Постановление Администрации города Рязани от 28 августа 2015 г. N 3960 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации города Рязани от 28 августа 2015 г. N 3960
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани"

С изменениями и дополнениями от:

16 ноября 2015 г., 19 февраля, 30 марта, 31 октября, 14 декабря 2016 г., 21 декабря 2017 г.

В целях совершенствования работы по документированию управленческой деятельности администрации города Рязани, внедрения и применения единых правил оформления документов, руководствуясь статьями 39, 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, администрация города Рязани постановляет:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 01.09.2015.

2. Первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани ознакомить работников администрации города Рязани с Инструкцией в срок до 07.09.2015.

3. Работникам администрации города Рязани в работе с документами соблюдать требования Инструкции.

4. Признать утратившими силу:

- Постановление главы администрации города Рязани от 14.02.2008 N 918 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани";

- Постановление администрации города Рязани от 06.08.2009 N 5380 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 N 918";

- Постановление администрации города Рязани от 11.12.2009 N 8802 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 N 918";

- Постановление администрации города Рязани от 14.10.2010 N 4976 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Рязани, утвержденную Постановлением главы администрации города Рязани от 14.02.2008 N 918".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

О.Е. Булеков

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция вводится в действие с 1 сентября 2015 г.

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Рязани
(утв. постановлением администрации города Рязани от 28 августа 2015 г. N 3960)

С изменениями и дополнениями от:

16 ноября 2015 г., 19 февраля, 30 марта, 31 октября, 14 декабря 2016 г., 21 декабря 2017 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации города Рязани (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления города Рязани и его структурных подразделений.

1.2. Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 N 19;

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76;

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Устав муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области (далее - Устав города Рязани);

- Регламент администрации города Рязани, утвержденный Постановлением администрации города Рязани от 22.06.2011 N 2757 (далее - Регламент администрации города Рязани);

- Регламент электронного документооборота в администрации города Рязани, утвержденный распоряжением администрации города Рязани от 11.06.2014 N 1238-р (далее - Регламент электронного документооборота в администрации города Рязани).

При разработке Инструкции учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации:

- "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами на бумажных носителях и электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, оформление, учет и контроль исполнения, хранение документов.

Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информации, должны соответствовать Инструкции, а их особенности, выходящие за рамки Инструкции, определяться правовыми актами администрации города Рязани.

1.4. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях:

- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;

- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;

- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;

- правил подготовки документов;

- правил проектирования бланков документов;

- правил учета, использования бланков, печатей;

- правил оформления документов, передаваемых по каналам электронной связи.

1.5. Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется Инструкцией, если иное не предусмотрено правовыми актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве администрации города Рязани: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи на архивное хранение.

1.7. Работники администрации города Рязани обязаны знать и выполнять требования Инструкции, проявлять ответственность за порядок работы с документами и надлежащую их сохранность.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение основных требований, изложенных в Инструкции, в структурных подразделениях администрации города Рязани, структурных подразделениях аппарата администрации города Рязани (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

1.9. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в возглавляемом им структурном подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.

Информация об изменениях:

Пункт 1.10 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

См. предыдущую редакцию

1.10. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

- осуществление с использованием информационной системы электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД) предварительного рассмотрения документов, поступающих на имя руководителя структурного подразделения, подготовки проектов поручений (резолюций) для руководителя структурного подразделения и осуществление регистрации поступающих письменных обращений граждан, устных обращений граждан на имя руководителя структурного подразделения; исходящих писем (корреспонденции) руководителя структурного подразделения; приказов и иных документов структурного подразделения согласно номенклатуре дел структурного подразделения;

- обеспечение информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя структурного подразделения;

- осуществление контроля за выполнением поручений руководителя структурного подразделения, в том числе с использованием СЭД;

- осуществление, согласно указанию руководителя структурного подразделения, своевременной подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани, служебных писем, справок, отчетов и других документов;

- в 3-дневный срок с момента получения проектов документов, подготовленных в соответствии с установленными требованиями, осуществление их подписания у руководителя структурного подразделения;

- осуществление проверки и контроля качества подготовки, правильности составления, оформления и согласования документов, представленных на подпись руководителю структурного подразделения, в том числе проверку на наличие ошибок;

- осуществление своевременного изучения в СЭД отчетов исполнителей по выполнению поручений руководителя структурного подразделения, снятие их с контроля;

- осуществление оформления на отправку (конвертирование) и отправка документов, подписанных руководителем структурного подразделения, ведение соответствующей документации по отправке документов;

- информирование руководителя структурного подразделения о случаях и причинах нарушений сроков рассмотрения контрольных поручений;

- осуществление контроля за прохождением документов в структурном подразделении;

- осуществление справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов в структурном подразделении;

- осуществление своевременного списания в дело исполненных документов структурного подразделения с использованием СЭД;

- осуществление приема и передачи служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;

- осуществление проведения инструктажа вновь принятых в структурное подразделение работников по вопросам организации работы с документами, ознакомление работников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству;

- осуществление проведения экспертизы ценности документов, формирование в дела документов, законченных делопроизводством, подготовка их к сдаче на постоянное архивное хранение и уничтожение;

- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;

- в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и, при отсутствии правопреемника (родственного подразделения), передача их управления документационного обеспечения аппарата администрации, независимо от сроков хранения, с оформлением передачи по описям и номенклатуре дел структурного подразделения.

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом по связям со средствами массовой информации администрации города Рязани.

1.12. Работники администрации города Рязани несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, утрату служебных документов, разглашение сведений конфиденциального характера или служебной информации, ставших им известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с действующим законодательством.

При утрате документов руководитель подразделения обязан провести служебное расследование, о результатах которого должен проинформировать заместителя главы администрации, руководителя аппарата и управление документационного обеспечения аппарата администрации.

1.13. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.14. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности администрации города Рязани на основе единой организационно-методической базы и технической политики, применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Рязани и ее структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения аппарата администрации (далее - управление документационного обеспечения).

1.15. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать и разъяснять ее положения предоставляется управлению документационного обеспечения.

1.16. Основные понятия, используемые в Инструкции, представлены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

1.17. Вся документация, подписываемая руководством администрации города Рязани, подлежит регистрации в управление документационного обеспечения. Исключение составляет служебная переписка, подписываемая руководителями структурных подразделений на основании делегирования им главой администрации города Рязани отдельных полномочий. В данном случае служебная переписка подлежит регистрации в структурном подразделении, руководитель которого является подписантом.

2. Создание документов в администрации города Рязани

2.1. Бланки документов

2.1.1. Деятельность администрации города Рязани обеспечивается системой официальных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом города Рязани, процессом разрешения вопросов, входящих в компетенцию администрации города Рязани.

2.1.2. В администрации города Рязани различают следующие виды документов:

- документы, поступающие от сторонних организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- правовые акты администрации города Рязани (постановления, распоряжения), создаваемые в процессе осуществления функций управления;

- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками администрации города Рязани в управленческом процессе (внутренние);

- обращения граждан;

- договоры, соглашения.

2.1.3. Глава администрации города Рязани принимает и подписывает документы в соответствии с полномочиями, определенными Уставом города Рязани.

Заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата принимают и подписывают документы в соответствии с распределением должностных обязанностей, должностной инструкцией, на основании делегирования главой администрации города Рязани им отдельных полномочий и доверенностей, выданных главой администрации города Рязани.

Руководители структурных подразделений принимают и подписывают документы, издают приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям, в соответствии с положениями о возглавляемых структурных подразделениях, должностными инструкциями, на основании делегирования главой администрации города Рязани им отдельных полномочий, доверенностей, выданных главой администрации города Рязани.

2.1.4. В зависимости от вида документы могут издаваться либо на бланках, либо без их использования.

Бланки не используются для подготовки докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри администрации города, а также для документов, подготовленных совместно с другими организациями.

2.1.5. В администрации города Рязани установлены для применения следующие унифицированные формы (бланки) документов:

- общий бланк (используется для любого вида документа, кроме письма);

- бланк постановления;

- бланк распоряжения;

- бланк протокола;

- бланк письма администрации города Рязани;

- бланк письма структурного подразделения;

- бланки для оформления резолюций (поручений) руководства администрации города Рязани.

В администрации города Рязани бланки должностных лиц не используются.

2.1.6. Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется для подготовки документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы.

2.1.7. Введение нового бланка в обращение осуществляется по согласованию с управлением документационного обеспечения.

2.1.8. Допускается изготовление бланков на копировально-множительных аппаратах по согласованию с управлением документационного обеспечения.

2.1.9. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться третьим лицам и сторонним организациям.

Образцы бланков документов администрации города Рязани приведены в приложениях N 2 - 9 к настоящей Инструкции.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документирование управленческой деятельности администрации города Рязани, оформление служебных документов связано с их внутренними свойствами (юридической силой), выраженными в официальных реквизитах: бланк, дата, регистрационный номер, подпись, печать и др., которые оформляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и Инструкцией.

2.2.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в администрации города Рязани, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений), формат А3 (297 x 420 мм) (например, градостроительная документация).

Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются, как правило, в форматах ".doc", ".docx" шрифтом Times New Roman.

При подготовке документов рекомендуется применять шрифт N 14 через 1 - 1,5 междустрочный интервал за исключением постановлений и распоряжений администрации города Рязани, где текст документа печатается шрифтом N 12 через 1,5 междустрочный интервал.

При небольших объемах текста допускается увеличение междустрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 междустрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт. Реквизит "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом N 12 за исключением правовых актов администрации города Рязани, где "Отметка об исполнителе документа" печатается шрифтом N 10.

При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел, за исключением расшифровки подписи в правовых актах администрации города Рязани. При печати документов при разделении инициалов и фамилии рекомендуется использовать специальный знак "неразрывный пробел".

2.2.2. Документы, создаваемые в администрации города Рязани, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

2.2.3. При подготовке и оформлении документов (всех видов) на бланках могут использоваться следующие реквизиты:

- герб города Рязани;

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию (администрацию города Рязани);

- идентификатор электронной копии документа.

Каждый лист документа, оформленный не на бланке, должен иметь поля не менее:

27 - 35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Лист документа, оформленный на бланке, должен иметь поля:

27 - 35 мм - левое;

10 мм - правое;

3 - 5 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.2.4. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать Правила оформления реквизитов (приложение N 10).

2.3. Оформление отдельных видов документов в администрации города Рязани

2.3.1. Состав документов администрации города Рязани

2.3.1.1. В деятельности администрации города Рязани создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии администрации города Рязани), протоколы заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных комиссий, рабочих групп, советов и штабов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещаний, заседаний.

2.3.1.2. Взаимные обязательства администрации города Рязани с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

2.3.1.3. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности администрации города Рязани создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

2.3.2. Постановления, распоряжения

В соответствии с Уставом города Рязани глава администрации города Рязани в пределах своих полномочий издает постановления и распоряжения администрации города Рязани (далее - правовые акты).

2.3.2.1. В форме постановлений администрации города Рязани (далее - постановление) издаются правовые акты по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Рязанской области.

2.3.2.2. В форме распоряжений администрации города Рязани (далее - распоряжение) издаются правовые акты по вопросам организации работы администрации города Рязани.

2.3.2.3. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений осуществляется структурными подразделениями в порядке, установленном Инструкцией.

2.3.2.4. Правила подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани представлены в приложении N 11.

2.3.3. Положения, правила, инструкции, регламенты

2.3.3.1. Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются, как правило, путем издания правовых актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их утверждение в форме грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри администрации города Рязани.

2.3.4. Протокол заседания (совещания)

2.3.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных комиссий, рабочих групп, советов и штабов, совещаниях.

2.3.4.2. Правила оформления протоколов заседаний (совещаний) (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.) приведен в приложении N 12.

2.3.5. Служебная переписка

2.3.5.1. Служебные (деловые) письма администрации города Рязани подготавливаются исполнителями:

- как доклады о выполнении поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений;

- как исполнение поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Рязани;

- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Рязанской городской Думы;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и граждан;

- как инициативные письма.

2.3.5.2. Правила оформления проектов служебных писем администрации города Рязани представлены в приложении N 13 к настоящей Инструкции.

2.3.5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с типовыми сроками исполнения документов (приложение N 14) или поручением (резолюцией) руководства администрации города Рязани, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.3.5.4. Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях N 15 - 16.

2.3.6. Записка (аналитическая, докладная, объяснительная)

2.3.6.1. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, объяснительной) записки:

- дата документа;

- регистрационный номер;

- адресат (должностное лицо администрации города Рязани);

- вид документа;

- наименование автора документа;

- подпись.

Название документа (заголовок к тексту) указывается по необходимости, если текст более 4 - 5 строк.

2.3.6.2. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

2.3.6.3. Докладная (аналитическая, объяснительная) записка оформляется на основе установленными Инструкцией форматами листа, не на бланке.

2.3.6.4. Докладная записка может начинаться с изложения сообщаемой информации:

"Сообщаем (сообщаю) Вам, что ...".

"Доводим (довожу) до Вашего сведения, что ...".

"Считаем (считаю) необходимым поставить Вас в известность о...".

"Извещаем (извещаю) Вас о...".

Докладную записку необходимо заканчивать словами:

"Докладываем (докладываю) на Ваше решение".

3. Организация документооборота

3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Основные принципы организации документооборота администрации города Рязани:

- централизация операций по приему и отправке документов руководства администрации города Рязани;

- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- устранение необоснованных согласований проектов документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

3.1.2. В администрации города Рязани применяется смешанная форма организации делопроизводства.

При смешанной форме организации делопроизводства одна часть технологических операций по обработке документов (например, прием/отправка, экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация отдельных категорий документов, контроль за исполнением поручений руководства администрации города Рязани, нормативное, организационное и методическое руководство документооборотом в администрации города Рязани) выполняется централизованно управлением документационного обеспечения, а другая часть (например, создание и оформление проектов документов, регистрация отдельных категорий документов, ведение контроля исполнения поручений руководства структурных подразделений, информационно-справочное обслуживание, систематизация документов, формирование и оформление дел, их текущее хранение, подготовка дел к передаче на архивное хранение) - децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Документационное обеспечение структурного подразделения выполняется работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем подразделении.

3.1.3. Смешанная организация работы с документами предполагает разделение основных работ с документами между отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, отделом по обеспечению деятельности главы администрации и заместителей главы администрации управления организационной работы аппарата администрации (работниками приемных руководства администрации города Рязани), исполнителями и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Разделение функций, а также ответственность управления документационного обеспечения, исполнителей и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, отражено в Регламенте электронного документооборота в администрации города Рязани.

3.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.1 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 23 октября 2017 г.

См. предыдущую редакцию

3.2.1. Прием и первоначальная обработка поступающих документов, поступающих в адрес администрации города Рязани, осуществляется в секторе документооборота и контроля входящей и исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации (далее - сектор документооборота), а обращений граждан - в отделе по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения аппарата администрации (далее - отдел по работе с обращениями граждан).

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.2 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 23 октября 2017 г.

См. предыдущую редакцию

3.2.2. Сотрудники сектора документооборота, отдела по работе с обращениями граждан осуществляют:

- проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

- сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Регистрация документов осуществляется согласно номенклатур дел сектора документооборота, отдела по работе с обращениями граждан;

- выделение документов, адресованных в структурные подразделения администрации города Рязани для передачи документов непосредственно в структурное подразделение.

3.2.3. Все почтовые конверты, поступающие в адрес администрации города Рязани без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом углу проставляется отметка "Документ получен в поврежденном виде", "Получено без приложений".

Конверты сохраняются в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, а также конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 23 октября 2017 г.

См. предыдущую редакцию

3.2.4. Входящие письма на имя руководства администрации города Рязани, независимо от канала их поступления (почта, сеть "Интернет", личный прием, каналы электронного обмена - VipNet, факс, телеграф, телефон, "Личный кабинет", средства массовой информации), без указания конкретного адреса, а также международные документы, написанные на русском языке, подлежащие регистрации, передаются в отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Письма, поступающие от юридических лиц, регистрируются в секторе документооборота; от физических лиц или юридических лиц, но затрагивающие вопросы рассмотрения обращений граждан, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

Открытые письма (письма, размещенные в сети "Интернет, опубликованные в средствах массовой информации) подлежат регистрации после рассмотрения их руководством администрации города Рязани и вынесением соответствующего поручения (резолюции).

3.2.5. Телеграммы принимаются непосредственно структурными подразделениями, которым они адресованы, а на имя руководства администрации города Рязани - сектором документооборота.

3.2.6. Извещения почтамта Министерства связи России и почтовые отправления (посылки, бандероли) наложенным платежом, на которые не был произведен заказ через администрацию города Рязани, не выкупаются. В этих случаях управление документационного обеспечения направляет извещение адресату, который обязан согласовать вопрос о получении и оплате с начальником управления документационного обеспечения и начальником управления - главным бухгалтером управления главного бухгалтера аппарата администрации.

