Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 29 апреля 2010 г. N 54 "Об утверждении административного регламента "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (отменен)

Приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 29 апреля 2010 г. N 54
"Об утверждении административного регламента "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

ГАРАНТ:

Приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 26 марта 2012 г. N 43 настоящий приказ отменен

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) и во исполнение постановления Главы Администрации Волгоградской области от 18.05.2006 N 554 "О проведении административной реформы в Волгоградской области в 2006-2010 годах", руководствуясь Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области, приказываю:

1. Утвердить административный регламент "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2. Приказ от 10.11.2009 N 77 "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги" считать утратившим силу.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Комитета Сигаева С.С.

Председатель Комитета

Л.И. Будченко

Административный регламент
Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"
(утв. Приказом председателя Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 29 апреля 2010 г. N 54)

I. Общие положения

Наименование государственной услуги

Административный регламент Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (далее Комитет) по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) Комитета, а также порядок взаимодействия Комитета с федеральными органами государственной власти, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований Волгоградской области, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Наименование регионального органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

2. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляет Комитет, во взаимодействии с Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства осуществляют органы и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов настоящего Административного регламента приводится в соответствии с источником

Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги

3. Предоставление государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 31.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Закон СССР от 24 июня 1991 г. N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

Постановление Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

Постановление Совета Министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);

Положением о Комитете по управлению архивами Администрации Волгоградской области (утвержден постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 20 ноября 2006 г. N 1422);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Положение "О Федеральном архивном агентстве", утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572; 2008, N 22, ст. 2583; 2008, N 46, ст. 5337);

Приказ Росархива от 09.03.2005 N 17 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 13.07.2005, регистрационный N 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 29, 18.07.2005);

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный N 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 11, 12.03.2007);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059)

Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007). (В редакции приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68, (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20.05.2009)

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации N 20086, Министерства юстиции Российской Федерации N 311 от 25.12.2008 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по истребованию личных документов" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18.02.2009, регистрационный N 13392, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 18, 04.05.2009).

Результаты предоставления государственной услуги

4. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, юридическим лицам, а также лицам без гражданства, в виде писем Комитета, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Описание заявителей

5. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, юридические лица, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

II. Требования к порядку предоставления государственной услуги

Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги

6. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

7. Местонахождение центрального аппарата Комитета и его почтовый адрес: 400131, г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30.

Электронный адрес Комитета: ARH@VOLGANET.RU.

8. Телефоны подведомственных Комитету областных государственных архивов, предоставляющих государственную услугу:

Государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" (далее ГУ "ГАВО") - 30-99-06;

Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (далее ГУ ЦДНИВО) - 23-43-03;

Государственное учреждение "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области" (далее ГУ "ГАДСПЗГВО") - 23-67-53.

9. Почтовый адрес МИД России: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

10. Информация о месте нахождения областных государственных архивов и архивных учреждений муниципальных образований дана в Приложении N 1 к данному Регламенту.

11. Сведения о месте нахождения областных государственных архивов и архивных учреждений муниципальных образований в области архивного дела, их почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Комитета по электронному адресу: www.volganet.ru.

12. Информация по процедурам предоставления государственной услуги может предоставляться:

по телефону;

по письменным обращениям;

по электронной почте;

при личном обращении граждан;

13. По телефону должностные лица Комитета обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

14. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

15. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

16. Прием граждан осуществляется председателем Комитета, заместителем председателя, другими должностными лицами по рабочим дням.

17. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Основание для предоставления государственной услуги

18. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос, или запрос заявителя по электронной почте в адрес Комитета, иных органов и организаций.

19. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

20. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Сроки предоставления государственной услуги

21. Поступившие в Комитет запросы в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

22. Поступившие в Комитет, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам, с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

23. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

24. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации, этот срок может быть продлен.

25. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

26. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

27. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах документов, подтверждающих его полномочия.

28. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

29. Если запросы, не поддаются прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение Руководителю Комитета или уполномоченное на то лицо о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

30. Российским физическим и юридическим лицам, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

31. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются Комитетом, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

32. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка ответов заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

33. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые Комитетом, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела);

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

34. Поступившие в Комитет из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются специалистом Комитета, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции и передаются на визирование председателю Комитета.

