Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 9 марта 2016 г. N 254-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края"

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края, а также в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края":

1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края.

2. Руководителям краевых государственных учреждений, краевого государственного унитарного предприятия, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края, принять к руководству утвержденную Примерную инструкцию по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края.

3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края Ариненко Ю.В.

Министр

А.В. Витько

Утверждена
Распоряжением
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 9 марта 2016 г. N 254-р

Согласовано
Протокол ЭК
Министерства здравоохранения
Хабаровского края
от 9 декабря 2015 г. N 5

Согласовано
Протокол ЭПМК комитета
по делам ЗАГС и архивов
Правительства Хабаровского края
от 11 декабря 2015 г. N 12

Примерная инструкция
по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в краевых государственных учреждениях и краевом государственном унитарном предприятии, подведомственных министерству здравоохранения Хабаровского края (далее - учреждения здравоохранения Хабаровского края).

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края", постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр "Об утверждении положения о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края", Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждении здравоохранения Хабаровского края, должны обеспечивать выполнение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края.

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в учреждениях здравоохранения Хабаровского края осуществляется структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя ответственным за делопроизводство (далее - служба делопроизводства).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях учреждения здравоохранения Хабаровского края, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Учреждения здравоохранения Хабаровского края организуют и ведут делопроизводство на основе Индивидуальных инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических документов.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями после согласования с соответствующим архивным органом.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Индивидуальной инструкцией по делопроизводству порядка работы с документами в учреждениях здравоохранения Хабаровского края возлагается на их руководителей.

1.8. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.9. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.10. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

1.11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края.

1.12. Работники структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Индивидуальной инструкции по делопроизводству.

1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждении здравоохранения Хабаровского края;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждения здравоохранения Хабаровского края;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении здравоохранения Хабаровского края, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждения здравоохранения Хабаровского края;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение учреждения здравоохранения Хабаровского края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях учреждения здравоохранения Хабаровского края;

"электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края;

"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

"сканирование документа" - получение электронного образа документа;

"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

"электронный документооборот" - документооборот с применением системы электронного документооборота.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Создание документов в учреждении здравоохранения Хабаровского края

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов, как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в учреждениях здравоохранения Хабаровского края на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы бланков документов учреждений здравоохранения Хабаровского края утверждаются их руководителями.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.3. В учреждениях здравоохранения Хабаровского края применяются следующие бланки:

- общий бланк (приложение N 1);

- бланк письма (приложение N 2);

- бланк конкретного вида документа.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля. Схемы расположения реквизитов приведены в приложении N 3.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.

3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края изготавливаются в соответствии с постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений" полиграфическими предприятиями по заказам учреждений здравоохранения Хабаровского края. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

3.1.6. Бланки учреждений здравоохранения Хабаровского края подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 4).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных организаций.

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков учреждения здравоохранения Хабаровского края возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их в службу делопроизводства (приложение N 5).

3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края необходимо установить, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

по мере необходимости или с периодичностью, установленной Индивидуальной инструкцией по делопроизводству учреждения здравоохранения Хабаровского края, комиссионно списываются испорченные номерные гербовые бланки с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края. После утверждения акта (приложение N 6) испорченные бланки уничтожаются. Акта хранится в службе делопроизводства;

невостребованные бланки возвращаются в службу делопроизводства или подразделение, осуществляющее учет бланков.

3.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в учреждении здравоохранения Хабаровского края, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы шаблонов электронных документов учреждения здравоохранения Хабаровского края утверждаются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба края.

3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые учреждением здравоохранения Хабаровского края, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, являются:

а) герб Хабаровского края;

б) наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) заголовок документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в учреждения здравоохранения Хабаровского края; отметки "Срочно", "Оперативно"; "Подлежит возврату" и другие. Перечисленные реквизиты, указываются в верхнем поле документа, на свободном от текста месте.

При подготовке раздела Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов, а именно:

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов учреждения здравоохранения Хабаровского края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края".

2. Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края

Наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края

автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Уставом учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Сокращенное наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием учреждения здравоохранения Хабаровского края указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа исполнительной власти края.

3. Наименование должностного лица, подписавшего документ

Наименование должностного лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, бланк письма заместителя руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должностного лица указывается под гербом Хабаровского края.

4. Справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края

Справочные данные об учреждении здравоохранения Хабаровского края указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес учреждения здравоохранения Хабаровского края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению учреждения здравоохранения Хабаровского края.

5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого учреждения здравоохранения Хабаровского края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов учреждения здравоохранения Хабаровского края, за исключением бланков писем.

Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2015 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2015.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в учреждении здравоохранения Хабаровского края.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

10. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения

Хабаровского края

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации

городских округов и

муниципальных районов

Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета по труду и занятости

населения Правительства края

Т.А. Воробьевой

или

Генеральному директору

ОАО "Термика"

А.Г. Цицину

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Краевое государственное казенное учреждение

"Государственный архив Хабаровского края"

Нагишкина ул., д. 4 а,

г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2,

с. Богородское,

Ульчский район,

Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" оформляются либо центрованным способом (центрируются относительно самой длинной строки реквизита), либо флаговым (выравниваются по левому краю) с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников учреждения здравоохранения Хабаровского края

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12. Текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ... Министерство здравоохранения Хабаровского края постановляет...; ... коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили/..; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных учреждением здравоохранения Хабаровского края - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2..."

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

13. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2

к приказу министерства

здравоохранения Хабаровского края

от 15.03.2015 N 35

14. Согласование документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование документа оформляется грифом согласования или визой на документе. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом

14.1. Гриф согласования

Согласование проекта документа с органами исполнительной власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главного врача КГБУЗ

"Краевая клиническая психиатрическая больница"

подпись И.О. Фамилия

дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства здравоохранения

Хабаровского края

от 26.09.2015 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти края, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);

вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

при необходимости, с общественными организациями;

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органов исполнительной власти края, ими должны быть завизированы.

