Приказ комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области"

В соответствии с постановлениями Губернатора Волгоградской области от 02 мая 2012 г. N 260 "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области", от 11 мая 2012 г. N 314 "Об утверждении структуры и штатной численности комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области", постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области" приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству (далее именуется - Инструкция) в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет).

2. Руководителям структурных подразделений комитета:

организовать изучение Инструкции сотрудниками возглавляемых структурных подразделений;

обеспечить исполнение положений и требований Инструкции.

3. Признать утратившим силу приказы Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области:

от 03 марта 2011 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству";

от 12 марта 2012 г. N 51 "О внесении изменений в приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 03 марта 2012 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству";

от 04 апреля 2012 г. N 68 "О внесении изменений в приказ Комитета по чрезвычайным ситуациям, обеспечению безопасности жизнедеятельности населения и взаимодействию с органами военного управления Администрации Волгоградской области от 03 марта 2012 г. N 42 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству".

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета В.Г. Букина.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному опубликованию.

Председатель комитета

Ю.Т. Наурзалиев

Инструкция
по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
(утв. приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 21 октября 2013 г. N 341)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее именуется - Инструкция) комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, совершенствования делопроизводства комитета и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции явились:

Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ "Трудовой кодекс Российской Федерации";

Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления";

постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочения изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках";

постановление Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 27 февраля 1998 г. N 28 "ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

постановление Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов");

постановление Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";

постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

Закон Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области";

Закон Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах";

Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области";

Закон Волгоградской области от 15 марта 2012 г. N 22-ОД "О системе органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 20 декабря 2007 г. N 2110 "О нормативных правовых актах органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 30 марта 2009 г. N 306 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 13 августа 2009 г. N 940 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и иных органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Главы Администрации Волгоградской области от 31 июля 2009 г. N 885 "О внедрении электронной подписи в единую автоматизированную систему электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Администрации Волгоградской области от 25 июля 2011 г. N 369-п "О разработке и утверждении административных регламентов предоставления государственных услуг";

постановление Губернатора Волгоградской области от 26 марта 2012 г. N 75 "О мерах по реализации Закона Волгоградской области от 15 марта 2012 г. N 22-ОД "О системе органов исполнительной власти Волгоградской области";

постановление Губернатора Волгоградской области от 02 мая 2012 г. N 260 "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области";

постановление Губернатора Волгоградской области от 20 августа 2012 г. N 745 "О внедрении оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Волгоградской области";

постановление Губернатора Волгоградской области от 10 сентября 2012 г. N 832 "Об утверждении Положения о подготовке проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области";

постановление Губернатора Волгоградской области от 12 марта 2013 г. N 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области";

постановление Правительства Волгоградской области от 26 июня 2012 г. N 199-п "Об утверждении Регламента Правительства Волгоградской области";

постановление Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 N 189-п "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области";

приказ Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. N 121 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Делопроизводство комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее именуется - АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота комитета. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются специальными правовыми актами, утверждаемыми председателем комитета.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет сектор делопроизводства и архива комитета (далее именуется - сектор делопроизводства и архива).

Функции, задачи, права и ответственность сектора делопроизводства и архива регламентируются положением о нем, должностными обязанностями государственных гражданских служащих, сотрудников сектора делопроизводства и архива и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях комитета, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.

1.9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях комитета осуществляется сотрудниками, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.

1.10. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановление Губернатора Волгоградской области от 29.05.2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".

1.11. Сотрудники комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.12. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники комитета обязаны передать по акту:

находящиеся у них служебные документы - ответственному за делопроизводство структурного подразделения комитета;

документы, имеющие гриф ограниченного доступа и/или поставленные на инвентарный учет в комитете - сотруднику сектора делопроизводства и архива.

1.13. При утрате документа проводится служебная проверка.

1.14. Вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены с Инструкцией в секторе делопроизводства и архива.

2. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности комитета;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в комитете;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот комитета;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в комитет, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в комитете, с указанием сроков их хранения, составленный по установленной форме;

обращение гражданина - направленные в комитет или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в комитет или другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям), поступившее в комитет на исполнение;

объем документооборота - количество документов, поступивших в комитет и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный комитетом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот комитета;

официально-деловой стиль переписки - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство комитета - председатель комитета, заместители председателя комитета;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности комитета;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Создание документов в комитете

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в комитете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А6 (105х148 мм) или используются электронные шаблоны бланков документов и имеют установленный состав реквизитов - в соответствии со схемами расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно приложениям 11, 12.

3.1.2. Разработка и изготовление бланков документов комитета с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

3.1.3. Бланки комитета с воспроизведением герба Волгоградской области изготавливаются по заказу комитета типографским способом.

3.1.4. В комитете используются следующие виды бланков:

бланк приказа;

бланк решения коллегии;

бланк протокола;

бланк письма с угловым расположением реквизитов;

бланк письма с продольным расположением реквизитов;

бланк письма координационного органа;

бланк председателя комитета, предназначенный для резолюций и поручений;

бланк заместителя председателя комитета, предназначенный для резолюций и поручений.

Бланки документов комитета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов комитета утверждаются приказом комитета.

3.1.5. Устанавливается следующий состав реквизитов для каждого вида бланков комитета:

Для бланка приказа, протокола:

Герб Волгоградской области;

наименование комитета;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка решения коллегии:

Герб Волгоградской области;

наименование комитета

вид документа

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма:

Герб Волгоградской области;

наименование комитета;

справочные данные о комитете (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма координационного органа:

Герб Волгоградской области;

наименование координационного органа;

справочные данные о координационном органе и его секретаре (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка должностного лица комитета, предназначенного для резолюций и поручений:

Герб Волгоградской области;

наименование комитета;

должность лица, подписавшего документ;

отметка для проставления даты;

отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.

3.1.6. Образцы гербовых бланков комитета приведены в формах согласно приложений 1-8.

3.1.7. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в комитете ведется их учет как документов строгой отчетности.

Заведующий сектором делопроизводства и архива, уполномоченные лица структурных подразделений комитета несут ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования.

При поступлении гербовых бланков в комитет из типографии заведующий сектором делопроизводства и архива регистрирует их в журнале учета поступления гербовых бланков по форме согласно приложению 9;

Гербовые бланки комитета хранятся в секторе делопроизводства и архива в опечатываемых металлических шкафах, используются строго по назначению, выдаются уполномоченным лицам структурных подразделений комитета с отметкой в журнале учета выдачи гербовых бланков согласно приложению 10.

Передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается.

3.1.8. Организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков комитета возлагается на отдел государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета, который получает заявки от заведующего сектором делопроизводства и архива на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков заведующему сектором делопроизводства и архива.

3.1.9. Испорченные и невостребованные бланки комитета возвращаются в сектор делопроизводства и архива для их списания и уничтожения по акту.

3.1.10. В комитете устанавливаются следующие размеры полей на документе:

3,00 см - левое;

1,00 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

3.1.11. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в комитете, оформляются на бланках конкретного вида документа:

на стандартных листах бумаги:

- формата А4 (210х297 миллиметров) в соответствии со схемами расположения реквизитов и границ зон согласно приложениям 11, 12;

- формата А6 (105х148 миллиметров);

либо в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных соответствующим образом.

Устанавливается следующий состав реквизитов документов комитета:

1) Герб Волгоградской области;

2) наименование комитета;

3) должность лица - автора документа;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о комитете;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование (заголовок) либо аннотация документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в комитет, "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.2.2. Правила оформления реквизитов документов.

3.2.2.1. В Инструкции по делопроизводству используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит документа "Должность лица, подписавшего документ" пронумерован как 31, реквизит "Отметка о конфиденциальности" пронумерован как 32.

Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

Вид используемого шрифта: Times New Roman (Cyr), размер шрифта - 14; междустрочный интервал - одинарный.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Инструкцией по делопроизводству.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через один междустрочный интервал.

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования" отделяют друг от друга междустрочными интервалами - полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

3.2.2.2. Герб Волгоградской области (реквизит 02).

Изображение герба Волгоградской области помещается на бланках документов комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов комитета герб Волгоградской области изображается в многоцветном и одноцветном (черно-белом) варианте, помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа комитета из файла электронной копии эталонного изображения герба Волгоградской области.

Размеры изображения герба для печати на бланках комитета: высота - 17 мм, ширина - 12,75 мм.

3.2.2.3. Наименование комитета (реквизит 08).

Наименование комитета - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному постановлением Губернатора Волгоградской области от 02 мая 2012 г. N 260 "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области".

3.2.2.4. Должность лица, подписавшего документ (реквизит 31).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается:

в бланках должностного лица комитета, предназначенного для резолюций и поручений;

в реквизите "подпись должностного лица", если документ подготовлен на бланке письма комитета и подписан председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

3.2.2.5. Справочные данные о комитете (реквизит 09).

Справочные данные о комитете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения по усмотрению комитета, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер комитета проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

3.2.2.6. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа, издаваемых комитетом.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.2.7. Место составления (издания) документа (реквизит 14).

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов комитета, за исключением бланков писем.

3.2.2.8. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, акт и др.), проведения (решение коллегии), утверждения (инструкции, положения, правил, регламента, плана, отчета и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется сектором делопроизводства и архива при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2010.

При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2010 г.

3.2.2.9. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в комитете.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

3.2.2.10. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

3.2.2.11. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и юридическим лицам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятое сокращенное наименование органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Если необходимо указать ученую степень, воинское звание, классный чин юстиции (кандидат медицинских наук, генерал-майор внутренней службы, советник юстиции 1 класса), то они указываются после должности адресата, перед инициалами и фамилией.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита.

При адресовании документа в орган государственной и исполнительной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Министру здравоохранения Волгоградской области И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи").

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное казенное учреждение Волгоградской области "Центр управления и связи" Авиаторов шоссе, д.2а, Волгоград, 400000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Калинину И.П. Садовая ул., д.5, кв.12, Михайловский район, Волгоградская область, 403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

Главам муниципальных образований Волгоградской области

или:

Руководителям органов исполнительной власти Волгоградской области

3.2.2.12. Наименование (заголовок) документа (реквизит 18).

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения об архиве комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области"; "О временных нормах расхода топлива на осенне-зимний период 2012/2013 гг."

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

3.2.2.13. Текст документа (реквизит 20).

В комитете документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; представляю информацию по Вашему запросу.

3-го лица единственного числа: ...комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области постановляет...; ...коллегия постановила...; комитет не считает возможным...;

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения комитета или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: "В соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.2.2.14. Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 к приказу комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 15 июля 2012 г. N 10

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка об утверждении документа, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 15 июля 2012 г. N 10

3.2.2.15. Гриф согласования (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
Подпись Дата	И.О.Фамилия

или

СОГЛАСОВАНО Письмо комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 26 октября 2012 г. N 32/06-234

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

при необходимости, с подведомственными и общественными организациями.

3.2.2.16. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами комитета оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
Подпись Дата	И.О.Фамилия

На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актах Губернатора и Правительства Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела комитета, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа (приказы, решения коллегии).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело комитета, или на лицевой стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
Подпись Дата	И.О.Фамилия

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.2.2.17. Подпись должностного лица (реквизит 22).

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Если документ оформлен на бланке комитета, то в состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (без указания наименования комитета), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета

Подпись

И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если председатель комитета временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель председателя комитета, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей председателя комитета). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителей председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними и председателем комитета, то в документе указывается его фактическая должность. Например:

И.о. председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

или

Заместитель председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Подпись

И.О.Фамилия

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись

И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия

3.2.2.18. Гриф утверждения (реквизит 16).

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ
	Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 15 сентября 2010 г. N 70

3.2.2.19. Оттиск печати (реквизит 25).

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.2.2.20. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), а также указание на место нахождения подлинника документа, например:

Подлинник документа находится в деле N 01-05 комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области за 2012 год.

Верно
Ведущий специалист сектора делопроизводства и архива комитета		Подпись	И.О.Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью (штампом) структурного подразделения комитета.

3.2.2.21. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, код города и номер его телефона, например:

Фамилия, имя, отчество

(8442) 24-56-88

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

3.2.2.22. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке председателя и заместителя председателя комитета (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению включают: инициалы исполнителей, фамилии, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.В.Морозову, И.А.Федосеевой Прошу подготовить проект постановления к 05.12.2012.
Подпись	Дата

3.2.2.23. Отметка о контроле документа (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.2.2.24. Отметка об исполнении документа (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя документа или сотрудника сектора делопроизводства и архива комитета и даты.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

3.2.2.25. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в комитет содержит входящий регистрационный номер, дату поступления документа (при необходимости часы и минуты) и количество листов документа. Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.

3.2.2.26. Отметка о конфиденциальности (реквизит 32).

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Схемы расположения реквизитов и границ зон на формате А4 (на основе рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003) приведены: для углового бланка на рисунке 1, для продольного бланка - на рисунке 2.

3.3. Проекты законов Волгоградской области

3.3.1. Процедура внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы определена Законом Волгоградской области от 1 октября 2002 г. N 736-ОД "О законах и иных областных нормативных правовых актах", постановлением Волгоградской областной Думы от 24 февраля 2005 г. N 5/77 "О Регламенте Волгоградской областной Думы", Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД.

3.3.2. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее именуются - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области и соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в порядке законодательной инициативы.

3.3.3. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

3.4. Правила оформления законопроектов Волгоградской области

3.4.1. Законопроекты и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14 .

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

3.4.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один междустрочный интервал печатается пометка: "Внесен губернатором Волгоградской области", которая выравнивается по левой границе пометки.

3.4.3. На расстоянии междустрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

3.4.4. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" междустрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через 1 междустрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

3.4.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 36 пт, печатается через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

О внесении изменений в отдельные законодательные акты Волгоградской области в связи с приведением в соответствие с бюджетным процессом

или

О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей с детьми в Волгоградской области"

3.4.6. Текст отделяется от заголовка междустрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один междустрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

Нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковый номер. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя междустрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

Статья 1

Внести в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД "О порядке управления и распоряжения государственной собственностью Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

3.4.7. Подпись должностного лица отделяется от текста междустрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один междустрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

3.4.8. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи должностного лица четырьмя междустрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через один междустрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа, например:

Подготовлен комитетом по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области 05 августа 2012 г.

3.4.9. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.4.10. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица".