35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

36. Запросы, поступающие в Комитет направляются руководству Комитета, после чего с резолюцией отправляются в отдел научно-методической работы Комитета.

Анализ тематики поступивших запросов

37. Работники отдела научно-методической работы Комитета осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Комитете научно-справочного аппарата и информационного материала.

38. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

39. Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

40. По итогам анализа тематики поступивших запросов Комитет направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

- в государственные архивы Волгоградской области;

- в архивные учреждения муниципальных образований Волгоградской области;

- в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

41. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Комитет направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты, с указанием о направлении ответа в адрес Комитета.

42. При необходимости Комитет направляет запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

43. При направлении запросов на исполнение по принадлежности, Комитет, при необходимости, уведомляют# соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

Подготовка ответов заявителям

44. Подготовку ответов заявителям осуществляет Комитет, областные государственные архивы, архивные учреждения муниципальных образований. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

45. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

46. Областные государственные архивы, архивные учреждения муниципальных образований, исполняющие полученные от Комитета и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

47. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива, или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов), или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

48. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

50. Комитет проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами, и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

51. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения, с представлением в Комитет образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

52. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

53. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в п. 51, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

54. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

Отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий

55. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Комитетом, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

56. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Комитетом, областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований в МИД России.

57. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями (п. 41.) все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, Комитет с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

58. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Комитет вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

59. После проставления апостиля, Комитет направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

60. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

61. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

IV. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

Порядок осуществления текущего контроля

62. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Инструкцией по делопроизводству Комитета (утверждена приказом председателя Комитета от 01 октября 2007 г. N 88).

63. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется председателем Комитета, технический контроль осуществляет специалист Комитета в соответствии с приказом председателя Комитета.

64. Текущий контроль осуществляется путем проведения заместителем председателя Комитета, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок

65. Комитет осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги областными государственными архивами.

66. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную Комитетом полугодовую отчетность областными государственными архивами, архивными учреждениями муниципальных образований о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета.

67. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

68. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета.

69. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность государственных служащих

70. В случае выявления нарушений прав граждан, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги

71. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки, должны осуществляться регулярно, в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа, должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Комитета.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента

72. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно.

73. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Комитета могут быть обжалованы:

Председателю Комитета;

Руководителю Росархива

в Администрацию Волгоградской области

в судебном порядке.

74. Действия (бездействие) и решения областных государственных архивов, архивных учреждениях# муниципальных образований могут быть обжалованы:

Председателю Комитета;

в судебном порядке.

75. Действия (бездействие) и решения иных органов, организаций могут быть обжалованы:

в вышестоящие по подчиненности организации;

в судебном порядке.

76. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

77. Председатель Комитета:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

78. Ответ на жалобу подписывается председателем Комитета, его заместителем.

79. Ответ на жалобу, поступившую в Комитет, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

80. Письменная жалоба, поступившая в Комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях Председатель Комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

81. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

82. Комитет при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

83. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Председатель Комитета, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Комитет. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Приложение N 1
Административный регламент Комитета
по управлению архивами Администрации
Волгоградской области по предоставлению
государственной услуги "Организация
исполнения запросов российских и
иностранных граждан, а также лиц без
гражданства, связанных с реализацией
их законных прав и свобод, оформления
в установленном порядке архивных
справок, направляемых в иностранные
государства"

Сведения
о местонахождении, контактных телефонах и адресах областных государственных архивов, архивных учреждениях муниципальных образований, предоставляющих государственную услугу по исполнению поступивших из-за рубежа запросов