14.2. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами учреждения здравоохранения Хабаровского края оформляется визой - внутреннее согласование.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник юридического

отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела учреждения здравоохранения Хабаровского края, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело учреждения здравоохранения Хабаровского края, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник юридического

отдела

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

15. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При оформлении документа на должностном бланке должность не указывается, например,

не на бланке:

Главный врач КГБУЗ

"Краевая клиническая

психиатрическая больница"

Подпись

И.О. Фамилия

на бланке:

Главный врач

Подпись

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главного врача КГБУЗ

"Краевая клиническая

психиатрическая больница"

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

главного врача КГБУЗ

"Краевая клиническая психиатрическая

больница"

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

16. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр здравоохранения

Хабаровского края

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом министерства здравоохранения

Хабаровского края

от 15.04.2015 N 65

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 7.

17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законами или нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов учреждения здравоохранения Хабаровского края определяется положением, разрабатываемым учреждением здравоохранения Хабаровского края в соответствии с распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

Примерный перечень документов подлежащих заверению оттиском гербовой печати приведен в приложении N 8.

18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края) N _______ за __________ г.

Верно

Главный специалист

Подпись

И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, оформляется шрифтом размера N 12.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Петр Олегович Николаев

(4212) 34 56 88

или

Николаев П.О.

(4212) 34 56 88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2015

Подпись Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

21. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в учреждение здравоохранения Хабаровского края содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа (приложение N 9).

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

4. Подготовка и оформление отдельных видов документов в учреждениях здравоохранения Хабаровского края

В деятельности учреждений здравоохранения Хабаровского края создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, протоколы заседаний (совещательных, экспертных и др. органов), планы, отчеты, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Порядок подготовки и оформления учреждением здравоохранения Хабаровского края организационно-распорядительных документов устанавливается Индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Подготовка, отработка, хранение и использование документов в системе электронного документооборота (без вывода документа на бумажный носитель) распространяется на документы, включенные в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), и осуществляется в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

Наличие в сроке хранения пометки ЭПК означает обязанность исполнителя или службы делопроизводства при создании документа или при его регистрации провести экспертизу ценности документа в соответствии с пунктом 11.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. При принятии решения об увеличении срока хранения документа, подлинник документа оформляется на бумажном носителе с использованием гербового бланка документа для формирования дела для передачи на постоянное хранение в архив.

4.1. Приказ (распоряжение)

4.1.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят на рассмотрение структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского на основании указаний руководителя, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов или поручений.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского, а в его отсутствие лицом, исполняющим обязанности руководителя, либо заместителем руководителя в пределах предоставленных ему полномочий.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского, внесшим проект, руководителями структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края, которым в проекте предусматриваются задания (поручения), а также руководителем службы делопроизводства. Юридическая служба учреждения здравоохранения Хабаровского края визирует только проекты нормативных правовых актов.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края на подписание, визируются заместителями руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края в соответствии с распределением обязанностей.

4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на соответствующих бланках или общих бланках учреждения здравоохранения Хабаровского края шрифтом размером N 14 (приложение N 10) и представляются на подпись руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы (распоряжения) нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу, административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно.

4.1.4. Подлинники приказов (распоряжений) хранятся в службе делопроизводства в течение одного года до передачи в ведомственный архив учреждения здравоохранения Хабаровского края.

4.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края - разработчика документа в полном соответствии с его Уставом;

наименование вида документа - ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

дата документа - оформляется словесно-цифровым способом: 03 марта 2013 г.;

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера приказа (распоряжения): N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием межстрочного интервала в режиме "точно" для ПЭВМ.

Например:

О командировании работников учреждения здравоохранения Хабаровского края на курсы повышения квалификации

или

Об утверждении Инструкции по

Делопроизводству в КГБУЗ "Краевая

клиническая психиатрическая больница"

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 в режиме "одинарный" для ПЭВМ от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: вводной (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в преамбуле указывается вид, автор этого документа, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края или должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...";

подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к приказу (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края или специалистом, готовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствии с их упоминанием в тексте проекта приказа (распоряжения). При тиражировании подписанных приказов (распоряжений) для рассылки реквизит "подпись" в приложениях к этим актам не воспроизводится.

4.1.6. Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются не на бланке (на стандартных листах бумаги A4) с указанием названия учреждения здравоохранения Хабаровского края и других организаций.

При оформлении совместного приказа (распоряжения) реквизиты оформляются в следующем порядке:

наименование организации - наименования учреждения здравоохранения Хабаровского края и других организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; располагается по центру;

дата документа - дата совместного приказа (распоряжения) соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа - состоит из регистрационных номеров документа каждого автора этого документа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов;

подпись - подписи руководителей учреждения здравоохранения Хабаровского края и организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.7. Приказы (распоряжения) с постоянным сроком хранения, приказы (распоряжения) по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края. Листы согласования, указатели рассылки и другие документы к приказам также оформляются на бумажном носителе.

4.1.8. Регистрация приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием системы электронного документооборота, при установке данного функционала в учреждении здравоохранения Хабаровского края.

4.1.9. Рассылка приказов (распоряжений) с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через систему электронного документооборота при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

4.1.10. При рассылке на бумажном носителе приказов (распоряжений), не включенных в систему электронного документооборота, копии приказов (распоряжений) заверяются печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

4.1.11. Приказы (распоряжения) с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения формируются в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота, при установке данного функционала в учреждении здравоохранения Хабаровского края.

