Приложение. Административный регламент исполнения Архивным комитетом Санкт-Петербурга государственной функции "Осуществление ведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга"

Информация об изменениях:

Распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга от 11 августа 2015 г. N 35 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

Административный регламент
исполнения Архивным комитетом Санкт-Петербурга государственной функции
"Осуществление ведения государственного учета документов
Архивного фонда Санкт-Петербурга"
(утв. распоряжением Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 18 февраля 2010 г. N 8)

С изменениями и дополнениями от:

11 августа 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения государственной функции, обеспечения и совершенствования государственного контроля за сохранностью документов, отнесенных к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся на временном хранении в организациях - источниках комплектования архивов (далее - организации) в течение установленных законодательством сроков, и хранящихся постоянно в центральных государственных архивах (далее - архивы), музеях, библиотеках Санкт-Петербурга (далее - учреждения). Административный регламент устанавливает поэтапный порядок государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга в масштабе Санкт-Петербурга (организации - архивы (учреждения) - Архивный комитет Санкт-Петербурга - Федеральное архивное агентство (далее - Росархив). Государственный учет основывается на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности сведений о состоянии хранения, составе и количестве документов; определяет формы государственного учета, подлежащие заполнению, сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Комитет), осуществляющего полномочия в области организации и ведения государственного учета.

1.2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43);

Законом Санкт-Петербурга "Об архивном деле в Санкт-Петербурге" от 28.01.2009 N 23-16 (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга, 2009, N 8);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20);

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 45);

приказом Государственной архивной службы России "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" от 11.03.1997 N 11 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 1997, N 17);

постановлением Правительства Санкт-Петербурга "Об Архивном комитете Санкт-Петербурга" от 09.09.2008 N 1136 (Вестник Администрации Санкт-Петербурга, 2008, N 10).

1.3. Государственную функцию исполняет Комитет при взаимодействии с Росархивом, архивами, ведущими в установленном порядке списки организаций - источников комплектования и осуществляющими прием на государственное хранение документов постоянного срока хранения, учреждениями и организациями Санкт-Петербурга.

1.4. Государственная функция исполняется бесплатно.

1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции являются:

1.5.1) на 1-м этапе (паспортизация на уровне архивов):

1.5.1.1) составление паспортов организациями и представление их в архивы:

в ЦГА СПб, ЦГАИПД СПб, ЦГАНТД СПб, ЦГАЛИ СПб направляются паспорта организаций, хранящих управленческую документацию;

в ЦГАНТД СПб направляются паспорта организаций, хранящих научно-техническую документацию;

в ЦГАКФФД СПб направляются паспорта организаций, хранящих кинофотофонодокументы;

1.5.1.2) составление архивами сведений о состоянии хранения документов в организациях в соответствии с профилем комплектования каждого из них на основании паспортов организаций;

1.5.2) на 2 этапе (паспортизация в масштабе Санкт-Петербурга):

1.5.2.1) составление Комитетом сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов в масштабе Санкт-Петербурга на основании сведений, представленных архивами;

1.5.2.2) составление Комитетом сводных паспортов архивов и учреждений, отражающих достоверное состояние объемов, состава и условий хранения документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

1.5.2.3) объединение копий информационных массивов баз данных "Архивный фонд" архивов Санкт-Петербурга в базу данных "Фондовый каталог";

1.5.2.4) представление сведений, подготовленных Комитетом в соответствии с пунктами 1.5.2.1-1.5.2.3 Регламента, в Росархив.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении государственной функции

2.1.1. Место нахождения Комитета: Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015, тел.: (812) 576-54-02, (812)576-54-13, факс (812) 576-64-831. E-mail: karchiv@ak.gov.spb.ru;

график работы Комитета:

понедельник-четверг 9.00-18.00

пятница 9.00-17.00

суббота, воскресенье - выходные дни.

Место нахождения Росархива и архивов Санкт-Петербурга, с которыми Комитет взаимодействует при исполнении государственной функции:

Росархив: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132, (8-495) 606-35-31, факс (8-495) 606-55-87, rosarchiv@archives.ru.

