Инвентаризация-2022 в организациях бюджетной сферы: новая "первичка", основные моменты, важные детали, пошаговые действия (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2022 г.)

Инвентаризация-2022 в организациях бюджетной сферы: новая "первичка", основные моменты, важные детали, пошаговые действия

ноябрь 2022 г.

Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету - проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете - это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.

А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности - требование об обязательном наличии аудиторского заключения до подписания годовой бюджетной отчетности установлено начиная с годовой отчетности за 2021 год.

Кстати, результаты проведенной инвентаризации и ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности бюджетного или автономного учреждения. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ - здесь.

Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным. А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным. Это касается и учреждений, передавших полномочия по ведению учета в ЦБ, - среди прочего за ними сохраняется обязанность определить порядок проведения инвентаризации, такие положения учетной политики учреждение должно утвердить самостоятельно. Подробнее об этом - здесь. Отсутствие в учетной политике положений, утверждающих порядок и график проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, ревизоры и суды рассматривают как нарушение.

Не за горами окончание 2022 года, а значит, самое время задуматься, как Учреждению провести инвентаризацию в целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Проведение инвентаризации - процедура далеко не новая, но вызывающая большое количество вопросов. Ведь детальный механизм и порядок ее проведения не содержится в нормативных правовых актах. Поэтому каждой организации бюджетной сферы (далее - Учреждению) приходится "изобретать" свой порядок, учитывая специфику деятельности Учреждения, а также ориентируясь на общепринятые подходы. Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюансах проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:

1. Какими документами определены порядок и случаи проведение инвентаризации

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются непосредственно Учреждением (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Аналогичная норма содержится в п. 80 Стандарта "Концептуальные основы..." - инвентаризация активов и обязательств проводится по основаниям, в сроки и в порядке, установленным Учреждением в рамках формирования своей учетной политики. В развитии данного положения подп. "в" п. 9 Стандарта "Учетная политика..." установлено: порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета утверждается документами учетной политики.

Соответственно, первое, что необходимо проверить каждому Учреждению - наличие порядка проведения инвентаризации в Учреждении. Причем такой порядок должен быть утвержден и в тех Учреждениях, которые передали полномочия по ведению учета иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии). Документами единой учетной политики при централизации учета не определяется порядок проведения инвентаризации (п. 14 Стандарта "Концептуальные основы...", см. письмо Межрегионального бухгалтерского УФК от 16.08.2022 N 92-01-01/3608).

Внимание

Порядок проведения инвентаризации каждая организация бюджетной сферы разрабатывает и утверждает самостоятельно, это исключительное полномочие и обязанность непосредственно Учреждения (в том числе передавшего полномочия по ведению учета в ЦБ).

Случаи обязательного проведения инвентаризации установлены п. 81 Стандарта "Концептуальные основы...", а также могут содержаться в иных нормативных правовых актах РФ. Проведение инвентаризации в целях составления годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности (далее - годовая инвентаризация) является одним из случаев обязательного проведения инвентаризации, установленного иными НПА, а именно Инструкциями по отчетности (п. 7 Инструкции N 191н, п. 9 Инструкции N 33н). Причем в Инструкциях по отчетности опять содержится указание, что годовая инвентаризация, как и любая другая инвентаризация (по иным основаниям), проводится в порядке, установленном в рамках формирования учетной политики.

Разрабатывая порядок проведения инвентаризации, Учреждению необходимо утвердить;

- дополнительные основания (случаи) для проведения инвентаризации помимо обязательных;

- перечень объектов, подлежащих инвентаризации, включая имущество, иные активы и обязательства на забалансовых счетах,

- непосредственно порядок (способы и правила) и сроки (график) ее проведения, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Законодатели определили цели проведения инвентаризации (п. 79 Стандарта "Концептуальные основы...", ч. 2 ст. 11 Закона N 402)ФЗ)::

- обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности,

- выявить фактическое наличие активов и обязательств и сопоставить его с данными регистров бухгалтерского учета.

Вместе с тем прямых указаний как к способам, правилам проведения инвентаризации, так и к определению состава комиссии по инвентаризации и порядку её работы в настоящее время нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат.

