Приложение N 2. Политика в области обработки и защиты персональных данных в Министерстве здравоохранения Республики Саха (Якутия)

Приложение N 2
к приказу Минздрава PC (Я)
от 19.06.2014 N 01-07/1074

Политика
в области обработки и защиты персональных данных в Министерстве здравоохранения Республики Саха (Якутия)

1. Общие положения

1.1. В целях поддержания деловой репутации и выполнения норм федерального законодательства в полном объеме Министерство здравоохранения Республики Саха (Якутия) (далее - Оператор) считает важнейшими своими задачами соблюдение принципов законности, справедливости и конфиденциальности при обработке персональных данных, а также обеспечение безопасности процессов их обработки.

1.2. Настоящая политика в области обработки и защиты персональных данных в Министерстве здравоохранения Республики Саха (Якутия) (далее - Политика) разработана в целях обеспечения реализации требований законодательства РФ в области обработки персональных данных субъектов персональных данных и раскрывает основные категории персональных данных, обрабатываемых Оператором, цели, способы и принципы обработки Оператором персональных данных, права и обязанности Оператора при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также включает перечень мер, применяемых Оператором в целях обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.

1.3. Политика является общедоступным документом, декларирующим концептуальные основы деятельности Оператора при обработке персональных данных.

2. Информация об операторе

2.1. Наименование: Министерство здравоохранения Республики Саха (Якутия).

ИНН: 1435054518

Фактический адрес: 677011, PC (Я), г. Якутск, пр. Ленина, д. 30

Тел.: (4112) 42-40-22

факс (4112) 42-07-72

Время работы: пн-пт. 9:00-18:00, обед с 13:00-14:00

E-mail:minzdrav@sakha.gov.ru

Сайт: http://sakha.gov.ru/minzdrav

Интернет-приемная:

2.2. Личный прием граждан министром здравоохранения Республики Саха (Якутия) или его заместителями осуществляется по средам с 16.00 до 17.00 по предварительной записи.

Тел. приемной: (4112) 42-20-22

2.3. Реестр операторов персональных данных:

Регистрационный номер 10-0148511

Приказ N 277 от 25.04.2011 г.

Сайт: http://rsoc.ru/personal-data/register/

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Политика Оператора в области обработки персональных данных определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами РФ: Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 19.12.2005 г. N 160-ФЗ "О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных", Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Саха (Якутия) 214-З N 433-III от 30.03.2005 г. "О государственной гражданской службе РС(Я)", другими нормативными актами Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

3.2. Во исполнение настоящей Политики руководящим органом Оператора разработаны и утверждены локальные нормативные правовые акты, переработаны должностные обязанности сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

4. Цели обработки персональных данных

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные исключительно в следующих целях:

исполнения положений нормативных актов, указанных в п. 3.1.;

принятия решения о трудоустройстве кандидата на должность;

заключения и выполнения обязательств по трудовым договорам, договорам гражданско-правового характера и договорам с контрагентами;

осуществления пропускного и внутриобъектового режима;

оказания населению государственных услуг;

исполнения иных возложенных государством функций.

5. Категории обрабатываемых персональных данных, источники их получения, сроки обработки и хранения

5.1. В информационных системах персональных данных Оператора может обрабатываться следующие категории персональных данных:

персональные данные сотрудников (работников), членов семей сотрудников (работников) - источники получения: сотрудники (работники) или их законные представители;

персональные данные контрагентов (и их представителей) - источники получения - контрагенты (и их представители), налоговые органы;

персональные данные граждан, обратившихся в целях трудоустройства, кандидатов на должность государственной гражданской службы и их законных представителей - источники получения: граждане, изъявившие желание участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, другие субъекты персональных данных, предоставляющие свои анкетные данные в поисках работы, и их законных представителей;

персональные данные граждан, подавших заявления, жалобы, обращения и т.п., и их законных представителей - источники получения: граждане, подавшие заявление, жалобу, обращение и т.п., или их законные представители.