3.4.11. Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

3.4.12. Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через один междустрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г. N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области "Почетный гражданин Волгоградской области"

3.4.13. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

3.4.14. Подпись должностного лица отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

3.4.15. Образец оформления проекта закона Волгоградской области приведен в приложении 13.

3.5. Подготовка проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области комитетом

3.5.1. Сотрудники структурных подразделений комитета (далее - разработчик) в сфере своей деятельности разрабатывают проекты правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, которые носят нормативный правовой либо индивидуальный правовой характер.

3.5.2. Проекты правовых актов должны соответствовать федеральному и областному законодательству, требованиям юридической техники; иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопросов, исключающее возможность двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами.

3.5.3. Разработчик проекта правового акта самостоятельно определяет необходимость проведения процедуры оценки регулирующего воздействия в порядке, устанавливаемом постановлением Губернатора Волгоградской области. В случае если проект правового акта подлежит оценке регулирующего воздействия, разработчик осуществляет:

проведение публичных консультаций по проекту правового акта в порядке, устанавливаемом постановлением Губернатора Волгоградской области;

при необходимости подготовку заключения об оценке регулирующего воздействия проекта правового акта.

Если проект правового акта не подлежит оценке регулирующего воздействия, разработчик в пояснительной записке обосновывает принятое решение.

3.5.4. К проекту правового акта прилагаются материалы:

3.5.4.1. Выписки из законов и правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области в соответствии, с которыми составлен правовой акт;

выписки из нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

копии отменяемых актов, либо актов, в которые вносятся изменения, экспертные заключения, акты прокурорского реагирования, заявления, ходатайства, представления, справки, а также иные документы, в соответствии с правовым актом и другие материалы;

бланки согласования:

а) для структурных подразделений комитета;

б) для заинтересованных органов исполнительной власти и организаций;

пояснительная записка;

финансово-экономическое обоснование (в случае если принятие правового акта повлечет расходы областного бюджета, бюджетов муниципальных образований).

3.5.4.2. К проектам постановлений Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области оформляется справка по установленной форме с указанием органов, организаций и должностных лиц, которым должно быть направлено постановление. К проектам распоряжений Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области оформляется реестр адресатов для рассылки распоряжения.

3.5.5. Подготовленный проект правового акта разработчиком визируется:

у руководителя структурного подразделения комитета в течение 3 рабочих дней;

при затрагивании интересов других структурных подразделений комитета, проекты правовых актов визируются руководителями заинтересованных структурных подразделений комитета. Срок работы с проектами правовых актов в структурных подразделениях комитета в течение 2 рабочих дней. При необходимости (большой объем документа) председателем комитета указанный срок может быть продлен до 5 рабочих дней;

куратором структурного подразделения - заместителем председателя комитета в течение 1 рабочего дня.

3.5.6. Далее проект правового акта на бумажном носителе и в электронной форме (текстовый редактор Word), для проведения правовой экспертизы и, в установленном порядке, антикоррупционной экспертизы направляется в отдел правового и кадрового обеспечения комитета. Срок проведения правовой экспертизы в течение 7 рабочих дней.

Одновременно нормативный правовой акт (приказ), затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающий правовой статус организации или имеющий межведомственный характер, в установленном порядке размещается на официальном сайте комитета в сети Интернет - www.kobgn.volganet.ru в подразделе "Антикоррупционная экспертиза", в целях обеспечения проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

В случае выявления несоответствия проекта правового акта федеральному законодательству и законодательству Волгоградской области, необоснованности внесения проектом правового акта изменений в ранее принятые правовые акты, признания правового акта утратившим силу, не соответствия требованиям юридической техники, низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста электронному носителю, отсутствия необходимых согласований, сотрудник сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета возвращает проект разработчику для доработки с приложением в необходимых случаях письменного заключения.

3.5.7. Срок доработки проекта правового акта разработчиком не должен превышать 3 рабочих дней. После доработки проект правового акта повторно представляется в сектор правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

3.5.8. Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения по существу проекта, он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие существа проекта.

3.5.9. Дальнейшее согласование проекта правового акта проводится в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 10 сентября 2012 г. N 832 "Об утверждении Положения о подготовке проектов правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области".

3.5.10. Период работы над проектом правового акта с момента начала работы и до его представления на рассмотрение Губернатору Волгоградской области, Правительству Волгоградской области, вице-губернатору - председателю Правительства Волгоградской области не должен превышать 3 месяцев. В случае истечения указанного срока проект правового акта подлежит повторному согласованию.

3.5.11. Правила оформления проектов правовых актов определяются в Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области.

4. Оформление отдельных видов документов в комитете

4.1. Состав документов комитета

В деятельности комитета создается комплекс правовых и организационно-распорядительных документов: приказы по основной (профильной) деятельности комитета, приказы по личному составу; локальные нормативные правовые акты, утверждаемые приказами комитета и обязательные для исполнения всеми сотрудниками комитета; протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов); акты; записки (служебные, аналитические, пояснительные); договоры, контракты, соглашения; доверенности; деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности комитета создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии комитета, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, дополнительных соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

В установленных законодательством случаях в комитете могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

4.2. Порядок подготовки и оформления нормативных и организационно-распорядительных документов комитета

Нормативные правовые акты комитета издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, а также по инициативе комитета в пределах его компетенции.

Нормативные и организационно-распорядительные документы комитета издаются в форме приказов, решений коллегии, инструкций, положений, правил, а также в иных формах, установленных законодательством.

4.3. Правила, положения, инструкции и другие документы, носящие нормативный характер

4.3.1. Под нормативным правовым актом комитета понимается изданный в установленном порядке акт председателя комитета, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц.

4.3.2. Проекты нормативных правовых актов до их подписания председателем комитета:

а) должны пройти:

- в течение 7 рабочих дней обязательное согласование (визирование):

с руководителями структурных подразделений комитета, указанных в проекте нормативного правового акта;

с руководителями структурных подразделений, которым в проекте нормативного правового акта даются поручения;

с заместителями председателя комитета, к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемой проектом нормативного правового акта, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними;

- правовую экспертизу, а также антикоррупционную экспертизу в порядке, устанавливаемом постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 13.08.2009 N 940 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области и иных органов исполнительной власти Волгоградской области". Правовая и антикоррупционная экспертиза, проводятся отделом правового и кадрового обеспечения комитета.

б) в течение 7 рабочих дней финансово-экономическим отделом проводится финансово-экономическое обоснование и определяются источники финансирования, если проектом нормативного правого акта предусмотрено выделение денежных средств.

4.3.4. Нормативные правовые акты вступают в силу со дня их подписания, если в самом нормативном правовом акте не установлен иной порядок вступления в силу.

Нормативные правовые акты по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина вступают в силу не ранее чем через 10 календарных дней после их официального опубликования.

4.3.5. Нормативные правовые акты подлежат официальному опубликованию, в случае если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также в иных случаях, определяемых председателем комитета. Официальное опубликование нормативных правовых актов производится в установленном порядке.

4.3.6. Руководитель структурного подразделения комитета - разработчик нормативного правового акта представляет в сектор делопроизводства и архива в течение одного рабочего дня после подписания председателем комитета нормативный правовой акт на бумажном носителе для регистрации в установленном порядке и в электронной форме (текстовый редактор Word), с реестром рассылки.

4.3.7. Сектор делопроизводства и архива изготавливает необходимое количество копий подписанного и зарегистрированного нормативного правового акта и в течение одного рабочего дня после регистрации представляет их разработчику.

4.3.8. Разработчик к копиям нормативного правового акта подготавливает сопроводительные письма в соответствии с реестром рассылки согласно приложению 14.

В течение одного рабочего дня со дня подписания сопроводительные письма и копии нормативных правовых актов разработчик возвращает в сектор делопроизводства и архива для рассылки.

4.3.9. Персональная ответственность за своевременную и качественную разработку проекта нормативного правового акта, проведение согласований и контроль за своевременным опубликованием нормативных правовых актов возлагается на руководителя структурного подразделения - разработчика проекта нормативного правового акта.

4.3.10. Сектор делопроизводства и архива в течение 5 дней со дня регистрации направляет нормативные правовые акты комитета на бумажном носителе и в электронном виде для его официального опубликования.

4.4. Оформление приказов комитета по основной (профильной) деятельности

Приказ - правовой акт, издаваемый председателем комитета или лицом его замещающим, действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед комитетом. Приказы подразделяются: по основной (профильной) деятельности и по личному составу.

Проекты приказов комитета по основной (профильной) деятельности (далее - приказы) разрабатываются сотрудниками структурных подразделений комитета (далее - разработчик) в соответствии со своими полномочиями.

Приказы по вопросам государственной гражданской службы и личному составу подготавливает сектор кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя разработчика.

Приказы должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения должны соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, требованиям юридической техники; иметь краткое, ясное и четкое изложение сути вопросов, исключающее возможность двоякого толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами, исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Разработчик определяет конкретных исполнителей и сроки исполнения поручений, исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для подготовки копий, рассылки и доведения до исполнителей.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения каждый пункт должен включать: ответственного исполнителя; содержание задания; срок исполнения (дата). Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

Последним пунктом приказа должен быть определен заместитель председателя комитета или руководитель структурного подразделения, ответственный за исполнение приказа в целом ("Контроль исполнения приказа возложить на ...").

Приказ печатается на бланке соответствующего вида документа комитета. Образец бланка приказа и правила его построения приведены в приложении 1.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие реквизиты: "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Наименование (заголовок) документа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа и составляется ко всем приказам. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"), например: "Об утверждении ... ", "О создании ...", "Об объявлении ...", "Об итогах ..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания)" через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа и начинаться словами "в целях", "во исполнение", "В соответствии ...", "Для ..." и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов, нормативов и т.д.).

Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются заместители председателя комитета и (или) руководители структурных подразделений комитета. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Руководители структурных подразделений комитета, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки адресатов, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста приказа на одной странице.

При оформлении приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

Приказы печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен приказ и с кем согласован.

Образец оформления приказа приведен в приложении 15.

Приложения к приказам комитета оформляются согласно приложению 16.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения комитета, подготовившим проект.

Согласование проводит сотрудник структурного подразделения комитета, подготовившее проект приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования с грифами согласования. Подготовленный приказ разработчиком визируется:

у руководителя структурного подразделения комитета - разработчика проекта приказа - в течение рабочего дня;

при затрагивании интересов других структурных подразделений комитета, приказ визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений. Срок работы с приказом в структурных подразделениях комитета в течение 2 рабочих дней. При необходимости (большой объем документа) председателем комитета указанный срок может быть продлен до 5 рабочих дней;

куратором структурного подразделения - заместителем председателя комитета в течение одного рабочего дня.

Далее приказ на бумажном носителе и в электронной форме (текстовый редактор Word), для проведения правовой экспертизы и, в установленном порядке, антикоррупционной экспертизы направляется в отдел правового и кадрового обеспечения комитета. Срок проведения правовой экспертизы в течение 7 рабочих дней.

К приказу прилагаются:

выписки из законов и правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области в соответствии, с которыми составлен приказ;

выписки из нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

копии отменяемых приказов, либо в которые вносятся изменения, экспертные заключения, акты прокурорского реагирования, заявления, ходатайства, представления, справки, а также иные документы.

Одновременно нормативный правовой акт (приказ), затрагивающий права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающий правовой статус организации или имеющий межведомственный характер, в установленном порядке размещается на официальном сайте комитета в сети Интернет - www.kobgn.volganet.ru в подразделе "Антикоррупционная экспертиза", в целях обеспечения проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

Сотрудник сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета имеет право вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязывать исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить дополнительное согласование.

В случае выявления несоответствия приказа федеральному и (или) областному законодательству, необоснованность внесения приказом изменений в ранее принятые правовые акты, не соответствие требованиям юридической техники, низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста электронному носителю, отсутствия необходимых согласований и другие, сотрудник сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета возвращает разработчику для доработки.

Срок доработки приказа разработчиком не должен превышать 2 рабочих дней. После доработки приказ повторно представляется в сектор правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Если в процессе доработки в приказ вносятся изменения по существу, он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке внесены уточнения, не изменившие существа приказа.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из наименования должности лица подписывающего документ (без указания наименования комитета), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписывающего документ, печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего приказ, печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности. Приказы подписывает председатель комитета.

Председатель комитета

подпись

И.О. Фамилия

Приказы регистрируются в день подписания в секторе делопроизводства и архива по порядку номеров в пределах календарного года. Приказы регистрируются на бумажных носителях в журнале учета.

Внесение изменений, дополнений, исправлений, замена листов в подписанном приказе запрещается. Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Копии приказов на бумажном носителе заверяются печатью сектора делопроизводства и архива.

Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства комитета, при этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.

Копии приказов направляются исполнителям и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем. Нормативные правовые акты (приказы) рассылаются в соответствии с пунктом 4.3.8. настоящей Инструкции. Подлинники приказов для использования в работе не выдаются.

Совместные приказы комитета печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами, органами исполнительной власти Волгоградской области, организациями, состоит из регистрационных номеров проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

4.5. Порядок подготовки и оформления приказов комитета по личному составу

4.5.1. Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

4.5.2. В отличие от приказов по основной (профильной) деятельности (к ним относятся приказы: по организации работы комитета, по финансированию, о планировании деятельности комитета, об отчетности, об утверждении штатного расписания, об утверждении инструкций, о порядке проведения аттестации и т.д.) приказы по личному составу связаны с трудовой деятельностью сотрудников комитета, имеют особенности составления и оформления.

Приказы по личному составу подразделяются на:

а) Приказы унифицированной формы. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приказы о приеме, увольнении, переводе работников, о предоставлении отпусков, о направлении в командировку). В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

В унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости допускается вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом комитета.

Заполнение унифицированной формы приказа ведется печатным способом, в том числе с использованием средств вычислительной техники, либо от руки (разборчиво, желательно печатными буквами). Ведение смешанной обработки (обработка вручную и механизированная обработка) унифицированных форм приказов не допускается.

В приказах, как и в других документах, недопустимы помарки, подчистки. Ошибки в документах, заполняемых вручную, исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

б) Приказы, имеющие произвольную форму (допускается оформление некоторых видов приказов по личному составу в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.):

о наложении дисциплинарных взысканий;

об изменении анкетно-биографических данных;

об установлении профессии;

о присвоении разряда;

о совмещении профессий (должностей);

об установлении надбавки;

о замещении временно отсутствующего работника;

о дежурстве;

о привлечении к сверхурочным работам (к работе в выходные и праздничные дни);

об изменении режима работы.

