Приложение N 5. Административный регламент архивного отдела Администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение N 5

к решению Совета городского округа

город Стерлитамак Республики Башкортостан

от 26 июня 2012 г. N 3-8/6з

Административный регламент
архивного отдела Администрации городского округа город Стерлитамак
Республики Башкортостан по предоставлению муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность административных процедур (действий) при оказании муниципальной услуги.

Муниципальная услуга оказывается на территории городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

1.2. Заявителями муниципальной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица и физические лица.

1.3. Орган, предоставляющий муниципальную услугу - архивный отдел администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее - Отдел):

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

Местонахождение Отдела:

453130, г. Стерлитамак, ул. Гоголя, 124-а.

график работы:

- с понедельника по пятницу с 8-30 ч. до 17-30 ч.,

приемные дни: вторник, четверг с 9-00 ч. до 17-00 ч.,

выдача готовых документов: вторник, четверг с 14-00 ч. до 17-00 ч.

перерыв с 13-00 ч. до 14-00 ч.,

б) справочные телефоны Отдела:

- (3473) 26-03-14, 26-54-41; факс: 26-54-41.

в) официальный сайт администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан: www.sterlitamakadm.ru; e-mail: adm59@presidentrb.ru.

Адрес электронной почты отдела: arhivotdelstr@yandex.ru.

1.4. Порядок получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги.

1.4.1. Информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, о местах нахождения и графиках работы государственных и муниципальных органов и организаций, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги входит в обязанность специалиста Отдела.

Информирование осуществляется:

- при личном обращении заявителя;

- при письменном обращении заявителя;

- с использованием средств телефонной связи, посредством электронной почты;

- на официальном интернет-сайте администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан;

- на информационных стендах.

Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота и оперативность информирования о процедуре.

1.4.2. Виды информирования заявителей:

- публичное информирование;

- индивидуальное информирование.

1.4.3. Индивидуальное информирование проводится в форме устного информирования (лично или по телефону) и письменного информирования (по почте или по электронной почте). Индивидуальное информирование заявителя при личной подаче запроса (обращения) и документов для предоставления муниципальной услуги в Отделе включает информацию о сроках и порядке рассмотрения запроса и документов, а также о порядке получения конечного результата муниципальной услуги.

С момента предоставления запроса и иных документов для предоставления муниципальной услуги заявитель имеет право в часы приема или консультаций обратиться за получением информации об этапе рассмотрения запроса и иных документов.

Индивидуальное письменное информирование при обращении заявителей в Отдел осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением либо электронной почтой в зависимости от способа обращения заявителя за информацией.

1.4.4. Публичное информирование проводится путем размещения информации на официальном сайте администрации, на информационных стендах, путем привлечения средств массовой информации. При предоставлении услуги в читальном зале Отдела работники Отдела и заявители руководствуются Правилами работы пользователей в читальном зале архивного отдела администрации городского округа город Стерлитамак РБ (приложение N 2 к настоящему Регламенту).

1.5. При наличии технической, технологической, организационной возможности муниципальная услуга оказывается в электронной форме.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, - архивный отдел администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

1) согласование инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах, экспертных комиссиях (ЭК) организаций - источников комплектования Отдела;

2) решение об отказе в согласовании (возвращение на доработку) документов (инструкций по делопроизводству, индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах, экспертных комиссиях (ЭК);

3) рассмотрение и подготовка заключений на описи дел всех видов и подготовка описей дел на рассмотрение уполномоченных экспертно-проверочных комиссий;

4) оказание методической и практической помощи организациям - источникам комплектования, муниципальным учреждениям, ликвидированным организациям:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору и описанию документов в состав Архивного фонда РБ и подготовке их к передаче на постоянное хранение в Отдел;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда РБ, находящихся на временном хранении;

- по подготовке локальных нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования Отдела;

- отражение результатов действий по оказанию муниципальной услуги в квартальных, годовых отчетах Отдела;

- определение состава архивных документов, выделенных к уничтожению и не подлежащих хранению;

