Приложение. Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Приложение
к постановлению Главы
городского округа (мэра)
от 2 декабря 2010 г. N 739

Административный регламент
по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования, учета,
хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов"

1. Общие положения

Наименование муниципальной функции

1. Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - муниципальная функция) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании, хранении, учете и использовании архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной функции

2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Приказ Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007 г.);

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ N 558 25.08.2010);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Закон Калининградской области от 12 июля 2006 года N 41 "Об архивном деле в Калининградской области";

Постановление Правительства Калининградской области от 28 октября 2005 года N 26 "О Министерстве культуры Калининградской области";

Устав муниципального образования "Пионерский городской округ", утвержденный решением Совета депутатов Пионерского городского округа 18.03.2007 г. N 10;

Положение об общем отделе администрации Пионерского городского округа, утвержденное постановлением главы городского округа (мэра) 26 декабря 2008 года N 680;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) администрации городского округа, утвержденной распоряжением главы городского округа (мэра) 23 декабря 2008 года N 674 р.

Орган по предоставлению муниципальной функции

3. Муниципальную функцию "Организация комплектования, учета, хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" исполняет общий отдел администрации Пионерского городского округа, исполняющий функции муниципального архива (далее - Отдел).

Результаты исполнения муниципальной функции

4. Результатом исполнения муниципальной функции является реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов в муниципальном архиве.

Пользователи, в отношении которых исполняется муниципальная функция

5. Пользователями, в отношении которых осуществляется муниципальная функция, являются:

- организации - источники комплектования архивного отдела, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации;

другие организации, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива в соответствии с заключенным договором;

- граждане Российской Федерации (собственники или владельцы архивных документов);

- иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации.

Документы, необходимые для исполнения муниципальной функции

6. Основанием для предоставления муниципальной функции является

- истечение сроков ведомственного хранения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации (для юридических и физических лиц - источников комплектования муниципального архива);

ликвидация юридического лица, прекращение предпринимательской деятельности гражданином, занимавшимся указанной деятельностью без образования юридического лица.

7. Для получения муниципальной функции пользователи - источники комплектования муниципального архива представляют в Отдел следующие документы:

- утвержденные экспертно-проверочной комиссией при Министерстве культуры Калининградской области (далее ЭПК) описи дел, отобранных в состав Архивного фонда Российской Федерации (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице или биографическую справку о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме), дополнение к исторической (или биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- страховые копии на особо ценные документы и уникальные документы;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

8. Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в Отдел следующие документы:

- заявление о приеме документов;

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности гражданином (копия);

- описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах) и справочно-поисковые средства к ним;

- историческую справку о юридическом лице (для граждан, занимавшихся предпринимательской деятельностью, о предпринимательской деятельности) и его архивном фонде;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в муниципальный архив, в случае если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции
либо отказа в исполнении муниципальной функции

9. Основаниями для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа исполнения муниципальной функции являются:

- отсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществления муниципальной функции;

- ненадлежащее оформление представленных документов (архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку либо до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение).

Взаимодействие с государственными органами и организациями
при исполнении муниципальной функции

10. Отдел при исполнении муниципальной функции взаимодействует с:

- Министерством культуры Калининградской области (далее - Министерство);

- организациями источниками комплектования (далее - источники комплектования);

- организациями - возможными (потенциальными) источниками комплектования.

11. Организация комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов осуществляется Отделом на основе ежегодно сформированных плановых показателей.

12. Для исполнения муниципальной функции Отдел:

а) совместно с источниками комплектования рассматривает и готовит к согласованию или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования;

б) осуществляет проверки соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования;

в) оказывает ответственным за архив методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение в отдел;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы ответственных за архив источников комплектования.

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Порядок информирования о предоставлении муниципальной функции

13. Место нахождения общего отдела и его почтовый адрес: 238590, г. Пионерский, Калининградская обл., ул.Флотская, дом 2.

Телефон общего отдела, осуществляющего муниципальную услугу: (40155)2-18-43, факс (40155)2-10-55.

График работы общего отдела: понедельник - пятница 8.00 - 13.00, 14.00 - 17.00, суббота и воскресенье - выходные дни

Электронный адрес общего отдела: admpionersk@baltnet.ru

14. Информация об исполняемой Отделом муниципальной функции предоставляется непосредственно в помещении администрации городского округа, а также по телефону, электронной почте, через официальный сайт администрации Пионерского городского округа http://pionersk.gov39.ru/

15. Информирование по процедуре исполнения муниципальной функции производится Отделом посредством личного обращения пользователя непосредственно в Отдел, с использованием средств телефонной связи, посредством письменного обращения по почте, посредством обращения по электронным каналам связи.