Приказы по личному составу оформляются не на несколько действий, а на одно, т.е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько.

4.5.3. По основным кадровым процедурам представляют следующие виды кадровых документов.

а) Документация по приему на работу:

заявление о приеме на работу;

приказ о приеме на работу.

б) Документация по переводу на другую работу:

заявление о переводе на другую работу;

представление о переводе на другую работу;

приказ о переводе на другую работу.

в) Документация по увольнению с работы:

заявление об увольнении;

приказ об увольнении.

г) Документация по оформлению отпусков:

график отпусков;

заявление о предоставлении отпуска/уведомление работника о начале отпуска;

приказ о предоставлении отпуска.

д) Документация по оформлению командировки:

служебное задание;

служебная записка (при необходимости привлечения водителей либо сотрудников других отделов комитета);

приказ о направлении в командировку;

командировочное удостоверение.

е) Документация по оформлению поощрений:

представление о поощрении;

приказ о поощрении.

ж) Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

служебная записка о нарушении/акт о нарушении трудовой (служебной) дисциплины;

объяснительная записка о нарушении трудовой (служебной) дисциплины;

заключение о результатах проведения служебной проверки (в отношении государственного гражданского служащего);

приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

з) Документация об изменении анкетно-биографических данных:

заявление об изменении анкетно-биографических данных;

приказ об изменении анкетно-биографических данных.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов пункта 4.5.3 подраздела 4.5 раздела 4 настоящей Инструкции приводится в соответствии с источником

к) Документация о привлечении к сверхурочным работам (к работе в выходные или праздничные дни):

служебная записка о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные и праздничные дни;

уведомление работника о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные или праздничные дни (с отметкой от работника о согласии/несогласии к работе в выходные или праздничные дни);

приказ о привлечении к сверхурочным работам/к работе в выходные и праздничные дни.

4.5.4. Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование вида документа - "Приказ";

дата, номер;

место издания, заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы согласования;

отметка об ознакомлении с приказом работника;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.5.5. Правила оформления реквизитов:

Заполнение реквизитов унифицированной формы производится по определенным правилам.

Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Заполнение поля ОКПО является обязательным.

Наименование (заголовок) документа.

Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос "о чем?": о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т.п. Далее пишутся фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Текст документа.

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Формулировки приказа должны строго соответствовать действующему трудовому законодательству.

Приказ по личному составу, не имеющий унифицированной формы, оформляется по правилам оформления распорядительных документов комитета. В тексте приказов об изменении персональных данных обязательно должны содержаться сведения, как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем.

Виза.

Проект кадрового документа визируют начальник отдела правового и кадрового обеспечения, а при необходимости - заместитель председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует начальник финансово-экономического отдела комитета - главный бухгалтер.

Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу. Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

Отметка об ознакомлении с приказом работника.

Сотрудник сектора кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета знакомит каждого сотрудника с приказом, после чего ознакомленный сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: "С приказом ознакомлен", подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления.

Регистрация и хранение приказов по личному составу.

Приказы по личному составу разделяют в соответствии с установленными сроками их хранения. Приказы по личному составу можно разделять тематически (прием на работу, увольнение, командировки и т.д.). Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел, например: "Приказы по отпускам" и т.д.

Приказы с разными сроками хранения формироваться в одно дело запрещается.

Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года (календарного года). Номер (индекс) пишут с буквой "к" - кадры, или "л/с" - личный состав, "о" - отпуска, "п" - поощрения, "км" - командировки и т.д., возможны и другие буквенные обозначения.

Приказы по личному составу могут храниться в секторе кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

Приказы по личному составу регистрируются в день подписания в журнале регистрации приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет. Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, направлении в командировку, взысканиях и т.д. хранятся 5 лет в соответствии со статьей 19(б)** Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

Правила оформления приказов по личному составу и другие документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников Комитета, для оформления приказов по личному составу приведены в приложении 17-22.

4.6. Подготовка документов к заседаниям коллегии и оформление решений коллегии комитета

4.6.1. Коллегия комитета является совещательным органом при председателе комитета.

4.6.2. Работа коллегии комитета проводится на основании плана работы коллегии на каждое полугодие, утвержденного председателем комитета.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с утвержденным планом, но не реже 1 раза в полугодие. При необходимости, по предложению членов коллегии и решению председателя комитета, могут проводиться внеплановые заседания коллегии.

В случае необходимости заседания коллегии могут быть выездными. Решение о проведении выездного заседания коллегии принимается председателем коллегии.

В случае необходимости и по взаимной договоренности с другими органами исполнительной власти Волгоградской области могут проводиться совместные заседания коллегии.

В отдельных случаях при рассмотрении вопросов, составляющих служебную и государственную тайну, проводятся закрытые заседания коллегии.

При необходимости, по предложению членов коллегии и решению председателя коллегии, для рассмотрения на плановом заседании коллегии могут быть внесены внеплановые вопросы.

План работы коллегии утверждается ее решением на последнем в полугодии заседании коллегии. Секретарь коллегии не позднее 7 рабочих дней после утверждения плана работы коллегии, рассылает его членам коллегии, в структурные подразделения комитета, руководителям государственных учреждений, подведомственных комитету.

Руководители структурных подразделений комитета представляют секретарю коллегии предложения для включения в план работы коллегии, согласованные с курирующими заместителями председателя комитета за месяц до даты последнего в полугодии заседания коллегии.

Секретарь коллегии не позднее, чем за 5 дней до даты последнего в полугодии заседания коллегии, на основе предложений руководителей структурных подразделений комитета готовит проект плана работы коллегии и не менее чем за 3 дня до дня заседания коллегии направляет его членам коллегии.

4.6.3. Подготовку вопросов (плановых и внеплановых) к заседанию коллегии осуществляют руководители структурных подразделений комитета, вносившие вопрос на рассмотрение коллегии.

Руководители указанных структурных подразделений во взаимодействии с руководителями других структурных подразделений комитета и руководителями государственных учреждений, подведомственными комитету, организуют работу по подготовке материалов к заседанию коллегии и являются ответственными за подготовку запланированного на заседании коллегии вопроса.

Ответственными за подготовку закрытых заседаний коллегии являются руководители структурных подразделений комитета, вносившие вопрос на рассмотрение коллегии и заведующий сектором по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы комитета.

Заместители председателя комитета осуществляют контроль за сроками и качеством подготавливаемых материалов к заседанию коллегии.

4.6.4. Материалы к каждому рассматриваемому на заседании коллегии вопросу (проект решения коллегии по запланированному вопросу; бланк согласования проекта решения коллегии; список лиц, приглашенных на заседание коллегии по рассматриваемому вопросу; фамилия, имя, отчество и должность докладчика, содокладчика и выступающих; аналитическая справка по рассматриваемому вопросу; список приглашенных на заседание коллегии по рассматриваемому вопросу, реестр адресатов для рассылки материалов по рассматриваемому вопросу и другие материалы (справки, обзоры, фото-, видеоматериалы и т.д.) представляются секретарю коллегии за 10 рабочих дней до заседания коллегии после согласования с курирующим подразделение заместителем председателя комитета.

Список лиц, приглашенных на заседание коллегии по рассматриваемому вопросу, определяется руководителем структурного подразделения, отвечающим за его подготовку, и согласовывается с заместителем председателя комитета, курирующим соответствующее направление деятельности.

В случае нарушения сроков представления материалов к заседанию коллегии вопрос снимается с рассмотрения как неподготовленный. Решение об этом принимается председателем коллегии по представлению секретаря коллегии.

4.6.5. Представляемый проект решения коллегии должен быть подготовлен с учетом следующих требований:

содержать точные и определенные формулировки, термины (понятия), соответствовать по форме и содержанию текста проекта установленным и общепринятым правилам;

иметь четкую систему построения, логическую последовательность в изложении мысли;

содержать краткую оценку состояния дел, указания на то, что предполагается выполнить, в какие сроки и кому поручено его выполнение.

4.6.6. Перечень внеплановых вопросов для включения в повестку дня запланированного заседания коллегии (с обоснованием необходимости включения) руководители структурных подразделений комитета, указанные в подпункте 4.6.3 данного раздела, вносят секретарю коллегии не позднее, чем за 7 рабочих дней до установленного дня запланированного заседания коллегии.

Секретарь коллегии согласовывает с председателем комитета в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до установленного дня запланированного заседания коллегии перечень внеплановых вопросов, предлагаемых к рассмотрению на запланированном заседании коллегии.

В случае принятия председателем комитета решения о включении в повестку дня запланированного заседания коллегии внеплановых вопросов, подготовку их рассмотрения осуществляют руководители структурных подразделений комитета, вносившие вопрос на рассмотрение коллегии в течение 3 дней в соответствии с требованиями к порядку, полноте и качеству материалов, установленными подпунктами 4.6.3.-4.6.5 данного раздела.

4.6.7. Руководители структурных подразделений комитета несут персональную ответственность за качество подготовки проектов решений коллегии (достоверность сведений, целесообразность намеченных мер, полноту представленных материалов, согласование с заинтересованными должностными лицами), соблюдение сроков их представления.

4.6.8. Не позднее, чем за один день до дня заседания коллегии инициатор рассмотрения вопроса может отозвать свои документы, направив письменное уведомление с указанием причины председателю коллегии.

4.6.9. Секретарь коллегии обеспечивает формирование проекта повестки дня коллегии, оповещение членов коллегии о дате, времени, месте проведения заседания коллегии, редактирование проектов решений коллегии, подготовку реестров рассылки решений Коллегии.

4.6.10. Размножение материалов коллегии в необходимом количестве экземпляров, а также рассылку решений и других материалов осуществляет сектор делопроизводства и архива комитета.

4.6.11. Оповещение приглашенных на заседание коллегии обеспечивает руководитель структурного подразделения комитета, подготовивший соответствующий вопрос для рассмотрения на заседании коллегии через сектор делопроизводства и архива комитета.

4.6.12. Комплект материалов, подлежащих рассмотрению на заседании коллегии, секретарь коллегии не позднее, чем за 2 рабочих дня до заседания коллегии, передает членам коллегии.

4.6.13. Материально-техническое обеспечение деятельности коллегии осуществляет отдел государственного заказа и материально-технического обеспечения комитета.

4.6.14. Официальную информацию о повестке дня, планах работы коллегии, а также сообщение о проведенном заседании коллегии и принятых решениях секретарь коллегии направляет в отдел по вопросам обучения населения и связям со средствами массовой информации для ее размещения в средствах массовой информации в установленном порядке.

4.6.15. Регистрация членов коллегии и приглашенных начинается за 15-30 минут до начала заседания коллегии и заканчивается за 5 минут до его начала.

4.6.16. Регистрацию членов коллегии осуществляет секретарь коллегии, регистрацию приглашенных осуществляют сотрудники сектора делопроизводства и архива комитета и структурного подразделения комитета, ответственного за рассмотрение вопроса на заседании коллегии.

4.6.17. По итогам заседания коллегии секретарем коллегии в течение 3 рабочих дней оформляется протокол заседания коллегии. Протокол заседания коллегии ведет секретарь коллегии.

Протокол подписывают председатель (председательствующий на заседании) коллегии. Протокол рассылке не подлежит и хранится в секторе делопроизводства и архива комитета. По указанию председателя коллегии, в случае дачи поручений, не вошедших в решения коллегии, выписки из протокола заседания коллегии могут направляться исполнителям совместно с решениями коллегии.

4.6.18. Проект решения Коллегии, требующий доработки, передается соответствующему заместителю председателя комитета для внесения в него изменений и дополнений с учетом предложений и критических замечаний, высказанных на заседании коллегии. Доработка проекта решения коллегии руководителем структурном подразделении комитета проводится в течение двух рабочих дней после заседания коллегии или в установленный председателем коллегии срок, после чего проект передается секретарю коллегии, который представляет проекты решений коллегии на подпись председателю (председательствующему на заседании) коллегии.

4.6.19. По результатам рассмотрения вопросов на заседании коллегии издаются решения коллегии, которые на следующий день после их подписания председателем коллегии (председательствующим на заседании) передаются секретарем коллегии в сектор делопроизводства и архива для регистрации и рассылки.

Регистрация решений коллегии осуществляется в пределах календарного года в журнале учета решений коллегии комитета. Датой протокола является дата заседания коллегии.

Рассылка решений коллегии и выписок из протокола заседания Коллегии осуществляется сектором делопроизводства и архива по реестру, подписанному секретарем Коллегии в течение 1 рабочего дня.

4.6.20. Порядок оформления решения коллегии такой же, как и приказов.

Реквизит "Текст" решения коллегии начинается со слова "РЕШИЛА", печатается без разрядки, прописными буками, отдельной строкой с абзаца на расстоянии 1,25 мм от левой границы текстового поля.

Образец оформления решения коллегии на бланке решения коллегии приведен в приложении 23.

4.6.21. Контроль исполнения решений коллегии, а также поручений, данных на коллегии, осуществляется руководителями структурных подразделений комитета, ответственными за подготовку плановых (внеплановых) вопросов и заместителями председателя коллегии, курирующих указанные подразделения.

Общий контроль исполнения решений коллегии обеспечивается секретарем Коллегии.

4.6.22. Руководители структурных подразделений комитета, государственных учреждений, подведомственных комитету, представляют руководителю структурного подразделения комитета, ответственному за исполнение конкретного решения коллегии, не позднее 3 рабочий дней до истечения срока исполнения решения (поручения) Коллегии необходимые материалы об их исполнении.

4.6.23. Руководители подразделений комитета, ответственные за исполнение решений (поручений) коллегии, представляют секретарю коллегии необходимые материалы (справки, служебные записки и т.д.), согласованные с курирующими заместителями председателя комитета, в сроки, указанные в решении коллегии.

4.6.24. Информацию об исполнении совместных (с другими органами исполнительной власти, учреждениями) заседаний коллегии представляют секретарю коллегии руководители структурных подразделений в сроки, указанные в подпункте 4.6.22 данного раздела.

4.6.25. При проведении закрытых заседаний коллегии или закрытого обсуждения отдельных вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегии, подготовка материалов к этим заседаниям (рассмотрению отдельных вопросов), допуск на заседания, оформление принимаемых решений осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.