3.2.7. Документы для структурных подразделений из сектора документооборота доставляются работниками, ответственными за ведение делопроизводства этих подразделений.

3.2.8. Документы, поступившие в администрацию города Рязани до 17 час. 00 мин., проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении после 17 час. 00 мин. и в нерабочее время - на следующий рабочий день.

3.2.9. При обнаружении отсутствия документов, направленных в адрес администрации города Рязани и руководства администрации города Рязани по почтовой связи, сектором документооборота составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в секторе документооборота, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

3.3. Предварительное рассмотрение документов

Результатом предварительного рассмотрения документа является направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководству администрации города Рязани согласно распределению должностных обязанностей, делегирования главой администрации своих отдельных полномочий, доверенностей администрации города Рязани.

3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Отметка о поступлении документов проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу документа с указанием даты получения документа и входящего номера.

При отсутствии свободного места для проставления оттиска штампа его проставляют на любом свободном от текста месте первой страницы документа.

Нумерация порядковыми номерами осуществляется в пределах календарного года.

3.4.2. Регистрация документов осуществляется в СЭД согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани.

3.4.3. Маршрут прохождения документов в администрации города Рязани от момента его получения до исполнения представлен в приложениях N 17 - 19.

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством администрации города Рязани и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Порядок рассмотрения документов руководством администрации города Рязани определен с учетом установленного распределения должностных обязанностей между первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата; делегированием главой администрации своих отдельных полномочий; доверенностей администрации города Рязани; в соответствии со списком должностных лиц Рязанской области и города Рязани, депутатов, Героев Российской Федерации и Советского Союза, Почетных граждан города Рязани, переписку с которыми осуществляет исключительно глава администрации города Рязани, утвержденным распоряжением администрации города Рязани от 02.02.2015 N 131-р.

3.5.2. Поступающие письма передаются с использованием СЭД на рассмотрение руководству администрации города Рязани только после их регистрации согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани.

3.5.3. Документы с резолюциями руководства администрации города Рязани запрещается передавать, а также перепоручать их исполнение предприятиям, учреждениям и организациям.

Подлинники документов, поступающие на имя руководства администрации города Рязани, подписываемые ими и отправляемые - остаются на хранении в секторе документооборота.

3.5.4. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель делает отметку в СЭД (заполняет отчет), когда и как решен вопрос, указывает дату.

На документах или копиях, полученных для сведения и не требующих ответа, руководством администрации города Рязани в СЭД делается запись "Ответа не требуется, в дело".

3.6. Организация работы с отправляемыми документами

3.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, согласование проекта документа с заинтересованными органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами администрации города Рязани возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

3.6.2. Проекты документов администрации города Рязани готовятся на бланках установленной формы в двух экземплярах; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

3.6.3. До передачи подготовленного проекта документа на подпись исполнитель проверяет его на наличие ошибок, содержание, правильность указания адреса, наличие необходимых виз и приложений к документу.

Проект исходящего (инициативного) письма за подписью руководства администрации города Рязани представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он подготовлен.

3.6.4. Документы представляются на подпись руководству администрации города Рязани работниками их приемных. Срок подписания документов составляет не более 3 дней.

3.6.5. Докладные записки по вопросам, требующим решения руководства администрации города Рязани, представляются, как правило, после согласования их с заинтересованными структурными подразделениями.

3.6.6. Нормативные документы (положения, правила и т.п.), не содержащие конкретных заданий, доводятся до всех заинтересованных предприятий, учреждений и организаций города Рязани путем рассылки их заверенных копий согласно списку на рассылку.

3.6.7. Документы, подписанные руководством администрации города Рязани, оформляются на отправку (конвертуются) сектором документооборота.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, - соответствующими работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами документы, подписанные руководством администрации города Рязани, если иное не предусмотрено в соответствующих правовых актах.

3.6.8. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения (постановления, распоряжения, приказы, протоколы совещаний, планы мероприятий, графики, справки и др.), направляются без сопроводительных писем.

3.6.9. На документы, отправляемые за подписью руководства администрации города Рязани заказной корреспонденцией за границу, составляется список заказных отправлений в трех экземплярах, которая вместе с документами передается сектором документооборота в почтовое отделение.

3.6.10. До передачи документов на отправку работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан:

- тщательно проверить правильность оформления документов с указанием полного почтового адреса, наличие подписей, виз и приложений;

- на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан;

- в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ.

3.6.11. Перед отправкой документов, подписанных руководством администрации города Рязани, работники сектора документооборота проверяют наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений, сортируют, упаковывают в конверты, определяют и проставляют стоимость отправления, ведут реестр и передают в почтовое отделение.

Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.

3.7. Отправка документов

3.7.1. Ответственность за организацию доставки корреспонденции, подписанной руководством администрации города Рязани, возложена на сектор документооборота.

3.7.2. Доставка документов в органы государственной власти, органы местного самоуправления, как правило, осуществляется средствами почтовой, курьерской и фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек и других почтовых отправлений.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными в установленном порядке.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

3.7.3. Доставка документов структурным подразделениям, предприятиям, учреждениям и организациям, расположенным в пределах пешеходной доступности, осуществляется путем нарочной передачи этих документов. Маршруты доставки документов путем их нарочной передачи разрабатываются сектором документооборота и согласовываются начальником управления документационного обеспечения.

3.7.4. С целью оперативности доведения документов до адресата в администрации города Рязани доставка документов осуществляется по каналам электронной связи посредством телеграмм, факсимильной связи, телефонограмм, сообщений по электронной почте.

3.7.5. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

3.7.6. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает структурное подразделение-исполнитель.

3.7.7. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

3.7.8. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт.

3.7.9. Документы, подписанные руководством администрации города Рязани, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в сектор документооборота с указанием номера телефона-факса адресата.

3.7.10. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале учета документов, поступающих по каналам факсимильной связи без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

3.8.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.8.2. Передача внутренних документов между структурными подразделениями администрации города Рязани осуществляется исключительно с использованием СЭД, согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани.

3.8.3. Подготовка заверенных копий правовых актов администрации города Рязани, договоров (соглашений), заключаемых от имени администрации города Рязани в рамках полномочий, установленных Уставом города Рязани, согласно списку рассылки осуществляется должностными лицами управления документационного обеспечения.

Передача заверенных копий правовых актов администрации города Рязани, договоров (соглашений), заключаемых от имени администрации города Рязани в рамках полномочий, установленных Уставом города Рязани, оформляется записью в журнале учета доставки служебной корреспонденции структурным подразделениям работником сектора документооборота и под расписку работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

3.8.4. Процедура прохождения проектов договоров (соглашений), заключаемых от имени администрации города Рязани в рамках полномочий, установленных Уставом города Рязани, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров осуществляется в соответствии с Порядком подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения соглашений (договоров), заключаемых администрацией города Рязани, утвержденным распоряжением администрации города Рязани от 04.07.2014 N 1401-р.

3.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

3.9.1. В администрации города Рязани работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемыми зарубежными корреспондентами, осуществляет советник главы администрации, курирующий деятельность по взаимодействию с иностранными представителями, согласно должностной инструкции.

3.9.2. Поступающая в администрацию города Рязани иностранная корреспонденция и отправляемые документы за подписью руководства администрации, направляемые зарубежным корреспондентам, подлежат обязательной регистрации в секторе документооборота.

3.10. Работа комиссий администрации города Рязани с документами

3.10.1. В процессе деятельности в администрации города Рязани могут создаваться комиссии (советы, рабочие группы, штабы) (далее - комиссия).

Состав, положение о деятельности комиссии утверждаются правовым актом администрации города Рязани.

В состав комиссии в обязательном порядке входит председатель, заместитель председателя, члены комиссии и секретарь комиссии.

3.10.2. Секретарь комиссии ведет протокол заседания комиссии, осуществляет регистрацию, учет и контроль прохождения документации по работе комиссии, обеспечивает сохранность, формирует в дела с последующей передачей на архивное хранение документации, находящейся в его ведении.

Секретарь комиссии является членом комиссии и имеет право заверять копии документов комиссии и подписывать выписки из протоколов заседаний комиссии.

Наименования документов комиссии подлежат обязательному внесению в номенклатуру дел председателя комиссии.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения секретарь комиссии обязан передать все находившиеся у него документы члену комиссии, определенному председателем комиссии. При увольнении секретаря комиссии передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи документов.

В случае прекращения работы комиссии секретарь комиссии формирует документы в дела, оформляет для последующей передачи на архивное хранение независимо от сроков хранения.

3.11. Учет и анализ объемов документооборота

3.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

3.11.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих и создаваемых в администрации города Рязани, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

3.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением документационного обеспечения и представляются руководству администрации города Рязани в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Информация об изменениях:

Пункт 3.11.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

См. предыдущую редакцию

3.11.4. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших и созданных в администрации города Рязани за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

4. Документальный фонд администрации города Рязани

4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Формирование документального фонда администрации города Рязани осуществляется управлением документационного обеспечения путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

4.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда администрации города Рязани. Документальный фонд администрации города Рязани составляют документы, созданные в администрации города Рязани и полученные в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

4.1.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава города Рязани, организационной структуры администрации города Рязани, положений о структурных подразделениях, штатного расписания, "Основными правилами работы архивов организаций", "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящей Инструкцией, а также документов, образующихся в администрации города Рязани, их видов, составов и содержаний, на основании которых в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

4.1.4. В администрации города Рязани составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и номенклатура дел администрации города Рязани, или сводная номенклатура дел (приложение N 21); номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Номенклатура дел структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в главное архивное управление Рязанской области на согласование экспертно-проверочной комиссии главного архивного управления Рязанской области (далее - ЭПК ГАУ РО).

4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Сводная номенклатура дел администрации города Рязани составляется отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации из номенклатур дел структурных подразделений и согласуется экспертной комиссией администрации города Рязани (далее - ЭК).

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел администрации города Рязани оказывают отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, ЭК, работник государственного казенного учреждения "Государственный архив Рязанской области" - куратор администрации города Рязани.

Один раз в 5 лет номенклатура дел администрации города Рязани согласовывается с ЭПК ГАУ РО.

Номенклатура дел администрации города Рязани, подписанная начальником управления документационного обеспечения, утверждается главой администрации города Рязани после ее согласования с ЭК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры администрации города Рязани номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК ГАУ РО.

Номенклатура дел администрации города Рязани готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, 2-й используется в отделе документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации как рабочий экземпляр, 3-й применяется в отделе муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, 4-й - в отделе комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства государственного казенного учреждения "Государственный архив Рязанской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в отделе документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации в электронном виде.

4.1.6. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 22 Инструкции.

4.2. Формирование дел и их текущее хранение

4.2.1. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

4.2.2. В администрации города Рязани действует смешанный принцип формирования дел: дела руководства администрации города Рязани - в управлении документационного обеспечения, дела структурных подразделений - в структурных подразделениях.

Методическую функцию в вопросах формирования дел осуществляет отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней.

Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, являются ответственными за осуществление формирования дел в структурных подразделениях; определение места хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов).

Отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации, отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации осуществляют контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверкой их наличия и состояния.

4.2.3. Правила формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 23 Инструкции.

4.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

4.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

4.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города Рязани создается постоянно действующая ЭК и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых соответственно главой администрации города Рязани или начальником структурного подразделения.

Положения об ЭК администрации города Рязани, об ЭК структурных подразделений, являющихся источниками комплектования государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области", представляются на подпись руководству администрации города Рязани или руководству структурных подразделений только после согласования с ЭПК ГАУ РО.

4.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, совместно с экспертной комиссией структурного подразделения под методическим руководством отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города Рязани.

4.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение N 24), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 25).

4.3.5. По завершении календарного года и по результатам экспертизы ценности документов дела администрации города Рязани подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 26).

Оформление дел проводится на местах их регистрации, а именно: работниками управления документационного обеспечения (по документам руководства администрации города Рязани) и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу; дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

4.3.6. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 27); составление листа использования документов (приложение N 38); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 28); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 29); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

4.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 30).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2011 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2015 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всей администрации города Рязани (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

4.4.2. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются главой администрации города Рязани только после утверждения ЭПК ГАУ РО описей дел постоянного хранения.

После утверждения главой администрации города Рязани актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел администрации города Рязани проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

4.5. Передача дел на архивное хранение

4.5.1. В отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу.

Передача документов на архивное хранение производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче на архивное хранение, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

4.5.2. Передача дел на архивное хранение осуществляется по графику, составленному отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации и согласованному с руководителями структурных подразделений и отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Прием дел производится работником отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации и лица, передавшего дела).

4.5.3. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются на архивное хранение работниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

4.6. Особенности работы с электронными документами в администрации города Рязани

В администрации города Рязани работа с электронными документами осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани.

5. Работа исполнителей с документами

5.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях администрации города Рязани осуществляется на основании поручений по исполнению документов (резолюций) руководства администрации города Рязани, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

5.2. Структурное подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства администрации города Рязани, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

5.4. Должностные лица структурных подразделений администрации города Рязани в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в администрации города Рязани;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

- представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству администрации города Рязани, руководству структурных подразделений;

- определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

- подготовку к пересылке адресату.

5.5. В случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем по исполнению поручения является тот исполнитель, который указан первым в резолюции (поручении), либо тот, который в СЭД отмечен восклицательным знаком.

5.5.1. Функции ответственного исполнителя:

- собирает информацию с соисполнителей и обобщает ее;

- в соответствии с поручением, указанным в резолюции, готовит проект документа;

- первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель несет ответственность за его содержание и оформление;

- собирает согласующие визы с соисполнителей;

- имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

- следит за сроками исполнения соответствующего поручения;

- представляет проект документа на подпись руководителю структурного подразделения;

- осуществляет передачу согласованного со всеми заинтересованными должностными лицами и организациями проекта документа работнику приемной руководства администрации города Рязани для дальнейшего его подписания у соответствующего руководителя администрации города Рязани;

- осуществляет передачу подписанного документа работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении для подготовки подписанного документа к пересылке адресату (для структурных подразделений в случае, если резолюция руководства администрации города Рязани содержит поручение: "Дать ответ заявителю ...").

В случае подписания документа руководством администрации города Рязани, подготовку к пересылке документа осуществляет сектор документооборота.

В случае, если резолюция руководства администрации содержит поручение соответствующему структурному подразделению: "Дать ответ заявителю ...", то руководитель структурного подразделения подписывает и направляет ответ заявителю на бланке письма структурного подразделения, минуя согласование проекта ответа у руководства администрации города Рязани. Предоставление руководителю администрации города Рязани, давшему поручение, для списания исполненного документа в дело не требуется. Руководитель администрации города Рязани, давший поручение или являющийся ответственным за контроль (на кого контроль возложен), снимает поручение с контроля путем проставления фактической даты исполнения поручения в СЭД.

5.5.2. Функции соисполнителей в подготовке проекта документа:

- обязаны за 3 рабочих дня до истечения контрольного срока, указанного в резолюции (поручении) руководства администрации города, руководителя структурного подразделения, предоставить ответственному исполнителю информацию в части касающейся;

- осуществляют контроль за своевременным предоставлением проектов документов ответственному исполнителю.

5.6. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания (поручения), исполнитель предлагает изменить срок исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководителю, давшему поручения или руководителю, на которого возложен контроль), делает пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

5.7. Ответственность за качество подготовки документа: его содержание, оформление, наличие ошибок - несет исполнитель, подготовивший документ, и руководитель структурного подразделения.

6. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с воспроизведением изображения герба муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов в администрации города Рязани описан в Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов, утвержденном Постановлением администрации города Рязани от 06.04.2010 N 1224.

7. Копировально-множительные работы

7.1. Выполнение копировально-множительных работ в администрации города Рязани производится централизованно управлением документационного обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. Копированию и тиражированию подлежат только документы служебного характера.

7.2. Работниками управления документационного обеспечения копируются служебные документы по заказам структурных подразделений.

7.3. Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3.

7.4. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями структурных подразделений и согласовывается с начальником управления документационного обеспечения.

7.5. Брошюровку растиражированного документа осуществляет структурное подразделение - заказчик.

7.6. Документы, находящиеся на временном хранении в управлении документационного обеспечения, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения начальника управления документационного обеспечения.

7.7. Работники управления документационного обеспечения при копировании документов несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинниками выдаются заказчику.

7.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в соответствующих журналах структурных подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

8. Контроль исполнения поручений и документов

8.1. Общие положения

8.1.1. Основными задачами контроля исполнения поручений и документов в администрации города Рязани являются:

- обеспечение выполнения поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений;

- систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений руководства администрации города Рязани и организации работы с документами;

- обеспечение соблюдения установленного в администрации города порядка работы с документами, определенного настоящей Инструкцией.

