Постановление Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 16 мая 2012 г. N 447 "Об утверждении Административного регламента муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 16 мая 2012 г. N 447
"Об утверждении Административного регламента муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

С изменениями и дополнениями от:

16 апреля, 12 декабря 2013 г., 9 июня 2016 г., 30 августа 2017 г.

В соответствии с Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", распоряжением Администрации города Ижевска от 30.12.2011 N 510 "Об утверждении Перечня муниципальных услуг, предоставляемых Администрацией города Ижевска", руководствуясь распоряжением Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске" и Уставом города Ижевска, постановляю:

1. Утвердить Административный регламент муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" (прилагается).

2. Начальнику Управления по делам архивов Администрации г. Ижевска внедрить указанный Административный регламент в практику работы архивных отделов Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на начальника Управления по делам архивов Администрации города Ижевска.

Глава Администрации г. Ижевска

Д.В. Агашин

Административный регламент
муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"
(утв. постановлением Администрации города Ижевска от 16 мая 2012 г. N 447)

С изменениями и дополнениями от:

16 апреля, 12 декабря 2013 г., 9 июня 2016 г., 30 августа 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента

Административным регламентом муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела" (далее - муниципальная услуга, административный регламент - соответственно) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги муниципальным организациям, включенным в установленном порядке в список организаций - источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Ижевска (далее - источники комплектования) и ликвидируемым муниципальным организациям, не имеющие правопреемника и вышестоящей организации (далее - ликвидируемые муниципальные организации), не являющимся источниками комплектования Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, стандарт предоставления муниципальной услуги.

1.2. Понятия и сокращения, используемые в настоящем административном регламенте

В настоящем административном регламенте используются следующие понятия и сокращения:

Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска и Архивный отдел документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, далее по тексту - архивные отделы Управления;

Управление по делам архивов Администрации города Ижевска, далее по тексту - Управление;

муниципальные служащие (специалисты) архивных отделов Управления, далее по тексту - муниципальные служащие;

муниципальные служащие, ответственные за исполнение запросов, далее по тексту - ответственное должностное лицо архивного отдела;

Центральная экспертная комиссия, далее по тексту - ЦЭК, экспертная комиссия, далее по тексту - ЭК;

Межведомственная экспертно-проверочная методическая комиссия Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, далее по тексту - ЭПМК Комитета;

Центральная экспертная комиссия Администрации города Ижевска, далее по тексту - ЦЭК Администрации города.

1.3. Разработчик административного регламента

Разработчиком настоящего административного регламента является Управление по делам архивов Администрации города Ижевска.

1.4. Правовые основания принятия административного регламента

Правовым основанием принятия административного регламента являются:

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.12.2011 N 510 "Об утверждении перечня муниципальных услуг";

- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 (с изм.) "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске".

1.5. Заявители муниципальной услуги

Заявителями и получателями настоящей муниципальной услуги (далее - Заявители) выступают организации - источники комплектования Управления и ликвидируемые муниципальные организации.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 30 августа 2017 г. N 386/6 в пункт 1.6 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.6. Принципы предоставления муниципальной услуги

Настоящий административный регламент разработан в целях соблюдения основных принципов предоставления муниципальных услуг:

- правомерность предоставления муниципальной услуги;

- заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной услуги;

- открытость деятельности органов, предоставляющих муниципальную услугу;

- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья.

- возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, через автономное учреждение Удмуртской Республики "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Ижевска" (далее - АУ УР "МФЦ г. Ижевска"), его территориальные отделы или через автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Удмуртской Республики" (далее - АУ "МФЦ УР").

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 30 августа 2017 г. N 386/6 в пункт 1.7 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.7. Права заявителей при получении муниципальной услуги

Административный регламент разработан в целях реализации прав Заявителей на:

- получение муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе предоставления муниципальной услуги.

- получение муниципальной услуги через АУ УР "МФЦ г. Ижевска", его территориальные отделы или через АУ "МФЦ УР" на основании соглашения АУ "МФЦ УР" и Администрации города Ижевска.

1.8. Порядок информирования (консультирования) о предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 30 августа 2017 г. N 386/6 в подпункт 1.8.1 пункта 1.8 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.1. Информация о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги предоставляется ответственным должностным лицом архивного отдела Управления:

- непосредственно в архивных отделах Управления;

- при обращении по телефонам, в письменном виде по почте или электронным каналам связи;

- посредством размещения информации в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - ЕПГУ) адрес в сети Интернет - www.gosuslugi.ru и государственной информационной системе Удмуртской Республики "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее- РПГУ) адрес в сети Интернет - http://uslugi.udmurt.ru;

- при обращении в АУ УР "МФЦ г. Ижевска" или АУ "МФЦ УР";

- посредством размещения информации на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск"(адрес в сети Интернет - www.izh.ru) (далее - официальный сайт города Ижевска);