Государственные архивы Санкт-Петербурга:

1. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Санкт-Петербурга" (ЦТА СПб): ул. Антонова-Овсеенко, дом 1, корпус 1, литера А, Санкт-Петербург, 193168, тел. (812) 417-54-75.

2. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга" (ЦГИА СПб): Псковская ул., 18, Санкт-Петербург, 190121, тел. (812) 495-28-68, факс (812) 495-29-61.

3. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив историко-политических документов Санкт-Петербурга" (ЦГАИПД СПб): Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 271-41-09, факс (812) 271-39-73.

4. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив научно-технической документации Санкт-Петербурга" (ЦГАНТД СПб): 5-я Советская ул., д. 33, Санкт-Петербург, 191036, тел, (812) 271-74-07, факс (812) 271-77-82.

5. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга" (ЦГАЛИ СПб): Шпалерная ул., д. 34, Санкт-Петербург, 191123, (812) 271-53-97, факс (812) 272-53-97.

6. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга" (ЦГАКФФД СПб): Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015, тел. (812) 274-43-29; факс (812) 274-43-29.

7. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга" (ЦГАЛС СПб): Днепропетровская ул., 9-А, Санкт-Петербург, 191119, тел. (812) 764-70-69, факс (812) 572-12-57.

Место нахождения организаций учитывается и уточняется ежегодно по спискам организаций - источников комплектования государственных архивов, которые ведутся последними на постоянной основе. Исчерпывающую информацию об организациях, с которыми осуществляется взаимодействие при исполнении государственной функции, и их юридических адресах можно получить в Комитете и архивах.

2.1.2. Технологическое обеспечение исполнения функции осуществляют отдел формирования, государственного учета и научно-справочного аппарата Архивного фонда Санкт-Петербурга (далее - отдел комплектования) Комитета, тел. (812)576-54-13, (812)576-54-14.

2.1.3. Информация об Архивном комитете Санкт-Петербурга, в том числе об исполнении государственной функции, размещена на портале Администрации Санкт-Петербурга, раздел Архивный комитет Санкт-Петербурга www.gov.spb.ru;

электронный адрес Комитета: karchiv@ak.gov.spb.ru.

2.1.4. Информация об исполняемой государственной функции предоставляется непосредственно в помещении Комитета, а также по телефону, электронной почте, посредством ее размещения в разделе Комитета на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга (www.gov.spb.ru); информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

по телефонам Комитета;

по письменным обращениям;

по электронной почте Комитета: karehiv@ak.gov.spb.ru;

по электронной почте отдела комплектования Комитета: shesternina@karehiv.gov.spb.ru;

при личном обращении в Комитет.

2.1.5. Консультирование осуществляется по следующим вопросам:

о составе и формах: документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

сводных документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

организации работы по ведению документов государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, в том числе по методике заполнения документов государственного учета и сводных документов государственного учета;

описания архивных фондов государственных архивов в электронной форме (перечень элементов описания в формате ПК "Архивный фонд");

о периодичности и сроках представления в Комитет документов государственного учета.

2.1.6. При ответах на телефонные звонки сотрудники отделов подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок;

в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде или назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов Комитета);

при информировании посредством личного обращения сотрудник отдела обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Комитета;

при информировании по письменным обращениям сотрудник Комитета обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица;

при информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении;

все обращения рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента их поступления.

2.1.7. Архивы информируются об исполнении государственной функции в указаниях по планированию работы и отчетности государственных учреждений Санкт-Петербурга, подведомственных Комитету, на год. Указания составляются Комитетом и направляются в адрес архивов ежегодно в начале IV квартала года, предшествующего планируемому периоду.

2.1.8. Организации информируются об исполнении государственной функции государственными архивами в I квартале отчетного года путем направления в их адрес писем с приложением копий паспортов, подлежащих заполнению.

