Приказ Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 23 апреля 2024 г. N У03/НП-9 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле"

В соответствии со статьей 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", частью 6 статьи 14 Федерального закона от 31 июля 2020 года N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации" и подпунктом 5 пункта 3 статьи 46 Федерального закона от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Руководство по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле.

2. Признать утратившим силу:

приказ Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 27 сентября 2021 года N 116 "Об утверждении руководства по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле";

приказ Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 9 августа 2023 года N У03/НП-20 "О внесении изменения в руководство по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле, утвержденного приказом Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 27 сентября 2021 года N 116".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления

И.З. Фаткуллин

Зарегистрирован в Государственном комитете Республики Башкортостан по делам юстиции 20 июня 2024 г.

Регистрационный N 22299

Утверждено
приказом
Управления по делам архивов
Республики Башкортостан
N У03/НП-9 от 23 апреля 2024 года

Руководство
по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле

1. Общие положения

1. Руководство по соблюдению обязательных требований, выполнение которых оценивается в ходе проведения мероприятий при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об архивном деле (далее соответственно - Руководство, государственный контроль), установлено законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан.

2. Настоящее Руководство подготовлено в соответствии со статьей 16 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), частью 6 статьи 14 Федерального закона от 31 июля 2020 года N 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации" и подпунктом 5 пункта 3 статьи 46 Федерального закона от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" в целях предупреждения нарушений контролируемыми лицами обязательных требований, а также устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований.

3. В соответствии со статьей 16 Федерального закона N 125-ФЗ, статьей 11 Закона Республики Башкортостан от 3 февраля 2006 года N 278-з "Об архивном деле в Республике Башкортостан" (далее - Закон Республики Башкортостан N 278-з), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан государственный контроль на территории Республики Башкортостан осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела в Республике Башкортостан - Управление по делам архивов Республики Башкортостан (далее - Управление).

4. Предметом государственного контроля является соблюдение требований, установленных законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Республики Башкортостан и иными нормативными правовыми актами Республики Башкортостан, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов, отнесенных к Архивному фонду Республики Башкортостан, являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации, и других архивных документов (далее - обязательные требования) государственным архивом Республики Башкортостан и муниципальными архивами, органами государственной власти Республики Башкортостан, органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Башкортостан, организациями любой формы собственности, а также индивидуальными предпринимателями, являющимися источниками комплектования государственного архива Республики Башкортостан и муниципальных архивов.

5. Управление при организации и осуществлении государственного контроля взаимодействует с иными органами государственной власти и органами местного самоуправления, организациями и гражданами (далее - контролируемые лица).

Управление проводит следующие профилактические мероприятия:

1) информирование;

2) обобщение правоприменительной практики;

3) объявление предостережения;

4) консультирование;

5) профилактический визит.

6. Управление осуществляет информирование контролируемых лиц и иных заинтересованных лиц по вопросам соблюдения обязательных требований в соответствии с частью 2 статьи 8.2 Федерального закона от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Федеральный закон N 294-ФЗ).

Информирование осуществляется посредством размещения соответствующих сведений на официальном сайте Управления в сети "Интернет", в средствах массовой информации, через личные кабинеты контролируемых лиц в государственных информационных системах (при их наличии) и в иных формах.

Информирование контролируемых лиц о совершаемых должностными лицами Управления действиях и принимаемых решениях осуществляется в сроки и порядке, установленные Федеральным законом N 294-ФЗ, путем размещения сведений об указанных действиях и решениях в едином реестре контрольных (надзорных) мероприятий, а также доведения их до контролируемых лиц посредством инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме, в том числе через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и (или) через государственную информационную систему "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Башкортостан".

Информирование контролируемых лиц осуществляется посредством выпуска Руководства.

7. В Руководство включаются пояснения относительно способов соблюдения обязательных требований, примеры соблюдения обязательных требований, рекомендации по принятию контролируемыми лицами конкретных мер для обеспечения соблюдения обязательных требований.

Руководство не может содержать новые обязательные требования.

8. Руководство распространяется на следующие контролируемые лица: органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации, в деятельности которых создаются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

9. Руководство применяется контролируемыми лицами на добровольной основе.

10. Деятельность контролируемых лиц и действия их работников, осуществляемые в соответствии с Руководством, не могут квалифицироваться как нарушение обязательных требований.

2. Основные нормативные правовые акты в сфере архивного дела, содержащие обязательные требования

1. В соответствии с частью 5 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством Республики Башкортостан и муниципальными правовыми актами.

