Приложение N 32. Областной стандарт качества выполнения государственной работы по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий

Приложение N 32

Областной стандарт
качества выполнения государственной работы по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий

1. Разработчик Стандарта качества выполнения государственной работы:

Министерство образования и науки Мурманской области (далее - Министерство).

2. Наименование государственной работы:

Предоставление архивных справок, архивных копий, архивных выписок, информационных писем, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан и исполнением государственными органами и органами местного самоуправления своих полномочий.

3. Цель государственной работы.

- обеспечение заявителя запрашиваемой информацией;

- организация информационного мероприятия с использованием архивных документов по запросу заявителя.

4. Сведения о возмездности (безвозмездности) выполнения государственной работы, включая информацию о порядке, размере и основаниях взимания платы за выполнение государственной работы.

Финансирование выполнения работы осуществляется в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных в областном бюджете на соответствующие цели.

5. Термины и определения, используемые в Стандарте.

Для целей настоящего Стандарта используются также следующие понятия:

цель оказания работы - конечный результат, на который направлен процесс выполнения государственной работы;

показатели оценки качества выполнения государственной работы - показатели, характеризующие результат выполнения работы и качество условий ее выполнения;

архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива;

тематический обзор архивных документов - систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.

6. Правовые основы выполнения государственной работы.

6.1. Перечень нормативных правовых актов, устанавливающих основания выполнения государственной работы:

- Устав Мурманской области;

- Закон Мурманской области от 28.06.2013 N 1649-01-ЗМО "Об образовании в Мурманской области";

- Распоряжение Правительства Мурманской области от 15.12.2011 N 460-РП "О создании государственного автономного учреждения Мурманской области "Центр комплексного обслуживания учреждений образования" путем изменения типа существующего государственного областного учреждения";

- Устав государственного автономного учреждения Мурманской области "Центр комплексного обслуживания учреждений образования", утвержденный приказом Министерства от 03.09.2019 N 1259;

- государственное задание на очередной год и плановый период, утвержденное Министерством (далее - государственное задание).

6.2. Перечень нормативных правовых актов, устанавливающих требования к условиям и процедурам оказания государственной услуги:

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения";

- Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений";

- Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности";

- Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности";

- Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений";

- Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479 "Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации";

- ГОСТ 31937-2011 "Здания и сооружения. Правила обследования и мониторинга технического состояния", введенный в действие с 1 января 2014 года приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27.12.2012 N 1984-ст;

- Закон Мурманской области от 20.02.2006 N 730-01-ЗМО "Об архивном деле в Мурманской области";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 N 9059);

- Приказ Минздравсоцразвития России от 22.06.2009 N 357н "Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением";

- Приказ Минздравсоцразвития России от 29.05.2008 N 247н "Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и служащих";

- Приказ Минздравсоцразвития России от 29.05.2008 N 248н "Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых профессий рабочих".

7. Перечень и характеристика потенциальных потребителей государственной работы.

Получателями государственной работы являются любые юридические и физические лица независимо от гражданства и места проживания (регистрации).

8. Показатели оценки качества выполнения государственной работы.

Приложение к настоящему Стандарту.

9. Требования к процедурам выполнения государственной работы.

Настоящий стандарт устанавливает требования к предоставлению государственной услуги:

- исполнение запросов социально-правового характера;

- исполнение тематических запросов;

- исполнение обращений по подготовке и проведению информационных мероприятий с использованием архивных документов.

9.1. Перечень документов, необходимых для получения государственной работы.

9.1.1. Государственная работа в части исполнения запросов социально-правового характера, тематических запросов оказывается на основании запроса, в котором должны быть указаны:

- наименование организации (для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), год рождения);

- почтовый или электронный адрес (последний - при наличии) пользователя;

- содержание запроса (стаж, заработная плата, награждение, поиск родственников и др.) с указанием хронологических рамок запрашиваемой информации;

- форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная копия, тематический обзор архивных документов и др.).

Пользователь вправе приложить к запросу копии документов, уточняющих информацию, содержащуюся в запросе:

- копия документа, удостоверяющего личность;

- копия трудовой книжки;

- копия удостоверения к награде и др.