Примечание

Специалисты финансового ведомства в течение последних лет неоднократно обращали внимание, что приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" не является нормативным правовым документом, требования которого обязательны к применению (заключение Минюста России от 19.06.1995 N 07-01-389-95). Методические указания, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методуказания N 49) носят рекомендательный характер (см. письма Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553, от 24.12.2020 N 02-07-07/113668).

Вместе с тем отдельные положения Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методуказания N 49), не противоречащие законодательству Российской Федерации, Учреждение вправе (но не обязано) включить в документы учетной политики.

Как показывает практика, при отсутствии в Учреждении порядка проведения инвентаризации, содержащего все необходимые для ее проведения правила и условия (требования к составу инвентаризационной комиссии, порядок принятия решения и полномочия членов инвентаризационной комиссии, процедуры и способы проведения инвентаризации отдельных объектов учета), результаты такой инвентаризации могут быть поставлены под сомнение и (или) признаны недействительными. Для годовой инвентаризации следствием признания ее результатов недействительными, как правило, является признание годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности недостоверной.

Примечание

В планах финансового ведомства на следующий (2023) год - дополнить положения Стандарта "Учетная политика..." новым разделом, устанавливающим общие требования к порядку проведения инвентаризации.

2. Новые первичные учетные документы для проведения инвентаризации

С 1 января 2023 года все организации бюджетной сферы должны внедрить электронный документооборот и начать применять новые электронные первичные документы и регистры, утвержденные Приказом N 61н (в редакции приказа Минфина России от 30.09.2021 N 142н). Многие учреждения постепенно переходят на электронную "первичку" уже в текущем году, кто-то просто применяет новые формы на бумаге - так тоже можно.

2.1. В числе прочего в Приказе N 61н предусмотрены формы для проведения инвентаризации и оформления ее результатов. В инвентаризации-2022 такие формы будут применяться впервые. Итак, если вы уже работаете с Приказом N 61н, в ходе инвентаризации возможно оформление четырех новых форм:

- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)

Старт к проведению инвентаризационных мероприятий согласно Приказу N 61н - принятие Решения (ф. 0510439). В нем надо указать объекты, сроки проведения инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии.

- Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)

Такой документ следует оформить, если до начала проведения инвентаризации потребуется, например, отложить / продлить сроки проведения инвентаризации, заменить одного или нескольких членов инвентаризационной комиссии или включить в нее новых сотрудников.

- Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)

Несмотря на идентичность названия формы с давно и повсеместно используемым Актом (ф. 0504101) из Приказа N 52н, Акт (ф. 0510448) имеет несколько иные случаи оформления. Один из них - оприходование излишков, ведь используется новая форма в том числе при оприходовании неучтенных материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации (п. 64.1 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н, далее - Методуказания к Приказу N 61н). Новый Акт (ф. 0510448) обязателен к применению для всех учреждений (за исключением федеральных ПБС - субъектов централизованного учета) с 1 января 2024 года (п. 2 приказа Минфина России от 28.06.2022 N 100н). Вместе с тем учреждение вправе закрепить в учетной политике случаи его использования "досрочно" (например, для принятия к учету излишков).

- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Заключение по результатам проведенной инвентаризации наличных денежных средств на основании Инвентаризационной описи (ф. 0504088) комиссия составляет по форме Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Оформить Акт нужно вне зависимости от того, выявлены недостачи / излишки или нет. Обратите внимание - если результаты инвентаризации "налички" оформляются комиссией в 2023 году, то применение новой формы Акта (ф. 0510836) обязательно.

2.2. Кроме того, не следует забывать, что результаты инвентаризации - основание для принятия соответствующих решений либо непосредственно инвентаризационной комиссией при наделении ее такими полномочиями, либо постоянно действующей в Учреждении комиссией по поступлению и выбытию активов. Если годовая инвентаризация - 2022 окончена в 2023 году, то решения должны быть оформлены комиссией уже с применением следующих четырех новых форм электронной "первички":"

- Решения о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)

В рамках годовой инвентаризации НФА комиссия должна проанализировать объекты на соответствие понятию "актив". Решение о несоответствии объекта критериям актива нужно задокументировать. Используйте для этого форму Решения (ф. 0510440).

- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436),

- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)

В рамках годовой инвентаризации дебиторской задолженности комиссия должна выявить сомнительную задолженность, по которой отсутствует уверенность в ее погашении, а также обстоятельства (случаи), указывающие на безнадежность взыскания дебиторской задолженности. Анализ проводится в том числе в отношении задолженности, учтенной ранее на забалансовом счете 04. Соответствующие решения, принимаемые комиссией в отношении дебиторской задолженности по доходам, не уплаченным в установленный срок, оформляются Актом (ф. 0510436) и/или Решением (ф. 0510445).

- Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета______ (ф. 0510437)

В рамках годовой инвентаризации кредиторской задолженности комиссия должна выявить задолженность, невостребованную кредиторами или неподтвержденную по результатам инвентаризации, в том числе с истекшим сроком исковой давности (право на получение средств утрачено). Анализ проводится в том числе в отношении задолженности, учтенной ранее для наблюдения на забалансовом счете 20. Соответствующие решения, принимаемые комиссией в отношении такой кредиторской задолженности, оформляются Решением (ф. 0510437).

3. Инвентаризационная комиссия

3.1. Состав комиссии и документ о создании комиссии

Одним из нормативных правовых актов, указывающих на порядок утверждения списочного (персонального) состава инвентаризационной комиссии, является приказ Минфина России от 15.04.2021 N 61н. Именно в Методуказаниях к Приказу N 61 в описании некоторых унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета содержатся нормы, регулирующие отдельные вопросы, связанные с инвентаризацией. Напомним, что дата обязательного применения Приказа N 61н для всех организаций бюджетной сферы (за исключением федеральных ПБС - субъектов централизованного учета) - 1 января 2023 года. Вместе с тем положения Методуказаний к Приказу N 61н Учреждение вправе уже сейчас включить в документы учетной политики, в частности в порядок проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в Учреждении создается инвентаризационная комиссия, возглавляемая председателем. Это может быть как постоянно действующая комиссия, так и временная комиссия. Да и непосредственно комиссий может быть несколько. Для одновременного проведения инвентаризации всех объектов учета, как это происходит при проведении годовой инвентаризации, может создаваться несколько инвентаризационных комиссий. Кроме того, в составе инвентаризационной комиссии могут формироваться рабочие инвентаризационные комиссии, возглавляемые уполномоченными председателем инвентаризационной комиссии лицами из состава инвентаризационной комиссии (п. 34 Методуказаний к Приказу N 61н).

В состав комиссии могут входить любые работники Учреждения, а также привлеченные специалисты, включая сотрудников собственной бухгалтерской службы или ЦБ. Желательно, чтобы в состав комиссии, созданной в целях проведения инвентаризации НФА, были включены технические специалисты, которые способны оценить состояние материальных ценностей, иных НФА Учреждения. При проведении инвентаризации расчетов рекомендуем включить в состав комиссии специалиста юридической службы. Обратите внимание - обязательное требование о включении в состав инвентаризационной комиссии бухгалтера не установлено действующим законодательством, решение о составе инвентаризационной комиссии принимается Учреждением самостоятельно (письмо Минфина России от 19.05.2020 N 02-07-10/41023).

Кроме того, включение в состав инвентаризационной комиссии ответственных лиц (лиц, ответственных за сохранность и/или использование имущества, в том числе с полной материальной ответственностью) также не запрещено действующим законодательством. Вместе с тем не рекомендуем включать ответственных лиц в состав той комиссии, которая будет осуществлять инвентаризацию имущества, закрепленного за данными ответственными лицами. Дело в том, что ответственное лицо подписывает Расписку в Инвентаризационной описи перед инвентаризацией, а также непосредственно по окончании ее проведения подтверждает подписью достоверность данных и поясняет выявленные расхождения (см., например, ф. 0504087). Осуществление инвентаризации в отношении объектов учета, по которым проводится инвентаризация, непосредственно ответственным за такие объекты учета лицом, может снизить эффективность инвентаризации как одной из процедур внутреннего контроля, и результаты инвентаризации могут быть поставлены под сомнение. Подробности - здесь.

