Приказ Архивного агентства Сахалинской области от 22 февраля 2013 г. N 15-п "Об утверждении административного регламента предоставления государственной услуги "Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области"

С изменениями и дополнениями от:

27 мая 2013 г.

В соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", постановлением Правительства Сахалинской области от 21.06.2011 N 233 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг", Постановлением администрации Сахалинской области от 16.12.2009 N 521-па "Об утверждении Положения об архивном агентстве Сахалинской области", приказом архивного агентства Сахалинской области от 21.12.2012 N 85-п "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства и Порядка работы (ЭПК)" приказываю:

1. Утвердить административный регламент архивного агентства Сахалинской области по предоставлению государственной услуги "Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области" (прилагается).

2. Опубликовать настоящий приказ в газете "Губернские ведомости".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель агентства

А.И. Костанов

Административный регламент предоставления государственной услуги
Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения
о включении архивных документов в состав Архивного фонда
Сахалинской области"
(утв. приказом Архивного агентства Сахалинской области
от 22 февраля 2013 г. N 15-п)

С изменениями и дополнениями от:

27 мая 2013 г.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Настоящий административный регламент предоставления государственной услуги "Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области" (далее - административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий по предоставлению государственной услуги, ответственность должностных лиц при предоставлении государственной услуги архивным агентством Сахалинской области.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного агентства Сахалинской области от 27 мая 2013 г. N 56-п в пункт 1.2 раздела 1 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Описание заявителей, а также физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги

Право на получение государственной услуги имеют организации, общественные объединения и граждане (далее - заявители).

Полномочиями выступать от имени заявителей при предоставлении государственной услуги обладают их законные представители или доверенные лица при наличии доверенности.

1.3. Порядок информирования о порядке предоставления государственной услуги

1.3.1. Место нахождения архивного агентства Сахалинской области (далее - Агентство) и его почтовый адрес: 693020, г. Южно-Сахалинск, ул. Дзержинского.

График работы: четверг: 9.00-18.15; пятница - 9.00-17.00. перерыв: 13.00-14.00, суббота-воскресенье: выходной день.

Способы получения информации о месте нахождения Агентства и графике его работы:

- на официальном интернет-сайте Агентства;

- непосредственно в Агентстве;

- с использованием средств телефонной связи;

- при письменном обращении;

- в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области" - далее портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) - далее Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).

1.3.2. Справочные телефоны: 8 (4242) 46-81-61, 46-81-63, 46-81-55, факс: 8 (4242)46-81-61.

1.3.3. Адрес официального сайта Агентства: http://sakharchive.ru.

Адрес электронной почты Агентства: up_sakharchives@mail.ru.

Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области: http://rgu.admsakhalin.ru.

Адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций): www.gosuslugi.ru.

1.3.4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги сообщается заявителям:

- при личном приеме;

- по телефону;

- по почте, в том числе электронной почте; посредством размещения сведений в информационно-

телекоммуникационных сетях общего пользования, в том числе в сети Интернет;

- на информационном стенде, расположенном в здании Агентства;

- посредством размещения сведений на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области;

- посредством размещения сведений на Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

Сведения о ходе предоставления государственной услуги сообщаются заявителям:

- при личном приеме;

- по телефону;

- по почте, в том числе электронной почте.

1.3.5. Информирование проводится в форме:

- устного информирования;

- письменного информирования.

1.3.6 Устное информирование осуществляется специалистами Агентства при обращении заявителей за информацией лично или по телефону.

Специалисты Агентства, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.

Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для его информирования.

1.3.7. При ответах на телефонные звонки специалисты Агентства подробно, в корректной форме, информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который обратились заявители, фамилии, имени, отчества и должности специалиста Агентства, принявшего телефонный звонок.

При устном обращении заявителей (по телефону) специалисты Агентства дают ответы самостоятельно. Если специалист Агентства, к которому обратился заявитель, не может ответить на вопрос самостоятельно, то заявитель должен быть направлен к другому специалисту или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, либо специалист может предложить заявителю обратиться письменно.

1.3.8. Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).

Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, инициалов, номера телефона специалиста Агентства.

Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заявителя.

Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по адресу, указанному в обращении.

1.3.9 Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги.

Информационный стенд Агентства содержат следующую информацию:

- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;

- о справочных телефонах Агентства, его структурного подразделения, непосредственно предоставляющего государственную услугу;

- об адресе официального сайта Агентства в сети Интернет и адресе его электронной почты;

- об адресах портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

- о перечне необходимых для предоставления государственной услуги документов, их формы, образцы заполнения, способ получения, в том числе в электронной форме;

- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Официальный сайт Агентства содержит следующую информацию:

- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;

- о справочных телефонах Агентства, его структурном подразделении, непосредственно предоставляющем государственную услугу;

- об адресе электронной почты Агентства;

- об адресах портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

- о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

- о перечне необходимых для предоставления государственной услуги документов, их формы, образцы заполнения, способ получения, в том числе в электронной форме;

- извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Региональные государственные информационные системы - Реестр и портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области содержат следующую информацию:

- о месте нахождения и графике работы Агентства, а также способах получения указанной информации;

- о справочных телефонах Агентства, его структурного подразделения, непосредственно предоставляющего государственную услугу;

- об адресе официального сайта Агентства в сети Интернет и адресе его электронной почты;

- об адресе Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги, сведений о ходе исполнения государственной услуги, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций);

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих предоставление государственной услуги.

Раздел 2. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование государственной услуги

Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

2.2. Наименование органа исполнительной власти Сахалинской области, непосредственно предоставляющего государственную услугу

2.2.1. Уполномоченным органом по предоставлению государственной услуги является Агентство.

2.2.2. Агентство не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Сахалинской области.

2.3. Результат предоставления государственной услуги

Результатом предоставления государственной услуги является:

- решение о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области;

- решение об отказе о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

2.4. Сроки предоставления государственной услуги

2.4.1. Решение о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области принимается не позднее 45 календарных дней со дня поступления и регистрации документов в Агентстве.

2.4.2. Решение об отказе о включении архивных документов в состав Архивного фонда Сахалинской области принимается не позднее 45 календарных дней со дня поступления и регистрации документов в Агентстве.

2.4.3. Выдача документов, являющихся результатом исполнения государственной услуги - 11 дней со дня проведения заседания ЭПК.

2.4.4. Время ожидания приема заявителями в случае непосредственного обращения в Агентство при подаче, получении документов или получении информации по вопросам исполнения государственной услуги, в том числе о ходе исполнения государственной услуги не должно превышать 10 минут.

2.5. Правовые основания для предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 52 (ч. 3), ст. 5689; 2006, N 19, ст. 2069);

- Федеральным Законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (принят Государственной Думой 07.07.2010, одобрен Советом Федерации 14.07.2010);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения"" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 12 ноября 2007 г. N 46);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16.02.2009 N 68 "О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук";

- приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"" (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380);

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федеральной архивной службы России от 06.02.2002 (М; 2003);

- ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3.03.2003 N 65-ст (по заключению Минюста России данный документ в государственной регистрации не нуждается - письмо Минюста России от 4.04.2003 N 07/3276-ЮД) (М; ИПК Издательство стандартов, 2003);

- Законом Сахалинской области от 01.11.2005 N 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области" (газета "Губернские ведомости", N 209 (2434) от 09.22.2005);

- постановлением Правительства Сахалинской области от 21.06.2011 N 233 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг", "Губернские ведомости", N 114(3801), 25.06.2011;

- распоряжением Правительства Сахалинской области от 17.06.2011 N 408-р "Об утверждении Перечня государственных услуг (функций) органов исполнительной власти Сахалинской области, для которых должны быть разработаны административные регламенты и информация о которых должна быть размещена в региональном Реестре и на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области";

- распоряжением администрации Сахалинской области от 16.12.2009 N 521-па "Об утверждении положения об архивном агентстве Сахалинской области" ("Губернские ведомости" от 25.12.2009 N 236);

- приказом архивного агентства Сахалинской области от 21.12.2012 N 85-п "Об утверждении Положения об экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного агентства и Порядка работы ЭПК" (газета "Губернские ведомости" от 25.12.2012 N 236).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги

2.6.1. Государственная услуга предоставляется: - на основании письменного обращения (далее - обращение) в Агентство заявителя, представленное в соответствии со сроками планов-графиков упорядочения и передачи документов от организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов (органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан далее - источники комплектования государственных и муниципальных архивов).

