями, столами, обеспечиваются справочной информацией.

24. Кабинет приема заявителей оборудуется информационной табличкой с указанием номера кабинета, наименования отдела, фамилии, имени, отчества и должности должностного лица Архивной службы Республики Мордовия, осуществляющего прием посетителей, графика работы.

25. Рабочее место оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных и печатающим устройствам.

26. Всю необходимую информацию о государственной услуге заявители могут получить из информационных материалов, размещенных на информационных стендах в помещении Архивной службы Республики Мордовия, а также на странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия: http://e-mordovia.ru/powerbody/view/6

На странице Архивной службы Республики Мордовия на официальном сайте органов государственной власти Республики Мордовия и информационных стендах Архивной службы Республики Мордовия размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, регулирующие деятельность по предоставлению государственной услуги;

текст Административного регламента с приложениями;

режим приема заявителей.

27. Показателями доступности и качества предоставления государственной услуги являются:

удовлетворенность заявителей, отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги;

соблюдение порядка предоставления государственной услуги;

обеспечение защиты конфиденциальных сведений о заявителе.

Подраздел 4. Иные требования к предоставлению государственной услуга

28. На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг (функций) размещается следующая информация:

место нахождения, телефоны, адрес электронной почты Архивной службы Республики Мордовия;

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, образцы документов;

срок предоставления государственной услуги;

текст настоящего Административного регламента

требования к местам предоставления государственной услуги;

административные процедуры Архивной службы Республики Мордовия;

блок-схема последовательности действий Архивной службы Республики Мордовия при предоставлении государственной услуги;

порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия при предоставлении государственной услуги.

29. Государственная услуга может предоставляться в электронной форме до этапа выдачи заявителю архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Заявитель через республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций) может распечатать форму запроса, заполнить ее и направить запрос в адрес Архивной службы Республики Мордовия, а также получить информацию о ходе исполнения запроса.

30. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

Запросы имущественного характера, а также тематические запросы (генеалогические, об истории населенных пунктов, истории организаций, переименовании улиц и т. п.) исполняются за плату в соответствии с Прейскурантом цен на работы и услуги, выполняемые на договорных началах, утверждаемым директором ГКАУ "ЦГА Республики Мордовия".

31. Заявителям, направившим запрос, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

Раздел 3. Административные процедуры

Подраздел 1. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Глава 1. Основные положения

32. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные действия Архивной службы Республики Мордовия:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов, направление запросов на исполнение в государственные архивы, муниципальные архивы, иные органы и организации;

подготовка ответов заявителям. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Блок-схема последовательности административных действий по предоставлению государственной услуги приведена в Приложении 3 к настоящему Административному регламенту.

Глава 2. Регистрация запросов и передача их на исполнение

33. Основанием для начала административных действий является поступление в Архивную службу Республики Мордовия из Росархива или непосредственно из-за рубежа письменных запросов заявителей.

34. Поступившие в Архивную службу Республики Мордовия из Росархива или непосредственно из-за рубежа письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию корреспонденции в Архивной службе Республики Мордовия, и передаются начальнику Архивной службы Республики Мордовия.

При поступлении запроса заявителя через республиканский портал государственных и муниципальных услуг (функций) или по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

Обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Срок рассмотрения запроса начальником Архивной службы Республики Мордовия - 2 дня.

После рассмотрения запроса начальником Архивной службы Республики Мордовия запрос передается на исполнение должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги в Архивной службе Республики Мордовия.

Срок передачи запроса на исполнение - 1 день

Глава 3. Анализ тематики поступивших запросов, направление запросов в органы и организации по принадлежности

35. Запрос с резолюцией начальника Архивной службы Республики Мордовия поступает на исполнение должностному лицу, ответственному за предоставление государственной услуги в Архивной службе Республики Мордовия.

36. Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги в Архивной службе Республики Мордовия, осуществляет:

анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Архивной службе Республики Мордовия научно-справочного аппарата и информационных материалов, определяя при этом

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного государственного или муниципального архива, иного органа или организации, куда следует направить запрос на исполнение.

