Постановление Администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия от 5 июля 2012 г. N 347 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)", в целях повышения доступности и качества исполнения услуг в Большеигнатовском муниципальном районе Республики Мордовия, создания условий для участников отношений, возникающих при оказании данных услуг администрация Большеигнатовского муниципального района постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы администрации Большеигнатовского муниципального района РМ - руководителя аппарата администрации - И.А. Земскова.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации Большеигнатовского муниципального района

Т.Н. Полозова

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
(утв. постановлением администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия
от 5 июля 2012 г. N 347)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - методическая помощь организациям) разработан в целях совершенствования постановки делопроизводства в организациях и функционирования ведомственных архивов, определяет последовательность действий (административных процедур), а также взаимодействие муниципального архива с органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и иными организациями (далее - организации) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги (пользователи) являются:

- органы местного самоуправления;

- муниципальные учреждения;

- иные организации;

- юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.3. Почтовый адрес муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района: 431670, Республика Мордовия, Большеигнатовский район, с. Большое Игнатово, ул. Советская д. 32.

Электронный адрес: ignadm@moris.ru

Телефон: (8 834 42) 2-17-85

График работы муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия:

Понедельник - пятница: с 8:30 до 16:30,

перерыв на обед: с 13:00 до 14:00,

выходные дни: суббота, воскресенье.

Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме специалист муниципального архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации оказания методической помощи организациям.

При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2.2. Муниципальная услуга по оказанию методической помощи организациям предоставляется муниципальным архивом администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия (далее - муниципальный архив).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

2.3.1. Разработка локальных нормативных правовых документов в области архивного дела и делопроизводства:

- положение об экспертной комиссии организации;

- положение об архиве организации;

- номенклатура дел;

- инструкция по делопроизводству.

2.3.2. Организация ведомственного хранения архивных документов.

2.3.3. Подготовка архивных документов (экспертиза и отбор документов) к передаче на муниципальное хранение в муниципальный архив.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги - в течение 15 дней со дня их регистрации.

2.5. Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) ;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с последующими изменениями);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с последующими изменениями);

и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства, документооборота и работы ведомственного архива.

2.6. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

В запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации;

- почтовый и (или) электронный адрес пользователя;

- подпись должностного лица;

- дата отправления.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица, почтового адреса и (или) электронного адреса пользователя;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителю архива или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в нем содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом;

- если отсутствуют у пользователя документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц.

2.8. Муниципальный архив осуществляет предоставление муниципальной услуги по оказанию методической помощи организации бесплатно.

2.9. Время ожидания приема заявителями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 40 минут.

Продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 10 минут по каждому Заявлению.

При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, у заявителя в 5-дневный срок запрашивается необходимая для исполнения запроса информация.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.11. Прием и регистрацию документов, поступивших от организаций, осуществляет сотрудник муниципального архива, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в течение 1 - 2 дней.

2.12. Требования к помещениям.

Помещение, в котором осуществляется прием, должно обеспечивать:

- комфортное расположение исследователя и должностного лица;

- возможность оформления исследователем письменного обращения;

- наличие письменных принадлежностей и бланка заявления;

- соблюдение мер безопасности, обеспечение противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

2.13. Показателем доступности и качества муниципальных услуг является:

- динамика роста архивных документов, подготовленных для передачи их на муниципальное хранение;

- динамика учета нормативно-правовых документов, разработанных и представленных на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

III. Административные процедуры

3.1. Муниципальную услугу по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива выполняет специалист муниципального архива.

3.2. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация обращений (запросов) пользователей;

- рассмотрение их начальником архивного отдела;

- подготовка и направление ответов пользователям.

3.3.1. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

При поступлении в муниципальный архив запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.2. Специалист муниципального архива рассматривает обращение (запрос) пользователя в течение 10 дней.

3.3.3. Подготовка ответов пользователям.

Муниципальный архив письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения запросов.

Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.4. Критерии принятия решения:

- представление на рассмотрение муниципального архива качественно разработанных организациями нормативных правовых документов;

- необходимость проведения обучающего семинара с работниками делопроизводственных служб (ответственных за делопроизводство и архив).

3.5. Результатом административной процедуры является:

- согласование с Экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия локальных нормативных правовых документов по делопроизводству и архиву;

- утверждение в установленном порядке локальных нормативных правовых документов в организациях;

- своевременная подготовка архивных документов для передачи их на муниципальное хранение.

3.6. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры, в том числе в электронной форме, содержащий указание на формат обязательного отображения административной процедуры:

- регистрация запроса (заявления) пользователя в Журнале регистрации поступивших документов;

- регистрация ответа в Журнале регистрации исходящих документов.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района.

Текущий контроль осуществляется путем проведения, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

4.2. Руководителем аппарата администрации Большеигнатовского муниципального района проводятся:

- плановые проверки;

- внеплановые проверки.

4.2.1. Плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года.

4.2.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление обращений и заявлений граждан, юридических лиц информации от органов местного самоуправления, иных организаций, из средств массовой информации о нарушении порядка исполнения муниципальной услуги.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Республики Мордовия. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.3. Общий контроль осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти Республики Мордовия в области архивного дела в форме плановых и внеплановых проверок, проведения мониторинга оказания муниципальной услуги муниципального архива администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия.

4.4. Должностные лица организаций могут осуществлять контроль за соблюдением сроков и качеством оказания архивным отделом муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений, осуществляемых в ходе исполнения муниципальной услуги.