Заявитель представляет в Агентство с сопроводительным письмом, написанным в произвольной форме и подписанным руководителем организации или его заместителем, подготовленные проекты документов на бумажном носителе, перечисленные в пунктах 2.6.2-2.6.4., а также обозначенные в Приложениях 1-7 настоящего административного регламента;

2.6.2. При предоставлении описей дел, документов постоянного срока хранения заинтересованных источников комплектования государственных и муниципальных архивов представляются также (в зависимости от типа обращения):

- справочный аппарат к описям (титульный лист, предисловие, при необходимости - оглавление, указатели, список сокращенных слов);

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, имеющих в Перечнях отметку "ЭПК";

- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны за подписью заявителя с изложением результатов розыска и причин отсутствия документов (представляется в случае утраты документов);

2.6.3. При предоставлении описей дел постоянного хранения фондов, прошедших описание, переработку или усовершенствование в государственных и муниципальных архивах предоставляются также (в зависимости от типа обращения):

акт переработки (описания) документов; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2.6.4. Сдаточные описи документов личного происхождения представляются с заключением о качестве подготовки документа, составленным государственным или муниципальным архивом.

2.6.5. Запрещается требовать от заявителя:

- предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением данной государственной услуги;

- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

- оформление представленных документов с нарушением требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (М;2007) (Приложения 1-7 к настоящему регламенту);

- оформление представленных документов с нарушением требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов";

- представление неполного комплекта документов, перечисленных в пунктах 2.6.2.-2.6.4. настоящего административного регламента.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

2.8.1. Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.

2.8.2. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги отсутствуют.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной услуги

Государственная услуга предоставляется Агентством бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления услуги

2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги составляет 10 минут.

2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления услуги составляет 5 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги

Регистрация запроса заявителя о предоставлении государственной услуги осуществляется в день его поступления в Агентство.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.12.1. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов Агентства.

Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны быть оборудованы автоматической пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.12.2. Места ожидания и заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями, скамьями, а также столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей.

Количество мест определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении.

2.12.3. Здание, в котором расположено Агентство, должно быть оборудовано входом для свободного доступа заявителей, информационной табличкой (вывеской) с наименованием и адресом нахождения.

2.12.4. Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками) для заполнения документов, а также бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заявителями.

2.12.5. Прием заявителей осуществляется в кабинетах, которые оборудуются информационными табличками с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени и отчества специалиста Агентства, осуществляющего предоставление государственной услуги.

Рабочие места специалистов Агентства, предоставляющих государственную услугу, оборудуются столами, стульями, компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме предоставлять услугу.

2.12.6. Информационный стенд Агентства содержит информацию, указанную в п. 1.3.9. настоящего регламента.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги

2.13.1. Показатели качества предоставления государственной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления услуги;

- количество жалоб на качество предоставления услуги от общего числа заявителей.

2.13.2. Показатели доступности предоставления государственной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством информации о порядке предоставления услуги.

2.14. Иные требования

2.14.1. Особенности предоставления государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг.

Возможность предоставления данной государственной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг отсутствует.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения,
в том числе в электронной форме

3.1. Исчерпывающий перечень административных процедур

Предоставление государственной услуги включает в себя следующую административную процедуру - предоставление заявителю решения о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

Административная процедура содержит следующие административные действия:

- регистрация обращения, поступившего от заявителя;

- анализ качества представленных документов, поступивших от заявителя секретарем ЭПК, отказ в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

- анализ качества представленных документов, поступивших от заявителя, членами ЭПК;

- проведение заседания и принятие решений ЭПК Агентства;

- подготовка протокола ЭПК, передача протокола заседания ЭПК руководителю либо лицу, его замещающему, для подготовки решения;

- вынесение решения руководителем Агентства либо лицом, его замещающим;

- подготовка и направление заявителю уведомления за подписью руководителя либо лица, его замещающего, о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе о включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

Блок-схема предоставления государственной услуги приведена в приложении N 8 к настоящему административному регламенту.