- прием-передача архивных документов в архивы.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги при обращении заявителя с надлежаще оформленным заявлением и прилагаемыми к нему документами составляет не более 30 календарных дней со дня поступления обращения в Отдел, не считая времени ожидания документов от организаций при дополнительном запросе.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Законом Республики Башкортостан от 03.02.2006 N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан";

- Законом Республики Башкортостан от 12.12.2006 N 391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

- Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 26.12.2011 г. N 504 "О разработке и утверждении республиканскими органами исполнительной власти административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

- Постановлением Правительства Республики Башкортостан от 18.11.2010 г. N 436 "Об утверждении Правил делопроизводства в республиканских органах исполнительной власти";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- Основными правилами работы архивов организаций, утвержденных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;

- Приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации";

- Уставом городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан;

- Положением об архивном отделе администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан, утвержденным Постановлением главы администрации городского округа город Стерлитамак РБ от 05.02.2008 N 125;

- Положением об управляющем делами администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан, утвержденным постановлением администрации городского округа город Стерлитамак РБ от 14.02.2012 г. N 216.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является предоставление в Отдел проектов документов по делопроизводству и архивному делу, требующих утверждения и/или согласования Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Республики Башкортостан, ЦЭК администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан, либо согласования начальником Отдела, а также документов по учету документов в ведомственных архивах.

Основанием для подготовки документов на рассмотрение ЦЭК администрации является утвержденный список организаций - источников комплектования Отдела.

2.6.2. Перечень документов по делопроизводству и архивному делу, требующих рассмотрения, согласования или учета, которые заявитель представляет самостоятельно в Отдел для получения муниципальной услуги:

- историческая справка о юридическом лице или биографическая справка о физическом лице и их архивных фондах (при первом приеме) или дополнение к исторической (биографической) справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

- инструкция по делопроизводству организации в 2-х экз.;

- положение об экспертной комиссии организации в 2-х экз.;

- положение о ведомственном архиве организации в 2-х экз.;

- предложения организации по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения;

- описи дел постоянного хранения управленческой документации, отобранной в состав Архивного фонда в 4-х экз., и справочный аппарат к ним;

- описи дел долговременного хранения и по личному составу и справочный аппарат к ним в 3-х экз.;

- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный комплект документов) или справка-объяснение об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение в Отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены в 2-х экз.;

- индивидуальную номенклатуру дел организации в 2-х экз.;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, в 2-х экз.;

- паспорт ведомственного архива на 1 декабря текущего года в 1-м экз.

2.6.3. Ликвидирующиеся юридические лица представляют в Отдел следующие документы:

- заявление о приеме документов;

- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица;

- описи дел по личному составу в 3-х экз. и справочно-информационные (указатели, справки-объяснения) документы к ним;

- историческую справку о юридическом лице;

- справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение, с указанием причин отсутствия.

2.6.4. Для решения иных вопросов, связанных с рассмотрением, согласованием и экспертизой документов, - запрос в письменном виде на имя начальника Отдела с изложением в нем проблемы (вопроса), обоснованных предложений, подписанный руководителем организации - источника комплектования, гражданином (собственником или владельцем архивных документов).

По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.

Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей, либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решение суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

2.6.5. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.

2.7. Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- не подлежат приему документы (их копии), написанные неразборчиво, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова или иные исправления, исполненные карандашом, без подписи уполномоченного лица, без печати юридического лица, с серьезными повреждениями, не позволяющими однозначно понять их содержание;

- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.

2.9. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие необходимых документов для предоставления муниципальной услуги или их несоответствие требованиям, установленным настоящим Регламентом и нормативными актами по архивному делу;

- отказ упорядочить документы в соответствии с нормами законодательства об архивном деле, требованиями Правил по делопроизводству, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица;

- отсутствие у заявителей, обратившихся в Отдел от имени третьих лиц, доверенности, оформленной в порядке, установленном действующим законодательством, либо иных документов, подтверждающих его полномочия;

- отсутствие организации в списке источников комплектования Отдела;

- непредоставление полного комплекта документов для проведения рассмотрения, экспертизы, согласования и подготовки описей дел, актов, инструкций, положений, правил, номенклатур дел;

- если обращение содержит вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные и устные ответы по существу, при этом в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.

Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.

2.9.1. Решение об отказе в приеме запроса и документов дается не позднее следующего рабочего дня с даты регистрации запроса.

2.9.2. Письменное решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается начальником Отдела и выдается заявителю (лично, по почте, по электронной почте) с указанием причин отказа.

2.9.3. По обращениям, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой предоставить недостающие или уточняющие сведения. Исполнение запроса приостанавливается до получения уточняющих дополнительных сведений.

2.10. Требования к оформлению документов, представляемых заявителями.

2.10.1. Основанием для оказания муниципальной услуги является письменное обращение: запрос, письмо, заявление в адрес Отдела или администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

Обращение (запрос) заявителя оформляется на государственном языке Российской Федерации, распечатано посредством электронных печатающих устройств и должно содержать наименование юридического лица, для граждан - фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, указание причин передачи документов на муниципальное хранение. Заявление подписывается лично заявителем муниципальной услуги.

Документом, подтверждающим факт ликвидации юридического лица, может быть копия решения его учредителей, либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами; решение суда, в том числе о признании юридического лица несостоятельным (банкротом); определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства.

2.10.2. Оформление описей дел.

Описи дел и справочный аппарат к ним оформляются строго по установленной форме в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту, согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Описи выполняются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14, подписываются составителем и утверждаются руководителем организации, заверяются печатью организации.

Справочный аппарат к описи включает титульный лист, предисловие, указатель видов документов, список сокращений, справки-объяснения по отсутствию документов.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название Отдела, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Название архивного фонда юридического лица состоит из его полного названия с указанием организационно-правовой формы и (в скобках) официального принятого сокращенного названия, названия его вышестоящей организации, крайних дат существования.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания.

Номер архивного фонда и номер описи дел присваивается в Отделе.

2.10.3. Оформление исторической справки.

Историческая справка к фонду выполняются посредством электронных печатающих устройств с использованием шрифта N 14, и состоит из информации по истории фондообразователя и оформляется строго по установленной форме в соответствии с приложением N 4 к настоящему Регламенту, согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

Сведения об истории юридического лица включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника.

Сведения о физическом лице - фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилии, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности).

Сведения по истории архивного фонда включают дату проведения технической обработки документов, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности, особенности формирования, описания и систематизации документов, данные о наличии архивных документов других организаций, о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка подписывается руководителем юридического лица или физическим лицом-заявителем муниципальной услуги, его подпись заверяется печатью организации.

2.10.4. Справка-объяснение об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в Отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены, должна содержать наименование юридического лица, его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов, крайние даты документов, указание причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем юридического лица, его подпись заверяется печатью.

2.10.5. Оформление инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в организациях разрабатывается на основании Правил делопроизводства в органах исполнительной власти РБ, Правил делопроизводства в администрации городского округа город Стерлитамак РБ, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Проект инструкции по делопроизводству организации рассматривается экспертной комиссией и представляется на согласование в Отдел в 2-х экземплярах.

2.10.6. Оформление положения о ведомственном архиве.

Положение о ведомственном архиве разрабатывается на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Проект положения о ведомственном архиве рассматривается экспертной комиссией и представляется на согласование в Отдел в 2-х экземплярах.

2.10.7. Оформление положения об экспертной комиссии организации. Положение об экспертной комиссии организации разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 г. N 2. Проект положения об экспертной комиссии рассматривается экспертной комиссией организации и представляется на согласование в Отдел в 2-х экземплярах.

2.10.8. Оформление номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Проект номенклатуры дел рассматривается экспертной комиссией организации и представляется на согласование в Отдел в 2-х экземплярах.

2.10.9. Оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения), составляется на основе номенклатуры дел организации и Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, юридических лиц, с указанием сроков хранения. Проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшим сроком хранения), рассматривается экспертной комиссией организации и представляется на согласование в Отдел в 2-х экземплярах, согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

2.10.10. Паспорт ведомственного архива.

