Приложение 2. Регламент работы Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы

Приложение 2
к приказу Главархива Москвы от
01.12.2022 N 140

Правительство Москвы

Главное архивное управление города Москвы

Регламент работы
Центральной экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления города Москвы

1. Общие положения

Центральная экспертно-проверочная комиссия Главного архивного управления города Москвы (далее также - ЦЭПК Главархива Москвы, Комиссия) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭПК Главархива Москвы, утвержденного приказом Главархива Москвы.

На заседаниях ЦЭПК Главархива Москвы рассматриваются научно-методические и практические вопросы, связанные с экспертизой ценности документов, отбором и включением конкретных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, комплектованием государственных архивов города Москвы и муниципальных архивов города Москвы документами, отнесенными к их профилю, определением в составе Архивного фонда Москвы, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации, особо ценных документов, в том числе уникальных, а также рассмотрение вопросов, связанных с проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу; документов, хранящихся в подведомственных государственных архивах Главархива Москвы.

В составе ЦЭПК Главархива Москвы действует Бюро ЦЭПК Главархива Москвы.

На заседаниях Бюро ЦЭПК Главархива Москвы рассматриваются практические вопросы, связанные с проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу, а также документов, хранящихся в подведомственных государственных архивах Главархива Москвы (далее - Архивы).

2. Организация работы Комиссии

2.1. Работу Комиссии организуют председатель Комиссии и ее секретарь.

В случае отсутствия секретаря председатель Комиссии имеет право назначить секретаря очередного заседания из членов Комиссии.

2.2. Заседания ЦЭПК Главархива Москвы и Бюро ЦЭПК Главархива Москвы проводятся в соответствии графиком заседания Комиссии. Заседания Бюро ЦЭПК могут проводиться в форме заочных заседаний.

График заседаний Комиссии формируется секретарем ежеквартально по согласованию с председателем Комиссии.

Решение о дате и форме проведения заседаний Комиссии принимает председатель Комиссии. Одновременно с принятием решения о проведении заседания Бюро ЦЭПК в форме заочного заседания председатель Комиссии из числа членов Бюро ЦЭПК назначает докладчика.

2.3. Секретарь Комиссии не позднее, чем за 15 рабочих дней до проведения заседания извещает членов Комиссии и заинтересованных лиц о дате, времени, форме и месте проведения очередного заседания, а также сроках представления документов рассылкой информации по электронной почте. В случае изменений в графике заседаний Комиссии, формы ее проведения, необходимости внеочередного заседания Комиссии секретарь Комиссии уведомляет членов Комиссии и заинтересованных лиц не позднее 1 рабочего дня до проведения заседания рассылкой информации по электронной почте.

2.4. В случае проведения заседания Бюро ЦЭПК в заочной форме секретарь Бюро ЦЭПК не позднее чем за один рабочий день до проведения заседания Бюро ЦЭПК рассылает на ознакомление членам Бюро ЦЭПК копии повестки дня очередного заседания Бюро ЦЭПК, документов, включенных в повестку дня очередного заседания Бюро ЦЭПК, заключения экспертов с проектами решений Бюро ЦЭПК.

2.5. Проекты основного документа или предложение, представляемые на рассмотрение Комиссии, направляются секретарю Комиссии не менее, чем за 10 рабочих дней до проведения заседания с заключением лица его представившего и всеми необходимыми документами (в зависимости от вида представляемого основного документа), перечень которых указан в Приложении 1, 2 к настоящему Регламенту.

2.6. Если в подготовке проекта основного документа или предложения принимает участие несколько исполнителей, то головной исполнитель обеспечивает согласование документа с соисполнителями и другими заинтересованными лицами до внесения вопроса на рассмотрение Комиссии.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.5. Заседание Комиссии и принятые ею решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины членов Комиссии.

Решение Комиссии принимается по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов

Комиссии. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю Комиссии.

Особые мнения членов Комиссии и других присутствующих на заседании Комиссии лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭПК Главархива Москвы и Бюро ЦЭПК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

3. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение Комиссии

3.1. Поступающие на рассмотрение Комиссии документы, подготовленные исполнителем, должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями, иметь необходимое количество экземпляров. Кроме того, документы, поступающие на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы должны иметь отметку (выписку) о рассмотрении данных документов на заседании ЦЭК-ЭК организации - источника комплектования Архива или муниципального архива.

Исполнитель рассматривает документы и готовит в письменном виде заключение с проектом решения в двух экземплярах согласно приложению 3 к настоящему регламенту.

При направлении документов на рассмотрение Комиссии Архивами, и муниципальными архивами города Москвы, исполнителем является уполномоченное должностное лицо, соответствующего Архива.

При направлении документов на рассмотрение Комиссии структурными подразделениями Главархива Москвы исполнителем является уполномоченное должностное лицо Главархива Москвы.

3.2. Секретарь Комиссии проверяет правильность оформления представленных документов, их комплектность и регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение Комиссии.

3.3. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение Комиссии документов возлагается на исполнителей, внесших эти документы.

3.4. Документы, представленные на рассмотрение Комиссии не в соответствии с настоящим Регламентом, либо не имеющие необходимых приложений или необходимых реквизитов, к рассмотрению на заседании Комиссии не принимаются и подлежат возврату.

