Вход
Постановление Губернатора Курской области от 29 июня 2016 г. N 160-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области" (с изменениями и дополнениями) (документ не действует)
Постановление Губернатора Курской области
от 29 июня 2016 г. N 160-пг
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области"
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Курской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Курской области (далее - Инструкция).
2. Руководителям отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области, органов, обеспечивающих деятельность Администрации Курской области, обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления Курской области привести правовые акты, устанавливающие требования к организации работы с документами, в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.
4. Признать утратившими силу постановления Губернатора Курской области:
от 29.05.2002 N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области";
от 08.07.2005 N 516 "О внесении изменений в постановление Губернатора Курской области от 29.05.2002 г. N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области";
от 23.10.2006 N 460 "О вопросах согласования проектов актов Губернатора Курской области и органов исполнительной власти Курской области";
от 11.11.2015 N 510-пг "О внесении изменений в постановление Губернатора Курской области от 29.05.2002 г. N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области".
5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Управляющего делами Администрации Курской области А.Т. Стрелкова.
6. Постановление вступает в силу с 1 сентября 2016 года.
|
Губернатор Курской области |
А.Н. Михайлов |
Инструкция
по делопроизводству в Администрации Курской области
(утв. постановлением Губернатора Курской области
от 29 июня 2016 г. N 160-пг)
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Курской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Курской области документов и разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
Инструкция разработана в соответствии с федеральным законодательством, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, Регламентом Администрации Курской области, утвержденным постановлением Губернатора Курской области от 22.02.2012 N 86-пг.
1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Курской области, отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, подготовка, обработка, хранение которых осуществляются с использованием государственной информационной системы Курской области "Система электронного документооборота органов власти Курской области "Дело" (далее - СЭД "Дело").
1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Курской области осуществляет управление делами Администрации Курской области.
Непосредственное ведение делопроизводства в органах, обеспечивающих деятельность Администрации Курской области, секретариатах Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области (далее - структурные подразделения Администрации Курской области) возлагается на гражданских служащих, служащих (далее - работников) с обязательным включением этих обязанностей в их должностные регламенты (инструкции).
Инструктивные письма управления делами Администрации Курской области по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми работниками Администрации Курской области, отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области.
Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делами Администрации Курской области.
1.6. Организация и ведение делопроизводства в отраслевых органах исполнительной власти Курской области, контрольных органах исполнительной власти Курской области (далее - органы исполнительной власти Курской области) осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Курской области.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут их руководители.
Структурные подразделения, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают организацию и ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией, знакомят всех работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя другому работнику.
В случае утраты документа работник незамедлительно докладывает руководителю структурного подразделения Администрации Курской области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебной проверки. О результатах проверки информируется Управляющий делами Администрации Курской области.
1.9. Передача документов (копий документов) и материалов в средства массовой информации осуществляется комитетом информации и печати Курской области.
Передача информации другим путем запрещается.
1.10. Информация, содержащаяся в проектах правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области, проектах других документов, на стадии их подготовки является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.
1.11. В органах исполнительной власти Курской области могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы (инструкции), конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
II. Бланки документов в Администрации Курской области, оформление реквизитов документов
2.1. Бланки документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
2.1.1. Документы Губернатора Курской области, Администрации Курской области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов.
При подготовке документов в электронном виде применяются шрифты размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, N 13, N 14). Документы в основном печатаются через 1 или 1,5 интервала, допускается печатание документа через 2 интервала.
Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:
левое - 27,5 мм;
правое - 22,5 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
2.1.2. В Администрации Курской области применяются следующие бланки документов:
бланк постановления Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;
бланк проекта постановления Губернатора Курской области;
бланк распоряжения Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;
бланк проекта распоряжения Губернатора Курской области;
бланк постановления Администрации Курской области с изображением герба Курской области;
бланк проекта постановления Администрации Курской области;
бланк распоряжения Администрации Курской области с изображением герба Курской области;
бланк проекта распоряжения Администрации Курской области;
бланк проекта закона Курской области;
бланк письма Администрации Курской области с изображением герба Курской области;
бланк письма Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;
бланк письма Губернатора Курской области на английском языке с изображением герба Курской области.
Образцы бланков документов, применяемых в Администрации Курской области, приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.
2.1.3. Бланки документов Администрации Курской области разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов, то есть посередине листа вдоль верхнего поля.
Проектирование и изготовление бланков документов осуществляются управлением делами Администрации Курской области.
Бланки постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, проектов постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области, проектов постановлений, распоряжений Администрации Курской области, писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области, проектов законов Курской области в черно-белом изображении и бланков писем Губернатора Курской области на английском языке в цветном изображении изготавливаются с помощью компьютерной, копировально-множительной техники.
Бланки писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области в цветном изображении изготавливаются типографским способом.
2.1.4. Проектирование бланков резолюций, бланков коллегиальных органов осуществляется самостоятельно секретариатами Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурными подразделениями по согласованию с Управляющим делами Администрации Курской области и изготавливаются с помощью компьютерной, копировально-множительной техники.
2.1.5. На оборотной стороне гербовых бланков документов в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.
2.1.6. Запрещается тиражирование бланков документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области в органах исполнительной власти Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинников документов.
2.1.7. Бланки документов используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.
2.1.8. Бланки постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области, писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в журналах по видам бланков. Журналы учета бланков ведутся в электронном виде.
2.1.9. Бланки документов хранятся в надежно запираемых шкафах или сейфах.
2.1.10. Выдача бланков с изображением герба Курской области:
писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области в цветном, черно-белом изображении и писем Губернатора Курской области на английском языке в цветном изображении осуществляется первым заместителем Управляющего делами Администрации Курской области;
постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области осуществляется отделом делопроизводства управления делами Администрации Курской области.
Выдача бланков писем Администрации Курской области в цветном и черно-белом изображении, проектов постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, проектов постановлений, распоряжений Администрации Курской области осуществляется отделом (канцелярией) управления делами Администрации Курской области (далее - канцелярия управления делами).
Уничтожение испорченных и неизрасходованных гербовых бланков документов осуществляется по акту.
Контроль за использованием и хранением гербовых бланков документов возлагается на управление делами Администрации Курской области и руководителей структурных подразделений Администрации Курской области.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению Губернатора Курской области.
2.1.11. Бланки органов исполнительной власти Курской области изготавливаются ими самостоятельно с использованием компьютерной техники. Наименование органа исполнительной власти Курской области располагается под наименованием высшего органа исполнительной власти Курской области "Администрация Курской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Администрация Курской области" либо на 2 шрифта меньше.
2.2. Оформление реквизитов документов.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации Курской области, являются:
1) герб Курской области;
2) наименование организации (Администрация Курской области);
3) наименование должности;
4) справочные данные об Администрации Курской области;
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
9) место составления (издания) документа;
10) адресат;
11) гриф утверждения документа;
12) гриф согласования документа;
13) указания по исполнению документа (резолюция);
14) заголовок к тексту;
15) текст документа;
16) подпись;
17) отметка о приложении;
18) виза;
19) отметка о контроле;
20) отметка об исполнителе;
21) гриф ограничения доступа к документу;
22) печать;
23) отметка о заверении копии;
24) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
25) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
2.2.1. Герб Курской области.
Герб Курской области воспроизводится на бланках документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
Воспроизведение изображения герба Курской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Курской области от 17 декабря 1996 г. N 19-ЗКО "О гербе и флаге Курской области".
2.2.2. Наименование организации.
Наименование Администрации Курской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, предусмотренным в Уставе Курской области и в Положении об Администрации Курской области, утвержденном постановлением Губернатора Курской области от 24.12.2001 N 930.
Если документ подготавливается Администрацией Курской области совместно с двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на стандартном листе бумаги формата A4.
Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.
2.2.3. Наименование должности.
Реквизит "Наименование должности" указывается на бланках должностных лиц Администрации Курской области (бланк Губернатора Курской области).
2.2.4. Справочные данные об Администрации Курской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.
Справочные данные об Администрации Курской области располагаются на бланке письма и включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты.
2.2.5. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого в Администрации Курской области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
2.2.7. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации Курской области.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания, утверждения.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
2.2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.2.9. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа (Курск) указывается в бланках документов Администрации Курской области, за исключением бланков писем.
2.2.10. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:
Председателю комитета
хозяйственного обеспечения
Администрации Курской области
И.О. Фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных районов
Курской области
Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю комитета
хозяйственного обеспечения
Администрации Курской области
И.О. Фамилия
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
При адресовании документов постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
При адресовании документа физическому лицу инициалы получателя указываются после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, например:
Иванову И.И.
ул. Ленина, д. 5, кв. 12,
пос. Золотухино, Золотухинский район,
Курская обл., 301264
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
2.2.11. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Курской области
подпись И.О.Фамилия
15.11.2015
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Курской области
подпись И.О.Фамилия
12.11.2015
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида документа в творительном падеже с указанием даты утверждения и регистрационного номера.
Примерный Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции.
2.2.12. Гриф согласования документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа исполнительной власти, организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Министр здравоохранения
Российской Федерации
подпись И.О. Фамилия
20.02.2016
Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 15.11.2015 N 430-162
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 15.11.2015 N 10
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
Лист согласования может оформляться следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета Председатель комитета социального
здравоохранения Курской области обеспечения Курской области
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета по Председатель комитета образования
культуре Курской области и науки Курской области
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
2.2.13. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке резолюции.
Бланк резолюции Губернатора Курской области изготавливается на листе формата A6 (формата A5) с изображением герба Курской области и с указанием его должности.
Бланки резолюции первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области изготавливаются на листе формата A6 (формата A5) с указанием их должностей.
В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.
Резолюция, оформленная на бланке, скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью, содержит регистрационный номер и дату документа, к которому составляется резолюция.
Написание резолюции соответствующим должностным лицом на самом документе осуществляется между реквизитами "Адресат" и "Текст документа" или на свободном поле документа.
2.2.14. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, быть максимально кратким и точным (отвечает на вопрос "о чем?") и иметь ключевое слово.
Например: "Об отмене постановления....", "Об организации деятельности органов опеки...", "О реализации Указа Президента Российской Федерации...", "Об образовании комиссии...".
Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатается через 1 интервал под реквизитом бланка. В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Для выделения заголовка используется полужирный шрифт.
2.2.15. Текст документа.
Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
Текст документа составляют на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов (подзаголовки) пишутся с прописной буквы. Допускается их написание прописными буквами. Точка в конце заголовков (подзаголовков) не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервала от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей".
Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В правовых документах (постановлениях, приказах) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ) или от третьего лица единственного числа (Администрация Курской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).
В первой части документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение документа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:
1. Создать рабочую группу в составе....
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, органы исполнительной власти Курской области или структурные подразделения Администрации Курской области.
Сведения об управленческом действии передаются глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия, например:
1. Управляющему делами Администрации Курской области А.Т. Стрелкову подготовить проект Инструкции по делопроизводству...
2. Комитету по управлению имуществом Курской области (В.В. Гнездилов) обеспечить проведение государственной кадастровой оценки земель....
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа, например:
1. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Управляющего делами Администрации Курской области А.Т. Стрелкова.
В распорядительных документах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛА).
В совместных постановлениях или решениях двух и более структурных подразделений текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
лаконичность и краткость текста.
Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:
Установлено, что в период с... по...
В соответствии с...
В целях...
Направляем (представляем, высылаем) Вам...
Считаем целесообразным...
Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).
В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например:
В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...
В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".
Особенности написания дат и чисел, часто употребляемых сокращений слов, знаков обозначения единиц измерения, фамилий и имен приведены в приложении N 3 к настоящей Инструкции.
