Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми
(утв. приказом Министерства здравоохранения Республики Коми от 23 мая 2016 г. N 5/223)

С изменениями и дополнениями от:

22 декабря 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми (далее соответственно - Инструкция, Министерство) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажных носителях и с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭД).

1.3. Министерство организует и ведет делопроизводство в соответствии с настоящей Инструкцией, разработанной на основании:

- Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ (ред. от 23 мая 2016 г.) "Об архивном деле в Российской Федерации";

- ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст);

- Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526);

- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменения и дополнениями от 26 апреля 2016 г., утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477)

- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76);

- Типовой инструкции по делопроизводству в органах в системе исполнительной власти Республики Коми (утв. постановлением Правительства Республики Коми от 11 февраля 2015 г. N 58 (далее - Типовая инструкция);

- Порядка подготовки и внесения в Правительство Республики Коми проектов правовых актов Республики Коми (утв. постановлением Правительства Республики Коми от 18 декабря 2014 г. N 527);

- Постановления Правительства Республики Коми от 20 сентября 2011 г. N 396 (ред. от 21 мая 2015 г.) "Об организации межведомственной системы электронного документооборота".

1.4. Порядок подготовки и оформления документов разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 г. N 65-ст).

1.5. Обеспечение организации, ведения и совершенствования системы документационного обеспечения управления, контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве осуществляется отделом организации делопроизводства, архивного дела государственного казенного учреждения Республики Коми "Центр обеспечения деятельности Министерства здравоохранения Республики Коми" (далее - отдел организации делопроизводства).

1.6. Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве независимо от вида их носителя.

1.7. Контроль за соблюдением требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляется руководителями структурных подразделений.

1.8. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.9. При увольнении или переходе на другую работу в другое структурное подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы руководителю соответствующего структурного подразделения Министерства.

1.10. В случае утраты документа и невозможности его восстановления о его утрате немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, который направляет докладную записку курирующему заместителю министра, министру здравоохранения Республики Коми (далее - министр). Дальнейшая работа осуществляется в соответствии с их указаниями.

1.11. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке ответственным лицом Министерства, специально на то уполномоченным, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) министра или его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей).

1.12. Сотрудники Министерства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

II. Общие требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Документы (в том числе табличные материалы), подготавливаемые Министерством, печатаются с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Суг) размером N 14 через 1 междустрочный интервал, за исключением текстов проектов правовых актов Республики Коми, на стандартных листах бумаги формата А4.

В отдельных случаях для оформления табличных материалов допускается использование шрифта Times New Roman (Суг) размером N 12. Размер абзацного отступа для всех видов документов составляет 1,25 см от левой границы текстового поля.

Проекты правовых актов, вносимых в Правительство Республики Коми (далее - проекты правовых актов Республики Коми) печатаются через 1,5 междустрочных интервала, все прилагаемые к проектам правовых актов Республики Коми материалы (пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, справка и т.д.) печатаются через 1 междустрочный интервал.

Проекты правовых актов Республики Коми представляются в Администрацию Главы Республики Коми (далее - Администрация) в файлах, папках.

2.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке Министерства, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - от 2,75 до 3,5 см;

правое - от 1,25 до 2,25 см;

верхнее - граница бланка документа или не менее 2,5 см для документов, оформляемых без бланков;

нижнее - не менее 2 см.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей:

левое - от 1,25 до 2,25 см;

правое - от 2,75 до 3,5 см;

верхнее - не менее 2,5 см;

нижнее - не менее 2 см.

Двустороннее печатание или копирование не допускается для документов, вносимых в установленном порядке в Правительство Республики Коми, направляемых в Администрацию, федеральные органы государственной власти, а также для проектов правовых актов Республики Коми и правовых актов Министерства (за исключением копий).

2.3. Проекты правовых актов Республики Коми, вносимые в Правительство Республики Коми, и приложения к ним должны быть завизированы министром здравоохранения Республики Коми (далее - министр).

Виза включает в себя наименование должности, личную подпись министра - инициатора проекта и дату визирования. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа проекта правового акта Республики Коми в нижней его части, на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к нему, а также на лицевой стороне последнего листа каждого документа, подлежащего представлению с проектом (пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и т.д.).

2.4. Проекты правовых актов Республики Коми, вносимые в Правительство Республики Коми, представляемые для подписания Председателем Правительства Республики Коми, согласовываются визой (подписью):

а) заместителя Председателя Правительства Республики Коми (в соответствии с распределением обязанностей);

б) Руководителем Администрации Главы Республики Коми в отношении курируемых государственных органов.