9.1.2. Физические лица, являющиеся представителями пользователя, дополнительно представляют доверенность, оформленную в установленном порядке, подтверждающую полномочия на получение запрашиваемой информации в отношении пользователя.

9.1.3. Для получения конфиденциальной информации, в том числе содержащей персональные данные о третьих лицах, пользователи дополнительно представляют документы, подтверждающие их полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

9.2. Порядок выполнения государственной работы.

Порядок выполнения работ определен в соответствии с государственным заданием и приказами Министерства образования и науки Мурманской области.

9.2.1. Организация предоставления государственной работы включает в себя следующие процедуры:

- прием, рассмотрение и регистрация запроса пользователя;

- подготовка и направление ответа пользователю.

9.2.2. Административные процедуры по приему, рассмотрению и регистрации запроса пользователя включают в себя действия должностных лиц по определению правомочности получения пользователем запрашиваемой информации, степени полноты информации, необходимой для исполнения запроса, местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса, установлению срока исполнения и ответственного лица за исполнением запроса.

9.2.3. Административные процедуры по подготовке ответа пользователю предусматривают определение с помощью научно-справочного аппарата по фондам архива перечня архивных документов, необходимых для подготовки ответа на запрос пользователя, анализ содержания архивных документов, оформление архивной справки, информационного письма и др. документов, являющихся результатом предоставления государственной работы.

9.2.4. Основанием для начала предоставления государственной работы является поступление в учреждение обращения, доставленного пользователем лично, посредством электронной почты, почтовой связью. Время ожидания в очереди не должно превышать 15 минут.

9.2.5. При личном обращении пользователей государственная работа предоставляется в порядке очереди.

9.2.6. В случае отсутствии у пользователя права на запрашиваемую информацию архив направляет в адрес пользователя информационное письмо с мотивированным отказом в предоставлении запрашиваемой информации и с разъяснением дальнейших действий пользователя в соответствии с законодательством Российской Федерации и Мурманской области.

9.2.7. В случае отсутствия запрашиваемой информации в документах архива и наличия запрашиваемой информации в других органах и организациях архив направляет запрос по принадлежности в другие органы и организации либо направляет информационное письмо пользователю о местонахождении документов.

При оказании услуги учреждение обеспечивает соблюдение установленных ГОСТ Р 51825-2001 требований безопасности для жизни и здоровья граждан и окружающей среды.

9.3. Сроки оказания государственной работы.

9.3.1. Общий срок оказания государственной работы в части исполнения запросов социально-правового характера, тематических запросов составляет 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

При необходимости получения дополнительных сведений, проведения объемной работы по розыску документов срок оказания государственной работы может быть продлен с разрешения руководства учреждения свыше 30-ти календарных дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запроса на основе научно-справочного аппарата архива составляет 15 календарных дней со дня регистрации запроса.

Срок оказания государственной работы в случае отсутствия запрашиваемой информации в документах архива и наличия запрашиваемой информации в других органах и организациях составляет 5 календарных дней со дня регистрации запроса.

9.3.2. Общий срок оказания государственной работы по исполнению обращений, связанных с подготовкой и проведением информационных мероприятий с использованием архивных документов, составляет 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Иной срок оказания государственной работы может быть установлен договором на оказание государственной работы.

9.4. Ответственность за соблюдение требований Стандарта качества государственной работы.

Оснований для приостановления оказания государственной работы не предусмотрено.

Основанием для отказа в оказании государственной работы является отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение конфиденциальной информации (для юридических лиц - отсутствие полномочий на осуществление деятельности, связанной с запрашиваемыми сведениями, для физических лиц, не являющихся наследниками по закону или по завещанию - отсутствие нотариально заверенного распоряжения от лица, о котором запрашиваются сведения, либо от наследников).

Руководитель учреждения обеспечивает качество выполняемой работы, соблюдение требований настоящего Стандарта и несет ответственность за их соблюдение в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Мурманской области.

9.5. Порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц государственных областных учреждений в процессе выполнения государственной работы в случае несоответствия государственной работы Стандарту.

Жалобы на нарушение настоящего Стандарта могут направляться как непосредственно в организацию, исполняющую государственную работу, так и в Министерство.

Рассмотрение обращений по вопросам выполнения государственной работы осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Мурманской области от 09.07.2010 N 1249-01-ЗМО "О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Мурманской области".

