Постановление Правительства Белгородской области от 20 февраля 2012 г. N 79-пп "Об утверждении административных регламентов управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственных услуг и исполнения контрольной функции"

1. Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Белгородской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

Организация информационного обеспечения пользователей включает в себя организацию исполнения поступающих в Управление от российских и иностранных пользователей тематических запросов о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту и социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

2. Получателями (пользователями) государственной услуги являются:

- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

- органы государственной власти, местного самоуправления;

- организации и общественные объединения;

- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

3. Государственная услуга по организации информационного обеспечения пользователей предоставляется управлением по делам архивов Белгородской области в виде: информационных писем; информационных писем с приложением архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов.

4. Сведения о местонахождении и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru.

Местонахождение управления по делам архивов Белгородской области и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 14.

Электронный адрес: upr@belgorod-archive.ru.

5. Контактный телефон: (4722) 55-10-60.

6. График (режим) работы:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

пятница: 9.00 - 16.45;

перерыв: 13.00 - 14.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

7. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, а также подведомственных Управлению государственных архивов содержится в приложении N 1.

8. Официальный сайт единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

9. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям, а также при личном обращении;

- по электронной почте, а также на официальном сайте Управления;

- посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.

10. По телефону должностные лица Управления обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения запросов граждан, связанных с информационным обеспечением пользователей. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, и представления сотрудника, принявшего телефонный звонок.

11. Личный прием граждан осуществляется консультантами Управления по адресу: г. Белгород, ул. Мокроусова, 14, по рабочим дням с 9 до 17 час., тел.: 55-10-60, в ГАУ "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" по адресу: г. Белгород, пр. Славы, 25. При личном приеме заявитель, заинтересованное лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

При информировании заявителя сотрудник должен дать исчерпывающие ответы на все возникающие у заявителя, заинтересованного лица вопросы. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию управления по делам архивов Белгородской области, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

12. При информировании по письменным обращениям пользователей, в том числе направленным по электронной почте, по процедуре предоставления государственной услуги ответ на обращение направляется почтой или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

13. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется в форме документов на бумажных носителях и в электронной форме.

Информация о предоставлении государственной услуги размещается на информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

14. На информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:

информация о порядке предоставления государственной услуги;

перечень документов, представляемых для получения результата государственной услуги;

формы и образцы документов для заполнения.

15. Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

16. Предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей осуществляет управление по делам архивов Белгородской области.

Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют организации, государственные и муниципальные архивы при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических и социально-правовых запросов.

17. Результатом предоставления государственной услуги являются:

- информационные письма;

- архивные справки;

- архивные выписки;

- архивные копии;

- тематические перечни;

- тематические подборки копий архивных документов;

- тематические обзоры архивных документов;

- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;

- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;

- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.

18. Запросы граждан, органов государственной власти области, местного самоуправления, организаций и общественных объединений о предоставлении информации, поступившие в Управление, в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю, о чем Управление сообщает пользователю.

19. При рассмотрении Управлением запросов органов государственной власти, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Управление дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Управление уведомляет орган государственной власти о продлении на определенный срок рассмотрения запроса.

20. При поступлении в Управление запросов пользователей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Управление в 10-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

21. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 (ред. от 1 декабря 2007 года) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 1996, N 15, ст. 1768);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ (ред. от 13 мая 2008 года) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);

Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169);

Положение об основах хозяйственной деятельности и финансирования организаций культуры и искусства, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 1995 года N 609 (ред. от 23 декабря 2002 года) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 28, ст. 2670; 2002, N 52 (ч. II), ст. 5225);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 (ред. от 1 сентября 2000 года) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009)).

22. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос пользователя, а также запрос, поступивший по электронной почте.

23. В запросе пользователя должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан:

- фамилия, имя и отчество;

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- интересующие пользователя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивные копии, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дата отправления.

24. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

25. Запрос не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если запросы пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;

- если в запросе пользователя отсутствуют необходимые сведения для проведения поисковой работы;

- если запрос пользователя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение руководителя Управления или уполномоченному на то лицу, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Пользователю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию;

- если в нем содержится вопрос, на который пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель Управления или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется пользователь, направивший обращение;

- если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Должностное лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему его, о недопустимости злоупотребления правом.

26. Управление осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических и социально-правовых запросов бесплатно.

27. В соответствии с подпунктами 5.8.1 - 5.8.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук запросы социально-правового характера исполняются архивами, органами и организациями бесплатно.

Государственные и муниципальные архивы осуществляют исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.

Тематические запросы других категорий пользователей исполняются государственными архивами в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора). Запросы граждан о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода, могут исполняться государственными архивами в порядке предоставления платных услуг (в том числе на основе договора), стоимость которых согласовывается и утверждается Комиссией по государственному регулированию цен и тарифов в Белгородской области.

Тематические запросы, поступившие от частных лиц, относящихся к льготным категориям населения, исполняются бесплатно. К льготной категории населения относятся:

- ветераны и инвалиды Великой Отечественной войны, боевых действий на территории других государств;

- Герои Советского Союза и Герои Российской Федерации, а также лица, награжденные орденом Славы трех степеней;

- лица, принимавшие в 1986 - 1987 годах участие в работах по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС (в пределах зоны отчуждения Чернобыльской АЭС);

- инвалиды I группы;

- нетрудоспособные члены семьи погибшего (умершего), состоявшие на его иждивении и получающие (имеющие право на получение) пенсии по случаю потери кормильца;

- лица, работавшие и работающие в учреждениях архивной службы области.

28. При подаче запроса в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе единого портала государственных и муниципальных услуг, документ об уплате стоимости исполнения запроса может быть направлен заявителем в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе единого портала государственных и муниципальных услуг.

29. Максимальное время ожидания в очереди при подаче запроса составляет 20 минут на одного посетителя; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 20 минут.

Максимальное время ожидания в очереди при получении документов составляет 10 минут на одного посетителя; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего выдачу документов, составляет 10 минут.

30. При подаче заявления о предоставлении государственной услуги непосредственно в Управление на копии заявления проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления документов. Регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления от заявителя.

При подаче заявления в электронном виде (в т.ч. с использованием универсальной электронной карты) посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления. Заявителю направляется копия заявления с проставленным регистрационным номером и с указанием даты поступления документов в Управление по почте и в электронном виде.

31. Здания (строения), в которых расположены управление, государственные областные архивы, должны соответствовать всем требованиям к обеспечению безопасности труда.

Присутственные места оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Помещения Управления, государственных архивов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления государственной услуги, с учетом пешеходной доступности, составляет не более 10 минут пешком.

На территории, прилегающей к месторасположению Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, одно из которых для парковки специальных транспортных средств инвалидов.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами, перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ заявителей, включая инвалидов, и инвалидов, использующих кресла-коляски.

Центральный вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием полного наименования Управления.

Прием осуществляется в специально выделенном для этих целей зале обслуживания, расположенном на нижнем этаже здания.

Места информирования, ожидания оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для возможности оформления документов;

образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

В Управлении непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

32. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

- сокращение реального срока получения услуги;

- сокращение среднего времени ожидания в очереди при обращении граждан за получением государственной услуги;

- обеспечение электронного взаимодействия с заявителем при предоставлении государственной услуги с использованием универсальной электронной карты.

33. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:

- регистрация запросов пользователей, рассмотрение их руководством Управления и передача их на исполнение;

- анализ тематики запросов пользователей;

- направление по результатам рассмотрения тематических и социально-правовых запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

- подготовка и направление ответов пользователям.

34. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 5 к настоящему Регламенту.

35. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Запросы могут быть поданы:

на бумажном носителе лично заявителем или его законным представителем, действующим на основании оформленной доверенности;

на бумажном носителе по почте (через операторов почтовой связи общего пользования почтовым отправлением);

в форме электронных документов с использованием универсальной электронной карты посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг.

Поступившие в Управление письменные запросы пользователей регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции. Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе штампа Управления с входящим номером и датой поступления и фиксирования в журнале входящей корреспонденции. Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления запроса.

36. Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет начальник Управления (его заместитель).

Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи запроса после его регистрации.

Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном запросе резолюции с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления резолюции.

Завизированный запрос передается конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

37. При поступлении в Управление запроса пользователя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в обычном порядке. При поступлении по электронной почте запроса, не требующего последующих действий Управления по направлению его на исполнение в органы и организации по принадлежности, ответ пользователю направляется уполномоченным сотрудником Управления по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

В случае если документы были получены через единый портал государственных и муниципальных услуг с использованием универсальной электронной карты, Управление обязано обеспечить осуществление в электронной форме:

- приема и рассмотрения запроса;

- возможности для заявителя дистанционно отслеживать стадии исполнения запроса.

38. Инициирующим событием для анализа тематики поступившего запроса является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса. Государственные гражданские служащие Управления осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивных учреждениях области научно-справочного аппарата и информационных материалов.

39. В результате анализа определяется:

- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера;

- степень полноты сведений, содержащихся в запросе пользователя, необходимых для проведения поисковой работы;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса пользователя;

- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос пользователя.

Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

40. Управление письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в запросе пользователя достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.

41. Управление по итогам анализа тематики поступившего запроса органа государственной власти о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

42. Управление письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы и организации.

43. Областные государственные архивы по результатам рассмотрения этой категории запросов, поступивших из Управления, готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации и направляют их в Управление.

В случае если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в срок, установленный Управлением, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, областной государственный архив уведомляет Управление о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 3 дня до истечения срока, установленного Управлением.

44. Органы и организации (кроме областных государственных архивов), исполняющие полученные от Управления запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя.

45. Специалисты Управления анализируют полученные ответы из областных государственных архивов, иных органов и организаций, оценивают полноту полученной информации.

46. Специалисты Управления на основе ответов областных государственных архивов готовят информационное письмо или информационное письмо с приложением поступивших из федеральных государственных архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов - для ответа на запрос органа государственной власти.

47. По итогам анализа поступивших запросов пользователей Управление:

- по тематическим запросам - направляет их на исполнение по принадлежности в органы и организации с учетом тематики обращений;

- по социально-правовым запросам - направляет их по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

48. При необходимости областные государственные архивы, муниципальные архивы направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

49. Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по тематическим запросам готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

50. Органы и организации по итогам выявления запрашиваемой информации по социально-правовым запросам готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.

51. В случае необходимости Управление может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов пользователей.

52. Управление письменно уведомляет автора запроса о результатах рассмотрения и (или) направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

53. По результатам рассмотрения запроса органа государственной власти Управление направляет в соответствующий федеральный орган государственной власти информационное письмо с приложением поступивших из областных государственных архивов информационных материалов: архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, тематических подборок копий архивных документов, тематических обзоров архивных документов - или информационное письмо с обобщением запрашиваемой информации, выявленной в областных государственных архивах.

54. По итогам анализа запроса пользователя Управление:

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;

- при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.