4.7. Порядок подготовки и оформление
государственных контрактов, договоров, соглашений

4.7.1. Договоры, государственные контракты, соглашения (далее - договор) на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения нужд комитета подписываются государственным заказчиком, имеющим право подписи - председателем комитета либо лицом, исполняющим его обязанности и скрепляются печатью комитета.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

4.7.2. Подготовка проекта договора осуществляется сектором размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета и (или) руководителем структурного подразделения комитета, который инициирует заключение договора (далее - руководитель структурного подразделения).

4.7.3. Руководитель структурного подразделения осуществляет взаимодействие с другой стороной договора (далее - контрагент), подготавливает договор или документацию о размещении заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для государственных нужд путем проведения конкурсов, аукционов и запроса котировок, запрашивает учредительные документы у контрагента, лицензию, изучает рынок, проводит другие мероприятия и после этого направляет собранные материалы для проверки и дальнейшего оформления в сектор размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета.

Согласование либо оформление материалов для подготовки проведения торгов, запроса котировок, составление договора сектором размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности осуществляется в течение 5 рабочих дней. Договор визируется заведующим сектором размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета.

4.7.4. Структура договора должна соответствовать требованиям, установленным законодательством, и содержать следующие основные положения:

1) вводная часть (преамбула):

- наименование Договора;

- дата составления;

- место подписания;

- полное наименование сторон;

- название стороны по Договору;

- полное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора;

- условия, которым должен согласно законодательству Российской Федерации соответствовать поставщик (исполнитель, подрядчик) по договору;

2) сведения о предмете договора (регулируемые договором отношения, условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг);

3) требования к характеристикам товара, работ, услуг, к их безопасности, требования к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, требования к размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям заказчика;

4) цена договора (порядок и этапы оплаты товаров, работ, услуг по договору);

5) права и обязанности сторон по договору;

6) срок выполнения сторонами своих обязательств;

7) место исполнения обязательств каждой из сторон;

8) способ исполнения обязательств каждой из сторон (порядок приемки товаров, работ, услуг);

9) срок действия договора;

10) порядок и условия изменения и расторжения договора;

11) ответственность сторон за ненадлежащее исполнение обязательств, порядок урегулирования конфликтов;

12) размер неустойки за несвоевременное исполнение поставщиком (исполнителем, подрядчиком) обязательств по договору;

13) обстоятельства, освобождающие от ответственности (форс-мажор)

14) требования к гарантийным обязательствам по договору;

15) дополнительные условия договора;

16) прочие условия договора;

17) реквизиты сторон, с указанием адреса места нахождения и почтового адреса сторон по договору;

18) дата подписания.

Перечень разделов структуры договора не является исчерпывающим и может дополняться в зависимости от вида заключаемого Договора.

4.7.5. Обязанность организации работы по подготовке договора возлагается на сотрудника ответственного структурного подразделения, инициирующего заключение договора.

4.7.6. При подготовке документации о размещении заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для государственных нужд путем проведения конкурсов, аукционов и запроса котировок руководитель структурного подразделения обязан запросить у контрагента документы и сведения в соответствии с федеральным законодательством.

4.7.7. При подготовке договоров сотрудник руководитель структурного подразделения обязан запросить у контрагента и собрать следующие сведения и документы, надлежащим образом оформленные и заверенные:

копии учредительных документов (Устав, Учредительный договор, другие документы);

копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;

копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица;

документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны (доверенность - подлинник или копия нотариально заверенная, либо надлежащим образом заверенная копия иного документа (приказ, распоряжение));

при необходимости - лицензию на выполнение вида деятельности;

нормативные правовые акты, в соответствии с которыми составлена процедура выполнения работ и оказания услуг (правила, инструкции и т.п.);

иные документы, подтверждающие законность заключения договора.

4.7.8. При подготовке договора с физическим лицом, индивидуальным предпринимателем (далее - ИП) сотрудник ответственного структурного подразделения обязан запросить у контрагента следующие сведения и документы:

копию свидетельства о постановке на налоговый учет как индивидуальный предприниматель (копия свидетельства представляется вместе с оригиналом для проведения сверки, а затем возвращается ИП);

при необходимости лицензию на выполнения вида деятельности, другие документы, подтверждающие способность физического лица, ИП выполнить необходимый объем работ, услуг;

нормативные правовые акты, в соответствии с которыми составлена процедура выполнения работ и оказания услуг;

иные документы, подтверждающие законность заключения договора.

4.7.9. Договор с материалами и предоставленными контрагентом документами после визирования в секторе размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета направляется в сектор правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета, для проведения правовой экспертизы договора на соответствие законодательству Российской Федерации и Волгоградской области. Срок проведения правовой экспертизы 5 рабочих дней.

Договор визируется сотрудником сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

При обнаружении недостатков сектор правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета возвращает договор в сектор размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета для устранения недостатков. Срок устранения недостатков до 3 рабочих дней.

4.7.10. В случае несоответствия договора законодательству и обнаружения грубых недостатков в его оформлении, сектор правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета подготавливает мотивированное письменное заключение. При этом договор визированию не подлежит.

Не завизированный в отделе правового и кадрового обеспечения комитета договор не может быть представлен на подпись государственному заказчику, а подлежит направлению на доработку с учетом поступивших замечаний, после чего вновь отправляется на согласование. Срок устранения недостатков до 3 рабочих дней.

Если разногласия остаются, то разработчик инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных структурных подразделений комитета и заместителей председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними. Совещание протоколируется, а по его итогам председатель комитета принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

4.7.11. После визирования договора сотрудником сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета, сотрудник ответственного структурного подразделения в течение 1 рабочего дня составляет "бланк согласования", в котором указывает должностных лиц комитета, участвующих в согласовании договора.

4.7.12. Договор должен быть согласован и завизирован следующими сотрудниками:

- руководителем ответственного структурного подразделения комитета, который несет персональную ответственность за правильный (правильное):

составленный договор, изучение рыночных цен и правильный выбор цены договора;

выбор контрагента;

изучение способности контрагента выполнить договорные обязательства;

сбор необходимых учредительных документов контрагента, наличие лицензии и других документов;

составленный предмет договора;

выбор товара с необходимыми характеристиками товара и его качественными показателями;

объем выполнения работ и оказания услуг;

обоснование стоимости товара, выполнения работ и оказания услуг;

порядок оплаты и приема товара, выполненных работ и оказания услуг и другие разделы структуры проекта договора, указанные в пункте 4.7.4;

- начальником отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета, который несет ответственность за правильное и своевременное:

составление и оформление разделов структуры Договора, в соответствии с пунктом 4.7.4;

составление стоимости товара или сметы выполнения работ, оказания услуг (при необходимости назначает экспертизу);

оформление документации о размещении заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для государственных нужд;

соблюдение процедур проведения конкурсов, аукционов, запроса котировок;

регистрирование заявок;

заключение договоров;

регистрирование договоров;

осуществление взаимодействия и контроля выполнения сторонами своих обязательств;

проведение работы в автоматизированной информационной системе государственного заказа Волгоградской области "Комита-Курьер" по формированию, размещению и исполнению государственного заказа для нужд комитета;

- начальником финансово-экономического отдела комитета, который несет персональную ответственность:

за проверку правильности расчета стоимости товара, выполнения работ и оказания услуг;

правильность составленной сметы контрагентом;

соответствие цены объемам бюджетных ассигнований, предусмотренных сметой расходов, лимитом бюджетных обязательств, статьей расходов;

за порядок оплаты стоимости товара, выполненных работ и оказанных услуг;

правильно составленный порядок ведения переговоров с контрагентом по вопросам оплаты стоимости товара, выполненных работ, оказанных услуг;

- начальником отдела правового и кадрового обеспечения комитета, который проверяет соответствие составленного проекта договора законодательству Российской Федерации и Волгоградской области.

- заместителем председателя комитета, который в соответствии с приказом о распределении обязанностей, курирует направление деятельности, прописанное в предмете договора.

4.7.13. Если договор по какой-либо причине отклоняется или имеются замечания, то участник процедуры согласования указывает причину отказа или перечень замечаний в "бланке согласования". Срок устранения замечаний до 3 рабочих дней.

4.7.14. Замечания к договору, полученные в ходе прохождения процедуры согласования, подлежат устранению сотрудником ответственного структурного подразделения. В "бланке согласования" делается отметка о снятии замечаний.

4.7.15. Количество экземпляров договора соответствует количеству сторон договора. В случае необходимости договор может быть подготовлен в большем количестве экземпляров.

4.7.16. Подписание договора председателем комитета производится при наличии согласований, полученных в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Подписанный председателем комитета договор направляется в отдел государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета для дальнейшего подписания с контрагентом.

4.7.17. Подписанный договор регистрируется в день подписания или на следующий рабочий день в секторе размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета.

4.7.18. Оригинал заключенного договора со всеми сопроводительными документами (представлениями, письмами, ходатайствами), отдел государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета направляет в финансово-экономический отдел комитета для постоянного хранения.

Копия договора хранится в секторе размещения государственного заказа и материально-технического обеспечения отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета.

4.7.19. Заверенная копия договора по указанию председателя комитета может быть предоставлена финансово-экономическим отделом комитета на основании мотивированного письменного запроса органа исполнительной власти Волгоградской области, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области организациям, предприятиям, учреждениям.

4.8. Порядок оформления доверенностей от имени председателя комитета

Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления интересов комитета перед третьими лицами.

Подписывается председателем комитета и заверяется круглой гербовой печатью комитета.

Доверенность оформляется на бланке письма комитета с продольным расположением реквизитов.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее подписания и регистрации.

Доверенность, выдаваемая в соответствии с изложенным порядком, обязательному нотариальному удостоверению не подлежит.

Доверенность регистрируется в секторе делопроизводства и архива после подписи председателя комитета.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" присваиваются в пределах календарного года.

Доверенность регистрируется в день подписания в журнале учета доверенностей.

В тексте доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

Образец оформления доверенности приведен в приложении 24.

4.9. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов в комитете.

4.9.1. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В комитете протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются поручения сотрудникам комитета и/или принятое по нему решение.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения комитета, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола".

Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью сектора делопроизводства и архива.

Протоколы печатаются: на бланке протокола, на общем бланке, на листе бумаги формата А4.

4.9.1.1. Оформление протокола на листе формата А4.

При оформлении протокола на стандартном листе бумаги оформляются следующие реквизиты:

"Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области" - указывается полное официальное и/или сокращенное наименование комитета. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

"Вид документа" - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами и выравнивается по центру;

"Вид заседания, совещания" - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

"Место проведения заседания (совещания)" - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

"Дата и номер протокола" - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрация протоколов производится в день подписания или на следующий рабочий день сотрудниками структурных подразделений, ответственных за проведение данных совещаний, мероприятий.

"Текст протокола" - состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один междустрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области			-	И.О.Фамилия
Заместители председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области			- -	И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

"Подпись" - отделяется от текста тремя одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании двумя одинарными междустрочными интервалами и оформляется аналогично.

Образцы оформления полного и краткого протоколов на стандартном листе бумаги приведены в приложениях 25-26.

4.9.1.2. Оформление протокола на бланке протокола.

При использовании для оформления протокола заседания (совещания) бланка протокола комитета, на нем уже указаны реквизиты: "Герб Волгоградской области", "Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области", "Вид документа" (ПРОТОКОЛ), "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа", "Место проведения заседания (совещания)". Правила построения бланка - аналогичны правилам построения бланков распоряжений и приказов комитета.

Ниже реквизита "Место проведения заседания (совещания)" не менее чем 1,5 см печатается реквизит "Вид заседания (совещания)". Реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля.

Текст протокола отделяется от предыдущего реквизита линией и двумя одинарными междустрочными интервалами.

Образец оформления протокола на бланке протокола приведен в приложении 27.

4.9.1.3. Оформление протокола на общем бланке.

Если при оформлении протокола используется общий бланк, то на нем уже указаны реквизиты: "Герб Волгоградской области", "Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области".

Остальные реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным для оформления протокола на стандартном листе бумаги.

4.10. Положения, правила, инструкции

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структурных подразделений комитета.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В Инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются председателем комитета или как акты, утверждаемые комитетом.

Утверждение положений, правил, инструкций оформляется путем издания распорядительного документа об их утверждении в день подписания или на следующий рабочий день.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Заголовок к тексту положения, правил, инструкций отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Основной текст положения, правил, инструкций может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.11. Акты

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты печатаются на листе бумаги формата А4.

Оформление акта.

При оформлении акта на стандартом листе бумаги оформляются следующие реквизиты: "Гриф утверждения", "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подписи должностных лиц".

Реквизит "Текст" состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей, инициалов и фамилии (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - отдел правового и кадрового обеспечения;

2-й экземпляр - сектор делопроизводства и архива;

3-й экземпляр - государственное казенное учреждение Волгоградской области "Противопожарная служба Волгоградской области по Алексеевскому району".

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед реквизитом "Подписи должностных лиц", оформляется реквизитом "Отметка о наличии приложений" от левой границы текстового поля.

Акт подписывается всеми членами комиссии.

4.12. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией.

Виды служебной переписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направленный (полученный) средствами почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направленный (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - копия документа, полученная на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного) и переданная по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, переданный и полученный средствами телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, переданный и полученный по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма комитета готовятся как:

доклады о выполнении поручений Губернатора и Правительства Волгоградской области, председателя комитета;

исполнение поручений Губернатора и Правительства Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции комитета;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области, Правительства Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области;

ответы на запросы организаций и физических лиц;

инициативные письма.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль изложения письма.

При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

Герб Волгоградской области;

наименование комитета;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о комитете;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Служебные письма, направляемые в органы исполнительной власти Волгоградской области, отражающие:

переписку по организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению;

информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих персональные данные и сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующим законодательством устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе,

создаются, хранятся и используются исключительно в электронной форме в единой автоматизированной системе электронного документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области (далее - АСЭД), подписываются средствами электронной подписи (далее - ЭП), а также используются в процессе обмена электронными документами в рамках межведомственного электронного (безбумажного) документооборота в органах исполнительной власти Волгоградской области.

Обмен документами с организациями, не являющимися участниками АСЭД, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и/или более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области - авторов документа, указываются в реквизите "Подпись должностного лица". Подписи должностных лиц оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов исполнительной власти Волгоградской области участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах органов исполнительной власти Волгоградской области - авторов совместного письма.