16. Для получения консультации о ходе исполнения муниципальной функции пользователь обращается в Отдел лично, по телефону, в письменном виде посредством почтовой связи, в письменном виде посредством электронных каналов связи.

17. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве, должности ответственного сотрудника, принявшего телефонный звонок, и наименовании организации. При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информирует пользователя по интересующим вопросам.

18. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее информирование или консультацию, может предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить удобное для пользователя время для личного обращения непосредственно в Отдел.

19. Письменное информирование или консультация при обращении пользователя в Отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения источника комплектования за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении пользователя. Ответ на обращение пользователя предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом и направляется пользователю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

20. Основными требованиями к информированию пользователя являются достоверность и полнота предоставляемой информации; четкость в изложении информации; наглядность форм предоставляемой информации; оперативность, удобство и доступность получения информации.

21. Если информация, полученная в устной форме или по телефону, не удовлетворяет заинтересованное лицо, заинтересованное лицо вправе в письменном виде обратиться в адрес администрации городского округа на имя главы (мэра).

22. В помещениях, предназначенных для приема пользователей, и на официальном сайте администрации Пионерского городского округа размещается следующая информация:

- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению муниципальной функции;

- текст административного регламента;

- графики приема граждан общим отделом;

- образцы оформления документов.

Общие сроки исполнения муниципальной функции

23. Номенклатура дел согласовывается с Отделом не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

24. В источниках комплектования описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Отдела.

25. Передача документов постоянного хранения в Отдел осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным должностным лицом Отдела.

В исключительных случаях по просьбе источника комплектования, изложенной в письменной форме, и по согласованию с Отделом возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.

26. Отдел ежегодно в срок до 20 ноября года, предшествующего планируемому году, составляет план работы на следующий год, приложением к которому является график проведения комплексного анализа работы и оказания методической помощи по вопросам архивного дела и ведения делопроизводства в организациях - источниках комплектования.

27. Ежегодно составляются сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования по состоянию на 01 декабря текущего года.

28. Один раз в год на 1 января, последующего за отчетным, составляется паспорт архива.

29. Максимальный срок составления описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и представление их на утверждение (согласование) ЭПК при Министерстве культуры Калининградской области не должен превышать 2 месяца со дня регистрации документов.

30. Выдача документов во временное пользование (использование документов) осуществляется в течение дня, в который поступил запрос.

31. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

- одного месяца - фондообразователям;

- шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам на основании письменного обращения в адрес главы городского округа (мэра) и гарантийного письма.

32. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения главы Пионерского городского округа (мэра) по письменному подтверждению пользователя о сохранности документа.

33. Подготовка документов временного срока хранения к уничтожению проводится в течение одного месяца после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при осуществлении
муниципальной функции

34. Организация исполнения муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- определение источников комплектования муниципального архива;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в муниципальный архив;

- прием- передачу архивных документов в муниципальный архив;

- организация учета архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в муниципальном архиве и в организациях - источниках комплектования;

- организация хранения документов в муниципальном архиве;

- организация использования документов архивного фонда.

Определение источников комплектования муниципального архива.

35. Источники комплектования - это организации и граждане, передающие документы в муниципальный архив.

Органы местного самоуправления муниципального образования "Пионерский городской округ" включаются в списки источников комплектования муниципального архива в обязательном порядке.

Источниками комплектования являются также муниципальные предприятия и муниципальные учреждения Пионерского городского округа (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Организации других форм собственности, а также граждане включаются в списки источников комплектования на основании соглашения (договора).

36. Отдел составляет и ведет списки:

- организаций - источников комплектования;

- граждан (держателей личных фондов) - источников комплектования.

37. Составленный специалистами Отдела список источников комплектования после согласования представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии при Министерстве культуры Калининградской области.

38. Решение экспертно-проверочной комиссии при Министерстве культуры Калининградской области (далее ЭПК) о согласовании списка источников комплектования муниципального архива является основанием для его утверждения главой Пионерского городского округа (мэром).

39. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования муниципального архива проводится по мере необходимости вследствие создания, реорганизации, ликвидации источника комплектования либо отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора).

40. Основанием для уточнения и переутверждения списков источников комплектования являются:

- справки, экспертные заключения, инициативные письма о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков;

- решение ЭПК о включении организаций и граждан в списки источников комплектования муниципального архива или исключении их из указанных списков.