2.2. Сроки исполнения государственной функции

2.2.1. Государственный учет документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, находящихся на временном хранении в организациях, на постоянном хранении в архивах, учреждениях (далее - паспортизация), с представлением ее результатов в Росархив проводится один раз в три года.

2.2.1.1. На первом этапе паспортизации организации составляют и представляют к 30 декабря отчетного года в архивы, источниками комплектования которых они являются, паспорта по состоянию на 1 декабря ... года. Архивы составляют и представляют в Комитет до 20 января года, следующего за отчетным, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов.

2.2.1.2. На втором этапе паспортизации Комитет составляет и представляет в Росархив к 15 февраля года, следующего за отчетным периодом, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов в масштабе Санкт-Петербурга.

2.2.2. Сбор документов государственного учета, учетных баз данных архивов и учреждений Санкт-Петербурга для включения в сводные документы государственного учета и сводные учетные базы данных осуществляется ежегодно до 20 января следующего за отчетным года.

2.2.2.1. Комитет ежегодно составляет сводные документы государственного учета и один раз в три года до 15 февраля следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом о работе представляет сводные документы государственного учета в Росархив.

2.3. Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции

Оснований для отказа в исполнении государственной функции не имеется.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

3.1.1. Исполнение государственной функции государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга включает в себя следующие административные процедуры:

составление Комитетом указаний по планированию работы архивов, подведомственных Комитету, на год, в которых устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления архивами сведений о состоянии хранения документов в организациях, сведений об изменениях в составе и объеме фондов архивов, паспортов архивов и учреждений, учетных баз данных (далее - сводные документы государственного учета) в Комитет;

составление архивами писем и направление их в адрес организаций - источников комплектования с приложением паспортов, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в архивы;

оказание Комитетом методической, практической, консультационной помощи архивам, учреждениям и архивами аналогичной помощи организациям в заполнении установленных форм государственного учета;

получение архивами паспортов организаций, анализ, обработка полученных данных, составление сведений о состоянии хранения документов в организациях каждым архивом;

предварительная сверка документов государственного учета архивов с данными Фондового каталога Комитета;

подписание сводных документов государственного учета у директора архива и представление их в Комитет;

получение Комитетом сводных документов государственного учета, подготовленных архивами, учреждениями, прием, регистрация и передача их на исполнение;

анализ, обработка полученных данных, показателей учетных баз данных "Архивный фонд"# организация исправления недочетов и ошибок при их обнаружении; обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог";

подготовка Комитетом сводных документов государственного учета в масштабе Санкт-Петербурга;

подписание подготовленных сводных документов государственного учета у председателя Комитета, их регистрация и отправка в Росархив.

3.1.1.1. Составление Комитетом указаний по планированию работы и отчетности архивов (далее - указания), подведомственных Комитету, на год, в которых устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления архивами сводных документов государственного учета в Комитет:

3.1.1.1.1. Основанием для начала выполнения административного действия по составлению указаний является осуществление Комитетом полномочий по планированию работы в соответствии со статьей 2 Регламента Комитета.

3.1.1.1.2. Должностными лицами, ответственными за составление указаний, являются специалисты отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета. Указания составляются в начале IV квартала года, предшествующего планируемому периоду, по всем направлениям деятельности Комитета и подведомственных учреждений.

3.1.1.1.3. В указаниях устанавливаются сроки проведения паспортизации и представления в Комитет сводных документов государственного учета.

3.1.1.1.4. Критерии для принятия решения при составлении указаний определяются рекомендациями Росархива о приоритетных архивных работах, планируемых для архивных учреждений Российской Федерации, анализом планируемых показателей, в том числе с учетом предложений архивов по планированию, порядком подготовки и дальнейшего согласования указаний.

3.1.1.1.5. Указания оформляются в форме писем Комитета на бумажном носителе и в электронном виде. Письма направляются в архивы, подведомственные Комитету, в установленном порядке. Один экземпляр указаний на бумажном носителе и в электронном виде остается в Комитете.

