Приказ управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области от 28 сентября 2011 г. N 376 "Об утверждении инструкции по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области"

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в целях установления единого порядка организации хранения, комплектования, учета и использования документов на судебных участках мировых судей Нижегородской области приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области (далее - Инструкция).

2. Организационно-аналитическому отделу (Душина Л.Л.) ознакомить с данной Инструкцией всех работников аппаратов мировых судей Нижегородской области.

3. Приказ вступает в силу с момента его подписания.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления

Т.П. Воронина

Инструкция
по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области
(утв. приказом управления по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области от 28 сентября 2011 г. N 376)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации работы архива мирового судьи Нижегородской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единого порядка организации хранения, комплектования, учета и использования документов.

1.2. Работа с документами, образующимися на судебных участках мировых судей (далее - судебные участки) как в делопроизводстве, так и в архиве мирового судьи Нижегородской области (далее - архив) представляет собой единый процесс.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование дел (наряды*(1) (далее - дела), обеспечение сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность, является важнейшей задачей работников аппарата мирового судьи.

1.3. Правильно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор дел для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов на хранение и их надлежащее хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи и судебного участка.

1.4. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области", Правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.85 N 263, Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28.12.2005 N 157, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, Положением об Управлении по обеспечению деятельности мировых судей, адвокатуры и нотариата Нижегородской области (далее - Управление), утвержденным постановлением Правительства Нижегородской области от 07.05.2009 N 279, Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 30.12.2008 и методическими рекомендациями по организации работы архива, разработанными Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации (СД-НК/704 от 03.04.2007 года), Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области, утвержденной приказом управления от 02.06.2008 N 108

1.5. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок использования и хранения документов в архиве, методика отбора дел для постоянного хранения и уничтожения, а также передачи дел постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.

1.6. Решение вопросов о включении документов, образующихся в служебной деятельности мирового судьи и его аппарата, в состав Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Нижегородской области осуществляет экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК).

1.7. Архивное дело мирового судьи на судебном участке непосредственно организуется самим мировым судьей конкретного судебного участка.

1.8. Обязанности, права и ответственность работников аппарата мирового судьи, обеспечивающих его работу, определяются их должностными регламентами.

2. Экспертиза научной и практической ценности документов

2.1. Экспертиза ценности документов - это определение (оценка) политического, научного, практического, хозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для постоянного хранения и установления сроков хранения.

2.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

2.3. Экспертиза ценности документов, отбор их на хранение и уничтожение проводится постоянно действующей экспертной комиссией судебного участка (далее - ЭК судебного участка).

2.4. ЭК судебного участка назначается приказом мирового судьи и включает в себя мирового судью и всех работников его аппарата. В состав комиссии также могут быть включены по согласованию представители Управления и представители уполномоченного органа исполнительной власти в области в области архивного дела. Председателем ЭК судебного участка является мировой судья, секретарем - секретарь суда (далее - секретарь ЭК судебного участка).

2.5. Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:

- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения судебных дел, рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

- согласовывает с экспертной комиссией Управления (далее - ЭКУ) годовые разделы описей дел постоянного хранения;

- согласовывает с ЭКУ акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- согласовывает с ЭКУ акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел.

2.6. Заседания ЭК судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

2.7. Заседания оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем ЭК судебного участка.

2.8. Решения ЭК судебного участка принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются ЭКУ.

2.9. Ведение делопроизводства ЭК судебного участка, хранение и использование ее документов, а также ответственность за их сохранность возлагается на секретаря ЭК судебного участка.

3. Номенклатура дел

3.1. Номенклатура дел судебных участков мировых судей Нижегородской области (далее - номенклатура дел) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых на судебных участках мировых судей, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

3.2. При составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения необходимо руководствоваться Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 01.06.2007 N 70, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов Нижегородской области.

3.3. Номенклатура дел разрабатывается Управлением, согласовывается с ЭКУ, ЭПМК, председателем Нижегородского областного суда, Управлением Судебного департамента в Нижегородской области и утверждается приказом Управления.

3.4. После утверждения номенклатуры дел, судебные участки мировых судей получают ее для использования в работе.

3.5. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Управления.

3.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

3.7. Номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока согласования в случае коренного изменения функций и структуры судебного участка.

3.8. Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК 1 раз в 5 лет.

3.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы судебного участка.

3.10. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:

- в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение направления деятельности, вторая - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами;

- в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел по перечням (примерным номенклатурам) могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, например, в переписке - уточнение адресатов и т.п.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел судебного участка следующего года с тем же индексом;

- в графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню (типовых управленческих документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения или типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовыми перечнями или примерной номенклатурой, срок их хранения устанавливается ЭКУ;

- в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел и др.

3.11. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

4. Подготовка и оформление к последующему хранению судебных дел в архиве мирового судьи

4.1. Решение о передаче в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и материалов принимает мировой судья соответствующего судебного участка.

4.2. До передачи в архив все законченные делопроизводством судебные дела должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций, настоящей Инструкции и Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области.

