Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности" (утратил силу)

Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@
"Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности"

ГАРАНТ:

Приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@ настоящий приказ признан утратившим силу

В целях практической реализации положений подпунктов 3 и 4 пункта 2.4.1 и исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011-2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с учетом изменений и дополнений, утвержденных приказами ФНС России от 24.05.2012 N ММВ-7-1/352@, от 11.11.2013 N ММВ-7-1/486@), приказываю:

1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Управлению информационных технологий (Т.В. Матвеева) организовать доработку и размещение в ФАП ФНС России программного обеспечения (в случае необходимости).

3. Аналитическому управлению (В.Н. Засько) обеспечить контроль за соблюдением применения положений Порядка.

4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов налоговой и бухгалтерской отчетности в условиях централизованного хранения согласно Порядку, начиная с 01 октября 2014 года.

5. Управлению модернизации налоговых органов (И.А. Мирошникова) совместно с Аналитическим управлением (В.Н. Засько) и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В. Филимошин), при необходимости, не позднее 28 ноября 2014 года внести изменения в Порядок с учетом результатов его апробации в рамках пилотного проекта по освоению технологии централизованного хранения налоговых документов.

6. Управлениям ФНС России по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.

7. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 27.02.2010 N ММ-7-6/79@.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Федеральной налоговой службы Н.С. Завилову и А.С. Петрушина (в части вопросов информатизации).

 

Руководитель Федеральной
налоговой службы

М.В. Мишустин

 

Порядок
организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@)

ГАРАНТ:

См. Порядок организации централизованного хранения налоговых документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, сборов и проведения мероприятий в отношении взаимозависимых лиц и контролируемых сделок, представляемых налогоплательщиками (их представителями) в территориальные органы ФНС России на бумажных носителях, утвержденный приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@

1. Сокращения и термины

 

АИС "Налог-ЦОД"

Система автоматизации технологий централизованной обработки данных

Архивная папка

Разновидность архивной тары, предназначенная для размещения документов/конвертов на архивное хранение и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней документов/конвертов почтовых отправлений (завязки, резинки и т.п.)

Архивная тара

Тара, предназначенная для размещения объектов хранения в архиве

Архивный фонд

Состав документов, подлежащих передаче в архив: - бухгалтерская и налоговая отчетность; - конверты почтовых отправлений. 

Архивохранилище (архив) документов

Здание, помещение или другое место для хранения папок (тар), оборудованное стеллажами, с нанесенными на них регистрационными номерами

Владелец документа

ИФНС, передавшая на хранение документ

ИС ЦОХД

Типовой масштабируемый программный комплекс, обеспечивающий планирование, учет, контроль и выполнение технологических процессов центра обработки и хранения документов (ЦОХД)

ИФНС

Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам

НБО

Налоговые декларации (расчеты) и иные документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов и сборов, представленные налогоплательщиками на бумажном носителе в налоговые органы Российской Федерации

Объект хранения

Документ (конверт), пачка или дело, помещенные в архивную папку или опечатанную архивную тару нестандартных размеров, подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение

Пачка

Совокупность однородных  документов или конвертов почтовых отправлений, комплектуемых в составе одного сопроводительного документа и имеющих один и тот же срок хранения

Передаточная опись

Документ, включающий в себя перечень объектов хранения, предназначенных для передачи на централизованное хранение

ПК "Архивист"

Программный комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности оперативных хранилищ (архивов) документов ИФНС

План-график

Документ, определяющий для ИФНС сроки (даты) передачи на централизованное хранение объектов хранения

ПО

Программное обеспечение для ведения архива: АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД

Реестр пачки

Перечень документов, входящих в состав пачки документов. Реестр пачки передается в Филиал ФКУ в составе архивной тары

СОИФНС

Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций взаимодействия СПОНИ и СЭОД в ИФНС

СПОНИ

Подсистема АИС "Налог-ЦОД", обеспечивающая реализацию функций подготовки и обмена налоговой информации в ФКУ

СЭД

Система электронного документооборота ФНС России

СЭОД

Система электронной обработки данных ИФНС

Уникальный номер

Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения или объект учета (стеллаж, секция и архивная полка). Уникальный номер формируется в виде GUID-номера или в формате EAN13

Уполномоченный сотрудник

Сотрудник УФНС/ИФНС или Филиала ФКУ (доверенное лицо), ответственный за доставку, прием-передачу документов на централизованное хранение. Доверенное лицо должно иметь оформленную доверенность

УФНС

Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации

Филиал ФКУ

Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) в субъекте Российской Федерации

ФНС России

Федеральная налоговая служба

ЦА ФКУ

Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва)

Централизованная обработка

Обработка документов Филиалом ФКУ в соответствии с Регламентом ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (их представителями) налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, утвержденным Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.

2. Общие положения

 

2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения документов НБО и регламент взаимодействия между УФНС, ИФНС и Филиалами ФКУ при передаче документов на централизованное хранение.

2.2. Участниками взаимодействия являются ФНС, ЦА ФКУ, Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС.

2.3. Перечень УФНС, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов ИФНС и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.

2.4. Централизованному хранению подлежат следующие виды документов:

- документы НБО, прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@;

- документы НБО, не прошедшие централизованную обработку в Филиале ФКУ в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@,

в т.ч. документы НБО, ранее учтенные в ПК "Архивист",

в т.ч. документы НБО, ранее не учтенные в ПК "Архивист" (документы, хранящиеся в оперативном хранилище ИФНС и обработанные до установки ПК "Архивист");

- конверты почтовых отправлений.

2.5. Сроки хранения документов определяются Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с изменениями и дополнениями).

2.6. Срок хранения конвертов составляет 1 год с момента передачи конвертов на централизованное хранение.

2.7. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

2.8. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, за исключением ИФНС межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, осуществляет ФНС России. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.

2.9. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.

2.10. Транспортировка налоговых документов к месту хранения и транспортировка документов, изъятых из централизованного архива, осуществляется УФНС / ИФНС. При транспортировке УФНС / ИФНС обеспечивает сохранность документов. По согласованию стороны могут определить иной способ транспортировки, который утверждается УФНС и ЦА ФКУ.

2.11. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

2.11.1. в ИФНС - АИС "Налог-ЦОД" СОИФНС, ПК СЭОД, ПК "Архивист".

2.11.2. в Филиале ФКУ - АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ, ИС ЦОХД.

Реализация технологических операций происходит в соответствии с инструкциями на рабочие места.

2.12. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств, указанных в п.п. 2.11.1, 2.11.2 осуществляются УФНС/ИФНС и Филиалом ФКУ соответственно.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

 

3.1. В УФНС, ИФНС и Филиале ФКУ назначаются два координатора по взаимодействию (основной и замещающий).