3.5. Перечень всех вопросов, поступивших на рассмотрение очередного заседания Комиссии, представляется секретарем председателю Комиссии с предложением о назначении экспертов из числа членов Комиссии, ответственных за проверку качества подготовки конкретного вопроса к рассмотрению на заседании Комиссии,

3.6. Председатель Комиссии имеет право:

- исключить вопрос из повестки дня очередного заседания Комиссии;

- перераспределить вопросы между экспертами из числа членов Комиссии;

- внести предложения о внеплановом рассмотрении вопроса на заседании Комиссии.

В случае внепланового внесения вопроса на рассмотрение Комиссии срок представления документов и проекта решения устанавливается председателем Комиссии.

3.7. Секретарь Комиссии:

а) формирует и составляет повестку дня очередного заседания Комиссии на основе перечня вопросов, поступивших на рассмотрение;

б) передает документы эксперту, назначенному ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании Комиссии;

в) обеспечивает возможность всем членам Комиссии ознакомиться с документами, включенными в повестку дня очередного заседания Комиссии.

3.8. Эксперт:

а) рассматривает документы не более десяти рабочих дней после назначения его ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании Комиссии, в том числе с выездом в организацию;

б) готовит в письменном виде заключение с проектом решения в двух экземплярах на документы, полученные им на рассмотрение, согласно приложению 4 к настоящему регламенту;

в) не менее, чем за один рабочий день до заседания Комиссии передает по одному экземпляру заключения исполнителю и секретарю Комиссии.

4. Подготовка и проведение заседаний Комиссии

4.1. Заседания Комиссии проводятся в соответствии со сформированной повесткой дня.

4.2. Члены Комиссии могут ознакомиться с повесткой дня и документами, представленными на очередное заседание, у секретаря Комиссии не позднее, чем за 3 дня до заседания.

В случае проведения заседания Бюро ЦЭПК в заочной форме члены Бюро ЦЭПК не позднее одного рабочего дня до проведения заседания направляют секретарю Бюро ЦЭПК информацию о решениях, принятых по каждому вопросу (документу) повестки дня очередного заседания.

4.3. Время для докладов на заседаниях Комиссии предоставляется в пределах 15 минут, для содокладов до 10 минут, для выступлений до 5 минут.

Докладчики и содокладчики обязаны представить секретарю Комиссии доклады в письменном виде.

Время представления вопроса на заседаниях Бюро ЦЭПК предоставляется в пределах 3 минут, для выступлений до 2 минут.

В случае проведения заседания Бюро ЦЭПК в заочной форме назначенный председателем Комиссии докладчик информирует председателя о вопросах (документах), включенных в повестку дня очередного заседания, а также о решениях по каждому вопросу, принятых членами Бюро ЦЭПК.

4.4. Проекты решений Комиссии доводятся до сведения присутствующих на заседании членов Комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

Эксперт из числа членов Комиссии, ответственный за проверку качества подготовки конкретного вопроса к рассмотрению на заседании Комиссии, не голосует по вопросу, на документы которого представлял заключение.

4.5. Вопросы (документы), принятые с учетом замечаний, в течение 5-ти рабочих дней после заседания Комиссии должны быть доработаны исполнителем, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представлены секретарю Комиссии.

4.6. Заседания Комиссии и принятые на них решения протоколируются секретарем Комиссии.

4.7. Протокол заседания Комиссии/доработанные решения Комиссии по каждому вопросу с приложением необходимых документов должен быть подготовлен и представлен на рассмотрение председателю Комиссии не позднее 15/30 календарных дней после проведения заседания.

4.8. Протокол заседания Комиссии подписывается председателем Комиссии, секретарем и всеми членами Комиссии, присутствовавшими на заседании (участвовавшими в заочном заседании) Комиссии.

4.9. Решения Комиссии после подписания протокола заседания председателем Комиссии, доводятся до сведения всех заинтересованных лиц, а в необходимых случаях направляются на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.

4.10. Решение Комиссии направляется заинтересованным лицам в виде выписки из протокола заседания Комиссии.

Выписка из протокола заседания ЦЭПК Главархива Москвы подписывается председателем и секретарем Комиссии и заверяется печатью ЦЭПК Главархива Москвы.

Выписка из протокола заседания Бюро ЦЭПК Главархива Москвы подписывается председателем и секретарем Комиссии.

4.11. Члены Комиссии и приглашенные на заседание Комиссии лица имеют право ознакомиться с протоколом заседания и иными документами по вопросам, в решении которых они принимали участие, после подписания протокола заседания председателем Комиссии.

4.12. Исполнитель получает оформленные документы, рассмотренные на ЦЭПК Главархива Москвы (Бюро ЦЭПК), после подписания протокола заседания председателем Комиссии. Факт получения документов и выписки из протокола фиксируется в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы (Бюро ЦЭПК).

5. Организация контроля и проверка исполнения решений Комиссии

5.1. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений Комиссии, как правило, определены в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем Комиссии.

5.2. Снятие с контроля решений Комиссии осуществляется председателем Комиссии.

5.3. Секретарь Комиссии организует учет и оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков исполнения, систематически информирует председателя и членов Комиссии о ходе выполнения принятых решений.