Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией муниципального образования городского округа "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" Республики Коми от 2 сентября 2013 г. N 9/3454 приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу со дня официального опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению администрации

МО ГО "Сыктывкар"

от 22 июня 2012 г. N 6/2129

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по выдаче администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам

С изменениями и дополнениями от:

23 мая, 2 сентября, 19 декабря 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) по выдаче администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам (далее - Муниципальная услуга) устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (далее - Администрация), порядок взаимодействия между её отраслевыми (функциональными), территориальными органами и должностными лицами, а также взаимодействие Администрации с заявителями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями и организациями при предоставлении Муниципальной услуги.

1.2. Описание заявителей.

Муниципальная услуга предоставляется юридическим и физическим лицам (далее - заявитель).

1.2.1. Юридические лица: руководители или уполномоченные руководителями должностные лица органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и учреждений, общественных объединений, иных органов и организаций, осуществляющих деятельность социально-правового характера в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.2.2. Физические лица:

1) граждане Российской Федерации, проживающие на территории России и за границей, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или Федеральным Законом;

2) индивидуальные предприниматели.

От имени заявителей могут выступать физические лица, имеющие такое право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их соответствующими полномочиями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления Муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения Администрации, архивного сектора управления контроля, мониторинга и анализа Администрации (далее - Архив), Муниципального бюджетного учреждения "Городской информационно-коммуникационный центр" (далее - МБУ "ГИКЦ"), режиме работы, справочных телефонах, почтовых адресах, адресах электронной почты и официального сайта Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" приводятся в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

1.3.2. За информацией по вопросам предоставления Муниципальной услуги и получения сведений о ходе предоставления указанной услуги заявители могут обратиться в устной, письменной и электронной форме, если это не запрещено законом.

1.3.3. Информация по процедурам предоставления Муниципальной услуги может предоставляться:

1) по телефону;

2) по письменным обращениям;

3) по электронной почте;

4) при личном обращении заявителей;

5) на официальном сайте Администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (сыктывкар.рф).

1.3.4. Информация о предоставлении Муниципальной услуги заявителями может быть получена:

1) в Архиве:

а) в устной форме по телефону (8212) 241-095 в рабочие дни (с понедельника по пятницу) с 9.00 до 12.00 часов;

б) лично в рабочий день (еженедельно в среду) с 14.00 до 16.00 часов без предварительной записи по адресу: г. Сыктывкар, ул. Пушкина, д. 47;

в) в письменной либо электронной форме по заявлению, направленному в адрес Администрации;

2) в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" лично в рабочие дни (понедельник, среда) с 8-30 до 15-30 часов, (вторник, четверг) с 11-00 до 18-00 часов; (пятница) с 8-30 до 15-00 часов;

3) в центре телефонного обслуживания (ЦТО) по единому номеру 8-800-200-8212 в рабочие дни (с понедельника по пятницу) с 9-00 до 18-00 часов.

В ЦТО также можно обратиться посредством электронной почты по адресу: cto@cit.rkomi.ru;

4) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

а) на официальном сайте Администрации (сыктывкар.рф);

б) на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru);

в) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru);

5) на информационных стендах, расположенных в местах предоставления Муниципальной услуги.

1.3.5. При устном обращении заявителя лично или по телефону специалист, ответственный за устное информирование, представляет информацию по вопросам организации предоставления Муниципальной услуги и исполнения запросов, связанных с реализацией их законных прав и свобод.

Время консультирования должно занимать не более 10 минут.

В случае, если для подготовки устного ответа требуется более продолжительное время, заявителю предлагается назначить другое, удобное для него время для получения им устной информации либо направить в адрес Администрации заявление для получения ответа в письменной форме.

1.3.6. Информирование заявителей о порядке предоставления и исполнения Муниципальной услуги в письменной форме осуществляется при письменном обращении заинтересованных лиц.

Ответ на поставленные заявителем вопросы излагается в простой, четкой форме, указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона непосредственного исполнителя.

По письменному обращению ответ направляется в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

В зависимости от способа доставки ответа, указанного заявителем в заявлении, результат ответа может быть выдан заявителю лично, направлен по почте либо по электронной почте.