4.1.12. В системе электронного документооборота ответственным исполнителем создается проект приказа (распоряжения) и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

4.1.13. После прохождения процедуры согласования проект приказа (распоряжения) направляется исполнителем с использованием системы электронного документооборота в службу делопроизводства для проверки и направления на подписание руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края.

4.1.14. После рассмотрения и подписания руководителем (или его заместителем) приказа (распоряжения) с использованием электронной подписи документ направляется в службу делопроизводства для регистрации и рассылки с использованием системы электронного документооборота организациям - участникам системы электронного документооборота.

4.1.15. Регистрация приказов по кадровым вопросам осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Кадры" отдельно от всего документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края.

4.2. Положения, правила, инструкции

4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции учреждения здравоохранения Хабаровского края.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края (лицом, исполняющим его обязанности) или путем издания приказа об их утверждении.

4.2.2. Проект положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 11). Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (ПОЛОЖЕНИЕ о премировании); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов учреждения здравоохранения Хабаровского края; ученых, технических и методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч.

4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников учреждения здравоохранения Хабаровского края, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании). Документы к обсуждению представляются не позднее, чем за 10 дней до даты проведения совещания (заседания), предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями.

Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах учреждения здравоохранения Хабаровского края.

4.3.2. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.

Слова Председатель и Секретарь печатают от левого поля, отделяя интервалом друг от друга. С новой строки пишут слова Присутствовали и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Председатель - Петров А.В.

Секретарь - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа);

приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левого поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения совещаний работников учреждения здравоохранения Хабаровского края; комиссий и советов при учреждении здравоохранения Хабаровского края; совещаний, семинаров печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

4.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при руководителе учреждения здравоохранения Хабаровского края. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных и совещательных органов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания.

Например, 21 - 24 апреля 2013 г.

4.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов учреждений здравоохранения Хабаровского края, организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.

Номера решений, принятых на заседаниях, совещаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3-1.

4.3.6. Протоколы печатаются на общем бланке учреждения здравоохранения Хабаровского края формата A4 (приложение N 12) и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ (12 пт), например:

совещания при начальнике

отдела

или

заседания экспертной комиссии учреждения здравоохранения Хабаровского края

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная словесно-цифровым способом (26 марта 2013 г.), номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов, подготовленных без использования системы электронного документооборота, заверяются печатью службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола". Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся:

- все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы делопроизводства и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

4.4. Служебные письма

4.4.1. В пределах своей компетенции учреждение здравоохранения Хабаровского края ведет переписку с различными юридическими лицами и гражданами. В практике используются, в основном, следующие виды служебных писем: письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-указание, сопроводительное письмо, гарантийное письмо.

4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений, запросов организаций, предприятий и частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края.

4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата A4 или A5 (приложение N 13) либо оформляются в виде электронного документа с использованием шаблонов электронных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

4.4.5. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (Учреждение... рассмотрело..., Учреждение... считает...), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.4.6. Датой письма является дата его подписания.

4.4.7. В Индивидуальной инструкции по делопроизводству в учреждениях здравоохранения Хабаровского края необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в Уставе, в том числе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.

4.4.8. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

4.4.9. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 13 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

4.5. Докладная (служебная) записка.

Докладная записка - информационно-справочный документ, адресованный конкретному должностному лицу: руководителю, заместителю руководителя. В отдельных случаях ее копии могут направляться и другим заинтересованным лицам.

Докладная записка представляет собой обстоятельную по содержанию информацию о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе с выводами и предложениями составителя или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Служебная записка - информационно-справочный документ деловой внутренней переписки.

Служебная записка составляется, если вопрос не может быть решен устно.

Служебная записка по кадровым вопросам согласовывается с начальником отдела кадров, требующая юридического обоснования - с юрисконсультом.

В исключительных случаях (жалоба, просьба личного характера, конфиденциальная информация и пр.) служебная записка может быть передана руководителю без процедуры согласования.

Докладная записка готовится работником на инициативной основе или по заданию непосредственного руководителя и адресуется руководителю учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Служебная и докладная записка оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 или A5.

Служебная и докладная записка имеют реквизиты:

Адресат - полное наименование должности руководителя, в чей адрес представляется записка, а также его инициалы и фамилия.

Наименование должности печатается в правом верхнем углу листа в пределах верхней и правой границ текстового поля через одинарный межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности одинарным межстрочным интервалом.

Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА или ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - печатается прописными буквами без разрядки шрифтом размера N 14 и выравнивается по центру на расстоянии двух межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Дата - печатается в одну строку, оформляется цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля.

Датой служебной и докладной записки является дата ее составления и подписи.

Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами, печатается шрифтом размера N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первое предложение текста начинается с абзацного отступа 12,5 мм. Не допускается разрыв дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста.

Подпись - включает наименование должности работника, представляющего служебную или докладную записку, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Допускается оформление служебной и внутренней докладной записки, как посредством электронной техники, так и в рукописном варианте.

4.6. Объяснительная записка

Объяснительная записка - информационно-справочный документ, составленный сотрудником для представления руководителю по поводу сложившейся ситуации, событий, фактов, поступков и поведения, в том числе связанных с нарушением дисциплины, каких-либо происшествий.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:

- адресат;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- резолюция;

- отметка об исполнении.

Текст объяснительной записки должен включать описание события (факта, сложившихся обстоятельств, нарушения дисциплины) и его дату. Текст должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

В объяснительных записках о нарушении дисциплины указывается фамилия, имя, отчество нарушителя, его должность, а также, при необходимости, с какого времени он состоит в должности (работает в организации).

Разновидностью объяснительной записки является пояснительная записка - документ, поясняющий содержание положений основного документа (отчета, плана, проекта и др.).

Допускается оформление объяснительной записки, как посредством электронной техники, так и в рукописном варианте.

5. Организация работы с обращениями граждан

5.1. Организация работы с обращениями граждан в учреждении здравоохранения Хабаровского края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края, Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве края.