2.5. Проекты правовых актов Республики Коми оформляются на соответствующих бланках.

Формы бланков правовых актов Правительства Республики Коми, формы бланков писем (резолюций) Правительства Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми, его заместителей утверждаются Администрацией.

2.6. Для осуществления деятельности Министерства используются следующие виды бланков документов:

- приказ (приложение 1);

- протокол (приложение 2);

- краткий протокол (приложение 3);

- выписка из протокола (приложение 4);

- письмо (приложение 5);

- поручение (приложение 6);

- служебная записка (приложение 7).

2.7. В отдельных случаях (оформление докладов, тезисов и т.п.) по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и междустрочные интервалы могут быть изменены, для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение текста (таблицы, диаграммы) относительно границ основного текста.

2.8. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом нижнем углу страницы.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5.7. Служебные письма на бланках структурных подразделений Министерства готовят руководители структурных подразделений (если данное условие прописано в Положении о структурном подразделении) в следующих случаях:

1) для возврата документов, представленных в Министерство с нарушением установленного порядка;

2) для возврата документов, поступивших в Министерство, на доработку по итогам их рассмотрения;

3) для запроса необходимых документов;

4) для информирования.

Письма, подписанные руководителями структурных подразделений, направляются адресатам путем СЭД, МСЭД и (или) при необходимости почтовым отправлением, по электронной почте, курьерской службой.

5.8. Гриф "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально" проставляется на первой странице документа (на обложке и титульном листе, первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения). Гриф печатается в правом верхнем углу листа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа через 1,5 междустрочных интервала у правой границы листа.

III. Подготовка и оформление проектов законов Республики Коми и проектов постановлений Государственного Совета Республики Коми

3.1. Проекты законов Республики Коми и проекты постановлений Государственного Совета Республики Коми (далее - законопроекты), а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции.

3.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка инициатора законопроекта:

"Вносится Правительством Республики Коми", если внесение проекта планируется осуществить решением Правительства Республики Коми в рамках реализации статьи 75 Конституции Республики Коми,

либо

"Вносится Главой Республики Коми", если проект готовится по поручению Главы Республики Коми.

Пометка печатается через междустрочный интервал и выравнивается по правой границе текстового поля.

На расстоянии междустрочного интервала от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

3.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида акта, Закон Республики Коми или Постановление Государственного Совета Республики Коми, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру.

В проектах законов Республики Коми слова "Закон Республики Коми" печатаются в одну строку без абзацного отступа от левой границы текстового поля.

В проектах постановлений Государственного Совета Республики Коми слова "Постановление" и "Государственного Совета Республики Коми" печатаются в две строки без абзацного отступа от левой границы текстового поля, при этом слова "Государственного Совета Республики Коми" центрируются относительно слова "Постановление".

Например:

"ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ КОМИ"

или

"ПОСТАНОВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СОВЕТА РЕСПУБЛИКИ КОМИ"

2) заголовок законопроекта.

Этот реквизит отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом, печатается по центру с прописной буквы полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: "О чем?" (например: "О бюджетной системе и бюджетном процессе в Республике Коми"), Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в законы Республики Коми могут указываться причины, послужившие основанием внесения изменений.

Например:

"О внесении изменений в Закон Республики Коми "О местном самоуправлении в Республике Коми" и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Республики Коми в связи с принятием Федерального закона "О государственной регистрации уставов муниципальных образований"

В случае если изменения касаются одной статьи закона Республики Коми, одного пункта постановления Государственного Совета Республики Коми, заголовок законопроекта должен содержать сведения о статье или пункте, в которые вносятся изменения.

Например:

"О внесении изменений в статью 89 Конституции Республики Коми"

3) указание на орган, принимающий закон Республики Коми, и дату принятия. Слова "Принят Государственным Советом Республики Коми" печатаются в две строки слева, каждое слово с прописной буквы, справа - дата;

4) текст.

Текст отделяется от заголовка дополнительным междустрочным интервалом и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть законопроектов имеет следующие структурные подразделения:

а) текстовая часть проекта закона Республики Коми может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на разделы, главы и статьи. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставится точка, разделы имеют название и печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Например:

"РАЗДЕЛ II. БЮДЖЕТНОЕ УСТРОЙСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ"

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых ставится точка, имеют заголовки, печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка главы не ставится. Например:

"ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ"

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Статьи могут иметь заголовки и могут не иметь их.