N п/п	Название архивного учреждения	Почтовый адрес	Телефон	Руководитель
1.	Государственное учреждение "Государственный архив Волгоградской области" (ГУ "ГАВО")	400131, г. Волгоград, ул. Коммунистическая, 30, E-mail: VOLGOGOSARHIV@COLTEL.RU	(8-442) 30-99-06,	Директор Смирнов Николай Николаевич
2.	Государственное учреждение "Центр документации новейшей истории Волгоградской области" (ГУ ЦДНИВО)	400005, г. Волгоград, ул. Дымченко, 16, E-mail: GU_CDNIVO@VLPOST.RU	(8-442) 23-43-03	Директор Колесников Константин Александрович
3.	Государственное учреждение "Государственный архив документов социально правовой защиты граждан Волгоградской области (ГУ "ГАДСПЗГВО")	400131, Волгоград, ул. Дымченко, 16 E-mail: GU_DSPZ@MAIL.RU	(8-442) 23-67-53	Директор Носова Ольга Александровна
4.	Архивный отдел администрации Алексеевского муниципального района	403241, Волгоградская обл., ст. Алексеевская, ул. Ленина, 39 E-mail: a.arxiw@yandex.ru	(8-844-46) 3-15-48	Ведущий специалист Песковацкова Надежда Васильевна
5.	Архивный отдел администрации Быковского муниципального района	404062, Волгоградская обл., р.п. Быково, ул. Ленина, 78 E-mail: bykarhiv@yandex.ru	(8-844-95) 3-13-85	Начальник отдела Звонарева Таисия Семеновна
6.	Архивный отдел администрации городского округа город Волгоград	403341, Волгоградская обл., г. Волгоград, ул. Кирова, 96а E-mail: alferova@volgadmin.ru	(8-844-2) 44-39-30	Начальник отдела Алферова Ирина Анатольевна
7.	Архивный отдел администрации городского округа - город Волжский	404126, Волгоградская обл., г. Волжский, ул. Нариманова, 4 E-mail: volarhiv@mail.ru	(8-844-3) 56-05-29	Начальник отдела Улиско Лилия Юлиановна
8.	Архивный отдел администрации Городищенского муниципального района	403003, Волгоградская обл., р.п. Городище, пл. 40-летия Сталинградской битвы, 1, E-mail: RA_GOROD@VOLGANET.RU	(8-844-68) 3-37-56	Начальник отдела Гиричева Ирина Алексеевна
9.	Архивный отдел администрации Даниловского муниципального района	403371, Волгоградская обл., р.п. Даниловка, ул. Мордовцева, 12 E-mail: RA_DANIL@VOLGANET.RU	(8-844-61) 5-38-28	Начальник отдела Парамонова Наталия Николаевна
10.	Администрация Дубовского муниципального района	404002, Волгоградская обл., г. Дубовка, ул. Минина, 1 E-mail: RA_DUBOV@VOLGANET.RU	(8-844-58) 3-21-65	Главный специалист Тырсова Татьяна Геннадьевна
11.	Архивный отдел администрации Еланского муниципального района	403732, Волгоградская обл., р.п. Елань, ул. Ленинская, 93 E-mail: arhivelan@yandex.ru	(8-844-52) 5-49-88	Начальник отдела Краснощекова Наталья Михайловна
12.	Архивный отдел администрации Жирновского муниципального района	403791, Волгоградская обл., г. Жирновск, ул. З. Космодемьянской, 1, E-mail: Arh_Jirn@Mail.ru	(8-844-54) 5-27-93	Начальник отдела Авдеева Виктория Николаевна
13.	Архивный отдел администрации Иловлинского муниципального района	403071, Волгоградская обл., р.п. Иловля, ул. Советская, 16 E-mail: ARHIV_ILOVLYA@MAIL.RU	(8-844-67) 5-11-32	Начальник отдела Хромова Татьяна Николаевна
14.	Архивный отдел администрации Калачевского муниципального района	404507, Волгоградская обл., г. Калач-на-Дону, ул. Октябрьская, 71 E-mail: RA_KALACH@VOLGANET.RU	(8-844-72) 3-19-23	Начальник отдела Наумова Алла Викторовна
15.	Отдел "Архив" администрации Камышинского муниципального района	403870, Волгоградская обл., г. Петров Вал, ул. Р. Зорге, 4 E-mail: arh_kam@mail.ru	(8-844-57) 6-52-05	Начальник отдела Любакова Ольга Александровна
16.	Архивный отдел администрации городского округа - город Камышин	403893, Волгоградская обл., г. Камышин, ул. Набережная, 46 E-mail: AG_KAMS@VOLGANET.RU	(8-844-57) 4-76-45	Начальник отдела Диканева Юлия Сергеевна