В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов заявитель имеет право обратиться в суд согласно установленному действующим законодательством порядку.

Жалобы на решения, принятые руководителем организации, осуществляющей государственную работу, подаются в Министерство.

Жалоба в письменной форме может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта организации, предоставляющей государственную работу, либо официального сайта Министерства, единого портала государственных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг Мурманской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

- наименование организации, выполняющей государственную работу, должностного лица организации, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) организации, выполняющей государственную работу, должностного лица организации;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) организации, исполняющей государственную работу, должностного лица организации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

По результатам рассмотрения жалобы организация, исполняющая государственную работу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Должностные лица Министерства имеют право подать жалобу Министру на решение и (или) действия (бездействие) должностных лиц государственных областных учреждений в процессе выполнения государственной работы в следующих случаях:

- нарушение срока выполнения государственной работы;

- отказ в выполнении государственной работы, если основания отказа не предусмотрены принятыми нормативными правовыми актами Российской Федерации, Правительства Мурманской области, Министерства;

- отказ должностного лица государственного областного учреждения в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате выполнения государственной работы документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

10. Требования к материально-техническому обеспечению оказания государственной работы.

Параметр	Требование	Регламентирующий документ
1	2	3
1. Здания и сооружения	Соответствие строительным нормам и правилам	Федеральный Закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"; Ведомственные строительные нормы ВСН 58-88(р) Договор о передачи здания и прилегающей территории в оперативное управление
2. Помещения	Учреждение должно размещаться в приспособленном отдельном помещении. В помещениях должны быть созданы оптимальные режимы: противопожарный, охранный, световой, санитарно-гигиенический. Наличие запасного выхода, огнетушителя, вахты на входе в здание, замков на дверях помещений с комплектом ключей не менее двух, хранящихся у ответственного лица, функционирующих осветительных приборов, чистоты и порядка, туалетов, систем водоснабжения и водоотведения	Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения"; Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации";
3. Прилегающая территория	Территория здания, в котором осуществляет деятельность учреждение, должна быть благоустроена и соответствовать по архитектурно-планировочному решению целям и задачам деятельности учреждения. Должно быть обеспечено соответствие санитарно-гигиеническим нормам и требованиям пожарной безопасности	Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения"; СанПиН 2.4.4.3155-13
4. Рабочие места	Расположение и организация рабочих мест должны обеспечивать работника необходимым оборудованием, приспособлениями и другими инструментами и средствами (в том числе средствами индивидуальной защиты работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) для профессионального и качественного выполнения работы.	Трудовой кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ; Приказ Минздравсоцразвития России от 22.06.2009 N 357н; Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 15.12.2014 N 835н.
5. Предметы, мебель и оборудование	Рабочие места работников учреждения должны быть оснащены офисной мебелью, оборудованы персональными компьютерами, которые должны быть подключены к сети Интернет	Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ

11. Требования к законности и безопасности оказания государственной работы.

Параметр	Требование	Регламентирующий документ
1	2	3
1. Разрешительные документы	Соответствие учреждения установленным государственным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам	Федеральный Закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ "Технический регламент о безопасности зданий и сооружений"; Ведомственные строительные нормы ВСН 58-88(р) Договор о передачи здания и прилегающей территории в оперативное управление
2. Санитарное состояние здания	Помещения учреждения должны содержаться в чистоте и порядке, в соответствии с установленными государственными санитарно-эпидемиологическими требованиями и нормативами	Федеральный закон от 30.03.1999 N 52-ФЗ; Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ.
3. Техническое состояние здания	Помещения учреждения должны быть оборудованы: - установками автоматической пожарной сигнализации; - средствами извещения о пожаре; - первичными средствами пожаротушения; - схемами эвакуации. Должны соблюдаться установленные требования безопасности зданий и сооружений. Оборудованные рабочие места должны соответствовать государственным нормативным требованиям охраны труда. Обязательно проведение специальной оценки условий труда каждого рабочего места с целью выявления вредных и опасных производственных факторов.	Федеральный закон от 21.12.1994 N 69-ФЗ; Федеральный закон от 22.07.2008 N 123-ФЗ; Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479.
4. Защита от несанкционированного вторжения	Наличие системы видеонаблюдения, системы ограничения проезда, системы сигнализации и другие системы, направленные на обеспечение защиты от угроз террористического характера и несанкционированного вторжения	Федеральный закон от 30.12.2009 N 384-ФЗ; ГОСТ Р 51825-2001

12. Требования к доступности государственной работы для потребителей.