Срок исполнения данного административного действия - 10 дней.

37. По итогам анализа тематики поступивших запросов Архивная служба Республики Мордовия направляет запросы или их копии со своим письмом по принадлежности:

в государственные архивы;

в муниципальные архивы;

в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

Срок исполнения административного действия - 1 день.

В случае необнаружения истребуемых сведений вследствие утраты документов Архивная служба Республики Мордовия готовит ответ заявителю о невозможности исполнения запроса. Срок подготовки ответа - 1 день.

38. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Архивная служба Республики Мордовия направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с уведомлением о направлении ответа в адрес Архивной службы Республики Мордовия.

39. При направлении запросов на исполнение по принадлежности Архивная служба Республики Мордовия, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

40. Запросы, поступившие в государственные архивы, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива этот срок может быть продлен на 30 дней.

41. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в государственных архивах архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Глава 4. Подготовка ответов заявителям. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

42. Подготовку ответов заявителям осуществляет Архивная служба Республики Мордовия, государственные архивы, иные органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

43. Государственные и муниципальные архивы, иные органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса, исполняющие полученные от Архивной службы Республики Мордовия и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

44. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

45. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

46. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

47. В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых подготовлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

48. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.

49. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

50. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

51. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

52. Оформление архивной справки, архивной выписки или архивной копии осуществляют должностные лица, ответственные за работу с обращениями граждан в государственных и муниципальных архивах, иных органах и организациях.

Глава 5. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

53. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

54. Архивная служба Республики Мордовия проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных государственными и муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории Республики Мордовия (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

55. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

Должностное лицо, уполномоченное на проставление апостиля - начальник организационно-методического отдела Архивной службы.

Глава 6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий

56. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются Архивной службой Республики Мордовия, иными органами и организациями в МИД России.

57. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивной службой Республики Мордовия, иными органами и организациям по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.

58. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 38) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Архивная служба Республики Мордовия с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

59. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Архивную службу Республики Мордовия вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

60. После проставления апостиля, Архивная служба Республики Мордовия в течение 1 рабочего дня после исполнения запроса направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

61. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке, и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

62. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Подраздел 2. Формы контроля за исполнением административного регламента

63. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административной процедурой по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляет заместитель начальника Архивной службы Республики Мордовия.

Текущий контроль осуществляется путем проведения ежегодных проверок соблюдения и исполнения государственными служащими Архивной службы Республики Мордовия положений настоящего Административного регламента.

64. Государственные служащие Архивной службы Республики Мордовия несут ответственность за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления государственной услуги, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

65. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

66. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с обращением граждан либо получением информации о нарушениях прав заявителей в процессе предоставления государственной услуги).

67. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

68. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги начальник Архивной службы Республики Мордовия создает комиссию и утверждает ее состав приказом.

69. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Подраздел 3. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, исполняющего государственную функцию, а также должностных лиц, государственных служащих

70. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Архивной службы Республики Мордовия, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы в досудебном порядке.

71. Предметом обжалования могут служить:

отказ в приеме запроса;

истребование неустановленных в настоящем Административном регламенте документов.

72. Жалобы могут направляться на имя начальника Архивной службы Республики Мордовия по почте или представляться лично в Архивную службу Республики Мордовия по адресу, указанному в п. 12 настоящего Административного регламента.

Факт поступления жалобы регистрируется в системе документооборота Архивной службы Республики Мордовия в день поступления.

73. В жалобе в обязательном порядке заявитель указывает наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество либо наименование юридического лица, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), излагает суть жалобы, ставит личную подпись, печать (для юридических лиц) и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

74. Дополнительно могут быть указаны:

причины несогласия с обжалуемыми действиями (бездействием), решением;

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

75. В случае если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

76. При получении письменной жалобы, в котором# содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных в ней вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

77. В случае если текст письменной жалобы не поддается прочтению, ответ на обращение (жалобу) не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

78. В случае если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Архивную службу Республики Мордовия. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

79. По результатам рассмотрения жалобы начальник Архивной службы Республики Мордовия или уполномоченное в установленном порядке должностное лицо в соответствии с распределением обязанностей принимает решение об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении требований заявителя.