17.	Архивный отдел администрации Киквидзенского муниципального района	403221, Волгоградская обл., ст. Преображенская, ул. Комсомольская, 64, E-mail: kikvarhiv@yandex.ru	(8-844-45) 3-17-43	Начальник отдела Зайцева Инна Михайловна
18.	Архивный отдел администрации Клетского муниципального района	403530, Волгоградская обл., ст. Клетская, ул. Серегина, 2 E-mail: KLETARHIV@yandex.ru	(8-844-66) 4-13-08	Начальник отдела Провкова Тамара Федоровна
19.	Архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района	404353, Волгоградская обл., г. Котельниково, ул. Ленина, 29 E-mail: KArh@yandex.ru	(8-844-76) 3-32-08	Начальник отдела Носачев Владимир Иванович
20.	Архивный отдел администрации Котовского муниципального района	403805, Волгоградская обл., г. Котово, ул. Мира, 197 E-mail: RA_KOTOV@VOLGANET.RU	(8-844-55) 2-32-64	Начальник отдела Кистинева Татьяна Павловна
21.	Архивный отдел администрации Кумылженского муниципального района	403400, Волгоградская обл., ст. Кумылженская, ул. Мира, 1 E-mail: RA_KUML@VOLGANET.RU	(8-844-62) 6-17-31	Начальник отдела Сазонова Наталья Петровна
22.	Архивный отдел администрации Ленинского муниципального района	404620, Волгоградская обл., г. Ленинск, ул. Ленина, 209 E-mail: RA_LENIN@VOLGANET.RU	(8-844-78) 4-13-38	Начальник отдела Бухарева Елена Ивановна
23.	Архивный отдел администрации Михайловского муниципального района	403343, Волгоградская обл., г. Михайловка, ул. Ленина, 98 E-mail: luxko@yandex.ru	(8-844-63) 4-10-71	Главный специалист Козловцева Людмила Витальевна
24.	Архивный отдел администрации городского округа - город Михайловка	403300, Волгоградская обл., г. Михайловка, ул. Обороны, 42"А" E-mail: RA_MIH@VOLGANET.RU	(8-844-63) 2-51-00	Начальник отдела Кожевникова Тамара Ивановна
25.	Архивный отдел администрации Нехаевского муниципального района	403171, Волгоградская обл., ст. Нехаевская, ул. Ленина, 47 E-mail: RA_NEHAEV@VOLGANET.RU	(8-844-43) 5-21-27	Заведующий отделом Саломатина Тамара Викторовна
26.	Архивный отдел администрации Николаевского муниципального района	404033, Волгоградская обл., г. Николаевский, ул. Советская, 16 E-mail: RA_NIK@VOLGANET.RU	(8-844-94) 6-12-74	Начальник отдела Шевченко Светлана Николаевна
27.	Архивный отдел администрации Новоаннинского муниципального района	403950, Волгоградская обл., г. Новоаннинский, ул. Советская, 92 E-mail: RA_NOVAN@VOLGANET.RU	(8-844-47) 5-55-83	Начальник отдела Волкова Ирина Юрьевна
28.	Архивный отдел администрации Новониколаевского муниципального района	403901, Волгоградская обл., р.п. Новониколаевский, ул. Народная, 77 E-mail: RA_NOVNIK@VOLGANET.RU	(8-844-44) 6-12-79	Начальник отдела Козловцева Светлана Евгеньевна
29.	Архивный отдел администрации Октябрьского муниципального района	404320, Волгоградская обл., р.п. Октябрьский, ул. Ленина, 40 E-mail: octarhiv@mail.ru	(8-844-75) 6-18-32	Начальник отдела Пугачева Наталья Николаевна
30.	Архивный отдел администрации Ольховского муниципального района	403650, Волгоградская обл., с. Ольховка, ул. Комсомольская, 7 E-mail: RA_OLHOV@VOLGANET.RU	(8-844-56) 2-15-32	Начальник отдела Шевлякова Олеся Петровна
31.	Архивный отдел администрации Палласовского муниципального района	404460, Волгоградская обл., г. Палласовка, ул. Комсомольская, 5 E-mail: <arhiv pal@ mail.ru>	(8-844-92) 6-12-93	Начальник отдела Слепуха Галина Васильевна
32.	Архивный отдел администрации Руднянского муниципального района	403601, Волгоградская обл., р.п. Рудня, ул. Октябрьская, 100 E-mail: ru-arhiv@bk.ru>	(8-844-53) 7-17-63	Главный специалист муниципальной службы организационного обеспечения и архивного дела