Списочный состав инвентаризационной комиссии может утверждаться непосредственно учетной политикой (порядком проведения инвентаризации), или же отдельным правовым актом Учреждения (например, приказом). Такой подход вполне обоснован при утверждении списочного состава постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Кроме того, инвентаризационная комиссия может создаваться Решением о проведении инвентаризации (ф. 0510439). При проведении годовой инвентаризации состав комиссии, как правило, значительно шире, чем состав постоянно действующей комиссии, и можно утвердить списочный состав временных рабочих комиссий без издания отдельного приказа непосредственно Решением (ф. 0510439) (см. п. 34 Методуказаний к Приказу N 61н).

3.2. Что делать, если член комиссии заболел или по иным причинам отсутствует при проведении инвентаризации?

Согласно п. 2.3 Методуказаний N 49 отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Но мы уже обращали внимание, что данный документ не является нормативным. Именно в порядке проведения инвентаризации, определенном учетной политикой, Учреждению необходимо урегулировать, что делать в такой ситуации. Сотрудник, включенный в состав инвентаризационной комиссии, в ходе проведения инвентаризации может заболеть, отбыть в командировку, уволиться и т.д.

Возможное решение проблемы до перехода на применение унифицированных форм электронных документов в зависимости от продолжительности отсутствия члена комиссии:

1. На время отсутствия одного из членов комиссии приостановить инвентаризацию и/или продлить (изменить) сроки ее проведения на основании приказа руководителя.

2. Заменить отсутствующего члена комиссии другим лицом на основании приказа руководителя.

Однако после перехода на электронные документы, формы которых утверждены Приказом N 61н, изменить сроки проведения инвентаризации или списочный состав инвентаризационной комиссии удастся только при условии, что инвентаризация еще не началась.

В нормативных актах не установлено требование об обязательном присутствии всех членов инвентаризации в ходе ее проведения и принятия соответствующих решений. Более того - обязательный к применению со следующего года порядок формирования Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Изменения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) указывает, что отсутствие отдельных членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не является препятствием для ее проведения или основанием для ее приостановления.

Пунктом 52.1 (абзац первый) Методрекомендаций к Приказу N 61н установлено - внесение изменений в Решение (ф. 0510439) допускается до начала проведения инвентаризации. Данная норма прямо указывает - заменить члена инвентаризационной комиссии или изменить сроки проведения инвентаризации можно исключительно до начала проведения инвентаризации. Если обстоятельства, по которым сотрудник не может участвовать в инвентаризации, возникли после начала ее проведения, ни заменить члена комиссии, ни приостановить инвентаризацию Учреждение не вправе. Допустимо только отменить инвентаризацию, аннулировав ранее принятое Решение (ф. 0510439).

Внимание

Правила формирования Изменения Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) подтверждают - отсутствие члена инвентаризационной комиссии по причинам, возникшим после начала ее проведения, не является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

В порядке проведения инвентаризации рекомендуем определить следующие положения:

1. Внесение изменений в списочный состав инвентаризационной комиссии, период проведения инвентаризации (например, изменение даты ее начала) допускается до начала проведения инвентаризации.

2. Отсутствие члена инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) по причине временной нетрудоспособности, при направлении его в командировку, в иных случаях неявки, зафиксированных в Табеле учета использования рабочего времени, при проведении инвентаризации не является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, если причины, не позволяющие члену комиссии проводить контрольные мероприятия (участвовать в инвентаризации), возникли после начала ее проведения. При этом изменения в списочный состав инвентаризационной комиссии не вносятся.

3. Коллегиальное решение принимается присутствующими членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) большинством голосов. Если количество принимающих решение (присутствующих) членов комиссии четное, и результаты голосования поделились поровну: 50% "за" и 50% "против", то голос председателя комиссии является решающим.

Такой подход принятия решения инвентаризационной комиссией был предложен специалистами финансового ведомства еще в прошлом году (см. письмо Минфина России от 24.12.2020 N 02-07-07/113668).