5.1.1. Заявитель может обратиться с жалобой устно или письменно к главе администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия, либо в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия по обжалованию решений, принятых муниципальным архивом, исполняющим муниципальную услугу.

5.1.2. Порядок обжалования решений и действий (бездействия), осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги:

Заявитель может обратиться с жалобой на решения и действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Регламента устно или письменно непосредственно:

- к главе администрации Большеигнатовского муниципального района Республики Мордовия или к лицу его замещающему;

- в судебные органы Республики Мордовия.

5.1.3. В письменной жалобе указываются:

- фамилия, имя, отчество;

- почтовый и (или) электронный адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

5.1.4. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

5.1.5. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и применении мер ответственности к должностному лицу архивного отдела, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

5.1.6. В муниципальный архив направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.1.7. Обращение заявителя считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.1.8. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Республиканскую архивную службу Республики Мордовия .

5.2. Судебное обжалование

Обжалование действий (бездействия) и решений специалистов, осуществляемых (принятых) в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Приложение N 1
к регламенту

Перечень
документов, необходимых для предъявления в муниципальный архив в целях получения муниципальной услуги

1. Получатель представляет в муниципальный архив заявление, необходимое для получения муниципальной услуги.

2. Для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги получатели представляют в муниципальный архив проекты документов по делопроизводству и архивному делу, требующие согласования:

положения об экспертных комиссиях организаций;

положения об архивах организаций;

инструкции по делопроизводству организаций;

номенклатуры дел организаций;

предложения организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической и другой документации;

описи дел по личному составу;

акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения 10 лет и более, с отметкой ЭПК;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

паспорт ведомственного архива организации.

3. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

Приложение N 2
к регламенту

Форма заявления,
необходимого для предъявления в архивный отдел в целях получения муниципальной услуги

                               Ведущему специалисту муниципального архива

                                        администрации  Большеигнатовского

                                                    муниципального района

                                       __________________________________

                                       (фамилия,имя,отчество физического

                                             или должностного лица)

                                       __________________________________

                                             адрес заявителя:

                                       __________________________________

                                       __________________________________

                                      телефон: __________________________

                              Заявление

     Прошу принять в муниципальный архив документы:

_________________________________________________________________________

(краткое изложение вопроса, цель)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (перечень прилагаемой документации)

Подпись ______________

Дата _________________

Приложение N 3
к регламенту

Форма
титульного листа к описи

                      (название архивного учреждения)

_________________________________________________________________________

                        (название организации)

                             Фонд N* _____

                             Опись N* _____

                        _________________________

                            (название описи)

                       _____________________________

                         (крайние даты документов)

*Присваивается муниципальным архивом

Приложение N 4
к регламенту

Форма
годового раздела описи дел постоянного хранения

_____________________________

       Наименование организации

 Фонд N ___________                         УТВЕРЖДАЮ

                                            _____________________________

Опись N  __________                           (наименование должности

дел постоянного хранения                       руководителя организации)

за _____________ год                        Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

                                            Дата          Печать

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___ дел (цифрами и прописью) с N___ по N___

в том числе:литерные номера:_____________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности составителя описи

Подпись                                              Расшифровка  подписи

Заведующий архивом организации

Подпись                                              Расшифровка  подписи

дата

Согласовано                               Утверждено

Протокол (ЭК)                             Протокол ЭПК

организации                               (архивного учреждения

от __________ N __________                от ______________ N __________

Приложение N 5
к регламенту

Форма
годового раздела описи дел по личному составу

____________________________

     (наименование организации)

 Фонд N ___________                          Утверждаю

Опись N  __________                         Наименование должности

дел по личному составу                      руководителя организации

за _____________ год                        Подпись       Расшифровка

                                                          подписи

 Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено __ дел (цифрами и прописью)с N __ по N ___

в том числе:  литерные номера: ___________

пропущенные номера: _____________

Наименование должности  составителя описи

Подпись                Расшифровка подписи

Начальник службы кадров (инспектор по кадрам) организации

Подпись                Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                               Согласовано

Протокол ЭК                               Протокол ЭПК

(организации)                             (архивного учреждения)

от __________ N __________                от ______________ N __________

Приложение N 6
к регламенту

Блок-схема
прохождения административной процедуры

    /----------------------------------------------------------------------------------\

    |   Прием заявлений (при личном обращении, с курьером, по почте) с приложением     |

    |  документов, ответственным работникам за регистрацию, проверка документов на     |

    |                              соответствие требованиям                            |

    \----------------------------------------------------------------------------------/

                                               |

   /------------------------------------------------------------------------------------\

   | Анализ документов для определения наличия регистрации или оснований для отказа     |

   |                         (отправка на доработку)                                    |

   \------------------------------------------------------------------------------------/

                          |                                           |

  /---------------------------------\                  /---------------------------------\

  | Оформление и отправка письма об |                  | Регистрация заявления в журнале |

  |      отказе или доработке       |                  |       регистрации               |

  \---------------------------------/                  \---------------------------------/

                                                                      |

                                                     /------------------------------------\

                                                     | Согласование или отправка архивных |

                                                     |документов на ЭПК Республиканской   |

                                                     |архивной службы Республики Мордовия |

                                                     |          по делам архивов          |

                                                     \------------------------------------/

                                                                        |

                                                     /-------------------------------------\

                                                     |   Предоставление услуги завершено   |

                                                     |                                     |

                                                     \-------------------------------------/