80. Письменная жалоба, поступившая в Архивную службу Республики Мордовия, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменной жалобы.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ", начальник Архивной службы Республики Мордовия вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения жалобы заявителя, направившего жалобу.

81. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется автору жалобы в течение 1 рабочего дня с момента его подготовки.

82. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Правительство Республики Мордовия по адресу: 430000, г. Саранск, ул. Советская, 35.

Приложение 1
к Административному регламенту
по предоставлению государственной услуги
по организации по документам Архивного фонда
и другим архивным документам исполнения запросов
российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод,
оформлению в установленном порядке,
в том числе с проставлением "апостиля",
архивных справок, направляемых
в иностранные государства

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах и адресах Министерства иностранных дел Российской Федерации, Федерального архивного агентства

1. Министерство иностранных дел Российской Федерации.

Почтовый адрес: МИД России, Консульский департамент, 119200, Москва, 1-й Неопалимовский пер., д.12.

Справочный телефон МИД России: (495) 244-16-06.

Официальный сайт МИД России: http://www.mid.ru.

2. Федеральное архивное агентство.

Почтовый адрес: 103132, Москва, ул. Ильинка, 12.

Адрес электронной почты: .

Контактные телефоны: (495) 606-23-26; (495) 606-43-05.

Факс (495) 606-55-87.

Официальный сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru/

Приложение 2
к Административному регламенту
по предоставлению государственной услуги
по организации по документам Архивного фонда
и другим архивным документам исполнения запросов
российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод,
оформлению в установленном порядке,
в том числе с проставлением "апостиля",
архивных справок, направляемых
в иностранные государства

АНКЕТА
ПО ИСТРЕБОВАНИЮ ДОКУМЕНТА ИЗ РОССИИ
Заполняется в 2-х экземплярах на каждый истребуемый документ.
Ответы на вопросы следует давать полные и точные

Вопросы	Ответы
1. Фамилия, имя и отчество лица, чей документ истребуется (если фамилии менялись - укажите их все).	.
2. Год, месяц, число и место рождения этого лица (укажите область, район, город, деревню, поселок).	.
3. Гражданство этого лица (если гражданство менялось - укажите их все).	.
4. Какой документ истребуется: а) если истребуется документ о рождении, браке, разводе, смерти и т. п., то укажите точное место и время регистрации рождения, брака, развода, смерти и т. п., а также фамилии, имена и отчества родителей при истребовании документа о рождении; б) если истребуется документ об образовании - укажите название и адрес учебного заведения, факультет, дату поступления и окончания; в) если истребуется документ о стаже работы (службы) - укажите название и адрес предприятия, учреждения, номер воинской части, время работы (службы) и в качестве кого работали; г) если истребуется документ о пенсии - укажите, когда, за что и какая организация назначила пенсию; какая организация и когда выплатила пенсию в последний раз.	.
5. Для какой цели истребуется документ.	.
6. Точный адрес места жительства лица, чей документ истребуется	.
7. Документ, удостоверяющий личность (номер, кем и когда выдан).	.
8. Подпись лица, чей документ истребуется и дата заполнения анкеты.	.
Если Вы истребуете не свой лично документ - дайте ответы и на следующие вопросы:*	.
9. Ваши фамилия, имя и отчество.	.
10. Год и место Вашего рождения.	.
11. Ваше гражданство.	.
12. Ваши родственные отношения к лицу, на имя которого истребуется документ.	.
13. Адрес Вашего места жительства.	.
14. Документ, удостоверяющий Вашу личность (номер, кем и когда выдан)	.
15. Ваша подпись и дата заполнения анкеты.	.