55. Рассмотрение запроса пользователя считается законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

56. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, принятием решений работниками Управления и исполнением настоящего Регламента осуществляется начальником Управления или его заместителем, а также иными должностными лицами Управления по поручению начальника Управления.

57. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

58. Управление осуществляет мониторинг исполнения запросов пользователей, поступивших в Управление, а также контроль за работой областных государственных архивов по рассмотрению направленных управлением в их адрес запросов пользователей.

59. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

60. Проверки бывают плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.

61. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

По результатам проведенных проверок, в случае выявленных нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества предоставления государственной услуги устанавливается начальником Управления или его заместителем.

62. Получатели государственной услуги имеют право участвовать в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления государственной услуги, соблюдения положений настоящего Регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Регламентом.

63. Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

64. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги.

65. Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной заявителем лично (представителем заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), личная подпись заявителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

66. В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

67. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

68. Руководитель Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

69. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителем.

70. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

71. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

72. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

73. Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

74. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Блок-схема N 1
последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов российских граждан, поступивших в Управление

"Блок-схема N 1 последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов российских граждан, поступивших в Управление"

Блок-схема N 2
последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения тематических запросов, поступивших в Управление

"Блок-схема N 2 последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения тематических запросов, поступивших в Управление"

Блок-схема N 3
последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов, поступивших от органов государственной власти

"Блок-схема N 3 последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов, поступивших от органов государственной власти"

1. Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Белгородской области, а также порядок взаимодействия управления по делам архивов с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области (далее - органы и организации) при предоставлении государственной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

3. Информирование о правилах предоставления государственной услуги осуществляется управлением по делам архивов Белгородской области.

4. Сведения о местонахождении и графике работы управления по делам архивов Белгородской области, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте управления: http://belgorod-archive.ru.

Местонахождение управления по делам архивов Белгородской области и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 4.

Электронный адрес: upr@belgorod-archive.ru.

5. Контактный телефон: (4722) 55-10-60.

6. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, а также подведомственных управлению по делам архивов Белгородской области государственных архивов содержится в приложении N 1.

7. Местонахождение центрального аппарата Федерального архивного агентства и его почтовый адрес: 103132, г. Москва, ул. Ильинка, 12.

Электронный адрес: rosarhiv@archives.ru.

8. Почтовый адрес Министерства иностранных дел Российской Федерации: Консульский департамент, 119200, г. Москва, 1-й Неопалимовский пер., д. 12.

9. Официальный сайт единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.

10. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги:

по телефону;

по письменным обращениям, а также при личном обращении;

по электронной почте, а также на официальном сайте управления по делам архивов Белгородской области;

посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.

11. По телефону должностные лица управления по делам архивов Белгородской области обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

12. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

13. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

14. Личный прием граждан осуществляется начальником управления по делам архивов Белгородской области, его заместителем, консультантами по адресу: г. Белгород, ул. Мокроусова, 14, по рабочим дням с 9 до 17 час., тел.: 55-10-60.

15. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется на официальном сайте управления по делам архивов Белгородской области, Федерального архивного агентства, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

16. Организация исполнения запросов юридических лиц, российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства.

17. Предоставление государственной услуги осуществляется управлением по делам архивов Белгородской области (далее - Управление) во взаимодействии с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), Министерством иностранных дел Российской Федерации (далее - МИД России).

Непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, осуществляют организации, государственные и муниципальные архивы при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

18. Государственная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляется российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде писем Управления, а также в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

19. Поступившие в Управление запросы в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в органы и организации для исполнения и ответа заявителю.

20. Поступившие в Управление, иные органы и организации запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 10 дней с момента регистрации возвращаются в МИД России или в органы, организации, их направившие, или гражданам с сообщением об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

21. Запросы, поступившие в государственные органы, органы местного самоуправления, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководитель государственного органа или органа местного самоуправления либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней.

22. Запросы, поступившие в государственные и муниципальные архивы, иные организации, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. С разрешения руководства архива, организации этот срок может быть продлен.

23. Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в органах и организациях архивных документов (непрофильные запросы), в течение 15 дней со дня их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий орган или организацию, где могут храниться необходимые документы.

24. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 5 октября 1961 года; вступила в силу для России 31 мая 1992 года (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);

Постановление Верховного Совета СССР от 17 апреля 1991 года N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", 2006, N 165, Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169);

Постановление Госстандарта России от 3 мая 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов));

закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 мая 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893, "Российская газета", N 89, 20.05.2009)).

25. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос или запрос заявителя по электронной почте в адрес Управления, поступивший из Росархива, иных органов и организаций.

26. В запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:

о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении);

об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;

о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);

о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;

о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

о нацистских преследованиях - время пребывания в местах принудительного содержания, их территориальное расположение, состав семьи (для малолетних);

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.

27. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

28. Если в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения.

29. Отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.

30. Запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя.

31. Если запрос не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение начальнику Управления, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

32. Российским, иностранным гражданам и лицам без гражданства, проживающим за рубежом, подлинные архивные документы не направляются.

Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

33. Поступившие из-за рубежа запросы по истребованию документов социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, исполняются органами и организациями бесплатно.

34. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Управления:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка ответов заявителям;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях;

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 5 к настоящему Регламенту.

35. Органы и организации, исполняющие запросы, получаемые из Управления, других органов и организаций или непосредственно от заявителей, проживающих за рубежом, осуществляют следующие административные процедуры:

регистрация запросов и передача их на исполнение;

анализ тематики поступивших запросов;

направление запросов на исполнение в органы и организации по принадлежности (при необходимости);

поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

подготовка ответов заявителям;

оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях (уполномоченным органом исполнительной власти Белгородской области в области архивного дела);

отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

36. Поступившие в Управление из Росархива, из МИД России или непосредственно из-за рубежа письменные запросы регистрируются сотрудником Управления, обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции. Регистрация документов осуществляется путем проставления на запросе штампа Управления с входящим номером и датой поступления и фиксирования в журнале входящей корреспонденции. Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления запроса.

37. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

38. Определение конкретного сотрудника, исполняющего запрос, осуществляет начальник Управления (его заместитель).

Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента передачи запроса после его регистрации.

Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном запросе резолюции с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления визы.

Завизированный запрос передается конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

39. Инициирующим событием для анализа тематики поступившего запроса является поступление непосредственно исполнителю зарегистрированного и завизированного запроса. Государственные гражданские служащие Управления осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивных учреждениях области научно-справочного аппарата и информационных материалов.

40. В результате анализа определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

41. Срок исполнения данной административной процедуры - 10 дней.

42. По итогам анализа тематики поступивших запросов Управление направляет запросы или их копии со своим письмом на исполнение по принадлежности:

в органы государственной власти области;

в областные государственные архивы;

в муниципальные архивы;

в другие органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запросов.

43. В случае если запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, Управление направляет в соответствующие органы и организации копии запроса, анкеты с указанием о направлении ответа в адрес Управления.

44. При необходимости органы государственной власти области, областные государственные архивы, муниципальные архивы направляют запросы на исполнение по принадлежности в органы и организации, имеющие на хранении соответствующие архивные документы.

При направлении запросов на исполнение по принадлежности Управление, при необходимости, уведомляет соответствующие органы и организации о запросах, архивные справки, архивные выписки и архивные копии по которым требуют проставления апостиля.

45. Подготовку ответов заявителям осуществляет Управление, иные органы и организации. Ответ может быть подготовлен в виде:

письменного уведомления МИД России или заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию;

письменного уведомления МИД России или заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;

письма с иными сведениями, направленного в МИД России или заявителю;

архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

46. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке органа, организации. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

47. Органы и организации, исполняющие полученные от Управления и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.

48. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного государственного, муниципального архива или органа, организации.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается руководителем органа, организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя органа, организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя органа, организации.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

49. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

50. Управление проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Белгородской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).

51. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных органами и организациями (кроме областных государственных и муниципальных архивов), осуществляется после их письменного обращения с представлением в Управление образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов печатей.

52. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

53. Срок исполнения данной административной процедуры, при условии представления необходимых документов, обозначенных в пункте 51, не должен превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.

54. В случае отказа в проставлении апостиля заявителю в течение 3 рабочих дней направляется письменное сообщение о причине отказа.

55. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Управлением, другими органами и организациями по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

56. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Управлением, другими органами и организациями в МИД России.

57. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями, указанными в пункте 42, все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений Управление с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

58. Подготовленные органами и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Управление вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

59. После проставления апостиля Управление направляет архивные справки, архивные выписки и архивные копии в МИД России.

60. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности и при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля.

61. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

62. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Управления, государственных архивов области, ответственными за организацию работы по представлению государственной услуги.

63. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

64. Управление осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги областными государственными архивами.

65. Контроль за исполнением государственной услуги включает в себя установленную Управлением ежемесячную отчетность областных государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Управления.

66. Проверки бывают плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми. Проверка также проводится по конкретному обращению заявителя.

67. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Управления.

68. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

69. В случае выявления нарушений прав граждан к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

70. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности организации; установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на официальном сайте Управления и через справочно-информационный портал "Государственные услуги".

71. Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

72. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги.

73. Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной заявителем лично (представителем заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), личная подпись заявителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

74. В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

75. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

76. Руководитель Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

77. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителем.

78. Ответ на жалобу, поступившую в Управление, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

79. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

80. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

81. Управление при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

82. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в Управление. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Блок-схема N 1
последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов

"Блок-схема N 1 последовательности действий Управления по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов"

Блок-схема N 2
последовательности действий Управления при проставлении апостиля

"Блок-схема N 2 последовательности действий Управления при проставлении апостиля"

Блок-схема N 3
последовательности действий органа, организации по исполнению поступивших из-за рубежа запросов

"Блок-схема N 3 последовательности действий органа, организации по исполнению поступивших из-за рубежа запросов"

1. Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги "Утверждение описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, согласование описей дел по личному составу и долговременного хранения, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти Белгородской области и органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Белгородской области, являющимися источниками комплектования архивов Белгородской области" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Белгородской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области при предоставлении государственной услуги.

2. Получателями государственной услуги являются территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, органы государственной власти и местного самоуправления, учреждения и предприятия Белгородской области, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Белгородской области (далее - органы и организации).

3. Сведения о местонахождении и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru.

Местонахождение Управления и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 14.

Электронный адрес: upr@belgorod-archive.ru.

4. Контактный телефон: (4722) 55-75-98.

5. График (режим) работы:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

пятница: 9.00 - 16.45;

перерыв: 13.00 - 14.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

6. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, а также подведомственных Управлению государственных архивов содержится в приложении N 1.

7. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям, а также при личном обращении;

- по электронной почте, а также на официальном сайте Управления;

- посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.

8. По телефону должностные лица Управления обязаны дать исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, и представления сотрудника, принявшего телефонный звонок.

9. Личный прием представителей органов и организаций осуществляется консультантами Управления по адресу: г. Белгород, ул. Мокроусова, 14, по рабочим дням с 9 до 17 час., тел.: 55-75-98.

