Приложение 2. Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемых комитетом Ставропольского края по делам архивов при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (за исключением государственных и муниципальных архивов)

Приложение 2

к приказу

комитета Ставропольского края

по делам архивов

от 14.02.2022 N 18

Форма

Проверочный лист (список контрольных вопросов),
применяемый комитетом Ставропольского края по делам архивов при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (за исключением государственных и муниципальных архивов)

Наименование вида регионального государственного контроля (надзора):

региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением

законодательства об архивном деле.

Наименование контрольного (надзорного) органа и реквизиты нормативного

правового акта об утверждении формы проверочного листа: комитет

Ставропольского края по делам архивов, приказ комитета Ставропольского края

по делам архивов от "__" ___________ г. N __.

Вид контрольного (надзорного) мероприятия: ____________________________

Дата заполнения проверочного листа: ___________________________________

Объект государственного контроля (надзора), в отношении которого

проводится контрольное (надзорное) мероприятие:

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя,

его идентификационный номер налогоплательщика и (или) основной

государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя,

адрес регистрации индивидуального предпринимателя, наименование

юридического лица, его идентификационный номер налогоплательщика и (или)

основной государственный регистрационный номер, адрес юридического лица

(его филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений),

являющихся контролируемыми лицами: ________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Место (места) проведения контрольного (надзорного) мероприятия с

заполнением проверочного листа: ___________________________________________

___________________________________________________________________________

Реквизиты решения контрольного (надзорного) органа о проведении

контрольного (надзорного) мероприятия, подписанного уполномоченным

должностным лицом контрольного (надзорного) органа: _______________________

___________________________________________________________________________

Учетный номер контрольного (надзорного) мероприятия: __________________

Должность, фамилия и инициалы должностного лица контрольного

(надзорного) органа, в должностные обязанности которого в соответствии с

положением о виде контроля, должностным регламентом входит осуществление

полномочий по виду контроля, в том числе проведение контрольных (надзорных)

мероприятий, проводящего контрольное (надзорное) мероприятие и заполняющего

проверочный лист (далее - инспектор): _____________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Список контрольных вопросов, отражающих содержание обязательных

требований, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении

контролируемым лицом обязательных требований:

N п/п	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемыми лицами обязательных требований, составляющих предмет проверки	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы, содержащиеся в перечне вопросов
			Да	Нет	Примечание
1	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве?	ст. 5, 13, 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ); п. 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила N 526)
2	Наличие организационно-распорядительных документов о назначении ответственного в организации (учреждении, на предприятии) за обеспечение сохранности архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации (за архив), а также их учет, комплектование и использование, передачу на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, в т.ч. документов по личному составу?	ст. 5, 13, 17, 19, 21, 23 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 1.3, 1.4, 2.9, 2.10 Правил N 526
3	Наличие помещения под архив, соответствующего нормативному режиму хранения архивных документов?	ст. 5, 13, 17 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 2.4 - 2.20 Правил N 526
4	Наличие согласованной с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) и утвержденной руководителем организации (предприятия, учреждения) номенклатуры дел, закрепляющей порядок формирования и учета дел в делопроизводстве?	п. 4.14 - 4.18 Правил N 526
5	Наличие инструкции по делопроизводству?	ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"; приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления"
6	Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.49 Правил N 526
7	Соблюдается ли противопожарный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.14, 2.15, 2.22 Правил N 526
8	Соблюдается ли охранный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил N 526
9	Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.14, 2.15, 2.23 Правил N 526
10	Наличие специальных пропусков на вынос архивных документов из здания архива и/или организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.23 Правил N 526
11	Соответствует ли организация хранения и размещение архивных документов, специальные средства хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) параметрам, установленным для документов разных категорий, на разных носителях?	п. 2.21, 2.35, 2.36 Правил N 526
12	Наличие постеллажного и пофондового (при большом количестве фондов) топографических указателей?	п. 2.37, 2.38 Правил N 526
13	Соблюдается ли световой режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.24 Правил N 526
14	Соблюдается ли температурно-влажностный режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.25, 2.34 Правил N 526
15	Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима?	п. 2.26 Правил N 526
16	Соблюдается ли санитарно-гигиенический режим в здании и/или помещении архива организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.27 - 2.29 Правил N 526
17	Соблюдаются ли обязательные условия хранения электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.30 - 2.32, 2.34, 2.35, 2.40 Правил N 526
18	Создается ли фонд пользования электронных документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.33 Правил N 526
19	Соблюдается ли порядок проведения и периодичность проверок наличия и состояния документов в архиве организации (предприятия, учреждения)?	п. 2.39 - 2.43 Правил N 526
20	Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия и состояния архивных документов?	п. 2.43 Правил N 526
21	Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководством организации (предприятия, учреждения), прилагаемой к нему справки о проведении розыска?	п. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил N 526
22	Наличие письменных разрешений руководителя архива или руководителя (структурного подразделения) организации (учреждения, предприятия) на выдачу архивных документов?	п. 2.45 Правил N 526
23	Соблюдаются ли порядок и сроки выдачи архивных документов, в том числе электронных документов?	п. 2.45 - 2.48 Правил N 526
24	Наличие книги выдачи архивных документов, описей дел, копий фонда пользования?	п. 2.46 Правил N 526
25	Оформляется ли выдача сотрудникам архивных документов, дел, копий фонда пользования, описей дел, документов из архивохранилища заказом (служебной запиской) на выдачу документов?	п. 2.46 Правил N 526
26	Оформляется ли выдача архивных документов, копий фонда пользования в сторонние организации актом о выдаче дел во временное пользование?	п. 2.46 Правил N 526
27	Используются ли карты-заместители при выдаче архивных дел?	п. 2.47 Правил N 526
28	Наличие листов использования и листов-заверителей в архивных документах, выдаваемых из архивохранилища?	п. 2.47 Правил N 526
29	Наличие паспорта архива организации (учреждения, предприятия) и пояснительная записка к нему?	п. 3.1, 3.2, 3.12 Правил N 526
30	Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы?	п. 3.6, 3.7 Правил N 526
31	Наличие списка фондов установленной формы?	п. 2.3, 3.3, 3.6, 3.8 Правил N 526
32	Наличие листов фондов установленной формы?	п. 3.6, 3.9 Правил N 526
33	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных установленным порядком?	п. 3.6, 3.10, 4.10 - 4.12, 4.31 - 4.34, 5.5 Правил N 526
34	Наличие реестра описей установленной формы?	п. 3.6, 3.11 Правил N 526
35	Наличие дела фонда?	п. 3.15 Правил N 526
36	Соблюдается ли порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации?	статьи 16, 19 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 3.14 - 3.15 Правил N 526
37	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации (предприятия, учреждения) установленной формы?	п. 2.43, 3.15 Правил N 526
38	Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы?	п. 2.43, 3.15 Правил N 526
39	Наличие актов установленной формы о неисправимых повреждениях архивных документов?	п. 3.15 Правил N 526
40	Наличие документов, подтверждающих решения о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации архивных документов?	статья 6 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 4.4 Правил N 526
41	Наличие правового акта о создании и составе экспертной комиссии организации (предприятия, учреждения), положения об экспертной комиссии и протоколов ее заседаний?	п. 5, 6 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 4.7 - 4.11 Правил N 526
42	Соблюдаются ли сроки и порядок проведения экспертизы ценности в организации?	п. 4.3 - 4.6, 4.10, 4.11 Правил N 526
43	Отсутствуют ли факты утраты или несанкционированного уничтожения документов Архивного фонда Российской Федерации?	п. 3.15, 4.3 - 4.6, 4.10 - 4.13 Правил N 526
44	Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)?	п. 3.15, 4.12, 4.13 Правил N 526
45	Наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации (учреждения, предприятия)?	п. 4.33 Правил N 526
46	Соблюдается ли порядок приема-передачи дел в архив организации (учреждения, предприятия) из структурных подразделений, в том числе электронных документов?	п. 4.33 - 4.34 Правил N 526
47	Наличие, оформление и физическое состояние архивных документов и документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе электронных документов (единиц хранения)?	статьи 16, 20 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 2.9 - 2.11, 3.1, 3.3, 3.4, 4.19 - 4.30, 4.34 Правил N 526
48	Соблюдается ли порядок доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив?	статьи 24 - 26 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 5.2, 5.20 Правил от 31.03.2015 N 526
49	Наличие письменного разрешения гражданина, наследников данного гражданина на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, создающим угрозу для его безопасности?	статья 25 Федерального закона N 125-ФЗ
50	Наличие исторической справки к фонду?	п. 5.6 Правил от 31.03.2015 N 526
51	Ведется ли учет использования архивных документов, в том числе выдачи архивных справок, выписок, копий документов? Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих запросов?	п. 5.8 Правил от 31.03.2015 N 526
52	Соблюдаются ли порядок и сроки исполнения запросов пользователей? Наличие запросов (заявлений, писем) пользователей о предоставлении информации?	п. 5.9 - 5.10 Правил от 31.03.2015 N 526
53	Соблюдается ли порядок оформления архивных справок, выписок и копий архивных документов, а также порядок получения их пользователями?	Статья 26 Федерального закона N 125-ФЗ; п. 5.11 - 5.18 Правил N 526
54	Наличие актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий взамен изъятых документов?	п. 5.17 Правил N 526
55	Наличие разрешения руководителя организации (учреждения, предприятия) на изъятие из дел (возвращение) подлинных личных документов?	п. 5.17 Правил N 526
56	Соблюдается ли порядок работы пользователей с архивными документами в читальном зале?	п. 5.19 Правил N 526
57	Наличие разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) на работу в помещении архива?	п. 5.19 Правил N 526
58	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов до их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	статьи 22, 23 Федерального закона N 125-ФЗ, п. 4.1 - 4.2, 6.5 Правил N 526
59	Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации (учреждения, предприятия)?	п. 6.5 Правил N 526
60	Наличие актов приема-передачи документов на хранение в установленной форме?	п. 3.15, 6.8 Правил N 526
61	Соблюдаются ли порядок передачи архивных документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив?	п. 6.6 - 6.8 Правил N 526
62	Наличие актов об обнаружении дефектов?	п. 6.7 Правил N 526
63	Предусмотрено ли организацией (учреждением, предприятием) участие представителя государственного (муниципального) архива в составе ликвидационной комиссии в случае реорганизации или ликвидации организации?	п. 7.1, 7.2 Правил N 526
64	В организации, выступающей заказчиком научно-технической документации, создан архив и обеспечена сохранность архивных документов, в том числе научно-технической документации, в течение установленных сроков хранения?	п. 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 года N 155 (далее - Правила N 155)
65	В организации, выступающей заказчиком научно-технической документации, утверждено положение об архиве, определяющее задачи и функции архива, технического архива?	п. 10 Правил N 155
66	Хранение научно-технической документации осуществляется в соответствии с установленными Правилами N 155	п. 11 - 321, 33 - 165 Правил N 155