8.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

8.1.3. Контроль за исполнением поручений и документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- проверку хода и установленных руководством администрации города Рязани сроков исполнения;

- направление ответственным исполнителем отчетной информации о выполнении поручения в рамках установленного документом срока в адрес лица (организации), давшего поручение или лица (организации), на которое возложен контроль;

- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;

- учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений о состоянии исполнительской дисциплины.

8.1.4. Контроль за исполнением документов и поручений руководства администрации города Рязани осуществляется управлением документационного обеспечения аппарата администрации.

8.1.5. Ответственность за качество исполнения поручений главы администрации города Рязани несут исполнители, обозначенные главой администрации города Рязани в своем поручении (резолюции), а именно: заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, структурные подразделения, непосредственно подчиненные главе администрации города Рязани, согласно структуре администрации города Рязани, утвержденной решением Рязанской городской Думы от 22.01.2015 N 9-II.

Ответственность за качество исполнения поручений первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата несут исполнители, обозначенные ими в своих поручениях (резолюциях), а именно: руководители структурного подразделения.

Ответственность за качество исполнения поручений руководителей структурных подразделений несут исполнители, обозначенные ими в своих поручениях (резолюциях), а именно: работники структурных подразделений.

Ответственность за несвоевременность исполнения поручений руководства администрации города Рязани, руководства структурных подразделений несет структурное подразделение, нарушившее сроки исполнения поручения.

8.1.6. Заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата:

- организуют и осуществляют контроль за своевременным выполнением документов, контроль за выполнением которых на них возложен;

- организуют и осуществляют контроль данных ими поручений;

- осуществляют контроль за своевременной подготовкой докладов, отчетов, предложений и проектов документов для представления их главе администрации города Рязани, в сторонние организации, а также за своевременностью представления структурными подразделениями по подчиненности планов мероприятий ("дорожных карт") по устранению недостатков, связанных с неисполнением и ненадлежащим исполнением поручений;

- по необходимости организуют проверку своевременности и качества выполнения поручений и документов и принимают меры по устранению недостатков работы с ними;

- систематически проводят совещания по вопросам исполнительской дисциплины, контроля и проверки исполнения документов в структурных подразделениях, принимают меры к повышению коэффициента исполнительской дисциплины, своевременному и качественному выполнению поручений главы администрации города Рязани.

8.1.7. Управление документационного обеспечения аппарата администрации осуществляет контроль за исполнением:

- поручений руководства администрации города Рязани, данных по результатам рассмотрения служебной корреспонденции, обращений граждан;

- поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях;

- поручений, данных руководством администрации города Рязани по исполнению правовых актов Губернатора и Правительства Рязанской области, главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы;

- поручений главы администрации города Рязани, данных в ходе протокольных мероприятий (протокольные поручения главы администрации города Рязани);

- поручений, требующих исполнения и содержащихся в договорах, соглашениях администрации города Рязани, а также контроль исполнительской дисциплины в администрации города Рязани.

Управление документационного обеспечения аппарата администрации:

- проверяет своевременность исполнения поручений руководства администрации города Рязани. В случае выявления недостатков и упущений в исполнении поручений руководства администрации города Рязани информирует об этом заместителя главы администрации, руководителя аппарата;

- принимает меры по улучшению качества работы исполнителей по выполнению поручений руководства администрации города Рязани и вносит соответствующие предложения заместителю главы администрации, руководителю аппарата;

- систематически представляет справочно-аналитическую информацию главе администрации города Рязани о состоянии работы с поручениями и документами, поставленными на контроль;

- оказывает консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в организации контрольной работы.

8.1.8. Руководители структурных подразделений:

- организуют и осуществляют контроль за сроками и качеством выполнения направляемых им на исполнение документов и поручений руководства администрации города Рязани;

- организуют и осуществляют контроль за сроками и качеством выполнения документов, направляемых непосредственно в структурное подразделение;

- осуществляют подготовку и представление по запросу управления документационного обеспечения аппарата администрации сведений по всем вопросам, касающимся выполнения поручений руководства администрации города Рязани, документов, поступающих непосредственно в структурное подразделение;

- рассматривают документы и поручения руководства администрации города Рязани по мере их поступления, своевременно с использованием СЭД доводят эти поручения и документы до непосредственных исполнителей;

- организуют и осуществляют контроль за сроками исполнения поручений в подведомственных муниципальных предприятиях, учреждениях и организациях;

- систематически проводят оперативные совещания по вопросам улучшения исполнительской дисциплины в структурных подразделениях.

8.1.9. Контроль за исполнением поручений и документов осуществляется с использованием СЭД с момента постановки их на контроль согласно Регламенту электронного документооборота в администрации города Рязани.

8.1.10. Управление документационного обеспечения аппарата администрации ежемесячно (два раза в месяц) осуществляет подготовку и рассылку справок-напоминаний исполнителям о документах, поручениях, подлежащих исполнению в текущем месяце, на электронном или бумажном носителях, в электронном виде - если исполнитель является пользователем СЭД, и на бумажном носителе, если исполнитель не подключен к СЭД.

Управление документационного обеспечения аппарата администрации может осуществлять рассылку справок-напоминаний исполнителям, не подключенным к локальной вычислительной сети администрации города Рязани, используя электронную почту.

8.2. Снятие поручения и документа с контроля

8.2.1. Документ снимается с контроля после выполнения всех поручений в полном объеме.

Снять с контроля документ имеет право то должностное лицо, которое поставило его на контроль (давшее поручение) или на которое контроль возложен.

Документ считается исполненным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

8.2.2. В целях анализа исполнения документов и устранения причин их неисполнения и несвоевременного исполнения работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, работники приемных руководства администрации города Рязани регулярно, с использованием СЭД, представляют своим непосредственным руководителям сведения о документах и поручениях, стоящих на контроле.

8.3. Сроки исполнения поручений и документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации.

8.3.2. Постановка документов на контроль и срок исполнения определяются на основании поручения руководства администрации города Рязани, содержания документа и практических возможностей его исполнения.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции (поручении) руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.

8.3.3. В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции (поручении), а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения документов (приложение N 14).

8.3.4. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом, организацией и учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установлен первоначально, то не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

8.3.5. Поручение должно быть исполнено ответственным исполнителем в установленный срок. Фактическим сроком исполнения документа считается дата подписания официального ответа заявителю и написания отчета об исполнении поручения в СЭД.

8.3.6. Функции и полномочия работников, осуществляющих контроль, описаны в Регламенте электронного документооборота в администрации города Рязани.

8.3.7. Управление документационного обеспечения аппарата администрации, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, в случае необходимости могут требовать от исполнителей дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.

8.3.8. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны не позднее чем за 3 рабочих дня до наступления срока исполнения поручения напомнить соответствующему исполнителю о наступлении этого срока. При выявлении неисполненного в установленные сроки документа работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, обязаны незамедлительно информировать соответствующего руководителя структурного подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины.

8.3.9. Для обеспечения своевременного исполнения поручений, контролируемые документы, находящиеся у исполнителя, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения на исполнение другому работнику с соответствующей отметкой в СЭД.

8.3.10. В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен направить докладную записку на имя руководителя администрации города Рязани по подчиненности и начальника управления документационного обеспечения с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утрате документов.

9. Оформление "дорожных карт", планов мероприятий, программ сотрудничества

При подготовке проектов "дорожных карт", планов мероприятий, программ сотрудничества работники администрации города Рязани должны руководствоваться приложением N 39 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приложение 1 изменено. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

Приложение N 1
к Инструкции

Основные понятия

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г., 21 декабря 2017 г.

Автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.

Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в СЭД.

Внутренние документы - документы, создаваемые в администрации города Рязани, адресатами которых являются руководство администрации города Рязани и руководство структурных подразделений.

Внутренние документы используются работниками администрации города Рязани в управленческом процессе внутренней деятельности администрации города Рязани.

Временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - вид служебного (делового) письма, содержащий обязательство или подтверждение. В гарантийных письмах может гарантироваться оплата работы, услуг, качество и сроки выполнения работы, возврата и др.

Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом местного самоуправления, организацией, должностным лицом адресату (органу местного самоуправления, организации или лицу) по почтовой связи.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документ - 1. Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2. Официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города Рязани.

Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

Доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа.

Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую значимость.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом администрации города Рязани или резолюцией (поручением).

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации города Рязани, с указанием сроков их хранения.

Нормативный правовой акт - это акт, принятый в установленном порядке и устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные таким актом.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в администрацию города Рязани и созданных ею за определенный период.

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации или уничтожения.

Организационно-распорядительный документ (ОРД) - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления администрации города Рязани. В состав ОРД входят: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, решения (коллегии администрации города Рязани), протоколы заседаний (коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных комиссий, рабочих групп, советов и штабов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Отметка об исполнении документа (о снятии регистрационно-контрольной карточки документа с контроля) - проставление в СЭД фактической даты регистрационно-контрольной карточки документа.

Отметка об исполнении поручения - оформление исполнителем отчета в СЭД и (или) документа об исполнении поручения со "связкой" к регистрационно-контрольной карточке контрольного документа.

Отметка о снятии поручения с контроля - проставление лицом, давшим поручение, или лицом, на которое возложен контроль (ответственным за контроль), фактической даты исполнения поручения.

Официальная переписка, служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

Официальный документ, служебный документ - документ, созданный администрацией города Рязани, ее структурными подразделениями, должностным лицом, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в администрацию города Рязани.

Плотность документопотока - количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Подписант - должностное лицо, подписывающее документ.

Постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения.

Протокол заседания (совещания) - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

Предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в администрацию города Рязани, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в СЭД.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Руководство администрации города Рязани (руководитель администрации города Рязани) - глава администрации города Рязани, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата.

Руководство структурных подразделений (руководитель структурного подразделения) - руководители структурных подразделений администрации города Рязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязани.

Служебная переписка - совокупность различных видов официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов местного самоуправления, организаций и граждан.

Сопроводительное письмо - вид служебного (делового) письма, используемый для отправки документов. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом.

Срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.

Табель унифицированных форм документов - перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу местного самоуправления, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Унифицированная форма документа, УФД - 1. Совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 2. Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

Управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду администрации города Рязани.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. В администрации города Рязани электронный документ может быть двух видов: создаваемый в СЭД и полученный в результате оцифровки (сканирования) документа на бумажном носителе.

Электронный документооборот - осуществление документооборота администрации города Рязани с использованием СЭД.

Юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Приложение N 2
к Инструкции

Образец общего бланка

Приложение N 3
к Инструкции

Образец бланка постановления

Приложение N 4
к Инструкции

Образец бланка распоряжения

Приложение N 5
к Инструкции

Образец бланка решения коллегии администрации города Рязани

Приложение N 6
к Инструкции

Образец бланка письма администрации города Рязани

Приложение N 7
к Инструкции

Образцы бланков писем структурного подразделения (1); структурного подразделения, наделенного правами юридического лица (2)

Приложение N 8
к Инструкции

Образец бланка для оформления резолюций (поручений) руководства администрации города Рязани

Приложение N 9
к Инструкции

Образец бланка протокола

Приложение N 10
к Инструкции

Правила оформления реквизитов

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г., 21 декабря 2017 г.

В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба Российской Федерации не предусматривается на бланках и печатях органов местного самоуправления.

1. Герб города Рязани помещается на бланках документов и печатях администрации города Рязани и ее структурных подразделений в соответствии с Уставом города Рязани и Положением о гербе муниципального образования - город Рязань, утвержденным решением Рязанского городского Совета от 17.05.2001 N 183. Изображение герба города Рязани на бланках с продольным расположением реквизитов помещают в центре верхнего поля листа.

2. Код организации - администрации города Рязани - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации - автора документа является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи.

3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица указывается в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) указывается в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

5. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации - является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть администрация города Рязани, ее структурное подразделение или должностное лицо. Наименование администрации города Рязани указывается в соответствии со ст. 2 Устава города Рязани полужирным шрифтом Times New Roman N 16 прописными буквами.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах; в таких случаях сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. Например: территориальное управление - префектура Московского района администрации города Рязани (ТУ - Префектура Московского района); Муниципальное унитарное предприятие "Рязанские городские распределительные электрические сети" (МУП "РГРЭС").

Наименование структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования администрации города Рязани. Наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой, положением о его наименовании, печатается шрифтом Times New Roman N 16.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций, составляющих документ, следует оформлять на чистом листе бумаги. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

7. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Администрация города Рязани на своем бланке письма дает сведения о почтовом адресе, номерах телефона и факса, адресе электронной почты, ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО.

8. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), компетенции организации, содержанию документируемого действия.

На бланке письма администрации города Рязани, ее структурных подразделений наименование вида документа не указывается.

9. Дата документа, которой является дата его подписания (организационно-распорядительные документы, в том числе письма), для протокола - дата заседания (принятие решения), для акта - дата события, для утвержденного документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения, издания.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями или структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату. Дата совместного документа соответствует дате последней подписи.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа, в зависимости от его вида, печатается обозначение года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

17.09.2015

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 17 сентября 2015 г.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (23 ноября 2015 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (23.11.2015). Если число месяца содержит одну цифру (символ), то перед ней ставится "0", например, 01.12.2015 или 1 декабря 2015 г.

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовился на бланке. Если документ готовился не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

10. Регистрационный номер - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав входит обязательно порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Реквизит "регистрационный номер" в постановлении, распоряжении включает знак N, а также различные буквенные индексы: например, по личному составу - "к" или "л/с" (N 281 - к или N 1509 - л/с); по основной деятельности - "р" (N 507 - р). Также порядковые номера могут дополняться индексом дела по номенклатуре дел.

Особенности оформления имеет реквизит "регистрационный номер" во входящей служебной корреспонденции, адресованной руководству администрации города Рязани.

Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа:

03/1/1/1-15-1520 - Вх.,

где 03/1/1/1 - индекс структурного подразделения (сектор документооборота),

15 - индекс дела по номенклатуре дел администрации города Рязани, в которое при его формировании помещаются соответствующие документы,

1520 - порядковый регистрационный номер,

Вх. - префикс, обозначающий, что письмо является входящим документом.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: N 196/133-п.

Регистрационный номер документа, подготовленного за подписью руководителя структурного подразделения, оформляется по указанным выше требованиям, в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

11. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации.

12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее - ссылка на номер) используется только на тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка и т.д.). Ссылка на номер включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания исходящего регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответа.

13. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Фиксация места издания в документе имеет юридическое значение, поскольку при его оспаривании в судебном порядке может возникнуть вопрос правомерности применения конкретных правовых актов, действие которых органично административными границами конкретного города, области, региона или государственной границей государства.

14. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                Управление  образования

                                                 и молодежной политики

                                              администрации города Рязани

При адресовании документа руководителю организации, структурного подразделения наименование организации, структурного подразделения входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                          Начальнику управление правовой

                                          и контрольной работы

                                          И.О. ФАМИЛИЯ

Если документ направляется в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

                                  Руководителям структурных подразделений

                                        администрации города Рязани

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными в установленном порядке:

а) для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Например:

                                    Редакция газеты "Рязанские ведомости"

                                     ул. Горького, д. 14, Рязань, 390023

или

                                                ФАМИЛИЯ И.О.

                                     ул. Свободы, д. 37, корп. 1, кв. 43

                                              г. Рязань, 390000

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, в том числе Рязанской области, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку.

Наименование адресата документа печатается через одинарный междустрочный интервал.

Наименование фамилии, имени и отчества адресата печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и отделяется от наименования должности либо адреса 1 одинарным междустрочным интервалом.

15. Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий способ введения документа в действие.

Утверждение документа оформляется посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа.

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.

Правовой акт администрации города Рязани необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по утверждаемому документу.

Утверждению, как правило, подлежат программы, штатное расписание администрации города Рязани, должностные инструкции работников, планы, отчеты и т.д.

Утверждение документа производится главой администрации города Рязани, другими должностными лицами администрации города в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей, делегированием главой администрации города Рязани своих полномочий, доверенностей администрации города Рязани) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утверждающего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через одинарный междустрочный интервал ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

                                     УТВЕРЖДАЮ

                                     Глава администрации города Рязани

                                     ________________ ___________________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                     00.00.0000

Допускается центрировать текст реквизита относительно самой длинной строки, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                       Заместитель главы администрации

                                     ________________ ___________________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                 00.00.0000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО) без кавычек, с наименованием документа, которым произведено утверждение в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                              УТВЕРЖДЕН

                               постановлением администрации города Рязани

                                         от 30.05.2014 N 1520

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.

Срок утверждения документа должностным лицом не должен превышать 3 рабочих дней.

16. Резолюция, написанная на документе должностным лицом, должна быть краткой, с предписанием конкретных действий, порядка и срока исполнения, с указанием фамилии и инициалов должностного лица, которому дается поручение, со ссылкой на регистрационные реквизиты прилагаемого документа, с проставлением личной подписи и ее расшифровки; при этом поручение может быть адресовано нескольким должностным лицам и состоять из нескольких частей, предписывающих каждому из них самостоятельные действия и порядок исполнения.

