Постановление Администрации городского округа Бронницы Московской области от 23 апреля 2012 г. N 223 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Постановление Администрации городcкого округа Бронницы Московской области
от 23 апреля 2012 г. N 223
"Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ (в редакции от 06.12.2011) "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ (в редакции от 03.12.2011) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" (в редакции от 16.06.2010 Постановления Правительства Российской Федерации N 445), Уставом муниципального образования "городской округ Бронницы" Московской области и в целях обеспечения информационной открытости деятельности Администрации города Бронницы, повышения качества и доступности предоставляемых ею муниципальных услуг, Администрация города Бронницы постановляет:

1. Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (прилагается).

2. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации Кузнецову Л.П.

Глава города

Г.Н. Пестов

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"
(утв. постановлением Администрации городcкого округа Бронницы Московской области
от 23 апреля 2012 г. N 223)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности данной муниципальной услуги, предоставляемой Архивным отделом Администрации города Бронницы Московской области, а также в целях совершенствования деятельности ведомственных архивов предприятий и организаций города Бронницы; определяет требования к порядку предоставления муниципальной услуги, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц Администрации города Бронницы Московской области (далее г. Бронницы), ответственных за предоставление муниципальной услуги.

1.2. Заявителями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, обратившиеся в Архивный отдел Администрации г. Бронницы за методической или практической помощью по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

"Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:

Архивный отдел Администрации города Бронницы Московской области (далее Архивный отдел).

Выполнение административных процедур при предоставлении муниципальной услуги осуществляется работниками Архивного отдела.

Местонахождение Архивного отдела: Московская область, город Бронницы, улица Советская, дом 31, корпус 2.

Адрес официального сайта Администрации города Бронницы Московской области: www.bronadmin.ru.

Адрес электронной почты Архивного отдела: www.bronarhiv@yandex.ru.

График приема заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги: понедельник, среда с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

Телефон Архивного отдела: 8 (496) 466-56-72.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление информации о правилах формирования и функционирования ведомственного архива, включая консультирование и помощь при разработке номенклатур дел, положения об архиве организации, составлении описей дел и иных нормативных и учетных документов архива.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок предоставления информации о правилах формирования и функционирования ведомственного архива, включая консультирование и помощь при разработке номенклатур дел, положения об архиве организации, составлении описей дел и иных нормативных и учетных документов архива, составляет 15 рабочих дней со дня обращения заявителя.

Устное информирование заявителя по телефону или лично дается в момент обращения, если не требуется поиск дополнительных сведений и/или предоставление письменного ответа (проекта нормативного или учетного документа).

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" от 27.07.2010 N 210-ФЗ,

Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ,

Законом Московской области "Об архивном деле в Московской области" от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ,

"Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007. N 19),

"Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558),

"Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (утвержден приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182),

"Основными правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

"Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477).

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

При обращении за получением практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, включая составление проекта нормативного или учетного архивного (делопроизводственного) документа, заявитель предоставляет следующие документы:

выписку из Устава или иной документ с точным наименованием организации;

полный список документов, образующихся в деятельности организации;

структуру организации;

проект составленного в организации нормативного или учетного архивного (делопроизводственного) документа, если требуется консультация по правильности и полноте его составления.

При обращении за предоставлением муниципальной услуги осуществляется регистрация обращения в журнале, где указываются:

номер и дата обращения;

сведения о заявителе, в том числе фамилия, имя, отчество физического лица; наименование юридического лица; фамилии, имени, отчества представляющего организацию должностного лица; контактных телефонов и точного электронного адреса, по которому должен быть направлен ответ;

точная формулировка проблемы, для решения которой требуется оказание методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива;

отметка о виде ответа: устная консультация или составление проекта нормативного или учетного архивного (делопроизводственного) документа и дате его предоставления заявителю.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

отсутствие в письменном обращении (электронном письме) названия организации или предприятия, фамилии, имени, отчества обратившегося должностного лица, его контактных телефонов и точного электронного адреса;

текст письменного обращения (электронного письма) не поддается прочтению;

тематика обращения не совпадает с наименованием и содержанием муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

содержание письменного обращения (электронного письма) не позволяет установить какая методическая или практическая помощь по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива требуется заявителю;

пути розыска информации о правилах формирования и функционирования ведомственного архива, ведении делопроизводства исчерпаны.

Оказание услуги приостанавливается, если запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений о структуре организации (в случае сложной структуры), точном наименовании видов документов, образующихся в подразделениях организации, конечных датах документов. В случае, если заявитель не может предоставить дополнительных сведений по существу вопроса в момент обращения, ему направляется электронное письмо с указанием причин приостановления предоставления муниципальной услуги и срока, в течение которого необходимые сведения должны быть переданы в Архивный отдел, а также указывается справочный телефон отдела (соответствующий ответ может быть дан лично или по телефону).

При необходимости согласования с заявителем проекта учетного или нормативного архивного (делопроизводственного) документа, до визита заявителя для данного согласования в Архивный отдел предоставление муниципальной услуги также приостанавливается.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя, при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется безвозмездно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при обращении за предоставлением муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Время ожидания заявителя в очереди при личном обращении в Архивный отдел и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 20 минут.

2.11. Срок регистрации обращения заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Регистрация осуществляется, как правило, в течение дня с момента его поступления либо на следующий рабочий день.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

Прием заявителей для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы, указанному в пункте 2.2. Регламента.

Помещения, выделенные для предоставления муниципальной услуги, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим требованиям.

Рабочие места работников, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение муниципальной услуги в полном объеме.

Места для проведения личного приема заявителей оборудуются стульями, столом, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационным стендом.

Информационный стенд должен содержать информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги:

извлечения из нормативно-правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

график работы, должности и фамилии, имена, отчества специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

текст Административного регламента.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, удовлетворенность заявителей результатом предоставления муниципальной услуги, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

Вторичные критерии: доступность услуг и доступность информации о муниципальной услуге.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их исполнения

3.1. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги.

Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заявители обращаются в Архивный отдел:

лично в часы приема;

по телефону;

по электронной почте.

Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, проводится в двух формах: устно (лично или по телефону) и письменно (лично или по электронной почте).

Ответ дается в письменной форме: по просьбе заявителя, а также в случае разработки проектов нормативных или учетных документов для ведомственного архива заявителя.

3.2. Последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме предоставления муниципальной услуги, которая приводится в приложении к Регламенту.

3.3. Предоставление муниципальной услуги при оказании методической помощи включает в себя следующие административные процедуры:

обращение заявителя за информацией о правилах формирования и функционирования ведомственного архива или по ведению делопроизводства,

рассмотрение обращения, подготовка и предоставление информации.

Информация (ответ на конкретный вопрос) заявителю может быть предоставлена устно в момент обращения (лично либо по телефону).

3.3.1. Обращение заявителя.

Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в Архивный отдел лично, по телефону либо по электронной почте.

Результат данной административной процедуры - регистрация обращения заявителя.

3.3.2. Рассмотрение обращения, подготовка и представление информации заявителю.

Основанием для административной процедуры является регистрация обращения.

Специалист Архивного отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, обобщает требуемые сведения и готовит устный либо письменный ответ в течение максимально 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

В течение одного рабочего дня со дня подписания письменного ответа специалист Архивного отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, информирует заявителя о результате по телефону или электронной почте. Письменный ответ при необходимости может быть направлен заявителю по электронной почте, либо его можно забрать лично в Архивном отделе.

Результат административной процедуры по рассмотрению обращения, подготовке и представлению информации заявителю - предоставление заявителю информации о правилах формирования и функционирования ведомственного архива или по ведению делопроизводства.

3.4. Предоставление муниципальной услуги при оказании практической помощи включает в себя следующие административные процедуры:

обращение заявителя за помощью при разработке положения о ведомственном архиве, номенклатуры дел организации, составлении описей дел и иных нормативных или учетных документов ведомственного архива;

рассмотрение обращения, подготовка проекта требуемого документа;

обсуждение проекта с заявителем и внесение необходимых поправок;

предоставление заявителю окончательного варианта проекта требуемого документа.

3.4.1. Обращение заявителя.

Основанием для начала административной процедуры является обращение заявителя в Архивный отдел за помощью при разработке положения о ведомственном архиве, номенклатуры дел организации, составлении описей дел и иных нормативных или учетных документов ведомственного архива.

Специалист отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, уточняет проект какого нормативного или учетного документа требуется заявителю, и определяет, нужна ли для разработки проекта документа дополнительная информация (о структуре организации заявителя, составе и датах документов и др.). Если для предоставления подобной информации заявителю требуется время, то назначается дата его следующего визита в Архивный отдел, и до этого момента предоставление муниципальной услуги приостанавливается.

Результат данной административной процедуры - регистрация обращения заявителя.

3.4.2. Рассмотрение обращения, подготовка проекта требуемого документа.

Основанием для административной процедуры является регистрация обращения.

Специалист отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, готовит проект требуемого нормативного или учетного документа (максимальных срок данной административной процедуры 10 рабочих дней, который может быть продлен по согласованию с заявителем, но не более, чем на 5 рабочих дней, в случае сложной структуры или большого объема разрабатываемого документа).

Результат данной административной процедуры - разработка проекта требуемого документа.

3.4.3. Обсуждение проекта с заявителем и внесение необходимых поправок.

Основанием для начала административной процедуры является подготовленный проект требуемого документа.

Специалист отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, информирует заявителя о подготовленном проекте и согласовывает дату визита заявителя в Архивный отдел. До момента визита предоставление муниципальной услуги приостанавливается. Во время этой встречи специалист Архивного отдела отвечает на поставленные заявителем вопросы по форме и содержанию разрабатываемого документа и вносит необходимые изменения в проект.

При необходимости специалист отдела, ответственный за оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, посещает организацию заявителя с целью ознакомления с особенностями делопроизводства, составом документов, условиями их хранения.

Результат данной административной процедуры - разработка окончательного проекта требуемого документа.

3.4.4. Предоставление заявителю окончательного варианта проекта требуемого документа.

Основанием для начала административной процедуры является подготовленный окончательный проект требуемого документа.

При необходимости окончательный проект требуемого документа предоставляется заявителю на бумажном носителе лично, либо в электронном виде лично (на электронный носитель заявителя) или по электронной почте.

Результатом административной процедуры является предоставление заявителю окончательного проекта требуемого документа.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги сотрудниками Архивного отдела, осуществляется:

начальником Архивного отдела;

управляющим делами Администрации города Бронницы.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Архивного отдела положений Регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Московской области и органов местного самоуправления.

4.2. Полнота и качество предоставления муниципальной услуги определяются по результатам проверки, назначаемой управляющим делами Администрации, курирующим данное направление деятельности.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.3. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги в случае выявления нарушений прав заявителей виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.

5.2. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, включает в себя подачу жалобы на действия (бездействие) должностных лиц вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу (далее - жалоба). В жалобе, подающейся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, должны быть указаны:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя и/или наименование юридического лица;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

копии документов, подтверждающих полномочия представителя;

суть жалобы;

в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.

5.3. О результатах рассмотрения жалобы, поданной заявителем в досудебном (внесудебном) порядке, заявитель уведомляется в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

5.4. Сроки обжалования и юрисдикция суда, в который подается соответствующее заявление при обжаловании заявителем действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение

к административному регламенту

Блок-схема
Административных процедур предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи организациям и предприятиям города по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

/---------------------\   /------------------\   /----------------------\

|    За оказанием     |   |    Обращение     |   |     За оказанием     |

| практической помощи |--|    заявителя     |--| методической помощи  |

\---------------------/   \------------------/   \----------------------/

          |                                                 |

/---------------------\                          /----------------------\

|Регистрация обращения|                          |Регистрация обращения |

\---------------------/                          \----------------------/

          |                                                 |

/---------------------\                          /----------------------\

|    Рассмотрение     |                          |Рассмотрение обращения|

|      обращения      |                          |                      |

\---------------------/                          \----------------------/

          |                                                 |

/---------------------\                          /----------------------\

| Подготовка проекта  |                          |     Подготовка и     |

|требуемого документа |                          |    представление     |

|                     |                          | информации заявителю |

\---------------------/                          \----------------------/

          |                             /------------------/|

/---------------------\        /--------------\  /----------------------\

| Обсуждение проекта  |        |    Устно     |  | Письменно (лично или |

|     документа с     |        | (по телефону |  |по электронной почте) |

|     заявителем      |        |  или лично)  |  |                      |

\---------------------/        \--------------/  \----------------------/

/---------------------\              /-----------------------\

|Внесение изменений в |           /-| На бумажном носителе  |

|  проект документа   |           |  |        (лично)        |

\---------------------/           |  \-----------------------/

          |                       |

/-------------------------------\ |  /-----------------------\

|   Разработка окончательного   |-/  |  В электронном виде   |

| варианта проекта документа и  |---|     (лично или по     |

|  представление его заявителю  |    |  электронной почте)   |

\-------------------------------/    \-----------------------/

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.