2. Обязательные требования по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов регулируются следующими нормативными правовыми актами:

1) Федеральный закон N 125-ФЗ;

2) Федеральный закон от 31 июля 2020 года N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации";

3) Закон Республики Башкортостан N 278-з;

4) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года N 24 (далее - Правила N 24);

5) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее - Правила N 77);

6) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов);

7) Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 237 (далее - Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов);

8) Положение об организации и осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Башкортостан, утвержденное постановлением Правительства Республики Башкортостан от 16 сентября 2021 года N 467;

9) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, разработанные федеральными органами государственной власти для своих подведомственных организаций.

3. Ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации об архивном деле

1. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации установлена в статье 27 Федерального закона N 125-ФЗ и предусматривает, что юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

2. В случаях обнаружения в ходе проведения контрольных мероприятий достаточных данных, указывающих на наличие событий соответствующих административных правонарушений, предусмотренных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), уполномоченные должностные лица Управления составляют протоколы об административных правонарушениях и направляют их мировому судье на основании статьи 13.20, части 2 статьи 13.25, части 1 статьи 19.4, статьи 19.4.1, части 1 статьи 19.5, статьи 19.6, статьи 19.7 КоАП РФ.

3. За уничтожение или повреждение объектов культурного наследия народов Российской Федерации, включенных в единый государственный реестр объектов культурного наследия народов Российской Федерации, выявленных объектов культурного наследия, природных комплексов, объектов, взятых под охрану государства, или культурных ценностей, а также за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, предусмотрена уголовная ответственность статьей 243 и статьей 325 Уголовного кодекса Российской Федерации.

4. Обязательные требования, определяющие порядок и условия осуществления хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

1. Требования к обеспечению сохранности документов.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ.

2. Требования к организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве организации.

Обязанность государственных органов, органов местного самоуправления создавать архивы закреплена в части 1 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ, в пункте 2 Правил N 77.

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона N 125-ФЗ, пунктом 2 Правил N 77 организации вправе создавать архивы.

Деятельность архива регламентируется локальными нормативными актами.

Архив, являющийся юридическим лицом, в своей деятельности руководствуется уставом; являющийся структурным подразделением или подразделением в составе структурного подразделения - положением о структурном подразделении, а также положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации (пункт 3 Правил N 77).

3. Положение об архиве государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива в Республике Башкортостан разрабатывается на основании Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 (далее - Примерное положение об архиве организации).

Положение об архиве организации утверждается руководителем организации - источника комплектования государственного архива после согласования экспертно-проверочной комиссией Управления (далее - ЭПК).

Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования муниципального архива Республики Башкортостан, разрабатывается на основании Примерного положения об архиве организации и представляется на рассмотрение центральной экспертной комиссии органа местного самоуправления муниципального образования Республики Башкортостан (далее - ЦЭК).

4. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, составляют документальный фонд (пункт 2.2 Правил N 24, пункт 7 Правил N 77).

Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ, и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (пункты 7, 8, 10, 11 Правил N 77).

Часть документального фонда, включающая архивные документы, составляет архивный фонд (пункт 9 Правил N 77).

Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации комплектуется документами Архивного фонда Российской Федерации, документами временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, которые включаются в его архивный фонд (пункт 34 Правил N 77).

5. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно разделам III, IV Правил N 77) подлежат уничтожению (пункт 47 Правил N 77).

6. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации архивных документов в пределах архивного фонда является единица хранения. Единицей хранения является совокупность архивных документов, в том числе электронных, или отдельный документ (электронный документ), относящийся к одному вопросу деятельности. Каждой единице хранения, после включения ее в годовой раздел описи дел, документов, описи электронных документов должен быть присвоен архивный шифр, который состоит из: номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения (пункт 45 Правил N 77).

В пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию (пункт 46 Правил N 77).

7. Порядок передачи документов архива при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) устанавливается положениями раздела XIX Правил N 77.

При смене руководителя архива прием-передача документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее - прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом.

При приеме-передаче дел проводится сплошная или выборочная (по указанию руководителя органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица) проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств. Прием-передача дел оформляется актом (пункт 223 Правил N 77).

8. Требования к условиям хранения документов.

Частью 1 статьи 15 Федерального закона N 125-ФЗ установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

9. Требования к условиям хранения документов в архиве организации установлены разделом Правил N 24, разделом VII Правил N 77.

10. Хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты (пункт 76 Правил N 77).