5.2. Сроки обработки и хранения персональных данных:

сотрудников (работников) - 75 лет;

членов семей сотрудников (работников) - в соответствии с действующим законодательством, но не менее 5 лет после проведения ревизии или проверки контролирующих органов;

кандидатов на должность - 1 год;

контрагентов и их представителей - 5 лет после проведения ревизии или проверки контролирующих органов.

6. Основные принципы обработки, передачи и хранения персональных данных

6.1. Оператор в своей деятельности обеспечивает соблюдение принципов обработки персональных данных, указанных в ст. 5 Федерального закона "О персональных данных":

6.1.1. Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе.

6.1.2. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных не допускается.

6.1.3. Объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой не допускается.

6.1.4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

6.1.5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Объем обрабатываемых персональных данных не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

6.1.6. При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор своевременно принимает необходимые меры по внесению изменений неполных или неточных данных либо обеспечивает их уничтожение, удаление в установленные сроки.

6.1.7. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных.

Если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, срок хранения устанавливается по соглашению или договору, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Информация об уничтожении персональных данных предоставляется субъектам персональных данных по запросу.

6.2. Оператор не осуществляет обработку биометрических персональных данных (сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность).

6.3. Оператор не производит трансграничную передачу персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

6.4. Оператор не обрабатывает специальные категории персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных п. 2 ст. 10 Федерального закона "О персональных данных".

6.5. Оператор может создавать общедоступные источники персональных данных сотрудников (работников) - фамилия, имя, отчество сотрудника (работника), должность, номер служебного кабинета, номер служебного телефона.

Персональные данные, сообщаемые субъектом (фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и др.), включаются в такие источники только с письменного согласия субъекта персональных данных.

6.6. Оператор несет ответственность за обеспечение конфиденциальности предоставленных сведений с момента их получения.

6.7. Оператор не несет ответственности за конфиденциальность персональных данных при получении их на официальные электронные адреса Оператора по открытым каналам связи.

При направлении заявления, жалобы или иного обращения, анкеты или резюме на электронные адреса Оператора субъект персональных данных должен осознавать, что направленные сведения могут стать известными неограниченному кругу лиц и Оператор объективно не может обеспечить безопасность персональных данных, посылаемых субъектами персональных данных открытыми каналами связи.

6.8. Заявления, жалобы или иные обращения граждан (далее - обращение) регистрируются в общем порядке делопроизводства, при условии, что обращение имеет персональные данные гражданина (фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и/или контактные телефоны) и подпись (Приложение N 1).

Обращения, не имеющие подписи заявителя, признаются анонимными и не регистрируются. В зависимости от содержания обращения, оно может быть рассмотрено руководителями Оператора, но оставлено без официального ответа.

Рассмотрение обращения гражданина производится в строгом соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Анкеты, резюме, поступившие без заявления или обращения гражданина, передаются без регистрации в Журнале входящей корреспонденции сотруднику, отвечающему за кадровое обеспечение.

6.9. При обращении законного представителя субъекта персональных данных, необходимо подтвердить правомочность такого обращения (Приложение N 2).

Законный представить должен иметь нотариально заверенную доверенность на право представлять интересы субъекта персональных данных и указанными в ней правами на ознакомление с личной информацией субъекта персональных данных, получение, уничтожение, блокирование и иные действия с персональными данными субъекта персональных данных (для сотрудников Оператора - согласие на передачу персональных данных своему представителю).

6.10. Обращения, заявления или жалобы граждан могут быть рассмотрены на личном приеме министра связи и информационных технологий Республики Саха (Якутия) или его заместителей.

Организация личного приема граждан руководством Министерства осуществляется в строгом соответствии со ст. 13 Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ст. 30 Закона Республики Саха (Якутия) от 16.10.2003 г. 83-З N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)", методическими рекомендациями по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в приемных Президента Российской Федерации, в федеральных органах государственной власти, в органах государственной власти субъектов Российской Федерации, в иных государственных органах и в органах местного самоуправления (утв. пунктом 2 решения рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций (протокол заседания N 2 от 22.03.2013) и другими нормативными документами.