3.2. Актуальные списки координаторов по взаимодействию (Приложение N 1 к настоящему Порядку) направляются ИФНС и Филиалом ФКУ в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года. УФНС направляет обобщенную информацию в ИФНС и Филиал ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года.

3.3. В случае смены координаторов по взаимодействию ИФНС или Филиала ФКУ, сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора по взаимодействию УФНС в течение 2 рабочих дней.

3.4. Координатор по взаимодействию УФНС обеспечивает актуализацию сведений о координаторах УФНС, ИФНС и Филиала ФКУ и их доведение до ИФНС и Филиала ФКУ в течение 2 рабочих дней с момента получения информации о смене координатора.

3.5. Обмен информацией, указанной в п.п. 3.2-3.4, осуществляется средствами СЭД.

4. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение

 

4.1. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, ИФНС направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения документов в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в п. 4.1, в электронном виде в формате MS Excel (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

4.3. На основании сведений, указанных в п. 4.2, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС План-график (Приложение N 3 к настоящему Порядку) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Плана-графика, запрашиваемая УФНС потребность в централизованном хранении, превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем документов, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, в интересах которых осуществляется архивное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуто иное соглашение сторон. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel направляет План-график на согласование в УФНС.

4.4. УФНС в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, согласовывает План-график и средствами СЭД направляет согласованный План-график в формате MS Excel в Филиал ФКУ, либо направляет предложения по корректировке Плана-графика.

4.5. В случае поступления предложений по корректировке Планов-графиков от УФНС, Филиал ФКУ вносит корректировки в Планы-графики в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения предложений от УФНС, в интересах которых осуществляется централизованное хранение документов в данном Филиале ФКУ, либо формирует протоколы разногласий, которые средствами СЭД направляет в соответствующие УФНС и ЦА ФКУ.

4.6. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дня, направляет запрос для принятия решения в ФНС России.

4.7. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, сообщает о принятом решении письмом за подписью заместителя руководителя ФНС России, координирующего работу ЦА ФКУ в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ.

4.8. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.

4.9. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий двух рабочих дней с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, производит корректировку Планов-графиков либо оставляет Планы-графики без изменений в соответствии с решением ФНС России.

4.10. Филиал ФКУ совместно с УФНС не позднее 15 декабря текущего года обеспечивают подписание Планов-графиков.

4.11. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с момента утверждения Планов-Графиков, направляют средствами СЭД Планы-Графики в ЦА ФКУ.

4.12. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год в формате MS Excel.

4.13. УФНС доводит утвержденный План-график до ИФНС в срок не позднее 20 декабря текущего года.

4.14. Контроль за исполнением Планов-графиков осуществляет ФНС России по отчетным данным, представляемым ежеквартально ЦА ФКУ.

4.15. Обязанность по хранению документов, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие ИФНС.

4.16. В случае необходимости внесения изменений в План-график инициатор изменений (УФНС или Филиал ФКУ) направляет средствами СЭД запрос на изменение Плана-графика Координатору по взаимодействию противоположной стороны на согласование.

4.17. Координатор по взаимодействию, получивший запрос на изменение Плана-графика, в срок, не превышающий два рабочих дня с даты получения запроса, обеспечивает согласование Плана-графика либо формирует протокол разногласий, который средствами СЭД направляет Координатору по взаимодействию противоположной стороны и ЦА ФКУ.

4.18. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий, в срок, не превышающий один рабочий день, направляет запрос для принятия решения на уровень ФНС России.

4.19. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, сообщает в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ, принятое решение письмом за подписью заместителя руководителя ФНС России, координирующего работу ЦА ФКУ.

4.20. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.

4.21. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий один рабочий день с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, в соответствии с полученным решением ФНС России, осуществляет корректировку Плана-графика либо оставляет План-график без изменений.

4.22. В случае согласования изменений Плана-графика Филиал ФКУ совместно с УФНС, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента получения одной из сторон запроса корректировки Плана-графика, обеспечивают подписание Планов-графиков с использованием средств СЭД.

4.23. Внесение изменений в План-график допускается не более 1 раза в месяц для каждой из Сторон. Корректировке подлежат данные Плана-графика в периоды не ранее, чем через 1 календарный месяц с даты направления запроса на внесение изменений в План-график. Предыдущие периоды Плана-графика корректировке не подлежат.

4.24. Все решения об изменении Плана-графика в течение одного рабочего дня с даты утверждения доводятся УФНС до ИФНС и Филиалом ФКУ до ЦА ФКУ.

5. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение

 

Подготовка документов к передаче на централизованное хранение включает в себя сортировку, определение сроков хранения, комплектование в архивную тару и формирование сопроводительного документа.

На централизованное хранение передаются объекты хранения а) с установленным сроком хранения, б) со сроком хранения до минования надобности, но не менее трех лет после получения налоговыми органами свидетельства о смерти налогоплательщика, либо документа о признании налогоплательщика - физического лица умершим.

Документы, предназначенные к передаче на централизованное хранение, комплектуются в архивные тары. При этом в одну архивную тару размещаются документы с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.

Архивная тара представляет собой архивную папку формата A4 толщиной 75 мм. В исключительных случаях (когда один документ невозможно разместить в архивную папку толщиной 75 мм) возможно использование папок формата А4 толщиной 100 мм, 150 мм или архивной тары (ширина 250 мм, высота 260 мм, длина 300 мм). Допускается размещение нескольких пачек документов в одну архивную папку размером 75мм.

ИФНС (Филиал ФКУ) при комплектовании архивных тар, несет ответственность:

- за правильность формирования и комплектования передаваемых объектов хранения;

- правильность оформления сопроводительной документации;

- полноту заполнения передаваемых тар (не менее 90%).

5.1. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов и конвертов, прошедших централизованную обработку

Подготовка документов, подлежащих централизованному хранению, а также комплектация документов и конвертов в архивные тары, осуществляется УФНС/ИФНС или Филиалом ФКУ по месту хранения документов в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.

Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, хранившихся после централизованной обработки в УФНС/ИФНС, производится в порядке, определенном п. 5.2 настоящего Порядка.

5.2. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов и конвертов, не прошедших централизованную обработку

Подготовка документов, не прошедших централизованную обработку, а также комплектование архивных папок документами и конвертами, осуществляется УФНС/ИФНС по месту хранения документов.

На каждую архивную папку формируется передаточная опись.

5.2.1. Формирование архивных папок документов, ранее учтенных в ПК "Архивист"

Документы, ранее учтенные в ПК "Архивист", комплектуются в архивные папки пачками документов в соответствии с Реестром пачки, сформированным в СЭОД, согласно Приложению N 4. Если в процессе хранения пачки в архиве налогового органа из нее изымались документы, перед передачей в Филиал ФКУ Реестр пачки необходимо актуализировать, распечатав уточненный. Уточнённый реестр необходимо разместить в архивной папке вместе с пачкой документов, соответствующих данному реестру.