5.2. Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, и их регистрация осуществляется службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.

5.3. Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в учреждение здравоохранения Хабаровского края.

Регистрация обращений граждан осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Обращения граждан" отдельно от всего документооборота.

5.4. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.5. Поступившие в адрес должностных лиц учреждения здравоохранения Хабаровского края письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.

5.6. В случае обжалования в обращении судебного решения оно в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.7. Обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края, направляются по принадлежности.

5.8. Обращения граждан, поступившие в учреждения здравоохранения Хабаровского края по вопросам, относящимся к компетенции других органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, организаций в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.

5.9. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе учреждения здравоохранения Хабаровского края, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.

5.10. Письменное обращение, поступившее в учреждение здравоохранения Хабаровского края или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.

5.11. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, учреждение здравоохранения Хабаровского края вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

5.12. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.

5.13. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

5.14. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

5.15. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

5.16. Справки-ответы исполнителей с прилагаемым проектом или копией ответа заявителю анализируются службой делопроизводства и передаются должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.

В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 5.15 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.

5.17. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в учреждении здравоохранения Хабаровского края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в учреждении здравоохранения Хабаровского края, регламентируются Индивидуальной инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

6.1.3. В документообороте учреждения здравоохранения Хабаровского края в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).

6.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и Индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края на основе рекомендаций комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

6.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

6.2.1. Доставка документов в учреждение здравоохранения Хабаровского края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в учреждение здравоохранения Хабаровского края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).

6.2.3. Документы, поступающие в учреждение здравоохранения Хабаровского края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.

6.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел);

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

6.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.

6.2.6. Документы, адресованные руководству учреждения здравоохранения Хабаровского края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

6.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

6.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитываются и оперативно передается руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти края, которому она адресована.

6.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

6.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.

6.3. Регистрация поступающих документов

6.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

6.3.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

6.3.5. Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.

6.3.6. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.

6.3.7. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

6.3.8. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 9).

6.3.9. Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

6.3.10. Регистрация поступающих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

6.3.11. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края в порядке, установленном Индивидуальной инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

6.3.12. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.3.13. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.

6.3.14. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо учреждения здравоохранения Хабаровского края в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

6.4. Регистрация отправляемых документов

6.4.1. Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) учреждения здравоохранения Хабаровского края передаются на регистрацию в службу делопроизводства.

6.4.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

6.4.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства в день их утверждения или подписания.

6.4.5. Регистрация отправляемых электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронного документа и прикрепление его к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, формируемых в электронном виде и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.

6.4.6. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

6.5. Отправка документов

6.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно сотрудниками этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.

6.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

6.5.3. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.

6.5.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

6.5.5. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение учреждения здравоохранения Хабаровского края, подготовившее данные документы.

6.5.6. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

6.5.7. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель совместно со службой делопроизводства.

6.5.8. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

6.5.9. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.

6.5.10. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями учреждения здравоохранения Хабаровского края (внутренний документооборот), подписываются простой электронной подписью.

6.5.11. После отправки электронного документа, заверенного усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

6.6.1. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

6.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.

6.6.4. Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

6.6.5. Документы с резолюциями руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам учреждения здравоохранения Хабаровского края в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

6.7. Учет и анализ объема документооборота

6.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

6.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в учреждении здравоохранения Хабаровского края системы учета документов.

Учет объема документооборота может проводиться по учреждению здравоохранения Хабаровского края в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края.

6.8. Работа исполнителей с документами

6.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

6.8.2. Руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

6.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.

6.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота, предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством учреждения здравоохранения Хабаровского края или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

6.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

6.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 14 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в систему электронного документооборота учреждения здравоохранения Хабаровского края дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

7. Контроль исполнения документов

7.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства учреждения здравоохранения Хабаровского края в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

7.3. Контроль исполнения обеспечивается определенным индивидуальной Инструкцией по делопроизводству структурным подразделением или специалистом.

7.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из органов исполнительной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку "срочно", - в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней;

- по обращениям граждан:

общий срок - не более 15 дней;

требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;

в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.

7.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Продление срока исполнения поручения министерства здравоохранения Хабаровского края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

7.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

7.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель учреждения здравоохранения Хабаровского края или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.

7.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля или руководитель производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

8. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в учреждениях здравоохранения Хабаровского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом об учреждении здравоохранения Хабаровского края, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности учреждения здравоохранения Хабаровского края, их виды, состав и содержание.

8.1.2. В учреждениях здравоохранения Хабаровского края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 15) и сводная номенклатура дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (приложение N 16).

8.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом учреждения здравоохранения Хабаровского края и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства учреждения здравоохранения Хабаровского края.

8.1.4. Сводная номенклатура дел учреждения здравоохранения Хабаровского края (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.

8.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Источники комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив края) не реже одного раза в 5 лет представляют сводную номенклатуру дел для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края.

8.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.

8.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в трех (для источников комплектования государственного архива края в четырех) экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел (для источников комплектования государственного архива края). Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.

8.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

8.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения здравоохранения Хабаровского края.

8.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой учреждения здравоохранения Хабаровского края.

8.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы учреждения здравоохранения Хабаровского края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

8.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в учреждении здравоохранения Хабаровского края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название учреждения здравоохранения Хабаровского края или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении семинаров, конференций медицинских сестер

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

Переписка с министерством здравоохранения Хабаровского края о медицинском обслуживании населения

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с министерством здравоохранения Хабаровского края о профессиональной подготовке, переподготовке и повышения квалификации старшего медперсонала

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами муниципальных районов, городских округов края по вопросам медицинского обслуживания

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией г. Хабаровска о подготовке к зимнему сезону 2015/2016 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой план работы организационно-методической работы

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- нормативные правовые акты органа исполнительной власти края;

- распорядительные документы учреждения здравоохранения Хабаровского края;

- протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое учреждение здравоохранения Хабаровского края для продолжения и др.