1.3.7. Основным требованием к информированию заявителей является правомерность получения ими полной, актуальной, достоверной и своевременной информации о порядке предоставления и исполнения Муниципальной услуги.

1.3.8. На информационном стенде, а также в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Администрации размещаются:

адрес официального сайта Администрации;

адрес электронной почты Администрации;

адрес, режим работы, телефоны Администрации и Архива;

информация о получении Муниципальной услуги;

форма заявления (рекомендуемая форма заявления приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту);

перечень документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги.

Информационные стенды размещаются на видном доступном месте в местах предоставления Муниципальной услуги.

1.4. В настоящем Административном регламенте используются следующие основные понятия:

архивная справка - документ архива, составленный на бланке Администрации, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке Администрации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

II. Стандарт предоставления Муниципальной услуги

2.1. Наименование Муниципальной услуги: выдача администрацией МО ГО "Сыктывкар" архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией.

Ответственным исполнителем предоставления Муниципальной услуги является Архив.

2.3. Результатом предоставления Муниципальной услуги является:

1) архивные справки;

2) копии архивных документов;

3) архивные выписки по архивным документам;

4) отказ в предоставлении Муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления Муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления Муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации заявления с полным пакетом необходимых документов.

Срок исполнения заявления может быть продлен руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации либо уполномоченным на это лицом, в состав которого входит Архив, но не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

О продлении срока рассмотрения заявления заявитель уведомляется письменно.

2.4.2. Отказ в предоставлении Муниципальной услуги направляется (выдается) заявителю в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления с полным пакетом необходимых документов.

2.4.3. Результат предоставления Муниципальной услуги, невостребованный заявителем в течение 7 рабочих дней в отделе по организации предоставления муниципальной услуги МБУ "ГИКЦ", подлежит возврату по реестру в Архив для дальнейшего хранения в течение 5 лет.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением Муниципальной услуги.

Правовыми основаниями для предоставления Муниципальной услуги являются:

Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, стр. 8220-8235);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448);

Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127);

Постановление Правительства РФ от 16.05.2011 N 373 (ред. от 18.12.2012) "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг" ("Собрание законодательства РФ", 30.05.2011, N 22, ст. 3169);

Постановление Правительства РФ от 16.08.2012 N 840 "О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации" ("Российская газета", N 192, 22.08.2012);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Конституция Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17);

Устав муниципального образования городского округа "Сыктывкар" (принят Советом МО ГО "Сыктывкар" 18.01.2006) (ред. от 08.07.2011). (Первоначальный текст документа опубликован в издании "Панорама столицы", N 7 (спецвыпуск), 22.02.2006)

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги.

2.6.1. Для юридических лиц:

1) заявление на бланке организации (рекомендуемая форма заявления приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту);

2) документ, удостоверяющий личность гражданина (оригинал и копия).

2.6.2. Для физических лиц:

1) заявление (рекомендуемая форма заявления приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту);

2) документ, удостоверяющий личность гражданина (оригинал и копия).

В случае, если документом, удостоверяющим личность является паспорт гражданина Российской Федерации, гражданин представляет копии 2 и 3 страниц и страницы из раздела "Место жительства" с оттиском штампа, подтверждающего последнее место жительства гражданина (копии представляются с оригиналом).

В случае если заявление подписывает представитель заявителя, то к заявлению прилагается доверенность, оформленная надлежащим образом и (или) иной документ, подтверждающий полномочия представителя (законного представителя).

Для лиц, направивших заявление по почте или по электронной почте, копия документа, удостоверяющего личность гражданина, должна быть заверена в соответствии законодательством Российской Федерации.