Архивная папка маркируется сотрудником налогового органа этикеткой с двумерным штрих-кодом - уникальным номером папки, формируемой в ПК "Архивист". Этикетка с уникальным номером архивной папки должна быть наклеена в верхней части торца папки.

5.2.2. Формирование архивных папок документов, ранее не учтенных в ПК "Архивист"

Документы, ранее не учтенные в ПК "Архивист", комплектуется в архивные папки пачками документов в соответствии с Реестром пачки, сформированным в СЭОД, согласно Приложению N 4.

Пачки документов формируются из оригиналов документов, поступающих в архив налогового органа. К ним прилагается Реестр пачки. Если в процессе хранения пачки в налоговом органе из нее изымались документы, в графе "Примечание" Реестра пачки, напротив переданного документа, вручную ставится соответствующая отметка с указанием причины и даты изъятия документа из пачки.

При подготовке к передаче на архивное хранение пачек с документами, ранее не учтенными в ПК "Архивист", поле "количество документов" в Реестре пачки подлежит ручной корректировке. Реестр пачки укомплектовывается в архивную папку вместе с документами.

Архивная папка должна иметь свой номер, который формируется в разрезе ИФНС и года документа (NNNN_GGGG_nnnn, где: NNNN - код ИФНС по справочнику СОУН, GGGG - год документов, nnnn - четырехзначный сквозной порядковый номер папки в пределах года). Указанный порядковый номер прописывается в торцевой части архивной папки вместе с кодом ИФНС и годом документов.

5.2.3. Формирование передаточной описи

5.2.3.1. Документы, ранее учтенные в ПК "Архивист"

Передаточная опись формируется в ПК "Архивист" как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Передаточная опись на бумажном носителе составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с архивными папками в Филиал ФКУ, а второй остается в налоговом органе.

На скомплектованную архивную папку формируется передаточная опись согласно Приложению N 5, которая пересылается сотрудником ИФНС из ПК "Архивист" в ИС ЦОХД Филиала ФКУ.

Передаточная опись на бумажном носителе формируется на каждую архивную папку. На каждом экземпляре передаточной описи на бумажном носителе сотрудником налогового органа вручную проставляется срок хранения передаваемых документов. Опись подписывается ответственным сотрудником налогового органа и заверяется печатью "Для документов".

5.2.3.2. Документы, ранее не учтенные в ПК "Архивист"

На скомплектованные архивные папки с пачками документов формируется передаточная опись, согласно Приложению N 6.

Передаточная опись на архивные папки с декларациями 3-НДФЛ физических лиц формируется согласно Приложению N 7.

Передаточная опись на архивные папки направляется в Филиал ФКУ с сопроводительным письмом средствами СЭД не позднее дня передачи бумажных документов.

Передаточная опись на бумажном носителе составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается вместе с архивными папками в Филиал ФКУ, а второй остается в налоговом органе.

В каждой передаточной описи сотрудником налогового органа вручную проставляется срок хранения передаваемых документов. Опись подписывается ответственным сотрудником налогового органа и заверяется печатью "Для документов".

Передаточная опись на бумажном носителе может формироваться как на одну архивную папку, так и на несколько.

6. Прием-передача документов на централизованное хранение

 

Документы доставляются на централизованное хранение в соответствии с Планом-графиком, в сопровождении уполномоченных лиц налогового органа или Филиала ФКУ. Передача архивных тар производится по передаточной описи или Акту приема-передачи документов (Приложение N 8).

Документы не подлежат приему на централизованное хранение и возвращаются в налоговый орган (или Филиал ФКУ), представивший документы, в случаях если:

- архивная папка укомплектована не в полном объеме (менее 90%);

- в архивной папке присутствуют документы, не указанные в передаточной описи или в Акте приема-передачи документов указано неверное количество архивных папок (документов);

- архивные папки укомплектованы документами с различными сроками хранения;

- архивная папка находится в ветхом состоянии, не позволяющем обеспечивать сохранность размещенных в ней документов в течение всего срока хранения.

6.1.Прием-передача на централизованное хранение документов, прошедших централизованную обработку и передаваемых Филиалом ФКУ

После централизованной обработки отделение Филиала ФКУ или Филиал ФКУ другого региона передают документы, укомплектованные в архивные папки, на централизованное хранение по Акту приема-передачи документов. При приеме документов на централизованное хранение сотрудник Филиала ФКУ сверяет общее количество архивных папок по Акту приема-передачи документов. По результатам проверки Акты приема-передачи документов подписываются уполномоченными сотрудниками и заверяются печатью "Для документов".

Акты приема-передачи документов подшиваются в дело и подлежат хранению в течение срока хранения передаваемых по ним объектов хранения.

Архивные папки, на которые сформированы акты приема-передачи документов, размещаются на централизованное хранение с использованием АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ.

6.2. Прием-передача на централизованное хранение документов, хранившихся в оперативных хранилищах ИФНС/УФНС

Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения документов, осуществляет прием архивных папок, сверяя общее количество с количеством, указанным в передаточной описи.

Филиал ФКУ в течение 3 рабочих дней со дня поступления архивных папок с документами, осуществляет:

- проверку исполнения налоговыми органами требований по формированию архивных папок с документами;

- прием передаточной описи в электронном виде;

- формирование акта приема-передачи (возврата) документов согласно Приложению N 9 (N 10) по результатам проверки архивных папок. При обнаружении нарушений требований к формированию архивных папок Филиал ФКУ обязан отказать в приеме архивных папок с документами и сформировать акт возврата документов. Архивная папка вместе с актом возврата документов возвращается при последующей передаче документов в ИФНС для дальнейшего исправления выявленных при приеме ошибок. Акты приема-передачи (возврата) документов подписываются сотрудником Филиала ФКУ и заверяются печатью "Для документов";

- прием, маркировку и размещение архивных папок с документами, на которые сформированы акты приема-передачи, на централизованное хранение.

7. Централизованное хранение документов

 

7.1. Функции Филиала ФКУ при централизованном хранении документов

Филиал ФКУ:

7.1.1. Осуществляет приём на централизованное хранение объектов хранения.

7.1.2. Обеспечивает учет и сохранность переданных на централизованное хранение объектов хранения в течение сроков их хранения, установленных приказами и распоряжениями ФНС России и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

7.1.3. Осуществляет топографирование архива (Приложение N 18), упорядоченное размещение документов и формирование топографических указателей на места хранения документов.