На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

8.3. Если в течение года в учреждении здравоохранения Хабаровского края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.

8.4. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9. Формирование и оформление дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2. Дела формируются в учреждении здравоохранения Хабаровского края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

9.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

9.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

9.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, министерства здравоохранения Хабаровского края находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы учреждения здравоохранения Хабаровского края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.6. Дела учреждения здравоохранения Хабаровского края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и соответствующих структурных - подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива учреждения здравоохранения Хабаровского края.

9.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения здравоохранения Хабаровского края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Учреждения здравоохранения Хабаровского края являющихся источниками комплектования архив учреждений на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования этого архивного учреждения, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

9.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- приказы руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края по основной деятельности и документы к ним;

- приказы руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Необходимость составления внутренней описи документов на другие дела определяется Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в учреждении здравоохранения Хабаровского края.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или подшиваются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить только в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10. Организация оперативного хранения документов

10.1. С момента заведения и до передачи в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края дела хранятся по месту их формирования.

Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений учреждения здравоохранения Хабаровского края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края.

10.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя учреждения здравоохранения Хабаровского края или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

10.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в учреждении здравоохранения Хабаровского края в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

10.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в учреждении здравоохранения Хабаровского края программно-технических средств и нормативных и методических документов комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края.

11. Порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их на хранение в архив

11.1. Экспертиза ценности документов

11.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

11.1.2. Экспертиза ценности документов в учреждении здравоохранения Хабаровского края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края.

11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении здравоохранения Хабаровского края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

11.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением о ней, которое утверждается руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с соответствующим архивным органом.

11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях учреждения здравоохранения Хабаровского края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива учреждения здравоохранения Хабаровского края.

11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

11.1.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

11.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

11.1.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

11.1.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, описи не составляются.

11.1.12. В учреждении здравоохранения Хабаровского края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива учреждения здравоохранения Хабаровского края. По этим описям документы сдаются в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив учреждения здравоохранения Хабаровского края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующее архивное учреждение.

11.1.13. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 20 - 22) и представляются в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.

11.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

11.1.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

11.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

11.1.18. Опись дел структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

11.1.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем учреждения здравоохранения Хабаровского края только после утверждения ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого учреждение здравоохранения Хабаровского края имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в установленном порядке.

11.1.20. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего учреждения здравоохранения Хабаровского края. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.2. Подготовка и передача документов в архив

11.2.1. В архив учреждения здравоохранения Хабаровского края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

11.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

11.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.2.4. Передача дел в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства.

11.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

11.2.6. Прием каждого дела производится работником учреждения здравоохранения Хабаровского края, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом учреждения здравоохранения Хабаровского края и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

11.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края я лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив учреждения здравоохранения Хабаровского края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

11.2.8. Историческая справка (приложение N 24) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения учреждения здравоохранения Хабаровского края и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

11.2.9. Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными и краевыми органами, уполномоченными в сфере архивного дела.

Приложение N 1
к п. 3.1.3

Герб

края

         Министерство здравоохранения Хабаровского края

    Краевое государственное бюджетное учреждение здравоохранения

          "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

                       (КГБУЗ ДГКБ N 9)

______________ N ___________________

        г. Хабаровск

Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов

Герб

края

          Министерство здравоохранения Хабаровского края

               Краевое государственное бюджетное

                  учреждение здравоохранения

                      "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

                   КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

                       (КГБУЗ ДГКБ N 9)

_______________ N ____________________________

           г. Хабаровск

Образец общего бланка с угловым расположением реквизитов

Приложение N 2
к п. 3.1.3

Герб

края

Министерство здравоохранения Хабаровского края   /--                    --\

       Краевое государственное бюджетное         |                        |

          учреждение здравоохранения

              "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

           КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

               (КГБУЗ ДГКБ N 9)

     Союзная ул., 80, г. Хабаровск, 680003

      Тел./факс (4212) 54-52-62, 54-52-61

           E-mail: muzdgb9z@mail.ru

      ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000

        ИНН/КПП 0000000000/000000000

_______________ N ____________________________

На N _______________ от ______________________

           Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

          Министерство здравоохранения Хабаровского края

    Краевое государственное бюджетное учреждение здравоохранения

            "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

                         (КГБУЗ ДГКБ N 9)

              Союзная ул., 80, г. Хабаровск, 680003,

    Тел./факс (4212) 54-52-62, 54-52-61, E-mail: muzdgb9z@mail.ru

                ОКНО 00000000, ОГРН 0000000000000,

                   ИНН/КПП 0000000000/000000000

_________________ N _____________________   /-                          --\

На N ________________ от ________________   |                             |

Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов

Приложение N 3
к п. 3.1.4

Схема
расположения реквизитов документов

Приложение N 4
к п. 3.1.6

Журнал учета выдачи бланков

Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 5
к п. 3.1.10

Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации-поставщика	Количество экземпляров бланка	Серия и номера бланков
1	2	3	4	5	6

Приложение N 6
к п. 3.1.11

Герб

края

Министерство здравоохранения Хабаровского края

      Краевое государственное бюджетное

           учреждение здравоохранения

              "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

           КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

               (КГБУЗ ДГКБ N 9)

                     АКТ

                18.01.2015 N 1

                г. Хабаровск

Об уничтожении испорченных гербовых

бланков

Председатель комиссии _____________________________________________,

                                 (Ф.И.О., должность)

члены комиссии: ____________________________________________________

                                (Ф.И.О., должности)

составили акт о признании испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в ______________________________________________________,

                   (наименование структурного подразделения)

в том числе: общие бланки: N ______________________________________,

всего __________________________________ штук;

бланки письма: N __________________________________________________,

всего __________________________________ штук;

бланки архивной справки и архивной выписки: N ______________________

____________________________________________________________________

Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт составлен в двух экземплярах:

1-й экз. - куда, кому

2-й экз. - куда, кому

Председатель комиссии              подпись           И.О. Фамилия

Члены комиссии                     подпись           И.О. Фамилия

Формуляр акта об уничтожении испорченных гербовых бланков

Приложение N 7
к п. 3.3

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий, выполненных работ, списания материальных запасов, приема-передачи дел, выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и др.).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и др.).