Экземпляр совместного письма с визами согласования хранится в деле органа исполнительной власти Волгоградской области - инициатора создания документа.

Письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма.

Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Служебное письмо составляется по схеме:

вступление;

основная часть;

заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Служебное письмо содержит только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко формулировать и располагать в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям председателя комитета и заместителей председателя комитета.

При составлении письма исполнитель должен:

детально продумать его содержание;

собрать информацию по данному вопросу, при необходимости изучить законодательство по существу вопроса;

проанализировать предыдущие обращения.

При подготовке письма-ответа необходимо:

сделать ссылку на реквизиты поступившего документа (дату и номер).

Например:

"Во исполнение письма Министерства культуры Волгоградской области от 19 ноября 2012 г. N 12-456 направляем следующую информацию";

использовать одинаковые языковые средства выражения (т.е. терминологию);

соблюдать определенную последовательность в изложении аспектов содержания.

Тексты писем-ответов должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции председателя комитета.

Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией председателя комитета на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае, если срок подготовки писем-ответов не установлен, они должны быть подготовлены в срок не более 30 календарных дней с момента поступления в комитет. Если документ на исполнение поступил из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, то срок исполнения отсчитывается с момента поступления в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области.

Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем комитета.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом, выравнивается по центру) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью, печатается с абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

от 3-го лица единственного числа ("Комитет не считает возможным...", "Комитет предлагает рассмотреть возможность...").

К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе бумаги формата А4, содержащий отметку о согласовании. Служебные письма проходят процедуру согласования (при необходимости визирования) с заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними и руководителем структурного подразделения комитета, где был подготовлен проект служебного письма.

Письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес исполнителем документа не указывается, если документ направляет в правительственные учреждения и органы исполнительной власти Волгоградской области.

При направлении документа в организацию наименование организации пишется в именительном падеже, например:

Администрация Алексеевского муниципального района Волгоградской области

При направлении документа в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Отдел правового и кадрового обеспечения комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

Наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Директору государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" А.П.Петрову

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно, например:

Главам муниципальных образований Волгоградской области

или

Руководителям структурных подразделений комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:

Центральный районный суд Волгограда Советская ул., д.3, Волгоград, 400050

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:

Попову И.П. ул.Вишневая, д.11, кв.10, п.Садовый, Михайловский район, Волгоградская область, 403340

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется реестр адресатов для рассылки документа, и на каждом документе проставляется только один адрес.

Право подписи на служебных письмах комитета имеет председатель комитета или заместители председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Письма, направляемые в федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные подразделения, на имя руководителей субъектов Российской Федерации, иностранные (международные) организации, подписываются только Губернатором Волгоградской области, вице-губернатором - председателем Правительства Волгоградской области, заместителями председателя Правительства Волгоградской области, курирующими соответствующую сферу деятельности.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал 12 пт.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

Если председатель комитета, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы, фамилия.

При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Заместитель председателя Правительства Волгоградской области	подпись	И.О.Фамилия
Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области	подпись	И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе			Заместитель директора по организационно- методической работе
подпись	И.О.Фамилия		подпись	И.О.Фамилия

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и код города, номер его телефона. Используется шрифт Times New Roman, диапазон: от 8 до 10; например:

Иванов Игорь Матвеевич

(8442) 00-00-00

Служебные письма подписываются председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Например:

Председатель комитета	подпись	И.О.Фамилия
Заместитель председателя комитета	подпись	И.О.Фамилия

4.13. Служебная и аналитическая записки

В структурных подразделениях комитета создаются служебные записки, которые представляются на рассмотрение председателю комитета и используются для информационного обмена между сотрудниками комитета.

Служебная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, объясняющий причины какого-либо действия, поступка, события, факта и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Служебные и аналитические записки (далее именуются - записки) являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

Записки, направляемые за пределы комитета, называются внешними. Составляются они по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности комитета, оформляются на бланке письма с угловым расположением реквизитов.

Записка может составляться как по указанию председателя комитета или заместителя председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, руководителя структурного подразделения комитета, так и по инициативе конкретного работника.

Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14. При оформлении записок на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

При оформлении записок используются следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения комитета - автора документа;

адресат (должностное лицо комитета);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер;

наименование (заголовок) документа;

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

подпись;

визы заинтересованных должностных лиц комитета при предоставлении записки.

Наименование структурного подразделения комитета, руководителем которого подписана записка - автор документа.

Реквизит печатается через междустрочный интервал 12 пт в несколько строк от левой границы текстового поля и выравнивается по центру относительно самой длинной строки в наименовании. Длина строки не должна превышать 28-30 ударов.

Адресат - должностное лицо комитета, кому адресована записка. Реквизит оформляется в правом верхнем углу на 40 ударе от левой границы текстового поля: печатается наименование должностного лица комитета, кому адресована записка. Выравнивается по левому краю.

Наименование вида документа.

Наименование вида документа отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается прописными буквами в одну строку, выравнивается по центру относительно левой и правой границ текстового поля, выделяется полужирным шрифтом, например "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА", "АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА".

Дата документа и регистрационный номер документа.

Дата документа отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, оформляется словесно-цифровым способом, например: 24 марта 2012 г.

Регистрационный номер документа помещается справа от даты на одной строке с ней через пять пробелов и представляет собой простой порядковый номер, например: N 25.

Регистрируются записки в том структурном подразделении комитета, которое явилось инициатором данного документа.

Наименование (заголовок) документа.

Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос: "О чем?", "О ком?" издан документ.

Заголовок печатается на расстоянии 2 см от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с прописной буквы от левой границы текстового поля и занимает не более 28-30 знаков флаговым способом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал 12 пт.

Если текст внутренней записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Текст документа.

Структура текста записки зависит от цели ее создания.

Текст инициативной внешней служебной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точная и объективная информация о событии или ситуации, их оценка составителем, излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой части текста приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства, а также формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы "предлагаю", "считаю необходимым", "прошу".

Информационные и отчетные служебные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

В случае необходимости в записки включается реквизит "Отметка о наличии приложений", которая располагается от границы левого поля ниже текста.

Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется также, как и в служебных письмах.

Записку подписывает руководитель структурного подразделения комитета - инициатор записки.

Внешнюю записку подписывает председатель комитета.

Виза.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.

5. Организация документооборота

5.1. Принципы организации документооборота

Движение документов в комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и направление в дело образует документооборот.

Организация документооборота в комитете основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

В документообороте комитета выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией.

В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации могут выделяться:

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации через аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области: Президента Российской Федерации; Федерального Собрания Российской Федерации - федерального законодательного органа; Правительства Российской Федерации; федеральных органов исполнительной власти (министерства Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства Российской Федерации, управляемые Президентом Российской Федерации или подведомственные и управляемые Правительством Российской Федерации); Совета безопасности Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие из организаций, подведомственных комитету;

документы, поступившие из других органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации.

В комитете доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Вся корреспонденция, поступающая в комитет, принимается, регистрируется и проходит предварительное рассмотрение централизованно в секторе делопроизводства и архива.

Конверты с корреспонденцией вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

5.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

Поступающие в комитет документы, требующие регистрации, регистрируются централизованно в секторе делопроизводства и архива. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

Документы, поступившие в сектор делопроизводства и архива, регистрируются в день поступления.

Документы с отметками "Срочно" и "Оперативно" регистрируются незамедлительно.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, количество листов документа.

При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер формата 32-ПН:

32 - индекс комитета, присваиваемый в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Волгоградской области;

ПН - порядковый номер документа в пределах календарного года.

Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся сотрудником сектора делопроизводства и архива:

в журнал регистрации поступающих документов;

в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК).

Сведения о поступившем (входящем) электронном документе по АСЭД вносятся в РКК автоматически, после подтверждения факта приема электронного документа. Затем документ распечатывается и регистрируется на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов при его регистрации в АСЭД вносится следующая информация:

регистрационный номер;

дата регистрации;

кому адресован документ;

номер документа;

дата документа;

вид доставки документа;

тип документа;

количество экземпляров;

количество листов;

состав приложения;

адресант;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

краткое содержание документа;

сведения о документах, связанных с ним;

индекс дела.

Список документов, не подлежащих обязательной регистрации в секторе делопроизводства и архива:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы;

коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

5.4. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения председателем комитета и направляемые непосредственно заместителям председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу комитета.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между председателем комитета и заместителями председателя комитета.

5.5. Порядок передачи документов на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета

Документы передаются на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, ежедневно один раз в день - в 16.00 часов.

Указания по исполнению документов делаются в форме резолюций. В состав резолюции включаются следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя, содержание действий, личная подпись председателя комитета или заместителя председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, дата резолюции. В необходимых случаях в резолюцию включается срок исполнения документа.

Резолюция пишется на бланке для резолюций и поручений или на первом листе документа, если он адресован конкретно председателю комитета или заместителям председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу комитета, а если нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо комитета, указанное в резолюции первым (если отсутствует отметка об основном исполнителе документа).

После рассмотрения поступающих документов, они возвращаются в сектор делопроизводства и архива для оформления резолюций (указаний (поручений) по исполнению документа в журнале регистрации поступающих (входящих) документов и в подсистеме АСЭД.

5.6. Передача поступивших документов в структурные подразделения комитета на исполнение

Все поступившие документы, прошедшие первичную обработку, регистрацию и рассмотренные председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, доставляются сотрудником сектора делопроизводства и архива заместителям председателя комитета и в структурные подразделения комитета два раза в течение рабочего дня: в 11.00 и 16.30 часов. Исключения составляют срочные документы, которые доставляются незамедлительно.

В соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) председателя комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения комитета - основному исполнителю, соисполнителю направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией сектора делопроизводства и архива).

Передача документов между заместителями председателя комитета, руководителями структурных подразделений комитета, председателем комитета осуществляется через сектор делопроизводства и архива.

В структурные подразделения документ исполнителю передается на исполнение под подпись в журнале регистрации поступающих (входящих) документов.

5.7. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

Организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях комитета осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) председателя комитета и заместителей председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Руководители структурных подразделений комитета получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения председателем комитета и (или) заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределением обязанностей между ними или на следующий рабочий день), срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно.

Входящие документы, поступившие в структурное подразделение комитета с резолюцией (поручением) председателя комитета и (или) заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей между ними, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения комитета.

Сотрудники структурных подразделений комитета в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в комитете;

в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;

предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) председателю комитета;

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии);

проставлением на отправляемом (исходящем) документе (или его копии) отметки об индексе дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен отправляемый (исходящий) документ.

При совместной работе над документом, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям:

ответственным исполнителем является тот, чья фамилия, имя, отчество в резолюции указана первая, если отсутствует указание на ответственного исполнителя;

все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.);

ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

При увольнении исполнителя (соисполнителя) документа или перевода (перемещения) его на иную должность документы, которые находятся у него на исполнении, передаются по акту приема-передачи непосредственному руководителю структурного подразделения комитета, или по его поручению вновь назначенному сотруднику.

Исполнитель (соисполнитель) не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.8. Помещение документов в дело после исполнения

Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел комитета.

Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений комитета, в которых согласно номенклатуре дел комитета, сформировано дело или сотрудниками сектора делопроизводства и архива, если дело сформировано в секторе делопроизводства и архива.

Помещение в дело неисполненного или частично исполненного документа не допускается.

5.9. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в комитете возлагается на основного исполнителя документа.

Проекты документов комитета подготавливаются на гербовых бланках установленной формы.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись председателю комитета или заместителю председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, руководителем структурного подразделения комитета или его заместителем, при необходимости - работниками других структурных подразделений, а также заместителем председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования) и представляются на подпись председателю комитета или заместителю председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними.

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.10. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

Отправляемые (исходящие) документы, подписанные председателем комитета или заместителем председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, передаются на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа согласно списку рассылки.

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку исполнителю документа.

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов.

Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в делопроизводстве комитета.

Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями подшивается в дело сотрудника структурного подразделения комитета - исполнителя документа в соответствии с номенклатурой дел комитета вместе с документом-запросом. На документе-запросе проставляется отметка об исполнении документа, которая включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) имеет номер формата 32-СП-ПН или 32-СП/СС-ПН и состоит из:

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце подраздела 5.10 раздела 5 настоящей Инструкции пропущена часть текста, после "(исходящего)" следует читать "документа"

32 - индекса комитета, присваиваемого в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Волгоградской области;

СП - цифрового индекса структурного подразделения Комитета по номенклатуре дел

или

СП/СС - цифрового индекса структурного подразделения комитета по номенклатуре дел, если в составе отдела предусмотрены сектора;

ПН - порядкового номера документа в пределах календарного года.

Сведения об отправляемом (исходящем) документе на бумажном носителе вносятся сотрудником сектором делопроизводства и архива:

в журнал регистрации отправляемых документов;

в РКК АСЭД.

Не допускается регистрация отправляемых (исходящих) документов с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц комитета.

5.11. Отправка документов

Отправку исходящих документов производит сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива проверяет правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в основному исполнителю.

Отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в первую очередь.

В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа посредством почтовой связи.

Отправляемые (исходящие) документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи.

Несколько отправляемых (исходящих) документов, отправляемых средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

Передача электронных сообщений осуществляется сектором делопроизводства и архива только при наличии подписанного председателем комитета подлинника документа.

Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в сектор делопроизводства и архива с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка отправляемых (исходящих) документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется сектором делопроизводства и архива в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются на оргтехнике. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, заранее напечатанные крупным шрифтом. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Почтовые отправления могут быть адресованы до востребования с указанием фамилии, имени, отчества адресата или на абонентский ящик с указанием фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица.

5.12. Регистрация и прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Проекты приказов комитета по основной (профильной) деятельности после подготовки и согласования с заинтересованными руководителями структурных подразделений комитета и с заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними передаются в отдел правового и кадрового обеспечения для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству и согласования.

Оформленные проекты приказов исполнитель представляет на подпись председателю комитета вместе со всеми приложениями, относящимися к проекту, и реестром рассылки с указанием количества экземпляров.

После подписания приказы передаются в сектор делопроизводства и архива для регистрации в журнале учета и РКК АСЭД и доведения до руководителей структурных подразделений комитета в соответствии с реестром рассылки.