В администрации города Рязани написание резолюций осуществляется с использованием СЭД в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения документов (приложение N 15), в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

                                                И.О. Фамилия

                                    Для рассмотрения и подготовки проекта

                                       распоряжения по данному вопросу

                                     _________________ __________________

                                     (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                                 00.00.0000

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов и должны представить все необходимые материалы ответственному исполнителю.

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Подготовка проекта резолюции (поручений) главы администрации города Рязани, представление (доклад) на рассмотрение, постановка поручения на контроль, передача документа после рассмотрения главой администрации Рязани осуществляется уполномоченным на то должностным лицом в течение 3 рабочих дней.

Подготовка проектов резолюций (поручения) первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата; представление (доклад) на рассмотрение; постановка поручения на контроль; передача документов в структурные подразделения на исполнение после рассмотрения первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата осуществляется работниками их приемных в течение 3 рабочих дней.

Резолюция (поручение) может предусматривать ответ за подписью руководителя (дословно - "Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа заявителю") либо ответ за подписью должностного лица (дословно - "Прошу рассмотреть и дать ответ заявителю").

17. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Как правило, заголовок отвечает на вопросы о чем (о ком), включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен иметь длину строки не более 40 знаков и оформляется размером шрифта, идентичным размеру шрифта текста документа. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через одинарный междустрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 одинарными междустрочными интервалами. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Содержание заголовка в постановлениях и распоряжениях администрации города Рязани должно строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту в распорядительной части.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Распоряжение (о чем?) "Об утверждении Положения о порядке и условиях командирования муниципальных служащих администрации города Рязани"

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5.

Заголовок к тексту писем оформляется при необходимости и не является обязательным реквизитом.

18. Отметка о контроле обозначает, что документ или поручение поставлены на контроль в процессе его исполнения с целью исполнения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Отметка о контроле обозначается словом или штампом "Контроль". В СЭД контрольный документ или поручение обозначено буквой "К".

19. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляется шрифтом Times New Roman N 14, за исключением правовых актов администрации города Рязани, архивных выписок, архивных справок, табличных материалов, которые печатаются штифтом Times New Roman N 12.

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и излагать ее точно, не допуская различного толкования вопроса. В нем не должно быть разнобоя в написании имен, терминов, должностей, учреждений и т.д.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

При составлении текста необходимо:

- сложные предложения заменять простыми;

- применять прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемым словом (например, неправомочное собрание утвердило Устав);

- по возможности избегать причастных и деепричастных оборотов;

- заменять местоимения существительными (например, "коллегия предлагает", а не "Мы предлагаем");

- излагать информацию от первого лица единственного числа в документах руководства администрации города Рязани ("отмечаю", "обращаю внимание", "предлагаю", "прошу"), от третьего лица единственного числа, например, в решениях коллегии администрации города Рязани ("отмечает", "приняла к сведению") и от первого лица множественного числа в совместных документах ("отмечаем", "обращаем внимание", "приняли к сведению").

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме текста, а также в сочетании с цифровой информацией, например, анкетами или таблицами.

Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания документа (констатирующая часть); во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации (распорядительная часть). Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы руководителей структурных подразделений - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах коллегиальных органов (администрация города Рязани) текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("администрация города Рязани не считает возможным", "управление не возражает");

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить ...", "представляем на рассмотрение и утверждение"); в протоколах: "слушали ..., выступили ..., решили (постановили)".

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем ..., решили ...".

В текстах правовых актов администрации города Рязани используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти и органами местного самоуправления, документов, ранее изданных администрацией города Рязани - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Постановлением администрации города Рязани от 18 сентября 2014 г. N 4083 "Об утверждении Порядка освобождения от родительской платы за присмотр и уход за детьми в муниципальных образовательных учреждениях, реализующих программу дошкольного образования в городе Рязани".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второго листа.

20. Отметка о наличии приложений.

Приложение к документу является его неотъемлемой частью, имеющей такую же юридическую силу, как и другие его части.

Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Если наименование приложения состоит из нескольких строк, то печатается через одинарный междустрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 N 02-4-156 и приложение к

            нему, всего на 12 л.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

            пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях к постановлениям, распоряжениям, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (приложение N 1, приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                             Приложение N 2

                                             к распоряжению администрации

                                             города Рязани

                                             от 15.03.2011 N 350

или

                                            Приложение

                                            к соглашению о сотрудничестве

                                            от 09.09.2014 N 03/1/1-11-111

Приложение подписывается (визируется) ответственным исполнителем и (или) руководителем структурного подразделения, подготовившего приложение.

21. Подпись.

Подпись - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 - 3 одинарными или полуторными междустрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Если наименование должности состоит из нескольких строк, то печатается через одинарный междустрочный интервал.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например:

не на бланке:

Глава администрации города Рязани       личная подпись       И.О. Фамилия

при использовании бланка документа:

Глава администрации                     личная подпись       И.О. Фамилия

Главой администрации города Рязани подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными Уставом города Рязани.

Заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата подписывают документы в пределах своих полномочий, в соответствии с распределением должностных обязанностей, делегированием главой администрации города Рязани своих полномочий, доверенностей администрации города Рязани.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления "И.о." и "Заместитель" вносятся машинописным способом или от руки).

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

В случаях, когда работник администрации города Рязани исполняет обязанности временно отсутствующего работника администрации города Рязани в соответствии с распоряжением (постановлением), он подписывает документы временно отсутствующего работника следующим образом:

не на бланке

И.о. главы администрации

города Рязани                           личная подпись       И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

главы администрации

города Рязани                           личная подпись       И.О. Фамилия

при использовании бланка документа

И.о. главы администрации                личная подпись       И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

главы администрации                     личная подпись       И.О. Фамилия

В случаях, когда работник администрации города Рязани исполняет обязанности временно отсутствующего работника администрации города Рязани в соответствии со своей должностной инструкцией, он подписывает документы временно отсутствующего работника с указанием фактической должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Должностные лица администрации города Рязани подписывают документы в пределах установленной компетенции, распределением обязанностей и предоставленных прав, делегированием главой администрации города Рязани отдельных полномочий.

Документы коллегиального органа подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением и, как правило, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии                   личная подпись     И.И. Сидоров

Члены комиссии                          личная подпись     А.Я. Быстрова

                                        личная подпись     З.В. Зверева

                                        личная подпись     Е.Н. Минаева

                                        личная подпись     В.В. Ястребков

Срок подписания проекта документа руководством администрации города Рязани не должен превышать 3 рабочих дней, т.е. документ, полученный работниками приемных руководства администрации города Рязани или уполномоченным на то должностным лицом, должен быть им проверен и представлен к подписи в день поступления соответствующему руководителю; руководитель должен подписать этот документ в течение 3 рабочих дней. В этом случае первым днем рассмотрения документа считается день получения документа работниками приемных руководства администрации города Рязани.

При подписании проектов документов в структурных подразделениях необходимо руководствоваться указанным пунктом.

22. Гриф согласования и визы согласования.

Реквизиты "гриф согласования" и "визы согласования" используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам администрации города Рязани, должны быть ими завизированы. Срок согласования документа в каждой инстанции не должен превышать 3 рабочих дней.

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, печатается прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через одинарный междустрочный интервал ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись", если другое не предусмотрено особенностями документа.

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

1) с должностными лицами администрации города Рязани;

2) с руководителями подчиненных предприятий, учреждений и организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

3) при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

4) со сторонними организациями (органами) - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этой организации (органа).

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления - главный бухгалтер

управления главного бухгалтера

аппарата администрации                    ________________   И.О. Фамилия

                                          (личная подпись)

00.00.0000

Начальник управления правовой

и контрольной работы                    ________________   И.О. Фамилия

                                          (личная подпись)

00.00.0000

Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать (в этом случае печать ставится того структурного подразделения, которое осуществляет хранение подлинника документа, которым осуществляется согласование - письма, протокола и т.п.), например:

                                                      СОГЛАСОВАНО

                                              Протокол заседания коллегии

                                              администрации города Рязани

                                                   от 30.03.2011 N 25

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования. Листу согласования дается название, соответствующее названию документа.

Например:

                           ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

               к Постановлению администрации города Рязани

               от ____ ___________ 2014 г. N _____________

             "О мерах по улучшению капитального строительства

                       на территории города Рязани"

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник финансово-казначейского    Замечания прилагаются

управления                                 Подпись           И.О. Фамилия

                                         00.00.0000

Визы согласования должностными лицами администрации города Рязани проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне подлинника документа. Если документ (подлинник) является исходящим, например, письмо, то визированию подлежит второй экземпляр документа, остающийся в деле.

Возможно полистное визирование документа и его приложений.

Визы включают в себя личную подпись визирующего, документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Дата визирования ставится при необходимости. Замечания при визировании оформляются аналогично порядку, установленному для оформления согласования.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа, остающегося в администрации города Рязани.

Письма и другие исходящие документы, подлинники которых отправляются из администрации города Рязани, визируются в нижней части лицевой стороны экземпляра, остающегося в администрации города Рязани.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта документа внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем и сбор всех виз внутреннего согласования.

Ответственность согласующих сторон распространяется только на содержательную часть документа, находящуюся в их компетенции.

23. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица.

Печать ставится таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Для того чтобы подпись должностного лица была читаема, рекомендуется не захватывать ее оттиском печати.

Если форма документа имеет пометки "Место для печати" или "МП", печать проставляется на это специально отведенное место.

На бланке письма администрации города Рязани, бланке письма структурного подразделения, как правило, печать не ставится.

Более подробный порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых администрацией города Рязани, описан в Положении о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей с символикой муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, иных печатей и штампов, утвержденном Постановлением администрации города Рязани от 06.04.2010 N 1224.

24. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле

(наименование структурного подразделения) N _______ за ____ г.

Верно

Ведущий специалист   Подпись   И.О. Фамилия

Дата        Печать

Если документ состоит из двух и более листов, то при заверении его копия прошивается.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.".

Разрешается заверять копии документов при помощи проставления штампа с соответствующим содержанием. При отсутствии свободного места для проставления оттиска штампа его проставляют на любом свободном месте страницы документа.

Процесс заверения копии документа, состоящего из двух и более листов, состоит из нумерации всех листов документа и их прошивки, указания количества листов с заверительной надписью, подписи должностного лица с указанием даты заверения, оттиска печати на обороте последнего из листов документа. На первом листе в правом верхнем углу делается надпись или ставится штамп "Копия"; посередине, относительно левого поля, на оборотной стороне последнего листа делается надпись или ставится штамп с указанными выше словами.

Прошивание документа, как правило, осуществляется в три прокола слева на полях документа (обычно - по центру полей, с тем чтобы сохранить читаемость текста документа при перелистывании дела). Расстояние между проколами обычно составляет 1 - 1,5 сантиметра, а располагаются они строго по вертикальному центру листа левого поля лицевой стороны документа.

Затем документ прошивается прочной (капроновой) ниткой, выпускаются концы нитки из центрального отверстия на обороте последнего листа, завязываются узлом (оставлять необходимо около 6 сантиметров свободного конца нити).

После прошивания документ опечатывается наклейкой из бумаги с надписью. Заверительная надпись наклейки обычно включает в себя слова, указанные в приведенном выше примере.

Например:

Наклейка обычно бывает 4 - 5 сантиметров и располагается таким образом, чтобы закрыть стежки, сделанные при прошивке, узел и большую часть концов нити.

Заверительная подпись должностного лица ставится после высыхания клея, захватывая как наклейку, так и оборотную сторону последнего листа документа.

Печать, подтверждающая подлинность подписи уполномоченного сотрудника, расположенная как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, выходящие из-за наклейки, служат для индикации неприкосновенности документа.

При заверении копий большого количества документов заверительная надпись может оформляться на наклейке.

Например:

Верность копии документа свидетельствуется подписью главы администрации города Рязани или уполномоченного на то должностного лица администрации города Рязани и соответствующей печатью. Полномочия по заверению копий документов прописываются в должностных инструкциях муниципальных служащих администрации города Рязани.

Копии отдельных видов документов (правовых актов администрации города Рязани, протоколов заседаний (совещаний) могут заверяться соответствующими печатями.

25. Отметка об исполнителе.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

Документ, подготовленный группой исполнителей, визируется основным исполнителем.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, печатается шрифтом Times New Roman N 12 через одинарный междустрочный интервал.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.О. Фамилия

(4912) 27-21-13

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

Исполнитель первым визирует проект документа. Эта виза подтверждает, что исполнитель сверил рукопись проекта документа с машинописным текстом и несет ответственность за его содержание и оформление.

На документах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, а также внутренних документах администрации города Рязани сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа (под реквизитом "Подпись") в левом нижнем углу.

26. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметки об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствуют о том, что работа над документом завершена.

Отметкой об исполнении документа (о снятии регистрационно-контрольной карточки документа с контроля) является проставление фактической даты регистрационно-контрольной карточки документа.

Отметкой об исполнении поручения является оформление исполнителем отчета в СЭД и (или) документа об исполнении поручения со "связкой" к регистрационно-контрольной карточке контрольного документа.

Отметкой о снятии поручения с контроля является проставление лицом, давшим поручение, или лицом, на которое возложен контроль (ответственным за контроль), фактической даты исполнения.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе администрации города Рязани или его заместителям, руководителям структурных подразделений; подготовку к пересылке адресату; направление ответа адресату.

Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля и списанию в дело, если изложенные в нем вопросы разрешены полностью, переписка по нему закончена и руководителем, давшим поручение, или на которого возложен контроль (ответственным за контроль), проставлены в СЭД фактические даты исполнения поручений.

При формировании отчетов об исполнении поручений в СЭД исходящее письмо с информацией о выполнении поручений, подписанное исполнителем поручения, не требуется.

При необходимости исполнителем осуществляется подготовка, подписание и предоставление лицу, давшему поручение, или лицу, на которое возложен контроль (ответственным за контроль), документа о результатах исполнения поручения или документа (копий документов), подготовленных в соответствии с поручением по исполнению документа.

Представление руководителю, давшему поручение или на которого возложен контроль (ответственного за контроль), исполненного документа для списания его в дело не требуется.

Отметку об исполнении документа (о снятии регистрационно-контрольной карточки документа с контроля) и отметку о направлении документа в дело (списание в дело) проставляют в СЭД работники, осуществляющие их регистрацию и (или) контроль, после того как будут исполнены все поручения в документе, т.е. у всех контрольных поручений будут проставлены фактические даты.

Поручения, не имеющие отметок об исполнении (отчетов и (или) документов об исполнении) и о снятии их с контроля (не проставлена фактическая дата) считаются неисполненными.

Неисполненные документы в СЭД - в дело не списываются и в бумажном виде - в дело не подшиваются.

Информация об изменениях:

Пункт 27 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 23 октября 2017 г.

См. предыдущую редакцию

27. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в администрацию города Рязани оформляется в виде оттиска штампа на документе. Оттиск штампа проставляется в правой нижней части документа, содержащий в себе наименование организации - "Администрация города Рязани", место для написания даты и регистрационного номера поступления документа (при необходимости указывается время приема документа). При отсутствии свободного места для проставления оттиска штампа его проставляют на любом свободном месте лицевой стороны первой страницы документа.

Отметку о поступлении писем на имя руководства администрации города Рязани или в реквизите "адресат документа" которых указано: "Администрация города Рязани", осуществляют работники сектора документооборота.

Отметку о поступлении обращений от граждан; обращений граждан, приходящих с сопроводительными письмами различных организаций и любых других авторов писем, вопрос которых связан с обращениями граждан, осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан управления документационного обеспечения аппарата администрации.

28. Идентификатор электронной копии документа.

Идентификатор электронной копии документа проставляется только в случае ввода текста документа в базу данных системы электронного документооборота администрации города (если система электронного документооборота позволяет это сделать) в целях установления соответствия текста документа на бумажном и электронном носителях и включает данные, необходимые для установления соответствия.

Приложение N 11
к Инструкции

Правила
подготовки проектов правовых актов администрации города Рязани

С изменениями и дополнениями от:

16 ноября 2015 г., 19 февраля, 30 марта, 31 октября, 14 декабря 2016 г., 21 декабря 2017 г.

1. Общие положения

1.1. В случае если правовой акт издается на основе актов органов государственной власти, органов местного самоуправления, он должен содержать ссылку на них с указанием вида документа, даты, его номера и заголовка.

1.2. При разработке проектов постановлений и распоряжений необходимо, чтобы:

- предложения были конкретными и обеспеченными достаточными материально-технической базой и финансовыми средствами;

- было исключено издание дополнительных правовых актов по вопросам, затронутым в проекте;

- были указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные и реальные сроки исполнения и исполнители (должностные лица, структурные подразделения администрации, юридические и физические лица);

- формулировки были четкими и краткими, исключающими двоякое толкование вопроса;

- были учтены все действующие нормативные акты по затронутым в проекте вопросам.