7.1.4. Осуществляет выдачу объектов хранения во временное или безвозвратное пользование по запросам Владельца документов.

7.1.5. Принимает и размещает в архив ранее выданные объекты хранения.

7.1.6. Осуществляет проверку наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.

7.1.7. Организует уничтожение документов и технологических данных с истекшими сроками хранения по Акту о выделении документов на уничтожение, утвержденному руководителем Владельца документов.

7.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

Основной задачей проверки наличия и состояния объектов хранения является установление фактического наличия объектов хранения, размещенных на централизованное хранение.

7.2.1. Проверка наличия и состояния объектов хранения проводится в следующих случаях:

- после перемещения объектов хранения в другое помещение. Проверяется наличие и состояние перемещенных объектов хранения;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с документами, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц. Проверяется наличие и состояние всех объектов хранения;

- для документов, прошедших централизованную обработку, - после завершения отчетных периодов. Проверяется наличие и состояние объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, по результатам этих периодов.

7.2.2. Учет проведения проверки наличия и состояния объектов хранения ведется с использованием ПО, при наличии реализации.

Для проведения проверки наличия и состояния объектов хранения ответственный сотрудник Филиала ФКУ, с использованием ПО, готовит списки объектов хранения, подлежащих проверке наличия и состояния объектов хранения.

7.2.3. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения все объекты хранения имеются в наличии, то они считаются прошедшими проверку, в ПО проставляется соответствующая отметка с указанием даты проведения проверки, фамилии и инициалов сотрудника Филиала ФКУ.

7.2.4. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения в архивной папке выявлены объекты хранения, не числящиеся в ней, то сотрудник Филиала ФКУ средствами ПО определяет номер архивной папки, в которой они зарегистрированы, и размещает их в соответствии с местом хранения.

7.2.5. Если в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, начальник структурного подразделения Филиала ФКУ, ответственный за централизованное хранение, готовит докладную записку на имя директора Филиала ФКУ с указанием регистрационного номера отсутствующего объекта хранения. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

7.2.6. Филиал ФКУ в случаях выявления объектов хранения, не имеющих определенного срока хранения, формирует запросы в налоговые органы с целью их установления.

8. Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, по запросу Владельца документов

 

Филиал ФКУ по запросам налоговых органов осуществляет:

- временную выдачу, с целью уточнения сведений в документе при некорректном электронном образе, а также для проведения экспертизы подлинности подписи налогоплательщика/доверенного лица;

- выдачу в безвозвратное пользование с целью проведения выемки документа по решению суда или постановлению контролирующего или правоохранительного органа;

- выдачу электронного образа документа.

Выдача документов, находящихся на централизованном хранении, по запросу Владельца документа осуществляется в электронном виде, в том числе и для передачи в другой регион, за исключением случаев, когда документ запрашивается на основании:

- решения суда (ст. 183 УПК РФ, ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 N 144-ФЗ);

- постановления руководителя территориально контролирующего или правоохранительного органа, сотрудники которого проводят проверку или следственные действия (ст. 27.1, 27.10 КоАП РФ, п.3 ст. 31 НК РФ);

- экспертизы почерка.

Филиал ФКУ не создает бумажные копии документов.

8.1. Документы, прошедшие централизованную обработку

Выдача бумажных оригиналов документов осуществляется на основании официального письма Владельца документа в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.

Выдача электронных образов документов из АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ осуществляется в соответствии с приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.

8.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку

Выдача объектов хранения, переданных на централизованное хранение, осуществляется на основании официального письма и электронного запроса (дата формирования письма по СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня). Выдача документов, укомплектованных в дела, осуществляется только на основании официального письма.

Форма письма:

- на временную выдачу - Приложение N 11;

- на выдачу в безвозвратное пользование - Приложение N 12. К письму для выемки налоговый орган прикладывает электронную копию постановления о разрешении производства выемки.

Электронный запрос, формируемый в ПК "Архивист", должен содержать уникальный номер запрашиваемого объекта хранения.

Для получения документов (объектов хранения) налоговый орган по новому месту учета налогоплательщика формирует официальный запрос в адрес налогового органа по старому месту учета (Владельца документов). Последний на основании официального письма формирует средствами ПК "Архивист" электронный запрос на безвозвратную выдачу объектов хранения в Филиал ФКУ, обеспечивающий их централизованное хранение. После получения оригиналов документов ИФНС пересылает их по принадлежности.

Филиал ФКУ, получив электронный запрос в ИС ЦОХД, подготавливает объекты хранения и формирует акт выдачи объектов хранения (документов, дел), согласно Приложению N 13. Срок подготовки объектов хранения к выдаче не должен превышать 5 рабочих дней, со дня получения запроса.

Подготовленные по запросу объекты хранения должны быть переданы уполномоченному сотруднику ИФНС не позднее 10 рабочих дней после подачи запроса по месту нахождения Филиала ФКУ, обеспечивающего централизованное хранение.

Выдача электронных образов документов осуществляется на основании электронного запроса на предоставление образа, формируемого средствами ПК "Архивист" и автоматизировано переданного в ИС ЦОХД. Филиал ФКУ на основании поступившего запроса осуществляет сканирование документа. Полученный образ передается из ИС ЦОХД в ПК "Архивист". При поступлении повторного запроса ранее подготовленный образ передается из ИС ЦОХД в ПК "Архивист" без участия оператора.

9. Возврат на централизованное хранение ранее выданных объектов хранения

 

9.1. Документы, прошедшие централизованную обработку

Возврат бумажных оригиналов документов осуществляется в соответствии с Приказом ФНС России от 18.07.2012 N ММВ-7-1/505@.

9.2. Документы, не прошедшие централизованную обработку

Для возврата объектов хранения на централизованное хранение налоговый орган направляет в Филиал ФКУ официальное письмо согласно Приложению N 14, и электронный запрос, сформированный (даты формирования письма, направленного по СЭД и электронного запроса не должны отличаться более чем на 2 рабочих дня) средствами ПК "Архивист". Запрос должен содержать уникальный номер возвращаемого объекта хранения. Для возврата документов, укомплектованных в дела, в Филиал ФКУ направляется только официальное письмо.

В течение 5 рабочих дней с момента направления электронного запроса налоговый орган доставляет ранее выданные объекты хранения на централизованное хранение.

Возврат ранее выданных объектов хранения осуществляется по Акту приема-передачи объектов хранения, формируемому Филиалом ФКУ в 2 экземплярах, согласно Приложению N 15. Один экземпляр Акта остается в Филиале ФКУ, второй - передается уполномоченному сотруднику налогового органа.

Акты приема-передачи объектов хранения, возвращаемых в архив Филиала ФКУ, подшиваются в дело и подлежат хранению в течение срока хранения, передаваемых по ним объектов хранения.

