Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

Приложение N 1
к Постановлению администрации
городского округа
"город Южно-Сухокумск"
от 10.03.2015 г. N 114

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов"

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, выписок, копий документов" определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, повышения эффективности деятельности органов местного самоуправления, создания комфортных условий для ее получения.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, выписок, копий документов (далее - муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальная услуга предоставляется главным специалистом по делам архивов администрации городского округа "город Южно-Сухокумск" (далее - главный специалист) по адресу: 368890, Республика Дагестан, г. Южно-Сухокумск, ул. Пионерская 5, телефон для справок: (8-276) 2-12-06; Факс 8 (276) 2-12-15.

Адрес электронной почты администрации городского округа "город

Южно-Сухокумск": goyuzhno-suxokumsk@mail.ru

Официальный сайт Администрации городского округа "город Южно-Сухокумск" в сети "Интернет" www.yuzhnosuxokumsk.ru

График работы: ежедневно с 8.00 до 17.00. Обед с 12.00 до 13.00.

Суббота и воскресенье - выходной день.

Прием заявлений на выдачу копий архивных документов осуществляется в соответствии с графиком работы администрации.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является:

- выдача архивной справки, выписки, копии документов;

- уведомление о направление запроса по принадлежности;

- уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок предоставления архивных копий (постановлений, распоряжений) - пятнадцать дней.

Максимальный срок выдачи копий иных документов (в том числе подтверждение стажа работы или заработной платы) - тридцать дней со дня регистрации запроса заявителя.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Парламентская газета" от 27 октября 2004 г. N 201, в "Российская газета" от 27 октября 2004 г. N 237, Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (первоначальный текст документа опубликован в изданиях: "Российская газета" N 95 от 5 мая 2006 г. "Собрание законодательства Российской Федерации" N 19 (ст. 2060) 8 мая 2006 г.)

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19.

- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.6. Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными и иными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

Заявитель представляет в администрацию городского округа "город Южно-Сухокумск" заявление о выдаче архивных справок, выписок, копий документов (далее заявление) по форме, указанной в приложении N 1, N 2, N 3 Регламента, для юридических лиц запрос заполняется на фирменном бланке.

При получение справок подтверждающих стаж или заработную плату заявитель представляет:

- удостоверение личности;

- копию трудовой книжки за затребованный период.

Получить справку подтверждающую стаж или заработную плату можно по почте. В этом случае заявитель высылает ксерокопии документов.

При получении копий, выписок постановлений, распоряжений представляется:

- свидетельство о государственной регистрации (для юридического лица и индивидуального предпринимателя);

- документ, подтверждающий право на получение тех или иных сведений (договор купли-продажи, свидетельство о вступлении в наследство);

- доверенность на получение тех или иных сведений (для представителя).

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основанием для отказа в приеме документов является:

- отсутствие в заявлении необходимых сведений, которые будут являться основанием для проведения поиска запрашиваемой информации;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

Все документы представляются на бумажном носителе.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие документов, перечисленных в п. 2.6. Регламента, в полном объеме;

- несоответствие запроса требованиям настоящего Административного регламента.

Отказ в предоставлении муниципальной услуги не является препятствием для повторного обращения заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Устное консультирование каждого заявителя специалист осуществляет в течение времени, не превышающего пятнадцати минут.

Консультирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги проводится в приемные часы. Специалист обеспечивает устные (по телефону или лично) и письменные консультации.

Специалист, осуществляющий устное консультирование, должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других специалистов.

В случае если устный ответ на поставленный вопрос не удовлетворил заявителя, специалист должен предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменной форме.

Рассмотрение письменных обращений граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Рассмотрение письменных обращений юридических лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в порядке, аналогичном для рассмотрения обращений граждан.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не может превышать 15 минут

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Прием, первичная проверка и регистрация заявления и приложенных к нему документов - 4 часа.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги.

Для ожидания приема заявителям отводятся места, оборудованные стульями. Количество мест ожидания определяется, исходя из возможности их размещения в здании.

Помещение для приема заявителей должно соответствовать Санитарным нормам и правилам пожарной безопасности.

Каждое рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.

Информацию о предоставлении муниципальной услуги, образцы заполнения документов, перечень документов для предоставления муниципальной услуги размещена на стенде в архиве администрации городского округа "город Южно-Сухокумск".

2.13. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.

Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

2.14. При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса заявителя ему направляется уведомление (на электронный или почтовый адрес, либо по телефону) о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении запроса.

Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе, и дальнейшая работа с ним ведется в установленном для письменного запроса порядке.