3.1.1.1.6. Контроль за составлением указаний осуществляется начальниками отдела комплектования, ООСИАД и НИР; заместителем председателя Комитета - при их согласовании; председателем Комитета - при их подписании.

3.1.1.1.7. Результатом административного действия являются указания Комитета по планированию работы и отчетности архивов, подготовленные, подписанные и направленные в архивы в установленном порядке.

3.1.1.1.8. Время выполнения данного административного действия - 10 дней.

3.1.1.2. Составление архивами писем и направление их в адрес организаций - источников комплектования с приложением паспортов, подлежащих заполнению, и указанием сроков их представления в архивы:

3.1.1.2.1. Основанием для начала исполнения административного действия по информированию организаций являются указания по планированию с установлением сроков проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.

3.1.1.2.2. Должностными лицами, ответственными за составление писем, являются архивисты отделов комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства архивов (далее - отделы комплектования архивов).

3.1.1.2.3. Письмо, паспорта, подлежащие заполнению, ксерокопируются в количестве экземпляров, которое соответствует количеству организаций, состоящих на учете в списках организаций - источников комплектования каждого архива, на начало отчетного периода.

3.1.1.2.4. Составляется список на рассылку письма с указанием юридического или почтового адреса организаций.

3.1.1.2.5. Письмо, приложение к нему - паспорт в необходимом количестве экземпляров, а также список на рассылку передаются в соответствующие структурные подразделения архивов на регистрацию, подписание и отправку.

3.1.1.2.6. Критерии для принятия решения при подготовке писем определяются порядком согласования и подписания писем.

3.1.1.2.7. Контроль за составлением писем осуществляется заведующими отделов комплектования архивов, при их подписании - директорами архивов.

3.1.1.2.8. Результатом административного действия являются письма архивов о проведении паспортизации в организациях и сроках представления паспортов, подготовленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке.

3.1.1.2.9. Письма составляются в I квартале отчетного периода. Время выполнения административного действия - 7 дней.

3.1.1.3. Оказание Комитетом методической, практической, консультационной помощи архивам, учреждениям и архивами аналогичной помощи организациям в заполнении установленных форм государственного учета:

3.1.1.3.1. Основанием для начала выполнения административного действия по оказанию Комитетом методической, практической, консультационной помощи архивам, учреждениям и архивами аналогичной помощи организациям в заполнении установленных форм государственного учета являются указания Комитета по планированию работы и отчетности архивов на отчетный период.

3.1.1.3.2. Должностными лицами, ответственными за оказание помощи в соответствии с пунктом 3.1.1.3.1 настоящего Регламента в Комитете являются специалисты отдела комплектования и ООСИАД и НИР, в архивах - архивисты отделов комплектования архивов.

3.1.1.3.3. В течение отчетного периода до окончания установленных сроков представления сводных документов государственного учета специалисты отдела комплектования, ООСИАД и НИР Комитета, архивисты отделов комплектования оказывают необходимую помощь в подготовке установленных форм государственного учета по телефону, при проведении совещаний, заседаний коллегиальных органов, действующих в Комитете, архивах.

3.1.1.3.4. Критерии принятия решений при оказании помощи в соответствии с пунктом 3.1.1.3.1 настоящего Регламента определяются порядком проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, установленными нормативными требованиями к составлению и оформлению форм государственного учета.

3.1.1.3.5. Контроль за оказанием помощи в Комитете осуществляют начальники отдела комплектования, ООСИАД и НИР Комитета, в архивах - заведующие отделов комплектования.

3.1.1.3.6. Результатом административного действия являются представленные в Комитет и архивы формы государственного учета, заполненные в соответствии с действующими нормативами и в установленные сроки.

3.1.1.4. Получение архивами паспортов организаций, анализ, обработка полученных данных, составление сводных документов государственного учета каждым архивом:

3.1.1.4.1. Основанием для начала выполнения административного действия по составлению сводных документов государственного учета является осуществление архивами функции обеспечения сохранности документов Архивного фонда Санкт-Петербурга.