- на информационных стендах Управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 30 августа 2017 г. N 386/6 в подпункт 1.8.2 пункта 1.8 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.2. Местонахождение Управления и архивных отделов Управления, АУ УР "МФЦ г. Ижевска", их телефоны, почтовые, электронные адреса, графики приема документов от Заявителей и режим работы:

1) Информация о месте нахождения Управления и архивных отделов Управления, их телефоны, почтовые, электронные адреса и графики приема документов от Заявителей:

п/п	Наименование подразделения	Почтовый адрес, контактный телефон, факс, электронный адрес	График приема документов от Заявителей
1	Управление по делам архивов Администрации города Ижевска	Почтовый адрес: 426000, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Кирова, 108а. Телефоны: 8(3412)43-16-14, 43-43-90. Факс (3412)41-42-47. E-mail: popravka_ov@arhotd.izh.ru	Пн., Вт., Чт. - 08.30 - 17.30; Ср.- неприемный день. Пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни
2	Архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска	Почтовый адрес: 426000, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Кирова, 108а, (2-й и 3-й этажи). Телефоны: 8(3412)43-16-14, 43-43-90. Факс (3412)41-42-47. E-mail: main@arhotd.izh.ru	Пн., Вт., Чт. - 08.30 - 17.30; Ср.- неприемный день. Пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни
3	Архивный отдел документов по личному составу Управления по делам архивов Администрации города Ижевска	Почтовый адрес: 426060, Удмуртская Республика, г. Ижевск, ул. Буммашевская, 25. Телефон 8(3412)44-67-55. Факс 8(3412)45-10-80. E-mail: main@arhls.izh.ru	Пн., Вт., Чт. - 08.30 - 17.30; Ср.- неприемный день. Пт. - 08.30 - 16.30; перерыв - 12.00 - 12.48; сб., вс., нерабочие праздничные дни - выходные дни

2) Информация о месте нахождения АУ УР "МФЦ г. Ижевска" телефон, почтовый адрес и режим работы:

АУ УР "МФЦ г. Ижевска" находится по адресу:

426011, г. Ижевск, ул. Майская, 13.

Приемная: тел. (3412)90-81-27, факс: 90-81-27

Адреса, контакты и режим работы территориальных отделов АУ УР "МФЦ г. Ижевска":

МФЦ	Адрес	Телефон
МФЦ по Индустриальному району	ул. Авангардная, 6 А	90-80-91 90-80-51 90-80-71	Режим работы: понедельник с 9.00 до 19.00 вторник с 9.00 до 20.00 среда с 9.00 до 19.00 четверг с 9.00 до 19.00 пятница с 9.00 до 19.00 суббота с 9.00 до 13.00 воскресенье - выходной (без обеда)
МФЦ по Ленинскому району	ул. Азина, 146 А	90-81-26 90-87-41 90-87-43
МФЦ по Октябрьскому району	ул. Майская, 13	90-80-73 90-83-87 90-83-97
МФЦ по Первомайскому району	ул. Пушкинская, 150 Б	90-84-35 90-84-36 90-84-37
МФЦ по Устиновскому району	ул. Молодежная, 103 В	90-85-40 90-86-52 90-86-53

1.8.3. Ответственное должностное лицо архивного отдела обязано принять Заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо архивного отдела Управления обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения консультации. Ответственное должностное лицо архивного отдела, осуществляющее устное консультирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

1.8.4. Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственным должностным лицом архивного отдела, по контактным телефонам в соответствии с графиком работы архивного отдела Управления, указанным в пункте 1.8.2 настоящего Административного регламента.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела Управления, фамилии, имени, отчества, должности ответственного должностного лица архивного отдела, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо архивного отдела подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

1.8.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо архивного отдела обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:

- о графике работы архивного отдела Управления;

- о месте размещения на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru информации о предоставлении муниципальной услуги;

- о требованиях к документам, предъявляемым на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации города);

- о сроке предоставления муниципальной услуги;

- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;

- о текущей административной процедуре предоставления муниципальной услуги;

- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

1.8.6. Консультации проводятся по следующим вопросам:

- порядок оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- обеспечение сохранности документов Архивного фонда УР;

- организация экспертизы ценности документов;

- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;

- составление инструкции по делопроизводству;

- составление номенклатуры дел;

- составление положений о ЦЭК и ЭК, архиве;

- о порядке предоставления муниципальной услуги.

Во время разговора ответственное должностное лицо архивного отдела должно говорить четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.

1.8.7. При невозможности ответственного должностного лица архивного отдела, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника архивного отдела Управления, либо обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

1.8.8. Ответственное должностное лицо архивного отдела, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять консультирование, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги, и прямо или косвенно влиять на индивидуальное решение Заявителя.

1.8.9. Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в архивный отдел Управления осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением или электронной почтой в зависимости способа доставки ответа, указанного в обращении Заявителя.

Ответ на обращение Заявителя представляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.

Ответ подписывается начальником архивного отдела Управления и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.

1.8.10. Основными требованиями к информированию являются: достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.