Слово "Статья", соответствующий порядковый номер и заголовок статьи, если он имеется, печатаются полужирным шрифтом с абзацного отступа. Точка в конце заголовка статьи не ставится. Например:

1) если статья имеет заголовок:

вариант 1:

"Статья 3. Структура бюджетной системы Республики Коми";

вариант 2:

"Статья 3. Полномочия Правительства Республики Коми в области водных отношений в Республике Коми";

2) если статья не имеет заголовка: вариант 1:

"Статья 3. Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.";

вариант 2:

"Статья 3

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.".

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части статьи могут иметь нумерацию или не иметь. Части статьи обозначаются арабскими цифрами с точкой. Часть, являющаяся единственной в статье закона, не нумеруется.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с круглой скобкой.

Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с круглой скобкой;

5) подпись Главы Республики Коми (для законов Республики Коми) отделяется от текста дополнительным междустрочным интервалом;

6) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции.

3.4. Пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование и иные документы, подлежащие представлению с проектом закона Республики Коми в соответствии с Регламентом Государственного Совета Республики Коми, оформляются каждый на отдельном листе с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции, и имеют следующие реквизиты:

1) наименование видов документов "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА", "ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ", "СПРАВКА" или "ПЕРЕЧЕНЬ" печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

2) заголовок.

Заголовок печатается строчными буквами через междустрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлен соответствующий документ,

Например:

"к проекту Закона Республики Коми "Об административной ответственности в Республике Коми";

3) текст документа.

Текст отделяется от заголовка дополнительным междустрочным интервалом, печатается с абзацного отступа текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции.

IV. Подготовка и оформление проектов правовых актов Правительства Республики Коми

4.1. Проекты правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства Республики Коми, вносимые в установленном порядке на рассмотрение Правительству Республики Коми, а также документы, прилагаемые к ним, печатаются с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции. На проекте правового акта Правительства Республики Коми у правой границы текстового поля печатается слово

"ПРОЕКТ" прописными буквами полужирным шрифтом.

4.2. Проекты правовых актов Правительства Республики Коми (постановлений и распоряжений) имеют следующие реквизиты:

1) наименование органа, издавшего документ, наименование вида правового акта Правительства Республики Коми (ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатаются на коми и русском языках;

2) дата и номер правового акта. Указанный реквизит проставляется после подписания Председателем Правительства Республики Коми правового акта, оформляется словесно-цифровым способом;

3) место издания правового акта "г. Сыктывкар".

Расположение указанных реквизитов определяется формой соответствующего бланка. Порядок регистрации правовых актов Правительства Республики Коми устанавливается Администрацией;

4) заголовок для постановлений Правительства Республики Коми пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится.

В распоряжениях Правительства Республики Коми заголовок отсутствует.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от левой и правой границ листа;

5) текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом и печатается с абзацного отступа 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части в постановлениях, распорядительную часть - в распоряжениях.

Преамбула в проектах постановлений Правительства Республики Коми завершается словами "Правительство Республики Коми постановляет:".

Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение) Правительства Республики Коми, должны соответствовать его структуре;

6) подпись отделяется от текста дополнительным междустрочным интервалом и состоит из слов "Председатель Правительства Республики Коми", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Республики Коми. Слова "Председатель Правительства Республики Коми" печатаются в две строки от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Республики Коми печатаются у правой границы текстового поля;

7) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции.

4.3. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Республики Коми в тексте на них обязательно делается ссылка.

Каждое приложение к проекту правового акта Правительства Республики Коми оформляется на отдельных листах бумаги.

Приложениями оформляются положения, регламенты, планы, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте имеется ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через междустрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства Республики Коми, а также дату его принятия и номер.

Все составные части реквизита выравниваются по правому краю и печатаются через междустрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к постановлению Правительства
Республики Коми
от _____________ N __".

4.4. При наличии в постановляющей или распорядительной части проекта правового акта Правительства Республики Коми формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) в самом приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения, который согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения (например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, перечень - УТВЕРЖДЕН), оформляется прописными буквами, ниже указываются:

1) наименование вида правового акта Правительства Республики Коми (постановление или распоряжение Правительства Республики Коми);

2) дата принятия соответственно постановления или распоряжения Правительства Республики Коми и его номер;

3) слово "приложение", которое печатается строчными буквами и заключается в круглые скобки.