3.1.1.4.2. Должностными лицами, ответственными за проведение административного действия, являются главные хранители фондов, архивисты отделов комплектования архивов.

3.1.1.4.3. Архивисты отделов комплектования после получения паспортов организаций проводят работу по их анализу:

проверяется полнота представленных паспортов, при выявлении организаций, не приславших паспорта в адрес архивов, архивистами указанных отделов готовятся и отправляются повторные письма в адрес этих организаций с напоминанием о необходимости представления паспорта;

анализируется достоверность и правильность заполнения паспортов;

обобщаются полученные результаты, просчитываются итоговые показатели по каждой позиции формы государственного учета.

3.1.1.4.4. Главные хранители фондов, архивисты отделов комплектования архивов составляют проекты сводных документов государственного учета.

3.1.1.4.5. Критерии принятия решений при проведении административного действия определяются порядком и сроками проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, установленными нормативными требованиями к составлению и оформлению форм государственного учета.

3.1.1.4.6. Контроль за выполнением данного административного действия осуществляется заведующими отделов комплектования, директорами архивов.

3.1.1.4.7. Результатом административного действия являются проекты сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов, паспорта архивов Санкт-Петербурга, подготовленные в установленном порядке.

3.1.1.4.8. Время выполнения данного административного действия составляет 30 дней.

3.1.1.5. Предварительная сверка документов государственного учета архивов с данными Фондового каталога Комитета:

3.1.1.5.1. Основанием для начала выполнения административного действия по сверке документов государственного учета (далее - сверка) являются подготовленные архивами их проекты.

3.1.1.5.2. В ходе сверки сопоставляются и уточняются показатели документов государственного учета архивов с показателями Фондового каталога Архивного комитета.

3.1.1.5.3. Должностным лицом, ответственным за выполнение данного административного действия, является главный специалист ООСИАД и НИР Комитета.

3.1.1.5.4. Критерии принятия решений при сверке определяются нормативными требованиями государственного учета документов, находящихся на хранении в архивах.

3.1.1.5.5. Контроль за проведением сверки документов осуществляется начальником ООСИАД и НИР Комитета.

3.1.1.5.6. Результатом административного действия являются уточненные показатели документов государственного учета архивов и Фондового каталога Комитета.

3.1.1.5.7. Время выполнения данного административного действия не более 4 часов на каждый архив.

3.1.1.6. Подписание сводных документов государственного учета у директора архива и представление их в Комитет:

3.1.1.6.1. Основанием для начала выполнения административного действия по представлению сводных документов государственного учета является факт завершения административных процедур по составлению сводных документов государственного учета.

3.1.1.6.2. Должностными лицами, ответственными за выполнение данного административного действия, являются заведующие отделами комплектования, главные хранители фондов архивов.

3.1.1.6.3. Сводные документы государственного учета визируются заведующими отделов комплектования, главными хранителями фондов архивов и передаются на подпись директорам архивов.

3.1.1.6.4. Критерии принятия решений при подписании сводных документов государственного учета определяются установленным в архивах порядком согласования данных документов.

3.1.1.6.5. Подготовленные и подписанные в установленном порядке сводные документы государственного учета направляются в Комитет вместе с отчетом о работе архива за год.

3.1.1.6.6. Контроль за подготовку сводных документов государственного учета осуществляют директора архивов.

3.1.1.6.7. Результатом выполнения административного действия являются сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов, паспорта архивов Санкт-Петербурга, подготовленные в установленном порядке.

3.1.1.6.8. Время выполнения данного действия составляет не более 3 дней.

3.1.1.7. Получение Комитетом сводных документов государственного учета, подготовленных архивами, учреждениями, прием, регистрация и передача их на исполнение:

3.1.1.7.1. Основанием для начала выполнения административного действия по приему сводных документов государственного учета, учетных баз данных являются подготовленные и направленные в Комитет архивами и учреждениями сводные документы государственного учета и копии информационных массивов баз данных.

