Все нюансы налогового учета бытовой техники
Чайники, микроволновые печи, холодильники, обогреватели - это далеко не полный перечень приборов, без которых не представляется работа в офисе. Тем не менее вопрос их отражения в налоговом учете до сих пор остается спорным.
Расходы должны быть документально подтверждены и обоснованны - вот требования Налогового кодекса, на которых зиждется весь налоговый учет. Пытаясь дать определение обоснованным расходам, законодатель ограничился равенством между такими расходами и экономически оправданными. В то же время давать расшифровку экономически оправданных расходов он не стал. Это сделало МНС. В своей методичке по применению главы 25 "Налог на прибыль организаций" налоговики разъяснили, что это затраты, которые напрямую связаны с получением прибыли.
Хотя документ этот не для бухгалтеров, а для инспекторов, ориентироваться на него все же следует. Обычно контролеры исключают затраты на покупку бытовых приборов в налоговом учете. Причем объяснения бухгалтера, что без них сейчас не обходится практически ни один офис, они не принимают. Формулировка примерно одинакова - "данные затраты не связаны с производственной необходимостью".
Поэтому, приобретая, например, бытовую технику, рекомендуем заранее подготовить аргументы, дабы доказать обратное. Условно поделим ее на две группы. Первая - микроволновые печи, холодильники, кофемашины, кулеры и другие приборы для хранения и приготовления пищи. Вторая - обогреватели, кондиционеры, вентиляторы, пылесосы. Их предназначение - улучшение условий труда на фирме.
Микроволновки, кулеры и холодильники
В бухгалтерском учете микроволновку, кофемашину, холодильник и т.д. надо отражать в составе основных средств на счете 01 . С кулером посложнее: если срок его полезного использования больше года - это основное средство, иначе - материал (счет 10). Срок возьмите из технической документации (кстати, это распространяется и на налоговый учет).
Касательно расходов на заправку этих аппаратов, их нужно учитывать на субсчете 91-2 "Прочие расходы" в составе операционных расходов. Как отразить эти затраты, если вашу фирму будут периодически обеспечивать тонизирующими напитками, покажет пример.
Пример 1
В мае ЗАО "Актив" (заказчик) заключило договор с ООО "Чистая вода" (исполнитель) на установку и аренду кулера, а также на поставку воды в бутылях. Расходы по установке и аренде аппарата за месяц составили 2124 руб. (в т.ч. НДС - 324 руб.). Стоимость двух бутылей воды, заказанных "Активом", - 472 руб. (в т.ч. НДС - 72 руб.).
В этом же месяце исполнитель представил документы по аренде и установке кулера, а также накладную и счет-фактуру на поставку воды.
Бухгалтер "Актива" сделал такие проводки:
- 2596 руб. (2124 + 472) - оплачены расходы по установке и аренде кулера за май, а также на питьевую воду;
- 2200 руб. (2124 - 324 + 472 - 72) - списаны расходы по аренде и установке кулера, а также стоимость воды;
- 396 руб. (324 + 72) - учтен НДС;
- 396 руб. - списан НДС.
Главный вопрос, который приводит бухгалтеров в замешательство, - надо ли отражать затраты на установку и обслуживание этих устройств в налоговом учете. Посмотрим, что говорит закон. Статья 264 Налогового кодекса (подп. 7 п. 1) разрешает в уменьшение прибыли сразу списать "расходы на обеспечение нормальных условий труда". Что под ними понимать, разъясняет Трудовой кодекс. Однако в статье 163 Налогового кодекса "питьевые" расходы прямо не поименованы. Исходя из этого столичное УМНС не долго думая сделало вывод: подобные расходы на налогооблагаемую прибыль не влияют (письмо УМНС по г. Москве от 20.03.2002 N 26-12/12511).
Но заметьте: приведенный в статье 163 перечень расходов на "нормальные условия" является открытым (в оглавлении перечня указано "в частности"). То есть его можно дополнять. Так почему бы не расширить его расходами, скажем, на кулер? Московские чиновники на этот вопрос не отвечают, молчат.
Можно пойти другим путем. Составной частью затрат на создание нормальных условий являются мероприятия по охране труда (ст. 163 ТК РФ). Их расшифровка содержится в постановлении Минтруда России от 27.02.95 N 11. Смотрим, что указано в пункте 2.19 этого постановления: "приобретение и монтаж сатураторных установок (автоматов) для приготовления газированной воды, устройство централизованной подачи к рабочим местам питьевой и газированной воды, чая и других тонизирующих напитков...".