1.8.11. В случае появления каких-либо вопросов или недоразумений при приеме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги Заявитель вправе обратиться к начальнику архивного отдела Управления или начальнику Управления.

Прием граждан начальником архивного отдела Управления осуществляется ежедневно в соответствии с графиком работы архивного отдела Управления, указанного в пункте 1.8.2 настоящего административного регламента.

В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность предварительной записи, которая производится в тот же день.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 1.8.12 пункта 1.8 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.12. Сведения о месте нахождения и графике работы архивного отдела Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru, "Архивная служба Удмуртии" www.gasur.ru, ЕПГУ и РПГУ, адреса в сети Интернет: www.gosuslugi.ru и http://uslugi.udmurt.ru соответственно. Кроме того, на официальном интернет-сайте муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru размещаются текст настоящего административного регламента (полная версия); извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 подпункт 1.8.13 пункта 1.8 раздела 1 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.13. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги также осуществляется на ЕПГУ и РПГУ, адреса в сети Интернет: www.gosuslugi.ru и http://uslugi.udmurt.ru соответственно.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 30 августа 2017 г. N 386/6 подпункт 1.8.14 пункта 1.8 раздела 1 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1.8.14. Информация о месте нахождения, порядке и ходе предоставления муниципальной услуги в АУ УР "МФЦ г. Ижевска" и АУ "МФЦ УР" (далее - МФЦ) размещена на их официальных сайтах http://izhmfc.ru и http://mfcur.ru соответственно.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является Управление по делам архивов Администрации муниципального образования "Город Ижевск".

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- оказание консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- выдача методической литературы по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- проведение семинаров, лекций по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- составление заключения о качестве документов и представление их на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЦЭК Администрации города;

- письмо с отказом в предоставлении муниципальной услуги с объяснением причин отказа.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 12 декабря 2013 г. N 1526/3 в подпункт 2.4.1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации документов.

Время ожидания Заявителя в очереди при подаче документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, для предоставления муниципальной услуги, при получении информации и результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут, а при предварительной записи на прием - не может превышать 15 минут.

Продолжительность приема у ответственного должностного лица архивного отдела не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 12 декабря 2013 г. N 1526/3 в подпункт 2.4.2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.4.2. Сроки прохождения отдельных административных процедур:

прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги - в день их поступления;

рассмотрение начальником архивного отдела Управления и передача на исполнение ответственному должностному лицу архивного отдела - не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения - 10 минут на каждый официальный документ);

выдача методической литературы - в течение 1 рабочего дня;

подготовка и организация семинара, лекции - не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);

оказание консультации - в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 дней - на заявку (заявление), поступившую по почте, в том числе электронной;

проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации города), в соответствии с пунктом 2.6 настоящего административного регламента - в течение 3 рабочих дней.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

2.5.1. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги являются:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 31, ст. 4196);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (далее - Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20);

- Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике" ("Известия Удмуртской Республики", 2005, 19 июля; 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);

- Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; 2006, 28 декабря);

- решение Городской думы города Ижевска от 16 июня 2005 года N 333 "О принятии Устава муниципального образования "Город Ижевск" (Устава города Ижевска);

- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2011 N 273 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске";

- распоряжение Администрации города Ижевска от 30.06.2010 N 140-к "Об утверждении Положения об Управлении по делам архивов Администрации города Ижевска";

- настоящий регламент.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 2.6.1 пункта 2.6 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.6.1. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:

заявка (заявление) о предоставлении муниципальной услуги, подписанная руководителем организации (приложение N 1);

сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, к документам (приложение N 2):

проект индивидуальной номенклатуры дел в 2 экземплярах (приложение N 3);

проект инструкции по делопроизводству в 2 экземплярах;

проект положения об архиве в 2 экземплярах;

проект положения о Центральной экспертной комиссии или экспертной комиссии в 2 экземплярах;

описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (приложение N 4, 6, 7.1 - 7.6);

описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение, в 4 экземплярах (приложение N 4);

описи дел по личному составу (личных дел) в 3 экземплярах (приложение N 5);

справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

акт "Об утрате документов" (приложение N 8);

выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета или ЦЭК Администрации города, оформленная в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 2.6.2 пункта 2.6 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.6.2. Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:

лично - по месту нахождения архивных отделов Управления;

почтовым отправлением в адрес архивных отделов Управления;

по электронным каналам связи;

в МФЦ.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:

поступление заявки (заявления) по вопросам, не входящим в компетенцию Управления;

отсутствие в заявке (заявлении) или сопроводительном письме наименования организации, направившей заявку (заявление) или сопроводительное письмо, ее почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ и (или) информации для установления контакта;

оформление представленных документов с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является составление представленных документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, с нарушением требований следующих нормативных правовых актов:

постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, N 20);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 5 ноября, N 45);

приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 12 ноября, N 46);

приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, 20 сентября, N 38);

приказа Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации - письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 N 01/6756-ДК);

положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;

типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке.