Несомненно, результаты инвентаризации могут быть признаны недостоверными и/или недействительными в случае выявления проверяющими или службой внутреннего финансового аудита факта отсутствия на рабочем месте члена инвентаризационной комиссии в ходе проведения контрольных мероприятий (например, на основании данных Табеля учета рабочего времени установлено, что при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий работник находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д.), если "отсутствующий" сотрудник расписался в документах, оформляющих результаты инвентаризации (инвентаризационных описях, акте о результатах инвентаризации) и фиктивно принял участие в принятии решений. Поэтому в документах, оформляющих результаты инвентаризации, рекомендуем делать отметку об отсутствии сотрудника, входящего в состав комиссии.

3.3. Сколько сотрудников должно входить в состав инвентаризационной комиссии

На сегодняшний день нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат обязательных требований к количеству лиц, входящих в состав инвентаризационной комиссии.

Вместе с тем при определении Учреждением порядка принятия решений по итогам инвентаризации необходимо обеспечить независимость суждений и мнений членов комиссии посредством принятия коллегиального решения инвентаризационной комиссии, в частности, большинством голосов. Для этих целей рекомендуем в состав инвентаризационной комиссии кроме председателя включать минимум двух человек. Конечно, при формировании комиссии нельзя гарантировать, что сотрудники не заболеют, или не случится иного обстоятельства, которое не позволит члену комиссии участвовать в инвентаризации. Поэтому включение в состав инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) более трех работников в большей степени гарантирует, что инвентаризация состоится и решение, принятое присутствующими членами, будет признано правомочным. Также можно предусмотреть особые полномочия для заместителя председателя инвентаризационной комиссии, а именно возможность возглавить рабочую комиссию в случае отсутствия по объективным причинам председателя рабочей комиссии (лица, уполномоченного председателем инвентаризационной комиссии возглавлять рабочую комиссию).

Кроме того, для эффективной работы инвентаризационной комиссии в установленный срок целесообразно в порядке проведения инвентаризации закрепить положение об освобождении сотрудников, входящих в состав инвентаризационной комиссии, от выполнения своих должностных обязанностей на время проведения инвентаризации (полностью или частично). А также учесть период проведения годовой инвентаризации при формировании графика отпусков и служебных командировок.

4. Что делать, если участие ответственного лица в проведении инвентаризации невозможно

Как правило, лица, ответственные за сохранность и (или) использование имущества по назначению, должны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества. Такой порядок проведения инвентаризации помогает при выявлении недостач или ущерба (порчи) имуществу по вине ответственного лица отстаивать интересы Учреждения в судебном порядке. На проведение инвентаризации в присутствии ответственного за инвентаризируемые объекты имущества лица в ходе проверки фактического наличия имущества указывает порядок формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), в которых ответственное лицо по окончании осмотра подтверждает, что все материальные ценности проверены комиссией в его присутствии.

Вместе с тем проведение инвентаризации имущества в ситуации, когда ответственное лицо не может присутствовать в ходе ее проведения, также не противоречит действующему законодательству. Отсутствие ответственного лица не должно являться препятствием для проведения инвентаризации. Возможность признания результатов инвентаризации без участия лица, ответственного за сохранность и/или использование имущества, необходимо предусмотреть документами учетной политики, определяющими порядок проведения инвентаризации.

В порядке проведения инвентаризации может быть определена следующая последовательность действий:

1. В случае отсутствия лица, ответственного за инвентаризируемые объекты, по причине временной нетрудоспособности, в иных случаях неявки, зафиксированных в Табеле учета использования рабочего времени, инвентаризация может проводиться без участия ответственного лица.

2. Если обстоятельно, послужившее основанием для отсутствия ответственного лица на рабочем месте (например, временная нетрудоспособность, отпуск) наступило до начала проведения инвентаризации вверенного имущества, сотрудник - ответственное лицо уведомляется о времени и месте поведения инвентаризации с предложением присутствовать в мероприятии. Факт направления сотруднику уведомления следует зафиксировать.