4.3. В уголовных, гражданских делах и делах об административных правонарушениях, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники соответствующего судебного участка должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, а также составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение 1).

4.4. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение 2), в сформированных делах с учетно-статистическими карточками - на отдельном чистом листе.

4.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа.

4.6. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

4.7. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то указанный лист наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

4.8. Секретарь суда и помощник мирового судьи обязаны тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащее сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора (в части его основного и дополнительного наказания, материальных взысканий), определения или постановления мирового судьи.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

При этом необходимо руководствоваться следующим:

- уголовное дело, по которому согласно приговору или постановлению осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находившийся на свободе, заключен под стражу и сообщения исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам, считается законченным после поступления уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - комиссии по делам несовершеннолетних;

- уголовное дело, по которому объявлен розыск осужденного, скрывающегося от отбывания наказания после вынесения приговора, считается законченным по получении извещения от органов внутренних дел о его задержании и исполнении вынесенного приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде штрафа, считается законченным по представлению осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо по возвращении на судебный участок исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об уплате осужденным штрафа;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщения администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденного уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ограничения свободы, считается законченным после письменного уведомления исправительного центра о получении копии приговора и о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде ареста, считается законченным после получения уведомления о прибытии осужденного для отбытия наказания;

- уголовное дело, по которому лицо осуждено к наказанию в виде лишения свободы, считается законченным после получения от исправительного учреждения уведомления о начале и месте отбывания наказания;

- если мировым судьей принято решение о необходимости применения в отношении несовершеннолетнего принудительных мер воспитательного воздействия, дело считается законченным после получения из отдела по предупреждению правонарушений несовершеннолетних органов внутренних дел извещения о взятии несовершеннолетнего на учет;

- если принудительной мерой воспитательного характера является предупреждение, уголовное дело считается законченным после разъяснения мировым судьей несовершеннолетнему вреда, причиненного его деянием, и последствий совершения преступлений, предусмотренных Уголовным кодексом Российской Федерации;

- уголовное дело, по которому отсрочено отбытие наказания, считается законченным после поступления от уголовно-исполнительной инспекции уведомления о взятии осужденного на учет;

- уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности, и в отношении него применены принудительные меры медицинского характера, считается законченным после получения от исправительного учреждения или органа здравоохранения уведомления о помещении такого лица в психиатрический стационар общего, специализированного или специализированного с интенсивным наблюдением типа, либо о взятии на амбулаторный учет у психиатра;

- уголовное дело, по которому мировым судьей вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

- уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор за недоказанностью участия подсудимого в совершении преступления, или лицо, совершившее это преступление, осталось невыясненным, в архив судебного участка не сдается, а по вступлении приговора в законную силу направляется прокурору для принятия мер к установлению лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;

- уголовное дело, по которому назначено дополнительное лишение специального, воинского или почетного звания, классного чина и государственных наград, считается законченным после поступления от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением исковых требований, считается законченным после выдачи мировым судьей взыскателю исполнительного листа (судебного приказа), либо направлении его по просьбе взыскателя для принудительного исполнения в соответствии с Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве".

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается законченным после вступления решения (определения) в законную силу.

Если мировой судья вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается законченным после приобщения к нему квитанции об уплате суммы штрафа или государственной пошлины.

Материалы (дела), рассмотренные мировым судьей в порядке исполнения приговора по представлениям и ходатайствам, считаются обращенными к исполнению и подлежат списанию в архив:

- в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, направления осужденного для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке ч. 3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.

- в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;

- во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.

4.9. Решение на передачу дел об административных правонарушениях в архив принимает мировой судья.

4.10. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив:

- при наложении наказания в виде предупреждения - после вручения мировым судьей копии постановления под расписку физическому лицу или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, либо после направления указанным лицам копии постановления по почте;

- при наложении наказания в виде лишения права управления транспортным средством после поступления сообщения от органа ГИБДД об изъятии у наказанного лица документа на право управления транспортным средством;

- при конфискации - после поступления копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов финансовому органу;

- при наложении наказания в виде административного штрафа - после уплаты штрафа лицом, привлеченным к административной ответственности, или законными представителями несовершеннолетнего, а в случае неуплаты штрафа - по возвращении мировому судье постановления с отметкой судебного пристава - исполнителя об исполнении;

- при наложении наказания в виде административного ареста - после получения извещения от органов внутренних дел об отбытии срока ареста либо об освобождении лица из специального приемника ввиду нуждаемости в неотложной медицинской помощи (п. 8 "Правил внутреннего распорядка специальных приемников для содержания лиц, арестованных в административном порядке". Приложение 4 к приказу МВД РФ от 06.06.2000 N 605дсп, зарегистрировано в Минюсте РФ 20.07.2000 N 2320);

- при наложении наказания в виде дисквалификации - после получения мировым судьей сообщения о прекращении договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом и направления в орган, уполномоченный на ведение реестра дисквалифицированных лиц копии постановления, вступившего в законную силу;

- при прекращении производства по делу об административном правонарушении - после вынесения постановления.

Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит передаче в архив также и в случае истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания.

4.11. На обложках дел (приложение 3), подлежащих передаче на архивное хранение, указываются:

- фамилия, инициалы мирового судьи, наименование судебного участка;

- даты начала и окончания дела;

- номер производства по делу;

- количество листов в деле и срок его хранения.

На обложках гражданских дел, кроме того, указываются фамилия, имя, отчество истца и ответчика, а также сущность иска.

На обложках уголовных дел - фамилия, имя, отчество подсудимого, номер и часть статьи УК РФ, по которой лицо привлекалось к уголовной ответственности.

На обложках дел об административных правонарушениях - фамилия, имя, отчество физического (юридического) лица, привлеченного к административной ответственности, а также номер и часть статьи КоАП РФ и КоАП Нижегородской области.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами синего цвета и четким почерком.

5. Подготовка и оформление дел и других документов к сдаче в архив мирового судьи

5.1. Оформление и подготовка к сдаче в архив дел и документов, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) и временному (до 10 лет) хранению, осуществляется секретарем суда под руководством и контролем помощника мирового судьи.

5.2. Помощник мирового судьи обязан: тщательно просмотреть дело, обращая особое внимание на то, чтобы в него не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов или документы без подписи исполнителя, проверить исполнение решения мирового судьи.

5.3. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка или фамилия мирового судьи.

5.4. Листы в деле подшиваются в строго хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

5.5. В законченных делах подшиваются и нумеруются все листы.

5.6. В законченных делах, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

5.7. Обложка дела должна содержать индекс (номер) и полное наименование дела в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в номенклатуре дел. Остальные реквизиты заполняются так же, как на обложках судебных дел, указанных в п. 4.11. данной Инструкции.

5.8. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок из номенклатуры дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример: Документы изучения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 - уголовные дела, том 2 - гражданские дела.

5.9. Каждое дело должно содержать не более 250 листов при толщине 3 - 4 см, при наличии же большего числа листов дело подразделяется на тома. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1, дата тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах указывается общий заголовок по номенклатуре дел.

5.10. Дела постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку, все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из дел удаляются.

5.11. В делах, подлежащих постоянному хранению, составляется внутренняя опись с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в деле.

5.12. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в деле через арифметический знак "+".

5.13. Оконченные регистрационные журналы, книги и учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив секретарем суда, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.

5.14. На обложке регистрационного журнала или книги проставляется срок хранения по номенклатуре дел, и указывается количество листов.

5.15. Перед сдачей в архив регистрационных журналов, книг и учетно-статистических карточек помощник мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.

5.16. В архиве учетно-статистические карточки хранятся сшитыми в тома отдельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 - 150 учетно-статистических карточек.

5.17. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.18. Помощник мирового судьи обязан проверить соответствие оформления и подготовки к сдаче в архив дел, документов, регистрационных журналов, книг и учетно-статистических карточек требованиям настоящей главы.

6. Порядок нумерации листов

6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в делах все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.

6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

6.3. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела, то отдельной нумерации фотографий не требуется.

6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.), каждый документ нумеруется отдельно.

6.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи.

6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела, листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

6.12. В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

6.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в", и т.д.

6.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в", и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

6.15. Учет количества листов в деле и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи.

6.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления в нумерации; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

6.17. Заверительная надпись подписывается помощником мирового судьи и секретарем суда с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: В настоящем деле 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54а, 54б. В конверте (лист 245) находятся фотографии Иванова А.В.

Помощник мирового судьи Т.А. Смирнова

15.06.2011 г.

Секретарь суда И.М. Петрова

15.06.2011 г.

7. Порядок определения сроков хранения дел и документов

7.1. Сроки хранения дел и документов устанавливаются в соответствии с Номенклатурой дел судебных участков мировых судей Нижегородской области. Сроки хранения дел, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

7.2. Сроки хранения документов, не предусмотренных номенклатурой дел, устанавливаются ЭКУ.

7.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2009 году, начинается с 1 января 2010 года.

7.4. Исчисление сроков хранения уголовных дел производится с момента погашения судимости.

8. Составление описей на дела

8.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

8.2. До передачи в архив на дела постоянного хранения составляется опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения 4, 5). Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу документов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

8.3. Дела вносят в опись в порядке значимости этих документов.

8.4. Включенные в опись дела, имеющие постоянный срок хранения, в последующем хранятся на судебном участке до решения вопроса о передаче дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

8.5. Годовые разделы описи дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения должны рассматриваться ЭК судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение и согласование в ЭКУ:

- описи дел, имеющих постоянный срок хранения в четырех экземплярах;

- описи дел временного хранения (свыше 10 лет) в двух экземплярах.

Согласованные годовые разделы описей утверждаются мировым судьей и хранятся на судебном участке в специальном наряде.

8.6. Согласованные годовые разделы описей на дела, дела общего делопроизводства, имеющие постоянный срок хранения, представляются на утверждение ЭПМК не позднее чем через 3 года после сдачи дела в архив.