Отсутствие в Управлении методической литературы (по запрашиваемой тематике) для предоставления муниципальной услуги.

2.9. Размер платы, взимаемой с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги архивными отделами Управления осуществляется бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 12 декабря 2013 г. N 1526/3 пункт 2.10 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Время ожидания Заявителя в очереди (в том числе и по предварительной записи) при подаче заявки (заявления) и (или) сопроводительного письма с документами, указанных в пункте 2.6.1. настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата муниципальной услуги не может превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день их поступления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в наименование пункта 2.12 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст наименования в предыдущей редакции

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов для получения муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 2.12.1 пункта 2.12 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.12.1. Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" и требованиям к обеспечению доступности для инвалидов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов. Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.

2.12.2. Вход в здание, где располагаются архивные отделы Управления, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы; вход и выход из помещений - соответствующими указателями с искусственным освещением в темное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки автотранспортных средств.

2.12.3. Прием Заявителей ведется ответственным должностным лицом архивного отдела в порядке общей очереди либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо архивного отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.12.4. Кабинет ответственного должностного лица архивного отдела должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием названия должности, фамилии, имени, отчества ответственного должностного лица архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия ответственного должностного лица архивного отдела с Заявителями может быть организовано в виде отдельного рабочего места.

2.12.5. Рабочее место ответственного должностного лица архивного отдела должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приема документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.12.6. Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на прием по телефонам, указанным в пункте 1.8.2 настоящего административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу архивного отдела желаемое время приема. При определении времени приема по телефону ответственное должностное лицо архивного отдела обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приема граждан и времени, удобного Заявителю.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 2.12.7 пункта 2.12 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.12.7. Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 2.12.8 настоящего Административного регламента, места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, в том числе инвалидов, и быть оптимальными для работы муниципальных служащих, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.

2.12.8. На информационных стендах и в информационном терминале размещается следующая обязательная информация:

график работы архивного отдела Управления, Управления;

фамилия, имя, отчество начальника архивного отдела Управления;

фамилия, имя, отчество начальника Управления;

кабинет, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

фамилия, имя, отчество, должность ответственного должностного лица архивного отдела;

номера контактных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты архивного отдела, адрес официального интернет-сайта муниципального образования "Город Ижевск" www.izh.ru;

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации города Ижевска;

фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность Управления по предоставлению муниципальной услуги;

настоящий административный регламент (без приложений);

образцы заявки (заявления), сопроводительного письма и документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги (приложения N 1 - 8);

схема (блок-схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 9).

2.12.9. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в информационном терминале, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр требования к размеру шрифта могут быть снижены.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г.  Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 пункт 2.12 раздела 2 настоящего Регламента дополнен подпунктом 2.12.10

2.12.10. В целях соблюдения прав инвалидов на беспрепятственный доступ к архивным отделам Управления при предоставлении муниципальной услуги Управление обеспечивает инвалидам (включая инвалидов, использующих собак-проводников): сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи в архивных отделах Управления; надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов с учетом ограничений их жизнедеятельности, допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика; допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации; оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальной услуги наравне с другими лицами.

Ответственные должностные лица архивного отдела, работающие с инвалидами, должны быть проинструктированы по вопросам, связанным с обеспечением доступности для инвалидов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 2.13.1 пункта 2.13 раздела 2 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.13.1. Показателями доступности и качества предоставления муниципальной услуги являются:

обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы архивных отделов Управления;

обеспечение информирования Заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги;

своевременность приема Заявителей в архивных отделах Управления;

своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;

своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги;

отсутствие жалоб на качество и своевременность предоставления муниципальной услуги;

-возможность получения муниципальной услуги в МФЦ;

- возможность получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги посредством ЕПГУ и РПГУ)

2.13.2. Показатели для контроля доступности и качества предоставления муниципальной услуги.

Расчет показателей качества доступности и качества предоставления муниципальной услуги

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов о предоставлении муниципальной услуги в общем количестве запросов о предоставлении муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве запросов о предоставлении муниципальной услуги	%	0

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г.  Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 раздел 2 настоящего Регламента дополнен пунктом 2.14

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

2.14.1. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме осуществляется с использованием ЕПГУ и РПГУ.

В случае предоставления муниципальной услуги в электронной форме посредством ЕПГУ и РПГУ (в том числе с использованием инфомата), идентификация и удостоверение прав заявителя на получение муниципальной услуги осуществляется, с использованием единой системы идентификации и аутентификации.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Основания начала административных процедур

Основанием для начала административных действий по предоставлению муниципальной услуги являются заявка (заявление) и (или) сопроводительное письмо, которое оформляется в соответствии с приложениями N 1, 2 настоящего административного регламента.