Регистрацию внутренних информационно-справочных документов (докладов, обзоров, сводок, служебных записок, справок), осуществляет сотрудник того структурного подразделения комитета, которое подготовило документ на рассмотрение председателю комитета.

Внутренним документам присваивается порядковый регистрационный номер в пределах календарного года с регистрацией в журнале учета документов структурного подразделения.

После рассмотрения и наложении резолюции председателем комитета внутренний документ передается сектором делопроизводства и архива исполнителю, указанному в резолюции, с сообщением этой информации автору внутреннего документа.

5.13. Стенографические работы

Еженедельные оперативные совещания, проводимые председателем комитета, стенографирует сотрудник сектора делопроизводства и архива.

Совещания, инициатором которых выступает руководитель структурного подразделения комитета, - сотрудник данного структурного подразделения.

Протокол совещания подписывается секретарем совещания и представляется на подпись председателю комитета на следующий рабочий день после совещания.

Протоколам совещаний присваивается очередной порядковый номер в пределах календарного года.

После подписания копии протокола передаются ответственным исполнителям - сотрудникам комитета, участвующим в совещании, для исполнения поручений, зафиксированных в протоколе.

Подлинник протокола хранится в секторе делопроизводства и архива для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел комитета.

5.14. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в комитет, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются сектором делопроизводства и архива и предоставляются председателю комитета ежеквартально до 5 числа месяца следующего за отчетным в виде аналитической справки.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в комитет и созданных им за определенный период времени на бумажном носителе и в подсистеме АСЭД и зарегистрированных в секторе делопроизводства и архива.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль; учет; предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ результатов исполнения документов; информирование председателя комитета в целях своевременного и качественного исполнения поручений; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело.

Контролю подлежат документы, поступившие в комитет через аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области, от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также поручения Губернатора Волгоградской области, вице-губернатора - председателя Правительства Волгоградской области, заместителей председателя Правительства Волгоградской области. При постановке поручения на контроль на документе делается отметка о контроле.

Контроль исполнения поручений ежедневно осуществляет сектор делопроизводства и архива с представлением информации об исполнении поручения и/или хода его исполнения председателю комитета.

В случае исполнения поручения несколькими руководителями структурных подразделений комитета - подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении сотрудник структурного подразделения, ответственный за исполнение документа, обязан передать другому сотруднику структурного подразделения - по поручению непосредственного руководителя структурного подразделения - на исполнение находящиеся у него документы.

При передаче документов между сотрудниками структурного подразделения от одного исполнителя другому необходимо об этом информировать сектор делопроизводства и архива.

Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций через аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области - с даты поступления в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области, если не указаны другие даты исполнения.

Сроки исполнения поручений определяются председателем комитета, исходя из сроков, установленных вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по поручениям Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, если направление ответа предусматривается средствами почтовой связи, - не менее чем за 10 дней до установленного в поручении срока;

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца;

по обращениям депутатов:

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней с даты поступления в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области, если другой срок не указан;

- Волгоградской областной Думы - в согласованный с депутатом Волгоградской областной Думы срок, но не позднее 5 рабочих дней.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Волгоградской областной Думы дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов ответственный исполнитель обязан проинформировать об этом депутата Волгоградской областной Думы в письменной форме в 3-дневный срок со дня получения обращения депутата. Окончательный ответ предоставляется депутату Волгоградской областной Думы не позднее 30 дней со дня поступления его обращения в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области.

Ответ на обращение депутата Волгоградской областной Думы, полученное для рассмотрения из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, подписывается Губернатором Волгоградской области.

Если обращение депутата Волгоградской областной Думы направлено на рассмотрение непосредственно в комитет, то ответ направляется за подписью председателя комитета.

Направление ответов по депутатским запросам Волгоградской областной Думы - не позднее чем через 14 дней с даты поступления в аппарат Губернатора и Правительства Волгоградской области.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

При необходимости изменения срока исполнения поручений председателя комитета ответственный исполнитель представляет на имя председателя комитета мотивированную просьбу о его продлении не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручений.

Если срок исполнения будет перенесен, необходимо сообщить организации, направившей в комитет письмо-запрос, о продлении срока исполнения документа с указанием конкретной даты исполнения.

При необходимости продления срока исполнения поручений Губернатора и Правительства Волгоградской области - справка о продлении срока исполнения с мотивированной просьбой о его продлении представляется на имя Губернатора Волгоградской области не позднее 5 дней до истечения установленного срока, согласованная с заместителем председателя Правительства Волгоградской области, курирующим комитет.

Продление срока исполнения поручений Губернатора Волгоградской области на документы, поступившие от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и срочные поручения не допускается.

Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения в полном объеме, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и/или должностным лицам аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, подписавшим резолюцию об исполнении документа, а также в контрольное управление аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, если документ поступил из аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

7. Рассмотрение обращений, жалоб, заявлений граждан

Работа по рассмотрению обращений, жалоб, заявлений граждан и (или) юридических лиц (далее именуются - обращения), поступивших в комитет в устной, письменной форме или в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Регистрацию письменных и устных обращений граждан осуществляет сектор делопроизводства и архива.

Контроль за их своевременным рассмотрением ведет отдел по вопросам обучения населения и связям со средствами массовой информации и сектор делопроизводства и архива.

В секторе делопроизводства и архива поступившие обращения проверяются на повторность поступления.

Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными: обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения; обращения одного и того же автора, но по разным вопросам; обращения, по которым принято решение в дальнейшем их не рассматривать.

В случае установления факта повторного поступления обращения, к нему подбирается дело по истории предыдущей переписки.

Поступившие обращения проходят предварительное рассмотрение в секторе делопроизводства и архива, регистрируются в журнале учета обращений, заявлений, жалоб граждан с указанием сроков исполнения.

Коллективным считается обращение, которое подписано двумя или более авторами, в том числе, подписанное членами одной семьи.

Обращения граждан подлежат обязательной регистрации отдельно от других документов комитета в день их поступления.

Обращения рассматриваются:

в срок не более 30 дней со дня их регистрации в комитете;

в указанный срок, если обращение поступило из отдела по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

В тех случаях, когда необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, срок рассмотрения заявления или жалобы может быть продлен председателем комитета, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом заявителю.

Если обращение поступило в комитет из отдела по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, то информацию о продлении срока рассмотрения обращения или исполненное обращение и прилагаемые к нему документы необходимо направить заявителю и в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области не позднее, чем за 1 день до установленного законом срока окончания рассмотрения обращения (в соответствии с датой регистрации обращения, указанной на регистрационно-контрольной карточке).

Переадресация обращения исполнителю согласно компетенции происходит в течение семи дней со дня его регистрации в аппарате Губернатора и Правительства Волгоградской области, или в комитете, если обращение поступило непосредственно в комитет, в порядке, установленным частью 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поручения о рассмотрении вопросов, поставленных в письмах граждан, и о принятии необходимых мер оформляются в форме резолюции председателя комитета или заместителей председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними. Если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, и в письме содержится несколько вопросов, то контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору письма осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В этом случае обращение копируется в количестве экземпляров, соответствующему количеству исполнителей, и направляется для исполнения должностным лицам структурных подразделений комитета, в компетенции которых находится решение указанных вопросов.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для составления ответа в первой половине срока исполнения поручения, но не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения.

Письма-ответы на обращения граждан согласовываются путем проставления визы на экземпляре документа, который остается в деле комитета, заместителями председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними, руководителем структурного подразделения комитета, где подготовлен ответ на обращение, и начальника отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Ответы на обращения, жалобы, заявления граждан подписываются председателем комитета.

Ответ заявителю дается в письменной форме, о чем указывается в документах по результатам рассмотрения письма.

Если обращение и документы, прилагаемые к нему, подлежат возврату в отдел по работе с обращениями граждан аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, то в ответе делается ссылка на количество возвращаемых листов.

Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Если обращение поступило в форме электронного документа, то заявителю дается ответ в форме электронного документа, если отсутствует почтовый адрес, предварительно подготовив проект ответа заявителю на бумажном носителе и подписав его у председателя комитета.

Если в обращении, которое поступило в форме электронного документа, указывается и почтовый адрес заявителя, то ответы направляются на электронный и почтовый адрес заявителя.

Если для рассмотрения обращения необходимы дополнительные документы и материалы, запрашивать их в форме электронного документа по адресу электронной почты заявителя, если отсутствует почтовый адрес, предварительно подготовив проект запроса заявителю с перечнем необходимых документов и материалов на бумажном носителе, подписав его у председателя комитета.

Письма-ответы на письменные обращения граждан, в т.ч. отправляемые в форме электронного документа, передаются в сектор делопроизводства и архива для регистрации и отправки.

Все движения по работе с документами, которые относятся к рассмотрению обращений граждан, сроки исполнения, перенос сроков исполнения регистрируются в секторе делопроизводства и архива.

Письма-ответы на обращения граждан представляются на подпись председателю комитета только с поступившим обращением.

Обращение считается исполненным только после фактического выполнения принятого по нему решения.

Рассмотренные обращения, жалобы, заявления граждан со всеми относящимися к ним материалами и письма-ответы передаются в отдел по вопросам обучения населения и связям со средствами массовой информации для снятия их с контроля, формирования в дела отдельно от других документов комитета и хранения.

Сотрудники комитета, нарушившие сроки исполнения обращений, несут персональную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

8. Документальный фонд комитета

8.1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, и их передачу в сектор делопроизводства и архива в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства, распорядительными документами Губернатора и Правительства Волгоградской области, председателя комитета, Министерства культуры Волгоградской области, государственного казенного учреждения "Государственный архив Волгоградской области", типовыми перечнями документов со сроками хранения.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы комитета, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

Номенклатура дел является основой:

для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

формирования документального фонда комитета.

Документальный фонд комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд комитета составляют документы, созданные в комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, правильностью формирования и оформления дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив комитета возложена на сектор делопроизводства и архива.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о комитете, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности комитета.

В комитете составляются номенклатуры дел структурных подразделений комитета (приложение 28) и номенклатура дел комитета (приложение 29).

Номенклатура дел структурного подразделения комитета составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с заведующим сектором делопроизводства и архива, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в сектор делопроизводства и архива для обобщения.

Руководитель вновь созданного структурного подразделения комитета в 2-недельный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и согласовывает ее с заведующим сектором делопроизводства и архива.

Сводная номенклатура дел комитета составляется заведующим сектором делопроизводства и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений комитета.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения комитета оказывают сектор делопроизводства и архива, экспертная комиссия комитета (далее именуется - ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел комитета согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).

Сводная номенклатура дел комитета, подписанная заместителем председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей и заведующим сектором делопроизводства и архива, утверждается председателем комитета после согласования с ЭПМК не позднее конца текущего года и вводится в действие приказом комитета по основной (профильной) деятельности с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры комитета сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело сектора делопроизводства и архива, 2-й - направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является комитет); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в секторе делопроизводства и архива.

В комитете для определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее именуется - Перечень).

Номенклатура дел комитета составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в комитете цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области по основной (профильной) деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с министерством финансов Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по выделению средств из резервного фонда.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты о проделанной работе комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в комитете возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.3. Порядок формирования, учета и хранения дел в комитете

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях комитета.

Формирование документов в дела в структурных подразделениях комитета осуществляется на основании выписок из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел комитета.

При формировании дел в структурных подразделениях комитета необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора и Правительства Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора и Правительства Волгоградской области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной (профильной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, учебным отпускам).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы комитета, его подразделений, или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел комитета средствами АСЭД.

Дела со дня их заведения до передачи в архив комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

В каждом структурном подразделении комитета назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают:

постоянного срока хранения - в рабочих комнатах в запирающихся металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света;

временного срока хранения - в рабочих комнатах в закрываемых шкафах.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда комитета, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив комитета, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится ежегодно, а также при смене руководителя сектора делопроизводства и архива, при реорганизации и ликвидации комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений комитета на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения председателя комитета по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист - заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя комитета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.4. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Дела комитета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений комитета при методической помощи сектора делопроизводства и архива.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 30). Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование комитета (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование комитета - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, комитет был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК министерства культуры Волгоградской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника сектора кадрового обеспечения отдела правового и кадрового.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце подраздела 8.4 раздела 8 настоящей Инструкции пропущена часть текста, после "правового и кадрового" следует читать "обеспечения"

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела (приложение 31).

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в секторе делопроизводства и архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК министерства культуры Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, обращения граждан, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 32).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры использовать не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы комитета являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является Комитет, как часть архивного фонда Волгоградской области.

8.5. Передача дел на архивное хранение в сектор делопроизводства и архива

В сектор делопроизводства и архива передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в сектор делопроизводства и архива личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется сектором кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета, в котором хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения):

передача документов в сектор делопроизводства и архива производится по утвержденным описям дел;

дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в сектор делопроизводства и архива по истечении 2 лет после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

передача дел в сектор делопроизводства и архива осуществляется по графику, утвержденному приказом комитета;

прием дел производится сотрудником сектора делопроизводства и архива в присутствии сотрудника структурного подразделения комитета с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора делопроизводства и архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы передаются в сектор делопроизводства и архива руководителями структурных подразделений комитета со справкой, в которой указывается количество передаваемых дел и описей.

При упразднении структурного подразделения комитета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение комитета, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения комитета, или в сектор делопроизводства и архива, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) комитета сектор делопроизводства и архива в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти Волгоградской области, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации комитета, сектор делопроизводства и архива в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает: документы по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области", остальные - в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

8.6. Экспертиза ценности документов

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для проведения экспертизы ценности документов в комитете создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого председателем комитета.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях комитета сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством заведующего сектором делопроизводства и архива, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях комитета, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законами Волгоградской области от 11 июня 2008 г. N 1693-ОД "Кодекс Волгоградской области об административной ответственности", от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", распорядительными документами аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, председателя комитета, нормативно-методическими документами Росархива и Министерства культуры Волгоградской области, государственного казенного учреждения "Государственного архива Волгоградской области", Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 и сводной номенклатуры дел комитета.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложение 33), а также акты о выделении дел к уничтожению.