1.3. Подготовка проектов правовых актов должна проводиться в точном соответствии с требованиями основных положений государственной системы документационного обеспечения управления, обеспечивать правильное и всестороннее рассмотрение подготавливаемого документа на предмет его целесообразности, своевременности, социальной и экономической обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам.

1.4. Ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов постановлений и распоряжений, за достоверность информации, указанной в них, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу правовыми актами, аккуратность оформления и их соответствие установленному стандарту и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, которыми подготовлен проект правового акта (далее - ответственный исполнитель).

Соисполнители - должностные лица, участвующие в подготовке проекта правового акта (далее - проект), визирующие проект, также несут ответственность за качество, содержание проекта и своевременность его подготовки.

1.5. В проекты включаются только те вопросы, которые требуют решения руководства администрации города Рязани.

Правовой акт должен быть кратким, точным и компактным в изложении материала, выдержан в рамках делового стиля.

1.6. Начальник структурного подразделения (ответственный исполнитель), поручая непосредственному исполнителю подготовку проекта, обязан дать конкретные указания о подготовке проекта, установить срок и контролировать его подготовку.

1.7. Составление проекта начинается с определения круга вопросов, которые необходимо разрешить в подготавливаемом новом правовом акте. В проект включаются предписания, относящиеся к одному или нескольким вопросам, непосредственно связанным между собой по содержанию.

1.8. Для обеспечения полноты правового регулирования данного вопроса составители проекта должны выявить все существующие нормативные акты, касающиеся этого вопроса, уточнить, какие из них сохраняют свое значение, установить недостатки действующих нормативных актов, определить, какие проблемы могут возникнуть на практике в связи с принятием правового акта.

1.9. Ссылки на ранее изданные правовые акты употребляются лишь в тех случаях, когда необходимо показать их взаимную связь или избежать повторений. В ссылке на ранее изданный акт указываются вид документа, дата, номер и заголовок.

1.10. Если при подготовке проекта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные документы или установлено наличие по одному и тому же вопросу нескольких документов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый единый документ. В проект такого документа включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных документах нормативные предписания, которые сохраняют свою силу и признаются утратившими силу ранее изданные правовые акты.

1.11. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение рассылочного перечня возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

Исправления и правки в тексте проекта, представляемого на подпись, включая сопроводительные документы, не допускаются.

Информация об изменениях:

Пункт 1.12 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

1.12. Представление проекта на подпись должностному лицу администрации города Рязани, уполномоченному его подписать, осуществляется отделом регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации через работников отдела по обеспечению деятельности главы администрации и заместителей главы администрации управления организационной работы аппарата администрации.

1.13. Отклоненный проект документа в обратном порядке возвращается исполнителю для доработки и переоформления, а затем повторно согласовывается.

Информация об изменениях:

Пункт 1.14 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

1.14. Текущее хранение подлинников правовых актов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну) осуществляется отделом регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

2. Вступление в силу правовых актов

2.1. Правовые акты вступают в силу со дня их подписания, если иное не предусмотрено в самих актах.

В отдельных случаях в постановляющей части документа может содержаться пункт о вступлении его в силу.

Данным пунктом правового акта может быть предусмотрено вступление в силу:

- со дня официального опубликования;

- с определенной календарной даты;

- по истечении определенного времени со дня подписания, опубликования.

Следует обратить внимание на то, что правовой акт вступает в силу с определенного дня, а не момента.

Дата в тексте правового акта указывается без сокращения, например:

"6. Настоящее постановление вступает в силу с 15 января 2013 года.".

Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, вступают в силу после официального опубликования (кроме документов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера).

2.2. Официальным изданием для публикации правовых актов администрации города Рязани является газета "Рязанские ведомости".

2.3. Ответственность за своевременную публикацию правовых актов возлагается на отдел по связям со средствами массовой информации администрации города Рязани.

3. Требования к оформлению правовых актов

3.1. Проекты правовых актов оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Правовой акт должен быть изготовлен в одном экземпляре с четким отпечатком текста, без исправлений, вставок, поправок и подчисток на листах бумаги одного сорта формата А4 (210 x 297).

Наименование органа местного самоуправления, принявшего правовой акт, и вид правового акта располагаются по центру и печатаются прописными буквами.

Дата правового акта указывается в специально обозначенном месте бланка (печатается от границы левого поля).

Номер правового акта проставляется в специально обозначенном месте бланка - на уровне реквизита "Дата правового акта" по правому полю.

Наименование (заголовок) правового акта печатается по центру страницы под реквизитами "Дата и номер правового акта".

Текст постановления (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 одинарными междустрочными интервалами и печатается через полуторный междустрочный интервал строчными буквами (первая прописная).

Печатаемый текст должен располагаться на листе таким образом, чтобы слева оставалось поле шириной 27 - 35 мм, справа - 10 мм, снизу - не менее 20 мм. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении проекта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм. Вторая и последующие страницы правового акта должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа.

В компьютерном наборе текста используется шрифт Times New Roman: размер шрифта - 12.

3.2. Заголовок (наименование) правового акта должен отражать его содержание и быть максимально кратким, точным и информационно насыщенным, отвечать на вопрос "О чем?", правильно отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы по заголовку правового акта можно было определить его основное содержание.

Заголовок печатается посередине над текстом правового акта строчными буквами (первая прописная) на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, без кавычек, через одинарный междустрочный интервал, не подчеркивается, точка в конце его не ставится, выравнивается по центру.

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

Информация об изменениях:

Пункт 3.3 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

3.3. Текст правового акта.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Проверка и считка отпечатанного материала производится исполнителями.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет отдел регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

В юридическом языке есть фразы и выражения, которые являются достаточно устойчивыми. Поэтому исходя из содержания документа по мере необходимости следует использовать следующие словосочетания: "в порядке, установленном ...", "в соответствии с действующим законодательством...", "если иное не предусмотрено ...", "признать утратившим силу ..." и другие.

При подготовке проектов необходимо употреблять полные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, структурных подразделений, предприятий, учреждений и организаций.

Правовые акты не должны содержать каких-либо сокращений (кроме оговоренных в самом тексте), аббревиатур или иных символов, затрудняющих прочтение текста.

Сокращенные наименования предприятий могут приводиться только в приложениях к проектам и в текстах в повторениях.

Даты в тексте документа могут писаться словесно-цифровым способом в одной строке в следующей последовательности: 15 июня 2015 года, в июне 2011 г. или цифровым способом 15.06.2015. Календарные сроки в тексте рекомендуется писать так:

в 2015 году, а не в 2015 г.;

в августе 2015 года, а не в августе месяце 2015 года;

в первом полугодии 2015 года, а не в I полугодии 2015 года, но в I квартале 2015 года;

за 7 месяцев 2015 года, план на 2015 год, с 2014 по 2015 год, в 2014 - 2015 годах.

3.4. Структура правового акта.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) части.

3.4.1. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной издания документа, содержится ссылка на правовые акты, в соответствии с которыми принимается правовой акт.

Если основанием к изданию постановления или распоряжения является акт органа государственной власти, органа местного самоуправления, то в преамбуле указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая касается администрации города Рязани. Могут быть ссылки на иные акты, в соответствии с которыми принимается документ.

Например: в соответствии с распоряжением администрации города Рязани от 25.01.2015 N 85-р "Об ответственных за ведение табеля учета рабочего времени".

Преамбула:

не содержит самостоятельных нормативных предписаний;

не делится на пункты;

не содержит ссылки на другие правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием правового акта;

не нумеруется.

Преамбула всегда предваряет текст правового акта. При этом структурные единицы правового акта не могут иметь преамбулу.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и др. Преамбула в постановлениях завершается словами "администрация города Рязани постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

3.4.2. Постановляющая (распорядительная) часть может состоять из нескольких пунктов, подпунктов.

Пункты имеют сквозную нумерацию для всего акта, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Написание пункта начинается с прописной буквы.

Если пункт подразделяется на подпункты, то в конце его ставится двоеточие, а подпункт обозначается арабскими цифрами, разделенными точкой (например: 1.1.). Подпункт начинается с прописной буквы и в конце его ставится точка. Пункт не может состоять из одного подпункта. Если распорядительный акт состоит из одного пункта, то нумерация его не производится.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием должности руководителя или наименования структурного подразделения, содержать конкретное действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения действия.

Цель постановляющей (распорядительной) части - изложить конкретные задания, установить порядок разрешения тех или иных вопросов, определить исполнителей, объемы и сроки выполнения заданий.

Срок исполнения оговаривается конкретной датой, например:

до 10 ноября 2015 года.

В качестве исполнителей называют структурные подразделения или конкретных должностных лиц, например:

"Управлению культуры администрации города Рязани (Фамилия И.О.)" или "начальнику управления культуры администрации города Рязани Фамилия И.О.".

Если поручения даются только начальникам управлений, то допустимо написание: "Начальникам управления культуры Фамилия И.О., образования и молодежной политики Фамилия И.О., по физической культуре и массовому спорту Фамилия И.О. в срок".

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа.

Не рекомендуется возлагать контроль на должностное лицо, которому в правовом акте установлено задание.

В тексте слова "гражданин", "товарищ", "господин" перед фамилией не употребляются.

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненные администрации города Рязани, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Наименования упоминаемых в правовом акте органов, отделов, управлений, организаций, учреждений, предприятий и т.п. приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием, предусмотренным Уставом, Положением, решением об их создании или переименовании и т.п.

Сокращенное наименование в тексте допускается, если оно официально оговорено в учредительном документе (Уставе, Положении). Аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т.п. расшифровываются, т.е. после полного названия в скобках указывается сокращенное наименование и в дальнейшем в тексте оно может употребляться в сокращенном виде.

При наличии приложений к правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

В тексте правового акта не допускается подчеркивание и выделение слов. Исключение составляет слово "п о с т а н о в л я е т".

3.5. При необходимости одновременно с разработкой проекта должны быть подготовлены предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных документов или их частей.

Пункты об изменении или признании утратившими силу ранее изданных правовых актов или их частей включаются в конец распорядительной части текста проекта документа. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим(и) силу ...", при этом отдельными позициями в хронологическом порядке указывается как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения. Такие проекты представляются на подпись с приложением копий вышеназванных документов.

Если в правовых актах имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нем таких пунктов.

Когда имеется значительное количество актов, подлежащих признанию утратившими силу, их перечни даются в приложении к проекту.

Дополнения, содержащие новые нормативные предписания, оформляются, как правило, в виде пунктов и абзацев.

3.6. Подпись размещается после текста, отделяется от него 2 - 3 одинарными междустрочными интервалами и состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Право подписи правовых актов принадлежит главе администрации города Рязани и должностным лицам администрации города Рязани в соответствии с делегированными им главой администрации города Рязани полномочиями.

Например:

Глава администрации                личная подпись            И.О. Фамилия

или

Заместитель главы администрации    личная подпись            И.О. Фамилия

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из нескольких слов, то его печатают в несколько строк через один междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

3.7. К правовому акту могут приобщаться перечни, положения, таблицы, графики, карты, образцы документов, бланков, схемы, составы комиссий, инструкции, списки, планы, программы, сметы и т.п. В тексте проекта они указываются как приложения ("согласно приложению к настоящему постановлению (распоряжению)").

Если в тексте проекта содержится фраза "Утвердить прилагаемое ...", то в приложении перед его заголовком в правом верхнем углу располагается слово УтвержденО или Утвержден со ссылкой на правовой акт, его дату, номер.

Приложения к проектам постановлений, распоряжений оформляются на отдельных листах в установленном порядке.

Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений), за исключением табличных материалов, где допускается уменьшение размера шрифта. В правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один междустрочный интервал слово Приложение без кавычек, его номер, если приложений несколько. Под ним располагаются номер, дата документа, к которому дается данное приложение.

Например:

                              Приложение N 1

                              к постановлению администрации

                              города Рязани от __________ 2015 г. N _____

или

                              УТВЕРЖДЕНО

                              постановлением администрации

                              города Рязани от __________ 2015 г. N _____

Слово "утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения (положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены).

Заголовок (наименование) приложения располагается по центру страницы.

Заголовок (наименование) приложения должен в точности соответствовать наименованию, указанному в тексте проекта, которым оно принято (утверждено).

В случае, когда в приложении к правовому акту указывается персональный состав комиссии или рабочей группы, состав комиссии излагается в следующем порядке: председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии или рабочей группы, фамилии членов комиссии приводятся в алфавитном порядке.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

4. Согласование правовых актов администрации города Рязани

4.1. Перед представлением проекта на подпись главе администрации города Рязани должностному лицу администрации города Рязани, которому главой администрации города Рязани делегированы полномочия по подписанию правовых актов, он должен быть согласован со всеми заинтересованными должностными лицами.

Срок согласования в каждой инстанции не должен превышать трех рабочих дней.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

4.2. При визировании проекта необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению проекта.

Визирование (согласование) оформляется словом СОГЛАСОВАНО и располагается на оборотной стороне последнего листа проекта.

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Ниже проставляются визы, включающие в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования.

Визы отделяются одна от другой одним полуторным междустрочным интервалом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В отдельных случаях визы согласования могут оформляться и на отдельном "Листе согласования".

Если визирующий не согласен с содержанием проекта, он обязан завизировать проект "с замечаниями", а затем в течение 1 рабочего дня письменно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен решение (редакцию пункта). Вносить исправления в текст проекта, а также делать какие-либо надписи на нем не разрешается. После получения возражения ответственный исполнитель обязан это возражение и предлагаемое решение (редакцию пункта) доложить первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, курирующему структурное подразделение, высказавшим несогласие с проектом, и получить его решение (визу).

Первый заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, курирующий структурное подразделение, подготовившее проект, рассматривают разногласия по проекту документа и свое решение излагают в письменной форме.

Информация об изменениях:

Пункт 4.3 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

4.3. Исполнитель представляет проект на визирование, как правило, в следующей последовательности:

- начальнику структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта;

- начальникам структурных подразделений, которым даются поручения;

- начальникам других заинтересованных структурных подразделений администрации города Рязани (при необходимости);

- начальнику управления правовой и контрольной работы;

- начальнику отдела регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации;

- первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, курирующему структурное подразделение, подготовившее проект;

- первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, курирующим структурные подразделения, которым даются поручения.

4.3.1. Исключение составляют проекты правовых актов о принудительном демонтаже временных сооружений, о проведении внеплановых выездных проверок юридических лиц, в рамках проведения мероприятий муниципального жилищного контроля, по вопросам премирования руководителей муниципальных казенных учреждений города Рязани, муниципальных предприятий города Рязани, муниципальных учреждений города Рязани.

4.3.1.1. Проекты правовых актов о принудительном демонтаже временных сооружений визирует должностное лицо, оказывающее юридическое сопровождение деятельности территориального управления - префектуры соответствующего района администрации города Рязани, и подписывает в соответствии с делегированием отдельных полномочий главы администрации города Рязани начальник территориального управления - префект соответствующего района. После чего они в день подписания представляются на регистрацию в отдел регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

4.3.1.2. Проекты правовых актов о проведении внеплановых выездных проверок юридических лиц, в рамках проведения мероприятий муниципального жилищного контроля, визируются должностным лицом, оказывающим юридическое сопровождение деятельности территориального управления - префектуры соответствующего района администрации города Рязани, после чего их согласование, подписание и регистрация осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

4.3.1.3. Проекты правовых актов по вопросам премирования руководителей муниципальных казенных учреждений города Рязани представляются на визирование в следующей последовательности:

- начальнику курирующего структурного подразделения (при наличии);

- начальнику управления - главному бухгалтеру управления главного бухгалтера аппарата администрации в отношении муниципальных казенных учреждений, для которых администрация города Рязани является главным распорядителем средств бюджета города Рязани;

- начальнику управления правовой и контрольной работы;

- начальнику отдела регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

4.3.1.4. Проекты правовых актов по вопросам премирования руководителей муниципальных предприятий города Рязани представляются на визирование в следующей последовательности:

- начальнику курирующего структурного подразделения (при наличии);

- начальнику управления правовой и контрольной работы;

- начальнику отдела регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

4.3.1.5. Проекты правовых актов по вопросам премирования руководителей муниципальных учреждений города Рязани представляются на визирование в следующей последовательности:

- начальнику курирующего структурного подразделения (при наличии);

- работнику структурного подразделения, оказывающему юридическое сопровождение деятельности структурного подразделения, курирующего муниципальное учреждение;

- начальнику отдела регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Работники управления правовой и контрольной работы, работники структурных подразделений, оказывающие юридическое сопровождение деятельности этих структурных подразделений, осуществляют визирование проектов правовых актов полистно.

Информация об изменениях:

Пункт 4.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

4.4. Завизированные проекты передаются из отдела регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации на подпись главе администрации города Рязани, должностным лицам администрации города Рязани в соответствии с делегированием полномочий главы администрации города Рязани.

Не подписанные проекты возвращаются исполнителям.

Процедура подписания нормативных правовых актов после согласования проводится в соответствии с Регламентом администрации города Рязани.