3.1.1.7.2. Должностным лицом, ответственными за прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных и передачу их на исполнение в отдел комплектования, ООСИАД и НИР, является специалист отдела комплектования Комитета.

3.1.1.7.3. Критерии принятия решения при выполнении административного действия определяются порядком прохождения документов, установленным Инструкцией по делопроизводству Комитета.

3.1.1.7.4. Контроль за выполнением административного действия осуществляется начальником отдела комплектования Комитета.

3.1.1.7.5. Результатом выполнения административного действия являются зарегистрированные в установленном порядке и переданные на исполнение в отдел комплектования и ООСИАД и НИР сводные документы государственного учета, подготовленные архивами, учреждениями Санкт-Петербурга.

3.1.1.7.6. Время выполнения данного административного действия - не более 30 минут.

3.1.1.8. Анализ, обработка полученных данных о состоянии хранения документов в организациях, показателей учетных баз данных "Архивный фонд", организация исправления недочетов и ошибок при их обнаружении; обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог":

3.1.1.8.1. Основанием для начала административного действия по анализу и обработке сводных документов государственного учета, показателей учетных баз данных является завершение приема и регистрации документов.

3.1.1.8.2. Должностными лицами, ответственными за выполнение данного административного действия, являются специалисты отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета (далее - специалисты).

3.1.1.8.3. Специалисты осуществляют внутреннюю регистрацию сводных документов государственного учета, учетных баз данных, проверяют их комплектность, правильность оформления. При выявлении в ходе проверки некомплектности, неправильного оформления документов сводного государственного учета специалисты информирует об этом исполнителя архива, учреждения, представившего документ сводного государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков. Архив или учреждение должны устранить выявленные недостатки и представить в Комитет исправленный документ государственного учета по факсу, электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от специалиста с последующим направлением оригинала исправленного сводного документа государственного учета в адрес Комитета.

3.1.1.8.4. Специалисты проводят анализ полноты и сбалансированности показателей, просчитывая итоговые показатели по каждой позиции правильно оформленных и представленных в полной комплектности сводных документов государственного учета, показателей учетных баз данных "Архивный фонд".

3.1.1.8.5. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях сводных документов государственного учета, учетных баз данных ответственные исполнители действуют в соответствии с пунктом 3.1.1.8.3 настоящего Регламента.

3.1.1.8.6. Критерии принятия решений при выполнении административного действия определяются порядком проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, установленными нормативными требованиями к составлению и оформлению форм государственного учета.

3.1.1.8.7. Контроль за выполнением данного административного действия осуществляется начальниками отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета.

3.1.1.8.8. Результатом административного действия являются уточненные данные о состоянии хранения документов в организациях, показателей учетных баз данных "Архивный фонд", обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог".

3.1.1.8.9. Время выполнения данной процедуры не менее 4 часов на каждый архив (учреждение).

3.1.1.9. Подготовка Комитетом сводных документов государственного учета, учетных баз данных в масштабе Санкт-Петербурга:

3.1.1.9.1. Основанием для начала административного действия по составлению сводных документов государственного учета, учетных баз данных в масштабе Санкт-Петербурга является факт завершения административного действия по анализу полноты и сбалансированности показателей форм государственного учета архивов, учреждений.

3.1.1.9.2. Должностными лицами, ответственными за выполнение данного административного действия, являются специалисты отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета (далее - специалисты).

3.1.1.9.3. Специалистами составляются сводные документы государственного учета в масштабе Санкт-Петербурга и обновление сводной учетной базы данных "Фондовый каталог".

3.1.1.9.4. Сводные документы государственного учета представляются начальникам отдела комплектования и ООСИАД и НИР для просмотра и визирования.

3.1.1.9.5. Критерии принятия решений при подготовке сводных документов государственного учета, учетных баз данных в масштабе Санкт-Петербурга определяются порядком проведения государственного учета документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, установленными нормативными требованиями к составлению и оформлению форм государственного учета.

