Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление пользователям архивных документов"

Приложение
к постановлению администрации
муниципального района
"Сысольский"
от 16 декабря 2015 г. N 12/1129

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление пользователям архивных документов"

С изменениями и дополнениями от:

4 мая, 6 июля 2016 г., 20 января 2017 г.

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги предоставления пользователям архивных документов (далее - административный регламент) определяет сроки и последовательность административных процедур и административных действий архивного отдела администрации муниципального района "Сысольский" (далее по тексту - архивный отдел), порядок взаимодействия между должностными лицами, структурными подразделениями администрации муниципального района "Сысольский", взаимодействие архивного отдела с заявителями, органами местного самоуправления, а также учреждениями и организациями при предоставлении муниципальной услуги.

Круг заявителей

1.2. Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги:

1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты администрации муниципального района "Сысольский" (далее - Администрация) и архивного отдела приведены в Приложении N 1 к административному регламенту, а также в сети Интернет (официальный сайт Администрации - официальный сайт администрации муниципального района "Сысольский" (сысола-адм.рф), Портал государственных услуг - pgu.rkomi.ru и Портал государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru).

1.3.2. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также о ходе ее предоставления можно получить непосредственно в архивном отделе в соответствии с графиком работы.

1.3.3. Для получения информации о порядке предоставления услуги заявители вправе обратиться в архивный отдел:

- в устной форме лично;

- в устной форме по телефону;

- письменно;

- посредством электронной почты.

1.3.4. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

1.3.5. Информирование проводится в форме: устного информирования, письменного информирования, посредством электронной почты.

1.3.6. Индивидуальное устное информирование заявителей осуществляется должностными лицами архивного отдела при обращении заявителей за информацией: при личном обращении и по телефону.

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы. Время ожидания заявителей при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут. Индивидуальное устное информирование каждого заявителя должностное лицо осуществляет не более 15 минут.

Звонки от заявителей по вопросу информирования о порядке предоставления услуги принимаются в соответствии с графиком работы архивного отдела. Разговор не должен продолжаться более 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.3.8. Публичное информирование осуществляется путем размещения информации на официальном Интернет-сайте муниципального образования, путем использования информационных стендов, размещающихся в архивном отделе.

1.3.9. Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения граждан или организаций.

Должностное лицо, осуществляющее прием и консультирование (по телефону или лично), должно корректно и внимательно относиться к заявителям, не унижая их чести и достоинства.

При информировании о порядке предоставления услуги по телефону, должностное лицо, сняв трубку, должно представиться: назвать фамилию, имя, отчество, должность, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим его вопросам, перечислить действия, которые надо предпринять заявителю.

Рассмотрение письменного обращение осуществляется в порядке, предусмотренном пунктами 5.3, 5.4, 5.6, 5.7, 5.8 административного регламента. По итогам рассмотрения письменного обращения заявителю направляется исчерпывающий письменный ответ на поставленные вопросы, в котором указываются фамилия, имя, отчество, должность и номер телефона исполнителя.

1.3.10. Информационные стенды с информацией о предоставлении услуги оборудуются в архивном отделе в доступном для получателей месте и должны содержать следующие сведения:

- текст административного регламента;

- график приема заявителей;

- фамилии, имена, отчества должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- почтовый адрес, адрес электронной почты, телефоны и режим работы архивного отдела;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образец заполнения письменного заявления (запроса).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги и органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Наименование муниципальной услуги: предоставление пользователям архивных документов (далее - муниципальная услуга).

Архивный отдел предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу ликвидированных предприятий и другие архивные документы.

Архивный отдел обеспечивает пользователю условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Обслуживание пользователей: поиск и изучение архивных документов производится в читальном зале (рабочем кабинете) архивного отдела и только под контролем сотрудника архивного отдела.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю справочно-поисковых средств и информации об этих средствах.

Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также к сведениям, содержащим государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Ограничивается доступ к архивным документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации муниципального района "Сысольский".

Результат предоставления муниципальной услуги

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

- предоставление пользователям архивных документов для работы в читальном зале (рабочем кабинете) архивного отдела и получение информации на основании документов, находящихся на хранении в архивном отделе в виде архивных копий (по просьбе заявителя) либо записей, произведенных заявителем самостоятельно.

Срок предоставления муниципальной услуги

2.4. Максимальный срок предоставления муниципальной услуги заявителем не должен превышать трех дней со дня оформления заказа.

Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального района "Сысольский" Республики Коми от 4 мая 2016 г. N 5/361 в пункт 2.5 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.5. Правовые основания для предоставления услуги.

Предоставление услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. ("Российская газета", N 7, 21.01.2009; "Собрание законодательства Российской Федерации", N 4, ст. 445, 26.01.2009; "Парламентская газета", N 4, 23-29.01.2009);

Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 40, 06.10.2003, N 40, ст. 3822; "Парламентская газета", N 186, 08.10.2003; "Российская газета", N 202, 08.10.2003);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 19, ст. 2060, 2006);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства Российской Федерации", N 31, ст. 4179, 2010);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004, "Российская газета", N 237, 27.10.2004, "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственный тайне" ("Собрание законодательства РФ", 13.10.1997, N 41, стр. 8220 - 8235, "Российская газета", N 182, 21.09.1993, "Российские вести", N 189, 30.09.1993);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006, "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448, "Парламентская газета", N 126 - 127, 03.08.2006);

Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" ("Собрание законодательства РФ", 10.03.1997, N 10, ст. 1127, "Российская газета", N 51, 14.03.1997);

Указ Президента РФ от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" ("Российская газета", N 4, 10.01.1994, "Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2, ст. 74);

Постановление Правительства Российской Федерации от 16.05.2011 N 373 "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг";

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, N 9059) ("Собрание законодательства РФ", 2004, N 43, ст. 4169);

Закон Республики Коми от 11.05.2010 N 47-РЗ "О реализации прав граждан на обращение в Республике Коми" ("Ведомости нормативных актов государственной власти Республики Коми", 2010, N 17);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 2007, N 45);

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 г. N 635 "Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах (зарегистрировано в Минюсте России 14 ноября 2013 г. N 30386);

Положение об архивном отделе администрации муниципального района "Сысольский" от 11.02.2013.

Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

2.6. Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги:

- письменное заявление (запрос) в адрес архивного отдела (рекомендуемая форма приведена в Приложении N 2 к административному регламенту);

- заявители, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания направивших их организаций, предоставляют официальные письма направивших их органов или организаций.

2.6.1. Письменное заявление должно содержать:

- фамилию, имя, отчество пользователя;

- фактический адрес пользователя и паспортные данные;

- цель работы с архивными документами (документы какого органа или организации необходимо просмотреть, по какому вопросу и за какие годы).

2.6.2. Официальное письмо органа или организации должно содержать:

- полное наименование юридического лица;

- юридический или фактический адрес юридического лица;

- дата и номер письма;

- фамилия, имя, отчество, наименование должности представителя юридического лица;

- цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования;

- подпись руководителя организации.

Письмо направляющей организации оформляется на официальном бланке организации.

Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, производится с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней.

Предоставление заявителям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями.

Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие в заявлении необходимых сведений, указанных в подпунктах 2.6.1, 2.6.2 административного регламента;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих муниципальную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну.

Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального района "Сысольский" Республики Коми от 4 мая 2016 г. N 5/361 в пункт 2.8 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.8. Перечень оснований для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги:

Основанием для отказа в выдаче архивных документов (архивных копий) является:

- плохое физическое состояние архивных документов;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- отсутствие запрашиваемых документов.

Основанием для отсрочки в выдаче архивных документов является:

- выдача документов во временное пользование другим учреждениям;

- выдача документов другому пользователю;

- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архивного отдела (справочная работа, проведение проверки наличия и состояния, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления).

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 15 минут.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального района "Сысольский" Республики Коми от 4 мая 2016 г. N 5/361 пункт 2.11 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - в день поступления. Запрос регистрируется специалистом в архивном отделе администрации муниципального района "Сысольский" в специальном журнале.

Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.12. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Муниципальная услуга предоставляется в читальном зале (рабочем кабинете) архивного отдела. При отсутствии возможности работы в читальном зале (рабочем кабинете) (проведение мероприятий: семинаров, экскурсий и др.) обслуживание пользователей производится в другом свободном рабочем кабинете администрации под контролем специалиста архивного отдела.

2.12.2. Помещение для предоставления муниципальной услуги обеспечивается необходимым для предоставления муниципальной услуги оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая интернет, оргтехникой), канцелярскими принадлежностями, информационными и справочными материалами, наглядной информацией, периодическими изданиями.

2.12.3. В читальном зале (рабочем кабинете) должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами (жалюзи, занавеси).

2.12.4. Читальный зал (рабочий кабинет) оборудуется столами и стульями. Количество мест для работы с архивными документами определяется из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении.