Пример: годовые разделы описей на дела оконченные производством в 2009 году, представляются на утверждение ЭКУ не позднее 2012 года.

8.7. Перед направлением описей на согласование проверяется наличие дел, включенных в эти описи.

8.8. После согласования годовых разделов описей дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения ЭКУ и утверждения их мировым судьей, мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный номенклатурой дел, только после утверждения годовых разделов описей ЭПМК.

8.9. Один экземпляр утвержденной мировым судьей описи дел, имеющих постоянный срок хранения, направляется в ЭКУ, остальные три экземпляра описи хранятся у секретаря суда судебного участка в специальном наряде.

8.10. На экземплярах описей, которые хранятся в архиве мирового судьи, ЭКУ ставит штамп о принятии документов на учет и дату согласования описи.

8.11. Все описи дел составляются секретарем суда совместно со всеми работниками аппарата мирового судьи.

8.12. При внесении дел в опись необходимо руководствоваться следующим:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- каждая опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц;

- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;

- при заполнении графы "Индексы дел, нарядов" указываются их номера, соответствующие индексам дел по номенклатуре дел, с добавлением порядкового номера дела или номера тома дела;

- графа "Заголовки дел, нарядов" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела. Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;

- если в опись вносятся дела, состоящие из нескольких томов, в ней необходимо указать заголовок дела с обложки, а затем записать номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

8.13. В описях по уголовным делам заголовком каждого производства являются фамилия, имя и отчество подсудимого, а также номер и часть статьи УК РФ (или название преступления), по которой осужденный подвергнут наказанию (оправдан) мировым судьей.

8.14. Если на одной странице описи подряд включено несколько производств по однородному виду преступления, например "Побои", то за первой записью вида преступления разрешается делать запись "То же".

8.15. Виды преступлений в описи группируются в порядке, предусмотренном УК РФ.

8.16. В описях по гражданским делам заголовком производства являются фамилии истца и ответчика, а также предмет иска.

8.17. В описях по делам об административных правонарушениях заголовком дела являются фамилия и инициалы физического (наименование юридического) лица, привлеченного к административной ответственности, а также номер и часть статьи КоАП РФ и КоАП Нижегородской области.

8.18. Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, содержащей количество и крайние порядковые номера включенных в опись дел, должность и фамилию составителя описи.

Итоговая запись подписывается секретарем суда и помощником мирового судьи, согласовывается с ЭК, согласовывается с ЭКУ, после чего утверждается мировым судьей.

8.19. При первом представлении описей дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел на постоянное хранение и порядок систематизации дел в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел на хранение в государственный или муниципальный архив.

8.20. Годовые разделы описей дел постоянного хранения должны рассматриваться ЭК, после чего, в случае согласования, в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются в ЭКУ для согласования и направления для утверждения ЭПМК через три года после сдачи дела в архив суда. Опись дел постоянного срока хранения изготавливается в четырех экземплярах.

После утверждения годового раздела мировым судьей и ЭПМК первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются на судебном участке.

8.21. На экземпляре описи, который хранится в архиве, ЭПМК ставит штамп утверждения описи.

8.22. После внесения дела в опись на его обложке, рядом с пометкой "постоянно", проставляется номер описи и номер дела по описи.

8.23. Номер описи присваивается на годовой раздел описи по сроку хранения дела:

Опись N 1 - постоянного хранения;

Опись N 2 - временного (свыше 10 лет) хранения;

8.24. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

9. Передача дел и других документов в архив мирового судьи, их хранение и использование

9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, дела общего делопроизводства передаются секретарем суда в архив ежегодно, до 1 декабря следующего года по завершению их делопроизводством.

Пример: Дела, законченные делопроизводством в 2009 году, должны быть переданы в архив не позднее 1 декабря 2010 года.

9.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела постоянного хранения.

9.3. Документы кратковременного хранения (до 5 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения, предусмотренного номенклатурой дел, или до минования надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение 6).

9.4. Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях передаются в архив по учетно-статистическим карточкам и описям дел, составленным секретарем суда и проверенным помощником мирового судьи.

9.5. Дела в архив передаются по акту, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем суда и утверждается мировым судьей.

9.6. Поступившие в архив дела и другие документы хранятся в хронологическом порядке.

9.7. Дела систематизируются в зависимости от их объема по 10 - 50 штук в коробке, пачке, связке. На корешке обложки каждой пачки, а также на коробке указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в данные пачки, коробки или связки.

Пример оформления бирки на пачках, связках или коробках с делами:

Фонд N _____ Опись N 2

Судебный участок N 3

Сормовский район г. Н.Новгород

(наименование судебного участка)

2001 г.; 2002 г.; 2003 г.; 2004 г.; 2005 г.

(дата)

Ед. хр. N 1 - N 22; N 1 - N 28; N 1 - N 13; N 1 - N 2; N 1 - N 11

Коробка N 1

9.8. Если исполнение по делу не закончено, дело в архив не сдается. В этом случае на учетно-статистических карточках делается пометка о том, у кого находится дело на хранении.