Как видите, официальные документы "питьевые" затраты отражать в составе прочих налоговых расходов разрешают (значит, по ним можно зачесть и НДС). Это подтверждает и арбитражная практика. К примеру, судья Московского округа "...признал затраты истца на приобретение чистой питьевой воды связанными с обеспечением условий труда и санитарно-гигиенических требований, что вытекает из самого смысла, целей таких затрат" (постановление ФАС Московского округа от 29 июня 2001 г. N КА-А40/3170-01).
А еще можно написать в трудовом договоре о том, что сотрудники в течение рабочего дня вправе отвлекаться, например, на полдники. При этом надо обязательно указать, что обязанность по организации таких "мероприятий" возложена на работодателя. Если же трудовой договор уже заключен и в нем эта обязанность не закреплена, то составьте дополнительное соглашение.
В этом случае затраты на кулер, кофемашину и соответственно продукты к ним (вода, кофе, шоколад и т.д.) будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в качестве расходов на оплату труда. Такую возможность вам дает статья 255 Налогового кодекса, а именно пункт 25: к расходам на оплату труда относятся "другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором". Этот вариант безопасней предыдущего. Дело в том, что контролеры обычно не придираются к обоснованности тех расходов, которые предусмотрены внутренними трудовыми документами (коллективным или трудовым договором).
Смирившись с тем, что расходы на воду облагаемую прибыль уменьшают, проверяющие иногда дело хотят довести до абсурда. Не удивляйтесь, когда услышите такие вопросы: "А удержан ли с работников подоходный налог, как с доходов в натуральной форме? Заплатили ли вы ЕСН вместе с пенсионными взносами с этих доходов?".
Имейте в виду: эти налоги платить не надо. Почему? Ведь, чтобы их исчислить, надо точно знать размер "натурального" дохода конкретного сотрудника. А это сделать, увы, невозможно.
Так что, если у вас учета "выпитого" нет, заводить его не стоит. Показательной и исчерпывающей будет аргументация судьи Московского округа: "...в налогооблагаемый доход работника не могут включаться обезличенные оплаты услуг... так как этими услугами он может и не воспользоваться. Факт заключения предприятием договоров на закупку продуктов питания и их оплата... не являются достаточным доказательством получения работником дохода" (постановление ФАС Московского округа от 19 июля 2000 г. по делу N КА-А40/2965-00).
Другая бытовая техника
Затраты на покупку бытовой техники, включенную во вторую группу, можно отнести к расходам на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такая обязанность работодателя предусмотрена статьей 22 Трудового кодекса. Обогреватель нужен потому, что качество услуг коммунальных хозяйств оставляет желать лучшего. Кондиционеры и вентиляторы требуются в жаркое время года. Например, когда температура воздуха поднимается до 30 градусов, без них просто невозможно работать. А что говорить о пылесосах? Ведь для уборки помещения они крайне необходимы.
Однако, как бы ни были убедительны ваши аргументы, отразить в налоговом учете такие затраты не получится, если не будет оправдательных документов. Поэтому, покупая технику, проследите, чтобы продавец выдал кассовый и товарный чеки, а также счет-фактуру. В этом случае, даже если инспектор и откажется принимать такие расходы, есть все шансы выиграть это дело в суде.
Пример 2
В июле 2004 года ООО "Пассив" купило обогреватель стоимостью 2360 руб. (в т.ч. НДС - 360 руб.). Продавец выдал чек ККМ, товарный чек и счет-фактуру. В этом же месяце прибор введен в эксплуатацию. Чтобы учесть расходы при налогообложении прибыли, руководитель фирмы издал приказ о том, что обогреватель необходим, поскольку зимой температура в офисе опускается до 17 градусов. Бухгалтер "Пассива" сделал такие проводки:
- 2360 руб. - выданы работнику деньги под отчет;
- 2000 руб. - учтена стоимость обогревателя;
- 360 руб. - учтен НДС по обогревателю;
- 2000 руб. - обогреватель введен в эксплуатацию;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 360 руб. - произведен вычет по НДС;
- 2000 руб. - стоимость обогревателя включена в состав общехозяйственных расходов.
В июле в налоговом и бухгалтерском учете бухгалтер "Пассива" уменьшил налогооблагаемую прибыль на 2000 руб.
Стационарный телефон
Как правило, в состав расходов, связанных с установкой телефонов, входят:
- затраты на приобретение телефонных аппаратов;
- прокладку кабельных линий;
- подключение к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера.
Купленные телефонные аппараты приходуются на баланс как основные средства (независимо от их стоимости). Если стоимость аппарата менее 10 000 рублей, то он может быть списан на затраты после его передачи в эксплуатацию.