Паспорт ведомственного архива заполняется согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., "Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", утвержденному приказом Федеральной архивной службы России от 1 марта 1997 года N 11 и на 1 декабря отчетного года (фф. 4, 4а, 4б) в двух экземплярах: один экземпляр паспорта остается в организации, другой направляется в Отдел.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Дату "от 1 марта 1997 года N 11" следует читать как "от 11 марта 1997 года N 11"

2.11. Муниципальная услуга "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" предоставляется заявителям на бесплатной основе.

2.11.1. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное (долговременное) хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств юридических и физических лиц, передающих указанные документы.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 30 минут.

2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления каждой муниципальной услуги.

Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на втором этаже здания. Здание оборудовано вывеской с наименованием Отдела и информационной табличкой с указанием графика работы Отдела. Прием заявителей осуществляется в приемной, оборудованной столами и стульями, канцелярскими принадлежностями для оформления запроса в письменной форме. Для оперативной обработки запросов заявителей в приемной установлены компьютеры и ксерокопирующая техника. Помещение для ожидания оснащено столами, стульями, информационным стендом, имеется естественное и искусственное освещение, окна оборудованы регулируемыми жалюзи. На информационном стенде размещается следующая информация:

- график приема граждан;

- фамилии, имена, отчества специалистов Отдела, ответственных за прием, информирование и предоставление муниципальной услуги;

- фамилии, имена, отчества, адреса, контактные телефоны вышестоящих руководителей Отдела;

- образцы бланков заявлений.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности для их размещения в месте ожидания, но не может составлять менее 10 мест. При необходимости консультации по вопросам проведения экспертизы ценности документов проводятся в организации-получателе муниципальной услуги.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.13. Порядок получения консультаций о предоставлении муниципальной услуги.

Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляются начальником и специалистами Отдела по следующим вопросам:

- о порядке оформления письма, необходимого для предоставления муниципальной услуги;

- об организации экспертизы ценности документов;

- о составлении описей дел, исторической справки, справки-объяснения к описи;

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору и описанию документов для включения их в состав Архивного фонда РБ и подготовке к передаче их на муниципальное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по другим интересующим заявителей вопросам о порядке предоставления муниципальной услуги.

Консультации и прием начальником Отдела осуществляется в соответствии с режимом работы Отдела. Время консультирования не должно превышать 20 минут.

2.14. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Информационная открытость порядка и правил предоставления муниципальной услуги	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- составление плана-графика упорядочения и приема архивных документов от организаций-источников комплектования Отдела;

- прием и регистрация документов заявителя муниципальной услуги на муниципальное хранение в Отдел;

- анализ документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги;

- оказание методической (консультационной) и практической помощи организациям - источникам комплектования Отдела.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.1.2. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

3.2. Составление плана-графика упорядочения документов и приема архивных документов от организаций-источников комплектования Отдела.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является планирование работы Отдела на следующий календарный год в части упорядочения документов, передачи документов на муниципальное хранение. План-график упорядочения, подготовки и передачи документов на муниципальное хранение составляется ежегодно и утверждается администрацией городского округа город Стерлитамак. В соответствии с утвержденным планом-графиком составляются письма-задания и рассылаются в организации-источники комплектования Отдела.

Результат административной процедуры - утвержденный план-график упорядочения, подготовки и передачи документов на муниципальное хранение.

Лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист Отдела.

3.3. Прием и регистрация документов заявителя муниципальной услуги на муниципальное хранение в Отдел.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление в Отдел документов заявителя муниципальной услуги:

- согласно плану-графику от организаций-источников комплектования Отдела;

- в инициативном порядке от юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования Отдела.

Документы могут быть представлены посредством почтовой, электронной связи, непосредственно представителем организации - источника комплектования. Документы регистрируются непосредственно в Отделе. Должностное лицо проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов.

Регистрация проводится в журнале регистрации поступивших документов с занесением следующих реквизитов: номер и дата регистрации, наименование заявителя муниципальной услуги, вид поступивших документов.

Специалист Отдела, ведущий прием, осуществляет анализ документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, должностное лицо готовит документы и сопроводительную документацию на заседание Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ.