График работы организации соответствует режиму работы потребителя государственной работы с учетом требований Трудового кодекса Российской Федерации: пятидневная рабочая неделя с понедельника по четверг с 9.00 до 17.15 часов, в пятницу с 9.00 до 17.00, с перерывом на обед (понедельник-пятница) с 13.00 до 14.00 часов.

Организация размещена в здании, доступном для потребителей государственной работы с учетом пешей и транспортной доступности;

Организация предоставляет доступ к сведениям и документам, базам данных в рамках выполнения государственной работы в соответствии с требованиями законодательства, в том числе о защите персональных данных.

Численность работников учреждения устанавливается штатным расписанием учреждения в пределах фонда оплаты труда, утвержденного учреждению на соответствующий финансовый год.

Должность	Нормативная численность (ставка)	НПА, устанавливающий нормативную численность	Уровень квалификации*	Периодичность мероприятий по переподготовке, повышению квалификации
1	2	3	4	5
Директор	0,2	Штатное расписание	Высшее профессиональное (техническое, инженерное, экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю учреждения отрасли не менее 5 лет	1 раз в 5 лет
Заместитель директора	0,4	Штатное расписание	Высшее профессиональное (техническое, инженерное, экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю учреждения отрасли не менее 5 лет	1 раз в 3 года
Зам. директора по безопасности	1	Штатное расписание	Высшее профессиональное (техническое, инженерное, экономическое) образование и стаж работы на руководящих должностях в соответствующей профилю учреждения отрасли не менее 5 лет	1 раз в 3 года
Юрисконсульт	0,2	Штатное расписание	Сгр, 3 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Документовед	0,2	Штатное расписание	Сгр, 3 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Программист	0,2	Штатное расписание	Сгр, 3 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Начальник архивного отдела	1	Штатное расписание	Сгр, 3 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Архивист	2	Штатное расписание	Сгр, 4 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Слесарь-сантехник	0,1	Штатное расписание	Сгр, 2 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования	0,1	Штатное расписание	Ргр, 2 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту здания	0,7	Штатное расписание	Сгр, 1 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Уборщик служебных помещений	0,9	Штатное расписание	Ргр, 1 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет
Уборщик территорий	0,3	Штатное расписание	Ргр, 1 УР, 1 КУ	1 раз в 5 лет

Уровень квалификации представлен в соответствии с приказами Минздравсоцразвития РФ:

- от 29.05.2008 N 247н "Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых должностей руководителей, специалистов и служащих";

- от 29.05.2008 N 248н "Об утверждении профессиональных квалификационных групп общеотраслевых профессий рабочих".

14. Требования к уровню информационного обеспечения потребителей государственной работы.

Способ получения информации	Состав размещенной информации	Периодичность обновления информации
На информационных стендах, на официальном сайте: ГАУ МО "ЦКО" www.cko051.ru	Размещение сведений: - наименование организации, место нахождения (юридический адрес) и режим ее работы; - сведения о контактных телефонах; - перечень основных работ, выполняемых организацией; - извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие процедуру организации и выполнения государственной работы.	по мере необходимости в соответствии с требованием действующего законодательства
Посредством устных и письменных обращений (запросов) с использованием средств телефонной связи, почтовой связи, сайта, электронной почты (cko51@mail.ru)	По существу, поставленных в обращении (запросе) вопросов в рамках выполнения государственной работы.	по мере необходимости

15. Требования к организации учета мнения потребителей о качестве выполнения государственной работы.

Параметр	Значение, иная характеристика
Письменные обращения граждан и организаций	В организации осуществляется прием, регистрация, рассмотрение письменных предложений, заявлений, жалоб граждан и организаций и подготовка ответов в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

16. Иные требования, необходимые для обеспечения выполнения государственной работы на высоком качественном уровне, определяемые Исполнительным органом государственной власти Мурманской области.

Не предусмотрены.