После полного согласования проекта нормативного правового акта управлением документационного обеспечения аппарата администрации информирует исполнителя о необходимости направления проекта в прокуратуру Советского района города Рязани посредством электронной почты с запросом уведомления о получении.

Исполнитель самостоятельно взаимодействует с должностными лицами прокуратуры в процессе юридической экспертизы нормативного правового акта. После получения положительного заключения (в письменной или устной форме) исполнитель готовит пояснительную записку на имя главы администрации города Рязани, в которой обязательным является наличие информации о рассмотрении нормативного правового акта прокуратурой Советского района города Рязани и отсутствии замечаний к проекту. Пояснительная записка представляется в отдел регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

4.5. Проекты распоряжений по личному составу направляются на согласование в следующей последовательности:

- начальнику отдела кадровой политики аппарата администрации;

- начальнику управления правовой и контрольной работы, за исключением распоряжений о предоставлении отпусков;

- начальнику управления - главному бухгалтеру управления главного бухгалтера аппарата администрации (в необходимых случаях);

- первому заместителю главы администрации, заместителю главы администрации, курирующему структурное подразделение (в необходимых случаях);

- заместителю главы администрации, руководителю аппарата.

5. Регистрация правовых актов администрации города Рязани

Информация об изменениях:

Пункт 5.1 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

5.1. Подписанные правовые акты направляются в отдел регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации, где им присваивается номер, проставляется дата, проводится выверка по списку рассылки.

Правовые акты регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, постановления и распоряжения регистрируются отдельно.

Датой регистрации правового акта является дата его подписания.

Регистрация правовых актов осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани.

Распоряжения по личному составу, о командировках, отпусках регистрируются в отделе кадровой политики аппарата администрации.

5.2. Список рассылки документа.

Рассылку постановлений и распоряжений определяет исполнитель. Список печатается внизу на оборотной стороне последнего листа после согласующих подписей или на "Листе согласования", например:

"Рассылка:

1. Заместитель главы администрации Фамилия И.О. - 1 экз.

2. Управление культуры - 2 экз.

3. Управление главного бухгалтера аппарата администрации - 1 экз."

5.3. Согласно списку рассылки правовые акты тиражируются в строго ограниченном количестве экземпляров и высылаются только в те структурные подразделения, на предприятия и в организации, которые указаны в списке рассылки.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших документ.

Рассылка электронных образов документов осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани, утверждаемым распоряжением администрации города Рязани.

Информация об изменениях:

Пункт 5.4 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

5.4. Подлинники постановлений и распоряжений, а также списки на их рассылку хранятся в отделе регистрации распорядительных документов управления документационного обеспечения аппарата администрации.

6. Внесение изменений и дополнений в правовые акты администрации города Рязани или признание их утратившими силу

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 19 февраля 2016 г. N 627 в пункт 6.1 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. В связи с принятием правового акта или изменением обстоятельств возникает необходимость внесения в ранее принятый правовой акт дополнений, изменений либо признания его утратившим силу.

Вносить изменения в правовые акты могут только структурные подразделения - исполнители этих правовых актов.

Информация об изменениях:

Пункт 6.2 изменен. - Постановление Администрации города Рязани от 21 декабря 2017 г. N 5667

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.

См. предыдущую редакцию

6.2. Внесением изменений считается:

- замена слов, цифр;

- исключение слов, цифр и т.д.;

- новая редакция структурной единицы правового акта;

- дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

- дополнение структурными единицами правового акта;

- приостановление действия правового акта или его структурных единиц.

Независимо от конкретного содержания проекта заголовок проекта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе (в зависимости от количества вносимых изменений: одно - изменение; более одного - изменения) и оформляется следующим образом:

"О внесении изменения..."

или

"О внесении изменений..."

6.3. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.

6.4. Внесение в основной правовой акт изменений временного характера не допускается.

При необходимости установить временное правовое регулирование по определенным вопросам принимается самостоятельный правовой акт.

6.5. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки "по тексту") не допускается.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

Исключение может составлять только внесение изменений в обобщенной форме в одну структурную единицу. Если в эту структурную единицу никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

Примеры:

В пункте 2 постановления администрации города Рязани от ... N ... "Заголовок" слова "..." заменить словами "...".

или

Пункт 2 постановления администрации города Рязани от ... N ... "Заголовок" после слов "..." дополнить словами "...".

6.6. Если в структурной единице правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

Примеры:

В пункте 2 постановления администрации города Рязани от ... N ... "Заголовок" слова "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)" в соответствующих числе и падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного числа)...." в соответствующих числе и падеже.

или

В пункте 2 постановления администрации города Рязани от ... N ... "Заголовок" слова "...(слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)..." в соответствующем падеже заменить словами "... (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)..." в соответствующем падеже.

6.7. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.

Примеры:

Подпункт 1.1 пункта 1 постановления от ... N ... "Заголовок" дополнить предложением следующего содержания: "...".

или

в подпункте "в" пункта 1 слова "..." заменить словами "...".

6.8. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.

Пример:

пункт 1 после слов "..." дополнить словами "...".

6.9. В случае если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Пример:

пункт 1 дополнить словами "...".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

6.10. При дополнении правового акта пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце правового акта или пункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых пунктов или подпунктов.

Примеры:

Постановление администрации города Рязани от ... N ... "О ..." дополнить пунктом 3 следующего содержания:

"3. .....................".

или

пункт 3 постановления администрации города Рязани от ... N ... "О ..." дополнить подпунктом 3.4 следующего содержания:

"3.4.....................".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте документа).

6.11. В целях сохранения структуры правового акта:

1) дополнение абзацами может производиться только в конец структурной единицы;

2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац;

3) при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

Абзацем является каждое предложение, словосочетание или слово пункта, подпункта, начинающееся с красной строки.

Деление пунктов в одном правовом акте и на подпункты, и на абзацы, которые в тексте пункта будут следовать после двоеточия, не допускается.

6.12. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

- необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

- неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.

6.13. При необходимости изложить одну структурную единицу правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:

Пример:

Внести в пункт 2 постановления администрации города Рязани от ................. N ... "Заголовок" изменение, изложив его в следующей (или новой) редакции:

"2. ...................................................................".

В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:

"О внесении изменения в пункт 2 постановления ..."

6.14. Если изменения вносятся только в приложение к проекту, то заголовок излагается следующим образом:

"О внесении изменений в приложение к постановлению (распоряжению)...".

Внесение изменений в приложения к проектам, содержащие таблицы, схемы, графики и т.п., осуществляется путем вынесения измененных структурных единиц в приложения к проекту, которым вносятся изменения.

6.15. В случае внесения изменений в правовой акт и в приложение к нему в заголовке указывается, что изменения вносятся в правовой акт:

"О внесении изменений в постановление (распоряжение)...".

6.16. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", а не "числа".

Пример:

цифры "12, 14, 125" заменить цифрами "13, 15, 126"

цифру "35" заменить цифрой "45".

6.17. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова".

Пример:

слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

6.18. Образец оформления правового акта администрации города Рязани приведен в приложении N 31.

Приложение N 12
к Инструкции

Правила
оформления протоколов заседаний (совещаний)

С изменениями и дополнениями от:

31 октября, 14 декабря 2016 г.

1. Общие требования к оформлению протоколов

1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

1.2. В администрации города Рязани протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

1.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный междустрочный интервал.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

1.4. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:.

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

1.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц, повестка дня.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Министр труда и занятости

населения Рязанской области                                  И.О. Фамилия

Заместители главы администрации                              И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

1.6. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Инициалы и фамилии печатаются через одинарный междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

1.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у главы администрации города Рязани, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

1.8. Как правило, в администрации города Рязани решения, принятые на заседаниях (совещаниях), отдельным документом не издаются.

В случае необходимости издания решения, принятого на заседании (совещании), отдельным документом решение регистрируется.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

1.9. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в администрации города Рязани.

1.10. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего материалы по рассматриваемому вопросу.

Копии протоколов заверяются печатью структурного подразделения, которое возглавляет председательствующий непосредственного коллегиального органа.

Копии протоколов заседаний (совещаний), председателем которых являлся глава администрации города Рязани, заверяются печатью отдела протокола управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Копии протоколов заседаний (совещаний), председателем которых являлся заместитель главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, заверяются председательствующим согласно пункту 24 приложения N 10 к настоящей Инструкции.

1.11. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде протоколов в краткой форме или выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются по аналогии заверения копий протоколов.

1.12. Протоколы печатаются на общем бланке и имеют следующие реквизиты:

наименование администрации города Рязани;

вид документа - ПРОТОКОЛ. Слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 одинарных междустрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания";

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два одинарных междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

1.13. Основная часть протокола печатается через полуторный междустрочный интервал.

1.14. Подпись отделяется от текста 3 одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в приложении N 32.

2. Особенности документационного оформления мероприятий, проводимых под председательством главы администрации города Рязани

2.1. Коллегия администрации города Рязани.

Порядок подготовки и проведения заседания коллегии администрации города Рязани (далее - коллегия) осуществляется согласно Регламенту администрации города Рязани.

Заседания коллегии не протоколируются, по итогам заседания осуществляется подготовка проекта решения коллегии.

Записи во время заседания и сбор материалов коллегии в соответствии с повесткой заседания коллегии осуществляется отделом протокола управления документационного обеспечения аппарата администрации (далее - отдел протокола). Подготовка проекта решений осуществляется структурным подразделением администрации города Рязани - исполнителем, готовившим материалы по рассматриваемому вопросу, совместно с отделом протокола.

Решения коллегии могут содержать поручения главы администрации города Рязани, председательствовавшего на коллегии.

Решение коллегии оформляется на общем бланке и подписывается председательствовавшим на коллегии.

Текст решения коллегии, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной части.

2.1.1. В преамбуле кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной издания документа.

Преамбула в решениях коллегии завершается словами "коллегия администрация города Рязани р е ш и л а:", последнее слово печатается строчными буквами полужирным шрифтом вразрядку.

2.1.2. Распорядительная часть решения коллегии может состоять из нескольких пунктов, подпунктов.

Пункты имеют сквозную нумерацию для всего документа, нумеруются арабскими цифрами с точкой. Написание пункта начинается с прописной буквы.

Срок исполнения поручения, содержащийся в решении коллегии, прописывается конкретной датой, например:

до 28 августа 2015 года.

В качестве исполнителей называют структурные подразделения и (или) конкретных должностных лиц, например:

"Управлению инвестиционной политики, развития малого бизнеса и потребительского рынка администрации города Рязани (Фамилия И.О.)" и (или) "начальнику управления инвестиционной политики, развития малого бизнеса и потребительского рынка Фамилия И.О.".

Если поручения даются только начальникам управлений, то допустимо написание: "Начальникам управления транспорта Фамилия И.О., капитального строительства Фамилия И.О., градостроительства и архитектуры Фамилия И.О. в срок".

Последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа.

Не рекомендуется возлагать контроль на должностное лицо, которому в решении коллегии дано поручение.

В тексте слова "гражданин", "товарищ", "господин" перед фамилией не употребляются.

В случае, когда исполнителем является орган или организация, не подчиненные администрации города Рязани, применяется рекомендательная форма ("просить", "предложить", "рекомендовать").

В тексте решения коллегии не допускается подчеркивание и выделение слов. Исключение составляет слово "р е ш и л а".

Образец оформления решения коллегии приведен в приложении N 33.

Решения коллегии регистрируются отделом протокола согласно номенклатуре дел отделом протокола в СЭД.

Регистрационный номер решения коллегии состоит из порядкового номера решения коллегии в пределах календарного года.

Датой решения коллегии является дата проведения заседания коллегии.

Проект решения коллегии подлежит обязательному согласованию со следующими должностными лицами администрации города Рязани:

- начальник управления документационного обеспечения аппарата администрации города Рязани;

- заместитель главы администрации, руководитель аппарата.

До представления проекта решения на согласование в аппарат администрации указанный проект должен быть согласован заместителем главы администрации, курирующим структурное подразделение - исполнителя, готовившего материалы и проект решения.

Согласование проекта решения коллегии осуществляется как на бумажном носителе - на оборотной стороне проекта решения, так и в электронном виде, с использованием СЭД.

Исполнитель проекта решения коллегии создает в СЭД регистрационную карточку проекта решения коллегии и направляет его на согласование в электронном виде.

Решения коллегии должны быть подготовлены и представлены на подпись главе администрации города Рязани в течение 3 дней со дня проведения заседания.

После регистрации подписанного решения коллегии работники отдела протокола осуществляют его рассылку. Рассылка решений коллегии осуществляется членам коллегии и должностным лицам, не являющимся членами коллегии, с использованием СЭД.

В случае, если должностное лицо не является работником администрации города Рязани и пользователем СЭД, то заверенная копия решения направляется ему в бумажном виде.

Работники отдела протокола имеют право осуществлять аудиозапись во время заседания коллегии.

2.2. Протокольные мероприятия под председательством главы администрации города Рязани.

Результатами документационного оформления проведенных протокольных мероприятий под председательством главы администрации города Рязани (совещания, объезды территории города Рязани и т.п.) являются: протокол совещания у главы администрации города Рязани, протокольные поручения главы администрации города Рязани (далее - протокольные поручения).

2.2.1. Материалы для совещания у главы администрации города Рязани передаются в отдел протокола после согласования с первым заместителем главы администрации, заместителем главы администрации - заместителем главы администрации, руководителем аппарата, курирующим структурное подразделение администрации города Рязани, готовившими материалы по рассматриваемому вопросу.

Ведение и оформление проекта протокола по указанию председательствующего возлагается на работника структурного подразделения, готовившего материалы, или на работника отдела протокола.

2.2.2. Протоколы печатаются на общих бланках шрифтом Times New Roman, размером шрифта N 14.

Протоколы совещаний у главы администрации города Рязани издаются в краткой форме.

Текст краткого протокола совещания у главы администрации города Рязани состоит из двух частей (вводной и основной). В вводной части указываются дата, номер протокола, инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 полуторный междустрочный интервал от реквизита "Наименование документа". Датой протокола является дата проведения совещания.

Протоколам совещаний у главы администрации города Рязани присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Слово "Председательствующий" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Справа - должность председательствующего и инициалы с фамилией.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Справа - инициалы и фамилии присутствующих без указания должностей.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно шрифтом Times New Roman, размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола совещания у главы администрации города Рязани должен располагаться на листе таким образом, чтобы первая строка абзаца начиналась на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении проекта протокола совещания у главы администрации города Рязани на двух и более страницах вторая и последующие страницы протокола должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа.

Текст протокола совещаний у главы администрации города Рязани должен содержать достоверную и аргументированную информацию и излагать ее необходимо точно, не допуская различного толкования вопроса.

При подготовке проектов протоколов совещаний у главы администрации города Рязани необходимо употреблять полные наименования органов законодательной, представительной и исполнительной власти, структурных подразделений администрации города Рязани, предприятий, организаций и учреждений.

Протоколы совещаний у главы администрации города Рязани не должны содержать каких-либо сокращений (кроме оговоренных в самом тексте), аббревиатур или иных символов, затрудняющих прочтение текста.

Даты в тексте протокола совещаний у главы администрации города Рязани могут оформляться словесно-цифровым способом или цифровым способом.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения. Документ, отражающий особое мнение, утвержденный на совещании у главы администрации города Рязани, прилагается к протоколу и является его неотъемлемой частью.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Подпись отделяется от текста 3 одинарными междустрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 одинарный междустрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Проекты протоколов совещаний у главы администрации города Рязани и заместителей главы администрации представляются на подпись через отдел по обеспечению деятельности главы администрации и заместителей главы администрации управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Рассылка протоколов совещаний у главы администрации города Рязани осуществляется с использованием СЭД согласно списку на рассылку.

В случае, если должностное лицо не является работником администрации города Рязани и пользователем СЭД, то заверенная копия протокола направляется ему в бумажном виде.

Образец оформления краткого протокола совещания у главы администрации города Рязани приведен в приложении N 34.

2.2.3. По указанию главы администрации города Рязани решения, принятые по итогам совещания, по результатам объезда территории города Рязани могут быть оформлены протокольными поручениями.

В протокольные поручения подлежат включению: поручение главы администрации города Рязани, фамилии и инициалы ответственного исполнителя, сроки исполнения поручения.

Для обеспечения контроля за исполнением пунктов протокольных поручений работники сектора контроля исполнения документов и поручений отдела документационного обеспечения управления документационного обеспечения вносят эти пункты в регистрационно-контрольную карточку документа в СЭД и ставят их на контроль. Контроль за исполнением указанных пунктов может возлагаться на первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата, курирующего направление деятельности структурного подразделения - ответственном исполнителя. Информация о должностном лице, ответственного за контроль исполнения непосредственного пункта (контролере), также фиксируется в СЭД, в графе "Контроль".

Протокольные поручения подписываются заместителем главы администрации, руководителем аппарата и утверждаются главой администрации города Рязани.