2.2.16. Подпись.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия структурного подразделения, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
не на бланке:
Председатель комитета
строительства и архитектуры
Курской области подпись И.О. Фамилия
на бланке комитета строительства и архитектуры Курской области:
Председатель
комитета подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке письма должностного лица под текстом документа наименование должности не указывается, а реквизит "Подпись" состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Губернатор
Курской области подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель комитета Председатель комитета
образования и науки здравоохранения
Курской области Курской области
подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии подпись И.О. Фамилия
подпись И.О. Фамилия
Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.
При отсутствии должностного лица проект документа может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности, например:
И.о. председателя комитета
здравоохранения Курской области подпись И.О. Фамилия
или
Первый заместитель председателя комитета
здравоохранения Курской области подпись И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.
Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:
И.И. Иванов
Использование факсимильной подписи Губернатора Курской области осуществляется в соответствии с пунктом 13.2.7 настоящей Инструкции.
Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством. Удостоверение подлинности электронного документа посредством ЭП осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
2.2.17. Отметка о приложении.
Отметка о приложении в документе отделяется от текста 1,5 - 2 интервалами, печатается от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о комитете финансов Курской области
на 5 л. в 1 экз.
2. Положение о комитете агропромышленного комплекса
Курской области на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывают только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: в 3 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку Типовой
инструкции по документационному обеспечению
управления организаций в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2004 N 02-6/172 и
приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и др.) и количество штук.
Приложение: компакт-диск - 1 шт.
Приложение к правовому акту (постановление, распоряжение) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 1
к постановлению
Губернатора Курской области
от 15.11.2015 N 31-пг
Если приложение одно, порядковый номер не указывается, например:
Приложение
к постановлению
Губернатора Курской области
от 15.11.2015 N 31-пг
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению
Губернатора Курской области
от 15.11.2015 N 31-пг
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 205 л.
2.2.18. Виза.
Согласование проекта документа с должностными лицами в органах исполнительной власти Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области оформляется визой, включающей в себя: наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:
Председатель административно-правового комитета
Администрации Курской области
подпись И.О. Фамилия
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
С проектом не согласен, замечания прилагаются
Председатель административно-правового комитета
Администрации Курской области
подпись И.О. Фамилия
Дата
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных структур, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, курирующими данный вопрос, административно-правовым комитетом Администрации Курской области и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.
Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.
2.2.19. Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией должностного лица.
Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах.
2.2.20. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, адрес электронной почты (при наличии). Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.П. Петрова
52-14-35
или
В.П. Петрова
8 (4712) 52-14-35
Отметка об исполнителе печатается шрифтом N 10 - 12.
2.2.21. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Гриф ограничения доступа к документам, содержащим информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Работа с документами ограниченного распространения осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в разделе VIII настоящей Инструкции.
2.2.22. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование высшего органа исполнительной власти Курской области, высшего должностного лица Курской области, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области.
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.
Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов изложен в разделе XIII настоящей Инструкции.
2.2.23. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии (включая ксерокопию) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Верно
Начальник отдела делопроизводства
управления делами Администрации
Курской области подпись И.О. Фамилия
Дата печать
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.
2.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:
Отправлен факс от 15.11.2015 N 217
В дело N _______
подпись
Дата
или
Принято распоряжение Губернатора Курской области от 01.06.2016 N 121-рг
"О создании экспертной комиссии"
В дело N ________
подпись
Дата
2.2.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Администрацию Курской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Отметка о поступлении документа в Администрацию Курской области проставляется в виде штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.
| Управление делами Администрации Курской области ____________________ 20 ____ г. Вход N ______________________ |
III. Подготовка проектов законов Курской области, оформление законов Курской области
3.1. Подготовка проектов законов Курской области.
3.1.1. Подготовка проектов законов Курской области, вносимых Губернатором Курской области в Курскую областную Думу, рассмотрение и оформление законов Курской области, поступивших Губернатору Курской области для подписания и обнародования, осуществляются в соответствии с Законом Курской области от 2 декабря 2002 г. N 57-ЗКО "О правовых актах, принимаемых Курской областной Думой", разделом 10 Регламента Администрации Курской области, утвержденного постановлением Губернатора Курской области от 22.02.2012 N 86-пг (далее - Регламент Администрации Курской области), и настоящей Инструкцией.
3.1.2. Проект закона Курской области (далее - законопроект), подготавливаемый для внесения Губернатором Курской области в Курскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается на бланке проекта закона Курской области шрифтом N 14.
Законопроект имеет следующие реквизиты:
1. Наименование субъекта Российской Федерации - Курская область.
2. Наименование вида акта - закон.
3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Отвечает на вопрос "о чем?" издан закон или в нем приводится название закона (например, "О государственной службе Курской области", "Устав Курской области"). Точка в конце заголовка не ставится.
4. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал прописными буквами шрифтом N 14.
5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Курской области", инициалов имени, отчества и фамилии.
Слова "Губернатор" и "Курская область" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля в первой строке печатается слово "Губернатор", во второй строке от границы левого поля печатаются слова "Курской области". Инициалы имени, отчества, фамилия Губернатора Курской области печатаются у правой границы текстового поля.
6. Визы включают в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне бланка проекта закона Курской области.
3.2. Принятые Курской областной Думой законы, подписанные Губернатором Курской области, передаются в установленном порядке в отдел делопроизводства управления делами Администрации Курской области для их регистрации.
Дата подписания закона располагается у левого поля листа ниже реквизита "Место составления (издания) документа" и оформляется словесно-цифровым способом через 1 межстрочный интервал.
Номер закона располагается у левого поля листа ниже даты подписи через 1 межстрочный интервал.
Например:
г. Курск
2 марта 2016 г.
N 2-ЗКО
Нумерация ведется в пределах календарного года.
IV. Подготовка и оформление правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области
4.1. Проекты правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области разрабатываются в соответствии с федеральным и областным законодательством, планами работы Администрации Курской области, а также на основании решений, принятых на заседаниях Администрации Курской области, поручений Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области или по инициативе структурных подразделений Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области.
4.2. Правовые акты, имеющие нормативный характер, издаются в виде постановлений Губернатора Курской области, Администрации Курской области. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в виде распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
4.3. Подготовка, принятие и регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Курской области осуществляются в соответствии с порядком подготовки, принятия и регистрации постановлений, распоряжений Администрации Курской области, установленным разделом 9 Регламента Администрации Курской области.
4.4. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области (далее - акты Губернатора Курской области и Администрации Курской области) печатаются на соответствующих бланках с пометкой "Проект". После прохождения визирования исполнитель переносит текст документа на соответствующий бланк.
Акты Губернатора Курской области и Администрации имеют следующие реквизиты:
1. Герб Курской области.
2. Наименование вида акта - постановление Губернатора Курской области; распоряжение Губернатора Курской области; постановление Администрации Курской области; распоряжение Администрация Курской области.
3. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
В отдельных распоряжениях Губернатора Курской области, Администрации Курской области заголовок может отсутствовать.
4. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст проектов актов Губернатора Курской области и Администрации Курской области печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в проектах постановлений Губернатора Курской области, Администрации Курской области завершается словами ПОСТАНОВЛЯЮ или ПОСТАНОВЛЯЕТ, которые печатаются прописными буквами.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобой.
Все изменения и дополнения, вносимые в акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области, должны соответствовать структуре основного акта.
Если в правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области вносятся изменения или они признаются утратившими силу, либо подлежат отмене или их действие приостанавливается, то в преамбуле или в постановляющей части указываются все ранее принятые правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
Если при подготовке правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также, если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания.
При наличии приложений к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области в тексте документа на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Губернатора Курской области по вопросам награждения почетными грамотами, присвоения почетных званий.
5. Подпись на правовом акте оформляется в соответствии с подпунктом 5 пункта 3.1.2 настоящей Инструкции.
При отсутствии Губернатора Курской области реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:
И.о. Губернатора
Курской области подпись И.О. Фамилия
6. Дата проставляется в день подписания документа цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.
7. Регистрация документов после их подписания осуществляется в отделе делопроизводства управления делами Администрации Курской области.
Регистрационный номер печатается у правой границы текстового поля.
При регистрации документа ему присваивается порядковый регистрационный номер, после которого через дефис добавляются буквенные обозначения вида документа: "пг" (постановление Губернатора Курской области), "рг" (распоряжение Губернатора Курской области), "па" (постановление Администрации Курской области), "ра" (распоряжение Администрации Курской области). К документам по личному составу, в зависимости от срока их хранения, добавляются буквы "л" или "к".
Нумерация ведется в пределах календарного года.
8. Приложения к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта Губернатора Курской области, Администрации Курской области дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже через 1,5 межстрочных интервала от этого слова дается ссылка на акт Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
Оформление приложений к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.17 настоящей Инструкции.
При наличии в тексте актов Губернатора Курской области, Администрации формулировки "Утвердить" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Губернатора
Курской области
от _______________________
N ______
или
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора
Курской области
от ______________________
N _____
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом с интервалом в одну строку. Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
Направление правовых актов осуществляется отделом делопроизводства управления делами Администрации Курской области согласно указателю рассылки через систему электронного документооборота "Дело". В отдельных случаях правовые акты могут направляться на бумажном носителе через канцелярию управления делами Администрации Курской области. В указателях рассылки правовых актов, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.
Если правовые акты должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые и электронные адреса.
V. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Администрации Курской области
5.1. Подготовка и оформление договоров (соглашений).
5.1.1. Организация работы с договорами и соглашениями, подлежащими подписанию Губернатором Курской области или по его поручению должностным лицом Администрации Курской области, осуществляется в соответствии с разделом 11 Регламента Администрации Курской области.
5.1.2. Текст договора (соглашения) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.
Перед подписанием договор (соглашение) передается на согласование заинтересованным лицам (оформляется лист согласования).
Текст договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора (соглашения), как правило, имеют заголовки.
Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.
Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. Как правило, включаются следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права и обязанности сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу, а также порядок расторжения, изменения договора (соглашения).
Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личная подпись и расшифровка подписи).
Подписи должностных лиц под договором (соглашением) заверяются печатями, воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.
5.1.3. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора (соглашения).
В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).
5.1.4. Дата заключения договора (соглашения) печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).
Если договор (соглашение) подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата, при условии, что дата вступления договора (соглашения) в силу не оговорена сторонами.
5.1.5. Подписанные Губернатором Курской области или по его поручению иным должностным лицом договоры (соглашения) регистрируются в секретариате Губернатора Курской области. Регистрационный номер на договоре (соглашении), как правило, проставляется ниже реквизита "Подпись".
5.1.6. Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством сторон, его подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.
5.1.7. Порядок заключения, утверждения, опубликования, приостановления и расторжения соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей от имени Администрации Курской области осуществляется в соответствии с Законом Курской области от 15 сентября 2010 г. N 76-ЗКО "О соглашениях об осуществлении международных и внешнеэкономических связей Курской области".
5.1.8. Подготовка проектов соглашений о предоставлении субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов из федерального бюджета бюджету Курской области и их подписание осуществляются в соответствии с правилами, установленными Правительством Российской Федерации.
Соглашения о предоставлении субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов из федерального бюджета бюджету Курской области в секретариате Губернатора Курской области могут не регистрироваться. В этом случае подлинники соглашений хранятся в уполномоченных органах исполнительной власти Курской области.
5.1.9. Подготовка, подписание и хранение инвестиционных соглашений осуществляются в соответствии с постановлением Губернатора Курской области от 29.02.2008 N 102 "О мерах по реализации статьи 10.1 Закона Курской области "Об инвестиционной деятельности в Курской области".
5.2. Подготовка и оформление протокола.
5.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Записи во время заседаний (совещаний), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания (совещания). К протоколу прилагаются список присутствующих с указанием порядкового номера, фамилии, инициалов, должности и места работы, стенограмма, при необходимости рассылки выписок из протокола, решений прилагается указатель рассылки.