3.2. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур

3.2.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги и (или) сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента;

- рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, начальником архивного отдела Управления;

- принятие решения об отказе в приеме документов;

- принятие решения о выдаче (отказе в выдаче) методической литературы;

- принятие решения о подготовке и проведении (отказе в подготовке и проведении) семинара, лекции;

- принятие решения о подготовке и проведении (отказе в подготовке и проведении) консультации;

- принятие решения о составлении заключения (отказе в составлении заключения) о качестве представленных документов и их подготовке к рассмотрению на ЭПМК Комитета или ЦЭК Администрации города.

3.2.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 9 к настоящему административному регламенту.

3.3. Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги и (или) сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента

3.3.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в архивный отдел Управления заявки (заявления) с просьбой о проведении консультации, семинара, лекции и выдаче методической литературы или сопроводительного письма о рассмотрении документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

3.3.2. Прием и регистрацию заявки (заявления) или документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, с сопроводительным письмом осуществляет ответственное должностное лицо архивного отдела в день их поступления.

3.3.3. Заявка (заявление) и (или) сопроводительное письмо к документам, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, регистрируется в журнале входящей документации с проставлением регистрационного номера.

По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) и (или) сопроводительного письма на втором экземпляре ответственное должностное лицо архивного отдела проставляет отметку о принятии заявки (заявления), документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

3.3.4. После регистрации заявки (заявления) и (или) сопроводительного письма к документам ответственное должностное лицо архивного отдела не позднее одного рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передает заявку (заявление) и (или) документы, указанные в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, на рассмотрение начальнику архивного отдела Управления.

3.3.5. Результатом данного административного действия является передача зарегистрированной заявки (заявления) и (или) сопроводительного письма к документам на рассмотрение начальнику архивного отдела Управления.

3.4. Описание последовательности действий при рассмотрении заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента, принятие решения начальником архивного отдела Управления

3.4.1. Основанием начала данного административного действия является поступление на рассмотрение начальнику архивного отдела Управления зарегистрированной заявки (заявления) и (или) документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

3.4.2. Начальник архивного отдела Управления в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица архивного отдела и определяет срок предоставления муниципальной услуги (срок рассмотрения заявки (заявления) и (или) сопроводительного письма по 10 минут).

3.4.3. После рассмотрения начальником архивного отдела Управления заявка (заявление) и (или) сопроводительное письмо с резолюцией передаются ответственному должностному лицу архивного отдела на исполнение.

3.4.4. Результатом данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела на исполнение.

3.5. Описание последовательности действий в случае принятия решения ответственным должностным лицом архивного отдела об отказе в приеме документов

3.5.1. Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.

3.5.2. Ответственное должностное лицо архивного отдела обязано провести анализ поступившего запроса на наличие в нем оснований, указанных в п. 2.7 настоящего административного регламента.

3.5.3. В случае выявления в запросе заявителя оснований для отказа в приеме документов (п. 2.7 настоящего административного регламента) ответственное должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и подготовить проект письма Заявителю об отказе в приеме документов.

3.5.4. Подписанное начальником архивного отдела письмо отправляется по назначению.

3.5.5. В зависимости от способа, выбранного Заявителем, письмо может быть получено им лично (или уполномоченным Заявителем лицом) по месту обращения либо направлено ему посредством почтовой или электронной связи, обеспечивающим при необходимости конфиденциальность. Письмо, подписанное электронной цифровой подписью или ее аналогом, может быть направлено Заявителю посредством электронных каналов связи, при условии, что запрос поступил по электронным каналам связи и заверен электронной цифровой подписью, позволяющей идентифицировать личность Заявителя.

3.5.6. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 рабочих дней.

3.5.7. Результатом административного действия является направление письма Заявителю об отказе в приеме документов.

3.6. Описание последовательности действий при выдаче (отказе в выдаче) методической литературы

3.6.1. Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела на исполнение.

3.6.2. Ответственное должностное лицо архивного отдела рассматривает запрос заявителя на соответствие его пунктам 2.6 и 2.8 настоящего административного регламента и принимает решение о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.6.3. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела готовит проект письма с отказом о предоставлении муниципальной услуги с обоснованием причин отказа в соответствии с пунктом 2.8 настоящего административного регламента, передает его на подпись начальнику архивного отдела Управления, направляет его Заявителю почтовым отправлением или по каналам электронной связи в зависимости от способа, выбранного Заявителем.

3.6.4. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела регистрирует запрашиваемую Заявителем методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование на срок 10 дней (далее - журнал регистрации) в течение 30 минут.

3.6.5. Заявитель расписывается в журнале регистрации о получении методической литературы и об ознакомлении его, о сроках возврата полученной методической литературы.

3.6.6. Ответственное должностное лицо архивного отдела выдает методическую литературу Заявителю.

3.6.7. Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня с момента передачи запроса заявителя ответственному должностному лицу архивного отдела на исполнение.

3.6.8. Результатом данного административного действия является выдача запрашиваемой заявителем методической литературы или направление письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.7. Описание последовательности действий при подготовке и проведении (отказе в подготовке и проведении) семинара, лекции

3.7.1. Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.

