Постановление Главы администрации муниципального образования - Первинское сельское поселение Касимовского муниципального района Рязанской области от 25 февраля 2014 г. N 16 "Об утверждении Положения об архиве администрации Первинского сельского поселения Касимовского муниципального района Рязанской области"

Во исполнении Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ постановляю:

1. Утвердить Положения об архиве администрации Первинского сельского поселения Касимовского муниципального района Рязанской области согласно приложению к настоящему постановлению (приложение).

2. Контроль за исполнением данного постановления оставляю за собой.

Глава администрации Первинского сельского поселения

Н.В. Алешин

Положение
об архиве Администрации Первинского сельского поселения Касимовского муниципального района Рязанской области
(утв. постановлением главы Первинского сельского поселения от 25 февраля 2014 г. N 16)

1. Общие положения

1.1. Документы Администрации Первинского сельского поселения Касимовского муниципального района (далее по тексту - Администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе Администрации Которовского сельского поселения Касимовского муниципального района.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", хранятся в Администрации.

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации.

За утрату и порчу документов должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив Администрации находится в введении главы Администрации, его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива

1.5. Работа архива Администрации осуществляется в соответствии с законодательными и нормативными актами:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19;

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477;

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. N 536;

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

1.6. Положение об архиве Администрации разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается главой администрации по согласованию с архивным отделом Администрации Касимовского муниципального района Рязанской области.

1.7. Архив Администрации работает по плану, утверждаемому главой администрации и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет глава администрации.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации осуществляет архивный отдел Администрации Касимовского муниципального района Рязанской области.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы по личному составу Первинского сельского поселения Касимовского района с 2005 года по настоящее время;

2.3. научно-техническая документация (НТД) на бумажных носителях;

2.4. служебные и ведомственные издания;

2.5. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Администрации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством и Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает графики представления структурными подразделениями описей дел, передаваемых в архив Администрации;

3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации и экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Рязанской области через архивный отдел Администрации района;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников Администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства Администрации;

3.2.10. ежегодно представляет в архивный отдел Администрации Китовского сельского поселения Касимовского района сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный отдел Администрации Касимовского района Рязанской области документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архива

5.1. ведущие специалисты отвечающие за организацию и ведение архива Администрации несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.