9.9. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче его в архив.

9.10. Из архива дела могут выдаваться по служебной необходимости с письменного разрешения мирового судьи и подлежат возврату в архив.

9.11. О выдаче дела делается отметка в "Журнале выдачи дел из архива" (приложение 13), в котором указываются следующие данные: номер дела, номер описи, дата его выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата его возвращения.

9.12. Дело, хранящееся в архиве, может быть истребовано для служебных целей во временное пользование по отдельному письму или запросу. Секретарь суда о выдаче истребованного дела также делает отметку в журнале выдачи дел из архива.

10. Отбор документов и оформление их на уничтожение

10.1. Находящиеся на судебных участках уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях дела и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.06.2007 N 70, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 отбираются к уничтожению.

10.2. Отбор уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет секретарь суда, путем составления соответствующего акта (приложение 6) совместно с помощником мирового судьи.

10.3. Отбор уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 6) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за тот же период, что и дела, подлежащие уничтожению.

10.4. Акты о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение, согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 6), в соответствии с установленным порядком.

10.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2007 года.

Необходимо учитывать, что исчисление сроков хранения уголовных дел производится с момента погашения судимости.

10.6. Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

10.7. Из отобранных к уничтожению дел необходимо оставлять на постоянное хранение подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

10.8. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.

10.9. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются судебные дела и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел.

10.10. Из дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов (приложение 7). В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

10.11. Отобранные документы из дел (подлинники решений, приговоров и т.д.) подшиваются по порядку номеров дел в отдельные дела на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. К сформированному делу составляется внутренняя опись (приложение 7). Лист-заверитель подшивается последним листом в деле.

10.12. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

10.13. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (римскими цифрами).

10.14. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется по установленной форме. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через арифметический знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

10.15. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационных номерах, заголовках (по алфавиту) и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи (приложение 8).

10.16. Обложка дела оформляется следующим образом:

- наименование судебного участка;

- индекс дела в соответствии с номенклатурой дел;

- номер дела (тома);

- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел, но при этом может уточняться и корректироваться);

- дата дела (оформляется надписью "Начато: _______", "Окончено: ____");

- количество листов дела (проставляется на основании заверительной записи, при этом, если в дело включена внутренняя опись, то ее листы нумеруются отдельно, что на обложке дела выглядит следующим образом "На: 123 л. + 2 л.", где 2 л. - количество листов внутренней описи. Лист-заверитель не нумеруется);

- срок хранения дела - "Хранить постоянно";

- архивный шифр дела (Ф. N ____, Д. N __ ; Оп. N ___).

10.17. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется он в верхнем правом и нижнем левом углах дела. На обложках дел постоянного хранения проставляется черными чернилами только после включения этих дел в описи.

10.18. На сформированные и оформленные дела постоянного хранения составляются отдельные описи дел:

- описи дел с изъятыми подлинниками судебных решений из уголовных дел с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись N 3п;

- описи дел с изъятыми подлинниками судебных решений из гражданских дел с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись N 4п;

- описи дел с изъятыми подлинниками решений из дел об административных правонарушениях с истекшими сроками хранения - присваивается номер Опись N 5п.

10.19. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел составляется в двух экземплярах и хранится в соответствующем деле.

10.20. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

- дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;

- заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе;

- в конце акта делается запись о том, что из дел (производств) изъяты подлинники судебных решений.

10.21. Акт подписывается секретарем суда и помощником мирового судьи, согласовывается с ЭК судебного участка и ЭКУ, после чего утверждается мировым судьей.

10.22. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельное дело в хронологическом порядке по годам и хранятся постоянно.

10.23. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.

10.24. После этого судебный участок имеет право уничтожить дела, включенные в данный акт, в соответствии с установленным порядком.

10.25. Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются в утилизацию. В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией судебного участка путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества уничтоженных дел.

10.26. Перед уничтожением документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача в организации, производящие утилизацию оформляется приемно-сдаточный накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов и вес бумажной макулатуры.

10.27. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем секретаря суда судебного участка.

10.28. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел и других документов для хозяйственных нужд.

10.29. В учетно-статистических карточках делаются отметки об уничтожении дел с указанием дат составления актов и номеров актов и нарядов, в которые эти акты помещены. Отметки об уничтожении делаются и в соответствующих описях, а в реестре описей производится новая итоговая запись.

10.30. Дела постоянного хранения хранятся на судебном участке до решения вопроса о передаче дел в государственные и муниципальные архивы.

11. Сроки и порядок сдачи дел на хранение в государственный архив

11.1. Передаче на хранение в государственные или муниципальные архивы подлежат:

- дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве судебного участка;

- судебные дела (наряды) постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве судебного участка.

Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственные или муниципальные архивы передается три экземпляра утвержденных описей.

11.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение секретарь суда проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.

11.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах и делах общего делопроизводства секретарь суда, составляет акт (приложение 9). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппарата мирового судьи судебного участка.