Образец оформления протокольных поручений приведен в приложении N 35.

Приложение N 13
к Инструкции

Правила
оформления проектов служебных писем администрации города Рязани

1. К служебным письмам в администрации города Рязани предъявляются следующие требования:

- служебное (деловое) письмо составляется на бланках письма администрации города Рязани, письма структурного подразделения;

- оформление служебного письма должно соответствовать приложению N 16 настоящей Инструкции;

- служебное письмо подписывается руководством администрации города Рязани, руководством структурных подразделений в соответствии с делегированием главой администрации города Рязани своих полномочий, распределением должностных обязанностей между первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата, доверенностью администрации города Рязани, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями работников администрации города Рязани;

- служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны (например, служебное письмо подготовлено как ответ на обращение организации, в котором содержалось несколько вопросов) и по ним будет приниматься одно решение;

- служебное письмо не должно быть большим по объему (до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, служебное письмо может содержать более одной страницы текста), остальные материалы могут быть оформлены в виде приложения к этому письму;

- на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ;

- служебное письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений; содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно;

- служебное письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы.

2. Официальный характер служебной переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, при этом следует соблюдать:

- единый стиль оформления документа;

- установленные размеры служебных полей документа, соответствующие п. 2.2.3 настоящей Инструкции;

- правильное расположение адресата, подписи, даты, регистрационного номера и других реквизитов;

- одинаковые абзацные отступы;

- четкие, ясные оттиски печатных знаков и символов;

- ровную линию строк, букв;

- одинаковые пробелы между знаками, буквами и цифрами.

3. При оформлении проекта служебного письма не указывается название разновидности письма: Информационное письмо, сопроводительное письмо и др.

4. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства администрации города Рязани.

5. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый ...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Заключительная этикетная фраза "С уважением," по желанию вписывается лицом подписывающим документ собственноручно.

6. При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение "Уважаемые господа!".

При обращении к лицам одного профессионального круга используются обращения "Уважаемые коллеги!".

К лицам, составляющими определенную социальную группу, принято обращаться: "Уважаемые ветераны!", Уважаемые жители города Рязани!", "Уважаемые избиратели!".

Нарушением норм русского языка является обращение "многоуважаемый".

Не следует в служебной переписке использовать обращение "Дорогой ...!" или "Дорогие ...!".

7. В служебных письмах могут использоваться этикетные фразы для выражения просьбы, предложения, подтверждения, напоминания, требования, отказа, объяснения мотивов, интерпретации собственной позиции, благодарности и др.

Например:

Выражение просьбы:

"Просим Вас (выслать в наш адрес, направить нам, предоставить более подробную информацию, принять меры ...) ...".

"Прошу Вас (сообщить данные о ..., рассмотреть вопрос о ...) ...".

"Одновременно просим ... (а также просим ...)".

"Дополнительно просим ...".

Выражение предложения:

"Предлагаем Вам (заключить договор, совместно организовать и провести ...)".

"Готовы предложить Вам (интересующие Вас материалы ...)".

Выражения подтверждения:

"Подтверждаем (получение, согласие, сроки ...)".

"С благодарностью подтверждаем (получение Вашего заказа) ...".

"Администрация города Рязани подтверждает (согласие, предварительные договоренности, сроки ...)".

"Заверяем Вас в том, что ...".

Выражения напоминания:

"Напоминаем Вам, что (срок исполнения поручения истекает ..., в соответствии с ... Вы должны ...)".

"Напоминаем, что (срок представления документа истекает ...) ...".

Выражения требования:

"Требуем срочно выполнить взятые на себя обязательства ...".

"Требуем в кратчайшие сроки исполнить ...".

"Настаиваем на точном выполнении договора (аренды, купли-продажи) от ... N ...".

Выражения отказа:

"Ваше предложение отклонено по следующим причинам ...".

"Вынуждены отклонить ваше предложение из-за (по причинам ...) ...".

"Представленный Вами проект ... не может быть утвержден (принят, подписан) по следующим причинам ...".

"В связи с ... не считаем целесообразным принять Ваше предложение (согласиться в Вашим предложением)".

Объяснение мотивов:

"В порядке оказания консультативной (технической) помощи ...".

"В связи с ... считаем, что ...".

"В соответствии с договором (протоколом, письмом ...) ...".

"В подтверждении устных договоренностей ...".

"На основании соглашения (договора, контракта) между ...".

"В ответ на Ваше предложение (письмо) сообщаем, что ...".

"Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ...".

"Учитывая изменившуюся (экономическую, политическую) ситуацию ...".

"Учитывая социальную значимость объекта ...".

Интерпретация собственной позиции:

"Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам".

"Замечаний по представленному проекту не имеем".

"Считаем целесообразным ...".

Выражение благодарности:

"Благодарим Вас за (письмо, ответ ...)".

"Заранее благодарим за (участие, положительное решение, согласие ...)".

8. Служебные письма излагаются: от 3-го лица единственного числа ("Администрация города Рязани не считает возможным ..."), от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о ...", "Считаю возможным принять участие в ...").

9. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами администрации города Рязани.

В обязательном порядке служебные письма согласовываются (визируются):

- исполнителем документа;

- руководителем структурного подразделения, в подчинении которого находится исполнитель документа;

- первым заместителем главы администрации, заместителем главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата, курирующим направление деятельности структурного подразделения - исполнителя документа.

10. Служебные письма подписываются руководством администрации города Рязани или руководителем структурного подразделения в соответствии с делегированием отдельных полномочий главы администрации города Рязани, распределением обязанностей между первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, заместителем главы администрации, руководителем аппарата, положением соответствующего структурного подразделения.

11. Служебное письмо подготавливается в двух экземплярах либо по количеству адресатов, указанных в письме.

На втором экземпляре проекта письма исполнитель документа собирает все согласующие визы. На подпись руководству администрации города Рязани представляются все экземпляры письма. Второй экземпляр письма с визами остается на хранении в секторе документооборота.

В случае подготовки и согласования проекта письма в электронном виде с использованием СЭД письмо собственноручно подписывается руководством администрации города Рязани в одном экземпляре, который направляется адресату.

Перед отправкой это письмо проходит оцифровку и прикрепляется к регистрационно-контрольной карточке документа в СЭД.

Таким образом, в администрации города Рязани на хранении остается не бумажный, а электронный документ. Порядок заверения и использования электронных документов описан в Регламенте электронного документооборота в администрации города Рязани.

Приложение N 14
к Инструкции

Типовые сроки исполнения документов

Адресант	Вид документа	Срок исполнения
1	2	3
Совет Федерации, депутат Государственной Думы	Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы (депутатский запрос)	30 дней со дня его получения
	Парламентский запрос	15 дней со дня получения
Уполномоченный по правам человека в Российской Федерации	Заключение	1 месяц
	Запрос	15 дней со дня получения запроса
Уполномоченный по правам человека в Рязанской области	Запрос, заключение, рекомендация	30 дней
Уполномоченный по правам ребенка в Рязанской области	Запрос, заключение, рекомендация	30 дней
Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Российской Федерации	Обращение, запрос	15 дней со дня получения обращения
	Заключения на проекты нормативных правовых актов, затрагивающих права и законные интересы субъектов предпринимательской деятельности	30 дней со дня получения соответствующего заключения
Уполномоченный по защите прав предпринимателей в Рязанской области	Запрос	15 дней со дня получения обращения
Рязанская областная Дума	Запрос депутата Рязанской областной Думы	30 дней со дня получения запроса
	Запрос	15 дней со дня получения запроса
Рязанская городская Дума	Запрос депутата Рязанской городской Думы	15 рабочих дней, при необходимости проверки, получения дополнительных материалов - 30 дней со дня получения запроса
Прокуратура	Протест	10 дней с момента его поступления
	Представление	1 месяц со дня внесения представления
Контрольно-счетная палата Рязанской области	Запрос	14-дневный срок
	Представление	1 месяц со дня внесения представления
Контрольно-счетная палата города Рязани	Представление	1 месяц со дня получения представления
Администрация города Рязани	Поручения руководства администрации города Рязани данные	В срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания
	Поручения руководства администрации города Рязани данные с грифом "Срочно", "Весьма срочно"	3 дня
	Поручения руководства администрации города Рязани данные с грифом "Оперативно"	10 дней
Граждане и организации	Обращения (предложения, заявления, жалобы, устное обращение, принятое в ходе личного приема)	30 дней со дня регистрации письменного обращения
Юридические и физические лица	Заявления физических и юридических лиц по предоставлению муниципальных услуг	Согласно срокам, указанным в административных регламентах предоставления муниципальных услуг
Уполномоченные органы	Постановления по делам об административных правонарушениях	15 дней со дня получения

Приложение N 15
к Инструкции

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма, напечатанного через 1,5 междустрочный интервал

Приложение N 16
к Инструкции

Образец оформления служебного письма

Образец оформления служебного письма, напечатанного через 1 одинарный междустрочный интервал

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 17
к Инструкции

Маршрут
прохождения документа в администрации города Рязани от момента его получения до исполнения с резолюцией главы администрации города Рязани: "Прошу подготовить проект ответа"

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

Виды работ по документационному обеспечению	Сектор документооборота и контроля входящей и исходящей корреспонденции	Работник, осуществляющий предварительное рассмотрение документов главы администрации города Рязани	Глава администрации города Рязани	Работники приемных первого заместителя главы администрации, заместителя главы администрации, заместителя главы администрации - руководителя аппарата	Заместитель главы администрации, заместитель главы администрации - руководитель аппарата	Работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель
Экспедиционная обработка	-
Сортировка и распределение документов	-
Регистрация документа в СЭД и постановка его на контроль	-
Подготовка проекта резолюции		-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"			-
Постановка на контроль, осуществление рассылки резолюции главы администрации города Рязани исполнителям в СЭД		-
Подготовка проекта резолюции заместителю главы администрации				-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"					-
Постановка на контроль и осуществление рассылки резолюции заместителя главы администрации в СЭД исполнителям				-
Подготовка проекта резолюции руководителя подразделения						-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"							-
Постановка на контроль и осуществление рассылки резолюции руководителя подразделения исполнителям в СЭД						-
При отсутствии СЭД у исполнителей: распечатка документа и резолюций к нему из СЭД и передача их на исполнение исполнителю						-
Исполнение (подготовка проекта письма)								-
Визирование								-
Написание отчета исполнителя в СЭД								-
Без использования СЭД исполнителем: написание отчета исполнителя в СЭД						-
Предварительное рассмотрение проекта письма (проверка на наличие ошибок, подготовлен ли ответ по существу)						-
Передача проекта письма на визирование руководителю подразделения						-
Рассмотрение, корректировка проекта письма							-
Визирование							-
Снятие поручения руководителя структурного подразделения с контроля						-
Написание отчета об исполнении поручения заместителя главы администрации						-
Передача проекта письма на визирование заинтересованным должностным лицам администрации города Рязани в бумажном виде								-
Представление завизированного всеми заинтересованными лицами проекта письма в приемную заместителю главы администрации для визирования								-
Предварительное рассмотрение проекта письма (проверка на наличие ошибок, подготовлен ли ответ по существу)				-
Передача проекта письма на визирование заместителю главы администрации				-
Рассмотрение, корректировка проекта письма					-
Визирование					-
Снятие поручения заместителя главы администрации с контроля				-
Написание отчета об исполнении поручения главы администрации города Рязани				-
Передача завизированного проекта письма на подпись главе администрации города Рязани				-
Предварительное рассмотрение проекта письма (проверка на наличие ошибок, подготовлен ли ответ по существу)		-
Рассмотрение проекта письма			-
Подписание письма			-
Снятие поручения главы администрации города Рязани с контроля		-
Передача на регистрацию подписанного письма		-
Регистрация	-
Снятие входящего документа с контроля в СЭД	-
Отправка документа адресату (заявителю)	-
Списание документа в дело в СЭД	- (оригинал)	- (копия)		- (копия)		- (копия)
Формирование документа в дело, текущее хранение дел	-
Подготовка и передача документов в архив	-

Приложение N 18
к Инструкции

Маршрут
прохождения документа в администрации города Рязани от момента его получения до исполнения с резолюцией руководства администрации города Рязани: "Прошу дать ответ заявителю"

Виды работ по документационному обеспечению	Сектор документооборота и контроля входящей и исходящей корреспонденции	Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов руководства администрации города Рязани	Руководство администрации города Рязани	Работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель
Экспедиционная обработка	-
Сортировка и распределение документов	-
Регистрация документа в СЭД	-
Подготовка проекта резолюции		-
Передача документа на рассмотрение		-	-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"			-
Постановка на контроль, осуществление рассылки резолюции руководства администрации города Рязани исполнителям в СЭД		-
Подготовка проекта резолюции руководителя подразделения				-
Передача на рассмотрение руководителю подразделения				-	-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"					-
Постановка на контроль и осуществление рассылки резолюции руководителя подразделения исполнителям в СЭД				-
При отсутствии СЭД у исполнителей: распечатка документа и резолюций к нему из СЭД и передача их на исполнение исполнителю				-
Исполнение (подготовка проекта письма)						-
Визирование						-
Передача проекта письма на визирование руководителю подразделения, написание отчета исполнителя в СЭД						-
Без использования СЭД исполнителем: написание отчета об исполнении				-
Предварительное рассмотрение, корректировка проекта письма				-
Рассмотрение, корректировка или подписание письма					-
Снятие поручения руководителя структурного подразделения с контроля				-
Регистрация исходящего письма в СЭД, осуществление связки документа-ответа с входящим документом				-
Написание отчета об исполнении поручения руководства администрации города Рязани				-
Направление письма адресату				-
Рассмотрение в СЭД в связке документа-ответа структурного подразделения		-
Рассмотрение отчета исполнителя (структурного подразделения) и снятие с контроля в СЭД поручения руководства администрации города Рязани		-
Снятие с контроля регистрационно-контрольной карточки документа в СЭД	-
Списание документа в дело в СЭД	- (подлинник)	- (копия)		- (копия)
Формирование документа в дело, текущее хранение дел	-
Подготовка и передача документов в архив	-

Письма-ответы структурных подразделений в адрес заявителей по резолюции "Прошу дать ответ заявителю" руководством администрации города Рязани в бумажном виде в дело не списываются.

Приложение N 19
к Инструкции

Маршрут
прохождения документа в администрации города Рязани от момента его получения до исполнения, оформленного с нарушением требований (возврат на доработку)

Виды работ по документационному обеспечению	Сектор документооборота и контроля входящей и исходящей корреспонденции	Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов руководства администрации города Рязани	Руководство администрации города Рязани	Работник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения	Руководитель структурного подразделения	Исполнитель
Экспедиционная обработка	-
Сортировка и распределение документов	-
Регистрация документа в СЭД	-
Подготовка проекта резолюции		-
Передача документа на рассмотрение		-	-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"			-
Постановка на контроль, осуществление рассылки резолюции руководства администрации города Рязани исполнителям в СЭД		-
Подготовка проекта резолюции руководителя подразделения				-
Передача на рассмотрение руководителю подразделения				-	-
Осуществление рассмотрения и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"					-
Постановка на контроль и осуществление рассылки резолюции руководителя подразделения исполнителям в СЭД				-
При отсутствии СЭД у исполнителей: распечатка документа и резолюций к нему из СЭД и передача их на исполнение исполнителю				-
Исполнение (подготовка проекта письма)						-
Визирование						-
Передача проекта письма на подпись руководителю подразделения, написание отчета исполнителя в СЭД						-
Без использования СЭД исполнителем: написание отчета об исполнении				-
Предварительное рассмотрение, корректировка проекта письма				-
Возврат проекта письма на доработку				-
Доработка письма						-
Подготовка проекта письма в адрес руководителя администрации города Рязани, являющегося контролером поручения, о продлении сроков исполнения поручения						-
Предварительное рассмотрение, корректировка проекта письма о продлении сроков исполнения поручения				-
Подписание письма о продлении сроков исполнения поручения					-
Регистрация письма о продлении сроков исполнения поручения со связкой в СЭД "Продляет" к входящему документу				-
Рассмотрение письма о продлении сроков исполнения поручения		-
Подготовка проекта резолюции о согласовании (несогласовании) переноса сроков исполнения поручения		-
Осуществление подписания и (или) корректировки резолюции в СЭД с использованием планшетного компьютера и программного обеспечения "АРМ Руководителя"			-
Осуществление рассылки резолюции автору письма о продлении сроков исполнения поручения (исполнителю)		-
Корректировка плановой даты исполнения поручения в СЭД		-		-
Подготовка проекта письма-уведомления заявителя о продлении сроков рассмотрения его обращения						-
Предварительное рассмотрение, корректировка проекта письма-уведомления заявителя о продлении сроков рассмотрения его обращения				-
Подписание письма-уведомления заявителя о продлении сроков рассмотрения его обращения					-
Регистрация письма-уведомления заявителя о продлении сроков рассмотрения его обращения со связкой в СЭД				-
Оформление к отправке и направление письма-уведомления о продлении сроков рассмотрения обращения заявителю				-
Подготовка проекта письма с учетом доработки						-
Визирование						-
Передача проекта письма на подпись руководителю подразделения Написание отчета исполнителя в СЭД						-
Без использования СЭД исполнителем: написание отчета об исполнении				-
Предварительное рассмотрение, корректировка проекта письма				-
Подписание письма					-
Снятие поручения руководителя структурного подразделения с контроля				-
Регистрация исходящего письма в СЭД, осуществление связки документа-ответа с входящим документом				-
Написание отчета об исполнении поручения руководства администрации города Рязани				-
Рассмотрение в СЭД в связке документа-ответа структурного подразделения		-
Рассмотрение и снятие с контроля в СЭД отчета исполнителя (структурного подразделения) поручения руководства администрации города Рязани		-
Снятие с контроля регистрационно-контрольной карточки документа в СЭД	-
Списание документа в дело в СЭД	- (подлинник)	- (копия)		- (копия)
Формирование документа в дело, текущее хранение дел	-
Подготовка и передача документов в архив	-

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к Инструкции
(с изменениями от 31 октября 2016 г.)