11. Требования к помещениям для размещения архивных документов в организации установлены в пунктах 3.1 - 3.4 Правил N 24, пунктах 76-78 Правил N 77.

12. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 76 Правил N 77, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.

Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, Управления или органа местного самоуправления (пункт 3.2 Правил N 24).

13. Не допускается размещение архива:

в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод (пункт 3.2 Правил N 24).

14. Архивохранилище должно:

быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

быть гидроизолировано;

иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды (пункт 3.3 Правил N 24).

Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м (пункт 3.4 Правил N 24).

15. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды (пункт 5.12 Правил N 24).

16. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей (пункт 5.9 Правил N 24).

17. Требования по обеспечению нормативных условий хранения документов в архиве организации установлены в пунктах 4.1 - 4.4 Правил N 24, разделе V Правил N 77.

18. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных, передвижных и/или мобильных металлических стеллажах, сейфах, металлических стеллажах, шкафах-стеллажах или контейнерах (пункт 4.1 Правил N 24, пункт 80 Правил N 77).

19. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см;

расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - не менее 50 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см;

расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100 см.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств (пункт 4.2 Правил N 24, пункт 82 Правил N 77).

20. Оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией установлены в пунктах 5.1 - 5.11 Правил N 24, пунктах 85, 86 Правил N 77.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности (пункт 5.1 Правил N 24, пункт 85 Правил N 77).

21. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации (пункт 5.3 Правил N 24, пункт 86 Правил N 77).

22. Требования к размещению документов в архивохранилище установлены в пунктах 6.1 - 6.5 Правил N 24, пунктах 83-84 Правил N 77.

23. Все поступающие в архив организации документы должны размещаться в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов (пункты 6.1-6.5 Правил N 24, пункты 83-84 Правил N 77).

24. Архивные документы подлежат размещению:

на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах;

аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей (пункт 6.1 Правил N 24).

Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, - в картотечных ящиках (пункт 6.2 Правил N 24).

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах (пункт 6.4 Правил N 24, пункт 80 Правил N 77).

25. В целях определения места хранения документов в архивохранилище должны составляться топографические указатели: постеллажные, а при большом количестве фондов - пофондовые (пункт 95 Правил N 77).

26. Требования к соблюдению светового режима в архиве организации.

Архивные документы следует хранить в темноте.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий.

Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20 - 50 лк, на горизонтальной - 100 лк. Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности (пункты 5.18 - 5.20 Правил N 24, пункт 87 Правил N 77).

27. Требования к соблюдению температурно-влажностного режима хранения документов в архиве организации.

Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:

1) для документов на бумажном носителе температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха 50 - 55%;

2) для аудиовизуальных документов - в соответствии с пунктом 5.14 Правил N 77, утвержденных приказом N 24;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пунктом 5.14 Правил N 24

3) для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18°С и 45 - 65%;

4) для документов на оптических дисках - 10 - 23°С и 20 - 50%.

Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°С и относительной влажности воздуха более чем на 10%. Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 - 50% (пункты 5.12-5.17 Правил N 24, пункт 88, 89 Правил N 77).

28. Температурно-влажностный режим в архиве организации должен контролироваться путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в специализированном здании - не реже 1 раза в неделю; в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - 2 раза в неделю; при несоответствии параметров нормативным требованиям - 1 раз в сутки (пункт 5.17 Правил N 24, пункт 90 Правил N 77).

29. Показания контрольно-измерительных приборов должны фиксироваться в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения (пункт 5.17 Правил N 24, пункт 91 Правил N 77).

30. Требования к соблюдению санитарно-гигиенического режима в архиве организации установлены в пунктах 5.21 - 5.22 Правил N 24, пункте 92 Правил N 77.

31. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

32. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

33. Требования по проведению проверки наличия и состояния документов в архиве организации установлены в пунктах 10.1 - 10.9 Правил N 24, пунктах 97-104 Правил N 77.

34. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации устанавливается фактическое наличие единиц хранения в соответствии с учетными и архивными документами; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки (пункт 100 Правил N 77).

35. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях должна проводиться в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет (пункты 97, 99 Правил N 77).

36. Порядок выдачи документов из архива организации установлен пунктами 14.1 - 14.12 Правил N 24, пунктами 107-113 Правил N 77.

37. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица:

работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;

для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива - на основании договора с организацией - исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

иным пользователям по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (пункт 14.1 Правил N 24, пункт 107 Правил N 77).

38. Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;

до 20 рабочих дней - пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

до 120 рабочих дней - для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (пункт 14.6 Правил N 24).

39. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или лица им уполномоченного (пункт 109 Правил N 77).

40. Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (пункт 14.7 Правил N 24, пункт 110, приложение 21 Правил N 77).

Выдача архивных документов работникам структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, организации в целях реализации их служебных обязанностей производится на основании заказа (служебной записки, заявки) на выдачу единиц хранения.

При наличии системы хранения электронных документов (далее - СХЭД) учет выдачи документов, в том числе во временное пользование, ведется в электронном виде (пункт 110 Правил N 77).

Факт выдачи единиц хранения подлежит обязательной фиксации. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя (пункт 14.10 Правил N 24, пункт 113, приложение 22 Правил N 77).

41. Требования к учету документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве организации.

В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона N 125-ФЗ документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве осуществляется в соответствии с разделом XXI Правил N 24 и разделом IX Правил N 77.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов (пункты 21.3 - 21.5 Правил N 24, пункт 114 Правил N 77).

42. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения (паспорт архива) об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 марта 1997 года N 11.

43. В архиве организации должны вестись основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы (пункты 23.2 - 23.3 Правил N 24, пункты 116, 118 Правил N 77).

44. Состав и формы основных учетных документов указаны в пунктах 23.2 - 23.3 Правил N 24, пункте 118 Правил N 77.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации, в соответствии с Правилами N 24, входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов;

список фондов;

лист фонда;

опись дел, документов;

реестр описей;

паспорт архива, паспорт архивохранилища;

дело фонда;

лист-заверитель дела.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

45. Требования к организации комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, проведению экспертизы ценности документов, формированию дел.

Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами осуществляется в соответствии с разделом XXXV Правил N 24 и разделом V Правил N 77.

46. Требования по проведению экспертизы ценности документов в организации.

Экспертиза ценности документов должна осуществляться в соответствии с критериями, установленными пунктом Правил N 77.

Предметом экспертизы ценности документов является определение соответствия документов критериям их ценности в целях определения срока хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.

Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (пункт 36.4 Правил N 24, пункт 17 Правил N 77).

Экспертиза ценности документов должна проводиться на основе:

действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Для проведения экспертизы ценности создаются экспертная комиссия (далее - ЭК) или ЦЭК (пункт 14 Правил N 77).

47. Деятельность ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется на основе положения, которое разрабатывается в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43, и утверждается руководителем организации в установленном порядке. Полная версия текста документа находится на странице http://archives.ru/documents/position/primernoe-pologenie-expert-comission.shtml.

Положение об ЭК утверждается руководителем организации - источника комплектования государственного архива после согласования ЭПК Управления.

Положение об ЭК организации, не являющейся источником комплектования государственного казенного учреждения Национальный архив Республики Башкортостан (далее - ГКУ Национальный архив РБ), утверждается руководителем организации в установленном порядке и на согласование ЭПК Управления не представляется.

Основной задачей ЭК (ЦЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;

методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации (пункт 19 Правил N 77).

48. Экспертиза ценности документов согласно пункту 20 Правил N 77 должна проводиться ежегодно:

при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел; при подготовке дел, электронных документов к передаче в архив (в структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов);

при подготовке к передаче дел, электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;

при выделении к уничтожению дел, электронных документов, не подлежащих хранению (пункт 22 Правил N 77).

49. Требования к проведению экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации, составлению номенклатуры дел, подготовке дел к передаче в архив организации.

Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел (пункт 7 Правил N 77).

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов запрещается (пункт 4.10 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).

Организации вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями (пункт 4.11 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).

Номенклатура дел организации должна составляться по форме, установленной приложением N 1 к Правилам N 77, на основании номенклатур дел структурных подразделений организаций (приложение N 2 к Правилам N 77).

Организации - источники комплектования ГКУ Национальный архив РБ и муниципальных архивов Республики Башкортостан один раз в 5 лет должны представлять номенклатуру дел на согласование ЭПК Управления.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию ЭПК Управления и утверждению руководителем организации.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно, согласование ЭПК Управления не требуется.

50. Порядок и сроки передачи дел в архив организации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, должны передаваться в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (пункт 47 Правил N 77).

Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения (пункт 47 Правил N 77).

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (пункт 47 Правил N 77).

51. Требования по подготовке дел к передаче в архив организации (пункты 47-75 Правил N 77).

Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (пункт 48 Правил N 77).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

В соответствии с пунктом 50 Правил N 77 полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стакеров, физически обособленных носителей электронных документов (раздел X Правил N 77);

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя дела (приложение N 4 к Правилам N 77);

г) составление внутренней описи документов дела (приложение N 5 к Правилам N 77);

д) оформление обложки дела (приложение N 6 к Правилам N 77);

е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

ж) лист использования (при необходимости).

52. Дела, передаваемые на постоянное хранение, должны быть сформированы.

Вопросы соблюдения данного обязательного требования отражены в пунктах 48-64 Правил N 77.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел. Заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

в дела группируются документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп; документы учебных заведений; документы учреждений культуры, характеризующие сценическую деятельность и др.);

приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются дело вместе с документами, к которым они относятся (пункт 49 Правил N 77).

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине корешка дела не более 4 см.

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются (пункт 51 Правил N 77).

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела - лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил N 24, приложение N 8 к Правилам N 77).

53. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) должны быть пронумерованы в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором (пункт 52 Правил N 77).

Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентов на изобретения) составляется внутренняя опись документов дела.

На основании локальных нормативных актов внутренняя опись документов дела может составляться и для других категорий дел.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 54 Правил N 77).

54. Требования по передаче дел в архив организации.

Дела должны передаваться в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях (пункт 54 Правил N 77).

55. Согласно приложению N 7 к Правилам N 77 описи дел структурных подразделений должны составляться по установленной форме в двух экземплярах и представляться в архив организации не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно:

1) на дела постоянного срока хранения;

2) на дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

3) на дела по личному составу;

4) на дела, состоящие из документов, характерных для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и другие);

5) на электронные и аудиовизуальные документы (пункт 63 Правил N 77).

56. Порядок составления описей дел для передачи дел в архив организации определен в пункте 54 Правил N 77.

57. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением должны быть приняты меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела должен быть составлен акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (пункт 65 Правил N 77, приложения N 9-12 к Правилам N 77).

58. Передача дел в архив организации должна осуществляться по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом (пункт 73 Правил N 77).

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи дел, документов указываются количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (пункт 73 Правил N 77).

59. Оформление результатов экспертизы ценности документов в организации (пункт 23 Правил N 77).

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации должны быть составлены описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложения N 9-12 к Правилам N 77), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (пункт 25 Правил N 77).

Годовые разделы описей дел, документов составляются по установленной форме (приложение N 26 к Правилам N 77) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (пункт 23 Правил N 77, приложение N 3 к Правилам N 77).

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 3 к Правилам N 77).

60. На основе предложений, указанных в подпункте "г" пункта 23 Правил N 77, работник службы делопроизводства составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к Правилам N 77).

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (пункт 26 Правил N 77).

Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации (пункт 36.4 Правил N 24).

По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляется опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (пункт 36.5 Правил N 24).

61. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов должны рассматриваться на заседании ЭК одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел документов постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЭК организации описи дел документов (годовые разделы) постоянного хранения и по личному составу представляются на рассмотрение в ГКУ Национальный архив РБ или муниципальный архив. ГКУ Национальный архив РБ или муниципальный архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Управления описи дел, образовавшихся в деятельности источников комплектования:

постоянного срока хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование (пункт 36.7 Правил N 24).

Проекты описей дел, документов (годовые разделы) должны быть представлены на рассмотрение ЭПК Управления проекты описей дел, документов, (годовые разделы) в четырех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре в электронном виде в редактируемом формате, не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (пункт 29 Правил N 77).

62. Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (пункт 48 Правил N 77).

63. Документы, дела, подлежащие уничтожению, передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, после утверждения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (пункт 31 Правил N 77).

64. Требования к организации передачи документов на хранение в государственный (муниципальный архив).

Порядок подготовки и передачи организацией документов Архивного фонда Российской Федерации на хранение в государственный или муниципальный архив приводится в статьях 18, 22, 23 Федерального закона N 125-ФЗ, пунктах 37.1 - 37.4, 37.6 - 37.8, 37.11 - 37.13, 37.15 - 37.18 Правил N 24, разделе XVIII Правил N 77.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях, включенных в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района, муниципального округа или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования (пункт 1 статьи 18 Федерального закона N 125-ФЗ).

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков части 3 статьи 18 Федерального закона N 125-ФЗ).

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях - источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации должны передаваться на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (пункт 37.1 Правил N 24, пункт 216 Правил N 77).