При необходимости продления срока налоговый орган направляет в Филиал ФКУ соответствующий электронный запрос, сформированный средствами ПО, указанного в п. 2.11 настоящего Порядка. Продление срока нахождения выданных объектов хранения в ИФНС допустимо не более двух раз. Временное нахождение объекта хранения в ИФНС не должно превышать 90 дней.

В случае невозможности возврата объектов хранения по истечению 90 дней, сотрудник налогового органа направляет в Филиал ФКУ официальное письмо, согласно Приложению N 16, для изменения временной выдачи на выдачу безвозвратную.

10. Перечень документов, подлежащих сканированию

 

10.1. Документы, не прошедшие централизованную обработку

Сканируются документы, размещенные на централизованное хранение, на основании бумажного/электронного запроса ИФНС:

- на предоставление электронного образа документа;

- на предоставление документов во временное пользование по форме согласно Приложению N 11, исключением являются документы, укомплектованные в дела, которые выдаются без процедуры сканирования;

- на предоставление документов в ИФНС в случае проведения выемки/перерегистрации документов по форме согласно Приложению N 12.

10.2. Документы, поступающие на централизованное хранение после централизованной обработки, сканируются в ходе централизованной обработки.

11. Уничтожение документов и технологических данных с истекшим сроком хранения

 

11.1. Уничтожение документов (объектов хранения), находящихся на централизованном хранении, проводится не реже одного раза в год. При этом к уничтожению отбираются только документы с истекшими сроками хранения.

11.2. Процесс уничтожения инициируется Филиалом ФКУ средствами ПО и включает в себя уничтожение документов на бумажных носителях и технологических данных (электронных образов документов, xml-файлов, содержащих введенные данные документов, сведения о документах и конвертах, содержащиеся в ПО).

11.3. Основанием для уничтожения объектов хранения является положительное решение экспертной комиссии Владельца документов, утвержденное соответствующим Актом о выделении к уничтожению документов (Приложение N 17), предоставленным в Филиал ФКУ.

11.4. Налоговые органы ежегодно, до 5 декабря, предоставляют средствами СЭД в Филиал ФКУ запросы на продление централизованного хранения объектов хранения сроком на 1 год:

- документов по налогоплательщикам, находящимся в процедуре, применяемой в деле о несостоятельности (банкротстве) (ФЗ от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" ст. 27), и прекративших свою деятельность по решению учредителей либо прекративших свою деятельность по решению суда (НК РФ ст. 61);

- документов, связанных с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями;

- документов, продление хранения которых связано с иными причинами.

11.5. Филиал ФКУ ежегодно до 15 февраля осуществляет продление срока централизованного хранения объектов хранения на основании запросов, поступивших от налоговых органов.

11.6. Филиал ФКУ производит отбор документов (объектов хранения) с истекшим сроком хранения на 1 января текущего года.

11.7. Филиал ФКУ составляет Акты о выделении к уничтожению документов и направляет в налоговые органы на утверждение.

Акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются и согласовываются экспертной комиссией Владельца документов и утверждаются руководителем Владельца документов в течение 10 рабочих дней. Филиал ФКУ обеспечивает доступ членам экспертной комиссии Владельца документов к уничтожаемым объектам хранения.

11.8. После получения от налоговых органов c сопроводительным письмом утвержденных Актов о выделении к уничтожению документов Филиал ФКУ:

- при необходимости продлевает срок нахождения на хранении отдельных документов;

- организует уничтожение остальных документов;

- удаляет файлы электронных образов документов после полного завершения уничтожения бумажных документов;

- передает электронные копии Акта об уничтожении документов в налоговые органы по принадлежности, в срок не позднее 10 рабочих дней со дня его получения от организации, осуществляющей уничтожение.

Выделение документов к уничтожению, формирование Акта о выделении к уничтожению документов, удаление файлов электронных образов документов и иных технологических данных производится в ПО ИС ЦОХД.

Способ уничтожения документов выбирается Филиалом ФКУ самостоятельно, при условии, что его использование будет исключать возможность восстановления уничтоженных документов и обеспечивать фракцию измельчения не ниже 3 уровня секретности. Использованный метод уничтожения отражается в Акте об уничтожении документов.

11.9. Сведения о факте уничтожения документов подлежат включению в информационные ресурсы.

Приложение N 1
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Список ответственных лиц при реализации Порядка организации хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности

 

Код налогового органа

Наименование налогового органа или Филиала ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

Роль

Должность

ФИО

Контактный телефон (городской/ IP)

e-mail

1

2

3

4

5

6

7

 

 

Координатор по взаимодействию (основной)

 

 

 

 

 

 

Координатор по взаимодействию (замещающий)

 

 

 

 

 

 

Координатор по технологическим вопросам

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 2
К Порядку организации
хранения документов
налоговой и бухгалтерской отчетности

 

Сведения о планируемых объемах и сроках передачи документов (объектов хранения) в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по ______________________________ для централизованного хранения на _____ год

 

Код ИФНС

Вид документов

Количество документов (объектов хранения)*

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Общий итог

 

бухгалтерская и налоговая отчетность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итог

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

бухгалтерская и налоговая отчетность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итог

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общий итог

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________

* указывается количество архивных папок с типоразмером 75 мм

Приложение N 3
К Порядку организации
хранения документов
налоговой и бухгалтерской отчетности

 

                                              "СОГЛАСОВАНО"                                                     "УТВЕРЖДАЮ"
                                        Руководитель УФНС по _______                                Директор филиала
                                                                                                    ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в _______"
                                        ________________________ ФИО                                ________________________ ФИО
                                        "____"________ ______ г.                                    "____"________ ______ г.

 

График передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по _________________ документов (объектов хранения) для для централизованного хранения на _____ год

 

Код региона

Код ИФНС

Вид документа*\Дата

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

ИТОГО

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

 

01-06

07-13

14-20

21-27

28-03

04-10

11-17

18-24

25-03

04-10

11-17

18-24

25-31

01-07

08-14

15-21

22-28

29-05

06-12

13-19

20-26

27-02

03-09

10-16

17-23

24-30

01-07

08-14

15-21

22-28

29-04

05-11

12-18

19-25

26-01

02-08

09-15

16-22

23-29

30-06

07-13

14-20

21-27

28-03

04-10

11-17

18-24

25-01

02-08

09-15

16-22

23-29

30-31

XX

XX01

бухгалтерская и налоговая отчетность

**

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

XX02

бухгалтерская и налоговая отчетность

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XX

ИТОГО

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        "СОГЛАСОВАНО"                           "УТВЕРЖДАЮ"
 Руководитель УФНС по _______       Директор филиала
                                    ФКУ "Налог-Cервис" ФНС России в ____"
 ________________________ ФИО       ________________________ ФИО
 "____" ________ ____ г.            "____" ________ ____ г.