При предоставлении государственной услуги в электронной форме Агентством обеспечивается:

- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

- возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении государственной услуги.

При подаче запроса в электронном виде через портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области (при наличии технической возможности и электронной подписи) заявителю через "Личный кабинет" предоставляется информация о ходе рассмотрения заявления.

3.2. Административная процедура - предоставление заявителю решения о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области

Основанием для начала административной процедуры является поступление в Агентство обращения заявителя в соответствии с п. 2.6. настоящего регламента.

3.2.1. Административное действие - регистрация обращения, поступившего от заявителя.

Регистрацию обращения, поступившего от заявителя, осуществляет должностное лицо, назначенное секретарем ЭПК Агентства в соответствии с приказом Агентства.

При поступлении обращения по почте после вскрытия конверта проверяется наличие прилагаемых документов, полнота и целостность комплекта документов, приложенных к обращению заинтересованной организации.

Поступившее в Агентство обращение регистрируется в день поступления, и ему присваивается самостоятельный регистрационный номер, который указывается в журнале регистрации входящих документов, которые подлежат рассмотрению на ЭПК.

3.2.2. Административное действие - анализ качества представленных документов, поступивших от заявителя секретарем ЭПК, отказ в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

Секретарь ЭПК в течение двух рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК на соответствие подпункту 2.7. раздела 2 настоящего административного регламента. При выявлении в ходе проверки недостающих и неправильно оформленных документов, секретарь ЭПК информирует об этом исполнителя организации, представившей документы на рассмотрение ЭПК. В случае, если по истечении 10 рабочих дней организация не представит в адрес Агентства необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов на заседании ЭПК за подписью председателя ЭПК и не позднее трех рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его заявителю письмом с уведомлением о вручении по почтовому по адресу, указанному на бланке сопроводительного письма данной организации.

3.2.3. Административное действие - анализ качества представленных документов, поступивших от заявителя членами ЭПК.

Исполнителями указанного административного действия являются должностные лица Агентства и государственных архивов - члены ЭПК Агентства в соответствии с их компетенцией (далее - члены ЭПК).

Исполнители в течение трех рабочих дней проверяют поступившие от заявителей документы на соответствие нормативным правовым актам, указанным в пункте 2.5. настоящего административного регламента, осуществляют анализ их качества в целях:

- выявления нарушений в оформлении представленных документов;

- подготовки заключений членов ЭПК Агентства.

Результатом выполнения указанного административного действия является подготовка заключений членами ЭПК для рассмотрения на заседании ЭПК.

3.2.4. Административное действие - проведение заседаний и принятие решений ЭПК Агентства.

Исполнителями указанного административного действия являются должностные лица Агентства и государственных архивов - члены ЭПК Агентства в соответствии с их компетенцией.

Поступившие документы заявителей и экспертные заключения членов ЭПК Агентства обсуждаются на заседании комиссии, где в случае соответствия представленных документов п.п. 2.5, 2.6 настоящего регламента готовится проект решения ЭПК Агентства об утверждении документов который подписывается членами ЭПК, оформляется протоколом ЭПК и передается руководителю Агентства, либо лицу, его замещающему, для принятия решения о включении документов заявителей в состав Архивного фонда Сахалинской области.

В случае несоответствия представленных заявителем документов п.п. 2.5, 2.6 настоящего регламента готовится проект решения ЭПК Агентства об утверждении документов который подписывается членами ЭПК, оформляется протоколом ЭПК и передается руководителю Агентства, либо лицу, его замещающему, для принятия решения об отказе, о включении документов заявителей в состав Архивного фонда Сахалинской области.