5.2.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются следующие реквизиты:
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центровано через два - три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?", например:
1. О ходе выполнения постановления Губернатора Курской области
от " " 2015 г. N "О ... ".
Докладчик - И.И. Иванов
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).
ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнить, срок исполнения).
Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, располагающихся по значимости, каждый из которых нумеруется.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола содержатся ссылки на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Особое мнение участника совещания по принимаемому решению записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение совещания (заседания). С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
5.2.3. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
5.2.4. Протокол оформляет секретарь заседания (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря заседания. Подписи располагаются от границы левого поля через 3 межстрочных интервала ниже текста протокола. Подписи включают в себя: наименование должности (председатель и секретарь заседания), личные подписи и расшифровку подписей.
5.2.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным органам исполнительной власти Курской области, структурным подразделениям Администрации Курской области, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает исполнитель, ответственный за подготовку вопроса.
5.2.6. Протоколы печатаются на листах стандартной формы формата A4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.
Вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний советов, комиссий, коллегии и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Текст протокола печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
По отдельным решениям коллегиальных органов могут приниматься правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области.
5.2.7. Оформление выписки из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа оформляется как ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА (приложение N 5 к настоящей Инструкции).
5.3. Подготовка и оформление служебных писем.
5.3.1. Служебные письма Губернатора Курской области, Администрации Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Курской области, Администрации Курской области;
как сопроводительные письма к проектам законов Курской области, другим документам;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
5.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, руководителями органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области.
5.3.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги формата A4.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.3.4. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация Курской области считает...", "Комитет финансов Курской области рассмотрел..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается обоснование, причины написания письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.3.5. Служебные письма подлежат визированию:
исполнителем, ответственным за подготовку служебного письма;
руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области;
первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области в соответствии с распределением обязанностей.
Визирование осуществляется на проекте письма на лицевой стороне последнего листа ниже реквизита "Подпись".
5.3.6. Служебные письма подписываются Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, руководителями структурных подразделений Администрации Курской области или по их поручению другими должностными лицами.
5.3.7. Информация об исполнителе служебного письма оформляется в соответствии с пунктом 2.2.20 настоящей Инструкции.
5.3.8. Датой письма является дата его подписания.
5.4. Подготовка и оформление записок (докладных, служебных, объяснительных, пояснительных).
5.4.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения. Она готовится как по инициативе исполнителя, так и по указанию руководителя.
Докладная записка на имя Губернатора Курской области, подготовленная структурным подразделением Администрации Курской области, органом исполнительной власти Курской области, в обязательном порядке визируется первым заместителем Губернатора Курской области, заместителем Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области в соответствии с распределением обязанностей.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование органа исполнительной власти Курской области, адресат, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе, при необходимости - ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.
5.4.2. Служебные записки используются для информационного обмена между структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области и применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности (вопросы материально-технического обеспечения, запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения и другие). Служебные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями Администрации Курской области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Служебная записка оформляется аналогично докладной записке, за исключением реквизита "Вид документа" (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).
5.4.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.
5.4.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.
Пояснительная записка составляется на стандартном листе бумаги формата A4.
Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.
Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:
"Пояснительная записка к проекту закона Курской области "О бюджетном процессе в Курской области"
или
"Пояснительная записка к проекту постановления Администрации Курской области "О переводе земельного участка из одной категории в другую".
Пояснительная записка к проектам актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области подписывается руководителем с указанием наименования должности.
5.5. Оформление доверенности.
Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Доверенность выдается за подписью Губернатора Курской области или иного лица, уполномоченного на это, с проставлением печати Губернатора Курской области или Администрации Курской области.
5.6. Оформление акта.
5.6.1. Акт - документ, подтверждающий какой-либо факт, событие, действие. Акт составляется при приеме-передаче документов, материальных ценностей, при инвентаризации.
В большинстве случаев акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно распоряжением) по указанию руководителя.
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
5.6.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события.
5.6.3. Акт имеет заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об"), например, "О приеме-передаче материальных ценностей" или "О списании испорченных бланков".
5.6.4. Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов. В тексте указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо проделанной работы составителями акта, ее результаты.
В заключительной части акта делаются выводы или рекомендации.
Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение, например:
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экз. направлен в комитет финансов Курской области,
2-й экз. - в дело.
5.6.5. При наличии приложений на них делается ссылка.
5.6.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не указываются.
5.6.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с отметкой о своем несогласии. Особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
5.6.8. Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел Администрации Курской области и т.д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке (приложение N 6 к настоящей Инструкции).
5.7. Оформление телеграмм.
5.7.1. Телеграммы направляются только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
В правом верхнем углу указывается категория телеграммы: "правительственная", "срочная", "обыкновенная". При подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.
Ниже указывается подробный адрес (куда) и адресат (кому).
При направлении телеграмм в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, главам муниципальных образований указываются: город, наименование должности, фамилия, инициалы имени, отчества, в остальных случаях - адрес полностью, наименование должности, фамилия, инициалы имени, отчества.
При направлении телеграмм частным лицам наименование должности не указывают.
При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы, где указывается адрес и кому направляется телеграмма.
5.7.2. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 или формата A5 (приложение N 7 к настоящей Инструкции).
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК; запятая - ЗПТ; двоеточие - ДВТЧ; кавычки - КВЧ; скобки - СКБ; номер - НР.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.
Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.
При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы делается ссылка на его номер и дату.
5.7.3. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности, инициалы имени, отчества и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы подписывают Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области.
Телеграммы категории "правительственная" подписывает только Губернатор Курской области или лицо, исполняющее его обязанности.
5.7.4. Визирование телеграмм осуществляется аналогично визированию писем с обязательным визированием в управлении делами Администрации Курской области.
5.7.5. Регистрационный номер телеграмме, подписанной Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, присваивается в соответствующем секретариате.
Регистрационный номер проставляется выше реквизита "Подпись" у левой границы текстового поля.
5.7.6. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти (Администрация Курской области), дату отправки, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Два экземпляра телеграммы передаются в канцелярию управления делами для отправки.
5.8. Оформление телефонограмм.
5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.
5.8.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).
5.8.3. Исходящая телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.
При оформлении телефонограммы указываются:
наименование структурного подразделения-отправителя;
регистрационный номер (при необходимости) и дата;
время приема-передачи;
адресат;
текст;
подпись.
В левом верхнем углу печатаются наименование организации, структурного подразделения - отправителя, наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).
В правом верхнем углу печатается адрес получателя.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов. В этом случае в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".
Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.
Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.
Отметка о приеме телефонограммы состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.
5.8.4. Входящая телефонограмма записывается принимающим на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.
Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.
5.9. Оформление факсограмм.
5.9.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии факсимиле.
5.9.2. Передача документов по каналам факсимильной связи осуществляется сотрудниками секретариатов Губернатора Курской области, его заместителей, Управляющего делами Администрации Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области.
5.9.3. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу может проставляться отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".
5.9.4. Запрещается по каналам факсимильной связи передавать документы с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования").
5.9.5. Учет и регистрация поступивших в Администрацию Курской области по каналам факсимильной связи факсограмм осуществляется в канцелярии управления делами в порядке, установленном пунктом 6.2 настоящей Инструкции.
Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется исполнителю (в соответствующее структурное подразделение).
5.9.6. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями структурных подразделений Администрации Курской области.
VI. Организация работы с документами
6.1. Организация документооборота.
Движение документов в Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В Администрации Курской области различают три основных потока документации:
документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);
документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
внутренние документы (документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти области и используемые работниками в управленческом процессе).
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяются Регламентом Администрации Курской области, Положением о государственной информационной системе Курской области "Система электронного документооборота органов власти Курской области "Дело" и настоящей Инструкцией.
6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.
6.2.1. Доставка корреспонденции в Администрацию Курской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи, электросвязи или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.
6.2.2. Прием, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производятся канцелярией управления делами.
6.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.
Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.
При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.
При обнаружении некомплектности или неисправимом повреждении конверта (бандероли) с документами составляется акт (приложение N 7 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах: первый экземпляр остается в канцелярии управления делами, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
6.2.4. Поступившие документы сотрудниками канцелярии управления делами распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии управления делами, приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.
Не подлежат регистрации в канцелярии управления делами документы, поступившие в органы исполнительной власти Курской области.
Передача нерегистрируемых документов осуществляется в тот же день. Документы, поступившие в канцелярию управления делами после 16.00, передаются на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срочно", "Оперативно" и др. передаются незамедлительно.
Передача нерегистрируемых документов осуществляется по реестру под расписку (с указанием даты передачи документа, фамилии работника, принявшего документ), за исключением газет, журналов, поздравительных открыток и телеграмм.
Корреспонденция, поступившая в Администрацию Курской области, на иностранных языках без регистрации направляется в комитет Администрации Курской области по развитию внешних связей для осуществления перевода. После осуществления перевода документ регистрируется в установленном порядке.
Получение документов сотрудниками, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях Администрации Курской области, осуществляется не реже трех раз в день: до 11.00, до 15.00, до 17.00.
Получение документов сотрудниками, ответственными за работу с документами в органах исполнительной власти области, осуществляется не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.
Ошибочно переданные в подразделения документы возвращаются в канцелярию управления делами в течение 2 часов.
6.2.5. В Администрации Курской области регистрация документов осуществляется децентрализованно:
законы Курской области, постановления и распоряжения Губернатора Курской области, постановления и распоряжения Администрации Курской области регистрируются в отделе делопроизводства управления делами Администрации Курской области;
протоколы заседаний Администрации Курской области регистрируются в отделе по подготовке заседаний Администрации Курской области управления делами Администрации Курской области;
договоры (соглашения), подписанные Губернатором Курской области или по его поручению иным должностным лицом, регистрируются в секретариате Губернатора Курской области;
входящая служебная корреспонденция, адресованная Губернатору Курской области, первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, в структурные подразделения Администрации Курской области, регистрируется в канцелярии управления делами;
обращения граждан и общественных объединений регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан управления делами Администрации Курской области.
Органы исполнительной власти Курской области самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.
Зарегистрированные в канцелярии управления делами документы, адресованные должностным лицам Администрации Курской области, при поступлении в секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, органы исполнительной власти Курской области повторно не регистрируются.
Документы, поступившие должностным лицам Администрации Курской области, минуя канцелярию управления делами, должны быть переданы в канцелярию управления делами на регистрацию.
Документы (письма, телеграммы), поступившие в Администрацию Курской области после 18.00, в выходные и праздничные дни, передаются в канцелярию управления делами на регистрацию в первый рабочий день до 10.00.
6.2.6. Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится канцелярией управления делами в соответствии с установленным распределением обязанностей между заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа должностному лицу.
Губернатору Курской области направляются для принятия решения документы, поступающие от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.
6.2.7. На поступающих в канцелярию управления делами документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется отметка (штамп) о поступлении документа в Администрацию Курской области с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера, включающего индекс структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области и порядковый номер. Составные части номера разделены дефисом.
Поступившие в канцелярию управления делами документы с отметкой "Срочно", "Оперативно" и др. после 16.00 регистрируются незамедлительно с указанием времени поступления документа.
Если поступивший документ является ответом на исходящий запрос, он получает регистрационный номер по номенклатуре входящей корреспонденции в следующих случаях:
ответ поступил из органов государственной власти Российской Федерации;
документ наряду с информацией по запросу содержит вопросы, требующие решения.
В иных случаях поступивший ответ направляется по реестру руководителю структурного подразделения Администрации Курской области, ответственному за подготовку исходящего документа.
6.2.8. Входящие документы, адресованные Губернатору Курской области, первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, регистрируются канцелярией управления делами в СЭД "Дело".
При регистрации осуществляется сканирование поступившего на бумажном носителе документа в черно-белом изображении в формате *.pdf, заполняется электронная регистрационная карточка, вследствие чего документ включается в систему электронного документооборота.
Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.
