Постановление администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 19 марта 2012 г. N 986 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов" (с изменениями и дополнениями)

Постановление администрации г. Дзержинска Нижегородской области
от 19 марта 2012 г. N 986
"Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

28 июня 2012 г.

В соответствии с постановлением Администрации города Дзержинска от 26.09.2008 N 3548 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь ст. 57 Устава городского округа город Дзержинск, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов".

2. Информационно-аналитическому управлению Администрации города (И.Ю. Соловьев) опубликовать постановление в средствах массовой информации.

3. Постановление вступает в силу с момента его опубликования.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы Администрации городского округа по социальной политике (Т.А. Нестерова).

Мэр города

В.Ф. Сопин

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов"
(утв. постановлением Администрации города Дзержинска
от 19 марта 2012 г. N 986

С изменениями и дополнениями от:

28 июня 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной услуги

1.1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Комплектование, хранение и использование архивных документов" (Далее - Регламент) разработан с целью повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального бюджетного учреждения "Городской архив" (далее - городской архив), а также порядок взаимодействия городского архива с органами государственной власти, местного самоуправления, организациями всех форм собственности, общественными объединениями (далее - органы и организации), при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги

1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации;

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";

- Федеральный закон от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ " Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Закон Нижегородской области от 22 декабря 2005 года N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- Устав городского округа город Дзержинск;

- Иные правовые акты Российской Федерации, Нижегородской области и органов местного самоуправления города Дзержинска.

1.3. Результаты предоставления муниципальной услуги

1.3.1 Предоставление муниципальной услуги по комплектованию, хранению и использованию архивных документов и архивных фондов осуществляет МБУ "Городской архив";

1.3.2. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- акты приема-передачи документов на хранение в городской архив от организаций-источников комплектования, от ликвидированных организаций и от граждан - держателей личных фондов (Приложение N 1);

- копии архивных документов, выписки из архивных документов и архивные справки;

- информационные мероприятия (выставки, экскурсии и т.д.);

- договоры о сотрудничестве в сфере архивного дела (Приложение N 2), о хранение документов, об упорядочении документов (Приложение N 3).

1.4. Описание заявителей

1.4.1. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иные государственные органы, расположенные на территории городского округа город Дзержинск Нижегородской области на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

- органы государственной власти Нижегородской области, государственные организации и предприятия Нижегородской области, расположенные на территории городского округа город Дзержинск, на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

- муниципальные организации, учреждения и предприятия, расположенные на территории городского округа город Дзержинск;

- негосударственные организации, общественные объединения, расположенные на территории городского округа город Дзержинск на основании договора о сотрудничестве в сфере архивного дела;

- граждане, в т.ч. держатели личных фондов (Приложения N 4, N 5, N 6, N 7).

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 в пункт 2.1 настоящего Регламента внесены изменения, вступающие в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

2.1.1. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется городским архивом.

Местонахождение городского архива: г. Дзержинск Нижегородской области, ул. Октябрьская д. N 72а, почтовый индекс 606016.

Электронный адрес городского архива: mu_arhive_dzr@mail.ru.

Справочный телефон: (8313) 29-36-21, 29-24-62.

2.1.2. Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

- по электронной почте;

- по письменному обращению;

- по телефону;

- по личному обращению: понедельник, вторник, четверг с 9-00 до 16-00.

Пятница - 8-00 - 16-00

Суббота - воскресенье - выходные дни.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение в адрес городского архива о приеме документов на хранение;

2.2.2. От источников комплектования городского архива документы постоянного срока хранения принимаются по истечении сроков временного хранения, установленные законодательством Российской Федерации:

- документы территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории Нижегородской области - 15 лет;

- документы организаций областной формы собственности - 10 лет;

- документы организаций муниципальной формы собственности - 5 лет;

- документы организаций частной формы собственности - по договору;

- записи актов гражданского состояния - 100 лет;

- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда - 75 лет;

- проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;

- технологическая, конструкторская и патентная документация - 20 лет;

- научная документация - 15 лет;

- кино- и фотодокументы - 5 лет;

- видео и фонодокументы - 3 года.

2.3. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Сроки временного хранения документов архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между городским архивом и собственником или владельцем указанных документов.

2.3.2. В исключительных случаях сроки временного хранения документов архивного фонда могут быть продлены по просьбе органов и организаций-источников комплектования городского архива при необходимости практического их использования или при отсутствии у городского архива возможности приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

Продление указанных сроков осуществляется решением экспертной комиссии (далее - ЭК) городского архива.