ОТЧЕТЫ (об основной деятельности, о выполнении государственного задания и др.).

ПЕРЕЧНИ (на оказание услуг, работ с вредными условиями труда и др.).

ПЛАНЫ (работы, экспертной комиссии и др.).

ПОЛОЖЕНИЯ (о структурных подразделениях, дирекции, совещательных органах, премировании и др.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий и др.).

ПРОТОКОЛЫ (заседаний экспертной комиссии и др.).

СМЕТЫ доходов и расходов.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ и изменения к ним.

Приложение N 8
к п. 3.3

Примерный перечень
документов, на которых ставится гербовая печать

АКТЫ (выполненных работ, списания, экспертизы и др.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЕ КОНТРАКТЫ (на поставки товаров, выполнение работ, оказанием услуг и др.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и др.).

ДОГОВОРЫ (трудовые, о материальной ответственности, подрядах, взаимодействии и сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и др.).

ЗАДАНИЯ (технические, на проектирование объектов, капитальное строительство и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

НОРМЫ РАСХОДА.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ОТЧЕТЫ (в Пенсионный фонд, налоговые органы).

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов и др.).

СМЕТЫ расходов (на содержание, на калькуляцию к договору и др.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате, о доходах и т.д.).

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.

Приложение N 9
к п. 3.3

 Краевое государственное бюджетное

     учреждение здравоохранения

         "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

      КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

          (КГБУЗ ДГКБ N 9)

Входящий N ________________________

"___" __________________ _______ г.

  Размер регистрационного штампа

  19 мм x 41 мм

Образец регистрационного штампа

Приложение N 10
к п. 4.1.3

Герб

края

Министерство здравоохранения Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное

учреждение здравоохранения

ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

(КГБУЗ ДГКБ N 9)

ПРИКАЗ

28.03.2015 N 20

г. Хабаровск

О назначении лиц, наделенных

правом подписи электронных

документов

В соответствии с требованиями к предприятиям, использующим шифровальные средства для защиты информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Наделить правом электронной подписи (ЭЦП) для подписания документов на электронных торгах начальника отдела правовой и хозяйственной работы Фамилия И.О. с правом подписи администратора организации, уполномоченного специалиста, специалиста с правом направления шаблона контракта участнику размещения.

2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.

Главный врач                   подпись               И.О. Фамилия

Образец оформления приказа

Приложение N 11
к п. 4.2.2

Герб

края

Министерство здравоохранения Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное

учреждение здравоохранения

"ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

(КГБУЗ ДГКБ N 9)

ПОЛОЖЕНИЕ

20.03.2015 N 2

г. Хабаровск

УТВЕРЖДАЮ

Главный врач краевого

государственного бюджетного

учреждения здравоохранения

"Детская городская

клиническая больница N 9"

подпись И.О. Фамилия

Дата

Об отделе кадров

1. Общие положения

____________________________________________________________________

2. Задачи

____________________________________________________________________

3. Структура

____________________________________________________________________

4. Функции

____________________________________________________________________

5. Права

____________________________________________________________________

6. Взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями

____________________________________________________________________

7. Ответственность

Начальник отдела правовой

и хозяйственной работы                подпись          И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

кадров

подпись         И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления положения (инструкции, правил)

Приложение N 12
к п. 4.3.6

Герб

края

Министерство здравоохранения Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное

учреждение здравоохранения

"ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

(КГБУЗ ДГКБ N 9)

ПРОТОКОЛ

25.03.2015 N 10

г. Хабаровск

заседания экспертной комиссии

Председатель - Фамилия И.О.

Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали: перечисляются присутствующие в алфавитном порядке

Повестка дня:

1. О согласовании инструкции по делопроизводству

Докладчик - Фамилия И.О.

2. ...

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. - (текст доклада прилагается к протоколу).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Информацию Фамилия И.О. принять к сведению.

1.2....

Председатель               Личная подпись         И.О. Фамилия

Секретарь                  Личная подпись         И.О. Фамилия

Образец оформления протокола

Приложение N 13
к п. 4.4.3

Герб

края

Министерство здравоохранения

Хабаровского края

Краевое государственное бюджетное

учреждение здравоохранения

"ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

(КГБУЗ ДГКБ N 9)

Союзная ул., 80, г. Хабаровск, 680003

Тел. / факс (4212) 54-52-62, 54-52-61

E-mail: muzdgb9z@mail.ru

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000

ИНН/КПП 0000000000/000000000

15.10.2015 N 01-29/130

На N ________ от ___________________

Генеральному директору краевого

государственного казенного

учреждения "Государственный архив

Хабаровского края"

Р.Ш. Шхалиеву

Нагишкина ул., 4 А,

г. Хабаровск, 680000

О научно-технической обработке

документов постоянного хранения

за 2013 год

Уважаемый Рафик Шхалиевич!

В связи с необходимостью передачи на постоянное хранение в краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив) документов Краевое государственное бюджетное учреждение здравоохранения "Детская городская клиническая больница N 9" в упорядоченном состоянии, просим Вас включить в план работы государственного архива на 2016 год проведение научно-технической обработки документов постоянного хранения за 2013 год и по личному составу в количестве 150 дел. Обработку документов предлагаем провести во втором квартале 2016 года.