В зависимости от содержания заявления заявитель по собственной инициативе представляет документы и материалы либо их копии и (или) информацию, позволяющую осуществить поиск архивных документов, необходимых для исполнения заявления, например:

а) копии документов, отражающих трудовые отношения работника с работодателем (из трудовой книжки титульный лист из раздела II и страниц того периода работы из раздела III "Сведения о работе", который необходимо проверить либо договора, приказа, справки, выписки и т.д.);

б) сведения об изменении (изменениях) фамилии, имени, отчества;

в) сведения о трудовой деятельности:

- полное наименование организации, в которой работал гражданин,

- переименование организации за время работы,

- число, месяц, год приема на работу,

- занимаемая должность,

- перевод (переводы) на другую работу,

- отпуск (отпуска) по уходу за ребенком (детьми),

- учебный отпуск (отпуска),

- выезд в командировку (командировки) в районы Крайнего Севера;

- число, месяц, год увольнения;

г) для иностранных граждан - сведения о гражданстве;

д) иные сведения, необходимые для исполнения заявления.

2.7. Запрещено требовать от заявителя:

1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением Муниципальной услуги;

2) представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов государственной власти, органов местного самоуправления и (или) подведомственных органам им организациям (учреждениям), участвующим в предоставлении Муниципальной услуги, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ.

2.8. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления Муниципальной услуги:

1) отсутствие одного или нескольких документов, предусмотренных пунктом 2.6. настоящего Административного регламента, а также отсутствие фамилии, адреса и подписи заявителя в заявлении;

2) отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах и (или) составляющих государственную и (или) иную охраняемую федеральным законом тайну, документов, подтверждающих его полномочия;

3) заявление не поддается прочтению;

4) в заявлении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и (или) частного лица, а также членов его семьи.

Заявитель после устранения причин отказа вправе повторно обратиться в Администрацию за предоставлением Муниципальной услуги.

2.9. Основанием для отказа в предоставлении Муниципальной услуги является отсутствие в Архиве запрашиваемых сведений.

2.10. Оснований для приостановления предоставления Муниципальной услуги законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

2.11. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления Муниципальной услуги, и сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) заявителю по результатам предоставления указанных услуг:

- выдача доверенности, оформленной надлежащим образом, и (или) иного документа, подтверждающего полномочия представителя (законного представителя) (доверенность, оформленная надлежащим образом, и (или) иной документ, подтверждающий полномочия представителя (законного представителя)).

2.12. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.13. Срок регистрации заявления на предоставление Муниципальной услуги в "Журнале регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации - не позднее следующего рабочего дня со дня подачи заявления с полным пакетом необходимых документов.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" Республики Коми от 19 декабря 2013 г. N 12/4863 пункт 2.14 изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 января 2014 г.

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.14. Максимальный срок ожидания в очереди для подачи документов и получения результата Муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.15. Требования к местам приема заявителей, обратившихся за Муниципальной услугой.

Вход в помещение Архива и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" оборудуется информационной вывеской, содержащей наименование и режим работы.

Помещение Архива и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" оборудуется в соответствии с действующими санитарными правилами и нормами.

Рабочие места должностных лиц Архива и отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ", участвующих в предоставлении Муниципальной услуги, оборудуются персональными компьютерами с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и сканирующим устройствам.

Прием заявителей осуществляется в специально выделенном для этих целей помещении:

1) в Архиве отведено рабочее место, оборудованное столом и стульями. Заявителю предоставляются бланки заявления и по его просьбе канцелярские принадлежности (шариковые ручки, карандаши);

2) помещение отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для организации взаимодействия с заявителями делится на следующие функциональные секторы (зоны):

а) сектор информирования;

б) сектор ожидания;

в) сектор приема заявителей.

Помещение для работы с заявителями оборудуется электронной системой управления очередью, которая представляет собой комплекс программно-аппаратных средств, позволяющих оптимизировать управление очередью. Система управления очередью включает в себя систему регистрации, голосового и визуального информирования, пульты операторов.

Места предоставления Муниципальной услуги оборудуются системами кондиционирования (охлаждения и нагревания), вентилирования воздуха и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

В местах предоставления Муниципальной услуги предусматривается оборудование доступного места общественного пользования (туалета).

Для ожидания приема, заполнения заявителями необходимых для получения Муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, обеспечиваются ручками, бланками документов. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности размещения их в помещении.

В местах предоставления Муниципальных услуг на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации людей.

Для обслуживания заявителей с ограниченными физическими возможностями вход в здание оборудован пандусом.