Секретарь ЭПК Агентства ведет протокол заседания, куда заносятся особые мнения членов комиссии. Заседание ЭПК Агентства созывается не реже 1 раза в месяц и считается правомочным, если на нем присутствует более половины состава членов комиссии.

Данное административное действие осуществляется 1 раз в месяц в соответствии с графиком проведения ЭПК.

Решение оформляется в виде протокола заседания ЭПК Агентства.

3.2.5. Административное действие - подготовка протокола ЭПК, передача руководителю Агентства либо лицу, его замещающему, для принятия решения.

Исполнителем данного административного действия является секретарь ЭПК - специалист Агентства, назначенный приказом Агентства.

Сроки подготовки протокола ЭПК - не более трех рабочих дней с даты заседания ЭПК.

Подготовленный и подписанный протокол ЭПК передается на рассмотрение руководителю Агентства либо лицу, его замещающему, для принятия решения.

3.2.6. Административное действие - принятие руководителем Агентства либо лицом, его замещающим, решения о предоставлении заявителю решения о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

Исполнителем данного административного действия является руководитель Агентства либо лицо, его замещающее.

Срок исполнения данного административного действия - три рабочих дня со дня передачи протокола ЭПК на рассмотрение.

Руководитель Агентства либо лицо, его замещающее, принимает решение о включении документов заявителей в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области на основании представленного проекта протокола ЭПК о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области, либо об отказе о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области путем подписания протокола ЭПК.

После подписания протокол передается секретарю ЭПК для подготовки и отправки уведомления заявителю.

3.2.7. Административное действие - подготовка и направление заявителю уведомления за подписью руководителя либо лица, его замещающего, о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области

Исполнителем данного административного действия является секретарь ЭПК Агентства.

В случае принятия решения руководителем Агентства либо лицом, его замещающим, о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области, секретарь ЭПК Агентства оформляет поступившие в Агентство документы путем заполнения специального грифа на документах "Утверждено", проставляет дату и номер протокола заседания ЭПК, на котором были рассмотрены представленные заявителем документы. К данным документам секретарь ЭПК готовит сопроводительное письмо за подписью руководителя Агентства либо лица, его замещающего, с информацией о решении Агентства о включении представленных заявителем документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

В случае принятия решения руководителем Агентства либо лицом, его замещающим, решения об отказе о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области секретарь ЭПК готовит уведомление с решением Агентства об отказе в принятии документов в состав Архивного фонда Сахалинской области с выпиской из протокола заседания ЭПК.

Оформленные документы передаются заявителю лично либо направляются по почте в течение пяти рабочих дней со дня подписания решения руководителем Агентства либо лицом, его замещающим.

3.2.8. Критериями принятия решения в рамках настоящей административной процедуры является отсутствие либо наличие оснований для включения документов в состав Архивного фонда Сахалинской области в соответствии с настоящим административным регламентом.

3.2.9. Результатом административной процедуры является принятое решение о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области либо об отказе о включении документов в состав Архивного фонда Сахалинской области.

3.2.10. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка в журнале исходящей корреспонденции.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за предоставлением государственной услуги осуществляется руководителем архивного агентства или лицом, его замещающим, путем проведения проверок соблюдения специалистами, отвечающими за предоставление государственной услуги, положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Сахалинской области.

4.1.1. Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в год.

4.2. Непосредственный контроль за соблюдением специалистами Агентства, ответственными за предоставление государственной услуги, последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется заместителем руководителя Агентства - начальником отдела.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.3.1. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании правовых актов (приказов) Агентства.

4.3.2. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Агентства) и внеплановыми.

Плановые проверки проводятся в соответствии с планом работы Агентства, но не чаще одного раза в год. Внеплановые проверки проводятся в случае поступления в Агентство обращений физических или юридических лиц с жалобами на нарушение их прав и законных интересов.

4.3.3. Для проведения проверки полноты и качества проведения государственной услуги руководителем Агентства в течение 3 дней формируется комиссия, в состав которой включаются не менее 3 специалистов Агентства. В работе комиссии вправе принимать участие граждане, представители объединений и организаций. Проверка предоставления государственной услуги проводится в течение 3 дней.