3.7.2. Ответственное должностное лицо архивного отдела рассматривает запрос заявителя на соответствие его пунктам 2.6 и 2.8 настоящего административного регламента и принимает решение о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.7.3. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела готовит проект письма с отказом о предоставлении муниципальной услуги с обоснованием причин отказа в соответствии с пунктом 2.8 настоящего административного регламента, передает его на подпись начальнику архивного отдела Управления, направляет его Заявителю почтовым отправлением или по каналам электронной связи в зависимости от способа, выбранного Заявителем.

3.7.4. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением).

3.7.5. Ответственное должностное лицо архивного отдела составляет и согласовывает с начальником архивного отдела Управления в течение 5 рабочих дней программу проведения семинара, лекции.

3.7.6. Ответственное должностное лицо архивного отдела согласовывает с Заявителем сроки и место проведения семинара, лекции за 7 дней до начала семинара, лекции.

3.7.7. Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом архивного отдела в Журнале регистрации семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 12 декабря 2013 г. N 1526/3 в подпункт 3.7.8 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.7.8. Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 календарных дней с момента регистрации заявки (заявления).

3.7.9. Результатом данного административного действия является проведение семинара, лекции или направление письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.8. Описание последовательности действий при подготовке и проведении (отказе в подготовке и проведении) консультации

3.8.1. Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела.

3.8.2. Ответственное должностное лицо архивного отдела рассматривает запрос заявителя на соответствие его пунктам 2.6 и 2.8 настоящего административного регламента и принимает решение о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.8.3. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела готовит проект письма с отказом в предоставлении муниципальной услуги с обоснованием причин отказа в соответствии с пунктом 2.8 настоящего административного регламента, передает его на подпись начальнику архивного отдела Управления, направляет его Заявителю почтовым отправлением или по каналам электронной связи в зависимости от способа, выбранного Заявителем.

3.8.4. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением).

3.8.5. Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.

3.8.6. Заявителю лично или посредством телефонной связи консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме. На заявку (заявление), поступившую почтовым отправлением или по средствам электронной почты, консультация предоставляется в течение 5 рабочих дней.

3.8.7. Ответственное должностное лицо архивного отдела в течение 20 минут регистрирует оказание консультации в Журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации.

3.8.8. Результатом данного административного действия является проведение консультации или направление письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.9. Описание последовательности действий при составлении заключения о качестве документов и представление их на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЦЭК Администрации города

3.9.1. Основанием начала данного административного действия является передача запроса начальником архивного отдела ответственному должностному лицу архивного отдела на исполнение.

3.9.2. Ответственное должностное лицо архивного отдела рассматривает запрос Заявителя на соответствие его пунктам 2.6 и 2.8 настоящего административного регламента и принимает решение о предоставлении или об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

3.9.3. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела готовит проект письма с отказом в предоставлении муниципальной услуги с обоснованием причин отказа в соответствии с пунктом 2.8 настоящего административного регламента, передает его на подпись начальнику архивного отдела Управления, направляет Заявителю почтовым отправлением или по каналам электронной связи в зависимости от способа, выбранного Заявителем.

3.9.4. В случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги ответственное должностное лицо архивного отдела в течение 3 рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 2.6.1 настоящего административного регламента.

3.9.5. Если поступившие документы оформлены и представлены в соответствие с требованиями настоящего административного регламента, ответственное должностное лицо архивного отдела готовит заключение на представленные документы и направляет их на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЦЭК Администрации города.

3.9.6. Результатом данного административного действия является составление заключения о качестве документов и представление документов на рассмотрение ЭПМК Комитета, ЦЭК Администрации города или направление письма об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1.1. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.

4.1.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

4.1.3. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:

- текущий контроль;

- внутриведомственный контроль;

- контроль со стороны заявителей.

4.1.4. Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:

- организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим административным регламентом;

- проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;

- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины муниципальных служащих Управления.

4.2. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами Управления положений административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги

4.2.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет ответственное должностное лицо архивного отдела Управления.

4.2.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения ответственным должностным лицом архивного отдела и начальником архивного отдела Управления проверок соблюдения и исполнения ответственным должностным лицам архивного отдела положений настоящего административного регламента - постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.

4.2.3. Внутриведомственный контроль осуществляется путем организации должностным лицом Администрации города соответствующих проверок.

4.2.4. Контроль со стороны Заявителей может производиться путем получения информации о ходе подготовки к предоставлению услуги по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений.

4.3. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

4.3.1. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы Управления.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 в подпункт 4.3.2 пункта 4.3 раздела 4 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

4.3.2. Внеплановые проверки проводятся по решению начальника Управления или по решению Главы муниципального образования "Город Ижевск" на основании конкретного обращения Заявителя.

4.3.3. Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником Управления может быть поручено начальнику архивного отдела Управления.