Приложение 3
к административному регламенту
по предоставлению государственной услуги
по организации исполнения запросов
российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных
с реализацией их законных прав и свобод,
оформлению в установленном порядке,
в том числе с проставлением "апостиля",
архивных справок, направляемых
в иностранные государства

Блок-схема
последовательности действий Архивной службы по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов

                         /----------------------\

               /---------|  Запрос заявителя    |----------\

               |         \----------------------/          |

 /--------------------------------\  /-------------------------------\

 |           МИД России            |  |     Заявитель, проживающий     |-\

 |    Консульский департамент      |  |          за рубежом            | |

 \---------------------------------/  \--------------------------------/ |

 /--------------------------------\                       |             |

 | Федеральное архивное агентство  |                       |             |

 \---------------------------------/                       |             |

           /----------------------------------------------\            |

           | Начало предоставления государственной услуги:  |            |

           |  в Архивную службу поступил запрос заявителя   |            |

           \------------------------------------------------/            |

             /------------------------------------------\               |

             |       Регистрация запроса - 1 день        |               |

             \-------------------------------------------/               |

  /----------------------------------------------------------------\    |

  |    Рассмотрение запроса Начальником Архивной службы - 2 дня     |    |

  \-----------------------------------------------------------------/    |

/----------------------------------------------------------------------\|

|  Передача запроса на исполнение в структурное подразделение - 1 день  ||

\-----------------------------------------------------------------------/|

                /---------------------------------------\               |

          нет   |Анализ тематики запроса. Принятие реше- |  да           |

        /-------|ния о возможности исполнения запроса -  |--------\      |

        |       |                10 дней                 |        |      |

        |       \----------------------------------------/        |      |

/----------------------------------\ /--------------------------------\|

|Уведомление МИД России или заявите-| |       Направление запроса в     ||

|ля о предоставлении дополнительных | |  государственный, муниципальный ||

|сведений для исполнения запроса -  | |    архив, орган, организацию    ||

|             1  день               | |                                 ||

\-----------------------------------/ \---------------------------------/|

                                        |   /--------------------------\|

 /---------------------------------------\ |  Государственный, муници- ||

 |  Уведомление МИД России о направлении  | |    пальный архив, орган,  

 |   запроса на исполнение - 1 день       | |       организация         |

 \----------------------------------------/ \---------------------------/

    /---------------------------------------------------------------\

    |  Регистрация запроса и передача его на исполнение - 1 день     |

    \----------------------------------------------------------------/

        /------------------------------------------------------\

   нет  | Поиск документов, необходимых для исполнения запроса. |  да

  /-----|    Принятие решения о подготовке архивной справки -   |----\

  |     |                         27 дней                       |    |

  |     \-------------------------------------------------------/    |

/-----------------------------\   /------------------------------------\

|  Уведомление МИД России или  |   |Оформление архивной справки - 1 день |

|   заявителя о невозможности  |   \-------------------------------------/

|    исполнения запроса ввиду  |       /-------------------------\

|отсутствия документов - 1 день|   да  | Требуется ли проставление| нет

\------------------------------/ /-----|   апостиля на архивную   |---\

                                 |     |         справку          |   |

                                 |     \--------------------------/   |

/---------------------------------\ /----------------------------------\

|Отправка архивной справки - 1 день| |Отправка архивной справки - 1 день |

\----------------------------------/ \-----------------------------------/

  |        /---------------------------------------------------------\

  | /--------------\ /-----------\ /------------\  /-----------------\

  | |  Заявителям,  | |   В МИД    | | В Архивную  |  | Выдача архивной  |

  | |  проживающим  | |  России    | |   службу    |  | справки заявителю|

  | | в странах СНГ | |            | |             |  |       на руки    |

  | \---------------/ \------------/ \-------------/  \------------------/

  |        ---------------------------------------------------------\

  |                                                                     |

  \--------------------------------\                                    |

                     /-------------------------\                       |

                     |    В Архивную службу     |                       |

                     \--------------------------/                       |

               /-------------------------------------\                 |

               |    Проставление апостиля - 3 дня     |                 |

               \--------------------------------------/                 |

               /-------------------------------------\                 |

               |     Отправление архивной справки     |                 |

               |        в МИД России - 1 день         |                 |

               \--------------------------------------/                 |

          /-----------------------------------------------\            |

          |Предоставление  государственной услуги завершено|-----------/

          \------------------------------------------------/