При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пункте 2.9. настоящего Регламента, специалист Отдела информирует об этом заявителя по телефону не позднее 3 дней со дня поступления документов, объясняя содержание выявленных нарушений, возвращает документы заявителю и предлагает принять меры по их устранению, при необходимости проводит консультацию с заявителем.

Административная процедура выполняется в течение 3 дней.

Лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист Отдела.

3.4. Анализ документов, представляемых заявителем муниципальной услуги.

Основанием для начала административной процедуры - получение специалистом Отдела документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги.

В ходе анализа документов, предоставленных заявителем муниципальной услуги, определяется:

- правомочность получения заявителем муниципальной услуги;

- качество составления описей дел, исторической справки (или дополнения к исторической справке);

- объем архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел;

- возможные сроки приема документов на хранение в муниципальный архив.

В ходе анализа специалист Отдела:

- проводит экспертизу предоставленных документов, согласовывает их или готовит заключение по итогам рассмотрения;

- в случае обнаружения неполноты документов, включенных в опись, неправильного составления описи дел, исторической справки, других документов, информирует об этом заявителя муниципальной услуги;

- при необходимости выносит документы на рассмотрение уполномоченной экспертно-проверочной комиссии.

Рассмотрение (экспертиза), согласование и подготовка заключения по итогам рассмотрения документов начальником и специалистами Отдела включает:

- проведение экспертизы и подготовка заключений, направление описей дел (всех видов) и документов к ним организаций - источников комплектования Отдела, ликвидированных организаций на утверждение/согласование Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ, для включения документов в состав Архивного фонда РБ;

- проведение экспертизы, согласование инструкций по делопроизводству организации, положений об экспертной комиссии организации, положений о ведомственном архиве организации, номенклатур дел организации-источника комплектования Отдела;

- проведение экспертизы и согласование актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению организаций - источников комплектования.

Согласование представленных документов осуществляет начальник Отдела путем проставления подписи, даты согласования и печати Отдела, непосредственно на грифе согласования документа.

Согласованные документы (по одному представленному экземпляру) передаются представителю организации - источника комплектования Отдела, ответственному за делопроизводство и архив.

Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится любым доступным способом: по телефону, по электронной почте, через официальный сайт, личное общение.

Результатом административной процедуры являются:

- определение состава архивных документов, включенных в описи дел и подлежащих приему в Отдел, путем включения документов в состав Архивного фонда РБ;

- согласование инструкций по делопроизводству организаций, положений об экспертной комиссии организации, положений о ведомственном архиве организаций, номенклатура дел организации-источника комплектования Отдела;

- решение об отказе в согласовании документов, несоответствующих требованиям нормативно-правовых актов.

Административная процедура выполняется в течение 15 дней.

Лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист Отдела.

3.5. Оказание методической (консультационной) и практической помощи организациям - источникам комплектования Отдела.

Основанием для начала административной процедуры является анализ документов, представляемых получателем муниципальной услуги.

Отдел в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда РБ, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций-источников комплектовании. В этих целях Отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- по отбору документов в состав Архивного фонда РБ и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда РБ, находящихся на временном хранении.

Результатом административной процедуры является направление описей дел с сопроводительной документацией, предоставленных получателем муниципальной услуги, на утверждение и согласование Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов РБ.

Административная процедура выполняется в течение 12 дней.

Лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист Отдела.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.5. Отражение результатов административных процедур по оказанию муниципальной услуги.

Результаты административных процедур по оказанию муниципальной услуги находят отражение в квартальных, годовых отчетах Отдела, статистическом отчете на основе паспортизации ведомственных архивов.

Количественные показатели документов, находящихся на хранении в ведомственных архивах, указанные в паспорте на 1 декабря текущего года, включаются в годовой статистический отчет Отдела.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением сроков и последовательности административных процедур по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется управляющим делами администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения муниципальными служащими положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается управляющим делами администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц и муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействий) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме и направляется главе администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.4. Жалоба подлежит рассмотрению управляющим делами администрации городского округа город Стерлитамак Республики Башкортостан (далее - управляющий делами администрации) в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы управляющий делами администрации принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпунктах 1 и 2 настоящего пункта, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.6. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если сведения о месте нахождения заявителя поддаются прочтению.