Если свободные абонентские линии в телефонных кабелях связи отсутствуют, строительные работы по прокладке недостающих линий связи могут проводиться телефонным узлом за счет средств фирмы. После выполнения работ телефонный узел заключает с предприятием договор об оказании услуг телефонной связи.
Затраты на прокладку кабельной линии отражают на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы". После завершения работ эти затраты списывают в дебет счета 01 "Основные средства".
Пример 3
ООО "Пассив" (арендатор) заключило с ЗАО "Актив" (арендодатель) договор аренды производственных помещений сроком на 2 года.
Так как в помещении не было телефонов, а они необходимы для работы, то с согласия арендодателя "Пассив" подал заявление в местный телефонный узел на заключение договора об оказании услуг телефонной связи. Поскольку на территории, взятой в аренду, не было свободных линий связи, арендатор заключил с телефонным узлом договор подряда на строительство новой кабельной линии. Договорная стоимость работ составила 11 800 руб. (в т. ч. НДС - 1800 руб.).
В учете "Пассива" были сделаны проводки:
- 10 000 руб. (11 800 - 1800) - отражена стоимость работ по прокладке телефонной линии;
- 1800 руб. - отражен НДС;
- 11 800 руб. - оплачена стоимость работ по прокладке телефонной линии;
- 10 000 руб. - телефонная линия введена в эксплуатацию;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 1800 руб. - НДС принят к вычету.
Сооружения связи, построенные за счет фирмы, могут быть переданы телефонной организации в собственность, в безвозмездное пользование или на техническое обслуживание. Если сооружения связи не были переданы телефонному узлу, их эксплуатирует организация.
Если кабельная линия была проложена за счет средств арендатора для телефонизации арендуемого помещения, то по окончании срока аренды она остается в этом помещении. Кабельная линия в данном случае - это "неотделимое улучшение арендованного имущества". Как отражать в учете у арендатора передачу линии на баланс арендодателя, зависит от условий договора аренды.
Если кабельную сеть проложили с согласия арендодателя, он обязан возместить арендатору затраты по прокладке кабельной линии в арендуемом помещении.
В этом случае выбытие линии в бухгалтерском учете арендатора должно отражаться с использованием счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Пример 4
Используем данные предыдущего примера. Предположим, что через полтора месяца после подписания акта о вводе телефонной линии в эксплуатацию договор аренды был расторгнут. За это время арендатор успел начислить амортизацию телефонной линии в сумме 100 руб.
Договором аренды предусмотрено возмещение арендатору стоимости неотделимых улучшений. Стороны согласовали сумму возмещения в размере 12 960 руб. (включая НДС). Эту сумму арендодатель (ЗАО "Актив") перечислил на расчетный счет арендатора (ООО "Пассив").
В учете "Пассива" были сделаны проводки:
- 12 960 руб. - передана телефонная линия ЗАО "Актив";
Дебет 01 субсчет "Выбытие основных средств" Кредит 01
- 10 000 руб. - списана стоимость телефонной линии;
Дебет 02 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"
- 100 руб. - списана начисленная амортизация;
Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет "Выбытие основных средств"
- 9900 руб. (10 000 - 100) - списана остаточная стоимость телефонной линии;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"
- 1977 руб. (12 960 руб. x 18 : 118) - начислен НДС;
- 1083 руб. (12 960 - 9900 - 1977) - определен финансовый результат от передачи телефонной линии;
- 12 960 руб. - поступила оплата от арендодателя за телефонную линию.
По мнению налоговых органов, затраты на подключение любого нового объекта основных средств относятся к капитальным. Действительно, расходы на получение доступа к телефонной сети являются долгосрочными. Это связано с тем, что договор между абонентом и оператором об оказании услуг телефонной связи за редким исключением является бессрочным. Таким исключением может быть случай оформления договора между телефонным узлом и предприятием, арендующим помещение на определенный срок. Тогда на такой же срок будет заключен и договор.
Исходя из этого можно предложить два способа отражения затрат на подключение нового телефона.
Способ первый. Если подключение к местной телефонной сети с предоставлением нового телефонного номера произошло до подписания акта о вводе новой кабельной линии в эксплуатацию, затраты на подключение можно учесть в составе затрат на строительство линии. Это правило можно применять как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Способ второй. Если фирма, заключая договор об оказании услуг телефонной связи, по истечении небольшого периода времени хочет продать, передать безвозмездно, вернуть собственнику телефонизируемое помещение, то затраты на подключение номера можно отразить на счете 97 "Расходы будущих периодов". В налоговом учете такую операцию можно отразить аналогичным способом.