3. Если работник в письменной форме откажется от участия, не ответит на уведомление, или причина его отсутствия не позволяет обеспечить явку, а также если основания отсутствия ответственного лица на рабочем месте возникли в день начала проведения инвентаризации, инвентаризация проводится в присутствии свидетелей из числа сотрудников Учреждения, которые не входят в состав инвентаризационной комиссии. Списочный состав свидетелей определяется поручением (иным документом) руководителя или председателя инвентаризационной комиссии при наделении его такими полномочиями. Объективность и достоверность контрольного мероприятия будут обеспечивать привлеченные свидетели. При этом в инвентаризационных описях необходимо сделать отметку об отсутствии ответственного лица.

5. Период проведения годовой инвентаризации

Нормативные правовые акты, регулирующие ведение учета и составление отчетности, не содержат указания на обязанность проведения инвентаризаций исключительно по завершению финансового (отчетного) года. Дата, на которую проводится инвентаризация в целях составления годовой бюджетной отчетности, может быть и до завершения финансового года (например, в IV квартале года). Это не противоречит положениям законодательства, поскольку инвентаризация рассматривается как один из методов предварительного финансового контроля (письмо Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553). Вместе с тем, по мнению специалистов финансового ведомства, проведение годовой инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ранее 31 декабря допустимо только в отношении нефинансовых активов (письмо Минфина России от 22.10.2019 N 02-07-10/81064).

Внимание

Инвентаризация-2022 имеет одну важную особенность. Со следующего года в связи с объединением ПФ РФ и ФСС РФ в один Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, а также введением единого налогового платежа, единого налогового счета рекомендуем провести инвентаризацию расчетов с внебюджетными фондами и налоговой службой до окончания 2022 года, не дожидаясь наступления 1 января 2023 года.

Анализ и сверка расчетов позволит направить в ФНС заявление о возврате переплат или о зачете зачете суммы излишне уплаченного (подлежащего возмещению) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа) в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам. Дело в том, что сальдо на едином налоговом счете налоговые органы сформируют на 01.01.2023 на основании имеющихся у ФНС по состоянию на 31 декабря 2022 года сведений. В результате при объединении всех переплат и задолженностей, числящихся за Учреждением по данным налоговой службы, на едином налоговом счете сформируется свернутое сальдо. При этом после 1 января 2023 года налоговые органы не будут рассматривать заявления о возврате переплаты, ее зачете и об отсрочке (рассрочке), если документы подали ранее, но инспекция не вынесла решение до 31 декабря 2022 года включительно. Чтобы успеть урегулировать все расхождения и избежать проблем в следующем году, проведите инвентаризацию расчетов с налоговой службой в целях составления годовой отчетности до завершения 2022 года.

При установлении периода и сроков проведения инвентаризации нельзя забывать, что результаты годовой инвентаризации, проведенной после отчетной даты, следует учесть при формировании годовой отчетности (абз. 2 п. 82 Стандарта "Концептуальные основы...", ч. 4 ст. 11 Закона N 402-ФЗ). Кроме того, выявленные отклонения - основания для принятия дальнейших решений, оформленных соответствующими первичными документами. При этом решения по результатам инвентаризации (например, признать объект имущества "неактивом", списать недостачу, оприходовать излишки, списать задолженность и т.д.) могут приниматься инвентаризационной комиссией (при наделении соответствующими полномочиями) или же постоянно действующей в Учреждении комиссией по поступлению и выбытию активов. А для принятия решения, документального оформления и отражения данных в учете необходимо время. Соответственно, устанавливая даты начала и окончания проведения инвентаризации, необходимо регламентировать процедуру принятия дальнейших решений по срокам для своевременного отражения данных в бухгалтерском (бюджетном) учете до наступления предельной даты представления годовой отчетности.

Примечание

Короткие сроки проведения инвентаризации, одновременное проведение инвентаризации большого количества объектов (например, все инвентаризационные описи по объектам НФА оформлены одной датой) могут служить признаком формального проведения процедуры, а также поводом для признания результатов проведенной инвентаризации недействительными.