Если запрос заявителя требует предоставления конфиденциальной информации, заявителю рекомендуется лично обратиться в администрацию городского округа, чтобы подтвердить свои права на запрашиваемую информацию.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Последовательность выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги:

- прием и регистрация заявления;

- анализ тематики поступивших запросов;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

3.1. Прием и регистрация заявления

3.1.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является письменное обращение в администрацию городского округа "город Южно-Сухокумск" с документами, перечисленными в пункте 2.6. Регламента.

3.1.2. Прием заявителей для приема и регистрации документов осуществляется по адресу: г. Южно-Сухокумск, ул. Пионерская 123, 2-этаж:

- лично;

- почтовым отправлением.

Главный специалист осуществляет прием и регистрацию заявления в журнале регистрации.

3.1.3. В случае предоставления заявления не по форме и документов не в полном объеме специалист консультирует заявителя непосредственно либо по телефону по перечню и качеству предоставляемых документов и предлагает заявителю в течение двух дней представить документы, соответствующие требованиям пунктов 2.6. Регламента.

Если по истечении указанного срока заявителем документы не представлены, специалист в течение 3 дней с момента регистрации заявления осуществляет подготовку уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги, с указанием причин отказа и направления его заявителю по адресу указанному в заявлении.

3.1.4. По вопросу обращения, не относящемуся к составу хранящихся в архиве документов, специалистом в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации заявление перенаправляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

3.1.5. В случае предоставления по форме, указанной в Приложении N 1, 2, 3 к Регламенту и документов, предусмотренных п. 2.6. Регламента в полном объеме, сформированный пакет документов поступает главе администрации (заместителю) для резолюции с последующей передачей в архив для исполнения.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 3 дня с момента регистрации заявления.

3.2. Анализ тематики поступивших запросов

С момента поступления заявления для исполнения, главный специалист осуществляет анализ тематики поступивших заявлений с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющейся в архиве нормативно-справочной документации.

3.2.1. Главным специалистом осуществляются:

- проверка наличия архивных документов для исполнения запроса по каталогу, путеводителю по фондам муниципального архива;

- определение архивных фондов и архивных дел для просмотра по описи;

- подборка архивных дел для исполнения запроса;

- полистный просмотр архивных дел;

- выявление сведений в архивных документах по теме обращения.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 5 дней по заявлению о выдаче копий документов и 20 дней по заявлению о выдаче справок и выписок с момента поступления заявления для исполнения в архив.

3.3. Оформление архивных справок, выписок и копий документов

С момента выявления сведений в архивных документах по теме запроса главным специалистом осуществляется оформление архивных справок и выписок, подготовка копий архивных документов.

Подписанные главным специалистом архивная справка, выписка, копия архивного документа заверяется печатью архива.

При отсутствии запрашиваемых документов и сведений в архивном фонде или архивных делах специалистом в течение 1 рабочего дня с момента выявления данных обстоятельств заявление перенаправляется в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 2 дня с момента выявления сведений в архивных документах.

3.4. Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов

Основанием для начала исполнения административной процедуры является факт подписания главным специалистом архивных справок, выписок, копий архивных документов.

В день получения специалистом подписанного конечного результата муниципальной услуги специалист посредством телефонной связи сообщает заявителю о результате предоставления муниципальной услуги, а также о необходимости получения заявителем данного результата в течение 5 рабочих дней.

Специалист выдает заявителю в приемные часы архивную справку, выписку, копию документа при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенности. Заявитель расписывается в журнале выдачи с указанием даты получения.

В случае неявки заявителя для получения результата предоставления муниципальной услуги в течение времени, указанного главным специалистом, а также в случае отсутствия возможности уведомления заявителя посредством телефонной связи по истечении 5 рабочих дней с даты получения специалистом подписанного конечного результата архивная справка, выписка, копия документов направляется специалистом заявителю по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Максимальный срок исполнения данной административной процедуры составляет 6 дней с момента подписания архивных справок, выписок, копий архивных документов.

Блок-схема "Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги" указана в приложении N 4.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением муниципальными служащими последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги осуществляется администрацией городского округа.

4.2. Муниципальные служащие, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут ответственность за решения, и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в соответствии с требованиями законодательства.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) и судебное обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых при предоставлении муниципальной услуги.

5.2. Жалоба в досудебном (внесудебном) порядке рассматривается в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Жалобы юридического лица по вопросам предоставления услуги рассматривается в порядке, аналогичном для рассмотрения жалобы гражданина.

5.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги определяется в соответствии с действующим гражданско-процессуальным и арбитражно-процессуальным законодательством.