 

План-График передачи в Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России по _________________ документов (объектов хранения) для для централизованного хранения на _____ год

 

Код региона

XX

XX

XX

Код ИФНС

XX01

XX02

 

Вид документа*\Дата

бухгалтерская и налоговая отчетность

бухгалтерская и налоговая отчетность

Итого

январь

1

01-06

 

 

 

 

2

07-13

 

 

 

 

3

14-20

 

 

 

 

4

21-27

 

 

 

 

5

28-03

 

 

 

февраль

6

04-10

 

 

 

 

7

11-17

 

 

 

 

8

18-24

 

 

 

 

9

25-03

 

 

 

март

10

04-10

 

 

 

 

11

11-17

 

 

 

 

12

18-24

 

 

 

 

13

25-31

 

 

 

 

14

01-07

 

 

 

апрель

15

08-14

 

 

 

 

16

15-21

 

 

 

 

17

22-28

 

 

 

 

18

29-05

 

 

 

май

19

06-12

 

 

 

 

20

13-19

 

 

 

 

21

20-26

 

 

 

 

22

27-02

 

 

 

 

23

03-09

 

 

 

июнь

24

10-16

 

 

 

 

25

17-23

 

 

 

 

26

24-30

 

 

 

 

27

01-07

 

 

 

июль

28

08-14

 

 

 

 

29

15-21

 

 

 

 

30

22-28

 

 

 

 

31

29-04

 

 

 

август

32

05-11

 

 

 

 

33

12-18

 

 

 

 

34

19-25

 

 

 

 

35

26-01

 

 

 

 

36

02-08

 

 

 

сентябрь

37

09-15

 

 

 

 

38

16-22

 

 

 

 

39

23-29

 

 

 

 

40

30-06

 

 

 

октябрь

41

07-13

 

 

 

 

42

14-20

 

 

 

 

43

21-27

 

 

 

 

44

28-03

 

 

 

ноябрь

45

04-10

 

 

 

 

46

11-17

 

 

 

 

47

18-24

 

 

 

 

48

25-01

 

 

 

декабрь

49

02-08

 

 

 

 

50

09-15

 

 

 

 

51

16-22

 

 

 

 

52

23-29

 

 

 

 

53

30-31

 

 

 

ИТОГО

 

 

 

 

______________________________

* указывается количество архивных папок с типоразмером 75 мм

Приложение N 4
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

"Реестр пачек, переданных на хранение в архив"

 

Межрайонная ИФНС России N __
по субъекту Российской Федерации, код __

 

Реестр пачек, переданных на хранение в архив

 

"__" _______ 201__ г.

 

Наименование подразделения осуществляющего передачу:

____________________________________________________________________ __

 

Регистрационный номер (пачки):

 

N
п/п

Регистрационный номер (документа)

Номер

Наименование документа

Наименование плательщика

ИНН/КПП

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата регистрации (реестра): _______

Итого документов: _______

Итого листов документов: _______

 

     Сдал ____________  _________ "__" ________ 20__ г.
             (ФИО)      (Подпись)
     Принял __________  _________ "__" ________ 20__ г.
             (ФИО)      (Подпись)

Приложение N 5
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Штрих-код

 

Передаточная опись документов
Межрайонная ИФНС России N ______________ по субъекту Российской Федерации
документов временного срока хранения

 

Год "____"

 

N п/п

Наименование/вид объекта хранения

Регистрационный номер

Дата регистрации

Период

Наименование организации-налогоплательщика

ИНН

Кол-во листов

N архивной папки

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

Наименование документа или пачка

 

 

 

 

 

 

 

 

     Итого архивных папок      ________ _________________
                                            прописью
     Итого объектов хранения   ________ _________________
                                            прописью
     Итого документов          ________ _________________
                                            прописью
     Итого листов документов   ________ _________________
                                            прописью

 

Документы к передаче в Филиал ФКУ представил

 

     Должность _____________________    _________  ______ __________

 

     Срок хранения __________________________________________
                           (проставляется вручную)
                                                  подпись             Расшифровка подписи

Приложение N 6
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Передаточная опись документов
Межрайонной ИФНС России N ___ по субъекту Российской Федерации
(срок хранения)

 


п/п


архивной папки

Регистрационный N реестра

Дата регистрации реестра

Количество документов в реестре

Количество листов документов в реестре

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИТОГО:

 

 

 

     Итого __________________________________ архивных папок

 

     Передал
     Должность ________________        _________   ______________________
                                        подпись      Расшифровка подписи

 

     Принял
     Должность ________________        _________   ______________________
                                        подпись      Расшифровка подписи

 

     Дата _____________________

 

     Причина возврата документов ________________________________________

 

     Срок хранения __________________________________________
                          (проставляется вручную)

 

При подготовке передаточной описи необходимо соблюсти следующие требования:

При заполнении передаточного реестра в Excel-файле используются арабские цифры. Форматы ячеек в передаточном реестре: N п/п - Общий, N бокса - Общий, Регистрационный номер реестра - Общий, Дата регистрации реестра - Дата, "*14.03.2001", Количество документов/листов - Числовой, без десятичных знаков.

Приложение N 7
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Передаточная опись дел физических лиц/индивидуальных предпринимателей Межрайонной ИФНС России N ___ по субъекту Российской Федерации

 

N
п/п

N архивной папки

Фамилия, Имя, Отчество

ИНН

Год начала дела

Год окончания дела

Адрес места жительства (при отсутствии ИНН)

Дата рождения (при отсутствии ИНН)

Количество томов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     Всего: _____________________________________ переданных томов
                  (количество прописью)
     ИТОГО: ___________________________________ переданных архивных папок
                  (количество прописью)
     Передал: ________________________________ ________________ ______________________
                         (должность)              (подпись)      (расшифровка фамилии)
     Принял: _________________________________ ________________ ______________________
                         (должность)              (подпись)      (расшифровка фамилии)
     Дата: _________________________________
     Причина возврата документов: ___________________________________________________________

 

При подготовке передаточной описи необходимо соблюсти следующие требования к оформлению:

1. Поле "N п/п"- порядковый номер дела в передаточной описи. Заполняется после внесения данных в другие поля описи с помощью маркера заполнения. Необходимо протащить маркер заполнения по ячейкам, которые требуется заполнить и отпустить кнопку мыши. Нумерация дел в описи начинается с цифры 1. Формат ячеек - Общий. При заполнении поля используются арабские цифры.

2. Поля "N архивной папки". Формат ячеек - Общий. При заполнении используются арабские цифры.