11.4. Сдача дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственные или муниципальные архивы оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 9).

11.5. Секретарь суда и приемщик (архивное учреждение) расписываются в акте приема-передачи дел и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей и акт. Второй экземпляр акта возвращается в архив участка после его оформления. Акт приема-передачи документов, подписанный и утвержденный, подшивается в дело фонда, вместе с оставшимся экземпляром годового раздела описи дел постоянного срока хранения.

11.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел.

11.7. Номера отсутствующих дел и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив, а причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке мирового судьи, подготовленной секретарем суда.

11.8. Судебный участок, документы которого передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате (приложение 10). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии.

11.9. Перевозку дел и нарядов в архивное учреждение обеспечивает Управление.

12. Оборудование архивных помещений судебных участков

12.1. Для обеспечения сохранности дел и других документов, создания необходимых условий для работы с документами мирового судьи и судебного участка оборудуется архивное помещение.

12.2. Архивное помещение должно быть оборудовано в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. На судебных участках мировых судей, расположенных в одном здании, архивные помещения могут размещаться в одном помещении.

12.3. Архивное помещение должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении.

12.4. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками. Окна архивного помещения оборудуются металлическими решетками.

12.5. Запрещается установка в архивном помещении печей и дымоходов. В архивном помещении запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещения посторонних объектов.

12.6. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения документов.

12.7. Архивное помещение должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и иметь выходы к лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.8. Работник, ответственный за архив судебного участка, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности и быть ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

12.9. Категорически запрещается курение и применение в архивном помещении электронагревательных приборов.

12.10. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.

12.11. Архив должен иметь оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещения и уборки пыли со стеллажей.

12.12. В архивном помещении должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для обеспыливания стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.13. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

12.14. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 + 20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

12.15. Помещения архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами достигает 1,2 метра, остальных проходов 70 - 80 см.

12.16. Для хранения каточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.17. Стеллажи, шкафы и полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначается: номер стеллажа, номер полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

12.18. Местонахождение документов закрепляется постеллажными указателями. Коробки и связки должны иметь четко оформленные ярлыки.

13. Учет документов в архиве мирового судьи

13.1. Учет документов в архиве является средством контроля за их наличием и обеспечения их сохранности.

13.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.

13.3. Основными учетными документами в архиве являются:

- паспорт архива (приложение 14);

- журнал учета входящей и исходящей корреспонденции;

- журнал выдачи дел (нарядов) из архива;

- журнал выданных копий, выписок, документов из архива;

- номенклатура дел судебного участка;

- описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел и нарядов;

- внутренняя опись документов, находящихся в деле;

- акты и справки о проверках наличия и состояния дел в архиве;

- паспорт архива мирового судьи (приложение 14).

13.4. Дела учитываются по описям.

13.5. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

13.6. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

13.7. Учет поступлений дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ведется раздельно.

13.8. Все учетные документы должны находиться в отдельном месте и храниться в металлических шкафах.

13.9. Архив мирового судьи ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в государственный архив или муниципальные архивы Нижегородской области паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

14. Проверка наличия дел в архиве судебного участка

14.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве комиссией, назначаемой Управлением по согласованию с мировым судьей, проводятся проверки наличия и состояния дел.

14.2. В ходе проверки осуществляется:

- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

- выявление и устранение недостатков в учете документов;

- выявление отсутствующих документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.

14.3. Проверка проводится не реже одного раза в пять лет.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене мирового судьи или секретаря суда - лица, ответственного за ведение архива.

14.4. Результаты проверки оформляются актом (приложение 11).

14.5. При проверке наличия и состояния документов необходимо:

- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

- изымать дела, не внесенные в опись;

- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.

14.6. Если при проверке обнаружено отсутствие дел, то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел.

14.7. В этих целях рекомендуется:

- изучить все учтенные документы по выдаче дел из архива;

- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел на других судебных участках;

- проверить находящиеся рядом дела;

- изучить акты о выделении дел к уничтожению и ранее составленные акты состояния проверки наличия и состояния дел в архиве судебного участка.

14.8. Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска ЭК судебного участка и утверждения решения ЭК судебного участка мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 10).

14.9. При обнаружении неисправимых повреждений дел также составляется акт (приложение 8). Указанные акты утверждаются мировым судьей.

14.10. После утверждения актов о недостаче или неисправимых повреждениях необнаруженные и поврежденные дела исключаются из описей.

14.11. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "проверено", проставляется дата проверки. Запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.

14.12. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

15. Научно-справочный аппарат

15.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, а также использования содержащейся в них информации в архиве формируется научно-справочный аппарат.

15.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

- учетная документация;

- картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены в алфавитных и (или) регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства.

16. Использование документальных материалов

16.1. Выдача и использование документов архива производится только с разрешения мирового судьи.

16.2. Для служебного использования документальных материалов секретарь суда:

- выдает документы архива работникам аппарата мирового судьи;

- направляет на основании письменного запроса документы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

- информирует мирового судью о составе и содержании документов;

- выдает справки и выписки из архивных документов.

16.3. Выдача копий, выписок, документов из архива регистрируется в "Журнале регистрации выданных копий, выписок, документов" (приложение 14).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

16.3. Работники судебного участка, получившие документальные материалы, несут ответственность за их сохранность.

16.4. Порядок хранения в архиве судебного участка изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов и депутатских удостоверений, орденских книжек и других личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Нижегородской области.

Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются секретарем суда обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу - по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, а по нерассмотренным делам - с разрешения мирового судьи с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины. Эти заявления приобщаются к делу.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

16.5. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

16.6. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве, производится по письменному разрешению мирового судьи на основании запросов или заявлений организаций, учреждений или физических лиц и регистрируется в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.

16.7. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве, лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами допускается с письменного разрешения мирового судьи.

16.8. Ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо документов (листов) из судебного дела или внесения в него каких-либо изменений.

16.9. Лица, перечисленные в п. 16.7. данной Инструкции, делают письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу секретарем суда и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.

16.10. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40 - 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

16.11. Выдаваемые мировым судьей копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

16.12. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

17. Хранение дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения судебных участков мировых судей г. Н.Новгород

17.1. Судебные участки г. Нижнего Новгорода передают на депозитарное хранение документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в отдел учета, обработки и хранения документов судебных участков г. Н.Новгород Управления (далее - отдел учета) до решения вопроса о передаче дел на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

17.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в отдел учета не ранее чем через 2 года после завершения делопроизводства и проведенной обработки документов.

17.3. Документы передаются в отдел учета в упорядоченном состоянии по утвержденным описям дел. Прием документов на хранение оформляется актом приема - передачи, составляемым в двух экземплярах (приложение 9).

17.4. Перед передачей документов на депозитарное хранение работниками аппарата мирового судьи совместно с работниками отдела учета проводится предварительная проверка, которая включает в себя предварительный просмотр физического состояния дел и определение их наличия в соответствии с годовым разделом описи дел.

17.5. В случае, когда во время предварительного просмотра обнаруживается недостача одного или нескольких дел, секретарем суда проводятся меры по их розыску.

17.6. При обнаружении дефектов дел и документов составляется акт. Устранение дефектов проводится силами работников аппаратов мировых судей судебных участков.

17.7. Дела временного (до 10 лет) хранения в отдел учета не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.8. Доставка дел для хранения с судебных участков в отдел учета осуществляется Управлением.

17.9. Дела выдаются во временное пользование судебным участкам на основании письменного запроса за подписью мирового судьи, и по минованию надобности дела подлежат возврату.

17.10. Выдача документов из отдела учета регистрируется в "Журнале выдачи дел", в котором указывается номер дела, номер описи, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подписи работника судебного участка и сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности.

Приложение 1

Внутренняя опись документов,
находящихся в деле (наряде) N _____

N п/п	Наименование и краткое содержание документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов в деле (наряде)	Примечание

Итого ________________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество _______________________________ листов внутренней описи

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Приложение 2

Лист-заверитель дела

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ листов

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _______________

в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________________________

пропущенные номера листов

_______________ _____________________________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

______________________20 г.

Приложение 3

Наименование судебного участка

Ф N _____________
Оп. N ____________
Д. N _____________

Дело:

(заголовок дела)

____________________________________________________________________ ____________

____________________________________________________________________ ____________

____________________________________________________________________ ____________

Том _____

Начато: ________________

Окончено:______________

Хранить: _______________

Ф. N __________________

Оп. N _________________

Д. N __________________

На ______________ листах

Приложение 4

Утверждено Экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов Нижегородской области ______________________________

Утверждаю Мировой судья судебного участка N ___________________ __________________________20 г.

Наименование судебного участка мирового судьи

Опись N 1
дел постоянного хранения за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела		Дата дела	Кол-во листов в деле
1	2	3	4		5

В данный раздел описи внесено _____ (_____(и прописью) дел с N по N ,

в том числе:

литерные номера -

пропущенные номера -

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_______________________20 г.

Ведущий специалист -

помощник мирового судьи подпись расшифровка подписи

_______________________20 г.

Приложение 5

Наименование судебного участка мирового судьи

Утверждаю Мировой судья судебного участка N ______________________ __________________________20 г.

Опись N 2
дел временного (свыше 10 лет) хранения за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено _____ (_____(и прописью) дел с N по N ,

в том числе:

литерные номера -

пропущенные номера -

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Ведущий специалист -

помощник мирового судьи подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Согласовано Протокол ЭК судебного участка N от ___________ 20 г. N ____ Председатель ЭК ______________

Согласовано Протокол ЭК Управления от ___________ 20 г. N ____ Председатель ЭК ______________

Приложение 6

Наименование судебного участка мирового судьи

Утверждаю Мировой судья судебного участка N ____________________ _________________________20 г.

Акт
о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Основание:

Составлен экспертной комиссией:

Председатель ЭК:		- мировой судья судебного участка N __
Члены ЭК:		-
		-
		-
		-
Присутствовали:		-

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва, 2000), "Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01 июня 2007 г. N 70" отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое и юридическое значение документы судебного участка N ____ за ______ годы.