При информировании представителя организации сотрудник должен дать исчерпывающие ответы на все возникающие у него вопросы.

Сотрудник обязан принять представителя организации в назначенный день. Прием на другой день или другое время переносится только по инициативе представителя организации.

В день назначенной встречи должностное лицо Управления обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

10. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организации ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

11. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

12. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется в форме документов на бумажных носителях и в электронной форме.

13. Информация о предоставлении государственной услуги размещается на информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

14. На информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:

информация о порядке предоставления государственной услуги;

перечень документов, представляемых для получения результата государственной услуги;

формы и образцы документов для заполнения.

15. Утверждение описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, согласование описей дел по личному составу и долговременного хранения, представленных федеральными государственными органами и организациями, органами государственной власти Белгородской области и органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями Белгородской области, являющимися источниками комплектования архивов Белгородской области.

16. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.

Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется должностными лицами Управления путем подготовки вопроса об утверждении описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, согласовании описей дел по личному составу и долговременного хранения (далее - описи дел), представленных органами и организациями на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления (далее - ЭПК) в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПК.

17. Конечным результатом предоставления государственной услуги является решение ЭПК Управления об утверждении либо об отказе в утверждении описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации, согласование описей дел по личному составу и долговременного хранения.

18. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации в течение одного месяца со дня поступления запроса и прилагаемого к нему пакета документов в Управление.

В случае выявления в ходе проверки документов секретарем ЭПК нарушений, связанных с непредставлением необходимых документов, указанных в пункте 20 Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений.

19. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства РФ, 22.06.2009, N 25, ст. 3060, "Российская газета", N 113, 24.06.2009);

закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009));

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 38, 20.09.2010);

Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)).

20. Для получения государственной услуги органы и организации представляют в Управление с сопроводительным письмом (приложение N 2), подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы:

- описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации;

- описи дел по личному составу и долговременного хранения;

- предисловие к описи дел (характеристика истории организации, истории фонда, аннотация состава документов фонда, состав справочного аппарата к описям);

- выписку из протокола заседания экспертной комиссии организации по этому вопросу.

21. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 20 настоящего Регламента.

22. Управление осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.

23. Максимальное время ожидания при подаче документов составляет 20 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 40 минут.

24. При подаче документов на предоставление государственной услуги непосредственно в Управление на копии сопроводительного письма (заявления) проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления документов. Регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления от организации.

При подаче документов в электронном виде посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления. Заявителю направляется копия заявления с проставленным регистрационным номером и с указанием даты поступления документов в Управление по почте и в электронном виде.

25. Здания (строения), в которых расположены Управление, государственные областные архивы, должны соответствовать всем требованиям к обеспечению безопасности труда.

Присутственные места оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Помещения Управления, государственных архивов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления государственной услуги, с учетом пешеходной доступности, составляет не более 10 минут пешком.

На территории, прилегающей к месторасположению Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, одно из которых для парковки специальных транспортных средств инвалидов.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами, перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ заявителей, включая инвалидов, и инвалидов, использующих кресла-коляски.

Центральный вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием полного наименования Управления.

Места информирования, ожидания оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для возможности оформления документов;

образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

В Управлении непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

26. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

- сокращение реального срока получения услуги;

- обеспечение электронного взаимодействия с органами и организациями при предоставлении государственной услуги.

27. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация документов, поступивших от органов и организаций;

- определение исполнителя документов;

- регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

- рассмотрение описей дел на заседании ЭПК;

- направление ответа юридическому лицу, предоставившему описи дел на рассмотрение, и подготовка заключения.

28. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 4 к настоящему Регламенту.

29. Инициирующим событием для приема и регистрации документов является поступление от юридического лица официального письма с приложением документов, предусмотренных пунктом 20 настоящего Регламента.

Регистрация документов осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется правильность доставки (соответствие адресату), целостность упаковки корреспонденции.

Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления письма.

Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПК (заместителю).

Регистрация документов осуществляется путем проставления на письмо с приложениями штампа Управления с входящим номером и датой поступления и фиксирования в регистрационно-контрольных картах или в журнале входящей корреспонденции.

30. При поступлении в Управление документов организации по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном порядке либо ведется работа с документами в электронной форме при использовании локальной сети учреждения.

В случае если документы были получены через единый портал государственных и муниципальных услуг, Управление обязано обеспечить осуществление в электронной форме:

- приема и рассмотрения документов;

- возможности для организации дистанционно отслеживать стадии исполнения запроса.

31. Инициирующим событием для определения исполнителя служит поступившее зарегистрированное письмо с приложениями.

Определение конкретного сотрудника, исполняющего рецензирование проекта номенклатуры дел и подготовку заключений к нему для рассмотрения проекта документов на заседании ЭПК, осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение данного административного действия (процедуры).

Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента поступления письма после его регистрации.

Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном письме резолюции с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления резолюции.

Завизированное письмо с приложением передается секретарю ЭПК.

32. Инициирующим событием для регистрации документов на рассмотрение ЭПК является поступление от должностного лица, ответственного за исполнение данного административного действия (процедуры), зарегистрированного в Управлении и завизированного письма с приложением.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК.

В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:

- регистрирует полученные документы;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании описей дел в план работы ЭПК;

- передает документы ответственному исполнителю.

Проверяется комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК; при выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пункте 21 настоящего Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений; по истечении двадцати рабочих дней с момента уведомления организации-заявителя об устранении нарушений организации, не представившей в адрес Управления необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги за подписью начальника Управления или его заместителя и не позднее трех рабочих дней с момента истечения двадцатидневного срока ожидания направляет его в организацию по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

Максимальный срок передачи документов на исполнение составляет три рабочих дня с момента поступления зарегистрированного и завизированного письма.

Зарегистрированный и завизированный документ передается конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется путем проставления на зарегистрированное в Управлении и завизированное письмо с приложением штампа ЭПК с номером и датой поступления и фиксирования в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

33. Инициирующим событием для рассмотрения описей дел на заседании ЭПК служит поступление зарегистрированного и завизированного документа конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Должностное лицо, ответственное за исполнение рецензирования описей дел и подготовку заключения к ним, а также подготовку рассмотрения описей дел на заседании ЭПК осуществляет рецензирование описей дел, готовит заключение и передает его секретарю ЭПК.

Максимальный срок рассмотрения описей дел определяется председателем ЭПК, и составляет пять дней с момента получения документов после их регистрации у секретаря ЭПК.

34. Секретарь ЭПК передает копию полученного заключения исполнителю организации для анализа полученных замечаний и подготовки Свода замечаний.

Свод принятых и отклоненных замечаний, подготовленный исполнителем организации, через секретаря ЭПК передается ответственному исполнителю.

35. Ответственный исполнитель с учетом анализа Свода замечаний и предложений готовит заключение (справку) на описи дел, проект решения ЭПК и представляет их вместе с документами, поступившими от организации, заместителю председателя ЭПК.

36. Заместитель председателя ЭПК визирует заключение (справку) и проект решения ЭПК и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЭПК передаются председателю ЭПК, членам, экспертам ЭПК и исполнителю организации не позднее чем за 5 дней до заседания.

37. Рассмотрение описей дел на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.

Критериями принятия решения специалистом, ответственным за исполнение данного административного действия (процедуры), являются проверка полноты содержания описей дел и системности перечня документов, прошедших экспертизу ценности, соответствие документов срокам их хранения с целью учета архивного фонда.

38. Подписанные и заверенные гербовой печатью протокол и заключение (справка) к описи дел направляются должностному лицу, ответственному за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

39. Решение ЭПК об утверждении описей дел фиксируется в протоколе заседания ЭПК, который подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется гербовой печатью Управления. Решение ЭПК направляется в организацию в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

40. Инициирующим событием для направления ответа юридическому лицу, предоставившему описи дел на утверждение, служит получение должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции, подготовленного ответа в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

Направление ответа осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется целостность, герметичность, качественность упаковки корреспонденции и правильность указания адреса получателя.

Максимальный срок направления ответа - один рабочий день с момента получения документов после их рассмотрения на заседании ЭПК.

Результатом данного действия будет получение юридическим лицом ответа об утверждении либо об отказе в утверждении описи дел.

Направляемый ответ фиксируется в регистрационно-контрольных картах или в журнале исходящей корреспонденции путем проставления штампа Управления с исходящим номером и датой отправления.

41. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, принятием решений работниками Управления и исполнением настоящего Регламента осуществляется начальником Управления или его заместителем, а также иными должностными лицами Управления по поручению начальника Управления.

Текущий контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Регламента, требований к заполнению, ведению и хранению поступающих документов от получателей государственной услуги и иных документов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги.

Проверки бывают плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

42. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления государственной услуги в соответствии с их должностными регламентами.

По результатам проведенных проверок, в случае выявленных нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества предоставления государственной услуги устанавливается начальником Управления или его заместителем.

43. Получатели государственной услуги могут принимать участие в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления государственной услуги, соблюдения положений настоящего Регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Регламентом.

44. Информирование организаций-заявителей (их представителей) об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, а также о днях и времени приема, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве лица, проводящего прием, осуществляется на информационных стендах, специалистом Управления при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, указанным в настоящем Регламенте.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги.

Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной организацией-заявителем лично (представителем организации-заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование организации-заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым организация-заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), подпись руководителя организации-заявителя или его заместителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов организация-заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

В части досудебного (внесудебного) обжалования организация-заявитель (ее представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

Организации-заявителю отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если в жалобе содержится вопрос, на который организации-заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией-заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы рассматривались в Управлении. О данном решении уведомляется организация-заявитель, направившая жалобу.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членам его семьи, жалоба оставляется без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

О недопустимости злоупотребления правом сообщается организации-заявителю, направившей жалобу.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается организации-заявителю, направившей жалобу, если ее почтовый адрес поддается прочтению.

Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней со дня ее регистрации.

В случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов срок рассмотрения жалобы руководителем Управления продлевается на 30 дней с уведомлением о продлении срока ее рассмотрения организации-заявителя.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований организации-заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется организации-заявителю.

Организации-заявители (их представители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, а также действия или бездействие должностных лиц в судебном порядке.

1. Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги "Рассмотрение и подготовка заключения к проектам номенклатур дел, образующихся в процессе деятельности федеральных государственных органов и организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий Белгородской области, с указанием сроков их хранения, являющихся источниками комплектования архивов Белгородской области" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Белгородской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия управления с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области при предоставлении государственной услуги.

2. Получателями государственной услуги являются территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, органы государственной власти и местного самоуправления, учреждения и предприятия Белгородской области, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Белгородской области (далее - органы и организации).

3. Сведения о местонахождении и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru.

Местонахождение Управления и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 14.

Электронный адрес: upr@belgorod-archive.ru.

4. Контактный телефон: (4722) 55-75-98.

5. График (режим) работы:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

пятница: 9.00 - 16.45;

перерыв: 13.00 - 14.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

6. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, а также подведомственных Управлению государственных архивов содержится в приложении N 1.

7. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям, а также при личном обращении;

- по электронной почте, а также на официальном сайте Управления;

- посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.

8. По телефону должностные лица Управления обязаны дать исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, и представления сотрудника, принявшего телефонный звонок.

9. Личный прием представителей органов и организаций осуществляется консультантами Управления по адресу: г. Белгород, ул. Мокроусова, 14, по рабочим дням с 9 до 17 час., тел.: 55-75-98.

При информировании представителя организации сотрудник должен дать исчерпывающие ответы на все возникающие у него вопросы.

Сотрудник обязан принять представителя организации в назначенный день. Прием на другой день или другое время переносится только по инициативе представителя организации.

В день назначенной встречи должностное лицо Управления обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

10. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организации ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

11. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

12. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется в форме документов на бумажных носителях и в электронной форме.

13. Информация о предоставлении государственной услуги размещается на информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

14. На информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:

информация о порядке предоставления государственной услуги;

перечень документов, представляемых для получения результата государственной услуги;

формы и образцы документов для заполнения.

15. Рассмотрение и подготовка заключения к проектам номенклатур дел, образующихся в процессе деятельности федеральных государственных органов и организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений, предприятий Белгородской области, с указанием сроков их хранения, являющихся источниками комплектования архивов Белгородской области.

16. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.

Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется должностными лицами Управления путем подготовки заключения о согласовании номенклатур дел, представленных организациями на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления (далее - ЭПК) в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПК.

17. Конечным результатом предоставления государственной услуги организации является решение ЭПК о рассмотрении и подготовке заключения к проекту номенклатуры дел.

18. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации в течение одного месяца со дня поступления запроса и прилагаемого к нему пакета документов в Управление.

В случае выявления в ходе проверки документов секретарем ЭПК нарушений, связанных с непредставлением необходимых документов, указанных в пункте 20 Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений.

19. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства РФ", 22.06.2009, N 25, ст. 3060, "Российская газета", N 113, 24.06.2009);

закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893) (Российская газета, N 89, 20.05.2009));

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 38, 20.09.2010);

Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)).

20. Для получения государственной услуги органы и организации представляют в Управление с сопроводительным письмом (приложение N 2), подписанным руководителем организации или его заместителем, следующие документы:

- проект номенклатуры дел;

- справку о проекте номенклатуры дел (общая характеристика номенклатуры, соответствие ее действующим нормативам, результаты экспериментального внедрения, если таковое проводилось);

- методические указания по применению номенклатуры дел;

- указатель статей номенклатуры дел, дополняющих и изменяющих действующие перечни, примерные номенклатуры дел (с обоснованием внесенных изменений);

- выписку из протокола заседания экспертной комиссии организации по этому вопросу.

21. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 20 настоящего Регламента.

22. Управление осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.

23. Максимальное время ожидания при подаче документов составляет 20 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 40 минут.

24. При подаче документов на предоставление государственной услуги непосредственно в Управление на копии сопроводительного письма (заявления) проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления документов. Регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления от организации.

При подаче документов в электронном виде посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления. Заявителю направляется копия заявления с проставленным регистрационным номером и с указанием даты поступления документов в Управление по почте и в электронном виде.

25. Здания (строения), в которых расположены управление, государственные областные архивы, должны соответствовать всем требованиям к обеспечению безопасности труда.

Присутственные места оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Помещения Управления, государственных архивов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления государственной услуги, с учетом пешеходной доступности, составляет не более 10 минут пешком.

На территории, прилегающей к месторасположению Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, одно из которых для парковки специальных транспортных средств инвалидов.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами, перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ заявителей, включая инвалидов, и инвалидов, использующих кресла-коляски.

Центральный вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием полного наименования Управления.

Места информирования, ожидания оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для возможности оформления документов;

образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

В Управлении непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

26. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

- сокращение реального срока получения услуги;

- обеспечение электронного взаимодействия с органами и организациями при предоставлении государственной услуги.

27. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию документов, поступивших от органов и организаций;

- определение исполнителя документов;

- регистрацию документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

- рассмотрение проекта номенклатуры дел на заседании ЭПК;

- направление ответа юридическому лицу, представившему проект номенклатуры дел на рассмотрение и подготовку заключения.

28. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 4 к настоящему Регламенту.

29. Инициирующим событием для приема и регистрации документов является поступление от юридического лица официального письма с приложением документов, предусмотренных пунктом 20 настоящего Регламента.

Регистрация документов осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется правильность доставки (соответствие адресату), целостность упаковки корреспонденции.

Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления письма.

Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПК (заместителю).

Регистрация документов осуществляется путем проставления на письмо с приложениями штампа Управления с входящим номером и датой поступления и фиксирования в регистрационно-контрольных картах или в журнале входящей корреспонденции.

30. При поступлении в Управление документов организации по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в обычном порядке либо ведется работа с документами в электронной форме при использовании локальной сети учреждения.

В случае если документы были получены через единый портал государственных и муниципальных услуг, Управление обязано обеспечить осуществление в электронной форме:

- приема и рассмотрения документов;

- возможности для организации дистанционно отслеживать стадии исполнения запроса.

31. Инициирующим событием для определения исполнителя служит поступившее зарегистрированное письмо с приложениями.

Определение конкретного сотрудника, исполняющего рецензирование проекта номенклатуры дел и подготовку заключений к нему для рассмотрения проекта документов на заседании ЭПК, осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение данного административного действия (процедуры).

Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента поступления письма после его регистрации.

Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном письме резолюции с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления резолюции.

Завизированное письмо с приложением передается секретарю ЭПК.

32. Инициирующим событием для регистрации документов на рассмотрение ЭПК является поступление от должностного лица, ответственного за исполнение данного административного действия (процедуры), зарегистрированного в Управлении и завизированного письма с приложением.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК.

В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:

- регистрирует полученные документы;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании проекта номенклатуры дел в план работы ЭПК;

- передает документы ответственному исполнителю.

Проверяется комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК; при выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пункте 21 настоящего Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений; по истечении двадцати рабочих дней с момента уведомления организации-заявителя об устранении нарушений организации, не представившей в адрес Управления необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги за подписью начальника Управления или его заместителя и не позднее трех рабочих дней с момента истечения двадцатидневного срока ожидания направляет его в организацию по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

Максимальный срок передачи документов на исполнение составляет три рабочих дня с момента поступления зарегистрированного и завизированного письма.

Зарегистрированный и завизированный документ передается конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется путем проставления на зарегистрированное в Управлении и завизированное письмо с приложением штампа ЭПК с номером и датой поступления и фиксирования в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

33. Инициирующим событием для рассмотрения проекта номенклатуры дел на заседании ЭПК служит поступление зарегистрированного и завизированного документа конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Должностное лицо, ответственное за исполнение данного административного действия (процедуры), осуществляет рецензирование проекта номенклатуры дел, готовит заключение к нему и передает его секретарю ЭПК.

Максимальный срок рассмотрения проекта номенклатуры дел определяется председателем ЭПК и составляет не более 5 рабочих дней с момента получения документов после их регистрации у секретаря ЭПК.

34. Секретарь ЭПК передает копию полученного заключения исполнителю организации для анализа полученных замечаний и подготовки Свода замечаний.

Свод принятых и отклоненных замечаний, подготовленный исполнителем организации, через секретаря ЭПК передается ответственному исполнителю.

35. Ответственный исполнитель с учетом анализа Свода замечаний и предложений готовит заключение (справку) на проект номенклатуры дел, проект решения ЭПК и представляет их вместе с документами, поступившими от организации, заместителю председателя ЭПК.

36. Заместитель председателя ЭПК визирует заключение (справку) и проект решения ЭПК и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЭПК передаются председателю ЭПК, членам, экспертам ЭПК и исполнителю организации не позднее чем за 5 дней до заседания.

37. Рассмотрение проекта номенклатуры дел на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.

Критериями принятия решения специалистом, ответственным за исполнение данного административного действия (процедуры), являются проверка полноты содержания проекта номенклатуры дел и системности перечня наименований дел, соответствие заводимых в делопроизводстве организации документов срокам их хранения с целью качественного комплектования архивного фонда.

38. Подписанные и заверенные гербовой печатью протокол и заключение (справка) к проекту номенклатуры дел направляются должностному лицу, ответственному за прием, регистрацию и отсылку почтовой корреспонденции.

39. Решение ЭПК о рассмотрении и подготовке заключения проекта номенклатуры дел фиксируется в протоколе заседания ЭПК, который подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется гербовой печатью Управления. Решение ЭПК направляется в организацию в виде выписки из протокола заседания ЭПК.

40. Инициирующим событием для направления ответа юридическому лицу, представившему проект номенклатуры дел на рассмотрение и подготовку заключения, служит получение должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции, подготовленного ответа в виде протокола заседания ЭПК и заключения (справки) к проекту номенклатуры дел.

Направление ответа осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется целостность, герметичность, качественность упаковки корреспонденции и правильность указания адреса получателя.

Максимальный срок направления ответа - один рабочий день с момента получения документов после их рассмотрения на заседании ЭПК.

Результатом данного действия будет получение юридическим лицом ответа о рассмотрении проекта номенклатуры дел и заключение к нему.

Направляемый ответ фиксируется в регистрационно-контрольных картах или в журнале исходящей корреспонденции путем проставления штампа Управления с исходящим номером и датой отправления.

41. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, принятием решений работниками Управления и исполнением настоящего Регламента осуществляется начальником Управления или его заместителем, а также иными должностными лицами Управления по поручению начальника Управления.

Текущий контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Регламента, требований к заполнению, ведению и хранению поступающих документов от получателей государственной услуги и иных документов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги.

Проверки бывают плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

42. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления государственной услуги в соответствии с их должностными регламентами.

По результатам проведенных проверок, в случае выявленных нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества предоставления государственной услуги устанавливается начальником Управления или его заместителем.

43. Получатели государственной услуги могут принимать участие в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления государственной услуги, соблюдения положений настоящего Регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Регламентом.

44. Информирование организаций-заявителей (их представителей) об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, а также о днях и времени приема, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве лица, проводящего прием, осуществляется на информационных стендах, специалистом Управления при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, указанным в настоящем Регламенте.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги.

Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной организацией-заявителем лично (представителем организации-заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование организации-заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым организация-заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), подпись руководителя организации-заявителя или его заместителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов организация-заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

В части досудебного (внесудебного) обжалования организация-заявитель (ее представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

Организации-заявителю отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если в жалобе содержится вопрос, на который организации-заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией-заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы рассматривались в Управлении. О данном решении уведомляется организация-заявитель, направившая жалобу.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членам его семьи, жалоба оставляется без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

О недопустимости злоупотребления правом сообщается организации-заявителю, направившей жалобу.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается организации-заявителю, направившей жалобу, если ее почтовый адрес поддается прочтению.

Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней со дня ее регистрации.

В случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов срок рассмотрения жалобы руководителем Управления продлевается на 30 дней с уведомлением о продлении срока ее рассмотрения организации-заявителя.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований организации-заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется организации-заявителю.

Организации-заявители (их представители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, а также действия или бездействие должностных лиц в судебном порядке.

1. Административный регламент управления по делам архивов Белгородской области по предоставлению государственной услуги "Рассмотрение и подготовка заключения к проектам положений об экспертных комиссиях, архивах, инструкций по делопроизводству федеральных государственных органов и организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений и предприятий Белгородской области, являющихся источниками комплектования архивов Белгородской области" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) управления по делам архивов Белгородской области (далее - Управление), а также порядок взаимодействия Управления с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями области при предоставлении государственной услуги.

2. Получателями государственной услуги являются территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, органы государственной власти и местного самоуправления, учреждения и предприятия Белгородской области, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов Белгородской области (далее - органы и организации).

3. Сведения о местонахождении и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru.

Местонахождение Управления и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 14.

Электронный адрес: upr@belgorod-archive.ru.

4. Контактный телефон: (4722) 55-75-98.

5. График (режим) работы:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

пятница: 9.00 - 16.45;

перерыв: 13.00 - 14.00;

суббота, воскресенье - выходные дни.

6. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах муниципальных архивов, а также подведомственных Управлению государственных архивов содержится в приложении N 1.

7. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям, а также при личном обращении;

- по электронной почте, а также на официальном сайте Управления;

- посредством единого портала государственных и муниципальных услуг в сети Интернет.

8. По телефону должностные лица Управления обязаны дать исчерпывающую информацию по процедуре предоставления государственной услуги. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, и представления сотрудника, принявшего телефонный звонок.

9. Личный прием представителей органов и организаций осуществляется консультантами Управления по адресу: г. Белгород, ул. Мокроусова, 14, по рабочим дням: с 9 до 17 час., тел.: 55-75-98.

При информировании представителя организации сотрудник должен дать исчерпывающие ответы на все возникающие у него вопросы.

Сотрудник обязан принять представителя организации в назначенный день. Прием на другой день или другое время переносится только по инициативе представителя организации.

В день назначенной встречи должностное лицо Управления обязано обеспечить возможность доступа к месту проведения информирования представителю организации для осуществления информирования о предоставлении государственной услуги.

10. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по письменным обращениям организации ответ излагается в простой, четкой форме и направляется почтой или по факсу в адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

11. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес организации или его представителя в срок, составляющий 10 дней со дня регистрации обращения.

12. Размещение информации о правилах предоставления государственной услуги осуществляется в форме документов на бумажных носителях и в электронной форме.

13. Информация о предоставлении государственной услуги размещается на информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг.

14. На информационных стендах в Управлении, на официальном сайте Управления в сети Интернет, на едином портале государственных и муниципальных услуг размещаются следующие информационные материалы:

информация о порядке предоставления государственной услуги;

перечень документов, представляемых для получения результата государственной услуги;

формы и образцы документов для заполнения.

15. Рассмотрение и подготовка заключения к проектам положений об экспертных комиссиях, архивах, инструкций по делопроизводству федеральных государственных органов и организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления, учреждений и предприятий Белгородской области, являющихся источниками комплектования архивов Белгородской области.

16. Предоставление государственной услуги осуществляет Управление.

Технологическое обеспечение государственной услуги осуществляется должностными лицами Управления путем подготовки заключения (справки) к проектам положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству, представленным организацией на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления (далее - ЭПК) в соответствии с ее компетенцией, определенной Положением об ЭПК.

17. Конечным результатом предоставления государственной услуги организации является решение ЭПК о рассмотрении и подготовке заключения к проекту:

- положения об экспертной комиссии организации;

- положения об архиве организации;

- инструкции по делопроизводству организации.

18. Предоставление государственной услуги осуществляется по запросу организации в течение одного месяца со дня поступления запроса и прилагаемого к нему пакета документов в Управление.

В случае выявления в ходе проверки документов секретарем ЭПК нарушений, связанных с непредставлением необходимых документов, указанных в пункте 20 Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений.

19. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Российская газета", 2004, N 237, Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448);

Федеральный закон от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127);

Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 года N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства РФ, 22.06.2009, N 25, ст. 3060, "Российская газета", N 113, 24.06.2009);

закон Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009));

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 38, 20.09.2010);

Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 года N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003) (Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)).

20. Для получения государственной услуги органы и организации представляют в Управление с сопроводительным письмом (приложение N 2), подписанным руководителем организации или его заместителем, проект:

- положения об экспертной комиссии организации;

- положения об архиве организации;

- инструкции по делопроизводству организации.

21. Основанием для отказа в предоставлении государственной услуги является непредставление всех необходимых документов, перечисленных в пункте 20 настоящего Регламента.

22. Управление осуществляет предоставление государственной услуги бесплатно.

23. Максимальное время ожидания при подаче документов составляет 20 минут; максимальная продолжительность приема у специалиста, осуществляющего прием документов, составляет 40 минут.

24. При подаче документов на предоставление государственной услуги непосредственно в Управление на копии сопроводительного письма (заявления) проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления документов. Регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления от организации.

При подаче документов в электронном виде посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, регистрация заявления и прилагаемых к нему документов осуществляется в день их поступления. Заявителю направляется копия заявления с проставленным регистрационным номером и с указанием даты поступления документов в Управление по почте и в электронном виде.

25. Здания (строения), в которых расположены управление, государственные областные архивы, должны соответствовать всем требованиям к обеспечению безопасности труда.

Присутственные места оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Помещения Управления, государственных архивов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Время в пути от остановки общественного транспорта до места предоставления государственной услуги, с учетом пешеходной доступности, составляет не более 10 минут пешком.

На территории, прилегающей к месторасположению Управления, оборудуются места для парковки автотранспортных средств, одно из которых для парковки специальных транспортных средств инвалидов.

Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

Вход в помещение оборудуется пандусами, расширенными проходами, перилами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ заявителей, включая инвалидов, и инвалидов, использующих кресла-коляски.

Центральный вход в здание оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием полного наименования Управления.

Места информирования, ожидания оборудуются:

информационными стендами;

стульями и столами для возможности оформления документов;

образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

В Управлении непосредственное взаимодействие специалистов с заявителями организовано в отдельных кабинетах для каждого ведущего прием специалиста с указанием номера кабинета и фамилии, имени, отчества, должности специалиста, осуществляющего предоставление государственной услуги.

26. Показателями доступности и качества государственной услуги являются:

- сокращение реального срока получения услуги;

- обеспечение электронного взаимодействия с органами и организациями при предоставлении государственной услуги.

27. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрацию документов, поступивших от организаций;

- определение исполнителя документов;

- регистрацию документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

- рассмотрение проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству на заседании ЭПК;

- направление ответа юридическому лицу, представившему проект положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству на рассмотрение и подготовку заключения.

28. Блок-схема последовательности действий при предоставлении государственной услуги приведена в приложении N 4 к настоящему Регламенту.

29. Инициирующим событием для приема и регистрации документов является поступление от юридического лица официального письма с приложением документов, предусмотренных пунктом 20 настоящего Регламента.

Регистрация документов осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется правильность доставки (соответствие адресату), целостность упаковки корреспонденции.

Максимальный срок регистрации - один рабочий день с момента поступления письма.

Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение председателю ЭПК (заместителю).

Регистрация документов осуществляется путем проставления на письмо с приложениями штампа Управления с входящим номером и датой поступления и фиксирования в регистрационно-контрольных картах или в журнале входящей корреспонденции.

30. При поступлении в Управление документов организации по электронной почте они распечатываются на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в обычном порядке либо ведется работа с документами в электронной форме при использовании локальной сети учреждения.

В случае если документы были получены через единый портал государственных и муниципальных услуг, Управление обязано обеспечить осуществление в электронной форме:

- приема и рассмотрения документов;

- возможности для организации дистанционно отслеживать стадии исполнения запроса.

31. Инициирующим событием для определения исполнителя служит поступившее зарегистрированное письмо с приложениями.

Определение конкретного сотрудника, исполняющего рецензирование проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству и подготовку заключений к ним для рассмотрения проектов документов на заседании ЭПК, осуществляет должностное лицо, ответственное за исполнение данного административного действия (процедуры).

Определяется компетентность и соответствие данного поручения должностным обязанностям исполнителя.

Максимальный срок определения исполнителя составляет один рабочий день с момента поступления письма после его регистрации.

Результатом определения конкретного сотрудника является проставление на зарегистрированном письме резолюции с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и даты проставления резолюции.

Завизированное письмо с приложением передается секретарю ЭПК.

32. Инициирующим событием для регистрации документов на рассмотрение ЭПК является поступление от должностного лица, ответственного за исполнение данного административного действия (процедуры), зарегистрированного в Управлении и завизированного письма с приложением.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется секретарем ЭПК.

В соответствии с Регламентом работы ЭПК секретарь ЭПК:

- регистрирует полученные документы;

- включает рассмотрение вопроса о согласовании проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству в план работы ЭПК;

- передает документы ответственному исполнителю.

Проверяется комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК; при выявлении в ходе проверки документов нарушений, указанных в пункте 21 настоящего Регламента, секретарь ЭПК в течение трех рабочих дней с момента обнаружения нарушений направляет письмо в организацию-заявитель по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма организации, с предложением устранения выявленных нарушений в течение десяти рабочих дней с момента получения письма об устранении нарушений; по истечении двадцати рабочих дней с момента уведомления организации-заявителя об устранении нарушений организации, не представившей в адрес Управления необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в предоставлении государственной услуги за подписью начальника Управления или его заместителя и не позднее трех рабочих дней с момента истечения двадцатидневного срока ожидания направляет его в организацию по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма организации.

Максимальный срок передачи документов на исполнение составляет три рабочих дня с момента поступления зарегистрированного и завизированного письма.

Зарегистрированный и завизированный документ передается конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Регистрация документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, осуществляется путем проставления на зарегистрированное в Управлении и завизированное письмо с приложением штампа ЭПК с номером и датой поступления и фиксирования в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

33. Инициирующим событием для рассмотрения проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству на заседании ЭПК служит поступление зарегистрированного и завизированного документа конкретному исполнителю, указанному в резолюции.

Должностное лицо, ответственное за исполнение данного административного действия (процедуры), осуществляет рецензирование проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству, готовит заключение и передает его секретарю ЭПК.

Максимальный срок рассмотрения проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству определяется председателем ЭПК и составляет один месяц с момента получения документов после их регистрации у секретаря ЭПК.

34. Секретарь ЭПК передает копию полученного заключения исполнителю организации для анализа полученных замечаний и подготовки замечаний.

Принятые и отклоненные замечания, подготовленные исполнителем организации, через секретаря ЭПК передаются ответственному исполнителю.

35. Ответственный исполнитель с учетом анализа замечаний и предложений готовит заключение (справку) на проект положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству, проект решения ЭПК и представляет их вместе с документами, поступившими от организации, заместителю председателя ЭПК.