41. Муниципальные организации могут быть исключены из списка источников комплектования муниципального архива, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

42. Отдел формирует наблюдательное дело на каждый источник комплектования муниципального архива. В наблюдательное дело включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве (в том числе описи дел и согласованная с архивным отделом номенклатура дел, в соответствии с которой происходит формирование дел).

Определение состава архивных документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации

43. Приему на архивное хранение в муниципальный архив подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций и органов местного самоуправления Пионерского городского округа (далее - документы по личному составу). При наличии свободных площадей муниципальный архив может осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора.

44. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в муниципальный архив, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления Пионерского городского округа и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования.

45. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

46. Органы местного самоуправления Пионерского городского округа, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования муниципального архива, и муниципальные организации, включенные в список источников комплектования муниципального архива, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле.

47. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов.

48. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и Отделом.

49. Отдел рассматривает и готовит к утверждению ЭПК при Министерстве культуры Калининградской области:

- описи дел, документов постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности их источников комплектования (далее - описи дел);

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования муниципального архива;

- акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

50. Отдел рассматривает и готовит на согласование экспертно-проверочной комиссии при Министерстве культуры Калининградской области описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования муниципального архива.

51. Решение ЭПК об утверждении или о возврате на доработку описей дел указывается в протоколе заседания ЭПК и доводится до сведения специалиста Отдела, ответственного за архив.

Решение ЭПК об утверждении описей дел является фактом включения документов, перечисленных в них, в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Порядок приема-передачи архивных документов в муниципальный архив

52. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются Отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

53. Документы других организаций и граждан принимаются в муниципальный архив по истечении срока, установленного соглашением (договором).

54. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется Отделом в соответствии с планом-графиком, который утверждается главой Пионерского городского округа (мэром) по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

55. Отдел за один месяц до установленного планом-графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования архивного муниципального архива о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов

56. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в муниципальный архив, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

57. В приеме-передаче документов на постоянное хранение участвуют представитель источника комплектования муниципального архива и специалист Отдела.

58. При приеме-передаче документов на постоянное хранение проводится проверка:

- физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий;

- правильности оформления дел;

- наличия страховых копий на особо ценные и уникальные документы;

- комплектности учетных документов.

59. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в Отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел документов.

60. Прием дел производится поединично.

Особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.

61. Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору (соглашению). Прием указанных документов осуществляется на основании решения ЭПК и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

62. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов, музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов;

- фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;

- фотодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

63. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

- для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- для фотодокументов - аннотация;

- для фотодокументов - сопроводительная документация;

- для видеодокументов - акты технического состояния.

Учет архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении
в муниципальном архиве и в организациях - источниках комплектования
муниципального архива

64. Учет документов осуществляется Отделом при приеме и выбытии документов путем:

1) заполнения основных (обязательных) учетных документов, а именно:

- книги учета поступления документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени;

- списка фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

- листа фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, динамики изменения по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- листа учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

- описи дел, документов - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

- реестра описей дел, документов - для регистрации описи дел, документов, учета их количества и состава;

- паспорта архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

- дела фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

2) заполнения вспомогательных учетных документов:

карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются Отделом самостоятельно.

65. Учет поступления архивных документов в Отдел осуществляется на основании: акта приема-передачи документов на хранение.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (переработки описей дел, проверки наличия и состояния архивных документов).

66. Учет выбытия архивных документов происходит также на основании акта приема-передачи документов.

67. Отдел осуществляет ведение учетной базы данных (БД), тем самым осуществляется ведение централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в автоматизированном режиме.

Требования к БД.

БД обеспечивает:

- информационную поддержку учета;

- ведение централизованного государственного учета документов в автоматизированном режиме;

- оперативное представление сведений о наличии в Отделе документов того или иного фондообразователя.

68. Перечень реквизитов учетной базы данных формируется в соответствии с показателями основных учетных документов и определяется Министерством культуры Калининградской области.

69. Специалист Отдела, ответственный за ведение БД, вносит записи во все учетные документы и базу данных "Архивный фонд".

Фондирование архивных документов

70. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства (ответственным за архив организации) в источниках комплектования (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на хранение в муниципальный архив, а также специалистом Отдела - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

Результатом окончания работ по фондированию является описание архивных документов.

