Постановление Администрации Ичалковского муниципального района Республики Мордовия от 29 декабря 2011 г. N 839 "Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Ичалковского муниципального района
Республики Мордовия
от 29 декабря 2011 г. N 839
"Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

С изменениями и дополнениями от:

23 октября 2012 г.

На основании Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федерального закона от 6.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Устава Ичалковского муниципального района постановляю:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов".

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации Ичалковского муниципального района, начальника экономического управления - Горяеву А.Е.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации Ичалковского муниципального района

В.Г. Дмитриева

Административный регламент
по исполнению муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"
(утв. постановлением администрации Ичалковского муниципального района
от 29 декабря 2011 г. N 839)

С изменениями и дополнениями от:

23 октября 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование Административного регламента - хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов (далее - муниципальная функция).

1.2. Административный регламент по исполнению муниципальной функции (далее - Административный регламент), разработан в целях совершенствования форм и методов архивной деятельности, повышения эффективности взаимодействия отдела муниципального архива Администрации Ичалковского муниципального района, органов местного самоуправления, организаций и граждан в области архивного дела и устанавливает сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении муниципальной функции в данной сфере деятельности (далее - муниципальная функция).

1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной функции:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральный законом Российской Федерации от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

приказ Минкультуры России от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Федеральной архивной службы России от 23.10.2000 г. N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

Закон Республики Мордовия от 3 февраля 2005 "Об архивном деле Республики Мордовия";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона следует читать как "7 февраля 2005"

1.4. Муниципальная функция осуществляется отделом муниципального архива (далее - Отдел) Администрации Ичалковского муниципального района (далее - Администрация).

1.5. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:

органами местного самоуправления Ичалковского муниципального района;

предприятиями, учреждениями, организациями, расположенными на территории Ичалковского муниципального района.

1.6. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является:

реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета хранения и использования архивных документов и архивных фондов в муниципальном архиве;

обеспечение эффективного формирования, учета, сохранности и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;

предоставление информационных услуг и использование документов;

отказ в информационном обеспечении.

II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

2.1.1. Сведения о местонахождении, графике работы, контактных телефонах, адресе электронной почты Отдела размещаются на официальном Интернет-сайте администрации Ичалковского муниципального района.

2.1.2. Адрес места нахождения Администрации Ичалковского муниципального района: 431640, Ичалковский район, с. Кемля, ул. Советская, д. 62; тел. 3-01-86

2.1.3. График работы:

понедельник - пятница, 8.00 - 17.00 ч., перерыв на обед 12.00 - 13.00 ч.; выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.4. Адрес места нахождения отдела муниципального архива администрации Ичалковского муниципального района: 431640, Ичалковский район, с. Кемля, ул. Советская, д. 64; телефон: 2-15-85

2.1.5. График работы:

понедельник - пятница, 8.00 - 17.00 ч., перерыв на обед 12.00 - 13.00 ч.; выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.6. Для получения информации о процедуре исполнения муниципальной функции (далее - информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обратиться:

посредством личного обращения;

по телефону;

в письменном виде, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.

2.1.7. Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре;

- четкость в изложении информации о процедуре;

- полнота информирования о процедуре;

- оперативность предоставления информации о процедуре.

2.1.8. При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил пользователь, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

2.1.9. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Время ожидания заинтересованного лица не может превышать 15 минут.

2.1.10. При информировании по письменным обращениям по процедуре исполнения муниципальной функции ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес пользователя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.

Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной функции, является открытой и общедоступной.

2.2. Сроки исполнения муниципальной функции

2.2.1. При информировании по письменным обращениям по информации о процедуре ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации данного обращения.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

2.2. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной функции

2.2.1. Основаниями для отказа в исполнении муниципальной функции являются отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции, ненадлежащее оформление представленных документов, отсутствие соответствующих условий приема и хранения документов, температурно-влажностных и санитарно-гигиенических норм.

2.3. Требования к месту для осуществления муниципальной функции

2.3.1. Исполнение муниципальной функции осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы Отдела.

2.3.2. Помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, телефонной связью, компьютерами.

2.3.3. Центральный вход в здание Отдела и архивохранилище Отдела должен быть оборудован информационной табличкой с указанием полного наименования; местонахождения, режима работы. В непосредственной близости от зданий оборудуются парковочные места при наличии технических возможностей.

2.3.4. В помещениях, где проводится прием заявителей, должна быть предусмотрена возможность для копирования документальных материалов.

2.3.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при осуществлении муниципальной функции

Осуществление муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- формирование плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела;

- составление месячного, квартального, полугодового, годового отчета о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела и представление их в Службу по делам архивов Республики Мордовия.