6.2.9. Зарегистрированные в СЭД "Дело" подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам Администрации Курской области канцелярией управления делами через сотрудников, ответственных за работу с документами, по реестру под роспись (с указанием даты передачи документа, фамилии сотрудника, принявшего документ).
6.3. Порядок рассмотрения документов должностными лицами Администрации Курской области.
6.3.1. Подготовка документов, поступивших в секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, осуществляется специалистами секретариатов и включает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;
направление документов для рассмотрения должностными лицами Администрации Курской области.
По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций следующего содержания: инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
Резолюции могут быть оформлены на самом документе или на бланке резолюции.
6.3.2. Должностные лица Администрации Курской области при рассмотрении входящих документов:
определяют исполнителя и дают указание по исполнению документа в резолюции;
подписывают подготовленные письма (при наличии замечаний возвращают проект письма исполнителю для доработки);
оформляют отметку о списании документа в дело.
После рассмотрения документов должностными лицами указания по их исполнению (резолюции) переносятся в электронную регистрационную карточку.
Резолюции Губернатора Курской области в электронную регистрационную карточку вносятся работниками канцелярии управления делами.
Резолюции первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области вносятся в электронную регистрационную карточку специалистами соответствующих секретариатов и подразделений.
Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами Администрации Курской области, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в Администрации Курской области. Соисполнителям направляются копии документов.
При наличии в документе приложений копия делается лишь с сопроводительного письма, приложение размещается в СЭД "Дело".
Документы, поступившие в структурные подразделения Администрации Курской области, органы исполнительной власти Курской области не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.
6.3.3. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области:
организуют работу с поступившими на исполнение документами;
выделяют документы, требующие срочного исполнения;
обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, своевременность и качество исполнения поручений.
Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.
Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.
6.3.4. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв."). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения.
Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов.
6.4.1. Исходящими документами Администрации Курской области являются служебные документы, направляемые в организации должностным лицам.
Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
6.4.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, регистрируются сотрудниками соответствующих секретариатов.
Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации Курской области, регистрируются сотрудниками соответствующих подразделений.
Не допускается отправлять документы, не имеющие регистрационного номера и даты.
Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.
Копия оригинала с визовым экземпляром и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц, на правах подлинника остается в секретариате или соответствующем подразделении Администрации Курской области.
6.4.3. Регистрация документов в секретариатах, структурных подразделениях Администрации Курской области осуществляется в СЭД "Дело" путем заполнения регистрационной электронной карточки и с прикреплением электронного образа исходящего документа в электронную регистрационную карточку.
Органы исполнительной власти Курской области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в СЭД "Дело", а также их обработку и отправку.
6.4.4. При заполнении электронной карточки формируются связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами СЭД "Дело", ссылки на которые присутствуют в исходящем документе.
6.4.5. Подписанные и зарегистрированные документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или по факсу.
Отправка исходящих документов фельдсвязью, спецсвязью, почтой и телеграфом осуществляется канцелярией управления делами.
Отправка исходящей корреспонденции фельдсвязью и спецсвязью осуществляется по указанию Управляющего делами Администрации Курской области.
Отправка исходящей корреспонденции электронной почтой, факсимильной связью, по системе МЭДО осуществляется самостоятельно.
6.4.6. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей Администрации Курской области, принимаются сотрудником канцелярии управления делами полностью оформленными (зарегистрированными и скомплектованными со всеми приложениями) по реестру с указанием адресата, его почтового адреса и структурного подразделения Администрации Курской области.
Неправильно оформленные документы канцелярией управления делами возвращаются исполнителям.
Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации области, к отправке не принимаются.
6.4.7. Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в канцелярию управления делами после 16.00, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Заказными письмами и бандеролями отправляются документы, связанные с участием Администрации Курской области в судах общей и специальной юрисдикции; решения комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Администрации Курской области о допуске или недопуске лиц, имевших судимость, к деятельности с участием несовершеннолетних; документы с грифом "Для служебного пользования".
6.4.8. Учет простой корреспонденции осуществляется канцелярией управления делами в электронном виде. Заказная корреспонденция и корреспонденция для отправки на фельдсвязь и спецсвязь передается канцелярией управления делами по реестру.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
6.4.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" исполнители передают в канцелярию управления делами законвертованными в пакет/конверт. На пакете/конверте указывается получатель и учетный номер документа.
6.4.10. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации Курской области ежемесячно представляют в канцелярию управления делами отчеты о документообороте по установленной форме (приложение N 11 к настоящей Инструкции).
6.5. Порядок прохождения внутренних служебных документов.
К категории внутренних служебных документов относится переписка по вопросам текущей деятельности между заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области.
Работа с внутренними служебными документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - как с входящими документами.
Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области в СЭД "Дело". Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При ее заполнении указывается связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами СЭД "Дело", ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляется электронный образ подготовленного документа.
Документы первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области, адресованные Губернатору Курской области, направляются через канцелярию управления делами (за исключением документов, указанных в приложении N 9 к настоящей Инструкции) и подлежат регистрации.
В остальных случаях регистрация внутренних служебных документов в канцелярии управления делами не ведется. Канцелярия управления делами выполняет роль экспедиции, то есть обеспечивает передачу документов от одного структурного подразделения Администрации Курской области другому по реестру.
6.6. Особенности прохождения почты из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Курской областной Думы, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Курской областной Думы.
6.6.1. Документы, поступающие в Администрацию Курской области из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной Палаты Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, Курской областной Думы (далее - правительственные документы), регистрируются в канцелярии управления делами в СЭД "Дело" в отдельной картотеке в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области.
6.6.2. На правительственных документах, адресованных Губернатору Курской области, в правом верхнем углу первого листа ставится штамп "Подлежит возврату".
По исполнении подлинники правительственных документов, адресованные Губернатору Курской области, возвращаются в канцелярию управления делами.
Документы, адресованные первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, передаются на исполнение без возврата и после исполнения хранятся в соответствующих секретариатах до завершения дел в делопроизводстве.
6.6.3. Рассмотрение правительственных документов осуществляется в порядке, установленном пунктом 6.3 настоящей Инструкции.
6.6.4. Порядок исполнения поручений, указаний, определенных правительственными документами, осуществляется в соответствии с пунктом 13 Регламента Администрации Курской области.
VII. Особенности работы с электронными документами
7.1. В Администрации Курской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД "Дело".
Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
7.2. Состав электронных документов Администрации Курской области, создаваемых без предварительного документирования на бумажном носителе, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности структурных подразделений Администрации Курской области, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области.
7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы подписываются электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Администрации Курской области в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
7.4. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.
7.5. Документы, создаваемые в Администрации Курской области и (или) поступившие в Администрацию Курской области на бумажном носителе, включаются в СЭД "Дело" после сканирования (в черно-белом изображении в формате *.pdf) и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.
7.6. В целях учета и поиска документов в СЭД "Дело" используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
|
N п/п |
Наименование сведений о документе |
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
|
1. |
Корреспондент |
полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
|
2. |
Адресат |
полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа |
|
3. |
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ |
реквизит "Подписал" |
|
4. |
Вид документа |
в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
|
5. |
Дата документа |
в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
|
6. |
Номер документа |
в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
|
7. |
Дата поступления документа |
дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
8. |
Входящий номер документа |
номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
9. |
Ссылка на исходящий номер и дату документа |
в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
|
10. |
Наименование текста |
краткое содержание документа либо заголовок к тексту (реквизит "Содержание") |
|
11. |
Индекс дела |
индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
|
12. |
Указания по исполнению документа |
резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения (реквизит "Поручение") |
|
13. |
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
должность, фамилия и инициалы исполнителя |
|
14. |
Отметка о конфиденциальности |
в соответствии с реквизитом "Доступ" ("Общий", "ДСП", "Персональные данные") |
7.7. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").
7.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации Курской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Управляющим делами Администрации Курской области.
VIII. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Соблюдение режима конфиденциальности для такой информации является обязательным.
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
8.2. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:
законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, гидрометеорологическую, гидрогеологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
документы, содержащие информацию о деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;
описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
8.4. Решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения принимается по предложению исполнителя руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 8.2 настоящей Инструкции.
Служебная информация ограниченного распространения без санкции в письменном виде соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
8.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (служащий) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
8.6. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
8.7. Прием и регистрация документов, машинных носителей информации с грифом "Для служебного пользования" осуществляются работниками канцелярии, которым поручен прием и учет несекретных документов.
8.8. Для документов и других машинных носителей информации ограниченного распространения (далее по тексту - документы) установлено два вида грифа ограничения доступа: "Для служебного пользования" (ДСП) и "Персональные данные", которые проставляются на документах и других машинных носителях информации, содержащей сведения ограниченного распространения.
Работа с документами, содержащими персональные данные, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Курской области.
Документы с грифом "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами, к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП". В электронной регистрационной карточке документа с грифом "Для служебного пользования" в окне "Доступ" производится запись "ДСП", электронные образы таких документов в СЭД "Дело" не размещаются.
Машинные носители информации, предназначенные для обработки, хранения или передачи служебной информации ограниченного распространения, регистрируются в журнале регистрации машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
При печатании документов с грифом "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы документа проставляются гриф ограничения доступа и номер экземпляра, например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
На оборотной или лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляются учетный номер, количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, печатавшего документ, дата печатания. Например:
Уч. N 01-01/22ДСП
отп. 2 экз.
N 1-адресату
N 2-дело
исп. Иванов И.И.
тел. 33-33-33
01.02.2016
8.9. Документы с грифом "Для служебного пользования":
копируются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителей органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области или их заместителей. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. При этом на документе, а также в журнале учета основного документа делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято и за каким номером учтены копии. На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы ставится пометка "КОПИЯ" и номер экземпляра копии, начиная с N 1;
передаются работникам органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области по реестру под расписку;
пересылаются другим организациям фельдъегерской (или специальной) связью, заказными почтовыми отправлениями;
передаются в канцелярию на отправку в законвертованном виде. На конверте/пакете кроме необходимых почтовых реквизитов в правом верхнем углу делается пометка "Для служебного пользования", под ней указываются учетные номера всех документов, вложенных в конверт/пакет;
рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ;
хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
8.10. Служебную информацию ограниченного распространения запрещается:
передавать по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;
записывать на неучтенные магнитные и другие носители информации;
обрабатывать средствами вычислительной техники без проведенных в соответствии с действующим законодательством аттестационных мероприятий.
8.11. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений Администрации Курской области.
Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".
Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в структурных подразделениях по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
8.12. Проверка наличия документов и дел с грифом "Для служебного пользования" проводится по решению руководителя структурного подразделения, но не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя структурного подразделения. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.
Результаты проверки оформляются актом.
На утраченные дела, документы и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
8.13. За утрату документов с грифами "Для служебного пользования", "Персональные данные", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник Администрации Курской области, органа исполнительной власти Курской области может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
8.14. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по представлению исполнителя документа руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.
При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для снятия грифа, а также ставятся подпись и дата.
О снятии грифа исполнителем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
Снятие грифа "Для служебного пользования" с входящих документов и материальных носителей не допускается.
8.15. Настоящий порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, распространяется на работу с иными машинными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации - гибкие магнитные диски, жесткие магнитные диски и др.).
8.16. В случае реорганизации или ликвидации структурных подразделений решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает должностное лицо, которому подчинено данное структурное подразделение.
IX. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области, поручений Губернатора Курской области и иных документов
9.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Общий контроль исполнения документов осуществляют Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области, руководители структурных подразделений Администрации области, руководители органов исполнительной власти Курской области.
9.2. Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц Администрации Курской области. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
Постановка на контроль заданий, указаний, изложенных в правовых актах Губернатора Курской области, Администрации Курской области, осуществляется по распоряжению Управляющего делами Администрации Курской области.
В Администрации Курской области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием СЭД "Дело".