2.12.5. Информационные стенды с образцами заполнения документов и перечнями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги размещаются в местах, обеспечивающих свободный доступ к ним.

2.12.6. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения одежды посетителей.

2.12.7. Места для предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.12.8. Требования к помещению должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Показатели доступности и качества муниципальных услуг

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели	Единица измерения	Нормативное значение показателя
Показатели доступности
Наличие возможности получения муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии с этапами перевода муниципальных услуг на предоставление в электронном виде)	да/нет	да
Показатели качества
Удельный вес рассмотренных в установленный срок заявлений на предоставление муниципальной услуги, в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	100
Удельный вес количества обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на предоставление муниципальной услуги	%	0

Иные требования, учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

2.14. Иные требования, учитывающие особенности предоставления услуги в электронной форме.

Сведения о предоставлении услуги и форма заявления на предоставление муниципальной услуги размещаются на официальном сайте муниципального района - сысола-адм.рф, Портале государственных услуг Республики Коми - pgu.rkomi.ru, Портале государственных и муниципальных услуг - gosuslugi.ru.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального района "Сысольский" Республики Коми от 4 мая 2016 г. N 5/361 раздел II дополнен подразделом

Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов"

Здание (помещение) Органа оборудуется информационной табличкой (вывеской) с указанием полного наименования.

Помещения, в которых предоставляются муниципальные услуги, должны соответствовать установленным законодательством Российской Федерации требованиям обеспечения комфортными условиями заявителей и должностных лиц, специалистов, в том числе обеспечения возможности реализации прав инвалидов и лиц с ограниченными возможностями на получение по их заявлению муниципальной услуги.

Центральный вход в здание должен быть оборудован пандусом, удобным для въезда в здание колясок с детьми и инвалидных кресел-колясок, а также вывеской, содержащей наименование, место расположения, режим работы, номер телефона для справок.

Прием заявителей осуществляется непосредственно в помещениях, предназначенных для предоставления муниципальной услуги, которые должны быть оборудованы сидячими местами и обеспечены канцелярскими принадлежностями.

Места ожидания должны быть оборудованы сидячими местами для посетителей. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не менее 3-х мест. В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды посетителей.

Места для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги оснащаются столами, стульями, канцелярскими принадлежностями, располагаются в непосредственной близости от информационного стенда с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Информационные стенды должны содержать:

- сведения о местонахождении, контактных телефонах, графике (режиме) работы органа (учреждения), осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- контактную информацию (телефон, адрес электронной почты, номер кабинета) специалистов, ответственных за прием документов;

- контактную информацию (телефон, адрес электронной почты) специалистов, ответственных за информирование;

- информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги (по перечню документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по времени приема и выдачи документов, по порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги).

Рабочие места уполномоченных должностных лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющей организовать исполнение муниципальной услуги в полном объеме.

Требования к обеспечению доступности для инвалидов объектов, в которых предоставляются муниципальные услуги, определены частью 1 статьи 15 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает следующие административные процедуры:

- прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации);

- рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа (требования), анкеты пользователя;

- подготовка и предоставление пользователям архивных документов;

- копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей.

Блок-схема административных процедур при предоставлении услуги приведена в приложении N 6 к административному регламенту.

Прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации)

3.2. Прием и регистрация заявлений (писем направляющей организации).

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления (письма направляющей организации) от заявителя.

Запросы и обращения пользователей могут быть направлены по почте и в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (далее - ИТС), в том числе сети Интернет. В обращении в форме электронного документа заявитель обязательно указывает адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа.

Заявления и письма, поступившие по электронной почте, распечатываются, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных заявлений порядке.

3.2.2. Заявители, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют заведующему архивным отделом письма направивших их органов или организаций.

Заявители, ведущие исследование по личной инициативе, допускаются в читальный зал (рабочий кабинет) на основании личных заявлений.

3.2.3. Ответственным за выполнение административной процедуры лицом является специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц.

3.2.4. При поступлении заявления (письма направляющей организации) специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц, осуществляет их первичную проверку.

Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в пункте 2.7 административного регламента, специалист архивного отдела:

- возвращает заявление (письмо направляющей организации) заявителю, устно объяснив причины отказа;

- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте письменно сообщает об отказе в приеме заявления с указанием соответствующих причин;

- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) посредством ИТС направляет в электронной форме ответ, в котором сообщает об отказе в приеме заявления с указанием соответствующих причин.