4.3.4. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

4.3.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Акт подписывается всеми членами комиссии.

4.4. В случае выявления нарушений прав заявителей привлечение виновных лиц к ответственности осуществляется согласно законодательству Российской Федерации.

4.5. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте Агентства, а также в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу,
а также должностных лиц

5.1. Действия (бездействие) специалистов Агентства, уполномоченных лиц, а также решения, принятые (осуществляемые) в ходе выполнения настоящего административного регламента, обжалуются во внесудебном порядке путем обращения к руководителю архивного агентства Сахалинской области.

5.2. Основанием для начала процедуры внесудебного обжалования является поступление жалобы (обращения) в Агентство от заявителя.

5.3. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение порядка осуществления административных процедур, а также:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;

- нарушение срока предоставления государственной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области для предоставления государственной услуги;

- отказ в предоставлении государственной услуги, если основания для отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области;

- затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области;

- отказ должностного лица Агентства в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4. Требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:

5.4.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Агентство. Жалобы на решения, принятые руководителем Агентства, подаются в Правительство Сахалинской области.

5.4.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта Агентства, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального Портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного агентства Сахалинской области от 27 мая 2013 г. N 56-п в пункт 5.5 раздела 5 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Агентства, должностного лица Агентства либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Агентства, должностного лица Агентства либо государственного служащего.

5.6. Жалоба, поступившая в Агентство, подлежит рассмотрению руководителем Агентства в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Агентства, должностного лица Агентства в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы руководитель принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Агентством опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.8. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного выше, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.10. Заявитель имеет право на судебное обжалование действий должностных лиц, а также решений, принятых (осуществляемых) в ходе выполнения настоящего административного регламента в порядке, установленном федеральным законодательством.

5.11. Должностные лица Агентства, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, порядка или сроков рассмотрения жалобы, либо незаконный отказ или уклонение должностного лица от принятия ее к рассмотрению, несут ответственность в соответствии с частями 3 и 5 статьи 5.63 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного агентства Сахалинской области от 27 мая 2013 г. N 56-п раздел 5 настоящего Регламента дополнен пунктом 5.12

5.12. Заинтересованные лица имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

Приложение N 1

Форма годового раздела описи дел

постоянного хранения организации

_____________________________

 (наименование организации)

Фонд N _________                                 УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

                                         руководителя организации

ОПИСЬ N _______                             Подпись Расшифровка

                                                  подписи

дел постоянного хранения                    Дата

за ___________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N _______________________,

в том числе:

литерные номера: ________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________

Наименование должности

составителя описи          Подпись        Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

              организации)                          области

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 2

Форма описи видеодокументов

ОПИСЬ N ______________                       УТВЕРЖДАЮ

 ___________________________      Наименование должности руководителя организации

      (название описи)

____________________ год (ы)       Подпись          Расшифровка

                                                      подписи

                                   Дата

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
										Оригинал	Копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено ___________________ ед. уч. ____________________ ед. хр.

                              (цифрами и прописью)        (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N ______________________,

в том числе: литерные номера: _________________________

пропущенные номера: ___________________________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи             Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

организации                   Подпись            Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

              организации)                          области

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 3

Форма описи фотоальбомов

ОПИСЬ N ______________                       УТВЕРЖДАЮ

 ___________________________      Наименование должности руководителя организации

      (название описи)

____________________ год (ы)       Подпись          Расшифровка

                                                      подписи

                                   Дата

Номер ед. хр.	Заголовок (название) альбома	Автор съемки	Крайние даты фотоотпечатков	Место съемки	Количество фотоотпечатков	Состав текстовой сопроводительной документации	Внешние особенности	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.