Окна приема граждан оборудуются информационными табличками (вывесками) с указанием номера окна, перечнем Муниципальных услуг, предоставляемых в окне (в случае отсутствия электронной очереди) и технического перерыва.

2.16. Показатели доступности и качества Муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения Муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок запросов на предоставление Муниципальной услуги в общем количестве запросов на предоставление Муниципальной услуги	%	100
Удельный вес повторных запросов на предоставление Муниципальной услуги в общем количестве запросов на предоставление Муниципальной услуги	%	0

2.17. Особенности предоставления Муниципальной услуги в электронном виде.

Рекомендуемая форма заявления на предоставление Муниципальной услуги размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

а) на официальном сайте Администрации (сыктывкар.рф);

б) на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми (pgu.rkomi.ru);

в) на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) (gosuslugi.ru).

III. Административные процедуры (состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме)

3.1. Административные процедуры по предоставлению Муниципальной услуги:

- прием и регистрация заявления с полным пакетом необходимых документов;

- анализ тематики и исполнение заявления с полным пакетом необходимых документов;

- оформление, отправка (выдача) результата Муниципальной услуги заявителю.

Блок-схема предоставления Муниципальной услуги приведена в приложении N 3 к настоящему Административному регламенту.

3.2. Прием и регистрация заявления с полным пакетом необходимых документов.

Основанием для начала административной процедуры предоставления Муниципальной услуги является письменное заявление.

Заявитель для получения Муниципальной услуги вправе лично либо через представителя (законного представителя):

- обратиться в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" согласно режиму работы, указанному в Приложении N 1 к настоящему Административному регламенту;

- направить заявление в Администрацию по почте, электронной почте, факсимильной связи по адресу, указанному в приложении N 1 к настоящему Административному регламенту.

Заявитель имеет право:

- представлять дополнительную информацию к теме (вопросам), изложенным в заявлении, а также документы и материалы либо их копии, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения заявления;

- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения ранее направленного заявления.

Прием и регистрация заявления с полным пакетом необходимых документов осуществляется:

1. В отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для заявителя, лично обратившегося в Администрацию.

Специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" осуществляет:

- прием заявителя с полным пакетом необходимых документов;

- по предъявленным документам, удостоверяющим личность, устанавливает личность заявителя;

- информирует заявителя, в пределах своей компетенции, о порядке предоставления Муниципальной услуги;

- выдает заявителю бланк заявления для оформления;

- возвращает заявителю оригиналы документов и материалов, а копии приобщает к заявлению.

В случае представления документов, не соответствующих перечню, установленному пунктом 2.6. настоящего Административного регламента, либо представления документов не в полном объеме, неправильном заполнении бланков заявлений, специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" в устной форме объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах, предлагает меры по их устранению и возвращает заявителю пакет документов.

При соответствии требованиям, изложенным в пункте 2.6. настоящего Административного регламента, специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" оформляет расписку в 3 экземплярах о приеме заявления, копий документов и материалов, регистрирует заявление в "Журнале регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации.

В расписке указывается:

а) регистрационный номер;

б) дата подачи заявления и полного пакета документов;

в) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

г) адрес регистрации по месту жительства (месту пребывания);

д) адрес для отправки результата Муниципальной услуги заявителю по почте;

е) адрес электронной почты (при наличии);

ж) номер телефона;

з) наименование Муниципальной услуги;

и) перечень и количество экземпляров представленных заявителем копий документов и материалов (при наличии);

к) дата получения результата Муниципальной услуги;

л) фамилия и инициалы специалиста, принявшего заявление, а также его подпись;

м) подпись и расшифровка подписи заявителя.

Первый экземпляр расписки передается заявителю, второй приобщается к заявлению для передачи в Архив, третий остается в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

Зарегистрированное заявление с полным пакетом необходимых документов из отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" по реестру передается в Архив на проверку, исполнение или подготовку мотивированного отказа в предоставлении Муниципальной услуги. Реестр оформляется МБУ "ГИКЦ" в 2 экземплярах. Один экземпляр реестра приобщается к заявлению для осуществления контроля в Архиве, второй экземпляр реестра остается в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

2. В Архиве для заявителя, направившего заявление по почте, электронной почте, факсимильной связи.

