Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Учет и хранение архивных документов и архивных фондов"

Приложение

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Учет и хранение архивных документов и архивных фондов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Учет и хранение архивных документов и архивных фондов" (далее - Административный регламент") определяет порядок, сроки и последовательность действий при исполнении муниципальной функции "Учет и хранение архивных документов и архивных фондов" (далее - Муниципальная функция).

1.2. Исполнение Муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области";

- Уставом муниципального образования город Мурманск;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России (далее - Росархив) от 11.03.1997 N 11;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

1.3. Исполнение Муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации города Мурманска (далее - Отдел).

2. Административные процедуры

2.1. Юридическим фактом для начала исполнения Муниципальной функции является утверждение акта приема-передачи документов постоянного и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения на архивное хранение в Отдел.

Конечным результатом исполнения Муниципальной функции является постановка на учет поступивших документов и обеспечение их сохранности.

2.2. Исполнение Муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:

2.2.1 Сотрудник Отдела, ответственный за учет документов, на основании акта приема-передачи документов на архивное хранение, вносит сведения о принятых документах в учетные документы и базы данных Отдела:

- в книгу учета поступления и выбытия документов;

- в список фондов;

- в лист фонда;

- в дело фонда;

- в карточку фонда;

- в реестр описей дел;

- в отраслевую базу данных "Архивный фонд";

- в путеводитель по фондам Отдела.

Максимальный срок выполнения действия - 3 дня.

2.2.2. Сотрудник Отдела, ответственный за учет документов, ежеквартально обновляет информацию, внесенную в путеводитель по фондам Отдела, размещенный на официальном сайте администрации города Мурманска в сети Интернет.

2.2.3. Сотрудник Отдела, ответственный за учет документов, ежеквартально передает информацию, внесенную в отраслевую базу данных "Архивный фонд", в отдел архивов Аппарата Правительства Мурманской области.

2.2.4. Сотрудник Отдела, ответственный за обеспечение сохранности документов, в срок не позднее трех дней после приема документов размещает принятые документы в архивохранилищах Отдела и обеспечивает их физико-химическую сохранность путем применения первичных средств защиты и проведения санитарно-гигиенических мероприятий.

2.2.5. Сотрудник Отдела, ответственный за обеспечение сохранности документов, периодически (не реже одного раза в пять лет для документов постоянного хранения и одного раза в десять лет для документов длительного (свыше 10 лет) хранения) проводит проверки наличия и состояния документов. По результатам проверки составляется акт, который подписывается исполнителем и утверждается начальником Отдела.

2.3. Контроль за соблюдением последовательности действий по исполнению Муниципальной функции, за полнотой и качеством исполнения Муниципальной функции осуществляет начальник Отдела (в его отсутствие - лицо, его заменяющее).

2.4. Персональную ответственность специалистов Отдела, ответственных за исполнение Муниципальной функции, определяют должностные инструкции в соответствии с требованиями действующего законодательства.

3. Порядок обжалования действия (бездействия), решений при исполнении Муниципальной функции

3.1. Начальник и специалисты Отдела за свои действия (бездействие), а также за принятые решения при исполнении Муниципальной функции несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Решения, принятые в ходе исполнения Муниципальной функции, а также действия (бездействие) должностных лиц могут быть обжалованы в досудебном и судебном порядке.

3.3. О противоправных решениях, действиях (бездействии) начальника и специалистов Отдела, нарушении положений настоящего Административного регламента заинтересованные лица могут сообщить путем письменного обращения в администрацию города Мурманска по адресу: 183006, г. Мурманск, пр. Ленина, 75, e-mail: citymurmansk@citymurmansk.ru