3.2. Организация работ по комплектованию

3.2.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается:

- принятием решения о включении организации в список источников комплектования архивных фондов Отдела (далее - списки источников);

- принятием решения о включении документов граждан в список источников;

- ведением списков источников;

- взаимодействием с негосударственными, территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями ликвидируемыми организациями, гражданами по вопросам передачи их документов на хранение на основании договоров;

- составлением номенклатур дел;

- утверждением описей дел постоянного хранения и согласованием описей дел по личному составу на экспертно-проверочную комиссию Службы (далее - ЭПК Службы) и соответственно включением дел в состав документов Архивного фонда Российской Федерации;

- приемом на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов и составления актов приема-передачи в 2-х экземплярах;

- оказанием организационно-методической помощи в ведении делопроизводства и архивном хранении документов в организациях - источниках комплектования архивных фондов Отдела (далее - источники комплектования).

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

3.2. Организация работ по приему и учету

3.2.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается:

- учетом поступления архивных документов постоянного хранения от организаций - источников комплектования Отдела;

- учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных государственных и негосударственных организаций;

- учетом поступления архивных документов личного происхождения;

- учетом поступления фотодокументов;

- учетом выбытия архивных документов;

- ведением паспорта муниципального архива.

3.2.2. Для учета архивных документов в Отделе в интересах пользователя ведутся:

- книга учета поступлений документов;

- списки фондов;

- описи дел и документов или их разновидности;

- листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.

3.2.3. Ежегодно в срок до 01 декабря формируется план работы Отдела на следующий год, приложением к которому является график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи на хранение в Отдел документов источников комплектования (далее - график).

3.2.4. Один раз в четыре года составляются списки источников комплектования для направления на согласование ЭПК Службы.

3.2.5. Перечень дел, подлежащих приему на хранение Отдел, определяется номенклатурой дел организации на год, утвержденной руководителем организации, и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЭПК Службы.

3.2.6. Документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, по истечении установленных законодательством сроков временного хранения в источниках комплектования передаются на хранение в Отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций передаются на хранение в Отдел на основании заключенных договоров.

3.2.7. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

3.2.8. В определенные графиком сроки архивное учреждение организует прием документов на хранение в установленном порядке.

3.2.9. Отдел за месяц до установленного срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов.

В исключительных случаях по просьбе источника комплектования, изложенной в письменной форме, и по согласованию со Службой возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.

3.2.10. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования Отдела, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в Отдел.

3.2.11. В случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования Отдела, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются в Отдел на основе договора.

Отдел определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.

3.2.12. По истечении временного срока хранения и в соответствии с планом-графиком документы постоянного срока хранения от источников комплектования поступают на хранение в Отдел.

3.2.13. Проводится сверка поступивших от организации архивных документов с описью дел. На делах проставляется архивный шифр. К описи, после каждого поступления архивных документов, составляется итоговая запись. В Отделе формируется 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

3.2.14. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел составляется акт приема-передачи документов на хранение в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.

3.2.15. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

3.2.16. Поединичный и суммарный учет описей дел Отдела ведется по реестру описей. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.

3.2.17. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

3.2.18. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в Отдел. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется карточка фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.

3.2.19. Документы по личному составу от государственных, муниципальных организаций поступают на хранение в Отдел при ликвидации организации.

3.2.20. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.21. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшихся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступать в Отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией и администрацией Ичалковского муниципального района. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.

3.2.22. Архивные документы с не истекшими сроками временного хранения, принятые Отделом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

3.2.23. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в Отдел, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также карточки фондов.

3.2.24. По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

3.2.25. Учет поступлений архивных документов личного происхождения ведется на основании договора о передаче на хранение документов личного происхождения и акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов.

3.2.26. Для упорядочения учета дел, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется инвентарная книга.

3.2.27. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в Отдел, осуществляется в основных учетных документах архива.

3.2.28. Принятые по договору на хранение в Отдел документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в муниципальную собственность Ичалковского муниципального района, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами Отдела.

3.2.29. Фотодокументы принимаются на хранение в Отдел по описи фотодокументов, фотоальбомов.

3.2.30. Описи фотодокументов составляются раздельно на черно-белые и цветные позитивы, фотоальбомы. За единицу хранения для фотодокументов принимается физически обособленный носитель: позитив, фотоальбом.

3.2.31. Основными учетными документами фотодокументов являются:

- книга учета поступлений фотодокументов;

- лист учета фотодокументов.

3.2.32. Учет выбытия архивных документов из Отдела осуществляется на основании:

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта о технических ошибках в учетных документах;

- акта об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т. д.;

- акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акта описания документов, переработки описей.

3.2.33. Акт, на основании которого произошло выбытие архивных документов из Отдела, утверждается заведующим Отдела, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда.