2.3.3. Срок исполнения запросов социально-правового характера в плане выдачи копий архивных документов, выписок из архивных документов и архивных справок, не должен превышать 30 дней со дня поступления запроса;

2.3.4. Срок проведения экскурсии указывается в поступившей заявке, а при его отсутствии, не должен превышать 30 дней с момента поступления заявки. Сроки проведения выставок определяются наступлением плановых дат и мероприятий.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.4.1. Основанием отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- не обеспечение в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, подготовки к передаче документов на постоянное и долговременное хранение;

- наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации;

- отсутствие документов в городском архиве по запрашиваемой тематике;

- плохое физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде

пользования;

- ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальную информацию или содержащим персональные данные;

- в случае если текст запроса не поддается прочтению.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

3.1.1. Прием документов от источников комплектования осуществляется городским архивом по согласованию с источником комплектования.

3.1.2. Поступившие в городской архив обращения от органов и организаций - источников комплектования о приеме документов на хранение, регистрируются. В течение 3 дней обращения рассматриваются директором архива совместно с членами ЭК городского архива.

3.1.3. Поступившие в городской архив обращения от органов и организаций, не являющихся источниками комплектования городского архива, а также от граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Запрос, по которому в архиве отсутствуют документы (непрофильный), направляется по принадлежности не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

3.1.4. Архивные документы принимаются в городской архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации, передающей указанные документы.

3.1.5. При приеме документов на хранение проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния, а также проверка наличия комплектности учетных документов.

3.1.6. Документы постоянного срока хранения от источников комплектования принимаются в городской архив по описям дел (Приложение N 8), утвержденным комитетом по делам архивов Нижегородской области. Документы долговременного хранения по личному составу принимаются по описям (Приложение N 9), согласованным экспертно-методической комиссией Администрации города Дзержинска Нижегородской области. Документы с истекшими сроками хранения в городской архив не принимаются.

3.1.7. Прием дел производится поединично. Во всех экземплярах описи дел, делаются отметки о приеме архивных документов в городской архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их заверенными копиями.

3.1.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в городском архиве, а другой в организации, передающей документы.

Вместе с архивными документами в городской архив передаются три экземпляра описи дел.

3.1.9. При первом приеме архивных документов от источников комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, в структуре фондообразователя.

3.1.10. Документы от граждан поступают по договору о безвозмездной передаче в пользование, по договору дарения, по завещанию, по решению суда.

3.1.11. Прием документов от граждан в городской архив осуществляется на основании решения ЭК, по результатам рассмотрения заключения и научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема-передачи на хранение документов личного происхождения.

3.1.12. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект;

- фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;

-фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копии.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

- для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- для фотодокументов - аннотация;

- для фонодокументов - сопроводительная документация;

- для видеодокументов - акты технического состояния.

3.1.13. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести и с сопроводительной документацией.

3.1.14. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в их деятельности документы архивного фонда, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в городской архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и городским архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

3.1.15. Хранение архивных документов и архивных фондов осуществляется в городском архиве проведением системы мероприятий, включающей в себя:

- создание оптимальных условий хранения документов;

-рациональное размещение документов в хранилище и их топографирование (Приложение N 10);

- соблюдение порядка выдачи дел из архивохранилищ;

- проверка наличия и состояния дел (Приложение N 11);

- определение состава особо ценных документов и составление на них страхового фонда;

- учет архивных документов и архивных фондов;

- переработка фондов.

3.1.15.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются оборудованием городского архива средствами пожаротушения, пожарной и охранной сигнализациями, созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещениях архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий, применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов);

3.1.15.2. Порядок выдачи дел из архивохранилища определен действующим законодательством в области архивного дела и правилами работы архивов. Дела выдаются для проведения архивных работ с целью сохранности документов (реставрации), для копирования с целью создания страхового фонда, для работы с документами исследователей в читальном зале (Приложение N 12 и N 13) и организациям во временное пользование (Приложение N 14).

3.1.15.3. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия архивных документов, находящихся на хранении в городском архиве, выявления отсутствующих дел и устранения недостатков в учете архивных документов. Результаты проверки наличия и состояния архивных дел фиксируются в листе проверки и в акте проверки наличия и состояния сохранности архивных документов;

3.1.15.4 Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел;

3.1.15.5. Учет архивных документов, находящихся на хранении в архиве осуществляется при помощи следующих документов: книга учета поступлений и выбытия документов, список фондов, лист фонда, карточка фонда, описи дел, описи особо ценных дел, паспорт архивохранилища, дело фонда, лист-заверитель дела (Приложение N 15), внутренняя опись документов дела.

Записи в учетные документы вносятся не позднее 5 дней с момента поступления или выбытия документов. Ежегодно на основании этих учетных документов составляются "Сведения об изменениях в составе и объеме дел";

3.1.16. Использование архивных документов включает в себя следующие административные действия:

- прием и первичная обработка запросов;

- регистрация запросов и подготовка к ним резолюций;

- исполнение запросов по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в городском архиве, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

- выдача копий архивных документов, архивных выписок из документов и справок по документам, находящимся на хранении в архиве;

3.1.16.1. Поступившие в городской архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. В обязательном порядке дата поступления и регистрационный номер проставляется в правом нижнем углу запроса;

3.1.16.2. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на хранении в городском архиве, в установленные законодательством сроки или в сроки, указанные в резолюции, но не превышающие 30 дней. Подготовленные копии документов, выписки из документов, справки по архивным документам заверяются в соответствии с установленными требованиями и подписываются директором архива.

Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов производится пересылка запроса в соответствующую организацию. Заявителю посылается уведомление о пересылке запроса.

Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отрицательный ответ;

3.1.16.3. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на хранении в архиве заявителю выдаются лично в руки или, по желанию заявителя, посылаются простым письмом по почте;

3.1.16.4. При использовании документов для работы в читальном зале дела из хранилища выдаются исследователям только при предъявлении ими документов удостоверяющих их личность. Одновременно за исследователями может числиться не более 20 дел;

3.1.16.5. Подготовка и проведение выставок архивных документов и экскурсий может проходить только под руководством директора архива и его заместителя. Для проведения выставки директором архива разрабатывается тематический план работы. На основе плана проводится выявление и отбор архивных документов, которые затем систематизируются по разделам выставки и аннотируются.

При экспонировании ответственным за сохранность архивных документов являются директор архива, его заместитель и главный архивист отдела использования, которые осуществляют контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством внутреннего и внешнего контроля;

4.1.1. Внутренний контроль осуществляется директором городского архива и его заместителем. Он состоит из:

- анализа проблем и поступивших жалоб;

- анализа и оценки проведенных мероприятий;

- анализа деятельности по результатам отчетного периода.

Выявленные недостатки предоставления муниципальной услуги анализируются по каждому виду отдельно, рассматриваются на заседании комиссии по служебному расследованию и принимаются меры по их устранению;

4.1.2. Внешний контроль за качеством предоставления городским архивом муниципальной услуги осуществляет отдел культуры Администрации города Дзержинска посредством:

- анализа основных показателей деятельности архива не реже 1 раза в квартал;

- анализа обращений и жалоб юридических и физических лиц, поступивших в отдел культуры Администрации города Дзержинска, проведения по фактам обращения служебных расследований с привлечением к ответственности соответствующих специалистов, виновных в выявленных нарушениях;

4.2. Контрольные мероприятия проверки поступления жалоб проводятся отделом культуры Администрации по факту поступления жалоб на качество предоставления услуг.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 раздел V настоящего Регламента изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст раздела в предыдущей редакции

V. Порядок обжалования действий (бездействия), а также решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми, в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Нижегородской области, муниципальными правовыми актами;

- отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных, в результате предоставления муниципальной услуги, документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, либо в электронной форме в Администрацию города.

Жалоба может быть направлена по почте официального сайта Администрации города Дзержинска official@adm.dzr.nnov.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.5. Жалоба, поступившая в Администрацию города Дзержинска, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации города Дзержинска, должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.8. Информацию о нарушении должностными лицами городского архива положений настоящего административного регламента можно сообщить по телефонам:

- отдела культуры - 25-16-16;

- сектора по работе с обращениями граждан Администрации города Дзержинска - 27-99-35;

или направить письменно в произвольной форме простой или электронной почтой:

- в отдел культуры (адрес: пл. Дзержинского д. N 5, 606000; okultura@mail.ru)

- в Администрацию города Дзержинска (адрес: 606000, пл. Дзержинского д. N 1; E-mail: official@adm.dzr.nnov.ru).

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации _______________ расшифровка подписи (подпись) "______" _______________ Гербовая печать организации

УТВЕРЖДАЮ Директор МБУ "Городской архив" _______________ расшифровка подписи (подпись) "______" _______________ Гербовая печать архива

Акт
_________________ N _______
(дата)
приема-передачи документов на муниципальное хранение

В связи с __________________________________________________________________

(истечение срока хранения документов в организации, ликвидацией и т. д.)

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

(наименование организации)

передает, а МБУ "Городской архив" принимает на муниципальное хранение документы _______________________________ и

(годы)

справочный аппарат к ним:

N Nп/п	Название и номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во принятых ед.хр. _______________________ Количество ОЦД	Примечание
1	2	3	4	6

Итого принято ________________________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

Передачу произвели: Наименование должностей лиц, производивших передачу ___________________________ расшифровка подписи (подпись) "______"__________________

Прием произвели: Наименование должностей лиц, производивших прием __________________________________расшифровка подписи (подпись) "_____" ___________________

Фонду присвоен N ____________________________.

Изменения в учетные документы внесены

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 2
к Административному регламенту

Договор
о сотрудничестве в сфере архивного дела

г. Дзержинск

N _______________

В целях сохранения документов по отечественной истории и руководствуясь Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 218 ч. 2), Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Нижегородской области от 22.12.2005 г. N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области", а также законодательством о собственности, об авторском праве и смежных с ним правах ______________________________________________________________

____________________________________________________________________ ______________

(наименование организации-собственника документов)

в лице _________________________________________________________________________ _,

действующего на основании _________________________________________________________,

(устава, положения, доверенности)

Именуемая в дальнейшем Организация с одной стороны, и Администрация г. Дзержинска Нижегородской области в лице Мэра __________________________________________________________,

Действующего на основании Устава, именуемая в дальнейшем Администрация, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Договор регламентирует отношения сторон по включению документов постоянного срока хранения в состав архивных фондов Нижегородской области, по отбору и передаче их на постоянное хранение в муниципальное бюджетное учреждение "Городской архив" (далее Архив) с одновременной передачей права собственности городу Дзержинску.

1.2. Организация передает документы в Архив с одновременной передачей права собственности г. Дзержинску, а Архив принимает на постоянное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности Организации, имеющие историческое, научное, социальное и политическое значение.

1.3. Право определения документов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое и иное значение по результатам экспертизы ценности документов, Администрация и Архив оставляют за собой, с учетом мнения Организации.

1.4. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим Договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.

1.5. В случае перерегистрации, изменения названия Организации за ней сохраняются права и обязанности по Договору; при реорганизации Организации при наличии ее правопреемника права переходят к правопреемнику, если правопреемник письменно подтвердит свое намерение принять права и обязанности Организации по Договору.

1.6. Организация обязуется своевременно поставить в известность правопреемника о необходимости выполнения всех обязательств Организации по Договору, возникших до момента ее реорганизации или ликвидации и связанные с документами, отложившимися в деятельности Организации.

2. Порядок реализации договора

2.1. Состав передаваемых на постоянное хранение документов определяется номенклатурой дел Организации после согласования ее с экспертно-методической комиссией Администрации.

2.2. Документы подлежащие передаче в Архив, хранятся в Организации в течении ______________ лет с момента их завершения делопроизводством.

2.3. Научно-техническая обработка, картонирование документов и другие операции по подготовке документов к постоянному хранению и их транспортировка в Архив производится силами Организации.

2.4. Научно-техническая обработка документов производится ежегодно, описи документов представляются в Администрацию для передачи их на утверждение экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее - ЭПМК Комитета). Документы проходят научно-техническую обработку не позднее 3-х летнего срока с года их образования в деятельности Организации.

2.5. Передача документов в Архив производится ежегодно по описям дел, согласованным экспертной комиссией (ЭК) Организации и утвержденным ЭПМК Комитета, руководителем Организации, и оформляется актами приема-передачи дел.

2.6. Право собственности на передаваемые документы переходит от Организации к городу Дзержинску Нижегородской области с момента подписания Администрацией и Организацией акта приема-передачи дел.

2.7. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением авторского и смежных прав, а также временных ограничений доступа к отдельным документам, закрепленными соответствующими грифами, перечнями, списками Организации (в том числе с грифами коммерческая тайна "КТ"), которые учитываются при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов.

2.8. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим Договором, третьей стороне без письменного согласия сторон.

3. Обязанности сторон

3.1. Организация обязуется:

3.1.1. Документировать свою деятельность в рамках номенклатуры дел, утвержденной руководителем и согласованной с экспертно-методической комиссией Администрации, и действующих нормативов ведения делопроизводства в Российской Федерации.

3.1.2. Обеспечить полную сохранность документов постоянного срока хранения до передачи в Архив, в том числе документов по личному составу в течение 75 лет в архиве Организации.

3.1.2. Ежегодно в срок до 01 декабря организовывать экспертизу ценности и отбор документов, образовавшихся в деятельности Организации, их упорядочение (оформление дел, подготовка описей дел постоянного, долговременного хранения по личному составу и передачу дел в Архив в установленном Договором порядке в подлинниках в сроки, указанные в п.п. 2.2., 2.4. Договора.

3.2. Администрация обязуется:

3.2.1. Обеспечивать полную сохранность принятых документов постоянного срока хранения и установленный порядок работы с ними, с соблюдением действующих правил работы архивных учреждений Российской Федерации.

3.2.2. Оказывать Организации методическую помощь по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовке их к передаче в Архив, работе архива Организации.

3.2.3. При работе с документами обеспечить соблюдение коммерческой и служебной тайны, иных, установленных законодательством ограничений пользования информацией, в том числе о персональных данных сотрудников Организации, содержащиеся в документах и ставших известными Архиву в рамках их служебной деятельности.

3.2.4. Соблюдать дополнительные ограничения использования документов, установленные договором по согласованию сторон.

3.2.5. Ограничения, предусмотренные в п.п. 2.7., 3.2.3., 3.2.4. настоящего Договора, действуют на период подготовки документов к передаче в Архив и далее в течение установленных законодательством Российской Федерации сроков.

4. Права сторон

4.1. Организация имеет право:

4.1.1. Участвовать в согласовании вопросов формирования и определения структуры архивного фонда документов Организации и создания научно-справочного аппарата к фонду.

4.1.2. Приоритетно (вне очереди) пользоваться переданными в собственность г. Дзержинска Нижегородской области документами Организации.

4.2. Администрация имеет право:

4.2.1. Организовывать проведение экспертизы научной и практической ценности документов, предназначенных для передачи в собственность г. Дзержинска Нижегородской области.

4.2.2. Давать рекомендации по вопросам работы с документами, образовавшимися в деятельности Организации.

5. Ответственность сторон

5.1. Невыполнение одной из сторон обязательств и условий Договора может служить основанием для расторжения Договора, о чем инициативная сторона должна не менее чем за 2 месяца письменно уведомить другую сторону. При этом документы, принятые Архивом на постоянное хранение до момента расторжения Договора, возврату Организации не подлежат.

5.2. За утрату или нанесение физического ущерба переданным Архиву документам, нарушение установленных Договором условий использования документов Архив несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6. Срок и порядок прекращения действия Договора

6.1. Договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и действует до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении Договора в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до предлагаемой даты расторжения.

6.2. В случае расторжения Договора все пункты Договора, связанные с ограничением и особым порядком доступа к документам, переданным Организацией в Архив, и их использованием, продолжают действовать на условиях Договора.

7. Дополнительные условия

7.1. Договор является безвозмездным.

7.2. Все изменения и дополнения, вносимые в Договор действительны при наличии согласия двух сторон, и являются неотъемлемой частью настоящего Договора.

7.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств в случае наступления форс-мажорных обстоятельств.

8. Порядок разрешения споров

8.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении Договора, разрешаются путем переговоров сторон.

8.2. Спор, не разрешенный путем переговоров, передается на рассмотрение в судебном порядке.

9. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

10. Подписи сторон

11. Ответственные за реализацию договора

Приложение N 3
к Административному регламенту

Договор

г. Дзержинск

"___" ___________ 20 г.

Муниципальное бюджетное учреждение "Городской архив", именуемый в дальнейшем "Архив", в лице директора (Ф.И.О.) действующего на основании Устава, с одной стороны, и ________________

____________________________________________________________________ _____________,

(название организации)

именуемый в дальнейшем "Заказчик", в лице ___________________________________________

(должность и Ф.И.О. руководителя организации)

действующего на основании __________________________________________________________

(название документа определяющего юридический статус организации)

с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Предметом договора является проведение экспертизы ценности документов, обработка и подготовка их к сдаче на муниципальное хранение, составление описей на дела, подлежащие хранению и акта на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

1.2. Наименование, количество и качественное состояние документов определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов.

1.3. Результат произведенной работы оформляется актом приема-сдачи выполненных работ, который является неотъемлемой частью настоящего договора.

2. Обязанности сторон

"Заказчик" обязуется:

2.1. Предоставить к обработке документы в полном объеме и сосредоточить их в одном помещении, соответствующем санитарным нормам.

2.2. В случае необходимости организовать консультации специалистов по отдельным вопросам, предоставить научно-справочные материалы.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.2. Обеспечить транспортировку, погрузку и разгрузку документов в помещение "Архива", если обработка документов в помещении "Заказчика" невозможна.

2.3. Обеспечить "Архив" коробками для картонирования архивных дел, или оплатить их стоимость "Архиву".

2.4. Принять и своевременно оплатить выполненную работу, указанную в акте приема-сдачи выполненных работ.

"Архив" обязуется:

2.5. Провести упорядочение документов "Заказчика", а именно:

2.5.1. Провести экспертизу ценности документов.

2.5.2. Провести архивно-техническую обработку документов (оформить обложки дел, пронумеровать их, заполнить листы-заверители, проставить шифры дел и т. д.);

2.5.3. Составить описи на дела постоянного хранения и на дела долговременного хранения по личному составу и акт на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

3. Стоимость работ и порядок расчетов

3.1. Размер оплаты определяется согласно перечню платных работ и услуг выполняемых "Архивом", утвержденный распоряжением Мэра г. Дзержинска

3.2. Окончательный размер оплаты по договору определяется актом приема-сдачи выполненных работ, подписанного сторонами.

3.3. Оплата производится путем безналичных перечислений денежных средств на расчетный счет "Архива" с предоплатой в размере __________ рублей.

3.4. Основанием для перечисления является счет-фактура.

4. Срок действия договора.

4.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до полного исполнения Сторонами своих обязательств.

4.2. Договор считается полностью исполненным после подписания Сторонами:

- акта приема-сдачи выполненных работ;

- акта приема-передачи дел подлежащих хранению;

- описей на дела подлежащих хранению.

5. Прочие условия.

5.1. Все приложения к настоящему договору оформляются в письменном виде и являются его неотъемлемой частью.

5.2. Споры и разногласия, которые могут возникнуть из настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между Сторонами.

5.3. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров Стороны могут перенести урегулирование разногласий в суд.

Юридические адреса сторон

"Архив": МУ "Городской архив" 606000, г. Дзержинск, Нижегородской обл. ул. Октябрьская 72 А. р/сч 40703810800003000001 БИК 042274000 РКЦ Дзержинск г. Дзержинска ИНН 5249021819 КПП 524901001 Департамент финансов и налоговой политики Администрации г. Дзержинска л/сч 4070115100 МУ "Городской архив" Назначение платежа : Подразделение: 0115; Вед.: 343; ЦСт: 0010000; ВР: 327; Ст: 130

"Заказчик":

Директор ______________ Расшифровка подписи

Приложение N 4
к Административному регламенту

В МБУ "Городской архив"

От _____________________________

_______________________________

(Ф.И.О.)

Проживающего __________________

_______________________________

Паспорт серии ___________________

N ______________________________

выдан _________________________ г.

(когда)

________________________________

________________________________

(кем)

Заявление ______________ N ______
о приеме документов личного происхождения

Прошу принять на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности Нижегородской области, принадлежащие мне следующие документы:_______________________________________________________________ _______________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

Прошу заключить со мной договор дарения документов в собственность Нижегородской области:

а) без каких-либо ограничений использования документов;

б) при следующих условиях: (ненужное зачеркнуть)

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

______________________________ (подпись владельца документов)

_____________________________ (расшифровка подписи)

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 5
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

В МБУ "Городской архив" От ________________________________________________ ___________________________________________________ Ф.И.О. Проживающего _____________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________

Заявление

Прошу выдать копии документов _________________________________________________________

(наименование документа, за период, по адресу и. т.д.)

____________________________________________________________________ __________________

____________________________________________________________________ __________________

____________________________________________________________________ __________________

____________________________________________________________________ __________________

____________________________________________________________________ __________________

в кол-ве __________________ экземпляров

"___" ____________ 20___ г.

Подпись заявителя _________________________________

Заметки специалиста: ___________________________________________________________________

____________________________________________________________________ __________________

Вход N ______________

"___" ____________ 20___ г.

Подпись _________________

Расписка в получении

Справку получил по предъявлении паспорта: серия _________________ N ___________________

Выданного _________________________________________________________________________ _

Справку получил (а) "_____" ___________________ 20__ г. Подпись _________________________

N справки __________________

Дата подачи заявления "____"__________ 20__ г.

Реквизиты: МБУ "Городской архив"

ИНН: 5249072330 КПП 524901001 Банк: РКЦ г. Дзержинска

БИК банка 042274000

Р/счет 40701810722743000001

Лич. сч. МБУ "Городской архив": 22001002570

Наименование платежа: за копии архивных документов

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 6
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

В МБУ "Городской архив" От _______________________________________________________ Ф.И.О. Девичью и другие фамилии, если таковые имелись _____________ __________________________________________________________ ФИО, о котором запрашивается справка ______________________ __________________________________________________________ Проживающего ____________________________________________ __________________________________________________________ телефон ___________________________________________________ место и год рождения _______________________________________

Заявление

Прошу выдать справку о заработной плате ____________________________________________

Работал (а), (название организации) __________________________________________________

____________________________________________________________________ ______________

должность ________________________________________________________________________

Дата приема на работу в данную организацию _______________ приказ N _________________

Последняя дата увольнения из данной организации ____________ приказ N _______________

"___" ____________ 20___ г.

Подпись заявителя _________________________________

Заметки специалиста :______________________________________________________________

Вход N ________________

"____" ___________ 20__ г.

подпись ________________

Расписка в получении

Справку получил по предъявлении паспорта: серия _______________ N __________________

Выданного ________________________________________________________________________

Справку получил (а) "_____" ___________________20__ г. Подпись _______________________

N справки __________________

Дата подачи заявления "____"__________ 20__ г.

Реквизиты: МБУ "Городской архив"

ИНН: 5249072330 КПП 524901001 Банк: РКЦ г. Дзержинска

БИК банка 042274000

Р/счет 40701810722743000001

Лиц.сч. МБУ "Городской архив": 22001002570

Наименование платежа: за копии архивных документов

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 7
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

В МБУ "Городской архив" От _________________________________________________________ Ф.И.О. Девичью и другие фамилии, если таковые имелись________________ ____________________________________________________________ ФИО, о котором запрашивается справка_________________________ ____________________________________________________________ Проживающего_______________________________________________ ____________________________________________________________ телефон_____________________________________________________ место и год рождения_________________________________________

Заявление

Прошу выдать справку о стаже _____________________________________________________

Работал (а), (название запрашиваемого предприятия) __________________________________

____________________________________________________________________ _____________

должность _______________________________________________________________________

Дата принятия (на данное предприятие) ___________________ приказ N __________________

Последняя дата увольнения с данного предприятия ____________ приказ N ______________

"___" ____________ 20___ г.

Подпись заявителя _________________________________

Заметки специалиста: _____________________________________________________________

Вход N _________________

"____ "___________ 20__ г.

подпись ________________

Расписка в получении

Справку получил по предъявлении паспорта: серия ____________ N___________________

Выданного ______________________________________________________________________

Справку получил (а) "_____" ___________________ 20__ г. Подпись ____________________

N справки __________________

Дата подачи заявления "____"__________ 20__ г.

Реквизиты: МБУ "Городской архив"

ИНН: 5249072330 КПП 524901001 Банк: РКЦ г. Дзержинска

БИК банка 042274000

Р/счет 40701810722743000001

Лиц.сч. МБУ "Городской архив": 22001002570

Наименование платежа: за копии архивных документов

Приложение N 8
к Административному регламенту

____________________________________________________________________ ______________

(название организации)

УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд N ________

Опись N 1
дел постоянного хранения за _________ годы.

N N п/п	Индексы дел	Заголовки дел		Крайние даты	Кол-во листов			Примечание
1	2	3		4	5			6
Название структурного подразделения организации

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

(цифрами и прописью)

С N _________ по N _________ , в том числе:

Литерные номера: ________________________________________________________

Пропущенные номера:____________________________________________________

Составитель описи:

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 9
к Административному регламенту

____________________________________________________________________ _____________

(название организации)

УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Фонд N ______

Опись N 2
дел по личному составу за ____________ годы.

N N п/п	Индексы дел	Заголовки дел		Крайние даты	Кол-во листов			Примечание
1	2	3		4	5			6
Название структурного подразделения организации

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

(цифрами и прописью)

С N _________ по N _________, в том числе:

Литерные номера: _________________________________________________

Пропущенные номера:_____________________________________________

Составитель описи:

Должность

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 10
к Административному регламенту

Постеллажный топографический указатель

Хранилище N_____________

Стеллаж N	Секция N	Фонд N

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 11
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

Муниципальное бюджетное учреждение "Городской архив"

Акт
___________________ N __________
(дата)
проверки наличия и состояния архивных документов

УТВЕРЖДАЮ

Директор МБУ "Городской архив"

_____________________

Подпись_______________

Расшифровка подписи

___________________

МП

"_____" ______________ 20__ г.

Фонд N _________

Название фонда _____________________________________________________________

NN описей __________________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по ______________________________

Проверкой установлено:

1. Числится по описям _________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2. Выявлены технические ошибки:

2.1. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи ________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи _____________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2.2. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи ________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи _____________________________________________________ ед. хр.

(количество)

2.3. Другие, в результате чего объем

увеличился на ________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

уменьшился на _______________________________________________________ ед. хр.

(количество)

3. Числится по описям в результате

устранения технических ошибок _________________________________________ ед. хр.

(количество)

4. Не оказалось в наличии _______________________________________________ед. хр.

(количество)

5. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) __________________________________________________ ед. хр.

(количество)

из них требующих:

а) дезинфекции ________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) дезинсекции ________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

в) реставрации ________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

г) переплета или подшивки ______________________________________________ ед. хр.

(количество)

д) восстановления затухающих текстов ___________________________________ ед. хр.

(количество)

е) неисправимо поврежденных ___________________________________________ ед. хр.

(количество)

ж) _________________________________________________________________________ _

з) _________________________________________________________________________ __

и) _________________________________________________________________________ __

к) _________________________________________________________________________ __

л) _________________________________________________________________________ __

6. Имеется не включенных в описи ________________________________________ ед. хр.

(количество)

7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), имеющихся в наличии

____________________________________________________________________ ___ед. хр.

(количество)

8. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

____________________________________________________________________ _________

____________________________________________________________________ __________

Проверку производили:

наименование должности работников

подписи

расшифровки подписей

Согласовано

_______________ Зам. директора

_________________ подпись

________________ расшифровка подписи

______________________

(дата)

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 12
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

МБУ "Городской архив"

Анкета исследователя

Фамилия_____________________________________________________________ _____

Имя _______________________ Отчество ______________________________________

Год рождения _____________________________________________________________

Место работы и должность __________________________________________________

____________________________________________________________________ ______

Образование ______________________________________________________________

Тема, хронологические границы исследования _________________________________

____________________________________________________________________ ______

____________________________________________________________________ ______

Адрес, телефон служебный __________________________________________________

____________________________________________________________________ ______

Адрес, телефон домашний __________________________________________________

____________________________________________________________________ ______

Паспортные данные N _______________ серия ________________________________

Кем и когда выдан _________________________________________________________

____________________________________________________________________ ______

С правилами работы в читальном зале архива ознакомлен (а), даю обязательство их выполнять

____________________ дата

________________________________ подпись исследователя

Работа с документами разрешена до _________________________________________

число, месяц, год

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 13
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

Муниципальное бюджетное учреждение "Городской архив"

Заказ (требование)
на выдачу архивных документов, копий фонда пользователя, описей дел, документов

Разрешаю выдачу документов

_________________________

Наименование должности

_________________________

подпись _________________

расшифровка подписи

________________

дата

____________________________________________________________________ _________

(фамилия и инициалы исследователя)

____________________________________________________________________ _________

(тема исследования)

Номер фонда	Номер описи	номер ед.хр.	Заголовки ед.хр.	Кол-во листов	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме
1	2	3	4		5	6

Подпись исследователя

Дата

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 14
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

Муниципальное бюджетное учреждение "Городской архив"

Акт
________________ N ________________
г. Дзержинск
(место составления)
о выдаче архивных документов во временное пользование
_____________________________________________________
(наименование организации)
_____________________________________________________
(почтовый индекс, адрес)

Основание___________________________________________________________ _____________

Для какой цели выдаются дела______________________________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда N ____________________________________________

(название фонда)

N п/п	Номер описи	Номер ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается _____________________________________________________________ед. хр.,

(цифрами и прописью)

на срок _________________________________________________________________________ _.

Документы выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное пользование, для просмотра или использования другим организациям и посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не производить изъятия каких-либо частей из выданных документов, не публиковать документы без разрешения архива.

Получатель обязуется вернуть дела в МБУ "Городской архив" в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выданных документов.

Документы выдал ____________________________________ (наименование должности работника архива) ____________________________________ М.П. _______________________________ (подпись) "_____" __________________ 20__ г.

Документы принял ______________________________________ (наименование должности работника организации-получателя) ______________________________________ М.П. _________________________________ (подпись) "_____" __________________ 20__ г.

Документы сдал __________________________________ (наименование должности работника организации) __________________________________ М.П. _____________________________ (подпись) "_____" __________________ 20__ г.

Документы принял ____________________________________ (наименование должности работника архива) __________________________________ М.П. _______________________________ (подпись) "_____"__________________ 20___ г.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 28 июня 2012 г. N 2679 настоящее приложение изложено в новой редакции, вступающей в силу с момента опубликования названного постановления

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 15
к Административному регламенту(с изменениями от 28 июня 2012 г.)

Лист-заверитель дела N _____________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________________ листов

(цифрами и прописью)

с N_____________________________ по N____________________________

в том числе:

литерные номера листов_____________________________________________

пропущенные номера листов_________________________________________

+ листов внутренней описи___________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Должность работника

Подпись

Расшифровка подписи

дата

Приложение N 16
к Административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий

Обращение (запрос)

Регистрация обращения (запроса)

Рассмотрение обращения (запроса) руководителем архива

Передача обращения (запроса) на исполнение в структурное подразделение

Анализ тематики обращения (запроса)

Принятие решения о возможности исполнения обращения (запроса)

Хранение архивных документов и архивных фондов

Комплектование (формирование) архивных документов и архивных фондов

Учет и регистрация архивных документов и архивных фондов

Использование архивных документов и архивных документов

Создание оптимальных условий хранения архивных документов

Определение источников комплектования

Ведение учетной документации по приему архивных документов и архивных фондов

Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов социально-правового характера

Размещение дел в хранилище

Ведение списка источников комплектования

Топографирование.

Исполнение тематических запросов

Выявление ОЦД и составление страхового фонда

Определение состава документов, подлежащих хранению

Проверка наличия и состояния дел в хранилище

Учет выдачи дел из архива, в том числе во временное пользование

Работа читального зала

Учет и регистрация выдачи дел из хранилища

Составление акта приема-передачи архивных документов на хранение

Подготовка выставок и публикаций архивных документов

Предоставление муниципальной услуги завершено