33.	Архивный отдел администрации Светлоярского муниципального района	404170, Волгоградская обл., р.п. Светлый Яр, ул. Чекалина, 59 E-mail: RA_SVET@VOLGANET.RU	(8-844-77) 6-34-89	Начальник отдела Хорсева Галина Анатольевна
34.	Архивный отдел администрации Серафимовичского муниципального района	403440, Волгоградская обл., г. Серафимович, ул. Октябрьская, 69 E-mail: RA_SERAF@VOLGANET.RU	(8-844-64) 4-32-61	Начальник отдела Дьяконова Ольга Васильевна
35.	Архивный отдел администрации Среднеахтубинского муниципального района	404143, Волгоградская обл., р.п. Средняя Ахтуба, ул. Ленина, 65 E-mail: RA_SREDN@VOLGANET.RU	(8-844-79) 5-16-50	Начальник отдела Малышева Виктория Николаевна
36.	Архивный отдел администрации Старополтавского муниципального района	404210, Волгоградская обл., с. Старая Полтавка, ул. Королева, 53"а" E-mail: RA_STAR@VOLGANET.RU	(8-844-93) 4-31-56	Ведущий специалист Юдина Татьяна Ивановна
37.	Архивный отдел администрации Суровикинского муниципального района	404411, Волгоградская обл., г. Суровикино, ул. Ленина, 2"а" E-mail: RA_SUR@VOLGANET.RU	(8-844-73) 2-20-25	Начальник отдела Бабенышева Галина Валентиновна
38.	Архивный отдел администрации Фроловского муниципального района	403530, Волгоградская обл., г. Фролово, пос. Пригородный, ул. Фрунзе, 87 E-mail: RA_FROL@VOLGANET.RU	(8-844-65) 2-10-21	Начальник отдела Дырдина Галина Васильевна
39.	Архивный отдел администрации городского округа город Фролово	403530, Волгоградская обл., г. Фролово, ул. Комсомольская, 49 E-mail: AG_FROL@VOLGANET.RU	(8-844-65) 2-33-28	Начальник отдела Титоренко Максим Владимирович
40.	Архивный отдел администрации Урюпинского муниципального района	403110, Волгоградская обл., г. Урюпинск, ул. Гастелло, 3 E-mail: RA_URYP@VOLGANET.RU	(8-844-42) 4-11-47	Начальник отдела Каленова Людмила Анатольевна
41.	Архивный отдел администрации городского округа город Урюпинск	403120, Волгоградская обл., г. Урюпинск, ул. Гора Восточная, 127/9 E-mail: AG_URYP@VOLGANET.RU	(8-844-72) 3-24-51	Начальник отдела Варфоломеева Ольга Леонидовна
42.	Отдел по работе с территориями, организационной и архивной работе администрации Чернышковского муниципального района	404462, Волгоградская обл., р.п. Чернышковский, ул. Красногвардейская, 17 E-mail: ai_bryzgalina@inbox.ru	(8-844-74) 6-46-46	Главный специалист Брызгалина Анна Ивановна
43.	МУ "Районный архив документов по личному составу Еланского района"	403732, Волгоградская обл., р.п. Елань, ул. Гоголя, 5 E-mail: RA_ELAN@VOLGANET.RU	(8-844-52) 5-25-38	Директор Коростелев Геннадий Алексеевич
44.	МУ "Волгоградский городской архив документов по личному составу"	400005, г. Волгоград, пр. Ленина, 102 E-mail: gorarhiv@mail.ru	(8-844-2) 23-83-16	Директор Вавилкин Юрий Михайлович

Приложение N 2
Административный регламент Комитета
по управлению архивами Администрации
Волгоградской области по предоставлению
государственной услуги "Организация
исполнения запросов российских и
иностранных граждан, а также лиц без
гражданства, связанных с реализацией
их законных прав и свобод, оформления
в установленном порядке архивных
справок, направляемых в иностранные
государства"

Блок-схемы
последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод

Условные обозначения

Блок-схема N 1
Последовательности действий Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов поступивших из-за рубежа запросов

Блок-схема N 2
Последовательности действий Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля

Блок-схема N 3
Последовательности действий организаций по исполнению поступивших из-за рубежа запросов