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Количество дел	Срок хранения, N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
2001 год
2002 год

Итого: _________________________________ дел за _________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены ЭК судебного участка N ___ _______________

(протокол от _____________ N _____).

Секретарь судебного участка ФИО

"_____"_____________20 г.

Председатель ЭК:		ФИО
Члены ЭК:		ФИО

Документы в количестве ___ (____) дел, весом _______ кг. сданы

в ____________________________________________________________________

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N __________.

Документы сдал ______________________________ (подпись, Ф.И.О)

Приложение 7

Внутренняя опись
___________________________________

N п/п	N дела	Ф.И.О. лица (название организации), в отношении которого вынесено решение	N страницы в деле	Примечание
1	2	3	4	5

Итого __________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________

(цифрами и прописью)

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

___________________20 г.

Приложение 8

Наименование судебного участка мирового судьи

Утверждаю Мировой судья судебного участка _______________ __________________20 г.

Акт
____________ N _____ г. Нижний Новгород
о неисправимых повреждениях документов

В архиве судебного участка обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	N описи	N дела	Кол-во листов	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _____________________________________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

Ведущий специалист -

помощник мирового судьи подпись расшифровка подписи

___________________20 г.

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

___________________20 г.

Приложение 9

Утверждаю Мировой судья судебного участка ________________ ______________________20 г.

Утверждаю ____________ (руководитель организации-приемщика) ___________________ ___________________20 г.

Акт ________ N _______
(дата)
приема-передачи документов на хранение

Истечение срока ведомственного хранения _______________________________

(основание передачи)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(наименование организации-сдатчика)

______________________________________________________________ принял

(наименование организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято: _________________________ ед. хр.

Передачу произвели: Специалист первой категории - секретарь суда судебного участка _____________________________ _____________________20___г..

Прием произвели: _____________________ _____________________20 г.

Фонду присвоен N ___________________________________

Изменения в учетные документы внесены:__________________________________

Должность Подпись Расшифровка подписи

____________________20 г.

Приложение 10

Наименование судебного участка мирового судьи

Утверждаю Мировой судья судебного участка _______________ __________________20 г. Подпись Расшифровка подписи Дата

Акт ________ N ________ ___________________
(место составления)
об утрате документов, розыск которых исчерпан

В результате ____________________________ установлено отсутствие в архиве судебного участка перечисленных ниже дел, предпринятые всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого ____________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед. хр.:

____________________________________________________________________ _____

____________________________________________________________________ _____

(номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Ведущий специалист -

помощник мирового судьи подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Согласовано

Протокол экспертной комиссии судебного участка от __________ N _______

Приложение 11

(наименование организации)

(название архива)

Утверждаю Мировой судья судебного участка _______________ __________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ___________________________

Акт _________ N _____________
(место составления)
проверки, наличия и состояния дел (постоянного, временного хранения)

Основание _______________________________________________________

(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

(наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка проводилась с _______________ по ________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: ________________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________________ дел.

(цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. Неучтенных в итоговых записях описей _____________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. Неучтенных в итоговых записях описей _____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ___________________ дел

(цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии включенных в описи _____________________________________ дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи ______________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных и невключенных в описи) имеется в наличии ____________________ дел,

(цифрами и прописью)

из них: _____________________________________

(цифрами и прописью)

8.1. Требующих реставрации ___________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.2. Требующих переплета и подшивки ___________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.3. Требующих восстановления затухающих текстов ________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.6. Неисправимо поврежденных ________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.7. Требующих технической обработки ___________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

8.8. Выдано во временное пользование ____________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).

Проверку проводили:

(наименование должности)		(подпись)		(расшифровка подписи)
(наименование должности)		(подпись)		(расшифровка подписи)
(наименование должности)		(подпись)		(расшифровка подписи)

______________________20_____г.

Приложение 12

Журнал
выдачи дел (нарядов) N ____

N п/п	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Расписка в получении	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого в ______ году выдано из хранилища N ___________________

(цифрами и прописью)

___________________________________________ ед. хр.

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Приложение 13

Журнал
регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исх. N, дата, адрес, телефон	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение 14

Кому представляется _______________________________________________________

(наименование, адрес получателя)

Кем представляется ________________________________________________

(наименование, адрес отчитывающейся организации)

Форма собственности ________________________________________________

Паспорт
архива организации, хранящей управленческую документацию на _____ декабря 20___ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в процентах
А	1	2	3
101	1

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранятся сверх установленного срока	Образуется в год дел
			Начальная	Конечная	Всего	Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6
Постоянного хранения
По личному составу

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует

Стеллажи: металлические, деревянные, нет

Шкафы: деревянные, металлические, отсутствует

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

Мировой судья судебного участка

______________________________ подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

Специалист первой категории -

секретарь суда судебного участка подпись расшифровка подписи

_____________________20 г.

*(1) Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке или в хронологической последовательности.