6.11. Оператор не имеет в собственности и не ведет государственных информационных систем персональных данных.

7. Сведения о третьих лицах, участвующих в обработке персональных данных

7.1. В целях соблюдения законодательства РФ, для достижения целей обработки, а также в интересах и с согласия субъектов персональных данных Оператор в ходе своей деятельности предоставляет:

7.1.1. персональные данные сотрудников (работников):

Управлению Федеральной налоговой службы по Республике Саха (Якутия);

Отделению ПФР по Республике Саха (Якутия);

негосударственным пенсионным фондам (по заявлению сотрудника / работника);

страховым компаниям (по заявлению сотрудника / работника);

кредитно-финансовым организациям (по заявлению сотрудника / работника);

Территориальному фонду обязательного медицинского страхования Республики Саха (Якутия);

Государственное учреждение - Региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации по Республике Саха (Якутия);

структурным подразделениям Оператора;

лицензирующим и/или контролирующим органам государственной власти;

законным представителям субъекта персональных данных;

представителям уполномоченных органов по защите прав субъектов персональных данных;

7.1.2. персональные данные иных граждан:

лицензирующим и/или контролирующим органам государственной власти;

законным представителям субъекта персональных данных;

представителям уполномоченных органов уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.

7.2. Оператор не поручает обработку персональных данных другим юридическим и физическим лицам на основании договора.

В соответствии с п. 3 ст. 6 Федерального закона "О персональных данных", передача обработки персональных данных другим лицам осуществляется с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора, в том числе государственного контракта, либо путем принятия Оператором соответствующего акта.

Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом "О персональных данных".

7.3. Передача и распространение третьим лицам персональных данных без письменного согласия субъектов персональных данных Оператором не производится, если иное не предусмотрено федеральным законодательством.

Без письменного согласия субъекта персональных данных обработка персональных данных производится в случаях (ст. 6 Федерального закона "О персональных данных"):

7.3.1. Обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей.

7.3.2. Обработка персональных данных необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве.

7.3.3. Обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг.

7.3.4. Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.

7.3.5. Обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно.

7.3.6. Обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно.

7.3.7. Обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных.

7.3.8. Обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных.

7.3.9. Обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей продвижения товаров, работ, услуг на рынке и политических агитаций, при условии обязательного обезличивания персональных данных

7.3.10. Обработка биометрических персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию (п. 2 ст. 11 Федерального закона "О персональных данных").

8. Права субъектов персональных данных

8.1. Субъекты персональных данных и/или их законные представители имеют право (глава 3 Федерального закона "О персональных данных"):

на доступ к своим персональным данным;

требовать от оператора уточнения своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;

принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке;

обжаловать действия или бездействия Оператора путем обращения в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных, вышестоящие инстанции, судебные и надзорные органы.

8.2. Субъекты персональных данных и/или их законные представители имеют право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных оператором; правовые основания и цели обработки персональных данных;

цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

иные сведения, предусмотренные Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

8.3. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе в следующих случаях:

если обработка персональных данных, включая те, что получены в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, выполняется в целях укрепления обороны страны, обеспечения безопасности государства и охраны правопорядка;

при условии, что обработка персональных данных производится органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

если обработка персональных данных выполняется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

когда доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц;

если обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

8.4. Для реализации своих прав и защиты законных интересов субъект персональных данных имеет право обратиться к Оператору (Приложение N 1 и 2).

Оператор рассматривает любые обращения и жалобы со стороны субъектов персональных данных, тщательно расследует факты нарушений и принимает все необходимые меры для их немедленного устранения, наказания виновных лиц и урегулирования спорных и конфликтных ситуаций в досудебном порядке.

В случае обнаружения неточности в сведениях, содержащих персональные данные граждан, субъект персональных данных вправе требовать внесения изменений в свои персональные данные (Приложение N 3).

8.5. Сведения, указанные в п. 8.1. и п. 8.2., предоставляются субъекту персональных данных или его представителю Оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя (Приложение N 4).

Запр