Период списания этих расходов будет тогда равен планируемому времени использования помещения.
Пример 5
В июле 2004 года ООО "Пассив" (арендатор помещения) заключило с телефонным узлом договор об оказании услуг телефонной связи сроком на 1 год. За подключение к местной телефонной сети предприятие уплатило 2360 руб. (в т.ч. НДС - 360 руб.).
В учете "Пассива" были сделаны записи:
- 2000 руб. - отражена стоимость подключения к телефонной сети;
- 360 руб. - отражен НДС;
- 2360 руб. - оплачены услуги телефонного узла по подключению к телефонной сети;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 360 руб. - НДС принят к вычету.
В течение срока действия договора бухгалтер "Пассива" должен ежемесячно делать запись:
- 166,67 руб. (2000 руб. : 12 мес.) - отнесена на себестоимость часть стоимости подключения.
Эта сумма будет уменьшать облагаемую прибыль фирмы.
Мобильные телефоны
Есть два варианта использования мобильных телефонов сотрудниками фирмы. Фирма может:
- купить мобильный телефон в магазине сотовой связи;
- использовать телефонный аппарат, принадлежащий сотруднику.
Вы можете выбрать любой из этих вариантов.
Первый вариант лучше использовать, если вы предполагаете, что мобильными телефонами будет пользоваться небольшое количество сотрудников вашей фирмы.
Если же вы предполагаете, что мобильный телефон придется покупать многим сотрудникам, то вам выгодней использовать второй вариант.
Если фирма покупает мобильный телефон, то его нужно поставить на баланс. При покупке мобильного телефона оплачиваются:
- стоимость телефонного аппарата;
- расходы, связанные с подключением к оператору сотовой связи.
Очевидно, что срок полезного использования телефонного аппарата более одного года, а значит, его можно отнести к основным средствам. Следовательно, на баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС.
Но сам аппарат будет работать только в том случае, если его подключить к оператору сотовой связи (установить на него sim-карту). Подключить аппарат можно в том же магазине, где вы его приобрели. Стоимость подключения к оператору также включается в первоначальную стоимость аппарата, поскольку эти затраты связаны с доведением объекта основных средств до рабочего состояния.
Как правило, стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) не превышает 10 000 рублей. В налоговом учете такие основные средства можно сразу списать на затраты.
В бухгалтерском учете основные средства стоимостью до 10 000 рублей также разрешается списывать на затраты (п. 18 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").
В этом случае бухгалтерский и налоговый учет покупки мобильного телефона ничем не различаются.
Пример 6
ЗАО "Актив" в июле 2004 года купило мобильный телефон для своего менеджера по продажам. Стоимость телефонного аппарата составила 3540 руб. (в т.ч. НДС - 540 руб.), а стоимость подключения к оператору сотовой связи - 295 руб. (в т.ч. НДС - 45 руб.).
В учете бухгалтер "Актива" сделал такие записи:
- 3835 руб. (3540 + 295) - оплачена стоимость мобильного телефона;
Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60
- 3000 руб. (3540 - 540) - отражены затраты на покупку телефонного аппарата;
- 540 руб. - учтен НДС по купленному телефонному аппарату;
Дебет 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств" Кредит 60
- 250 руб. (295 - 45) - отражены затраты на подключение мобильного телефона;
- 45 руб. - учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;
Дебет 01 Кредит 08 субсчет "Приобретение объектов основных средств"
- 3250 руб. (3000 + 250) - мобильный телефон введен в эксплуатацию;
- 3250 руб. - списана на затраты стоимость мобильного телефона;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 585 руб. (540 + 45) - принят НДС к вычету.
В налоговом учете на расходы по покупке мобильного телефона вместе с подключением (3250 руб.) можно уменьшить налогооблагаемую прибыль за июль.
Если же стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) составляет более 10 000 рублей, то аппарат придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Если у сотрудника уже есть телефонный аппарат и он согласен пользоваться им для служебных переговоров, фирма может просто купить sim-карту и установить ее на принадлежащий сотруднику аппарат.
В этом случае можно поступить так:
- арендовать у сотрудника телефонный аппарат;
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
Когда фирма арендует телефонный аппарат, нужно заключить с работником договор аренды телефона. Это необходимо, чтобы налоговики не заинтересовались тем, как вы смогли подключить мобильный телефон, который у вас не отражен в учете.