Заявление, поступившее по почте, специалист Архива проверяет на:

а) правильность и полноту оформления;

б) правомочность обращения;

в) наличие, полноту вложения и целостность документов и материалов, вложенных заявителем в конверт.

Конверт не уничтожается в случае, если только по конверту можно определить адрес заявителя, дату отправки и дату получения заявления.

При поступлении заявления по электронной почте заявление распечатывается на бумажном носителе. Все заявления, поступившие по почте, электронной почте и факсу, регистрируются специалистами Архива в "Журнале регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации.

Срок регистрации заявления с полным пакетом необходимых документов - не позднее следующего рабочего дня со дня подачи заявления с полным пакетом необходимых документов.

Если в заявлении требуются сведения:

1) о нескольких лицах, заявление регистрируется как несколько заявлений и архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;

2) о работе в нескольких организациях, то заявление регистрируется как одно заявление и сведения включаются в одну архивную справку;

3) по нескольким темам, требующим самостоятельного рассмотрения (о стаже работы, заработной плате, отпуске (отпусках) по уходу за ребенком (детьми); сведения о местности, приравненной к районам Крайнего Севера, выезде в командировку (командировки) в районы Крайнего Севера и т.д.), то заявление регистрируется как несколько заявлений по количеству обозначенных тем;

4) о зарплате, свыше пяти лет, то заявление регистрируется как одно заявление, если это единовременное заявление одного лица по одной теме (о работе на одном месте).

Регистрационный номер входящего заявления проставляется на исходящий документ архивной справки, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам и документе об отказе в предоставлении Муниципальной услуги.

Результатом выполнения административной процедуры является зарегистрированное заявление.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 2 рабочих дней.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является создание записи о регистрации заявления в "Журнале регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации.

3.3. Анализ тематики и исполнение заявления с полным пакетом необходимых документов.

Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления с полным пакетом необходимых документов заведующему Архивом или уполномоченному должностному лицу.

Заведующий Архивом или уполномоченное должностное лицо рассматривает заявление с полным пакетом необходимых документов в день поступления и принимает одно из следующих решений:

1) если в ходе рассмотрения документов не выявлено оснований для отказа в предоставлении Муниципальной услуги, указанных в пункте 2.9. настоящего Административного регламента, то принимается решение о предоставлении Муниципальной услуги;

2) если в ходе рассмотрения документов выявлены основания для отказа в предоставлении Муниципальной услуги, указанные в пункте 2.9. настоящего Административного регламента, то принимается решение об отказе в предоставлении Муниципальной услуги.

Заведующий архивом или уполномоченное должностное лицо после визирования заявления передает его в течение 1 рабочего дня специалисту Архива (далее - Исполнитель) для исполнения.

Исполнитель осуществляет анализ тематики поступившего заявления по научно-справочному аппарату (описям, каталогам, картотеке) и информационным материалам.

На основании анализа тематики заявления Исполнитель приступает к их исполнению:

1. При наличии оснований, указанных в пункте 2.9. настоящего Административного регламента, заявителю готовится письмо на бланке Администрации об отказе в предоставлении Муниципальной услуги.

2. При отсутствии оснований, указанных в пункте 2.9. настоящего Административного регламента, Исполнитель осуществляет исполнение заявления по архивным документам, содержащим запрашиваемую информацию.

Архивная справка составляется по установленной форме на бланке Администрации в одном экземпляре, подписывается заведующим Архивом либо уполномоченным на это лицом и руководителем отраслевого (функционального) органа Администрации либо уполномоченным на это лицом, в состав которого входит Архив, заверяется печатью Администрации.

К архивной справке прилагаются копии архивных документов и архивные выписки по архивным документам, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (так в документе) или (так в оригинале документа), а также приводятся названия, даты, номера документов, включаются сведения, имеющиеся в архивных документах и относящиеся к вопросу, содержащемуся в заявлении заявителя.

Не допускаются комментарии и выводы Исполнителя. После текста архивной справки указываются шифры документов, послуживших основанием для составления текста архивной справки.

Копии архивных документов и архивные выписки по архивным документам воспроизводятся только из документа, в котором содержатся несколько отдельных, не связанных между собой вопросов.