4.3.4. При проведении проверки осуществляется контроль за:

- обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;

- исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего административного регламента;

- своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.

4.3.5. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки ответственного должностного лица архивного отдела Управления.

4.3.6. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.

4.3.7. Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путем письменных обращений.

4.3.8. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины ответственного должностного лица архивного отдела Управления, участвующего в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об Управлении.

4.4. Ответственность муниципальных служащих архивных отделов Управления за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

4.4.1. В случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным муниципальным служащим осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Персональная ответственность муниципальных служащих закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.

4.4.2. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение установленных сроков ее осуществления несет начальник архивного отдела Управления.

Ответственное должностное лицо архивного отдела несет дисциплинарную ответственность за:

- исполнение нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.5 настоящего административного регламента;

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего

5.1. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих определяется Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" и принимаемыми в соответствии с ним муниципальными правовыми актами.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

5.2.1. Нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

5.2.2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги.

5.2.3. Требование у Заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

5.2.4. Отказ в приеме у Заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

5.2.5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

5.2.6. Затребование с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

5.2.7. Отказ Управления по делам архивов, должностного лица Управления по делам архивов в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.3.1. Заявители могут обратиться с жалобой лично или направить письменную жалобу по почте, через официальный сайт органа, предоставляющего муниципальную услугу, единый портал государственных и муниципальных услуг.

5.3.2. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются постановлением Администрации города Ижевска.

Заявитель направляет жалобу в Управление по делам архивов, начальнику Управления по делам архивов на решения, действия (бездействие) муниципального служащего Управления по делам архивов в случаях, предусмотренных в п. 5.2 настоящего регламента.

Заявитель направляет жалобу в Администрацию города Ижевска (вышестоящему должностному лицу, уполномоченному на рассмотрение жалобы) на решения, действия (бездействие) Управления по делам архивов, на начальника Управления по делам архивов.

Жалоба подлежит рассмотрению и по ней принимается решение указанными выше лицами, наделенными полномочиями по рассмотрению жалобы.

5.4. Поступившая от Заявителя жалоба подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления по делам архивов, начальника Управления по делам архивов в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Жалоба должна содержать:

5.5.1. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего органа, предоставляющего муниципальную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются.

5.5.2. Фамилию, имя, отчество, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю.

5.5.3. Сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

5.5.4. Доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы принимает одно из следующих решений:

5.6.1. Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата Заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

5.6.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.6 раздела 5, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

Приложение N 1
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма заявки (заявления)

Бланк письма организации
		Начальнику архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска
Об оказании методической и практической помощи

(Полное название Заявителя) просит Вас оказать методическую и практическую помощь по

____________________________________________________________________ __________________

                                                         (название темы, вопроса)

Руководитель (сокращенное название организации, учреждения, предприятия)		подпись		расшифровка подписи
ФИО исполнителя телефон

Приложение N 2
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма сопроводительного письма

Бланк письма организации
		Начальнику архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска

Направляем на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации города) документы (указать виды документов). Просим согласовать (утвердить).

Приложение на ___________________________ л. в ____________________________ экз.

                                      (кол-во листов)                              (кол-во экземпляров)

Руководитель (сокращенное название организации, учреждения, предприятия)		подпись		расшифровка подписи
ФИО исполнителя телефон

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 3
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

(С изменениями от 9 июня 2016 г.)

Форма номенклатуры дел

Наименование организации
		УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		Наименование должности руководителя организации
На ____________год
		Подпись	Расшифровка подписи
		Дата _______________________

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности
руководителя службы ДОУ	Подпись	Расшифровка подписи
организации
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от _________________N_____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от __________________________N_____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210х297 мм)

Приложение N 4
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи дел постоянного хранения организации

___________________		УТВЕРЖДАЮ
(наименование      организации)		Наименование должности руководителя организации
		Подпись	Расшифровка подписи
Фонд N _________________ ОПИСЬ N _______________ дел постоянного хранения за ________________________ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________________________ дел

                                                                                (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N _____________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Заведующий архивом организации		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (210 x 297)

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 5
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

(С изменениями от 9 июня 2016 г.)

Форма описи дел по личному составу

(наименование организации)

Фонд N _______________ ОПИСЬ N _____________ дел по личному составу за _______________________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации _____________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата________________

Название раздела

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с N _____________ по N ______________ , в том числе:

литерные номера:_______________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                            Подпись                 Расшифровка подписи

Наименование должности руководителя

архива (лица, ответственного за архив)             Подпись                 Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) __________________ (организации) ____________________________________ от ______________ N ______________	СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от ______________ N ______________
	Формат А4 (210 297)

Приложение N 6
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи научно-технических документов

(наименование организации)
Фонд N _________ Опись N __________		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации
дел постоянного хранения за ________________ годы		Подпись Дата		Расшифровка подписи

N п/п	Учетный номер ед. хр. в организации	Производственный индекс (шифр) разработки	Заголовок ед. хр.	Стадия (этап) разработки	Автор, руководитель, ответственный исполнитель	Организация- разработчик, соисполнители	Годы разработки	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

В опись включено ______________________________________ единиц хранения с N ____________ по N ______________________

                                          (прописью, цифрами)

Литерные номера _________________________, пропущенные номера _________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Зав. техническим архивом Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.1
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи видеодокументов

_______________________________
(наименование организации)
		УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _________________		Наименование должности руководителя организации
________________________________________		Подпись	Расшифровка подписи
(название описи)		Дата
___________________________________ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видео записи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
										Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено ____________________________ ед. уч. _________________________ ед. хр.

