Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов"

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов" (далее - Административный регламент) устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги "Прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов" (далее - Муниципальная услуга).

1.2. Получателями Муниципальной услуги являются ликвидированные муниципальные предприятия и учреждения, а также иные организации, зарегистрированные на территории муниципального образования город Мурманск и не имеющие правопреемника, за исключением организаций, находящихся в федеральной собственности и собственности Мурманской области (далее - Заявители), обратившиеся в архивный отдел администрации города Мурманска (далее - Отдел) с запросом о приеме на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов.

1.3. Информирование и консультирование о порядке предоставления Муниципальной услуги осуществляется муниципальными служащими Отдела.

1.3.1. Информация о предоставляемой Отделом Муниципальной услуге предоставляется с использованием средств телефонной связи, электронной почты, посредством ее размещения на официальном сайте администрации города Мурманска в сети Интернет (http://www.citymurmansk.ru).

Также информацию о предоставляемой Отделом Муниципальной услуге можно получить на Интернет-портале государственных и муниципальных услуг Мурманской области (http://51.gosuslugi.ru/pgu/) и Интернет-портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации (http://www.gosuslugi.ru/ru/)

1.3.2. Сведения о месте нахождения и графике работы Отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте администрации города Мурманска (http://www.citymurmansk.ru).

Место нахождения Отдела г. Мурманск, 183025.

и почтовый адрес: ул. Профессора Сомова, д. 9,

Телефоны для справок: (8-8152) 42-14-66, 42-6348.

Адрес электронной почты: archive@citymurmansk.ru.

График работы Отдела:

- понедельник-четверг 9.00 -17.30;

- пятница 9.00-16.00;

- перерыв 13.00 -14.00;

- суббота - воскресенье выходные дни.

1.3.3. Информация предоставляется по следующим вопросам:

- порядок приема документов на архивное хранение;

- сроки приема документов на архивное хранение;

- иная информация, имеющая непосредственное отношение к предоставлению Муниципальной услуги.

1.3.4. При ответах на телефонные звонки муниципальные служащие Отдела подробно, со ссылкой на соответствующие нормативно-правовые акты, информируют Заявителей по вопросам предоставления Муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчестве и должности муниципального служащего, принявшего телефонный звонок. Продолжительность телефонного информирования не должно превышать десяти минут.

При невозможности муниципального служащего, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован другому муниципальному служащему Отдела.

1.3.5. По письменному обращению Заявителя информация о предоставлении Муниципальной услуги излагается в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества и номера телефона исполнителя и направляется простым почтовым отправлением в адрес Заявителя в срок до семи дней со дня регистрации обращения.

При информировании по обращению, направленному по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя в срок, не превышающий трех дней со дня регистрации обращения.

2. Стандарт предоставления Муниципальной услуги

2.1. Наименование Муниципальной услуг

Муниципальная услуга - прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего Муниципальную услугу

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации города Мурманска.

2.3. Результат предоставления Муниципальной услуги

Конечным результатом предоставления Муниципальной услуги является прием на постоянное хранение документов Архивного фонда и других архивных документов, о чем Заявителю выдается акт приема-передачи документов на хранение, оформленный по форме, указанной в приложении N 6 к настоящему Административному регламенту.

2.4. Срок предоставления Муниципальной услуги

Срок предоставления Муниципальной услуги не должен превышать 30 дней после получения от Заявителя документов, указанных в пункте 2.6. настоящего Административного регламента.

2.5. Правовые основания для предоставления Муниципальной услуги

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"1;

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"2;

- Закон Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области"3;

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"4;

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"5;

- основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги

Для предоставления Муниципальной услуги Заявитель самостоятельно представляет в Отдел письменный запрос. К запросу прилагаются следующие документы:

- описи по форме приложений N 1-2 к настоящему Административному регламенту в соответствии с видовым характером документов. Описи должны иметь научно-справочный аппарат согласно пунктам 5.4, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и пункту 3.7 Основных правил работы архивов организаций (титульный лист, историческая справка или предисловие, при необходимости - оглавление, список сокращенных слов, указатели). Документы, внесенные в описи, должны быть оформлены в соответствии с требованиями пункта 3.6 Основных правил работы архивов организаций;

- документ, подтверждающий факт ликвидации организации без правопреемника (решение о ликвидации организации, приказ о создании ликвидационной комиссии, и пр.).

Письменный запрос и документы к нему Заявитель может направить в Отдел по почте или принести лично. Образец запроса указан в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.

Межведомственное информационное взаимодействие предоставления государственных и муниципальных услуг не распространяется на документы, необходимые для предоставления данной Муниципальной услуги.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги является:

- непредставление в полном объеме документов, перечисленных в пункте 2.6 настоящего Административного регламента;

- несоответствие оформления передаваемых документов требованиям, изложенным в пункте 3.6. "Требования к оформлению дел, принимаемых в архив" Основных правил работы архивов организаций.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении Муниципальной услуги

Несоответствие представленных Заявителем документов требованиям, изложенным в пункте 2.6. настоящего Административного регламента.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении Муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами

Предоставление Муниципальной услуги осуществляется Отделом бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении Муниципальной услуги и при получении результата предоставления Муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении Муниципальной услуги и при получении результата предоставления Муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса Заявителя о предоставлении Муниципальной услуги

Запрос Заявителя подлежит регистрации в течение одного дня с момента поступления в Отдел.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется Муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении Муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги

Вход в здание должен быть оборудован вывеской, содержащей информацию о наименовании Отдела, режиме его работы.

Кабинеты приема Заявителей должны быть снабжены информационными табличками с указанием должностей муниципальных служащих Отдела, предоставляющих Муниципальную услугу.

Для ожидания приема Заявителям должны быть отведены места, оборудованные стульями и столами для возможности работы с документами.

2.13. Показатели доступности и качества Муниципальной услуги

2.13.1 Показателями доступности предоставления Муниципальной услуги являются:

- достоверность информации о предоставляемой Муниципальной услуге;

- простота и ясность изложения нормативных и информационных документов.

2.13.2. Показателями качества предоставления Муниципальной услуги являются:

- соблюдение сроков предоставления Муниципальной услуги;

- количество обоснованных жалоб;

- культура обслуживания (вежливость, эстетичность);

- эффективность результатов труда муниципальных служащих (профессиональное мастерство);

- качество результатов труда муниципальных служащих (профессиональное мастерство).

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления Муниципальной услуги в многофункциональных центрах и особенности предоставления Муниципальной услуги в электронной форме

Запросы от Заявителей принимаются в письменном виде по адресу: ул. Профессора Сомова, д. 9, г. Мурманск, 183025.

Ссылки на Интернет-порталы размещены в сети Интернет на официальном сайте администрации города Мурманска (www.citymurmansk.ru) в разделе "Муниципальные услуги", на Интернет-портале государственных и муниципальных услуг (http://gosuslugi.ru), на Интернет-портале "Государственные услуги Мурманской области" (http://51.gosuslugi.ru), на официальном сайте администрации города Мурманска в сети Интернет (www.citymurmansk.ru).

Многофункциональными центрами названная Муниципальная услуга не предоставляется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Общие положения

3.1.1. Предоставление Муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием запросов и их регистрация;

- рассмотрение запросов начальником Отдела, установление отсутствия оснований для отказа в предоставлении Муниципальной услуги;

- предоставление Муниципальной услуги либо информирование Заявителей об отказе в предоставлении Муниципальной услуги.

3.1.2. Последовательность действий по предоставлению Муниципальной услуги отражена в блок-схеме (приложение N 7 к настоящему Административному регламенту).

3.2. Прием запросов и их регистрация

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Отдел запроса, указанного в пункте 2.6. настоящего Административного регламента.

3.2.2. Муниципальный служащий Отдела, ответственный за делопроизводство, принимает запросы и проверяет полноту и комплектность поступивших документов в день получения запросов.

3.2.3. Запросы, поступившие в полном комплекте, муниципальный служащий Отдела, ответственный за делопроизводство, регистрирует в день поступления в журнале регистрации поступающих документов.

3.2.4. Запросы, поступившие не в полном комплекте, возвращаются Заявителям с информационным письмом об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги (приложение N 8 к настоящему Административному регламенту), в тот же день.

3.3. Рассмотрение запросов начальником Отдела, установление отсутствия оснований для отказа в предоставлении Муниципальной услуги

3.3.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление начальнику Отдела зарегистрированного запроса для рассмотрения.

3.3.2. Начальник Отдела рассматривает запрос в течение двух рабочих дней со дня его регистрации. Результаты рассмотрения начальник Отдела излагает в резолюции. Резолюция проставляется на запросе и содержит:

- решение о предоставлении Муниципальной услуги или решение об отказе в предоставлении Муниципальной услуги (указание о составлении информационного письма о причинах отказа в предоставлении Муниципальной услуги);

- фамилию исполнителя;

- срок исполнения;

- подпись;

- дату.

3.3.3. Муниципальный служащий Отдела, ответственный за делопроизводство, получив запрос с резолюцией начальника Отдела, заносит резолюцию в журнал регистрации поступающих документов в день возвращения запроса от начальника Отдела.

3.3.4. Муниципальный служащий Отдела, ответственный за делопроизводство, передает муниципальному служащему, ответственному за предоставление Муниципальной услуги, запрос под расписку в журнале регистрации поступающих документов в день возвращения запроса от начальника Отдела.

3.4. Предоставление Муниципальной услуги либо информирование Заявителей об отказе в предоставлении Муниципальной услуги

3.4.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление муниципальному служащему, ответственному за предоставление Муниципальной услуги, от муниципального служащего Отдела, ответственного за делопроизводство, зарегистрированного запроса для исполнения.