36. Заместитель председателя ЭПК визирует заключение (справку) и проект решения ЭПК и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК.

Повестка дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов секретарем ЭПК передаются председателю ЭПК, членам, экспертам ЭПК и исполнителю организации не позднее чем за 7 дней до заседания.

37. Рассмотрение проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству на заседании ЭПК осуществляется в соответствии с процедурой подготовки и проведения заседаний ЭПК, установленной Регламентом работы ЭПК.

Критериями принятия решения специалистом, ответственным за исполнение данного административного действия (процедуры), являются проверка полноты содержания проекта положения об экспертной комиссии архиве, инструкции по делопроизводству, соответствие содержания документа правилам и требованиям по обеспечению сохранности, учету, комплектованию, определению ценности архивных документов.

38. Подписанные и заверенные гербовой печатью протокол и заключение (справка) к проекту положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству направляются должностному лицу, ответственному за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

39. Решение ЭПК о рассмотрении и подготовке заключения (справки) к проекту положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству фиксируется в протоколе заседания ЭПК, который подписывается председателем ЭПК и секретарем ЭПК, заверяется гербовой печатью Управления. Решение ЭПК направляется в организацию в виде выписки из протокола заседания ЭПК и заключения (справки) к проекту положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству.

40. Инициирующим событием для направления ответа юридическому лицу, представившему проект положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству дел на рассмотрение и подготовку заключения, служит получение должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции, подготовленного ответа в виде протокола заседания ЭПК и заключения (справки) к проекту положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству.

Направление ответа осуществляется должностным лицом, ответственным за прием, регистрацию и рассылку почтовой корреспонденции.

Проверяется целостность, герметичность, качественность упаковки корреспонденции и правильность указания адреса получателя.

Максимальный срок направления ответа - один рабочий день с момента получения документов после их рассмотрения на заседании ЭПК.

Результатом данного действия будет получение юридическим лицом ответа о рассмотрении проекта положения об экспертной комиссии, архиве, инструкции по делопроизводству и заключения (справки) к нему.

Направляемый ответ фиксируется в регистрационно-контрольных картах или в журнале исходящей корреспонденции путем проставления штампа Управления с исходящим номером и датой отправления.

41. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, принятием решений работниками Управления и исполнением настоящего Регламента осуществляется начальником Управления или его заместителем, а также иными должностными лицами Управления по поручению начальника Управления.

Текущий контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками Управления положений настоящего Регламента, требований к заполнению, ведению и хранению поступающих документов от получателей государственной услуги и иных документов, регламентирующих деятельность по предоставлению государственной услуги.

Проверки бывают плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Управления) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются специалисты Управления.

Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

42. Ответственные исполнители несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка предоставления государственной услуги в соответствии с их должностными регламентами.

По результатам проведенных проверок, в случае выявленных нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Периодичность осуществления текущего контроля полноты и качества предоставления государственной услуги устанавливается начальником Управления или его заместителем.

43. Получатели государственной услуги имеют право принимать участие в электронных опросах, форумах и анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления государственной услуги, соблюдения положений настоящего Регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Регламентом.

44. Информирование организаций-заявителей (их представителей) об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги, а также о днях и времени приема, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве лица, проводящего прием, осуществляется на информационных стендах, специалистом Управления при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, указанным в настоящем Регламенте.

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Управления, решения, принятые ими в ходе предоставления государственной услуги.

Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 3), представленной организацией-заявителем лично (представителем организации-заявителя) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование организации-заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым организация-заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), подпись руководителя организации-заявителя или его заместителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов организация-заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

В части досудебного (внесудебного) обжалования организация-заявитель (ее представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

Организации-заявителю отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если в жалобе содержится вопрос, на который организации-заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства. В этом случае начальник Управления, иное уполномоченное на то должностное лицо принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с организацией-заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы рассматривались в Управлении. О данном решении уведомляется организация-заявитель, направившая жалобу.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью, имуществу должностного лица, а также членам его семьи, жалоба оставляется без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

О недопустимости злоупотребления правом сообщается организации-заявителю, направившей жалобу.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается организации-заявителю, направившей жалобу, если ее почтовый адрес поддается прочтению.

Срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней со дня ее регистрации.

В случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов и материалов срок рассмотрения жалобы руководителем Управления продлевается на 30 дней с уведомлением о продлении срока ее рассмотрения организации-заявителя.

По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований организации-заявителя либо об отказе в их удовлетворении.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется организации-заявителю.

Организации-заявители (их представители) вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, а также действия или бездействие должностных лиц в судебном порядке.

1. Административный регламент по исполнению государственной функции "Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Белгородской области" (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий должностных лиц управления по делам архивов Белгородской области при проведении проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - проверки), требования к порядку исполнения Административного регламента, административные процедуры, формы контроля за его исполнением, порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц управления по делам архивов Белгородской области, а также принимаемых ими решений при исполнении Административного регламента.

Проверки проводятся в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, обязанных обеспечивать хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - контролируемые лица).

2. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Белгородской области (далее - государственная функция).

3. Исполнение государственной функции осуществляет управление по делам архивов Белгородской области (далее - Управление).

4. Исполнение государственной функции регулируется:

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года N 195-ФЗ (далее - КоАП РФ) ("Российская газета", N 256 от 31.12.2001);

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (Собрание законодательства Российской Федерации, 29.12.2008, N 52, ч. 1, ст. 6249);

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

законом Белгородской области от 3 июля 2006 года N 60 "Об организации государственного управления архивным делом в Белгородской области" (Сборник нормативных правовых актов Белгородской области, 2006, N 87);

Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Российская газета", 14.05.2009, N 85);

Приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 27 марта 2009 года N 93 "О реализации Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Законность", 2009, N 5);

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009);

Приказом Росархива от 18 февраля 2002 года N 18 "Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона "О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" (зарегистрирован в Минюсте России от 21 февраля 2002 года; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2002, N 9).

5. Результатом исполнения государственной функции является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также выявление, пресечение, предупреждение и профилактика нарушений законодательства об архивном деле и контроль за исполнением требований предписаний, выданных в установленном порядке.

Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

- составление акта проверки соблюдения законодательства об архивном деле (далее - акт) (приложение N 2);

- составление протокола об административном правонарушении за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с КоАП РФ (далее - протокол) - при наличии оснований;

- выдача предписания об устранении выявленных нарушений, установленных требований (далее - предписание) (приложение N 3) - при наличии оснований и постановка его на контроль;

- подготовка и направление документов о результатах проверки в компетентные органы и организации для рассмотрения вопроса о привлечении лиц, допустивших нарушение требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, необоснованно препятствующих проведению проверок, уклоняющихся от проведения проверок и (или) не исполняющих в установленный срок предписания, к дисциплинарной ответственности и о принятии в отношении них иных мер в соответствии с законодательством;

- снятие предписания с контроля в связи с его исполнением.

6. Предметом регионального государственного контроля (надзора) является соблюдение юридическими лицами обязательных требований в сфере архивного дела, установленных нормативными правовыми актами.

7. При проведении проверки должностные лица Управления обязаны:

- своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований;

- соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридического лица, проверка которого проводится;

- проводить проверку на основании приказа начальника (заместителя начальника) Управления о ее проведении;

- проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку - только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении проверки, при необходимости - копии документа органа прокуратуры о согласовании проведения внеплановой выездной проверки;

- не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

- ознакомить перед началом проведения выездной проверки руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с положениями Административного регламента, в соответствии с которым проводится проверка, по их просьбе;

- по требованию руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, подлежащего проверке, предоставлять информацию об Управлении, а также об экспертах, экспертных организациях, привлеченных к проведению проверки, в целях подтверждения своих полномочий;

- знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица с результатами проверки;

- учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной угрозе для безопасности государства, не допускать необоснованное ограничение прав юридических лиц;

- доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- соблюдать сроки проведения проверки, установленные приказом начальника (заместителя начальника) Управления;

- не требовать от юридического лица документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля (надзора).

8. Должностные лица Управления при проведении проверки имеют право:

- получать доступ в пределах своей компетенции к базам данных автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и автоматизированному научно-справочному аппарату проверяемого юридического лица с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;

- запрашивать и получать документы основного и вспомогательного учета архивных документов и иную необходимую для проведения мероприятия по контролю информацию;

- назначать в отношении архивных документов экспертизу в случае, когда для разъяснения вопросов, возникающих в ходе исполнения государственной функции, необходимо экспертное заключение лица, обладающего специальными знаниями и навыками;

- проводить осмотр архивных документов и мест их хранения;

- проводить проверку наличия установленных Правилами (инструкциями) учетных обозначений (архивных шифров) на архивных документах;

- проводить выборочную проверку наличия и состояния архивных документов;

- осматривать территории, здания, строения, сооружения, помещения, используемые проверяемым юридическим лицом;

- осуществлять иные не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Управления мероприятия.

9. При проведении проверки должностные лица Управления не вправе:

- проверять выполнение обязательных требований, если такие требования не относятся к полномочиям Управления, от имени которого действуют должностные лица;

- осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица;

- требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

- препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- требовать от юридических лиц документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- превышать установленные сроки проведения проверки;

- осуществлять выдачу юридическим лицам предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.

10. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица имеют право:

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- получать от должностных лиц Управления информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля";

- знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Управления;

- представлять в Управление в письменной форме возражения в отношении акта и (или) выданного предписания об устранении выявленных нарушений в целом или его отдельных положений;

- обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Управления, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. Юридические лица, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю, обязаны:

- обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридического лица;

- предоставить должностным лицам Управления, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом выездной проверки, в случае если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку специалистов и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическим лицом оборудованию, к архивным документам.

12. Для исполнения государственной функции юридическое лицо, подлежащее проверке, представляет должностному лицу Управления, осуществляющему проверку:

- организационно-распорядительные документы,

- планово-отчетные документы,

- информационно-справочные документы,

- основные и вспомогательные учетные документы,

- документы о работе и состоянии архивов организаций - наблюдательные дела организаций,

- справочно-поисковые средства,

- документы по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц.

Указанные документы представляются в ходе проверки по месту нахождения юридического лица.

Конкретный перечень документов, представление которых юридическим лицом необходимо для достижения целей и задач проведения проверки, указывается в приказе Управления.

13. Сведения о местонахождении и графике работы Управления, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru.

14. Местонахождение Управления и его почтовый адрес:

308024, г. Белгород, ул. Мокроусова, д. 14.

Электронный адрес Управления: upr@belgorod-archive.ru.

Телефоны Управления: (4722) 55-75-98, 55-10-60.

15. График работы Управления:

понедельник - четверг: 9.00 - 18.00;

пятница: 9.00 - 16.45;

суббота - воскресенье - выходные дни.

16. Информирование по вопросам проведения проверок производится должностными лицами Управления:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного приема.