Все составные части реквизита выравниваются по правому краю.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами.

Например:

"УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Республики Коми
от _____________ N __
(приложение N 2)".

4.5. В положении, плане, регламенте, списке и иных приложениях к проекту постановления (распоряжения) Правительства Республики Коми могут содержаться отсылочные нормы на приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению. В этом случае на первой странице приложения к соответствующему положению, плану, регламенту, списку и иному приложению в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" строчными буквами, ниже дается ссылка на соответствующее положение, план, регламент, список и иное приложение.

Все составные части реквизита выравниваются по правому краю.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, номер обозначается арабскими цифрами без применения символа "N".

Например:

"Приложение 1
к Положению о республиканском
конкурсе "Лучшие товары и услуги
Республики Коми".

4.6. Заголовок (наименование вида документа) к тексту приложения отделяется от предыдущего реквизита и от текста приложения дополнительными междустрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4.7. Текст приложения может подразделяться на разделы, пункты, подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки выравниваются по центру (начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от левой и правой границ листа). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовки разделов нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки, имеют названия и печатаются с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка раздела не ставится.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки и нумерацию, если таблица печатается более чем на одной странице.

Заголовки граф таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже.

Таблица может иметь подзаголовки граф. Подзаголовки граф и содержание строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

При размещении таблицы более чем на одной странице на второй и последующих страницах вместо заголовков граф таблицы печатаются только номера этих граф.

Например:

N п/п	Наименование мероприятий	Срок исполнения мероприятий	Объем финансирования мероприятий в рублях
			всего	в том числе
				2013	2014	2015
1	2	3	4	5	6	7

продолжение таблицы на следующей странице:

Листы каждого из приложений нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в правом нижнем углу страницы.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется символом "*" или арабской цифрой с круглой скобкой. При оформлении сноски символом "*" после него ставится тире. Текст сноски печатается с прописной буквы в конце страницы, в тексте которой имеется ссылка на сноску, или в целом после текста приложения. В конце текста сноски ставится точка или точка с запятой, если сносок две или более.

Приложения заканчиваются чертой длиною 2 - 3 см, расположенной по центру текста.

4.8. Пояснительная записка к проекту правового акта Правительства Республики Коми оформляется на отдельном листе с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции, и имеет следующие реквизиты:

1) наименование вида документа "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатается прописными буквами полужирным шрифтом, отделяется от верхней границы текстового поля междустрочным интервалом и выравнивается по центру;

2) заголовок отделяется от предыдущего реквизита междустрочным интервалом, печатается строчными буквами обычным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название проекта правового акта Правительства Республики Коми, к которому подготовлена пояснительная записка;

3) текст.

Текст отделяется от заголовка дополнительным междустрочным интервалом, печатается с прописной буквы с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля;

4) виза, оформленная с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции.

V. Подготовка и оформление правовых актов Министерства

5.1. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в пределах его компетенции, определенной в Положении о Министерстве, утвержденном постановлением Правительства Республики Коми от 5 июля 2012 г. N 283.

5.2. Правовые акты издаются в Министерстве в виде приказов. Оформление правовых актов Министерства в виде писем и телеграмм не допускается.

Министерство издает приказы по кадровым вопросам (личному составу), приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности.

5.3. Приказы Министерства по кадровым вопросам оформляются по унифицированным формам первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты" (далее - унифицированные формы).

5.4. Приказы Министерства, за исключением оформленных по унифицированным формам, оформляются на специальном бланке (приложение 1) и имеют следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми;

2) полное наименование Министерства на коми и русском языках;

3) наименование вида правового акта - приказ.

Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида акта выравнивается по центру;

4) дата и номер правового акта Министерства.

Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами, располагаются в одну строку: справа - дата, слева - номер.

Дата и номер проставляются после подписания Министром правового акта от руки шариковой ручкой с синей пастой.

Номер обозначается символом "N" и арабскими цифрами. К номеру правового акта по административно-хозяйственной деятельности Министерства через дефис добавляется буква "р", по кадровым вопросам буква "к", к нормативным актам по основной деятельности перед номером через символ "/" добавляется число обозначающее месяц текущего года.

Например:

"111-р, 112-к, 3/113".

Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Например:

"13 марта 2015 г.".