Организация хранения документов в муниципальном архиве

71. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

72. Противопожарный режим в здании, где размещается муниципальный архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

73. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Архивохранилище оборудуется стационарными металлическими стеллажами.

74. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Порядок расположения архивных фондов в архивном отделе определяется планом (схемой) их размещения.

План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.

75. Учетные документы архивохранилища размещаются в рабочем помещении архивохранилища.

76. Размещение архивных документов осуществляется специалистами Отдела.

77. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочем кабинете специалиста, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Проверка наличия и состояния архивных документов

78. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

79. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

80. В Отделе плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.

81. Внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов или их отдельных частей проводится в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архивного отдела. Сроки проведения единовременной проверки зависят от количества перемещаемых архивных фондов и определяются руководителем муниципального архива.

82. Проверку наличия и состояния архивных документов проводят специалисты Отдела в соответствии с планом работ.

83. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляется акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов и другие акты.

Использование архивных документов

84. Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

85. Основными формами использования документов муниципального архива являются:

- информирование руководства и структурных подразделений администрации, а также других организаций о наличии в муниципальном архиве документов и их содержании;

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера, тематических запросов;

- использование документов в средствах массовой информации;

- подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;

- выдача документов для работы в читальном зале архива;

- выдача документов во временное пользование.

86. Информирование и исполнение запросов руководителей администрации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляются Отделом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в отделе соответствующих документов.

87. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

88. Отдел предоставляет юридическим или физическим лицам для использования в читальном зале, в том числе для изготовления копий, выписок, открытые документы, учтенные и прошедшие научно-техническую обработку, имеющие справочники и другие поисковые средства.

89. Отделом могут быть организованы выставки документов. Выставкой документов считается художественно оформленная подборка документов или их копий на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации (экспонирования).

90. Выставка документов организуется Отделом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями и организациями и приурочивается, как правило, к знаменательной или памятной дате.

91. Отделом могут быть организованы экскурсии по выставке.

Учет использования дел и документов муниципального архива ведется в следующих учетных формах:

1) книга выдачи дел из хранилища;

2) журнал регистрации выданных архивных справок, выписок, копий;

3) журнал регистрации посещений пользователями читального зала.

Выдача архивных документов из хранилища

92. Дела выдаются из хранилищ:

- для использования работниками организаций-фондообразователей;

- для использования гражданами в читальном зале для научных и других исследований;

- во временное пользование для других организаций;

- для проведения архивных работ с документами;

- для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

93. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) пользователя на выдачу архивных документов и регистрируется специалистом Отдела в книге выдачи архивных документов. Исполненный заказ (требование) пользователя передается специалистом Отдела в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

94. Во временное пользование архивные документы предоставляются Отделом пользователю в соответствии с письмом о предоставлении во временное пользование архивных документов, завизированным руководителем Отдела.

Выдача архивных документов во временное пользование другим организациям оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один из которых остается в Отделе, другой выдается получателю. Акт подписывается главой Пионерского городского округа (мэром) и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве Отдела.

Отдел уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками Отдела составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

95. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по исполнению муниципальной функции, осуществляется должностными лицами Отдела, ответственными за организацию работы по ее предоставлению.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников, ответственных за ведомственное хранение документов.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с планами работы.

Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением пользователя.

Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются уполномоченные должностные лица, включая работников общего отдела.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции

96. Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Калининградской области.

Пользователи вправе сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, нарушении положений настоящего Административного регламента, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностных лиц и специалистов Отдела, некорректном поведении или нарушении служебной этики должностных лиц и специалистов Отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, по номерам телефонов и электронной почте, указанным в настоящем Административном регламенте.

В письменном обращении (жалобе) пользователь в обязательном порядке указывает:

- наименование государственного органа или органа местного самоуправления;

- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы пользователя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);

- подпись лица и дату.

В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

При обращении пользователя в письменной форме срок рассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях руководитель Отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего обращение (жалобу).

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении обращения (жалобы) направляется пользователю не позднее 30 дней с момента его регистрации.

97. Отдел:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участием пользователя, направившего обращение (жалобу), или его законного представителя;

- запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных учреждениях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания, органов предварительного следствия и иных правоохранительных органов;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Ответ на жалобу подписывается главой городского округа (мэра) или его заместителями.

Ответ на жалобу, поступившую в Отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава городского округа (мэр), иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Обращение (жалоба) считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Пользователь вправе обжаловать решения, действия (бездействие) Отдела, должностных лиц и специалистов Отдела, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в суд общей юрисдикции в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.