Главный врач                  подпись                   И.О. Фамилия

Иванов Иван Иванович

8 (4212) 00-00-00

Образец оформления служебного письма

Приложение N 14
к п. 6.8.7, 6.9

Сведения
о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Исполнители и сроки исполнения
17. Должность, фамилия, инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности

Приложение N 15
к п. 8.1.2

Краевое государственное бюджетное

   учреждение здравоохранения

       ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ

   КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"

         Отдел кадров

      20.12.2014 N 03-16

         г. Хабаровск

на 2015 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
05-01	Документы (постановления, приказы, информационные письма и др.) министерства здравоохранения Хабаровского края по кадровым вопросам		ДМН ст. 1 б ТУ	Относящиеся к деятельности учреждения - постоянно
...	...		...

Начальник отдела кадров         подпись          И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение N 16
к п. 8.1.2

Краевое государственное бюджетное     УТВЕРЖДАЮ

    учреждение здравоохранения        Главный врач краевого

        "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ            государственного бюджетного

      КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"       учреждения здравоохранения

                                      "Детская городская клиническая

         НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ             больница N 9"

        20.12.2014 N 03-16            подпись           И.О. Фамилия

         г. Хабаровск                 Дата

на 2015 год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Руководство и контроль
01-01	Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Хабаровского края по вопросам основной деятельности больницы, присланные для сведения		До минования надобности (ДМН) ст. 1 б ТУ	Относящиеся к деятельности учреждения - постоянно
...	...		...
...	...		...

Ответственный за делопроизводство

и архив                               подпись       И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО                    СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                    Протокол НЭМС

КГБУЗ ДГКБ N 9                 КГКУ ГАХК

от        N                    от        N

Образец оформления сводной номенклатуры дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в __________ году в КГБУЗ ДГКБ N 9

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Ответственный за делопроизводство

и архив                                подпись       И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения                   подпись       И.О. Фамилия

Дата

Образец итоговой записи

Приложение N 17
к п. 9.7

_________________________________________________

_________________________________________________

_________________________________________________

Ф. N __________

Оп. N _________

Д. N __________

____________________________________________________________________

                      (НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВА)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                     (НАИМЕНОВАНИЕ УЧРЕЖДЕНИЯ)

______________________________________________________

                      ДЕЛО N _____ ТОМ N ___

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                           (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

____________________________________________________________________

                                (ДАТА)

                                              На ____________ листах

                                              Хранить ______________

Ф. N __________

Оп. N _________

Д. N __________

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 18
к п. 9.7

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов

(цифрами и прописью)

С N ______________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                              подпись         И.О. Фамилия

Дата

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 19
к п. 9.7

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого документов __________________________________________________.

                              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                         (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                     подпись            И.О. Фамилия

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 20
к п. 11.1.13

Краевое государственное бюджетное     УТВЕРЖДАЮ

учреждение здравоохранения            Главный врач краевого

"Детская городская клиническая        государственного бюджетного

больница N 9"                         учреждения здравоохранения

Фонд N                                "Детская городская клиническая

ОПИСЬ N 1                             больница N 9"

дел постоянного хранения              подпись           И.О. Фамилия

                                      Дата

за 2009 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
01. Руководство и контроль
854	01-05	Приказы больницы по основной деятельности	03 января - 29 декабря 2009 г.	75
855	01-02	Протоколы заседаний экспертной комиссии документы к ним	21 февраля - 22 декабря 2009 г.	15
...	...	...	...	...

В данный раздел описи внесено 23 (двадцать три) дел(а) с N 854 по N 876.

Ответственный за делопроизводство

и архив                            подпись       И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                 УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                 Протокол ЭПМК комитета по делам

КГБУЗ ДГКБ N 9              ЗАГС и архивов Правительства

                            Хабаровского края

от       N                  от         N

Образец оформления сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 21
к п. 11.1.13

Краевое государственное бюджетное     УТВЕРЖДАЮ

учреждение здравоохранения            Главный врач краевого

"Детская городская клиническая        государственного бюджетного

больница N 9"                         учреждения здравоохранения

Фонд N                                "Детская городская клиническая

ОПИСЬ N                               больница N 9"

дел по личному составу                подпись           И.О. Фамилия

                                      Дата

за 2009 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
56	03-01	Приказы больницы по личному составу	12 января - 25 декабря 2009 г.	75 лет ЭПК	90
57	03-12	Личные карточки (ф. Т-2) работников, уволенных в 2009		75 лет ЭПК
58	02-12	Лицевые счета работников	2009 г.	75 лет ЭПК	60
...		...	...	...	...

В данный раздел описи внесено 5 (пять) ед. хр. с N 56 по N 60.

Ответственный за делопроизводство

и архив                            подпись             И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                       УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                       Протокол НЭМС

КГБУЗ ДГКБ N 9                    КГКУ ГАХК

от      N                         от       N

Образец оформления описи дел по личному составу

Приложение N 22
к п. 11.1.13

Краевое государственное бюджетное     УТВЕРЖДАЮ

учреждение здравоохранения            Главный врач краевого

"Детская городская клиническая        государственного бюджетного

больница N 9"                         учреждения здравоохранения

Фонд N                                "Детская городская клиническая

ОПИСЬ N больница N 9"

личных дел работников,                подпись           И.О. Фамилия

уволенных в 2009 году                 Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
156	03-11	Фамилия Имя Отчество	15 июня 1994 г. - 3 февраля 2009 г.	75 лет ЭПК	23
157	03-11	Фамилия Имя Отчество	17 октября 2008 г. - 8 декабря 2009 г.	75 лет ЭПК	31
158	03-11	Фамилия Имя Отчество	07 апреля 2008 г. - 21 января 2009 г.	75 лет ЭПК	21
...	...	...	...	...	...