6. Признание результатов инвентаризации, проведенной в течение года по иным основания, в целях проведения годовой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности в целях достоверности представленных сведений, определяется Учреждением самостоятельно. Поскольку проверка объектов имущества - одна из самых трудоемких процедур, при этом поступление и выбытие таких объектов НФА, как основные средства, нематериальные и непроизведенные активы, происходит не так часто, Учреждение может установить в учетной политике условия признания результатов инвентаризаций, проведенных в течение года по иным основаниям, в целях проведения годовой инвентаризации.

Например, при проведении годовой инвентаризации могут быть признаны результаты инвентаризации, проведенной не ранее 1 сентября текущего (отчетного) года в связи со сменой материально ответственных лиц. Такой подход применяется непосредственно Минфином России (см. Основные положения учетной политики Министерства финансов РФ для публичного раскрытия в соответствии со Стандартом "Учетная политика...").

Могут быть определены иные случаи и периоды проведения инвентаризации, результаты которой можно признать при проведении годовой инвентаризации. Например, признать в целях годовой инвентаризации результаты инвентаризации, проведенной не ранее 1 ноября при передаче имущества в аренду/пользование или возврат такого имущества.

Главное - все условия "зачета" ранее произведенных инвентаризаций в целях признания результатов годовой инвентаризации должны быть зафиксированы в учетной политике, иначе данные годовой отчетности могут быть признаны недостоверными, а годовая инвентаризация - не проведенной.

7. Способы проведения инвентаризации отдельных объектов учета

Способы проведения инвентаризации определяются учреждением самостоятельно.

В отношении объектов учета, подлежащих инвентаризации, могут быть установлены различные способы ее проведения: сплошная и (или) выборочная; пересчет номенклатурный по местам хранения и (или) сверка реестровая (документарная) и т.д. Кроме того, возможно проведение инвентаризации путем проверки документов, выполнения расчетов - проводится анализ документов, подтверждающих обоснованность отражения в бухгалтерском учете соответствующих активов и обязательств (документов, подтверждающих права владения активами, факт эксплуатации имущества (его содержания), факт возникновения обязательства и его стоимостной оценки, обоснованность создания и стоимостной оценки созданных резервов и т.д.).

Как правило, инвентаризация НФА проводится очно в присутствии членов комиссии.

Одним из способов подтверждения фактического наличия имущества является проведение комиссией обязательного подсчета, взвешивания, обмера материальных ценностей. Вместе с тем можно предусмотреть проведение такой инвентаризации смешанным способом. Например, провести выборочную инвентаризацию запасов, хранящихся в неповрежденных упаковках, проведя фактический осмотр части объектов, а наличие остальных подтвердить на основе документов, подтверждающих поставку/приемку имущества.

Кроме того, недавние "коронавирусные" времена привнесли в нашу жизнь не только работу "на удаленке", но и напомнили о возможности применять альтернативный способ подтверждения фактического наличия имущества - проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии может обеспечивать видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии могут присутствовать удаленно с применением технических средств связи. Такой способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:

- необходимо обеспечить сотрудников техникой и организовать защищенные каналы связи в целях соблюдения информационной безопасности;

- выделить место хранения видеозаписей на сервере и обеспечить их резервное копирование;

- и, конечно же, предусмотреть такой способ положениями локальных актов для применения в работе.

8. Проведение инвентаризации подтверждают Инвентаризационные описи

В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры и суды могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.

Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Так, информация о фактическом наличии объектов в графах 5 - 9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета - оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП РФ.

В заключение:

Инвентаризация - это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись...

Какие ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них - вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу: - как организовать и провести инвентаризацию: пошаговая инструкция. Отдельные шаги посвящены порядку проведения анализа имущества, капвложений и дебиторки с целью установления объектов, не соответствующих понятию "актив", и выявления признаков обесценения активов - эти инвентаризационные процедуры уже давно стали обязательными; - как проверить кредиторскую задолженность в пассиве баланса на предмет ее соответствия критериям обязательства - возможно, требуется ее перенос на забалансовый учет; - какие еще объекты нужно не забыть проверить при инвентаризации; - особенности заполнения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых при оформлении инвентаризации; - отражение результатов инвентаризации в учете.