9.3. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Курской области и иных документов включает:
а) контроль по существу решения вопросов, поставленных в актах и поручениях Губернатора Курской области, иных документах;
б) контроль за сроками исполнения.
9.4. Контроль по существу решения вопросов, поставленных в актах, поручениях Губернатора Курской области, иных документах, осуществляют Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области лично.
9.5. Контроль за сроками исполнения осуществляют:
а) указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, других правительственных документов, простой служебной корреспонденции - канцелярия управления делами; секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;
б) заданий, указаний, изложенных в постановлениях и распоряжениях Губернатора Курской области, Администрации Курской области, поручений Губернатора Курской области - отдел контроля, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;
в) документов, поступающих по каналам специальной документальной связи, - отдел специальной документальной связи Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;
г) секретных документов - отдел режима секретности и секретного делопроизводства Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Курской области, непосредственно исполнители;
д) письменных обращений граждан - управление по работе с обращениями граждан управления делами Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители.
9.6. Контроль за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в Администрации Курской области осуществляется в соответствии с разделом 13 Регламента Администрации Курской области.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в правовых актах, протоколах заседаний, совещаний в Администрации Курской области, а также поручений Губернатора Курской области осуществляется в соответствии с разделом 14 Регламента Администрации Курской области.
9.7. В структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области контроль за исполнением актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов осуществляют уполномоченные лица в соответствии с должностными обязанностями, которые ведут контрольную картотеку, состоящую из учетно-контрольных карточек, направляемых отделом контроля за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора Курской области управления делами Администрации Курской области (далее - отдел контроля), и следят за сроком и ходом исполнения поступивших актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов.
9.8. Отдел контроля осуществляет: формирование картотеки контролируемых актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов по срокам и по исполнителям, направление карточки контролируемого акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа в структурное подразделение исполнителя, выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя, напоминание подразделению-исполнителю о сроках исполнения.
В случае просрочки в исполнении актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов отдел контроля направляет в адрес исполнителя письменные напоминания.
9.9. В случае длительной командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним акты, поручения Губернатора Курской области, иные документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому исполнителю с обязательным указанием в учетно-контрольной карточке. Об этом должностное лицо, ответственное за контроль исполнения актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов, сообщает в отдел контроля.
9.10. Сроки исполнения документов определяются должностными лицами Администрации Курской области и исчисляются в календарных днях.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;
имеющие пометку "незамедлительно" - в суточный срок; "срочно" - в 3-дневный срок и имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок с даты подписания поручения (резолюции);
без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в канцелярии управления делами;
запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Курской областной Думы подлежат исполнению в 30-дневный срок со дня получения;
протесты, требования прокуратуры Курской области - в 10-дневный срок со дня получения;
представления прокуратуры Курской области - в срок не более месяца со дня получения;
запросы редакций средств массовой информации - в 7-дневный срок со дня получения.
По актам и поручениям Губернатора Курской области, иным документам, рассчитанным на длительный период действия (год и более), устанавливаются промежуточные сроки представления докладов о ходе его исполнения.
Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения по продлению срока исполнения с указанием нового срока.
Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля продлить до_____" с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.
В случае временного отсутствия руководителя вопросы, поступившие к нему на рассмотрение, согласование (подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.), рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.
Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.
9.11. Документ об исполнении или о продлении срока исполнения поручения готовится ответственным исполнителем в форме докладной записки на имя Губернатора Курской области за подписью первого заместителя Губернатора Курской области, заместителя Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителя структурного подразделения и направляется в отдел контроля за 2 дня до окончания контрольного срока для проведения проверки и анализа его исполнения в соответствии с поручениями Губернатора Курской области, указаниями и заданиями, изложенными в правовых актах. Рекомендуемый объем докладной записки, направляемой в адрес Губернатора Курской области, - не более 3 листов. Информацию о ходе исполнения поручений необходимо завершать выводом о состоянии исполнения поручения.
Например:
Поручение исполнено и может быть снято с контроля.
Поручение остается на контроле, прошу продлить срок исполнения поручения до 25 марта 2016 года.
К докладной записке об исполнении документа прилагаются:
- подлинник документа, по которому были даны поручения;
- подлинник резолюции Губернатора Курской области, во исполнение которой подготовлена информация;
- другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).
Если сроки доклада исполнения контрольных поручений носят периодичный характер (еженедельно, ежедекадно, ежемесячно), к докладным запискам о ходе исполнения поручений вышеуказанные материалы могут не прилагаться.
После визирования отдел контроля направляет данные материалы в канцелярию для регистрации и передачи их Губернатору Курской области для принятия решения.
Информация, не содержащая конкретных сведений (предложений) о реализации поставленных в поручении Губернатора Курской области, ином документе задач, необходимого информационно-справочного материала, возвращается исполнителю для доработки.
После доработки информация повторно представляется в отдел контроля. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.
В случае если исполнение поручения завершилось изданием правового акта или подписанием Губернатором Курской области письма, информация в отдел контроля не представляется, и поручение снимается с контроля на основании подписанных Губернатором Курской области документов.
9.12. Основанием для снятия правового акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа или его отдельных пунктов с контроля может служить:
выполнение;
истечение срока действия;
признание акта Губернатора Курской области утратившим силу;
включение заданий в другие акты и поручения Губернатора Курской области;
невозможность выполнения в связи с изменившимися обстоятельствами.
Правовой акт, поручение Губернатора Курской области, иной документ считается снятым с контроля со дня наложения резолюции об этом Губернатором Курской области или, по его поручению, Управляющим делами Администрации Курской области.
Материалы о снятии с контроля правового акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа после вынесения решения об этом поступают в отдел контроля для отметки, затем направляются в структурное подразделение, на исполнении у которого находился документ.
После окончания работы над документом лицо, ответственное за делопроизводство, заполняет электронную регистрационную карточку документа исполнения поручения в СЭД "Дело".
9.13. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, Управляющий делами Администрации Курской области докладывает Губернатору Курской области о фактах нарушения сроков исполнения поручений и вносит предложения о привлечении виновных должностных лиц к ответственности.
9.14. Отдел контроля совместно с канцелярией управления делами Администрации Курской области не реже одного раза в квартал проводит проверки состояния исполнительской дисциплины за выполнением актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов в секретариатах заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области.
По итогам проведенной проверки составляется акт, один экземпляр которого передается руководителю органа исполнительной власти Курской области, руководителю структурного подразделения Администрации Курской области, в которых проведена проверка, второй - Управляющему делами Администрации Курской области для доклада Губернатору Курской области.
X. Печатные и копировально-множительные работы
10.1. Печатные работы.
Печатание документов осуществляется в секретариатах Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, в структурных подразделениях Администрации Курской области с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.
10.2. Копировально-множительные работы.
10.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются отделом полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области, секретариатами Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области.
10.2.2. Отдел полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области осуществляет копировально-множительные работы на основании заказа (приложение N 12 к настоящей Инструкции), подписанного руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Администрации Курской области:
законов Курской области, постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области;
правительственной почты;
больших по объему документов для организационно-технического обеспечения мероприятий, проводимых Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области.
Копирование полноцветных документов и документов формата A2 - A0 осуществляется на основании заказа (приложения N 13 и N 14 к настоящей Инструкции), подписанного Управляющим делами Администрации Курской области, первым заместителем Управляющего делами Администрации Курской области, заместителем Управляющего делами Администрации Курской области - руководителем секретариата Губернатора Курской области.
Копирование бланков документов, используемых в Администрации Курской области, осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. Копировально-множительные работы подлежат учету на основании заказов.
10.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном, расшитом виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться заказчику вместе с первым экземпляром (подлинником) документа.
10.2.4. Секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, имеющие множительную технику, осуществляют копировально-множительные работы небольших по объему документов самостоятельно с обязательной записью в журнале выполненных работ (приложение N 15 к настоящей Инструкции).
10.2.5. Использование копировально-множительной техники в структурных подразделениях Администрации Курской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по использованию копировально-множительной техники, утвержденной распоряжением Администрации Курской области от 09.07.2014 N 515-ра.
XI. Организационное, документационное и информационное обеспечение мероприятий, проводимых в Администрации Курской области
11.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее именуются - мероприятия), проводимых с участием Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области осуществляют органы исполнительной власти Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области в соответствии с планами подготовки к этим мероприятиям.
Мероприятия проводятся в соответствии с планами работы Администрации Курской области или по решению Губернатора Курской области.
11.2. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения мероприятий осуществляется в соответствии с разделом 8 Регламента Администрации Курской области, Порядком проведения в выделенном помещении ВП-313 мероприятий, не содержащих государственную тайну, утвержденным распоряжением Администрации Курской области от 10.07.2015 N 510-ра, Порядком проведения мероприятий в малом зале N 101 Дома Советов, утвержденным распоряжением Губернатора Курской области от 27.08.2010 N 580-рг.
Проведение мероприятий с использованием конфиденциальной информации осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке проведения заседаний, совещаний и других мероприятий в Администрации Курской области с использованием конфиденциальной информации, утвержденной Губернатором Курской области от 07.07.2015 N 476-рг.
Заявки на проведение мероприятий в помещениях N 101, N 211, N 313 Дома Советов подаются руководителями органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области, соответствующих секретариатов, ответственными за проведение мероприятия, на имя Управляющего делами Администрации Курской области за три дня до проведения мероприятия (приложение N 16 к настоящей Инструкции).
Проведение совещаний в Администрации Курской области в режиме видеоконференцсвязи (за исключением совещаний, проводимых в специально оборудованном защищенном помещении) проводится в соответствии с Регламентом использования системы видеоконференцсвязи Администрации Курской области по заявке органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области, выступающего организатором проведения данного мероприятия (приложение N 17 к настоящей Инструкции).
11.3. Подготовка необходимых для проведения материалов возлагается на органы исполнительной власти Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, к ведению которых относятся рассматриваемые на совещании вопросы.
11.4. Управление делами Администрации Курской области обеспечивает взаимодействие с органами исполнительной власти Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области и координацию их работы в части организационного обеспечения подготовки и проведения мероприятий.
Комитет информатизации, государственных и муниципальных услуг Курской области и комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области осуществляют техническое обеспечение проведения совещаний.
11.5. Комитет информации и печати Курской области обеспечивает организацию работы с представителями средств массовой информации.
XII. Учет и анализ объемов документооборота
12.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Курской области и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию Курской области и создаваемых ею документов, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
12.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются канцелярией управления делами и представляются Управляющему делами Администрации Курской области в установленном порядке в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию Курской области и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным и по ежемесячным отчетам, представляемым в канцелярию управления делами (приложение N 11 к настоящей Инструкции).
12.3. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
12.4. Учет копируемых и тиражируемых документов отдельно ведется по учетным данным отдела полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
12.5. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
XIII. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов
13.1. Порядок изготовления печатей и штампов.
13.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
Размещение заказов на изготовление гербовых печатей осуществляется только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.
Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Губернатор Курской области.
13.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц Администрации Курской области определяется Губернатором Курской области.
13.1.3. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области на основании заявки структурного подразделения Администрации Курской области (с эскизами печатей и штампов) по согласованию с Управляющим делами Администрации Курской области (приложение N 18 к настоящей Инструкции).
13.2. Использование печатей и штампов.
13.2.1. Оттиск печати Администрации Курской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется на документах, отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения, контракты); права организации или отдельных лиц, финансовых документах.
Гербовая печать проставляется также и в иных установленных случаях.
13.2.2. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
13.2.3. Копии актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области заверяются печатью "Отдел делопроизводства Управления делами Администрации Курской области".
13.2.4. Телеграммы, копии документов из архива Администрации Курской области заверяются круглой (не гербовой) печатью, с оттиском "Канцелярия управления делами Администрации Курской области".
13.2.5. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов".
13.2.6. Оттиски штампов проставляются на документах для регистрации корреспонденции и для отметок справочного характера.
13.2.7. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курской области разрешается использовать при подготовке поздравительных, благодарственных писем, почетных грамот, приглашений на мероприятия по согласованию с Губернатором Курской области.
13.3. Учет, порядок хранения и передачи печатей и штампов.
13.3.1. Все печати и штампы, используемые в Администрации Курской области, подлежат обязательному учету в комитете хозяйственного обеспечения Администрации Курской области. Регистрация печатей и штампов осуществляется в специальном журнале (приложение N 19 к настоящей Инструкции).
13.3.2. Журнал учета печатей и штампов прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя, каждый лист журнала нумеруется. Журнал включается в номенклатуру дел Администрации Курской области.
13.3.3. Выдача печатей и штампов работникам Администрации Курской области производится под роспись в журнале учета печатей и штампов.
13.3.4. Гербовые и простые печати должны храниться в сейфах или металлических шкафах, простые печати могут храниться в закрытых ящиках стола. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.
13.3.5. Запрещается передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы здания Администрации Курской области.
Не допускается передача печатей и штампов другим гражданским служащим без соответствующих записей в журнале учета печатей и штампов.
13.3.6. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядок их хранения и использования производится не реже одного раза в год.
При выявлении нарушений положений, установленных настоящим порядком, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
13.3.7. При увольнении работник, получивший печати и штампы, обязан сдать их в комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области.
13.3.8. В случае утраты или хищения печатей и штампов лица, ответственные за хранение и использование печатей и штампов, немедленно ставят об этом в известность Управляющего делами Администрации Курской области и комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области.
Изготовление дубликатов печатей и штампов производится после проведения служебной проверки.
13.4. Уничтожение печатей и штампов.
13.4.1. Пришедшие в негодность, изношенные, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
13.4.2. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.
Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати и штампа в журнал учета печатей и штампов.
XIV. Документальный фонд Администрации Курской области
14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.
14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Курской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации Курской области. Документальный фонд Администрации Курской области - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации Курской области возложена на канцелярию управления делами.
14.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Администрации Курской области, штатного расписания Администрации Курской области, регламента Администрации Курской области, положений о структурных подразделениях Администрации Курской области и других документов, регламентирующих деятельность Администрации Курской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации Курской области.
В Администрации Курской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации Курской области и сводная номенклатура дел Администрации Курской области.
14.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации Курской области составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с канцелярией управления делами, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию управления делами (приложение N 20 к настоящей Инструкции).
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в канцелярию управления делами.
14.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации Курской области составляется канцелярией управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации Курской области (приложение N 21 к настоящей Инструкции).
Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации Курской области согласовывается с ЭПК архивного управления Курской области.
Номенклатура дел Администрации Курской области, подписанная начальником канцелярии управления делами, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Администрации Курской области не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения структуры Администрации Курской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК архивного управления Курской области.
14.1.5. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело канцелярии управления делами, 2-й используется в канцелярии управления делами как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Администрации Курской области, 4-й - в ОКУ "Госархив Курской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в канцелярии управления делами в электронном виде.
14.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации Курской области являются названия структурных подразделений Администрации Курской области. В сводной номенклатуре разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Курской области.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Курской области.
14.1.7. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Курской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Администрации Курской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации Курской области.
Переходящие (незаконченные дела) переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального индекса. К переходящим делам относятся дела, формируемые по предметно-вопросному признаку, если решение вопроса длится более года. Например, дела, включающие документы по выполнению решений комиссий, советов, поручений, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с длительными сроками исполнения, личные дела, регистрационно-учетные журналы, ведущиеся более одного года, и т.д.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Распоряжения Администрации Курской области по личному составу.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, др.); название Администрации Курской области или структурного подразделения Администрации Курской области (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка по вопросам подготовки проектов нормативных правовых актов.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Курской областной Думой по вопросам законотворческой деятельности.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами муниципальных районов по вопросам мобилизационной подготовки.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовой отчет Администрации Курской области об исполнении сметы расходов за 2015 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный ЭПК архивного управления Курской области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Администрации Курской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
14.2. Формирование дел и их текущее хранение.
14.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В Администрации Курской области дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Администрации Курской области.
14.2.2. При формировании дел в структурных подразделениях Администрации Курской области необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; вместе с основными документами помещать приложения; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).
По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
14.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов Курской области, постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области и выписки из соответствующих протоколов совещаний.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Губернатора Курской области или Администрации Курской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы комиссий, совещаний группируются в рамках календарного года в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям комиссий, совещаний.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, начиная с первого номера. Документы к заседаниям комиссий, совещаниям группируются в отдельное дело. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
При формировании распоряжений по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по отпускам, применению дисциплинарных взысканий и т.д.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации Курской области, ее подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
14.2.4. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
14.2.5. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации Курской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
14.2.6. Руководители структурных подразделений Администрации Курской области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения или работника, ответственного за делопроизводство, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Администрации Курской области.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
14.2.7. Контроль за правильным оформлением дел осуществляет канцелярия управления делами.
14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.
14.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Администрации Курской области и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
14.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Курской области.
Экспертиза ценности документов в Администрации Курской области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.
14.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Курской области создаются постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Администрации Курской области (далее - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Администрации Курской области.
Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Губернатором Курской области (для ЦЭК) и Управляющим делами Администрации Курской области (для ЭК).
Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ОКУ "Госархив Курской области".
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации Курской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении Администрации Курской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
14.3.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации Курской области.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
14.3.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов сформированные дела Администрации Курской области подлежат оформлению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.
14.3.6. Оформление дел проводится работниками канцелярии и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации Курской области, при методической помощи ОКУ "Госархив Курской области".
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
14.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
14.4.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
14.4.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложения N 25 и N 26 к настоящей Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации Курской области, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации Курской области, которую готовит канцелярия управления делами и по которой она сдает дела на государственное хранение в ОКУ "Госархив Курской области".
Описи дел структурных подразделений Администрации Курской области составляются по установленной форме (приложение N 27 к настоящей инструкции) и представляются в канцелярию управления делами не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения Администрации Курской области (например, управление делами Администрации Курской области), которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Опись дел структурного подразделения Администрации Курской области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с канцелярией управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Администрации Курской области составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в канцелярию управления делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении Администрации Курской области ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК.
14.5. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение.
14.5.1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать.
14.5.2. На обложке дела указываются реквизиты: наименование "Администрация Курской области" и наименование структурного подразделения Администрации Курской области, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование "Администрация Курской области" (указывается полностью, в именительном падеже);
наименование структурного подразделения Администрации Курской области - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации Курской области;
заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел Администрации Курской области, согласованной с ЭПК архивного управления Курской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел Администрации Курской области после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации Курской области, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Администрации Курской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК.
14.5.3. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
14.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
14.5.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
14.5.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
14.5.7. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы Администрации Курской области являются областной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ОКУ "Росархив Курской области" как часть Архивного фонда Российской Федерации.
14.6. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
14.6.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени в структурных подразделениях Администрации Курской области оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 28 к настоящей Инструкции).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 г.).
Сводный Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется канцелярией управления делами на дела всей Администрации Курской области на основе соответствующих актов структурных подразделений Администрации Курской области.
14.6.2. Отбор документов к уничтожению и составление сводного акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).
Согласованный ЦЭК сводный акт утверждается Управляющим делами Администрации Курской области только после утверждения ЭПК архивного управления Курской области описей дел постоянного хранения.
14.6.3. После утверждения Управляющим делами Администрации Курской области сводного акта о выделении документов к уничтожению дела могут быть переданы на уничтожение. После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации Курской области проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от _____ N ______" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
14.7. Передача дел на архивное хранение.
14.7.1. В архив Администрации Курской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Передача документов в архив Администрации Курской области производится по утвержденным описям дел структурных подразделений Администрации Курской области.
14.7.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации Курской области через 2 года после завершения их в делопроизводстве. Например, дела 2015 года должны быть сданы в архив после 1 января 2018 года.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Администрации Курской области не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях Администрации Курской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).
14.7.3. Передача дел в архив Администрации Курской области осуществляется по графику, составленному канцелярией управления делами, согласованному с руководителями структурных подразделений Администрации Курской области и утвержденному Управляющим делами Администрации Курской области.
В период подготовки дел структурным подразделением Администрации Курской области к передаче в архив Администрации Курской области сотрудником канцелярии управления делами Администрации Курской области предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Администрации Курской области обязаны устранить.
Прием дел производится работником канцелярии управления делами в присутствии работника структурного подразделения Администрации Курской области с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника канцелярии управления делами и лица, передавшего дела).
14.7.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Администрации Курской области сотрудниками структурных подразделений Администрации Курской области с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.
14.7.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации Курской области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Курской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.8. Организация оперативного хранения документов.
14.8.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Администрации Курской области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.
14.8.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений Администрации Курской области для работы осуществляется под расписку в книге выдачи дел из хранилища. В ней указываются дата выдачи дела, индекс дела, номер фонда и описи, структурное подразделение, кому выдано дело, дата возвращения дела, также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации Курской области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ,
ПРИМЕНЯЕМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
[герб]
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
305002, г. Курск, Красная площадь, Дом Советов
тел.: (471+2) 70-11-72 факс: (471+2) 70-82-09
E-mail: kanc@rkursk.ru
Образец бланка письма Администрации Курской области
с изображением герба Курской области
[герб]
ГУБЕРНАТОР
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
305002, г. Курск, Красная площадь, Дом Советов
тел.: (471+2) 55-68-21 факс: (471+2) 70-82-09, 70-82-03
E-mail: glava@rkursk.ru
Образец бланка письма Губернатора Курской области с
изображением герба Курской области
[герб]
GOVERNOR
OF KURSK REGION
House of Soviets, Red Sguare, 305002, Kursk,
Russian Federation
tel.: (4712) 55-68-21 fax: (4712) 70-82-09,70-82-03
E-mail: glava@rkursk.ru
Образец бланка письма Губернатора Курской области на
английском языке с изображением герба Курской области
[герб]
ГУБЕРНАТОР
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка постановления Губернатора Курской области
с изображением герба Курской области
ПРОЕКТ
ГУБЕРНАТОР
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка проекта постановления Губернатора
Курской области
(оборотная сторона бланка)
Ответственные за подготовку и _________________________________
качество проекта документа: (место для проставления условного
знака "Н")
первый зам. Губернатора Курской области, ________________________________
зам. Губернатора Курской области, (место для проставления номера
позиции классификации акта)
Управляющий делами Администрации
Курской области __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
руководитель подразделения __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
Согласовано:
|
Дата |
Должность |
Фамилия |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разослать:
1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________
6. _____________________________________________________________________
7. _____________________________________________________________________
8. _____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
11. ____________________________________________________________________
12. ____________________________________________________________________
13. ____________________________________________________________________
Автор документа: должность _____________________________________________
________________________ _________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Имя файла: ___________________________ Телефон ______________________
Размножено по _____ экземпляров на _____ листах и сдано в канцелярию для
отправки _______________________________
(дата, подпись)
[герб]
ГУБЕРНАТОР
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка распоряжения Губернатора Курской области с
изображением герба Курской области
ПРОЕКТ
ГУБЕРНАТОР
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка проекта распоряжения Губернатора
Курской области
(оборотная сторона бланка)
Ответственные за подготовку и _________________________________
качество проекта документа: (место для проставления условного
знака "Н")
первый зам. Губернатора Курской области, ________________________________
зам. Губернатора Курской области, (место для проставления номера
позиции классификации акта)
Управляющий делами Администрации
Курской области __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
руководитель подразделения __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
Согласовано:
|
Дата |
Должность |
Фамилия |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разослать:
1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________
6. _____________________________________________________________________
7. _____________________________________________________________________
8. _____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
11. ____________________________________________________________________
12. ____________________________________________________________________
13. ____________________________________________________________________
Автор документа: должность _____________________________________________
________________________ _________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Имя файла: ___________________________ Телефон ______________________
Размножено по _____ экземпляров на _____ листах и сдано в канцелярию для
отправки _______________________________
(дата, подпись)
[герб]
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка постановления Администрации Курской области с
изображением герба Курской области
ПРОЕКТ
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка проекта постановления Администрации
Курской области
(оборотная сторона бланка)
Ответственные за подготовку и _________________________________
качество проекта документа: (место для проставления условного
знака "Н")
первый зам. Губернатора Курской области, ________________________________
зам. Губернатора Курской области, (место для проставления номера
позиции классификации акта)
Управляющий делами Администрации
Курской области __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
руководитель подразделения __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
Согласовано:
|
Дата |
Должность |
Фамилия |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разослать:
1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________
6. _____________________________________________________________________
7. _____________________________________________________________________
8. _____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
11. ____________________________________________________________________
12. ____________________________________________________________________
13. ____________________________________________________________________
Автор документа: должность _____________________________________________
________________________ _________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Имя файла: ___________________________ Телефон ______________________
Размножено по _____ экземпляров на _____ листах и сдано в канцелярию для
отправки _______________________________
(дата, подпись)
[герб]
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка распоряжения Администрации Курской области с
изображением герба Курской области
ПРОЕКТ
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _______________ Курск N ___________
Образец бланка проекта распоряжения Администрации
Курской области
(оборотная сторона бланка)
Ответственные за подготовку и _________________________________
качество проекта документа: (место для проставления условного
знака "Н")
первый зам. Губернатора Курской области, ________________________________
зам. Губернатора Курской области, (место для проставления номера
позиции классификации акта)
Управляющий делами Администрации
Курской области __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
руководитель подразделения __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
Согласовано:
|
Дата |
Должность |
Фамилия |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разослать:
1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________
6. _____________________________________________________________________
7. _____________________________________________________________________
8. _____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
11. ____________________________________________________________________
12. ____________________________________________________________________
13. ____________________________________________________________________
Автор документа: должность _____________________________________________
________________________ _________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Имя файла: ___________________________ Телефон ______________________
Размножено по _____ экземпляров на _____ листах и сдано в канцелярию для
отправки _______________________________
(дата, подпись)
Вносится Губернатором Курской области
ПРОЕКТ
КУРСКАЯ ОБЛАСТЬ
ЗАКОН
Образец бланка проекта закона Курской области
(оборотная сторона бланка)
Ответственные за подготовку и _________________________________
качество проекта документа: (место для проставления условного
знака "Н")
первый зам. Губернатора Курской области, ________________________________
зам. Губернатора Курской области, (место для проставления номера
позиции классификации акта)
Управляющий делами Администрации
Курской области __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
руководитель подразделения __________________ ___________ ________
(Ф.И.О.) (подпись) (дата)
Согласовано:
|
Дата |
Должность |
Фамилия |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разослать:
1. _____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
3. _____________________________________________________________________
4. _____________________________________________________________________
5. _____________________________________________________________________
6. _____________________________________________________________________
7. _____________________________________________________________________
8. _____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
11. ____________________________________________________________________
12. ____________________________________________________________________
13. ____________________________________________________________________
Автор документа: должность _____________________________________________
________________________ _________________
(Ф.И.О.) (подпись)
Имя файла: ___________________________ Телефон ______________________
Размножено по _____ экземпляров на _____ листах и сдано в канцелярию для
отправки _______________________________
(дата, подпись)
Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению
Перечень поручений Губернатора Курской области.
Программы (проведения мероприятий, работ и др.).
Планы (работы коллегий, советов и др.).
Положения (о структурном подразделении, премировании и др.).
Уставы учреждений, организаций.
Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).
Структура, штатное расписание и штатная численность и изменения к ним.
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и др.).
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и др.).
Тарифные ставки.
Расценки (на производство работ и др.).
Акты (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий).
Задания (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).
Нормативы (электроэнергии, численности работников, расхода сырья, материалов, и др.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.).
Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Особенности
написания дат и чисел, часто употребляемых сокращений слов, знаков обозначения единиц измерения, фамилий и имен
Способы датирования документов
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 21 ноября 2015 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 21.11.2015).
Оформление дат в текстах документов
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 2015 г., в ноябре 2015 г., в первом полугодии 2015 г., в I квартале 2015 г., но: за 11 месяцев 2015 года, в 2015 году, бюджет на 2016 год, с 2015 по 2016 год, в 2015 - 2016 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, 8 Марта.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 90-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й и 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 - 10-е классы, 80 - 90-е годы, в 30 - 50-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения 6.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XXI век, XIX - XX века, XX столетие
1 квартал, II квартал, III квартал, IV квартал
X Международный астрономический съезд
XII Олимпийские игры
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения
Написание чисел
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями: тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 руб.)
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г., 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, а в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте актов Губернатора Курской области рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:... при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не в полтора раза).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:... получено пачек двести бумаги...,.. человек триста.
Между частями двойного номера далее ставится косая черта, например: ул. Чехова, д. 90/12.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Воротний пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки N, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами "равно", "меньше", "больше", "плюс", "минус".
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
При подготовке актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области и иных официальных документов (договоров, соглашений) используются полные наименования федеральных органов исполнительной власти.
Допускается использование сокращений наименований федеральных органов исполнительной власти согласно Перечню полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденному совместным Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации 16 июля 2008 года N 943/788.
В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
Написание буквенных аббревиатур
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: УМВД, ЭВМ, ЮЗГУ, ФГУ.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
а) прописными буквами, если образованы от имени собственного. Например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом);
б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного. Например: вуз (вуза).
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:
|
1) названия единиц измерения (при цифрах): | |||
|
метр - м |
тонна - т |
||
|
миллиметр - мм |
гектар - га |
||
|
килограмм - кг |
секунда - с |
||
|
грамм - г |
|
||
|
центнер - ц |
|
||
|
2) различные обозначения: | |||
|
область - обл. |
миллион - млн. |
||
|
район - р-н (при названии) |
миллиард - млрд. |
||
|
город - г. |
рубль - р. (руб.) |
||
|
поселок - пос. |
железнодорожный - ж.д. |
||
|
село - с. (при названии) |
страница - с. (при цифрах) |
||
|
проспект - просп. |
|
||
|
площадь - пл. |
таблица - табл. |
||
|
улица - ул. |
|
||
|
проезд - пр. |
рисунок - рис. |
||
|
дом - д. |
другой (другие) - др. |
||
|
корпус - корп. |
смотри - см. |
||
|
подъезд - под. |
прочее - пр. |
||
|
этаж - эт. |
и тому подобное - и т.п. |
||
|
кабинет - каб. |
то есть - т.е. |
||
|
комната - к. |
и так далее - и т.д. |
||
|
год, годы - г., гг. (при цифрах) |
|
||
|
тысяча - тыс. |
|
||
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89, 775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия.
Если в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться также.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
Фамилии и имена
Фамилии, оканчивающиеся на согласный звук, склоняются, если относятся к мужчинам, и не склоняются, если относятся к женщинам. Например: студенту Кулику - студентке Кулик, у Карла Зегерса - у Анны Зегерс.
Частые отступления от правил (несклоняемость мужских фамилий, оканчивающихся на согласный звук) наблюдаются в тех случаях, когда фамилия созвучна с названием животного или предмета неодушевленного (Гусь, Ремень, Гребень), во избежание непривычных или курьезных сочетаний, например: "у госп. Гуся", "господину Ремню". Нередко в подобных случаях сохраняют фамилию в начальной форме, например: "Администрация Курской области высоко оценило заслуги Сергея Яковлевича Гусь", или вносят изменения в данный тип склонения, например: сохраняет в формах косвенных падежей беглый гласный звук "О поощрении Гребеня Ивана Ивановича".
В двойных фамилиях и псевдонимах каждая часть начинается с прописной буквы. Например: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Новиков-Прибой.
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются. Например: Озолинг - Озолинга, Коломиец - Коломийца, Хмель - Хмеля, Берзинь - Берзиня.
Нерусские фамилии, оканчивающиеся на неударяемую гласную -а, -я (в основном славянские и романские), склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует гласная -и-. Например: Ян Неруда - творчество Яна Неруды, стихи Пабло Неруды, Петрарка - Петрарки, но: Гарсиа, Гулиа.
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, также склоняются. Например: Головня - Головни, Лобода - Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются. Например: Дюма, Золя.
Фамилии мужчин, созвучные с названием животного, склоняются. Например: Заяц - Зайца, Лебедь - Лебедя, Волк - Волка.
Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -аго, -яго, -обо, -их, -ых, -ко, -ово. Например: Шамбинаго, Дубяго, Гладких, Долгих, Седых, Красных, Петренко, Хитрово, Дурново.
Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р О Т О К О Л
"____" ____________ 201__ г. Курск N______
совещания, заседания (наименование совета, комиссии или иного
консультативного органа при Губернаторе Курской области)
Председатель
Секретарь
Присутствовали - список присутствующих
Члены совета: (фамилии и инициалы в
в алфавитном порядке)
Депутаты областной Думы (фамилии и инициалы
в алфавитном порядке)
Работники Администрации (фамилии и инициалы
Курской области в алфавитном порядке)
Руководители и работники (фамилии и инициалы
организаций, предприятий в алфавитном порядке)
(или отсылка к прилагаемому списку присутствующих)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ходе выполнения постановления Губернатора Курской области
от "___"__________ 201___ г. N ______ "О................................"
______________________________________________________
(фамилии докладчика и выступающих)
2. О ...
Слушали:
Ф.И.О. - текст доклада прилагается
Выступили:
Ф.И.О. - краткая запись выступления
Ф.И.О. - краткая запись выступления
Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. В недельный срок рассмотреть...
1.3. Поручить...
1. Слушали:
Выступили:
Постановили:
_______________________
_______________________
(наименование должности И.О. Фамилия
председателя)
(наименование должности И.О. Фамилия
секретаря)
Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
"___" ________ 201___ г. Курск N ______
совещания, заседания (наименование совета, комиссии или иного
консультативного органа при Губернаторе Курской области)
2. О проекте постановления Губернатора Курской области
В основном согласиться с предложениями о доработке представленного
проекта постановления с учетом состоявшегося на заседании обсуждения.
Согласованный проект постановления с пояснительной запиской к нему в
недельный срок внести на подписание в установленном порядке.
Наименование должности
председательствовавшего И.О. Фамилия
Наименование должности
секретаря И.О. Фамилия
Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
Администрации Курской области
А.Т. Стрелков
21.12.2015
АКТ
"___" ________ 201__ г. Курск N ________
Об уничтожении бланков писем
Губернатора Курской области
Основание: Инструкция по делопроизводству в Администрации Курской области
от 29.05.2002 N 310
Составлен комиссией:
Председатель:
Фамилия И.О. - первый заместитель Управляющего делами
Администрации Курской области
Члены комиссии:
Фамилия И.О. - руководитель секретариата Управляющего
делами Администрации Курской области
Фамилия И.О. - главный консультант секретариата Губернатора
Курской области
Фамилия И.О. - эксперт секретариата Управляющего делами
Администрации Курской области
Присутствовали: Фамилия И.О. - ведущий специалист 1-го разряда
секретариата Губернатора Курской области.
Бланки писем Губернатора Курской области за номерами: 000000,....
уничтожены в связи с допущенными ошибками при их оформлении.
Способ уничтожения: измельчение.
Место и время уничтожения: Администрация Курской области, к. 204, в 16.00
Председатель комиссии: __________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Члены комиссии: _________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
_________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
_________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Правительственная
Москва
Наметкина 16
Газпром
Иванову И.И.
Уважаемый Иван Иванович вскл
Примите самые сердечные поздравления по случаю Вашего дня рождения
Желаю крепкого здоровья счастья благополучия успешной работы на благо
России
С уважением
Губернатор
Курской области А.Н. Михайлов
_________________________________________________________________________
Курск, Красная площадь, Дом Советов, Администрация Курской области, р/с
870, 31.08.2015
Исп.
Тел.
Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
АКТ
Мы, нижеподписавшиеся, работники отдела (канцелярии) управления делами
Администрации Курской области
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что "____" ____________ 20 г. при вскрытии
пакета с документами ____________________________________________________
_________________________________________________________________________
в нем не оказалось
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Признаков вскрытия пакета не обнаружено.
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Экз. N 1 находится в отделе (канцелярии) управления делами Администрации
Курской области.
Экз. N 2 приобщен к полученному документу.
Экз. N 3 направлен отправителю документа.
Подписи: _________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе (канцелярии) Управления делами Администрации Курской области
1. Копии законов Курской области, правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области, копии протоколов (выписок из протоколов) заседаний Администрации Курской области.
2. Планы работы Администрации Курской области, мероприятия, проводимые в Администрации Курской области, предложения в планы мероприятий Администрации Курской области.
3. Копии нормативных правовых актов органов местного самоуправления.
4. Проекты правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области, планов, мероприятий, направляемые на согласование.
5. Обращения граждан.
6. Договоры и соглашения (без сопроводительных писем).
7. Бухгалтерские документы, счета на оплату.
8. Периодические издания.
9. Поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты.
10. Прогнозы погоды, информационные сводки.
11. Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты.
12. Тематические сборники, обзоры (без сопроводительных писем).
13. Учебные планы, программы семинаров, конференций (без сопроводительных писем).
14. Заявки на предоставление транспорта, помещений, сувенирной продукции для проведения мероприятий, оформление пропусков.
15. Документы, поступившие без подписи.
Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Перечень
документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации в отделе (канцелярии) Управления делами Администрации Курской области
1. Документы с пометкой "Для служебного пользования".
2. Документы, содержащие персональные данные.
3. Приложения к документу более 20 листов (сканируется основной документ без приложения).
4. Карты, диаграммы.
5. Сброшюрованные документы.
Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Отчет
о документообороте в ________________________________________________
(наименование подразделения)
за _____________________ 20_____ г.
|
Вид корреспонденции |
Показатели документооборота |
|||||||||
|
Поступило документов |
В том числе |
Выполнено |
Не выполнено |
Отправлено документов |
||||||
|
Подлежащие исполнению |
В т.ч. взято на контроль |
Всего |
В т.ч. контрольных |
С нарушением срока |
Всего |
В т.ч. контрольных |
С переносом срока |
|||
|
Простая |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Правительственная |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Обращения граждан и общественных организаций |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_________________________________________ _______________________________
Подпись Расшифровка подписи
Составляется ежемесячно по каждому структурному подразделению и
представляется в канцелярию управления делами Администрации Курской
области до 5 числа ответственными за ведение делопроизводства
Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАКАЗ
на копирование документа
Наименование подразделения ______________________________________________
_________________________________________________________________________
Заказчик ________________________________________________________________
(Ф.И.О., N телефона)
Наименование документа __________________________________________________
(полностью)
_________________________________________________________________________
___________________________________________ Стр. ________________________
Изготовить на формате _____________________ Экз. ________________________
Подпись заказчика _______________________________________________________
Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАКАЗ
на копирование полноцветного документа
Наименование подразделения ______________________________________________
_________________________________________________________________________
Заказчик ________________________________________________________________
(Ф.И.О., N телефона)
Наименование документа __________________________________________________
(полностью)
_________________________________________________________________________
Масштабирование _______________________________ Стр. ________ Экз. ______
Подпись заказчика _______________________________________________________
Управляющий делами
Администрации Курской области ___________________________________________
Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ
ЗАКАЗ
на копирование документа формат А2 - А0
Наименование подразделения ______________________________________________
_________________________________________________________________________
Заказчик_________________________________________________________________
(Ф.И.О. N телефона)
Наименование документа __________________________________________________
(полностью)
_________________________________________________________________________
Формат ____________________________________ Стр. ____________ Экз. ______
Управляющий делами
Администрации Курской области ___________________________________________
Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Журнал
учета выполненных работ
|
Дата |
Наименование документа |
Кол-во стр. |
Кол-во экз. |
Подпись |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Управляющему делами
Администрации Курской области
А.Т. Стрелкову
Заявка
на проведение мероприятия (совещания, заседания)
в каб. N ________ Дома Советов
1. Дата и время проведения ______________________________________________
2. Наименование мероприятия _____________________________________________
(совещание, заседание)
_________________________________________________________________________
3. Ответственный за прием и сдачу помещения _____________________________
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность, телефон)
4. Техническое обеспечение мероприятия:
4.1. Усиление звука _________________________________________________
(да, нет)
4.2. Протокольная запись ____________________________________________
(да, нет)
4.3. Проведение презентации _________________________________________
(да, нет)
4.4. Трансляция в Интернет __________________________________________
(да, нет)
Должность Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
РАЗРЕШАЮ
Управляющий делами
Администрации Курской области
А.Т. Стрелков
"____" ___________ 201__ г.
Заявка
на проведение сеанса видеоконференцсвязи
Администрации Курской области (ВКС АКО)
1. Дата и время проведения рабочего сеанса: _____________________________
2. Тема сеанса ВКС АКО: _________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Организатор сеанса (наименование ОИВ Курской области):
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
4. Исполнитель (фамилия и должность сотрудника ОИВ Курской области,
ответственного за организацию сеанса ВКС АКО): __________________________
_________________________________________________________________________
5. Телефон и E-mail Исполнителя: ________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Список районов и городов, планируемых к участию:
_________________________________________________________________________
7. Список должностных лиц, приглашаемых к участию:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Руководитель ОИВ Курской области Подпись /Ф.И.О./
СОГЛАСОВАНО
Администратор ВКС АКО ____________ /_______________/
(комитет информатизации, государственных
и муниципальных услуг Курской области) Подпись /Ф.И.О./
Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
СОГЛАСОВАНО Председателю комитета
Управляющий делами хозяйственного обеспечения
Администрации Курской Администрации Курской
области области
И.О. Фамилия И.О. Фамилия
___________________
(подпись, дата)
Прошу оформить заказ на изготовление печати (штампа) по прилагаемому
образцу.
Руководитель структурного
подразделения И.О. Фамилия
Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов
|
NN п/п |
Наименование печати, штампа |
Оттиск печати, штампа |
Наименование структурного подразделения, должность и ФИО получателя |
Личная подпись получателя печати, штампа, дата |
Результат ежегодной проверки наличия печатей, штампов, дата проверки |
Отметка об уничтожении, номер акта и дата |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация
Курской области
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________ N _____
На __________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
К-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела (канцелярии)
управления делами Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Зав. архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
структурного подразделения
от ___________ N _______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году
в структурном подразделении Администрации Курской области
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация
Курской области УТВЕРЖДАЮ
Управляющий делами
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Администрации Курской области
______________ N _____ Подпись Расшифровка
г. Курск подписи
На __________ год Дата
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
К-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статьи по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Начальник отдела (канцелярии)
управления делами Администрации
Курской области Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Зав. архивом Подпись Расшифровка
(лицо, ответственное за архив) подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Администрации Курской архивного управления
области Курской области
от ___________ N _______ от __________ N ________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в
Администрации Курской области
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
Начальник отдела (канцелярии)
управления делами Администрации
Курской области Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего
сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Форма сводной номенклатуры дел Администрации Курской области
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
_________________________________________________________________________
(Наименование государственного архива)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Наименование органа исполнительной власти и структурного подразделения)
ДЕЛО N _________ ТОМ N __________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Заголовок дела)
_________________________________________________________________________
(Крайние даты)
На ___________ лист
Хранить _____________
| Ф. N _________________ Оп. N _________________ N _________________ |
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________
В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ________________________________________,
пропущенные номера листов _____________________________________, + листов
внутренней описи ______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма листа-заверителя дела
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _____________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого __________________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма внутренней описи документов дела
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация УТВЕРЖДАЮ
Курской области Управляющий делами
Администрации Курской
Фонд N Р-3360 области
Подпись Расшифровка
ОПИСЬ N ___ подписи
дел постоянного хранения Дата
за _____ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ______________________ по N _______________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Администрации Курской архивного управления
области Курской области
от ___________ N _______ от __________N ________
Форма сводной описи дел постоянного хранения
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация УТВЕРЖДАЮ
Курской области Управляющий делами
Администрации Курской
Фонд N Р-3360 области
Подпись Расшифровка
ОПИСЬ N ___ подписи
дел по личному составу Дата
за _____ год
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Кол-во листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N ______________________ по N _______________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Протокол ЭПК
Администрации Курской архивного управления
области Курской области
от ___________ N _______ от __________ N ________
Форма описи дел по личному составу
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация УТВЕРЖДАЮ
Курской области Наименование должности
руководителя структурного
Наименование структурного подразделения
подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N _____
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Кол-во листов |
Срок хранения дела (тома, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ______________________, в том числе
литерные номера: ___________________________________________________
пропущенные номера: ________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>
Начальник отдела (канцелярии) Протокол ЭК
управления делами структурного
подпись Расшифровка подразделения
подписи от ______ N _____
Дата
Передал ________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ______________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _______________________________________________________ дел и
(цифрами и прописью)
__________________________ регистрационно-контрольных карточек
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
--------------------------------
<*> - для структурных подразделений, имеющих ЭК
<**> - в описях дел постоянного хранения не указывается
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и структурного подразделения
Формат A4 (210 x 297 мм)
Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации Курской области
Администрация УТВЕРЖДАЮ
Курской области Управляющий делами
Администрации Курской
АКТ области
_________ N _____ Подпись Расшифровка
подписи
о выделении к уничтожению архивных
документов, не подлежащих хранению
На основании ____________________________________________________________
(названия и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда Р-3360 "Администрация
Курской области"
|
N п/п |
Заголовок дела (групповой заголовок документов) |
Годы |
Номер описи <*> |
Номер ед. хр. по описи <**> |
Количество ед. хр. |
Сроки хранения и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ______________________ ед. хранения за ______________________ годы.
Описи дел постоянного хранения за _________________ год(ы) утверждены ЭПК
архивного управления Курской области (протокол от ________ N _____)
Начальник отдела (канцелярии)
управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК
Администрации Курской
области
от ___________ N _______
--------------------------------
<*>, <**> - при выделении к уничтожению документов при подготовке
дел к передаче в архив Администрации Курской области гр. 4, 5
не заполняются.
Документы в количестве ___________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом ___________________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________
_________________________________________________________________________
(способ уничтожения)
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма акта на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297 мм)
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Курской области документов и разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Регламентирована процедура подготовки проектов законов Курской области, а также оформление законов Курской области; учтены особенности работы с электронными документами. Приведены бланки документов в Администрации Курской области, регламентирован порядок оформления реквизитов документов.
Постановление вступает в силу с 1 сентября 2016 г.
Постановление Губернатора Курской области от 29 июня 2016 г. N 160-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области"
Настоящее постановление вступает в силу с 1 сентября 2016 г.
Текст постановления опубликован на официальном сайте Администрации Курской области (http://adm.rkursk.ru) 12 июля 2016 г.
Постановлением Губернатора Курской области от 3 февраля 2025 г. N 22-пг настоящий документ признан утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Губернатора Курской области от 20 ноября 2020 г. N 344-пг
Изменения вступают в силу с 20 ноября 2020 г.
Постановление Губернатора Курской области от 17 декабря 2018 г. N 513-пг
Изменения вступают в силу с 17 декабря 2018 г.
Постановление Губернатора Курской области от 30 ноября 2018 г. N 487-пг
Изменения вступают в силу с 30 ноября 2018 г.