Сроки хранения документов по личному составу установлены в статье 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы установлены статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ:

1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов Республики Башкортостан и организаций Республики Башкортостан - 10 лет;

3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) записей похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино и фотодокументов - 5 лет;

з) видео и фонодокументов - 3 года.

65. Государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и негосударственные организации (часть 4 статьи 21 Федерального закона N 125-ФЗ).

66. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы (часть 2 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ, пункты 216, 217 Правил N 77).

67. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами, то есть после проведения комплекса работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с соответствующим научно-справочным аппаратом (пункт 17 статьи 3 Федерального закона N 125-ФЗ, пункт 37.6 Правил N 24, пункт 222 Правил N 77).

Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по решению ЭПК архивного учреждения (пункт 37.5 Правил N 24, пункт 221 Правил N 77).

68. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией (пункт 37.2 Правил N 24).

Передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 3 к Правилам N 24, приложение N 30 к Правилам N 77), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве, другой - в передающем документы государственном органе, органе местного самоуправления, организации. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один в электронном виде, в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Прием дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел (пункт 37.6 Правил N 24).

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке (пункт 37.6 Правил N 24, пункт 216 Правил N 77).

69. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Архив организации должен принять меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (пункты 65, 104 Правил N 77, приложение N 18 к Правилам N 77).

70. Требования к организации передачи документов при реорганизации или ликвидации организации.

При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование документов реорганизуемой или ликвидируемой организации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 37.7 Правил N 24).

Порядок передачи документов при ликвидации или реорганизации организации определен в частях 4-10 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ, пунктах 224, 225 Правил N 77.

При реорганизации государственного органа, органа местного самоуправления, а также при реорганизации организации с изменением формы собственности или организационно-правовой формы, в том числе с передачей функций другой или нескольким государственным органам, органам местного самоуправления, организациям, архивные документы передаются государственному органу, органу местного самоуправления, организации - правопреемнику в упорядоченном состоянии (пункт 224 Правил N 77).

В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, учреждений, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности (пункт 224 Правил N 77).

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления (часть 5 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций (часть 6 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Федеральным архивным агентством или Управлением (часть 7 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (часть 8 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (часть 9 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в

соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (часть 10 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ).

В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику в упорядоченном виде и включаются в архивный фонд последней (пункт 2.7 Правил N 24).

Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Упорядочение документов организует ликвидационная комиссия с участием представителя соответствующего государственного (муниципального) архива (пункт 37.6 Правил N 24, пункт 225 Правил N 77).

71. Требования к использованию архивных документов в архиве организации.

Порядок использования архивных документов определен в статьях 24 - 26 Федерального закона N 125-ФЗ, разделе XLIV Правил N 24, разделе XIII Правил N 77.

Архив организации должен предоставлять пользователю документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним (статьи 24, 25 Федерального закона N 125-ФЗ, раздел XLV Правил N 24, пункты 172, 173 Правил N 77).

Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности (статья 25 Федерального закона N 125-ФЗ, пункт 45.2 Правил N 24).

72. Ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (пункт 2 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ).

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов (пункт 3 статьи 25 Федерального закона N 125-ФЗ).

Основные формы использования документов архива организации определены в пункте 172 Правил N 77.

Основными формами использования документов являются:

1) исполнение запросов юридических и физических лиц (далее пользователей);

2) выдача документов для работы в читальном зале архива;

3) публикация и экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий;

4) подготовка и выдача копий архивных документов работникам (государственным, муниципальным служащим) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения организации.

73. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (пункт 3 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ).

74. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические, социально-правовые и запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну (пункт 46.1 Правил N 24, пункт 178 Правил N 77).

Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной и электронной формах (пункты 46.2, 46.4, 46.5 Правил N 24, пункт 179 Правил N 77).

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе:

1) наименования юридического лица - для юридических лиц;

2) фамилии, имени и отчества (при наличии) - для физических лиц;

3) почтового и (или) электронного адреса пользователя;

4) указания темы (пункт 46.4 Правил N 24, пункт 180 Правил N 77).

Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

1) если запрос не поддается прочтению;

2) если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

3) если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

4) если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

5) если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (пункт 46.5 Правил N 24, пункт 181 Правил N 77).

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

На безвозмездной основе исполняются:

1) запросы социально-правового характера - в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса;

2) тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки;

3) запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну - в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне (пункт 182 Правил N 77).

Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма (пункты 46.8 - 46.14 Правил N 24, пункт 184 Правил N 77).