По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела комитета подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

8.7. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В комитете в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством сектора делопроизводства и архива. По этим описям документы сдаются в сектор делопроизводства и архива.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями комитета, служат основой для подготовки сводной описи дел комитета, которую подготавливает сектор делопроизводства и архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 34) и представляются в сектор делопроизводства и архива не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с сектором делопроизводства и архива;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим сектором делопроизводства и архива и утверждается руководителем структурного подразделения комитета. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения комитета составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор делопроизводства и архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении комитета.

8.8. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 35).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего комитета (при этом дела каждого структурного подразделения комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются председателем комитета только после утверждения ЭПМК министерства культуры Волгоградской области описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения председателем комитета актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

9. Порядок передачи документов на хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области"

Документы комитета являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Волгоградской области, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение комитет создает архив.

10. Особенности работы с электронными документами

10.1. Общие положения работы с электронными документами

10.1.1. В комитете создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

10.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Волгоградской области, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

10.1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности комитета, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, составляется на основе рекомендаций министерства культуры Волгоградской области, согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией министерства культуры Волгоградской области и утверждается приказом комитета.

При составлении номенклатуры дел комитета для документов, входящих в названный перечень, указывается "Ведется в электронном виде".

10.1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты (договоры);

платежные документы;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

10.1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются сектором делопроизводства и архива.

10.1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах в соответствии с приложением 36.

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

10.1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

10.1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

10.2. Порядок работы с электронными документами

10.2.1. Система электронного документооборота предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота комитета.

10.2.2. Участниками процесса электронного документооборота являются:

председатель комитета;

заместители председателя комитета;

руководители структурных подразделений комитета,

сектор делопроизводства и архива;

сотрудники комитета, являющиеся исполнителями электронных документов.

10.2.3. Председатель комитета осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

10.2.4. Заместители председателя комитета, руководители структурных подразделений комитета осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

10.2.5. Сектор делопроизводства и архива осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

10.2.6. Сотрудники комитета, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработка электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

10.2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) Для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительная обработка электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

2) Для отправляемых (исходящих) электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа.

3) Для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

4) Для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

5) Для правовых актов комитета:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

11. Порядок обработки электронных документов

11.1. Порядок работы с поступающими (входящими) электронными документами

11.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших в электронной форме

11.1.1.1. Документы, поступившие в комитет в электронной форме, проверяются сектором делопроизводства и архива на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

11.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

11.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

11.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших на бумажном носителе

11.1.2.1. Документы, поступившие в комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в систему электронного документооборота, приведен в приложении 37.

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

11.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется сектором делопроизводства и архива в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа;

дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа;

вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

11.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

11.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших по электронной почте

11.2.1. Документы могут поступать в комитет на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: комитет, юридические и физические лица.

Электронные документы, поступившие в комитет и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного документа сектор делопроизводства и архива вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

В системе электронного документооборота производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

11.3. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, подготовка резолюций (выдача поручений по его исполнению), постановка на контроль и направление электронного документа ответственному исполнителю (исполнителям)

11.3.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними и подготовку резолюций (выдачу поручений по его исполнению).

Резолюции должны быть подписаны электронной подписью.

11.3.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручений "На контроль" с указанием данных о сотруднике комитета, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

11.3.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителям) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

11.4. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

непосредственное ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

непосредственное исполнение поступившего (входящего) электронного документа;

создание файла (ответа на исполненный электронный документ);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.

11.5. Работа с отправляемыми (исходящими) электронными документами

11.5.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа с приложениями (если они имеются), внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

11.5.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа руководителем курируемого структурного подразделения и заместителем председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ними;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

11.5.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

11.5.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

11.5.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

11.5.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

11.5.7. При необходимости ответственный исполнитель создает бумажную версию отправляемого (исходящего) электронного документа на этапе направления электронного документа на согласование руководителю структурного подразделения в необходимом количестве экземпляров, верифицирует с электронным документом.

После этапа согласования ответственный исполнитель представляет бумажную версию электронного документа на подпись председателю комитета или заместителю председателя комитета в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

После завершения процедуры подписания и регистрации отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

При сканировании осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК.

11.5.8. После завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

В систему электронного документооборота, наряду с направлением отправляемого (исходящего) электронного документа, сформированного на бумажном носителе, направляется электронная версия документа.

11.6. Направление электронного документа в дело

11.6.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело заключается (сотрудником комитета - ответственным исполнителем документа) в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел комитета.

11.6.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

11.6.3. На исполненном документе, поступившем на бумажном носителе, ответственным исполнителем проставляется отметка "Об исполнении документа и направлении его в дело".

11.7. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

11.7.1. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

11.7.2. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками сектора делопроизводства и архива, которые внесены в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих электронные документы.

11.7.3. Бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе обязательную отметку о заверении согласно приложению 38.

11.7.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть аутентичными.

11.8. Хранение электронных документов

11.8.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.8.2. Исполненные электронные документы формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

11.8.3. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в комитете программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.

11.8.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

11.8.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота в структурных подразделениях комитета и секторе делопроизводства и архива.

11.8.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

11.8.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

11.8.8. Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

12. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Комитет в соответствии с постановлением Губернатора Волгоградской области от 02 мая 2012 г. N 260 "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области" имеет печать с изображением Герба Волгоградской области.

Кроме печати с изображением Герба Волгоградской области в комитете используются:

печати и штампы финансово-экономического отдела; отдела правового и кадрового обеспечения; отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности; сектора по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы; сектора делопроизводства и архива;

штампы для отдельных категорий документов: "Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", "Для пропусков", "Для документов ПЗГТ", "Для командировочных удостоверений";

металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и дверей, а также штампы.

Печати и штампы комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает председатель Комитета по согласованию с начальниками финансово-экономического отдела; отдела правового и кадрового обеспечения; отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности; сектора по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы; сектора делопроизводства и архива.

Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях комитета и передаются в отдел государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности, который размещает заказ на изготовление печатей (гербовых печатей - в соответствии с действующим законодательством) и штампов.

В случае служебной необходимости по решению председателя Комитета или лица, исполняющего его обязанности, допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки "1, 2, 3" и т.д.).

Изготовленные печати и штампы учитываются в секторе по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы в журнале учета печатей и штампов (приложение 39), который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью заведующего сектором по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы. Выдача печатей и штампов сотрудникам структурных подразделений комитета осуществляется под подпись в данном журнале.

В структурных подразделениях комитета:

печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений (за исключением металлических печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на заведующего сектором по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы, руководителей структурных подразделений комитета, которым выданы данные печати;

ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и на сотрудников комитета, имеющих печати и штампы;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату в сектор по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

В случае утраты печатей или штампов необходимо немедленно сообщить заведующему сектором по защите государственной тайны, информации и мобилизационной работы для проведения служебной проверки.

Руководителям структурных подразделений комитета, имеющих печати и штампы, необходимо ежеквартально проводить проверки их наличия с последующим сообщением об этом заведующему сектором защиты государственной тайны, информации и мобилизационной работы.

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 28 февраля 2013 г. N 04

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной и методической комиссии Министерства культуры Волгоградской области от 23.08.2013 N 9

Приложение 1

Образец бланка приказа комитета

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________	N ___________
Волгоград

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Все реквизиты бланка (за исключением реквизитов "Отметка для проставления даты" и "Отметка для проставления номера документа") печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается от левого края текстового поля путем проставления 24 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" с позиции табуляции 14 см от левого края текстового поля путем проставления знака "N", пробела, 11 подчерков.

7. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит "Наименование вида документа" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 2

Образец бланка протокола комитета

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

________________________	N ___________
Волгоград

Приложение 3

Образец бланка письма комитета с угловым расположением реквизитов

	Герб Волгоградской области
КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Порт-Саида ул., д.5а, Волгоград, 400131. Тел./факс (8442) 30-93-70. Е-mail: KOBGN@volganet.ru ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444067186/344401001 ___________________ N __________________ На N _____________ от __________________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка устанавливается равной 73 мм от левого поля бланка.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

4. Все строки, содержащие реквизиты бланка печатаются от левой границы текстового поля и центрируются.

5. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

6. Отступ между реквизитами - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

7. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" через 2 пробела проставлением знака "N", двух пробелов и 13 подчерков.

8. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова "На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

9. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 4

Образец бланка письма комитета с продольным расположением реквизитов

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Порт-Саида ул., д.5а, Волгоград, 400131. Тел./факс (8442) 30-93-70. Е-mail: KOBGN@volganet.ru
ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444179637/344401001

_________________ N ______________

На N ____________ от _____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

5. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" через 2 пробела проставлением знака "N", двух пробелов и 13 подчерков.

6. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова "На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа" и "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" бланка печатаются от левой границы текстового поля, остальные - центрируются.

8. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 5

Образец бланка письма координационного органа с продольным расположением реквизитов

Герб Волгоградской области

КОМИССИЯ ПО ПРЕДУПРЕЖДЕНИЮ И ЛИКВИДАЦИИ
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Порт-Саида ул., 5а, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 38-51-95,
факс (8442) 38-72-19.
E-mail: A_Kuznetsov@volganet.ru

_________________ N _____________

На N ____________ от ____________

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: слева - 30 мм, справа - 10 мм, сверху - 3 мм, снизу - 20 мм.

2. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм.

3. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

4. Отступ от одного реквизита до другого - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

5. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается путем проставления 17 подчерков, реквизит "Отметка для проставления номера документа" печатается в одной строке с реквизитом "Отметка для проставления даты" через 2 пробела проставлением знака "N", двух пробелов и 13 подчерков.

6. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатается проставлением слова "На", пробела, знака "N", пробела, 12 подчерков, двух пробелов, слова "от", двух пробелов, 13 подчерков шрифтом.

7. Реквизиты "Отметка для проставления даты", "Отметка для проставления номера документа" и "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" печатаются от левой границы текстового поля, остальные - центрируются.

8. Реквизит "Наименование координационного или совещательного органа" печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Реквизит "Справочные данные о координационном или совещательном органе" печатается шрифтом Times New Roman 9 обычной насыщенности.

Остальные реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 12 обычной насыщенности.

Приложение 6

Образец бланка письма координационного органа с угловым расположением реквизитов

	Герб Волгоградской области
КОМИССИЯ ПО ПРЕДУПРЕЖДЕНИЮ И ЛИКВИДАЦИИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
Порт-Саида ул., д.5а, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 38-51-95, факс (8442) 38-72-19. E-mail: A_Kuznetsov@volganet.ru ___________________ N __________________ На N _____________ от __________________

Приложение 7

	Герб Волгоградской области
КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА "___" __________ 20__ г. Образец бланка председателя комитета (для резолюций и поручений) (к N _____________ от _____________)

Правила построения бланка

1. Размеры полей бланка: сверху - 3 мм, слева, справа, снизу - определяются границами бланка.

2. Ширина поля для печатания реквизитов бланка ограничивается его размерами.

3. Размер изображения герба Волгоградской области: высота 17 мм, ширина 12,75 мм. На бланк помещается цветное изображение герба Волгоградской области.

4. Строки многострочных реквизитов бланка печатаются через одинарный междустрочный интервал.

5. Все реквизиты бланка печатаются шрифтом Times New Roman 12 без отступа от левой границы текстового поля и центрируются. Отступ между реквизитами - полуторный междустрочный интервал, 0 пт до и после абзаца.

6. Реквизит "Отметка для проставления даты" печатается проставлением символа ", четырех подчерков, символа ", 10 подчерков, цифр "20", 4 подчерков, символов "г.".

7. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" печатается прописными буквами. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ" печатается прописными буквами полужирной насыщенности.

8. Реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа" печатается у нижней границы бланка путем проставления круглой открывающейся скобки, символа "к", пробела, символа "N", 13 подчерков, слова "от", 13 подчерков, закрывающейся круглой скобки.

Приложение 8

	Герб Волгоградской области
КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОМИТЕТА "___" __________ 20__ г. Образец бланка заместителя председателя комитета (для резолюций и поручений) (к N _____________ от _____________)

Приложение 9

Форма журнала учета поступления гербовых бланков в комитет

Ж У Р Н А Л
учета поступления гербовых бланков в комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

N пп	Наименование вида гербового бланка	Дата поступления	Наименование организации - поставщика гербовых бланков	Количество экземпляров	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

Приложение 10

Форма журнала учета выдачи гербовых бланков комитета

Ж У Р Н А Л
учета выдачи гербовых бланков комитета уполномоченным лицам структурных подразделений комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Дата выдачи бланков	Наименование структурного подразделения	Номера бланков, их количество (штук)	Ф.И.О. получателя бланков	Подпись
1	2	3	4	5

Приложение 11

Рисунок 1. Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

     |  30  |        73        | |            88             | 10 |

     |----|----------------| |-------------------------|--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------\ /---------------------------\    | |

    |     |        02        | |                    32  19 |    | |

   | | 17 | |                  | |                           |    | |

   | |     |                  | |                           |    | |

51 | | -----+------------------| |---------------------------|    | |

   | |      |08  31  09  10    | | 15                 16     |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |11  12            | | 17                        |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

22 | |      |13                | |                           |    | |

   | |      |                  | |                           |    | |

    |      |14                | |                           |    | |

-----|      |------------------| |                           |    | |

    |      |18                | |                           |    | |

18 | |      |                  | |                           |    | |

    |      |                  | |                           |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                  29     |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+----

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 12

Рисунок 2. Схема расположения реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

     |  30  |                                                | 10 |

     |----|                                                |--|

-----+------------------------------------------------------------+------

    |                                                            | 

 3 | |                                                            | |

    |                                                            | |

-----| ------------------------------------------------------\    | |

    |     |02                                  32     19   |    | |

   | | 17 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |08  31  09  10                             16   |    | |

   | |    | |                                                |    | |

   | | 20 | |                                                |    | |

   | |    | |                                                |    | |

73 | |     |                                                |    | |

   | |  ----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |11  12                   15                     |    | |

   | | 10 | |                                                |    | |

   | |     |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |      |13  14                                          |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |18                       17                     |    | |

18 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

     |      |20                                              |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | | 297

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

     |      |                                                |    | |

-----|      |------------------------------------------------|    | |

    |      |21   22   25                                    |    | |

20 | |      |                                                |    | |

    |      |                                                |    | |

-----| -----+------------------------------------------------|    | |

    |      |23   24   26                                    |    | |

   | |      |                                                |    | |

40 | |      |27                                              |    | |

   | |      |                                                |    | |

   | | -----+------------------------------------------------|    | |

   | |     |28   30                                     29  |    | |

   | | 16 | |                                                |    | |

    |     |                                                |    | |

-----| ------------------------------------------------------/    | |

    |                                                            | |

20 | |                                                            | |

    |                                                            | 

-----+------------------------------------------------------------+------

     |                           210                              |

     |----------------------------------------------------------|

Приложение 13

Образец оформления проекта закона Волгоградской области

Внесен Губернатором Волгоградской области

Проект

ЗАКОН
ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Об архивном деле в Волгоградской области

Настоящий Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Волгоградской области в интересах граждан, общества и государства.