3.1.1.9.6. Контроль за выполнением данного административного действия осуществляется начальниками отдела комплектования, ООСИАД и НИР, при согласовании подготовленных сводных документов государственного учета, учетных баз данных - заместителем председателя Комитета.

3.1.1.9.7. Результатом административного действия являются проекты сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов, паспортов архивов, учреждений Санкт-Петербурга, подготовленных в установленном порядке.

3.1.1.9.8. Время выполнения данного административного действия - не менее 20 дней.

3.1.1.10. Подписание подготовленных сводных документов государственного учета у председателя Комитета, их регистрация и отправка в Росархив:

3.1.1.10.1. Основанием для начала выполнения административного действия по подписанию, регистрации и отправке в Росархив сводных документов государственного учета и копий информационных массивов учетных баз данных являются подготовленные специалистами и завизированные начальниками отдела комплектования и ООСИАД и НИР проекты сводных документов государственного учета, информационные массивы учетных баз данных.

3.1.1.10.2. Должностными лицами, ответственными за выполнение административного действия, являются начальники отдела комплектования и ООСИАД и НИР Комитета.

3.1.1.10.3. Сводные документы государственного учета, завизированные начальниками отдела комплектования и ООСИАД и НИР, передаются на согласование заместителю председателя Комитета.

3.1.1.10.4. Критерии принятия решения при обеспечении подписания подготовленных сводных документов государственного учета определяются порядком согласования документов, установленных Регламентом Комитета.

3.1.1.10.5. После согласования заместителем председателя Комитета сводных документов государственного учета они передаются на подпись председателю Комитета.

3.1.1.10.6. Регистрацию, отправку, тиражирование подготовленных документов, организацию дальнейшего хранения экземпляров данных документов, оставляемых в Комитете, осуществляет специалист отдела комплектования Комитета в установленном порядке.

3.1.1.10.7. Контроль за выполнением административного действия осуществляет заместитель председателя Комитета - при согласовании сводных документов государственного учета и копий информационных массивов учетных баз данных; при подписании сводных форм государственного учета - председатель Комитета; при регистрации и отправке в Росархив - начальник отдела комплектования Комитета.

3.1.1.10.8. Результатом административного действия являются подписанные (подготовленные) в установленном порядке следующие сводные документы государственного учета:

сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования архивов на 01.12... отчетного периода;

паспорт архивов Санкт-Петербурга по состоянию на 01.01...# следующего за отчетным годом;

паспорт государственных музеев и библиотек Санкт-Петербурга по состоянию на 01.01...# следующего за отчетным годом;

копии информационных массивов учетных баз данных.

3.1.1.10.9. Время выполнения данного административного действия не менее 4 часов.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции определяются Регламентом Комитета.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений, осуществляют начальник отдела комплектования Комитета.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) исполнительного органа, исполняющего государственную функцию, а также должностных лиц, государственных гражданских служащих

5.1. Органы (организации), юридические (физические) лица, в отношении которых государственная функция исполняется (далее - заявители), имеют право подать жалобу на решение и(или) действие (бездействие) Комитета и(или) ее должностных лиц, государственных гражданских служащих при исполнении государственной функции. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможности обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе исполнения государственной функции в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителя обязательным.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются:

непредоставление информации заявителям;

нарушение установленных настоящим Административным регламентом сроков осуществления административных процедур (административных действий) при исполнении государственной функции;

иные незаконные (необоснованные) действия (бездействие) должностных лиц в ходе исполнения государственной функции.

5.3. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение заявителя в устной или письменной форме, а также в форме электронного обращения. Письменные обращения (жалобы, претензии) могут быть направлены по почте, с использованием сети Интернет или переданы в Комитет.

5.4. Заявитель в письменной (электронной) жалобе (претензии) в обязательном порядке указывает либо наименование Комитета, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица Комитета, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) либо наименование юридического лица, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы (претензии), излагает суть жалобы (претензии), ставит личную подпись и дату.

5.5. Порядок рассмотрения отдельных жалоб (претензий).