                                                             (цифрам и и прописью)                     (цифрами и прописью)

с N _________ по N __________, в том числе: литерные номера __________________ , пропущенные номера: __________________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.2
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

_______________________________
(наименование организации)
		УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _________________		Наименование должности руководителя организации
________________________________________		Подпись	Расшифровка подписи
(название описи)		Дата
___________________________________ год (ы)

Номер единицы учета пп	Номер стороны (единицы хранения)	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата изготовления	Место изготовления	Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала	Время звучания	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
											Граморигинал	Грампластинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено ________________________ ед. уч. _______________________ ед. хр.

                                                       (цифрами и прописью)                            (цифрами и прописью)

с N ___________ по N ______________, в том числе: литерные номера: ______________________, пропущенные номера: ________________________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ___________________		Протокол ЭПМК
(наименование организации)		Комитета по делам архивов
____________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.3
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи фонодокументов магнитной записи

_______________________________
(наименование организации)
		УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _________________		Наименование должности руководителя организации
________________________________________		Подпись	Расшифровка подписи
(название описи)		Дата
___________________________________ год (ы)

Номер единицы учета пп	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Место записи, перезаписи	Скорость звучания	Время звучания	Тип и формат магнитной ленты	Количество единиц хранения/метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
												Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. уч. ______________________ ед. хр.

                                                                 (ци фрами и прописью)                     (цифрами и прописью)

с N ___________________ по N _______________, в том числе: литерные номера: _________________________, пропущенные номера: ____________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве УР
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.4
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи фотоальбомов

_______________________________
(наименование организации)
		УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _________________		Наименование должности руководителя организации
________________________________________		Подпись	Расшифровка подписи
(название описи)		Дата
___________________________________ год (ы)

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено __________________________ ед. уч _______________________ ед. хр.

                                                             (цифрам и и прописью)                    (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N __________________. в том числе:

литерные номера: _____________________________, пропущенные номера: _______________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

_______________________________ фотоотпечатков.

           (цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Зав. архивом организации Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.5
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи фотодокументов

_______________________________
(наименование организации)
		УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N _________________		Наименование должности руководителя организации
________________________________________		Подпись	Расшифровка подписи
(название описи)		Дата
___________________________________ год (ы)

Номер ед. хр.	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено _____________________________ ед. хр.

                                                          (цифрами и прописью)

с N ________________ по N _________________, в том числе: литерные номера: ______________________, пропущенные номера: ______________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом организации Дата		Подпись		Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (297 x 210)

Приложение N 7.6
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Форма описи электронных документов постоянного хранения организации

__________________________________________________________

                        (наименование организации)

		УТВЕРЖДАЮ
		Наименование должности руководителя организации
		Подпись	Расшифровка подписи
Фонд N _________________ ОПИСЬ N _______________ дел постоянного хранения за ________________________ год		Дата

____________________________________________________________________ __________________

                                                    (наименование организации)

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Крайние даты ед. учета	Формат электронных документов	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _____________________________________________ ед. учета

                                                                           (цифрами и прописью)

______________________________ ед. хр. с N по N

           (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ______________________________________________________________

пропущенные номера: __________________________________________________________

Наименование должности составителя описи		Подпись		Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивохранилищем		Подпись		Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДАЮ
Протокол ПЭК (ЭК) ______________________		Протокол ЭПМК
(наименование		Комитета по делам архивов
_______________________________________		при Правительстве Удмуртской Республики
организации)
от  _____________________  N _____		от  _____________________  N _____

Формат A4 (210 x 297)

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Ижевска Удмуртской Республики от 9 июня 2016 г. N 201/5 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 8
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

(С изменениями от 9 июня 2016 г.)

Форма
акта об утрате документов

_________________________

(наименование организации)

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
	N			Руководитель организации
об утрате документов
				(подпись)			(расшифровка подписи)
				Дата

Фонд N
(название фонда)

В результате ____________________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

Итого		ед. хр.
	(цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО*		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения		Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от		N			от		N
Изменения в учетные документы архива внесены.

(наименование должности работника архива)		(подпись)		(расшифровка подписи)
Формат А4 (210x297 мм

------------------------------------

* Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 9
к Административному регламенту муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов
в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики
архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных
и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела"

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги

Блок-схема
общей структуры последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги