Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края

Приложение

Утвержден
постановлением главы администрации
(губернатора) Краснодарского края
от 7 апреля 2010 г. N 245

Административный регламент предоставления государственной услуги
по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок
в администрации Краснодарского края

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения юридических и физических лиц, связанного с реализацией их прав и законных интересов, и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при предоставлении указанной государственной услуги.

1.2. Предоставление государственной услуги по выдаче архивных копий, архивных выписок, архивных справок (далее - государственная услуга) осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 года N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)";

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук";

Уставом Краснодарского края;

Законом Краснодарского края от 1 июля 2008 года N 1517-КЗ "Об информационных системах и информатизации Краснодарского края";

Законом Краснодарского края от 6 декабря 2005 года N 958-КЗ "Об архивном деле в Краснодарском крае";

Законом Краснодарского края от 28 июня 2007 года "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае";

постановлением главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года N 1315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края";

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края.

1.3. Организационное обеспечение предоставления государственной услуги осуществляется управлением делопроизводства администрации Краснодарского края (далее - управление делопроизводства) в соответствии с Положением об управлении делопроизводства администрации Краснодарского края, утвержденным постановлением главы администрации Краснодарского края от 22 августа 2003 года N 828. Государственная услуга предоставляется специалистами протокольного отдела управления делопроизводства.

1.4. Заявителями на предоставление государственной услуги могут быть:

юридические лица;

физические лица, а также юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.

1.5. Результатами предоставления государственной услуги являются:

выдача архивной копии;

выдача архивной выписки;

выдача архивной справки;

рекомендации по дальнейшему поиску необходимой информации;

уведомление о направлении запроса по принадлежности в другие органы и организации;

уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений.

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги

2.1.1. Основными требованиями к информированию заявителей о предоставлении государственной услуги являются достоверность и полнота предоставляемой информации.

2.1.2. Информирование о предоставлении государственной услуги производится:

по телефону;

по письменным обращениям (почтой, электронной почтой, факсимильной связью);

при личном обращении заявителя.

Информация о почтовом адресе, адресе электронной почты, справочных телефонах, номере факса, режиме работы управления делопроизводства приведена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.

2.1.3. При личном консультировании и по телефону должностное лицо подробно в корректной форме информирует заявителей по вопросам предоставления государственной услуги.

2.1.4. При информировании по письменным обращениям заявителей, в том числе направленным по электронной почте, ответ на обращение направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения в приемной начальника управления делопроизводства.

2.2. Условия и сроки предоставления государственной услуги

2.2.1. Государственная услуга осуществляется на основе документов, хранящихся в течение установленных сроков в архиве администрации Краснодарского края.

2.2.2. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (в форме служебного письма для юридического лица и в форме заявления для физического лица) или запрос по электронной почте на имя начальника управления делопроизводства.

В запросе указываются:

наименование юридического лица на бланке организации; для физических лиц - фамилия, имя и отчество;

почтовый и (или) электронный адрес заявителя;

интересующие заявителя тема, событие, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форма получения заявителем информации (архивная копия, архивная выписка, архивная справка);

подпись должностного лица или личная подпись физического лица;

дата отправления.

К запросу могут быть приложены ксерокопии документов, связанных с темой запроса.

При поступлении Интернет-запроса с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя ему в тот же день направляется уведомление о приеме запроса. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

2.2.3. Предоставление государственной услуги осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса в приемной начальника управления делопроизводства.

При поступлении запроса с неполными данными специалисты управления делопроизводства в 3-дневный срок запрашивают заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Начальник управления делопроизводства вправе устанавливать сокращенные сроки предоставления государственной услуги.

2.2.4. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении
государственной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие в запросе наименования юридического лица (для физического лица - фамилии, имени и отчества), почтового адреса заявителя;

отсутствие в запросе сведений, необходимых для его исполнения;

отсутствие у заявителя документов, подтверждающих в соответствии с законодательством Российской Федерации его полномочия на получение сведений ограниченного доступа.

3. Административные процедуры

Предоставление государственной услуги включает следующие административные процедуры:

регистрацию запроса и передачу его на исполнение;

анализ тематики запроса;

подготовку и выдачу архивной копии, архивной выписки, архивной справки;

подготовку и направление ответов заявителям.

Последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги схематично отражена в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.1. Регистрация запроса и передача его на исполнение

Юридическим фактом для начала административного действия является регистрация запроса в приемной начальника управления делопроизводства.

Поступивший запрос в тот же день регистрируется в приемной начальника управления делопроизводства в автоматизированной программе.

Зарегистрированный запрос передается начальнику управления делопроизводства для рассмотрения и подготовки резолюции.

Продолжительность данной административной процедуры - 2 дня.

Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса с резолюцией в протокольный отдел управления делопроизводства для подготовки архивной копии, архивной выписки, архивной справки либо письменного ответа заявителю.

3.2. Анализ тематики запроса

Основанием для начала административного действия является получение начальником протокольного отдела управления делопроизводства запроса с резолюцией начальника управления делопроизводства.

Начальник протокольного отдела управления делопроизводства обеспечивает рассмотрение запроса, доведение его до исполнителей.

Специалисты протокольного отдела управления делопроизводства осуществляют анализ тематики поступившего запроса. При этом определяются:

степень полноты содержащейся в запросе информации, необходимой для исполнения запроса;

место хранения документов, необходимых для исполнения запроса.

Продолжительность данной административной процедуры - 5 дней.

Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о возможности исполнения запроса.

3.3. Подготовка и выдача архивной копии, архивной выписки,
архивной справки

При наличии запрашиваемых документов в архиве администрации Краснодарского края согласно поступившему запросу проводится поисковая работа.

Продолжительность данной административной процедуры - 23 дня.

Результатом выполнения административной процедуры является выдача архивной копии, архивной выписки, архивной справки.

Архивные копии и архивные выписки изготавливаются с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии) работниками отдела машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства. Текст архивной копии, архивной выписки должен быть четким, хорошо читаемым. Допускается выдача архивных копий в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Архивная справка печатается на бланке администрации Краснодарского края и заверяется гербовой печатью.

Архивная справка (с сопроводительным письмом для юридических лиц) направляется заявителю посредством почтовой связи через отдел служебной переписки управления делопроизводства.

При необходимости получить архивную копию, архивную выписку, архивную справку лично заявитель расписывается в журнале регистрации выдачи документов, предъявляя удостоверяющий личность документ.

3.4. Подготовка и направление ответов заявителям

3.4.1. Если в результате поисковой работы в документах архива администрации Краснодарского края выявлено отсутствие запрашиваемой информации, заявителю направляется соответствующее уведомление.

Данная административная процедура осуществляется специалистами протокольного отдела управления делопроизводства в течение 30 дней со дня регистрации запроса в приемной начальника управления делопроизводства.

3.4.2. В случае отсутствия в архиве администрации Краснодарского края необходимых для предоставления государственной услуги документов заявителю в течение 5 дней направляется уведомление о направлении запроса по принадлежности в другие органы и организации Краснодарского края при наличии там документов, необходимых для исполнения запроса.

Отметка о выполнении запроса фиксируется работником приемной начальника управления делопроизводства в автоматизированной программе.

4. Порядок контроля за совершением действий и принятием решений
в ходе предоставления государственной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностным лицом управления делопроизводства, ответственным за организацию работы по ее предоставлению.

4.2. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений
в ходе предоставления государственной услуги

5.1. Получатель государственной услуги вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц в ходе предоставления государственной услуги и решение, принятое по результатам рассмотрения его заявления, вышестоящему должностному лицу и (или) в судебном порядке.

5.2. Получатель государственной услуги может обжаловать действия (бездействие) или решение:

специалистов управления делопроизводства - начальнику управления делопроизводства;

начальника управления делопроизводства - заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами.

5.3. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество;

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

5.4. Начальник управления делопроизводства:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в управление делопроизводства, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

При необходимости дополнительного изучения материалов по жалобе начальник управления делопроизводства вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив заявителя, направившего жалобу, о продлении срока ее рассмотрения.

5.6. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, управление делопроизводства вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления делопроизводства вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы рассматривались управлением делопроизводства. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.7. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть направлена заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами, который осуществляет непосредственную координацию и контроль деятельности управления делопроизводства.

5.8. Если в результате рассмотрения жалоба заявителя на действия (бездействие) или решение должностного лица признается обоснованной, принимается решение о применении мер ответственности, установленных законодательством, к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе предоставления государственной услуги.

Начальник управления делопроизводства администрации Краснодарского края

И.А. Воробченко