17. При ответах на телефонные звонки сотрудники Управления подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам, связанным с проведением проверок, в том числе:

- о правовых актах, регулирующих вопросы проведения проверок;

- о принятых в связи с рассмотрением письменного обращения контролируемого лица решениях;

- о месте размещения на официальном сайте управления информации по вопросам проведения проверок.

Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

При невозможности должностного лица Управления самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, обладающее соответствующей информацией, или обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

18. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Управления).

19. При информировании посредством личного обращения сотрудник Управления обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Управления.

20. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя.

21. При информировании в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

22. Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента его регистрации.

23. На официальном сайте Управления: http://belgorod-archive.ru размещается следующая информация по вопросам проведения проверок:

- Административный регламент;

- ежегодный план проведения плановых проверок;

- уведомления о проведении проверок;

- информация о результатах проверок.

24. Организация приема по информированию о выполнении государственной функции осуществляется сотрудниками Управления на рабочем месте в соответствии с графиком работы, указанным в пункте 15.

25. Рабочие кабинеты должностных лиц Управления оборудуются мебелью, персональным компьютером с возможностью выхода в сеть "Интернет" и доступа к необходимым информационным базам данных (в том числе к справочной правовой системе "КонсультантПлюс", включающей "Подборки судебных решений", решения федеральных арбитражных судов округов), печатающим устройством, средствами связи (телефон, Интернет, электронная почта), канцелярскими принадлежностями.

26. Вход в здание, в котором расположено Управление, оформляется информационной табличкой, содержащей наименование органа государственной власти Белгородской области; на территории, непосредственно прилегающей к зданию, имеются бесплатные парковочные места для транспортных средств; лестница, ведущая к входу в здание, имеет поручни.

27. Помещение для ожидания и приема заявителей оборудуется информационным стендом, стульями, столами для оформления обращений, ручками, информационным стендом. На информационном стенде размещается следующая обязательная информация:

- график работы Управления;

- фамилия, имя, отчество начальника Управления;

- номера кабинетов, где осуществляются прием и информирование заявителей;

- фамилии, имена, отчества и должности государственных гражданских служащих Управления, осуществляющих прием и информирование заявителей;

- адрес официального сайта, номера телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Управления.

28. Выездная проверка (как плановая, так и внеплановая) проводится по месту нахождения контролируемых лиц и (или) по месту фактического осуществления их деятельности.

29. Основанием для проведения плановых проверок является ежегодный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, расположенных на территории области, утверждаемый приказом Управления.

30. Основание для проведения внеплановых проверок:

- истечение срока исполнения контролируемыми лицами ранее выданного предписания об устранении выявленного нарушения обязательных требований;

- поступление в Управление обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

31. Срок проведения выездной и документарной проверки (как плановой, так и внеплановой) не может превышать двадцати рабочих дней.

32. Даты начала и окончания проведения проверки указываются в приказе Управления о проведении проверки.

33. В отношении одного контролируемого лица из числа субъектов малого предпринимательства общий срок проведения плановых выездных проверок не может превышать пятидесяти часов для малого предприятия и пятнадцать часов для микропредприятия в год.

34. В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, специальных экспертиз на основании мотивированных предложений должностных лиц Управления, проводящих выездную плановую проверку, срок проведения выездной плановой проверки может быть продлен начальником Управления, но не более чем на двадцать рабочих дней в отношении малых предприятий, микропредприятий - не более чем на пятнадцать часов.

35. В отношении одного контролируемого лица плановая проверка может быть проведена не чаще чем один раз в три года.

36. Перечень документов, представление которых контролируемыми лицами необходимо для достижения целей и задач проведения проверки (далее - перечень), указывается в приказе Управления о проведении проверки.

37. При подготовке проекта приказа Управления о проведении выездной плановой проверки контролируемых лиц, имеющих архив, в перечень включаются документы, предусмотренные законодательством об архивном деле в Российской Федерации, в частности:

- инструкция по делопроизводству;

- номенклатура дел;

- положение об архиве;

- положение об экспертной комиссии;

- приказ организации о назначении лица, ответственного за архив (при отсутствии в штатном расписании должности заведующего архивом);

- акт осмотра состояния архивохранилища;

- инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара;

- план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях;

- журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха;

- план передачи дел на постоянное хранение;

- план представления годовых разделов описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления;

- акты проверки наличия и состояния архивных документов;

- основные учетные документы и документы централизованного учета (книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда (карточка архивного фонда), дело фонда (на каждый фонд), описи дел, паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, кинофотофонодокументы, научно-техническую документацию);

- документы, подтверждающие отсутствие дел (акты о выделении документов и дел к уничтожению, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях дел, акты передачи дел в другие архивы, книга выдачи дел в рабочие помещения организации, книга и акты выдачи дел во временное пользование другим организациям);

- журнал регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

38. Исполнение государственной функции осуществляется Управлением бесплатно.

39. Оснований для приостановления исполнения государственной функции Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" не предусмотрено.

40. Основаниями для отказа в исполнении государственной функции являются:

- предусмотренные законодательством Российской Федерации ограничения по условиям и срокам проведения контрольных мероприятий;

- отсутствие предусмотренных законодательством Российской Федерации оснований для проведения проверки;

- наличие уже проведенных проверок и принятых решений по установленному факту нарушений (судебными органами, вышестоящими органами и т.д.).

41. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- планирование проверок;

- организация проведения проверок;

- проведение проверки;

- оформление результатов проверок;

- принятие мер в отношении фактов нарушений требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, выявленных при проведении проверок;

- принятие мер по привлечению лиц, допустивших нарушение требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, к ответственности;

- организация учета документации по контролю.

42. Выполнение административных процедур осуществляется должностными лицами Управления в соответствии с их должностными обязанностями.

43. Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении N 6 к настоящему Административному регламенту.

44. Организация и проведение проверок осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Административным регламентом.

45. Плановые проверки проводятся на основании ежегодного плана Управления, разрабатываемого в соответствии с полномочиями Управления и утверждаемого начальником Управления.

Проект плана составляется в соответствии с типовой формой, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 года N 489 "Об утверждении правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей".

44. В ежегодном плане указываются следующие сведения:

- наименования юридических лиц, фамилии, имена, отчества индивидуальных предпринимателей, деятельность которых подлежит плановым проверкам;

- цель и основание проведения каждой плановой проверки;

- дата и сроки проведения каждой плановой проверки;

- наименование Управления, а также органа государственного контроля (надзора), архивного учреждения, осуществляющего совместно с Управлением конкретную плановую проверку.

45. Основанием для включения плановой проверки в ежегодный план является истечение трех лет со дня:

- государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя.

46. Составление проекта ежегодного плана на следующий год осуществляется государственными гражданскими служащими Управления преимущественно по одной выбранной отрасли в июле - августе месяце текущего года.

47. В срок до 1 сентября года, предшествующего году проведения плановых проверок, Управление направляет проект ежегодного плана проведения плановых проверок в прокуратуру Белгородской области.

48. При получении из прокуратуры Белгородской области предложений о проведении совместных плановых проверок Управление проводит их рассмотрение. По итогам рассмотрения предложений Управление в срок до 1 ноября года, предшествующего году проведения плановых проверок, направляет в прокуратуру Белгородской области доработанный и утвержденный начальником Управления план проведения плановых проверок.

49. Утвержденный ежегодный план доводится до сведения заинтересованных лиц посредством его размещения на официальном сайте Управления в сети Интернет (http://belgorod-archive.ru) либо иным доступным способом.

50. Проверки проводятся на основании приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении проверки, который оформляется в соответствии с типовой формой распоряжения (приказа), утвержденной Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 (приложение N 1).

51. Проверка может проводиться только должностными лицами Управления и должностными лицами подведомственных областных государственных архивов, указанными в приказе Управления о проведении проверки.

52. В приказе о проведении проверки указываются:

- наименование органа государственного контроля;

- фамилии, имена, отчества, должности специалиста (специалистов), уполномоченного(ых) на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов, представителей экспертных организаций;

- наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, проверка которых проводится, места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) или места жительства индивидуальных предпринимателей и места фактического осуществления ими деятельности;

- цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

- правовые основания проведения проверки, в том числе подлежащие проверке обязательные требования;

- сроки проведения и перечень мероприятий по контролю, необходимых для достижения целей и задач проведения проверки;

- перечень административных регламентов проведения мероприятий по контролю;

- перечень документов, представление которых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем необходимо для достижения целей и задач проведения проверки;

- даты начала и окончания проведения проверки.

53. Из должностных лиц Управления, указанных в приказе о проведении проверки, может быть сформирована комиссия. При формировании состава комиссии к проведению проверки (отдельных мероприятий по контролю) могут привлекаться эксперты и специалисты, обладающие соответствующими знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических (технологических) средств.

Привлекаемые к проведению проверки эксперты и экспертные организации должны быть аккредитованы в установленном Правительством Российской Федерации порядке в соответствующей сфере деятельности.

54. Для проверки юридического лица, имеющего в составе архивных фондов материалы, содержащие сведения ограниченного доступа или составляющие государственную тайну, в состав комиссии включается специалист Управления, наделенный в установленном порядке правом на доступ к вышеупомянутым сведениям.

55. Председатель комиссии по проверке распределяет обязанности между членами комиссии и является лицом, ответственным за достоверность и обоснованность результатов проверки.

56. О проведении плановой проверки контролируемые лица уведомляются Управлением не позднее чем в течение трех рабочих дней до начала ее проведения посредством направления копии приказа Управления о начале проведения плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом. Документы, подтверждающие факт уведомления, приобщаются к материалам проверки.

57. О проведении внеплановой выездной проверки, за исключением внеплановой выездной проверки, основания проведения которой указаны в пункте 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", юридическое лицо, индивидуальный предприниматель уведомляются Управлением не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

58. Проверка, не включенная в план проверок, является внеплановой.

59. Основанием для проведения внеплановой проверки являются:

60. При возникновении оснований для проведения внеплановой проверки, указанных в пункте 59 настоящего Административного регламента, должностное лицо Управления в соответствии с разграничением полномочий, установленным приказом Управления о распределении обязанностей между гражданскими служащими, готовит проект приказа о проведении выездной внеплановой проверки (приложение N 1).

При возникновении основания для проведения внеплановой проверки, указанного в подпункте 59.2 настоящего Административного регламента, вместе с приказом готовится заявление о согласовании Управлением с прокуратурой Белгородской области проведения внеплановой выездной проверки юридического лица (далее - заявление о согласовании) (приложение N 5).

61. В день подписания приказа о проведении внеплановой выездной проверки начальником (заместителем начальника) Управления заявление о согласовании представляется либо направляется Управлением заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в орган прокуратуры по месту осуществления деятельности юридического лица. К заявлению о согласовании прилагаются копия приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении внеплановой выездной проверки и документы, которые содержат сведения, послужившие основанием ее проведения.

62. Проведение внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в подпункте 59.2 настоящего Административного регламента, осуществляется только после получения из органа прокуратуры решения о согласовании ее проведения в письменной форме. В случае получения из органа прокуратуры отказа в согласовании проведения внеплановой выездной проверки приказ о ее проведении отменяется.