                                       (цифрами и прописью)

с N ______________ по N _______________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________

пропущенные номера: _________________________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

________________________________________________ фотоотпечатков.

             (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи            Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

организации                  Подпись         Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

              организации)                          области

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 4

Форма описи фотодокументов

ОПИСЬ N ______________                       УТВЕРЖДАЮ

 ___________________________      Наименование должности руководителя организации

      (название описи)

____________________ год (ы)       Подпись          Расшифровка

                                                      подписи

                                   Дата

Номер ед. хр. 1	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи внесено ____________________ ед. уч. ____________________ ед. хр. 2

                              (цифрами и прописью)         (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N ___________________,

в том числе:

литерные номера: ____________________________________

пропущенные номера: _________________________________

и текстовая сопроводительная документация к ним.

1 Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например 1/1, 1/2, 1/3, где 1 - номер ед. учета, 1,2,3 - номера ед. хр.

2 Для диафильмов в итоговой записи указывается также количество единиц учета.

Наименование должности

составителя описи              Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

организации                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

         ___________________                       области

            организации)

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 5

Форма годового раздела описи электронных

документов постоянного срока хранения

_____________________________

 (наименование организации)

Фонд N _________                                 УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

                                         руководителя организации

ОПИСЬ N _______                         Подпись       Расшифровка подписи

за ___________ год                       Дата

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Крайние даты ед. учета	Формат электронных документов	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи включено _____________________________ ед. учета

                                     (цифрами и прописью)

_______________________ ед. хр. с N ___________ по N _____________

  (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи              Подпись          Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

        ___________________                         области

            организации)

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 6

Форма годового раздела описи дел

научно-технической документации организации

_____________________________

 (наименование организации)

Фонд N _________                                 УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

                                         руководителя организации

ОПИСЬ N _______                         Подпись       Расшифровка подписи

дел постоянного хранения

                                         Дата

за ____________________ год

N п/п	Обозначение (производственный индекс)	Заголовок дела	Автор (организация - разработчик)	Крайние даты документов	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _______________ ед. хр.

с N _______________ по N ______________________, в том числе:

                          (цифрами и прописью)

литерные номера: ____________________________________________

пропущенные номера: _________________________________________

Наименование должности

составителя описи          Подпись        Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

организации                Подпись        Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

        ___________________                        области

           организации)

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 7

Форма годового раздела описи дел по личному составу

_____________________________

 (наименование организации)

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

                                         руководителя организации

                                     Подпись       Расшифровка подписи

                                      Дата

Фонд N __________________

ОПИСЬ N _________________

дел по личному составу

за ____________________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел

                                      (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ____________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности

составителя описи             Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам)         Подпись             Расшифровка подписи

Дата

   СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК _______________                Протокол ЭПК архивного

             (наименование                  агентства Сахалинской

        ___________________                        области

           организации)

от __________ N ________                 от __________ N ________

Приложение N 8

Блок-схема
Предоставления государственной услуги
"Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятие решения
о включении архивных документов в состав Архивного фонда
Сахалинской области"

                     /---------------------\

                     |Регистрация обращения|

                     \---------------------/

                                |

          /------------------------------------------\

          |Анализ качества представленных документов,|

          | поступивших от заявителя, секретарем ЭПК,|

          |  отказ в приеме документов, необходимых  |

          | для предоставления государственной услуги|

          \------------------------------------------/

                                |

          /------------------------------------------\

          |Анализ качества представленных документов,|

          |  поступивших от заявителя, членами ЭПК   |

          \------------------------------------------/

                                |

    /-----------------------------------------------------\

    |Проведение заседания и принятие решений ЭПК Агентства|

    \-----------------------------------------------------/

                                |

    /------------------------------------------------------\

    |    Подготовка протокола ЭПК, передача протокола      |

    |заседания ЭПК руководителю либо лицу, его замещающему,|

    |            для подготовки решения                    |

    \------------------------------------------------------/

                                |

          /-----------------------------------------\

          |Вынесение решения руководителем Агентства|

          |       либо лицом, его замещающим        |

          \-----------------------------------------/

                                |

    /-------------------------------------------------------\

    |   Подготовка и направление заявителю уведомления      |

    |за подписью руководителя либо лица, его замещающего,   |

    |  о включении документов в состав Архивного фонда      |

    |  Сахалинской области либо об отказе о включении       |

    |документов в состав Архивного фонда Сахалинской области|

    \-------------------------------------------------------/