3.2.34. К описи, после каждого выбытия архивных документов, составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

3.2.35. В карточке фонда в графе "Выбытие" указывается количество выбывших дел и основание их выбытия.

3.2.36. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.

3.2.37. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в Отделе и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

3.2.38. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января последующего за отчетным периодом года.

Один раз в год на 1 января последующего за отчетным составляется паспорт архива в базе данных "Архивный фонд".

Сведения о поступлении документов на хранение заносятся в учетную БД "Архивный фонд", которая обеспечивает государственный учет документов в автоматизированном режиме и оперативное представление сведений о наличии в Отделе документов того или иного фондообразователя.

3.3. Организация работ по хранению

3.3.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается

- соблюдением температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;

- созданием систем пожарной и охранной сигнализации;

- рациональным размещением архивных документов;

- контролем за движением и физическим состоянием архивных документов;

- восстановлением архивных документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

3.3.2. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

3.3.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в архивохранилищах или рабочих кабинетах.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочем кабинете специалиста в металлических картотечных шкафах, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища в металлических картотечных шкафах.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале в металлических картотечных шкафах.

3.3.4. Все помещения архива (архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.

3.3.5. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели.

3.3.6. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у специалистов, второй - в архивохранилищах.

Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

3.3.7. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т. kis1310kis1310д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, номер коробки, папки, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, даты документов, находящихся в коробке.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

3.3.8. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

3.3.9. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

В Отделе плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.

3.3.10. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

- сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

- изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

- изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.

В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

- вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

- делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

3.3.11. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

3.3.12. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

3.3.13. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

3.3.14. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.

3.3.15. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Срок розыска может быть продлен.

3.3.16. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место.

Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3.17. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются на ЭПК Службы для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

На основании выписки ЭПК Службы архивные документы снимаются с учета.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

3.4.4. Организация работ по использованию

3.4.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается:

- предоставлением пользователям информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей;

- проведением анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата Отдела на бумажном носителе.

3.4.2. Для обеспечения доступа к архивным документам Отдел предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (описи дел, документов, систематические каталоги решений органов власти, фотодокументов, архивные справочники, тематические обзоры).

3.4.3. Видами путеводителя являются путеводитель по фондам Отдела; краткий справочник по фондам Отдела.

Краткий архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах Отдела в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Краткий справочник является неаннотированным. Описательная кратком справочнике состоит из названия архивного фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных об архивном фонде и справочных данных о нем.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. После слова "описательная" пропущена часть текста

3.4.4. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

IV. Порядок и формы контроля за осуществлением муниципальной функции

4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции осуществляется заведующим Отдела.

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения заведующим Отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за осуществление муниципальной функции.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.1.5. Контроль за полнотой и качеством осуществления муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) начальника и специалистов Отдела, ответственных за осуществление муниципальной функции.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе осуществления муниципальной функции

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений начальника и специалистов Отдела, осуществляемых (принятых) в ходе осуществления муниципальной функции в досудебном и судебном порядке.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).

5.2. При обращении заявителя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 7 дней со дня его регистрации в администрации района

В исключительных случаях глава района вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение (жалобу).

5.3. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:

- для юридического лица - наименование юридического лица;

- для физического лица - фамилию, имя и отчество;

- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.

5.4. Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этому должностному лицу для рассмотрения и (или) ответа.

5.5. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

5.6. В случае если в письменном обращении заявителей содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ичалковского муниципального района Республики Мордовия от 23 октября 2012 г. N 755 пункт 5.7 раздела V настоящего Административного регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.7. Поступившая жалоба подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации. Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, исполняющего муниципальную функцию, должностного лица органа, исполняющего муниципальную функцию, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы орган, исполняющего муниципальную функцию, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ичалковского муниципального района Республики Мордовия от 23 октября 2012 г. N 755 в пункт 5.8 раздела V настоящего Административного регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.8. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции в судебном порядке в течение 3 месяцев со дня, когда стало известно о нарушении их прав и свобод. Заявление может быть подано в суд по месту жительства (нахождения) заявителя или нахождения Администрации, должностного лица, муниципального служащего, решения, действия (бездействие) которых оспаривается, в порядке, предусмотренном Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.

Приложение N 1

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности руководителя)		(наименование должности руководителя)
организации-сдатчика)		организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи		Подпись Расшифровка подписи
Дата        Печать		Дата       Печать

                             А К Т

                  ___________ N ___________

                            (дата)

           приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________

                        (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                   (название передаваемого фонда)

_________________________________________________________________________

___________________________________________________________________ сдал,

                   (название организации-сдатчика)

__________________________________________________________________ принял

                  (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N пп	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

     Итого принято _____________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                   Прием произвели:

Должность Подпись Расшифровка         Должность Подпись Расшифровка

                   подписи                                подписи

Дата                                  Дата