Если в ходе первичной проверки заявления (письма направляющей организации) не выявлены основания для отказа в приеме документов, указанные в пункте 2.7 административного регламента, специалист архивного отдела регистрирует их в специальном журнале.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации муниципального района "Сысольский" Республики Коми от 4 мая 2016 г. N 5/361 пункт 3.2.5 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.5. Срок выполнения административной процедуры составляет 1 (один) рабочий день, с момента поступления запроса.

3.2.6. Результатом административной процедуры является одно из следующих событий:

- регистрация заявления (письма направляющей организации) заявителя;

- возврат заявления (письма направляющей организации) заявителю.

Рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа (требования), анкеты пользователя

3.3. Рассмотрение заявления (письма направляющей организации) и оформление бланка заказа (требования), анкеты пользователя.

3.3.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является регистрация заявления (письма направляющей организации).

3.3.2. Ответственным за выполнение административной процедуры лицом является специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц.

3.3.3. В случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте или посредством ИТС специалист архивного отдела проверяет наличие запрашиваемых документов.

При наличии запрашиваемых документов специалист архивного отдела согласовывает с заявителем дату и время его явки в архивный отдел.

При отсутствии запрашиваемых документов специалист архивного отдела:

- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) по почте сообщает об этом заявителю путем направления заказного письма с уведомлением;

- в случае поступления заявления (письма направляющей организации) посредством ИТС сообщает об этом заявителю путем направления ответа в электронной форме.

3.3.4. Специалист архивного отдела в день явки заявителя:

- знакомит его с режимом работы читального зала, выдает для заполнения анкету пользователя установленного образца (Приложение N 3) к административному регламенту;

- предоставляет пользователю научно-справочный аппарат к архивным документам (путеводитель, описи дел, каталоги, обзоры и др.) на бумажном носителе (в количестве 5 единиц одновременно) или при наличии в автоматизированном виде;

- выдает бланк заказа (требования) (Приложение N 4) к административному регламенту и объясняет порядок их заполнения.

3.3.5. Административная процедура выполняется в день явки заявителя.

3.3.6. Результатом выполнения административной процедуры является заполнение пользователем бланка заказа (требования) на выдачу документов.

Подготовка и предоставление пользователям архивных документов

3.4. Подготовка и предоставление пользователям архивных документов.

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является заполнение пользователем бланка заказа (требования) на выдачу документов.

3.4.2. Ответственным за выполнение административной процедуры является специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц.

3.4.3. Специалист архивного отдела проверяет правильность оформления заказа (требования).

В случае если в ходе рассмотрения заказа (требования) выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 административного регламента, то специалист архивного отдела устно сообщает заявителю об отказе в предоставлении муниципальной услуги или ее отсрочке.

В случае если в ходе рассмотрения заказа (требования) не выявлены основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, указанные в пункте 2.8 административного регламента, то специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц, передает заказ (требование) на согласование заведующему архивным отделом, затем на исполнение архивариусу.

Архивариус выполняет следующие действия:

- осуществляет подготовку и выемку архивных документов (но не более 20 единиц хранения одновременно);

- проводит сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов;

- проводит полистную проверку архивных дел;

- регистрирует выдачу архивных документов из архивохранилища в книге выдачи архивных документов из хранилища;

- направляет в читальный зал исполненный заказ (требование) пользователя вместе с выданными архивными документами.

Специалист архивного отдела, ведущий прием граждан и юридических лиц, уведомляет пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.4.4. Архивные документы выдаются пользователю в день обращения или на следующий день. В случае невозможности выдачи архивных документов пользователю назначается удобный для заявителя и архивного отдела день.

Архивные документы выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую проставленную единицу хранения.

В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки).

Специалист архивного отдела принимает от пользователя все дела после каждого посещения читального зала пользователем, проверяя фактическое наличие дел и проводя полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе заказа (требования) за возврат каждой единицы хранения.

При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист архивного отдела составляет соответствующий акт.

3.4.5. Административная процедура выполняется в день обращения заявителя.

3.4.6. Результатом административной процедуры является одно из следующих событий:

- возврат документов;

- возврат документов и заполнение бланка заказа (требования) на копирование и выдачу архивных документов, изготовленных по заказу пользователя;

- составление акта.

Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказу пользователя

3.5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказу пользователя.

3.5.1. Основанием для начала административной процедуры является заполнение бланка заказа (требования) на копирование и выдачу архивных документов, изготовленных по заказу пользователя.

3.5.2. Ответственным за выполне