5.5.1. В случае если в письменной (электронной) жалобе (претензии) не указаны фамилия гражданина, направившего жалобу (претензию), или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу (претензию) не дается.

Если в указанной жалобе (претензии) содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, жалоба (претензия) подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.5.2. В случае если в письменной (электронной) жалобе (претензии) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

5.5.3. В случае если текст письменной (электронной) жалобы (претензии) не поддается прочтению, ответ на жалобу (претензию) не дается и она не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы (претензии) сообщается заявителю, направившему жалобу (претензию), если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Жалоба (претензия), в которой обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему жалобу (претензию), с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

В случае если в письменной (электронной) жалобе (претензии) содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные (электронные) ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами (претензиями), и при этом в жалобе (претензии) не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Комитета, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы (претензии) и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба (претензия) и ранее направляемые жалобы (претензии) направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу (претензию).

В случае если ответ по существу поставленного в жалобе (претензии) вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему жалобу (претензию), сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе (претензии) вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить жалобу (претензию) в Комитет или соответствующему должностному лицу.

5.6. Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии). Комитет и ее должностные лица обязаны предоставлять заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах. При этом документы, ранее поданные заявителями в Комитет, выдаются по их просьбе в виде выписок или копий.

5.7. В случае несогласия с решением, принятым по результатам рассмотрения жалобы, заявитель имеет право направить жалобу на решения и(или) действие (бездействие) должностных лиц, в том числе жалобу на решение и(или) действие (бездействие) председателя Комитета при исполнении государственной функции, в вышестоящие органы государственной власти, вышестоящим должностным лицам.

Наименование вышестоящих органов государственной власти и должностных лиц, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:

Губернатор Санкт-Петербурга;

Правительство Санкт-Петербурга;

вице-губернатор Санкт-Петербурга, координирующий и контролирующий деятельность Комитета.

Места нахождения исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, в которых осуществляется прием заявителей; телефоны для связи и адреса электронной почты:

Смольный, Санкт-Петербург, 191060;

(812)576-60-94 (Приемная Правительства Санкт-Петербурга)

e-mail: gov@gov.spb.ru; http://www.gov.spb.ru.

5.8. При обращении в письменной (электронной) форме срок рассмотрения жалобы (претензии) не должен превышать 30 дней со дня регистрации жалобы (претензии).

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, при этом необходимо уведомить заявителя о продлении срока рассмотрения жалобы (претензии).

5.9. Результатами досудебного (внесудебного) обжалования являются:

признание жалобы (претензии) обоснованной и направление лицам, участвующим в исполнении государственной функции, требования об устранении выявленных нарушений и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за принятие незаконного решения или действие (бездействие), уведомление заявителя о результатах рассмотрения жалобы;

признание жалобы (претензии) необоснованной с направлением заявителю письменного мотивированного отказа в удовлетворении жалобы.

5.10. Номера телефонов, по которым можно сообщить о нарушении должностным лицом положений настоящего Административного регламента:

(812)576-60-94 - приемная Правительства Санкт-Петербурга;

(812)576-54-02 - приемная председателя Комитета.

По результатам рассмотрения жалобы (претензии) руководителем Комитета либо вышестоящего органа государственной власти принимается решение об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований, изложенных в жалобе (претензии), о чем заявитель информируется в письменной (электронной) форме (дается ответ по существу поставленных в обращении вопросов).

Прием и рассмотрение жалоб (претензий) производятся в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Адрес для направления письменных обращений: Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015, или для направления обращений по электронной почте: karchiv@ak.gov.spb.ru.

Информацию о записи на личный прием можно получить соответственно в приемной Правительства Санкт-Петербурга по телефону (812) 576-60-94 или в Комитете по телефону (812) 576-54-02.

Прием обращений также осуществляется по адресу Комитета: Таврическая ул., д. 39, Санкт-Петербург, 191015, в рабочие дни: понедельник-четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00; перерыв с 13.00 до 13.48.