63. О проведении внеплановой выездной проверки юридическое лицо уведомляется Управлением не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом, за исключением внеплановой выездной проверки, основание проведения которой указано в подпункте 59.2 настоящего Административного регламента.

При проведении внеплановой выездной проверки по основанию, указанному в подпункте 59.2 настоящего Административного регламента, предварительное уведомление юридического лица о начале ее проведения не требуется.

64. Плановая и внеплановая проверки проводятся в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Предметом документарной проверки являются сведения, содержащиеся в документах юридического лица, устанавливающих его организационно-правовую форму, права и обязанности, а также документы, связанные с исполнением ими обязательных требований, предписаний Управления.

Предметом выездной проверки является проверка соблюдения контролируемыми лицами обязательных требований по хранению, учету, комплектованию и использованию архивных документов и принимаемые ими меры по исполнению обязательных требований, проверка исполнения предписаний Управления.

65. Организация документарной проверки (как плановой, так и внеплановой) проводится по месту нахождения Управления.

66. В процессе проведения документарной проверки должностными лицами Управления в первую очередь рассматриваются документы, имеющиеся в распоряжении Управления:

- акты предыдущих проверок,

- предписания Управления,

- информации, поступившие от юридического лица, о выполнении предписаний,

- материалы рассмотрения дел об административных правонарушениях,

- иные документы проверяемого юридического лица о результатах, осуществленных в отношении этого юридического лица государственного контроля (надзора), муниципального контроля.

67. В случае если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Управления, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют установить факт исполнения (неисполнения) юридическим лицом обязательных требований, должностное лицо Управления, проводящее проверку (председательствующее при проведении комиссионной проверки), направляет в адрес юридического лица мотивированный запрос с требованием о дополнительном представлении документов, необходимых для проведения документарной проверки, к запросу прилагается заверенная печатью копия приказа начальника (заместителя начальника) Управления о проведении документарной проверки.

68. В течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса юридическое лицо предоставляет в Управление документы, указанные в запросе.

Указанные в запросе документы представляются юридическим лицом в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и подписью руководителя юридического лица или иного уполномоченного им должностного лица.

69. В случае если в ходе проведения документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в представленных юридическим лицом документах либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления документах и (или) полученных в ходе осуществления государственной функции, юридическому лицу направляется информация с требованием представить в течение десяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме.

70. Юридическое лицо, представляющее в Управление пояснения относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления документах и (или) полученных в ходе осуществления государственной функции, вправе представить в Управление дополнительные документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.

71. Должностные лица Управления, уполномоченные на проведение документарной проверки, обязаны рассмотреть представленные юридическим лицом (уполномоченными им представителями) пояснения, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.

72. В случае если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений будут установлены признаки нарушения требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации должностные лица Управления обязаны доложить о необходимости проведения выездной проверки начальнику Управления.

73. Выездная проверка проводится в случае, если при документарной проверке не представляется возможным:

- удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в документах юридических лиц, имеющихся в распоряжении Управления;

- оценить соответствие деятельности юридического лица обязательным требованиям без проведения соответствующего мероприятия по контролю.

74. Выездная проверка проводится по месту нахождения юридического лица и (или) по месту фактического осуществления его деятельности.

75. При проведении выездной проверки должностные лица Управления обязаны осуществить следующие действия:

76. Должностные лица Управления, осуществляющие проведение проверки, обязаны соблюдать ограничения, установленные статьей 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

77. По результатам проверки должностными лицами Управления, проводящими проверку, составляется акт проверки в двух экземплярах по типовой форме, утвержденной Приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года N 141 "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (приложение N 2).

78. Акт проверки оформляется в двух экземплярах непосредственно после ее завершения в пределах срока проведения проверки, установленного приказом Управления о проведении проверки. Один из экземпляров акта проверки с копиями приложений вручается представителю контролируемого лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

В случае отсутствия представителя контролируемого лица, а также в случае отказа представителя контролируемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Управления.

В случае если для проведения внеплановой выездной проверки требуется согласование ее проведения с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется в орган прокуратуры, которым принято решение о согласовании проведения проверки, в течение пяти рабочих дней со дня составления акта проверки.

79. В случае если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после завершения мероприятий по контролю, и вручается представителю контролируемого лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в деле Управления.

80. К акту проверки прилагаются протоколы или заключения проведенных исследований и экспертиз, объяснения работников контролируемого лица, на которых возлагается ответственность за нарушение требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации (при наличии объяснений), предписания и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

81. Копия акта проверки направляется с соблюдением установленного в пункте 5 статьи 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ограничения в государственный архив Белгородской области в случае, если контролируемое лицо включено в список организаций - источников комплектования указанного архива.

82. Контролируемое лицо, проверка которого проводилась, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, в течение пятнадцати дней с даты получения акта проверки вправе представить в Управление в письменной форме возражения в отношении акта проверки в целом или его отдельных положений. При этом контролируемое лицо вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в Управление.

83. Должностные лица Управления, проводившие проверку, по которой выявлены факты нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации, обязаны принять меры по привлечению к ответственности лиц, допустивших эти нарушения, а также меры по контролю за устранением выявленных нарушений.

84. В случае выявления нарушений требований законодательства об архивном деле должностное лицо Управления, проводившее проверку, готовит предписание.

Предписание подготавливается одновременно с оформлением акта проверки.

85. В предписании указываются:

- наименование Управления;

- дата выдачи и номер предписания;

- дата и номер приказа Управления о проведении проверки;

- наименование контролируемого лица;

- должность, фамилия, имя и отчество представителя контролируемого лица;

- дата и номер акта проверки, положения акта проверки, содержащие сведения о выявленных нарушениях требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации;

- перечень мероприятий, которые предписывается исполнить в целях устранения нарушений требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, выявленных при проведении проверки;

- субъект исполнения предписания;

- срок устранения нарушений требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, выявленных при проведении проверки (не более восемнадцати месяцев);

- подпись должностного лица Управления, проводившего проверку.

Предписание предусматривает таблицу для заполнения сведений о результатах внеплановых проверок его исполнения.

86. Предписание выдается контролируемому лицу вместе с актом проверки.

87. Контролируемое лицо в случае несогласия с выданным предписанием в течение пятнадцати дней с даты получения акта проверки вправе представить в Управление в письменной форме возражения в отношении предписания в целом или его отдельных положений.

При этом контролируемое лицо вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность возражений, или их заверенные копии и в согласованный срок передать их в Управление.

88. Предписание находится на контроле Управления до исполнения предусмотренных в нем мероприятий.

89. В случае подготовки предписания по результатам внеплановой проверки исполнения ранее выданного предписания новый срок исполнения предписания не может превышать двенадцати месяцев.

90. Снятие предписания с контроля в связи с его исполнением (устранением выявленных при проведении проверки нарушений требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации) производится начальником Управления.

91. Протоколы об административных правонарушениях, связанных с нарушением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, составляются сотрудниками Управления, входящими в перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, связанных с нарушением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, утверждаемый приказом начальника Управления.

92. Протоколы об административных правонарушениях направляются соответствующему мировому судье Белгородской области.

93. По результатам проверки должностное лицо Управления, проводившее проверку, вправе подготовить и направить с соблюдением установленного в пункте 5 статьи 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ограничения документы о результатах проверки в компетентные органы и организации для рассмотрения вопроса о привлечении лиц, допустивших нарушение требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации, необоснованно препятствующих проведению проверок, уклоняющихся от проведения проверок и (или) не исполняющих в установленный срок предписания, к дисциплинарной ответственности и о принятии в отношении них иных мер в соответствии с законодательством Российской Федерации.

94. В целях исполнения государственной функции в Управлении ведется журнал учета мероприятий по контролю, в котором указываются следующие данные:

- наименование юридического лица, в отношении которого проведено мероприятие по контролю,

- номер и дата приказа Управления о проведении мероприятия по контролю,

- должность, фамилия, инициалы и подпись должностного лица Управления, проводившего проверку,

- номер и дата составления предписания по результатам проверки,

- срок исполнения предписания,

- номер и дата информации об исполнении предписания,

- номер дела по номенклатуре, в котором хранятся документы.

95. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел должностными лицами Управления, уполномоченными на осуществление контроля и надзора, и содержат копии приказов, акты проверок со всеми приложениями, копии протоколов об административном правонарушении, предписания по устранению нарушений и иные документы, связанные с исполнением государственной функции.

96. Текущий оперативный контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений должностными лицами осуществляет начальник Управления, заместитель начальника Управления (посредством утверждения планов проверок, издания приказов о проведении проверок, ознакомления с результатами проверок - материалы проверок и протоколы об административных правонарушениях предоставляются на рассмотрение заместителю начальника Управления).

Управление, его должностные лица в случае ненадлежащего исполнения соответственно функций, служебных обязанностей, совершения противоправных действий (бездействия) несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Ответственность должностных лиц Управления закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.

97. Управление осуществляет контроль за исполнением должностными лицами служебных обязанностей, ведет учет случаев ненадлежащего исполнения должностными лицами служебных обязанностей, проводит соответствующие служебные расследования и принимает в соответствии с законодательством Российской Федерации меры в отношении таких должностных лиц.

98. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав пользователей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений. Для проведения проверки исполнения государственной функции распоряжением Управления формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Управления, а при необходимости - представители граждан и общественных организаций.

99. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению. Справка подписывается всеми членами комиссии. По результатам проведения проверок в случае выявления нарушений прав юридического лица, индивидуального предпринимателя виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

100. О мерах, принятых в отношении виновных в нарушении законодательства Российской Федерации должностных лиц, в течение десяти дней со дня принятия таких мер Управление сообщает в письменной форме юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю, права и (или) законные интересы которых нарушены.

101. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения возложенных на него обязанностей должностное лицо Управления несет ответственность, предусмотренную статьями 57, 58 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе в Российской Федерации".

102. Рассмотрение жалоб осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

103. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) должностных лиц Управления, решения, принятые ими в ходе исполнения государственной функции.

104. Инициирующим событием для начала досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы (приложение N 4), представленной лицом, в отношении которого проводилась проверка, лично (его представителем) или направленной в виде почтового отправления.

В жалобе в обязательном порядке указывается либо наименование органа, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также полное наименование заявителя, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ (уведомление о переадресации жалобы), суть жалобы (обстоятельства обжалуемого действия (бездействия), основания, по которым заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность), личная подпись заявителя и дата.

В случае необходимости подтверждения своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

105. В части досудебного (внесудебного) обжалования заявитель (его представитель) обращается с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Регламента (далее - жалоба), устно или письменно в Управление, непосредственно к начальнику Управления или его заместителю, в вышестоящие органы государственной власти:

- Губернатору Белгородской области;

- Администрацию Губернатора Белгородской области;

- правительство Белгородской области.

106. Начальник Управления:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

107. Ответ на жалобу подписывается начальником Управления, его заместителем.

108. Письменная жалоба, поступившая в Управление, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник Управления вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.