На обороте листа (листов) копий архивных документов проставляется штамп Архива, в котором указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа и заверяются печатью Администрации.

Архивные выписки по архивным документам изготавливаются на бланке письма Администрации с обозначением названия "Архивная выписка", заверяются подписью заведующего архивом либо уполномоченным на это лицом и печатью Администрации.

Документ, объем которого превышает один лист, должен быть прошит, пронумерован и подписан заведующим Архивом либо уполномоченным на это лицом и заверен печатью Администрации.

Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или отказа в предоставлении Муниципальной услуги.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 25 календарных дней.

Фиксацией результата выполненной административной процедуры является подготовленная архивная справка, копия архивного документа, архивная выписка по архивным документам или подготовленный отказ в предоставлении Муниципальной услуги.

3.4. Оформление, отправка (выдача) результата Муниципальной услуги заявителю.

Основанием для начала административного действия является подготовка архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или отказа в предоставлении Муниципальной услуги.

Оформление, отправку (выдачу) архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам или отказа в предоставлении Муниципальной услуги осуществляет Исполнитель.

Архивные справки, копии архивных документов, архивные выписки по архивным документам заверяются печатью Администрации.

Результаты Муниципальной услуги копируются. Копии результатов Муниципальной услуги приобщаются к заявлениям заявителей, представленным копиям документов (материалов) и сделанным Исполнителем рабочим записям, из которых формируются дела в соответствии с номенклатурой.

Результат Муниципальной услуги направляется (выдается) заявителю следующими способами:

1) для направления результата Муниципальной услуги через почтовое отделение связи Исполнитель оформляет почтовый конверт и почтовое уведомление о вручении заявителю заказного письма и передает его в отдел работы с документами управления контроля, мониторинга и анализа Администрации специалисту, ответственному за отправку почтовой корреспонденции;

2) результат Муниципальной услуги заявителям, лично обратившимся в Администрацию, Исполнитель по реестру передает в отдел по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ" для выдачи их лично заявителю либо представителю (законному представителю).

Специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ":

1) сканирует результат и регистрирует в "Журнале регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации;

2) уведомляет заявителя по телефону или по электронной почте о готовности результата Муниципальной услуги в течение 1 рабочего дня после получения ответа из Архива;

3) при выдаче ответов лично заявителям специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ":

а) устанавливает личность заявителя и наличие соответствующих полномочий на получение ответа на запрос, заявление заявителя;

б) при представлении заявителем расписки выдает ответ на запрос заявителя в установленные сроки;

в) в случае утери заявителем расписки специалист отдела по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ", осуществляющий прием и выдачу документов, распечатывает новую расписку, на которой заявитель делает надпись "оригинал расписки утерян", ставит дату и подпись;

г) если за получением готового документа обращается представитель (законный представитель) заявителя, специалист, осуществляющий прием и выдачу документов, на расписке указывает номер и дату документа, подтверждающего его полномочия, либо если представлять интересы заявителя уполномочено новое лицо, не указанное в расписке, делает копию документа, подтверждающего его полномочия.

Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе расписки, которая хранится в отделе по организации предоставления муниципальных услуг МБУ "ГИКЦ".

Результатом административной процедуры является одно из следующих действий:

1) направление (выдача) заявителю архивных справок, копий архивных документов, архивных выписок по архивным документам;

2) направление (выдача) заявителю отказа в предоставлении Муниципальной услуги.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет не более 3 рабочих дней.

Фиксацией результата выполнения административной процедуры является внесение в "Журнал регистрации муниципальных услуг" в системе электронного документооборота Администрации информации о фактической дате направления (выдачи) результата Муниципальной услуги.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением исполнения ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению Муниципальной услуги, осуществляет руководитель аппарата Администрации.

4.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления Муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за организацию работы по предоставлению Муниципальной услуги, и осуществляется на основании распоряжения Администрации.