Статья 1. Основные понятия, используемые в настоящем Законе

В настоящем Законе используются следующие основные понятия:

(Далее текст не приводится)

Губернатор Волгоградской области

И.О.Фамилия

Подготовлен министерством культуры Волгоградской области 05 сентября 2012 г.

Приложение 14

Образец реестра рассылки письма к копиям нормативных правовых актов комитета

Р Е Е С Т Р
рассылки письма к копиям нормативных правовых актов комитета

Количество экземпляров	Наименование адресата	Примечание
1	2	3
1	Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Волгоградской области
1	Прокуратура Волгоградской области
1	главному редактору газеты "Волгоградская правда"
1	информационная служба "Гарант"
1	информационная служба "Консультант"
2	универсальная научная библиотека им. М.Горького

Руководитель структурного подразделения - разработчик нормативного правового акта

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 15

Образец оформления приказа комитета

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________	N ___________
Волгоград

Об утверждении цифровых индексов структурных подразделений и номенклатуры дел

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г., п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить:

цифровые индексы структурных подразделений комитета;

номенклатуру дел комитета.

(Далее текст не приводится).

Председатель комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 16

Образец оформления приложения к приказу комитета

	ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
	от	N

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об экспертной комиссии государственных учреждений Волгоградской области, подведомственных комитету по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

1. Общие положения

1. Экспертная комиссия государственного учреждения Волгоградской области, подведомственного комитету по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области создается ...

(Далее текст не приводится)

Заместитель председателя комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 17

Образец оформления приказа комитета по личному составу

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________	N ___________
Волгоград

О применении дисциплинарного взыскания к М.И.Ивановой

В связи с опозданием специалиста 1 категории сектора делопроизводства и архива комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Ивановой Марии Ивановны 18 мая 2010 г. на работу на 30 мин., с учетом письменных объяснений Ивановой М.И. от 18 мая 2010 г., за нарушение п. 4.21 Служебного распорядка комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области и п. 3 Трудового договора от 02.02.2006, руководствуясь статьями 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации, п р и к а з ы в а ю:

1. Применить дисциплинарное взыскание - "Замечание" - к специалисту 1 категории Ивановой Марии Ивановне.

(Далее текст не приводится).

Председатель комитета	подпись	И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия, дата

Приложение 18

Образец оформления приказа комитета по личному составу

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________	N ___________
Волгоград

О предоставлении дня отдыха

В связи с привлечением к работе в выходной день 22 июля 2012 г. ведущего специалиста отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Ивановой А.А., приказ от 20 июля 2012 г. N 123 "О привлечении к работе в праздничный день", на основании заявления Ивановой А.А. от 26 июля 2012 г., руководствуясь статьей 153 Трудового кодекса Российской Федерации, п р и к а з ы в а ю:

1. Предоставить без оплаты день отдыха 29 июля 2012 г. Ивановой Александре Александровне.

2. Контроль исполнения приказа возложить на сектор кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области.

Председатель Комитета	подпись	И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия, дата

Приложение 19

Образец оформления извещения о предоставлении отпуска

Ведущему специалисту отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Ивановой Александре Александровне

Извещение

Дата     N

"О начале отпуска"

ИЗВЕЩЕНИЕ

Настоящим доводим до Вашего сведения, что 05 апреля 2012 г. Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.

Дата выхода на работу 19 апреля 2012 г.

Начальник отдела правового и кадрового обеспечения	подпись	И.О.Фамилия
Извещение получил(а):	подпись	И.О.Фамилия, дата

Приложение 20

Образец оформления приказа комитета по личному составу

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________	N ___________
Волгоград

О привлечении к работе в выходной день

В связи
	(указать причину)
на основании докладной записки (фамилия, инициалы) - начальника отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет), руководствуясь ст.ст. 113 и 153 Трудового кодекса Российской Федерации п р и к а з ы в а ю: 1. Привлечь к работе в выходной день 22 августа 2012 г. ведущего специалиста отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета Иванову Александру Александровну. 2. Финансово-экономическому отделу комитета произвести оплату за работу в выходной день 22 августа 2012 г. в одинарном размере. 3. Предоставить без оплаты день отдыха по выбору работника в удобное для него время в течение рабочего года. 4. Контроль исполнения приказа возложить на сектор кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Председатель комитета	подпись	И.О.Фамилия
С приказом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия, дата

Приложение 21

Образец оформления уведомления о привлечении к работе в выходной день

Уведомление Дата     N "О привлечении к работе в выходной день, 22 августа 2012 г."

Ведущему специалисту отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Ивановой Александре Александровне

Уважаемая Александра Александровна!

Сообщаю Вам, что в связи
	(указать причину)
необходимо получить согласие на привлечение Вас к работе в выходной день, 22 августа 2012 г. После ознакомления прошу сделать отметку о согласии/несогласии в настоящем уведомлении. При согласии на работу в выходной день прошу выбрать форму компенсации за указанную работу.

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

1) На привлечение к работе в выходной день, 22.08.2012:
согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)
не согласен/
		(подпись работника, ФИО полностью, дата)
2) За работу в нерабочий праздничный день прошу: - предоставить дополнительный день отдыха:
согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)
или - оплатить работу в двойном размере:
согласен/
	(подпись работника, ФИО полностью, дата)

Приложение 22

Образец оформления акта об отсутствии на рабочем месте

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

АКТ N 9

Об отсутствии на рабочем месте

Волгоград

18 мая 2012 г. 15 часов 30 мин.

Комиссия в составе:

председателя комиссии - начальника отдела правового и кадрового обеспечения И.О.Фамилия;

членов комиссии:

начальника отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности - И.О.Фамилия;

главного специалиста сектора правового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения - И.О.Фамилия;

ведущего специалиста сектора кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения - И.О.Фамилия;

составила настоящий Акт о нижеследующем:

18 мая 2012 г. Данилин Даниил Юрьевич - водитель хозяйственного сектора отдела государственного заказа и административно-хозяйственной деятельности отсутствовал на рабочем месте в течение рабочего дня с 09.00 до 15.00 часов без предупреждения о наличии уважительных причин.

Председатель комиссии	подпись	И.О.Фамилия	дата
Члены комиссии:	подпись	И.О.Фамилия	дата
	подпись	И.О.Фамилия	дата
	подпись	И.О.Фамилия	дата
С актом ознакомлен:	подпись	И.О.Фамилия	дата

Приложение 23

Образец оформления решения коллегии комитета

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ

________________________	N ___________
Волгоград

Об обеспечении безопасности людей на водных объектах Волгоградской области в период купального сезона

Заслушав и обсудив доклад заместителя председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет) А.П.Иванова, выступления участников заседания, коллегия

РЕШИЛА:

1. Принять к сведению ...

(Далее текст не приводится)

Председатель коллегии

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 24

Образец оформления доверенности

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Порт-Саида ул., д.5а, Волгоград, 400066. Тел./факс (8442) 30-93-70.
Е-mail: KOBGN@volganet.ru
ОКПО 80207138, ОГРН 1103444004982, ИНН/КПП 3444179637/344401001

_________________ N _____________

На N ____________ от ____________

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

Комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет) (почтовый адрес: ул. Порт-Саида, д.5-А, Волгоград, 400131), в лице
			,
должность, и.о.фамилия председателя комитета
действующего на основании Положения, уполномочивает отправлять заказную корреспонденцию в 66 Отделении почтовой связи
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника комитета, кому выдается доверенность
паспортные данные (серия, номер паспорта, кем и когда выдан)
адрес регистрации по паспорту
Доверенность выдана без права передоверия другому лицу. Действие доверенности оканчивается при освобождении от занимаемой должности.
Срок действия доверенности - до			.
		срок действия доверенности
Подпись уполномоченного лица
	образец подписи лица, кому выдана доверенность

	подтверждаю.
фамилия, имя, отчество сотрудника комитета, кому выдана доверенность

Председатель комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 25

Образец оформления полного протокола

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии
Волгоград
________________________	N ___________

Председательствующий - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали:	30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ...............................................................

Доклад начальника отдела...

2. О ...............................................................

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	подпись	И.О.Фамилия

Приложение 26

Образец оформления краткого протокола

ПРОТОКОЛ совещания у председателя комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Ф.И.О.
Волгоград
________________________	N ___________

Присутствовали:
Наименование должности Наименование должности Наименование должности Наименование должности		- - - -	И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия И.О.Фамилия
		(Фамилии в алфавитном порядке)

_______________________________________________________________________
I. Об утверждении плана работы экспертной комиссии комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области на 2011 год

______________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

2. Руководителям структурных подразделений...

II. О выполнении плана мероприятий....

_______________________________
(Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению...

Председатель Комитета

подпись

И.О.Фамилия

Приложение 27

Образец оформления протокола на бланке протокола

Герб Волгоградской области

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

________________________	N ___________
Волгоград

Заседание экспертной комиссии
Председательствующий - И.О.Фамилия Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали:	30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О рассмотрении результатов работы ...

Доклад начальника отдела ...

2. Об итогах проведения ...

1. СЛУШАЛИ:

И.О.Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

И.О.Фамилия - краткая запись выступления

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1....

1.2....

Председательствующий	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь	Подпись	И.О.Фамилия

Приложение 28

Форма номенклатуры дел структурного подразделения комитета

Комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области Отдел гражданской обороны НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________ N _____________
(место составления)
на __________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела гражданской обороны	подпись	И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя комитета	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Заведующий сектором делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в отделе гражданской обороны комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник отдела гражданской обороны	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в сектор делопроизводства и архива
Начальник отдела гражданской обороны	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 29

Форма номенклатуры дел комитета структурного подразделения комитета

Комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ N __________ ___________________________ (место составления)		УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
на ___________ год		подпись		И.О. Фамилия
		дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Заместитель председателя комитета	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Заведующий сектором делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от ____________ N _______

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК министерства культуры Волгоградской области от _____________ N _______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Заместитель председателя комитета	подпись	И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Заведующий сектором делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 30

Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Код государственного архива Волгоградской области __________

Код Комитета __________

ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ"

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

Отдел гражданской обороны

ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На _______ листах

Хранить _________

Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________

Приложение 31

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

В деле подшито и пронумеровано						лист(ов),
				(цифрами и прописью)
с N		по N

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 32

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _______________________________________________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов,
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи				.
		(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела		подпись		И.О. Фамилия
Дата

Приложение 33

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

	УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

ОПИСЬ N _____
дел постоянного хранения
за _____ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данную опись внесено		дел с N
	(цифрами и прописью)
по N________________, в том числе: литерные номера: ______________________________________________________ пропущенные номера: ___________________________________________________

Заведующий сектором делопроизводства и архива		подпись		И.О.Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от_____________ N _______

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК министерства культуры Волгоградской области от _____________ N _______

Приложение 34

Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу структурного подразделения комитета

КОМИТЕТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ
ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ОТДЕЛ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ

	УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела гражданской обороны
	Подпись	И.О.Фамилия
	Дата

ОПИСЬ N _____

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено		дел с N
	(цифрами и прописью)
по N________________, в том числе: литерные номера: ______________________________________________________ пропущенные номера: ___________________________________________________

Начальник отдела гражданской обороны		подпись		И.О.Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Заведующий сектором делопроизводства и архива		подпись		И.О.Фамилия
Дата

Передал								дел
			(цифрами и прописью)
и				регистрационно-контрольных картотек к документам**
	(цифрами и прописью)
Начальник отдела гражданской обороны					подпись		И.О.Фамилия
Дата
Принял					дел и
		(цифрами и прописью)				(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Заведующий сектором делопроизводства и архива					подпись		И.О.Фамилия
Дата

______________________________

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

** Передаются вместе с делами канцелярии

Приложение 35

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области АКТ _____________ N ________ _________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании
	(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N
		(название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого		дел за		годы
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК министерства по культуре Волгоградской области (протокол от _______________________ N ______________________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	подпись	И.О.Фамилия
Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от ___________ N _______

Документы в количестве					дел,
		(цифрами и прописью)
весом			кг сданы в
				(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N ________

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов	подпись	И.О.Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Заведующий сектором делопроизводства и архива	подпись	И.О.Фамилия
Дата

Приложение 36

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота комитета

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование (заголовок) либо аннотация документа.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Приложение 37

Примерный перечень
документов, не подлежащих сканированию и вложению в систему электронного документооборота

1. Документы, содержащие персональные данные.

2. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.

3. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие: формы статистической отчетности, обращения граждан, копии лицензий, судебные приказы, постановления (определения) и решения суда, листы исполнительного производства.

4. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов, подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и контроля.

5. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги или презентационные материалы.

6. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей корреспонденции, для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства (например: сканер формата А3, фотоаппарат и т.п.).

Приложение 38

Образец отметки о заверении бумажной копии электронного документа

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ ОТМЕТКА
для заверения бумажной копии электронного документа

1. Надписи "Копия электронного документа. Электронный документ подписан электронной подписью
	(указать должность, фамилию и инициалы лица,
подписавшего электронный документ электронной подписью)
2. Номер и дата регистрации электронного документа. 3. Дата и время распечатки бумажной копии электронного документа. 4. Наименование организации, фамилия, инициалы и собственноручная подпись уполномоченного лица органа исполнительной власти Волгоградской области, завершившего электронный документ.

Приложение 39

Форма журнала учета печатей и штампов

Ж У Р Н А Л
учета печатей и штампов комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Левая сторона:

N п/п	Наименование печатей и штампов	Оттиски
1	2	3

Правая сторона:

Получено		Отметка о движении
номер и дата сопроводительного письма (доверенности)	количество	расписка в получении (с указанием фамилии, даты), куда выслано	расписка в обратном приеме	номер и дата сопроводительного письма (выслано)	номер и дата приказа (акта) об уничтожении	примечание
4	5	6	7	8	9	10