3. Поле "Фамилия, Имя, Отчество". Формат ячеек - Текстовый. При заполнении поля используются буквы (русский язык), не допускается использование кавычек и запятых.

4. Поле "ИНН". Формат ячеек - Дополнительный. При заполнении поля используются арабские цифры. Количество цифр ИНН не должно быть меньше или превышать 12 символов.

5. Поля "Год начала дела", "Год окончания дела". Формат ячеек - Общий. При заполнении поля используются арабские цифры. Формат записи - "ГГГГ". Не допускается указание периода (например, "2003-2004"), использование буквенных обозначений, например, "2005 год" или "2005 г.", а также сокращенных данных - "05" или "08".

6. Поле "Адрес места жительства (при отсутствии ИНН)". Формат ячеек - Текстовый. При заполнении поля используются буквы (русский язык) и арабские цифры, запятые и точки. Не допускается использование кавычек. Данное поле заполняется только при отсутствии ИНН у физического лица.

7. Поле "Дата рождения (при отсутствии ИНН)". Формат ячеек - Дата. При заполнении поля используются арабские цифры. Формат записи - "ДД.ММ.ГГГГ". Данное поле заполняется только при отсутствии ИНН у физического лица.

8. Поле "Количество дел", "Количество листов". Формат ячеек - Числовой, без десятичных знаков. При заполнении поля используются арабские цифры. Недопустимо использование буквенных обозначений, например, "5 листов" или "5 л.".

Приложение N 8
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

АКТ N _____

 

приема-передачи документов

 

     Отправитель: ____________________________________________
                            (наименование отправителя)
     Получатель: _____________________________________________
                            (наименование получателя)
     Всего тары*:           _______________
     Всего пачек:           _______________
     Всего документов:      _______________
     Всего конвертов:       _______________
     Всего архивных папок*: _______________

 

             Отправитель                              Получатель
         __________________                      __________________
             (должность)                             (должность)
     _______________ ___________             ________________ ___________
          (ФИО)       (подпись)                    (ФИО)       (подпись)

 

Дата _________________________20___г.

Время _______________ час. _____________ мин.

 

______________________________

* Заполняется вручную

Приложение N 9
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Штрих-код

(название организации)

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20 г.
Приема-передачи документов

 

Передаточная опись N __ "__" <___> 20 г.

(основание передачи - дата и номер передаточной описи)

 

 

Название передаваемого фонда

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ субъекту Российской Федерации

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Название организации-приемщика

 

Итого принято архивных папок - <___> из <___> представленных в описи N __

Итого принято объектов хранения - <___> из <___> представленных в описи N __

Итого принято документов - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого принято дел - < ___> из - < ___> представленных в описи N __

 

Документы сдавал

Документы принял*

Должность

подпись

ФИО

 

Должность

подпись

ФИО

 

"__" <____> 20 г.

 

"__" <___> 20 г.

 

 

______________________________

* Должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение N 10
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Штрих-код

(название организации)

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20 г.
Возврата документов

 

Передаточная опись N __ "__" <___> 20 г.

(основание передачи - дата и номер передаточной описи)

 

 

Название передаваемого фонда

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ субъекту Российской Федерации

Сдавал

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Принял

Название организации-приемщика

 


п/п

N архивной папки, возвращенной в полном объеме

Причина возврата

1

2

3

 

 

 

 

Итого архивных папок - < ___> из < ___> представленных в описи N __

 

Документы сдавал

Документы принял*

Должность

подпись

ФИО

 

Должность

подпись

ФИО

 

"__" <____> 20 г.

 

"__" <___> 20 г.

 

 

______________________________

* Должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение N 11
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Угловой

Штамп

Налогового органа

 

Филиал федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы

(г. Москва) в _________________

 

 

 

 

 

 

 

 

На N 

 

О направлении запроса

 

 

 

Запрос

 

Межрайонная ИФНС России N ____ по _____________________ просит Вас предоставить документы следующих налогоплательщиков во временное/безвозвратное пользование, с целью*_____________________:

 

<Название организации>/<ФИО>, <ИНН>

 

N
п/п

Дата регистрации реестра/год

N архивной тары

Количество томов/документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Советник государственной

гражданской службы

Российской Федерации _ класса

 

Исп.

Тел.

* - указать в связи с чем (уточнения сведений в документе при некорректном электронном образе или для проведения экспертизы подлинности подписи налогоплательщика/доверенного лица)

Приложение N 12
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

 

 

 

Угловой

Штамп

Налогового органа

 

Филиал федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы

(г. Москва) в __________________

 

 

 

 

 

 

 

 

На N 

 

 

 

О направлении запроса

 

 

 

Запрос

 

Межрайонная ИФНС России N ____ по ___________________ просит Вас предоставить документы <Название организации>/<ФИО>, <ИНН> с целью проведения выемки. Копия постановления о разрешении производства выемки прилагается.

 

N
п/п

Дата регистрации реестра/год

N архивной тары

Количество томов/документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Приложение: Копия постановления о разрешении производства выемки - 1 файл

 

Советник государственной

гражданской службы

Российской Федерации _ класса

 

Исп.

Тел.

Приложение N 13
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Штрих-код

(название организации)

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20     г.
Выдачи объектов хранения (документов, дел, пачек)

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Выдал

Название организации-сдатчика

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по

Принял

Название организации-приемщика

 

N п/п

Вид передаваемых единиц хранения

Рег. N объекта хранения

Дата регистрации

Год/период

Наименование организации/ФИО

ИНН/КПП

Количество (листов в документе/документов в пачке/томов в деле)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого выдано объектов хранения - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого выдано документов - < ___> из < ___> представленных в описи N __

Итого выдано томов - < ___> из - < ___> представленных в описи N __

 

______________________________

* Возврат выполнить в срок до: (если безвозвратная выдача - данной строчки нет, если временная выдача - указывается дата возврата).

 

Документы выдал

Документы принял

Должность

подпись

ФИО

 

Должность

подпись

ФИО

 

"__" <____> 20     г.

 

"__" <___> 20     г.

 

Приложение N 14
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Угловой

Штамп

Налогового органа

 

Филиал федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г. Москва) в ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

На N 

 

 

 

 

 

 

 

Межрайонная ИФНС России N __ по ________________ возвращает документы следующих налогоплательщиков:

 

<Название организации>/<ФИО>, <ИНН>

 

N п/п

Дата запроса

Дата рег. реестра/год

N архивной тары

Кол-во томов/документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Советник государственной

гражданской службы

Российской Федерации _ класса

 

Исп.

Тел.