                                ФОРМА

               НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Администрация города Рязани

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N ______

____________________

(место составления)

На _____________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения                  Подпись          И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела документационного

обеспечения управления документационного обеспечения

аппарата администрации                      Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Начальник отдела муниципального

архива управления документационного обеспечения

аппарата администрации                      Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________ году

в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности работника,

ответственного за ведение делопроизводства

структурного подразделения                  Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговые   сведения  переданы   в  отдел  документационного   обеспечения

управления документационного обеспечения аппарата администрации

Наименование должности лица,

передавшего сведения                        Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к п. 4.1.4 Инструкции
(с изменениями от 31 октября 2016 г.)

                               ФОРМА

              НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ

Администрация города Рязани             УТВЕРЖДАЮ

                                        Глава администрации города Рязани

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                                        ____________________ И.О. Фамилия

___________ N _____________             Дата

___________________________

   (место составления)

На ____________________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	Название раздела

Начальник управления документационного обеспечения

аппарата администрации                      Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Виза начальника отдела муниципального архива управления документационного

обеспечения  аппарата администрации

СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                          Протокол ЭПК главного архивного

от ____________ N ________           управления Рязанской области

                                     от ____________ N __________________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________ году

в администрации города Рязани

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Начальник управления документационного обеспечения

аппарата администрации                      Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,

передавшего сведения                        Подпись          И.О. Фамилия

Дата

Приложение N 22
к Инструкции

Порядок
заполнения граф номенклатуры дел

Номенклатура дел администрации города Рязани составляется по установленной форме (приложение N 21).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города Рязани цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03/1/1/2-05, где 03/1/1/2 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы с N __ по N __ территориального управления - префектуры района по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название администрации города Рязани или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с организациями всех форм собственности о деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Губернатором и Правительством Рязанской области о деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с правоохранительными органами по юридическим вопросам, вопросам охраны правопорядка.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Квартальные отчеты о численности и оплате труда работников администрации (ф. N 1-Т (ГМС).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭК администрации города Рязани или ЭПК ГАУ РО срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган власти для продолжения и др.

Если в течение года в администрации города Рязани возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 23
к Инструкции

Правила
формирования дел в структурных подразделениях, учета дел и организации их хранения

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

1. При формировании дел в структурных подразделениях администрации города Рязани необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 200 листов, при толщине не более 2,5 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

4. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

а) протоколы и решения коллегии;

б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

5. Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения.

Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

6. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

7. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

8. Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы администрации города Рязани, ее структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

9. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел администрации города Рязани, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

11. Дела со дня их заведения до передачи в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

12. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

13. В каждом структурном подразделении выделяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство в структурном подразделении). Руководители структурных подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел, находящихся на текущем хранении.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

14. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

15. Дела документального фонда администрации города Рязани, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

16. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, начальника управления документационного обеспечения, при реорганизации и ликвидации администрации города Рязани или его структурного подразделения.

17. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

18. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

19. Выдача дел другим структурным подразделениям производится по согласованию начальником управления документационного обеспечения. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов по поручению главы администрации города Рязани или заместителя главы администрации, руководителя аппарата по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику администрации города Рязани, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится по согласованию с главой администрации города Рязани с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к Инструкции
(с изменениями от 31 октября 2016 г.)

                                ФОРМА

            ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

              И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

                       Администрация города Рязани

              _______________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                                  УТВЕРЖДАЮ

                                  Руководитель структурного подразделения

                                  Подпись             Расшифровка подписи

                                  Дата

                             Опись N _____

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

В данную опись внесено ______________________ дел с N ___________________

                        (цифрами и прописью)

по N _____________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи                 Подпись             Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела муниципального

архива управления документационного обеспечения

аппарата администрации            Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Передал _____________________________________________________________ дел

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения        Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Принял _______________________ дел и ____________________________________

         (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника

отдела муниципального архива управления документационного обеспечения

аппарата администрации     Подпись             Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* - Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 25
к Инструкции

Порядок
составления описей дел

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

В структурных подразделениях администрации города Рязани описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации. По этим описям документы сдаются в архив.

Основой для составления описей дел является номенклатура дел.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения в 4 экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения в 2 экземплярах; дела по личному составу в 3 экземплярах. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 24) и представляются в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Опись дел постоянного срока хранения структурного подразделения администрации города Рязани должна включать в себя завершенные в делопроизводстве документы постоянного срока хранения.

Опись дел структурного подразделения администрации города Рязани составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями администрации города Рязани, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит отдел муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации и по которой сдают дела на хранение в государственное казенное учреждение Рязанской области "Государственный архив Рязанской области".

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

- порядковый номер дела (тома, части) по описи;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений администрации города Рязани согласовывается с отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации;

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе приложение к делу, сформированное в отдельный том, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.;

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется один одинарный междустрочный интервал (не менее 1 см).

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации и утверждается руководителем структурного подразделения.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 30) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании ЭК администрации города Рязани одновременно. Согласованные ЭК описи и акт утверждаются главой администрации города Рязани только после согласования с ЭПК ГАУ РО. После этого разрешается уничтожить дела, включенные в данный акт, в соответствии с установленным порядком.

После утверждения сводного акта о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, вес бумажной макулатуры.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 26
к Инструкции

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

С изменениями и дополнениями от:

31 октября 2016 г.

1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 27). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять черными чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области"; наименование администрации города Рязани; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела (проставляется отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование государственного казенного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (штамп проставляется отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации);

- наименование администрации города Рязани указывается полностью (штамп проставляется отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации);

- наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;

- делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

- заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК ГАУ РО (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом работника отдела кадровой политики аппарата администрации.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности администрации города Рязани, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации карандашом только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГАУ РО.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела). Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 28). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 29), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

К делам постоянного хранения составляется лист использования документов, который помещается в начале дела.

Лист должен иметь следующую информацию:

- номер фонда, опись;

- регистрационный номер дела, заголовок;

- дата использования конкретной единицы хранения;

- фамилия и инициалы лица, которому были выданы документы с целью ознакомления;

- характер использования документа (просмотр, чтение, выписка информации, копирование документа и т.д.);

- номера использованных листов документа;

- подпись лица, которым была использована информация, находящаяся в конкретном документе.

Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы администрации города Рязани являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке, подлежат передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Государственный архив Рязанской области".

Выдача дел из архива администрации города Рязани структурным подразделениям производится по запросу с разрешения начальника управления документационного обеспечения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации города или его заместителей по актам, на срок не более трех месяцев.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится по поручению главы администрации города Рязани, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает проведение экспертизы ценностей документов.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение создается ЭК. Функции, права и организация работы которой определяются положением об ЭК, утвержденной постановлением администрации города Рязани.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дел для передачи в архив администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" для дальнейшего хранения в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города Рязани путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

3. Подготовка и передача документов в архив.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города Рязани после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации города Рязани не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив администрации города Рязани осуществляется по графику, составляемому отделом муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации города Рязани работником отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города Рязани.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится работником отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника отдела муниципального архива управления документационного обеспечения аппарата администрации и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, журналы, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города Рязани лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику (родственному структурному подразделению) или в архив независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 27
к Инструкции

                                 ФОРМА

                        ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО

                  И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

		Фонд N
		Опись N
		Дело N

Штамп с наименованием

архивного учреждения

                      Администрация города Рязани

                            город Рязань

                 Наименование структурного подразделения

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           Дело N _______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                          (Заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                           (Крайние даты)

                       Том N _______________

                                                      На _________ листах

                                                      Хранить ___________

Фонд N
Опись N
Дело N

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28
к Инструкции

                                ФОРМА

                         ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

                     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния в формировании дел	Номера листов
1	2

_________________________ ________________ ______________________________

       (должность)             подпись           (расшифровка подписи)

         (дата)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 29
к Инструкции

                                ФОРМА

                    ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

Внутренняя опись документов дела N ________

NN пп	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5

Итого ________________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 30
к Инструкции

                               ФОРМА

               АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,

                        НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

Администрация города Рязани                    УТВЕРЖДАЮ

         АКТ                      Руководитель структурного подразделения

______________ N __________       Подпись             Расшифровка подписи

___________________________                       Дата

   (место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы  администрации  города  Рязани

за ______________

      (годы)

NN п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Крайние даты дел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
1.
2.

Итого: (__________________________) единицы хранения за ____________ год.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК главного архивного управления Рязанской

области (протокол от _____________ N ___________________________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                    Подпись        Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации города Рязани

от ___________ N __________

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

весом ____________________ кг сданы в ___________________________________

                    (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________ N __________

Наименование должности работника,

сдавшего документы                     Подпись        Расшифровка подписи

Изменение в учетные документы внесены

Наименование должности

сотрудника, внесшего изменения

в учетные документы                    Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 31
к Инструкции

Образец оформления правового акта

Приложение N 32
к Инструкции

Образец оформления полного протокола

Приложение N 33
к Инструкции

Образец оформления решения коллегии

Приложение N 34
к Инструкции

Образец оформления краткого протокола совещания у главы администрации города Рязани

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 36
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

                   ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Глава администрации города Рязани

                                        ____________________ И.О. Фамилия

                                        _____ __________ 2015 года

                        ПРОТОКОЛЬНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ

       главы администрации города Рязани от __________________ года

         по вопросу "О благоустройстве территории города Рязани"

                                                                N _______

N п/п	Поручение	Ответственный исполнитель	Срок исполнения поручения
1	2	3	4
1.	Осуществлять ...	Фамилия И.О.
2.	Подготовить предложения по ...	Фамилия И.О.
3.	Проработать вопрос о ...	Фамилия И.О.
4.	Провести благоустройство территории по улице ...	Фамилия И.О.

Заместитель главы администрации,

руководитель аппарата                      подпись           И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 37
к Инструкции

                               ОБРАЗЕЦ

                   ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛЬНЫХ ПОРУЧЕНИЙ

                                        УТВЕРЖДАЮ

                                        Глава администрации города Рязани

                                        ____________________ И.О. Фамилия

                                        ____ ________________ 2015 года

                        ПРОТОКОЛЬНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ

         по итогам совещания у главы администрации города Рязани

                  по вопросу "О (или Об ...) ......"

                      от ___ __________ ___ года

                                                                N _______

N п/п	Поручение	Ответственный исполнитель	Срок исполнения поручения
1	2	3	4
1.	Подготовить ....	Фамилия И.О.
2.	Обеспечить организацию ....	Фамилия И.О.
3.	Проработать с ... вопрос о возможности ....	Фамилия И.О.

Заместитель главы администрации,

руководитель аппарата                     подпись            И.О. Фамилия

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38
к Инструкции

                                 ФОРМА

                  ЛИСТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

                       Администрация города Рязани

                  Лист использования архивных документов

Фонд N ________________ Опись N _______________ Дело N __________________

Заголовок дела __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано (фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	Номера использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Рязани от 31 октября 2016 г. N 4717 настоящая Инструкция дополнена приложением N 39

Приложение N 39
к Инструкции

Правила
подготовки "дорожных карт", планов мероприятий, программ сотрудничества

1.1. При подготовке проектов "дорожных карт", планов мероприятий, программ сотрудничества (далее - "дорожные карты") необходимо, чтобы:

- указанные в "дорожных картах" мероприятия и (или) поручения не выходили за рамки полномочий исполнителя этого мероприятия и (или) поручения;

- было исключено издание дополнительных "дорожных карт" по вопросам, затронутым в "дорожной карте";

- были указаны конкретные виды и объемы работ, конкретные и реальные сроки исполнения и исполнители (должностные лица, структурные подразделения администрации, юридические и физические лица);

- формулировки были четкими и краткими, исключающими двоякое толкование вопроса.

1.2. Ответственность за обеспечение качества и соблюдение сроков подготовки проектов "дорожных карт", за достоверность информации, указанной в них, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее подписанными документами, аккуратность оформления и их соответствие Инструкции, установление обоснованных сроков исполнения мероприятий и (или) поручений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации города, которыми подготовлен проект "дорожной карты" (далее - исполнитель).

Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов, согласования с заинтересованными сторонами, определение рассылочного перечня возлагается на исполнителей.

1.3. Исправления и правки в тексте "дорожных карт" не допускаются.

1.4. Право подписания (утверждения) "дорожных карт" имеют глава администрации города Рязани, заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, руководители структурных подразделений.

Заместители главы администрации, заместитель главы администрации, руководитель аппарата, руководители структурных подразделений подписывают (утверждают) "дорожные карты" по курируемым направлениям деятельности.

1.5. Отклоненный проект "дорожной карты" возвращается исполнителю для доработки и переоформления, а затем повторно согласовывается.

1.6. Регистрация, текущее хранение подлинников "дорожных карт" осуществляется отделом документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

1.7. "Дорожные карты" вступают в силу со дня их утверждения или подписания, если иное не предусмотрено в самих "дорожных картах".

1.8. Проекты "дорожных карт" изготавливаются в количестве, соответствующем количеству сторон подписывающих (утверждающих) "дорожную карту", на стандартных листах бумаги формата А4.

Если "дорожная карта" состоит из двух и более листов, то нумерация листов осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля, начиная со второго листа.

1.9. Для подписания "дорожной карты" используется гриф утверждения документа.

Ниже реквизита "гриф утверждения документа" по центру листа печатается заголовок документа.

1.11. "Дорожная карта" оформляется в виде таблицы.

Помимо поручения и (или) мероприятия в "дорожную карту" подлежат включению: наименование структурного подразделения или конкретные должностные лица, юридические лица, являющиеся исполнителями, сроки исполнения поручения или мероприятия.

Срок исполнения оговаривается конкретной датой.

Оформление срока словами "постоянно", "по согласованию", "по мере выполнения", "в течении" не допустимо.

Если поручение или мероприятие даются нескольким структурным подразделениям, должностным лицам, то ответственным за подготовку и обобщение отчета об исполнении поручения и (или) мероприятия "дорожной карты" будет являться то структурное подразделение или должностное лицо, которое указано первым.

1.12. Контроль за исполнением структурными подразделениями, должностными лицами администрации города Рязани "дорожной карты" осуществляет отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации.

Контроль за исполнением "дорожной карты" сторонними организациями осуществляет исполнитель, подготовивший проект "дорожной карты".

1.13. Перед представлением проекта "дорожной карты" на подпись (утверждение) главе администрации города Рязани, заместителям главы администрации, заместителю главы администрации, руководителю аппарата, руководителю структурного подразделения, она должна быть согласована со всеми заинтересованными должностными лицами.

Срок согласования в каждой инстанции не должен превышать трех рабочих дней.

1.14. Визирование (согласование) оформляется словом СОГЛАСОВАНО и располагается на оборотной стороне последнего листа проекта "дорожной карты".

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Ниже проставляются визы, включающие в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату согласования.

Визы отделяются одна от другой одним полуторным междустрочным интервалом.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте "дорожной карты", отсутствует, то "дорожную карту" подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать "дорожные карты" с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Допускается оформлять визы согласования на отдельном "Листе согласования".

1.15. Не допустимо давать поручение и (или) ставить ответственным за выполнение определенного поручения и (или) мероприятия структурное подразделение, должностное лицо, орган государственной власти, орган местного самоуправления и иное юридическое лицо, если проект "дорожной карты" ими не согласован или не утвержден.

1.16. Подписанные "дорожные карты" направляются в отдел документационного обеспечения управления документационного обеспечения аппарата администрации для их регистрации, рассылки и контроля.

Датой регистрации "дорожной карты" является дата ее подписания (утверждения). Регистрация осуществляется в соответствии с Регламентом электронного документооборота в администрации города Рязани.

1.17. Рассылку "дорожной карты" определяет исполнитель. Рассылочный перечень печатается внизу на оборотной стороне последнего листа после согласующих подписей или на "Листе согласования".

1.18. Вносить изменения в "дорожные карты" могут только структурные подразделения - исполнители.