Вопрос: Может ли разработанный кредитной организацией самостоятельно путевой лист являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов? (Журнал "Налоговый Навигатор", N 18, сентябрь 2010 г.)

Вопрос: Может ли разработанный кредитной организацией самостоятельно путевой лист являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов?

Отвечая на вышеуказанный вопрос, следует обратить внимание на мнение, существовавшее ранее.

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пунктам 1 и 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Унифицированная форма первичной учетной документации N 3 "Путевой лист легкового автомобиля " утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Однако следует отметить, что согласно пункту 2 вышеуказанного постановления ведение первичного учета по унифицированной форме первичной учетной документации N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" осуществляется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Следовательно, ведение первичного учета по унифицированной форме первичной учетной документации N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" кредитной организацией осуществляться не может.

Таким образом, путевой лист, разработанный кредитной организацией самостоятельно и содержащий обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона N 129-ФЗ, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Аналогичные выводы можно сделать из писем Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 и от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117.

Следует также отметить, что ранее Минфин России придерживался противоположного мнения. Оно отражено в письме Минфина России от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75.

Что касается мнения, существующего на сегодняшний день, то следует учитывать следующее.

В соответствии с пунктом 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Федеральный закон N 259-ФЗ) путевым листом признается документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя.

Пунктом 1 статьи 6 Федерального закона N 259-ФЗ установлено, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Внимание! Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".

Согласно пунктам 2 и 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

Следовательно, путевой лист, разработанный кредитной организацией самостоятельно и содержащий обязательные реквизиты, установленные пунктом 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Сентябрь 2010 г.

Журнал "Налоговый Навигатор", N 18