Для проведения проверок при Администрации создается комиссия, в состав которой входят должностные лица Администрации, осуществляющие координацию деятельности Администрации по предоставлению Муниципальных услуг, и другие заинтересованные лица. Плановые проверки проводятся не чаще 1 раза в 2 года. Внеплановые проверки проводятся в связи с поступлением в Администрацию обращений физических и юридических лиц с жалобами на нарушение их прав и законных интересов при предоставлении Муниципальной услуги.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, который составляется в 2 экземплярах и подписывается должностными лицами Администрации, проводившими проверку. В акте должны быть отмечены выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Первый экземпляр акта приобщается к материалам проверки, второй экземпляр не позднее 5 рабочих дней со дня завершения проверки направляется заявителю (представителю заявителя, действующему на основании доверенности, оформленной надлежащим образом, и (или) иного документа, подтверждающего полномочия представителя (законного представителя)) заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.4. Порядок и контроль за предоставлением Муниципальной услуги может быть осуществлен со стороны граждан, их объединений и организаций путем получения информации на информационных стендах, по телефону, письменным обращениям, электронной почте, а также путем участия в социологических мероприятиях (интервью, анкетировании, фокус-группах и т.д.) по вопросам удовлетворения полнотой и качеством предоставления Муниципальной услуги, соблюдения сроков и последовательности административных процедур.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего Муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Жалоба подается в орган, предоставляющий Муниципальную услугу, в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

Рекомендуемая форма жалобы приведена в приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

5.2. Жалоба должна содержать:

а) наименование органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.3. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.4. Прием жалоб в письменной форме осуществляется органом, предоставляющим Муниципальную услугу, в месте предоставления Муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение Муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной Муниципальной услуги).

Время приема жалоб должно совпадать со временем предоставления Муниципальных услуг.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.5. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

а) официального сайта Администрации (сыктывкар.рф);

б) государственной информационной системы Республики Коми "Портал государственных и муниципальных услуг (функций)";

в) Единый портал государственных и муниципальных услуг.

5.6. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 5.2. настоящего раздела Административного регламента, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

5.7. Жалоба рассматривается руководителем органа, предоставляющего Муниципальную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего.

5.8. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.7, настоящего раздела Административного регламента, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в уполномоченный на ее рассмотрение орган и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.9. Жалоба может быть подана заявителем через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. При поступлении жалобы в многофункциональный центр обеспечивает ее передачу в уполномоченный на ее рассмотрение орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии между многофункциональным центром и органом, предоставляющим Муниципальную услугу (далее - соглашение о взаимодействии), но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления Муниципальной услуги многофункциональным центром рассматривается органом, предоставляющим Муниципальную услугу, заключившим соглашение о взаимодействии.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в уполномоченном на ее рассмотрение органе.

5.10. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении Муниципальной услуги;

б) нарушение срока предоставления Муниципальной услуги;

в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления Муниципальной услуги;

г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления Муниципальной услуги;

д) отказ в предоставлении Муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) требование внесения заявителем при предоставлении Муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

ж) отказ органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления Муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.11. В органе, предоставляющем Муниципальную услугу, определяются уполномоченные на рассмотрение жалоб должностные лица, которые обеспечивают:

а) прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями настоящего раздела;

б) направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган в соответствии с пунктом 5.8. настоящего раздела Административного регламента.

5.12. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

5.13. Орган, предоставляющий Муниципальную услугу, обеспечивает:

а) оснащение мест приема жалоб;

б) информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего посредством размещения информации на стендах в местах предоставления Муниципальной услуги, на его официальном сайте, на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Коми, на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

в) консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме;

г) заключение соглашений о взаимодействии в части осуществления многофункциональными центрами приема жалоб и выдачи заявителям результатов рассмотрения жалоб.

5.14. Жалоба, поступившая в уполномоченный на ее рассмотрение орган, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены органом, уполномоченным на ее рассмотрение.

В случае обжалования отказа органа, предоставляющего Муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.15. По результатам рассмотрения жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме акта уполномоченного на ее рассмотрение органа.

При удовлетворении жалобы уполномоченный на ее рассмотрение орган принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата Муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

5.16. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения.

5.17. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование органа, предоставляющего Муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата Муниципальной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.18. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом органа, предоставляющего муниципальные услуги.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

5.19. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.20. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.