Арендованный телефонный аппарат в бухгалтерском учете придется учитывать на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства". А расходы, связанные с подключением телефонного аппарата к оператору сотовой связи, в бухгалтерском учете следует списать на затраты.
В налоговом учете расходы, связанные с подключением к оператору сотовой связи, также списываются полностью в том периоде, в котором они оплачены.
Обратите внимание: с суммы арендной платы придется удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц. Однако ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начислять на сумму арендной платы не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ).
Пример 7
В июле 2004 года ЗАО "Актив" заключило договор с оператором сотовой связи на подключение мобильного телефона. Стоимость подключения составила 118 руб. (в т.ч. НДС - 18 руб.).
Телефонный аппарат принадлежит сотруднику "Актива". Стоимость телефонного аппарата составляет 4200 руб. С сотрудником "Актив" заключил договор аренды телефонного аппарата. Ежемесячная арендная плата составляет 600 руб.
Бухгалтер "Актива" в учете сделал записи:
Дебет 001
- 4200 руб. - учтен на забалансовом счете телефон, арендованный у сотрудника;
- 118 руб. - оплачены услуги по подключению к оператору сотовой связи;
- 18 руб. - учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;
- 100 руб. (118 - 18) - расходы на подключение телефонного аппарата к оператору сотовой связи списаны на затраты;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 18 руб. - принят НДС к вычету.
В налоговом учете бухгалтер "Актива" может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат по подключению к оператору сотовой связи (100 руб.). В этом же месяце бухгалтер "Актива" должен начислить сотруднику арендную плату за использование его телефонного аппарата в служебных целях.
- 600 руб. - начислена арендная плата за использование телефонного аппарата сотрудника;
Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
- 78 руб. (600 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц с арендной выплаты сотруднику;
- 522 руб. (600 - 78) - арендная плата выплачена сотруднику.
В налоговом учете сумма арендной платы учитывается в составе прочих расходов (п. 1 ст. 264 НК РФ), то есть на сумму арендной платы (600 руб.) можно уменьшить налогооблагаемую прибыль.
Фирма может назначить сотруднику ежемесячную компенсацию за использование его личного телефонного аппарата в служебных целях. Сумма компенсации определяется по согласованию с работником.
Можно, например, установить, что фирма возмещает сотруднику стоимость всех разговоров, связанных с работой, на основе распечатки телефонных разговоров оператора сотовой связи. Обычно в такой распечатке указываются телефонные номера и стоимость каждого разговора.
Фирма также может установить ежемесячную фиксированную сумму компенсации. Она утверждается приказом руководителя. В приказе указывают фамилию, имя, отчество работника, получающего компенсацию, и ее сумму.
Приказ может выглядеть так:
Закрытое акционерное общество "Актив"
Приказ
от 30 июня 2004 г. N 21/КА
Назначить Петрову Сергею Сергеевичу ежемесячную компенсацию за использование его личного телефонного аппарата (сотовый телефон) в служебных целях в размере 600 рублей с 1 июля 2004 года.
Основание: соглашение от 29 июня 2004 г. N 15.
Директор Иванов /И.И. Иванов/
Сумма компенсации в пределах официально установленных норм взносом на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний налогом на доходы физических лиц, а также единым социальным налогом не облагается (ст. 217, 238 НК РФ).
Как "официально установленные нормы" можно применять сумму износа (амортизации) телефонного аппарата. Чтобы определить норму амортизации, воспользуйтесь Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утверждена постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1).
Пример 8
Вернемся к предыдущему примеру, изменив его условия. Допустим, сотруднику "Актива" приказом руководителя установлена ежемесячная компенсация в размере 600 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер "Актива" сделал такие проводки:
- 118 руб. - оплачены услуги по подключению к оператору сотовой связи;
- 18 руб. - учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;
- 100 руб. (118 - 18) - учтены в составе затрат расходы, связанные с подключением;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
- 18 руб. - принят НДС к вычету.
В налоговом учете бухгалтер "Актива" может уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму затрат по подключению к оператору сотовой связи (100 руб.);
- 600 руб. - начислена сотруднику компенсация за использование его личного телефонного аппарата в служебных целях за июль 2004 года;
- 600 руб. - выплачена сотруднику компенсация за использование его личного телефонного аппарата в служебных целях за июль 2004 года.
В.И. Мещеряков,
Руководитель авторского коллектива книги
"Годовой отчет"
"Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2004 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Нормативные акты для бухгалтера"
ООО "Агентство бухгалтерской информации"
Свидетельство о регистрации ПИ N ФС 77-27066 выдано Федеральной службой по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия 26 января 2007 года.