В данный раздел описи внесено 7 (семь) ед. хр. с N 156 по N 162.

Ответственный за делопроизводство

и архив                               подпись          И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК                      Протокол НЭМС

КГБУЗ ДГКБ N 9                   КГКУ ГАХК

от      N                        от       N

Образец оформления описи личных дел уволенных работников

Приложение N 23
к п. 11.1.19

Краевое государственное бюджетное     УТВЕРЖДАЮ

   учреждение здравоохранения         Главный врач краевого

      "ДЕТСКАЯ ГОРОДСКАЯ              государственного бюджетного

    КЛИНИЧЕСКАЯ БОЛЬНИЦА N 9"         учреждения здравоохранения

              АКТ                     "Детская городская клиническая

         12.01.2015 N 1               больница N 9"

          г. Хабаровск                подпись           И.О. Фамилия

                                      Дата

о выделении к уничтожению

архивных документов,

не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (ТУ), отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N 1 КГБУЗ ДГКБ N 9

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи (номенклатуры)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8
Организационно-методический отдел
1.	Приказы, распоряжения министерства здравоохранения Хабаровского края, присланные для сведения	2002 - 2004 гг.		04-01	1	ДМН ст. 18 б ТУ
2.	Инструкция по делопроизводству. Копия	2006 г.			5	3 года ст. 27 б ТУ	После замены новой
...

Итого 30 (тридцать) дел за 2000 - 2006 годы.

Описи дел постоянного хранения за 2006 г. утверждены ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от ________ N ___________).

Описи дел по личному составу за 2006 год согласованы с НЭМС КГКУ "Государственный архив Хабаровского края" (протокол от N ).

Ответственный за делопроизводство

и архив                               подпись          И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

КГБУЗ ДГКБ N 9

от         N

                                  30 (тридцати)

Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.:

                              (цифрами и прописью)

- на бумажном носителе весом ___________ кг сданы на переработку

в ООО "Амурстимул"

____________________________________________________________________

                    (наименование организации)

по приемо-сдаточной накладной от 24.01.2012 N 16;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

____________________________________________________________________

                      (способ уничтожения)

Ответственный за делопроизводство

и архив                               подпись          И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника КГБУЗ ДГКБ N 9,

внесшего изменения в учетные

документы                             подпись          И.О. Фамилия

Дата

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 24
к п. 11.2.8

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

Структура исторической справки состоит из трех разделов:

- истории фондообразователя;

- истории фонда;

- характеристики документов фонда.

1. История фондообразователя (первый раздел исторической справки) излагается в хронологической последовательности фактов. Составляется до начала работ по научно-технической обработке документов фонда и уточняется в процессе работы над фондом.

В первом разделе отражаются:

1.1. Сведения о создании (образовании), реорганизации, ликвидации организации со ссылками на номера и даты распорядительных документов. Датами образования, реорганизации или ликвидации учреждения являются даты издания соответствующих нормативных актов.

При наличии нескольких правовых актов о создании, переименовании, преобразовании и ликвидации учреждения приводятся даты всех документов, за основу берется наиболее ранний по времени подписания документ.

Если сведения по истории организации установлены не по законодательным актам, а косвенным путем (законодательные акты не были обнаружены), это обязательно оговаривается в исторической справке.

Сведения о создании (образовании), реорганизации, ликвидации фондообразователя даются с учетом формулировок, приведенных в правовых актах: создать, преобразовать, реорганизовать, создать на базе и т.д.

1.2. Сведения об организации-предшественнике (если организация образуется на базе другого предприятия) или организации, унаследовавшей ее функции.

1.3. Сведения о задачах, структуре, функциях организации и их изменения.

1.4. Сведения об изменениях в названии, подчиненности организации.

Перечисляются все изменения в названии и подчиненности организации с указанием всех дат документов, на основе которых произошло изменение в названии и подчиненности организации.

1.5. Сведения о структуре организации, ее изменении с указанием всех дат.

1.6. Сведения о подведомственной сети (при ее наличии).

2. История фонда (второй раздел исторической справки). В нем излагаются следующие сведения:

2.1. Откуда и когда документы фонда поступили в КГКУ "Государственный архив Хабаровского края", наличие фонда в архивах других организаций, указывается дата первой передачи документов в КГКУ "Государственный архив Хабаровского края".

2.2. Физическое состояние документов.

2.3. Количество дел в фонде и крайние даты документов фонда, т.е. даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.

Крайние даты документов фонда могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности организации или если в фонд организации были в свое время переданы не завершенные делопроизводством дела организации-предшественника. Если крайние даты документов фонда выходят за хронологические рамки деятельности фондообразователя, включение их в состав фонда обязательно оговаривается.

2.4. Во втором разделе исторической справки отражается изменение в составе и объеме фонда, их причины: перечисляются основные категории недостающих документов с указанием дат, за которые они отсутствуют, а также результаты проведенной работы по розыску недостающих документов.

2.5. О проведении научно-технической обработки документов, в каком количестве выделялись из фонда документы, не подлежащие хранению.

2.6. Характеристика документов по личному составу.

Основными источниками при написании второй части исторической справки являются документы данного фонда, дело фонда, учетные документы (описи, акты, справки) и др.

2.7. Для объединенных фондов во втором разделе дается обоснование объединения фондов.

3. Характеристика состава документов фонда и их использования. Сведения о научно-справочном аппарате фонда (третий раздел исторической справки):

3.1. Обобщенная характеристика фонда дается по разновидности документов, их содержанию.

3.2. Наличие научно-справочного аппарата к фонду.

3.3. Использование документов фонда.

В этой части исторической справки отражаются следующие сведения:

- содержание тематических и социально-правовых запросов;

- подбор и выдача документов в структурные подразделения, исследователям при подготовке справочников, путеводителей, обзоров, сборников документов и др.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.