Муниципальный служащий, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, проводит работу по исполнению запроса:

3.4.1.1. В случае принятия решения об отказе в предоставлении Муниципальной услуги, в день получения запроса готовит информационное письмо о причинах отказа. Форма информационного письма об отказе в предоставлении Муниципальной услуги указана в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

3.4.1.2. В случае принятия решения о предоставлении Муниципальной услуги, назначает дату приема документов, о чем информирует Заявителя по телефону, по почте или по электронной почте в день получения запроса муниципальным служащим, ответственным за предоставление Муниципальной услуги. Форма информационного письма о дате начала предоставления Муниципальной услуги указана в приложении N 5 к настоящему Административному регламенту.

3.4.2. Муниципальный служащий, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, просматривает документы, представленные Заявителем, проверяя правильность оформления документов.

Максимальный срок выполнения действия по приему 150 дел с выборочной проверкой количества листов в делах или 35 особо ценных дел с полистной проверкой документов в делах составляет один день.

3.4.2.1. В случае выявления в представленных документах несоответствия требованиям, изложенным в пункте 2.6. настоящего Административного регламента, муниципальный служащий, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, готовит проект информационного письма об отказе в предоставлении Муниципальной услуги по причине несоответствия оформления документов установленным требованиям. Форма информационного письма указана в приложении N 9 к настоящему Административному регламенту. Максимальный срок выполнения действия - три часа.

3.4.2.2. Начальник Отдела в день получения проекта информационного письма об отказе в предоставлении Муниципальной услуги по причине несоответствия оформления документов установленным требованиям подписывает его и передает муниципальному служащему, ответственному за делопроизводство для отправки Заявителю.

3.4.2.3. В случае отсутствия нарушений в оформлении документов муниципальный служащий, ответственный за предоставление Муниципальной услуги, оформляет акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Максимальный срок выполнения действия - три часа с момента завершения приема-передачи документов на хранение.

3.4.2.4. Начальник Отдела в день получения акта приема-передачи документов на хранение утверждает его и передает муниципальному служащему, ответственному за делопроизводство для отправки Заявителю.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Контроль за исполнением настоящего Административного регламента, за соблюдением административных процедур по предоставлению Муниципальной услуги осуществляет начальник Отдела (в его отсутствие - лицо, его замещающее).

4.2. Персональная ответственность муниципальных служащих Отдела, ответственных за предоставление Муниципальной услуги, определяется должностными инструкциями в соответствии с требованиями действующего законодательства.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право на обжалование решений и действий (бездействия) муниципальных служащих Отдела, участвующих в предоставлении Муниципальной услуги, или обжалование решений, принятых в ходе предоставления Муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Предметом досудебного обжалования являются:

- действия (бездействие) должностных лиц;

- решения, принимаемые в рамках предоставления Муниципальной услуги.

5.3. В части досудебного обжалования Заявители могут обратиться с жалобой лично (устно) или направить ее письменно в Отдел по адресу: ул. Профессора Сомова, д. 9, г. Мурманск, 183025 или в администрацию города Мурманска по адресу: пр. Ленина, д. 75, г. Мурманск, 183006, e-mail: citymurmansk@citymurmansk.ru

5.4. Начальник Отдела (в его отсутствие - лицо, его замещающее) проводит личный прием Заявителей с жалобами в помещении Отдела по адресу: ул. Профессора Сомова, д. 9, г. Мурманск, ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9.00 до 16.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу с согласия Заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов в течение 30 дней со дня ее регистрации.

В случае, если в жалобе содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Отдела, Заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема Заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.5. Обращение, поступившее в администрацию города Мурманска в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в общем порядке. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.6. Перечень оснований для отказа в рассмотрении обращения (жалобы) Заявителя:

- если в обращении не указаны фамилия Заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение (жалобу) не дается;

- если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, вправе оставить его без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить Заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается Заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в обращении содержится вопрос, на который Заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется Заявитель, направивший обращение.

5.7. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является получение обращения Заявителя лично или письменно.

5.8. Обращение (жалоба) Заявителя должно быть рассмотрено администрацией города Мурманска и решение принято в срок, не превышающий 30 дней со дня его поступления.

5.9. Обращение (жалоба) считается рассмотренным, если в установленный срок дан письменный ответ Заявителю по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

5.10. Ответ на обращение, поступившее в администрацию города Мурманска в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.11. Если заинтересованные лица не удовлетворены решением, принятым в ходе рассмотрения обращения, то решения, принятые в рамках предоставления Муниципальной услуги, могут быть обжалованы в судебном порядке.

5.12. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения обращений, направляемых в суды, определяется законодательством Российской Федерации.

5.13. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации действия (бездействие) должностных лиц, а также решения, принятые в ходе предоставления Муниципальной услуги, могут быть оспорены в трехмесячный срок, исчисляемый со дня, когда лицу стало известно о таком решении, действии (бездействии).

5.14. Если Заявитель полагает, что нарушены его законные права и интересы в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности, он вправе обратиться в арбитражный суд. В случае, если Заявитель полагает, что нарушены его права и свободы, он вправе обратиться в суд общей юрисдикции.

1 "Российская газета" от 30.07.2010 N 168

2 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169

3 "Мурманский вестник" от 28.02.2006 N 34

4 Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, от 14.05.2007 N 20

5 Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, от 05.11.2007 N 45