Приложение N 15
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Штрих-код

(название организации)

 

 

АКТ N __ "__" <___ > 20     г.
возврата объектов хранения (документов, дел, пачек), выданных во временное пользование

 

Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы N __ по

Вернул

Название организации-сдатчика

 

Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в

Принял

Название организации-приемщика

 

N п/п

Вид передаваемых единиц хранения

Рег. N объектов хранения/Рег. Номер ЦОД

Дата регистрации

Год/период

Наименование организации/ФИО

ИНН/КПП

Количество

(документов/томов)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого возвращено объектов хранения < ___> < ___>

Итого возвращено документов < ___> < ___>

Итого возвращено дел < ___> < ___>

Итого возвращено томов < ___> < ___>

 

Документы вернул

Документы принял*

Должность

подпись

ФИО

 

Должность

подпись

ФИО

 

"__" <____> 20     г.

 

"__" <___> 20     г.

 

 

______________________________

* Должность и ФИО ответственного за прием сотрудника Филиала ФКУ автоматически формируется из ИС ЦОХД

Приложение N 16
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Угловой

Штамп

Налогового органа

 

Филиал федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы

(г. Москва) в ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

На N 

 

 

 

 

Межрайонная ИФНС России N __ по ________________ в связи с (указание причины) просит изменить вид выдачи с временной на безвозвратную документам следующих налогоплательщиков:

 

<Название организации>/<ФИО>, <ИНН>

 

N п/п

Дата запроса

Дата рег. реестра/год

N архивной тары

Кол-во томов/ документов

Рег. N реестра

Рег. N документа

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Советник государственной

гражданской службы

Российской Федерации _ класса

 

Исп.

Тел.

Приложение N 17
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

 

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ИФНС

 

 

 

АКТ

 

 

 

Подпись Расшифровка подписи

 

"___" ___________ 20 ___ г.

(место составления)

 

 

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

 

    На основании ________________________________________________________
                     (название и выходные данные перечня документов
                              с указаниями сроков хранения)
    _____________________________________________________________________
    отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
    утратившие практическое значение документы Фонда N 
    _____________________________________________________________________
                               (название фонда)

 

п/п

Заголовок дела или групповой заголовок дел

Дата дела или крайние даты дел

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи

Кол-во дел (томов)

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     ИТОГО ____________________________________ ед. хр. за
     _____________________________ годы
          (цифрами и прописью)
     Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по
     личному составу согласованы с
     ЭПК ________________________________________________________________
                    (наименование архивного учреждения)
     (протокол от _________ N _____________________)

 

     Наименование должности лица,
     проводившего экспертизу
     ценности документов                       Подпись        Расшифровка
     подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от ___________ N __________

 

Приложение N 17
(продолжение или оборотная сторона)

 

Документы в количестве

 

дел

 

(цифрами и прописью)

 

 

Весом

 

кг.

сданы в

 

 

 

 

 

(наименование организации)

 

 

на переработку по приемо-сдаточной накладной от

 

N

 

 

Наименование должности

работника, сдавшего документы

 

 

 

 

Подпись

 

Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы

 

 

 

 

Подпись

 

Расшифровка подписи

 

Дата

Приложение N 18
к Порядку организации
централизованного хранения
документов налоговой и
бухгалтерской отчетности,
утвержденному приказом
Федеральной налоговой службы
от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@

 

Топографирование архивохранилища

 

Топографирование - ряд операций, направленных на описание архивохранилища, а также подготовку топографических этикеток для маркировки объектов учета. Объектами учета при топографировании являются стеллажи, секции и архивные полки.

Правила расстановки стеллажей регламентированы п. 2.11.3 приказа Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

Архивохранилище может оборудоваться передвижными стеллажами с электрическим приводом, передвижными стеллажами с ручным приводом (односторонние/двусторонние), стационарными стеллажами (односторонние/двусторонние).

 

1. Топографирование в АИС "Налог-ЦОД" СПОНИ

 

1.1. Перед размещением документов/конвертов на централизованное хранение проводится индексация мест хранения. На архивные стеллажи наносятся этикетки с ясно читаемыми номерами с учетом следующего:

- на каждом стеллаже проставляется номер архивохранилища и номер самого стеллажа;

- двусторонний стеллаж имеет два номера, например: левая сторона номер 01, правая сторона 02;

- каждый стеллаж состоит из секций и полок.

1.2. На каждую полку архивного стеллажа наносится номер, который формируется из номера архивохранилища, номера стеллажа, номера секции, номера полки.

2. Топографирование в ИС ЦОХД

 

Топографирование состоит из следующих этапов:

2.1. Определение количества архивохранилищ, заполнение формуляра по каждому архивохранилищу с указанием адреса расположения, контактной информации и размера помещения;

2.2. Графическое моделирование архивохранилищ и стеллажей с учетом заданных размеров, расстановка стеллажей.

В рамках графического моделирования стеллажей задается тип стеллажа (односторонний/двусторонний), количество секций, количество полок, ширина и высота стеллажа, длина полки, наличие на одном и том же стеллаже полок разной длины.

2.3. Печать этикеток, маркировка стеллажей, секций и архивных полок

Маркировочная этикетка стеллажа должна содержать адрес его размещения, состоящий из номера архивного помещения, номера стеллажа, а также штрих-код с уникальным номером стеллажа. Этикетка печатается на листе размером 210*297 мм (формат А4), размещается на торцевой стороне стеллажа.

Маркировочная этикетка на секцию должна содержать адрес ее размещения, включающий в себя номер архивного помещения, номер стеллажа и номер секции, а также штрих-коды всех полок секции. Этикетка печатается на листе размером 210*148 мм (формат А5) с последующим размещением и закреплением на каждой секции.

Маркировочная этикетка полки должна содержать адрес ее размещения, включающий в себя номер архивного помещения, номер стеллажа, номер секции, номер полки, направление нумерации полки, а также штрих-код с уникальным номером полки. Этикетка полки печатается на клеящейся этикетке размером 100*19 мм, наклеивается на лицевом торце полки в удобном для считывания месте.

2.4. Разделение зоны хранения на фонды

Фонд - группа стеллажей, секций или полок, выделенных для хранения определенной группы документов (архивного фонда).

Документы (объекты хранения) должны храниться в разрезе сроков уничтожения. В случае наличия неиспользуемых стеллажей, полок или секций, сотрудник Филиала ФКУ, ответственный за топографирование, должен присвоить им соответствующий признак.

Все операции по топографированию выполняются сотрудником Филиала ФКУ с использованием ИС ЦОХД согласно инструкции на рабочее место.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.


Приказ Федеральной налоговой службы от 28 июля 2014 г. N ММВ-7-1/390@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов налоговой и бухгалтерской отчетности"


Текст приказа официально опубликован не был


Приказом ФНС России от 24 августа 2016 г. N ММВ-7-10/456@ настоящий приказ признан утратившим силу