5) место издания правового акта Министерства. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом и оформляется центрированным способом;

6) заголовок, который отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, начинается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и отвечает на вопрос: "О чем (о ком)?". Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок выравнивается по центру, начало и конец каждой строки заголовка равноудалены от левой и правой границ листа.

Например:

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству";

7) текст отделяется от заголовка дополнительным междустрочным интервалом.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и постановляющую части, которые печатаются с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты, события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: "В связи", "В соответствии", "Во исполнение", "На основании", "В целях" и т.п.

Если приказ Министерства издается на основании нормативного правового акта Российской Федерации, нормативного правового акта Республики Коми, то в преамбуле указываются наименование вида этого документа и в родительном падеже наименование органа, его принявшего, дата, номер и заголовок.

Например:

"На основании Закона Республики Коми "Об образовании".

или

"В соответствии с постановлением Правительства Республики Коми от 11 февраля 2015 г. N 58 "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству в органах в системе исполнительной власти Республики Коми"...".

При совмещенной преамбуле сначала указывается ссылка на документ, затем указывается цель.

Например:

"В соответствии..., а также в связи с..."

Преамбула в приказах завершается словом "приказываю:" и отделяется от постановляющей части дополнительным междустрочным интервалом.

Постановляющая (распорядительная) часть подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой:

Например:

"1. Ответственному за ведение ведомственного архива Службы Республики Коми строительного, жилищного и технического надзора (контроля), начальнику отдела документационного обеспечения Иванову И.И.:

1.1. Подготовить дела постоянного хранения ___________ за 2012 год к передаче на хранение в ведомственный архив ___________ в срок до 01 сентября 2015 г.

1.2. Обеспечить своевременный прием в ведомственный архив ___________ дел постоянного хранения за 2012 год в срок до 01 октября 2015 г.".

или

а) подготовить дела постоянного хранения ___________ за 2012 год к передаче на хранение в ведомственный архив ___________ в срок до 01 сентября 2015 г.;

б) обеспечить своевременный прием в ведомственный архив ___________ дел постоянного хранения за 2012 год в срок до 01 октября 2015 г.".

В случае если пункты (подпункты) содержат конкретные задания (поручения), то предписываемое действие формулируется глаголом в неопределенной форме: "осуществить", "обеспечить", "подготовить", указывается исполнитель (структурное подразделение или должностное лицо) и срок исполнения. Соблюдается следующая последовательность: исполнитель (структурное подразделение или должность, Фамилия И.О.), поручение, срок.

В последнем пункте приказа по основной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении предписаний приказа в соответствующей сфере деятельности Министерства.

В случаях если контроль за исполнением приказа возлагается на руководителя, подписывающего приказ, последний пункт приказа имеет следующую формулировку: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой";

8) подпись отделяется от текста двумя дополнительными междустрочными интервалами.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, расшифровка подписи с пробелом между инициалами и фамилией выравнивается по правой границе текстового поля.

Например:

"Министр                                                    И.О. Фамилия"

Приказы Министерства подписывает Министр, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

Заместители министра имеют право подписывать приказы по административно-хозяйственной деятельности Министерства в соответствии с распределением обязанностей заместителей министра здравоохранения Республики Коми (приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 1 февраля 2015 г. N 2/46).

5.5. Внесение исправлений непосредственно в текст подписанного приказа не допускается. Внесение изменений в приказ Министерства возможно только путем издания соответствующего приказа.

Если приказом Министерства вносятся изменения в ранее изданный приказ Министерства или признается утратившим силу ранее изданный приказ Министерства, то принимаемый приказ должен содержать пункт о внесении изменений и (или) признании утратившим силу ранее изданного приказа Министерства с указанием его даты (словесно-цифровым способом), номера и заголовка.

Например:

"2. Признать утратившим силу приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 10 февраля 2015 г. N 2/21 "Об утверждении Положения об архиве Министерства здравоохранения Республики Коми".

или

"2. Признать утратившими силу:

а) приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 10 февраля 2015 г. N 2/21 "Об утверждении Положения об архиве Министерства здравоохранения Республики Коми";

б) приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 11 февраля 2015 г. N 2/25 "Об утверждении Положения о Постоянно действующей экспертной комиссии Министерства здравоохранения Республики Коми".

5.6. Оформление приложений к проектам приказов Министерства осуществляется аналогично оформлению приложений к проектам правовых актов Правительства Республики Коми, предусмотренному пунктами 4.3 - 4.7 раздела IV настоящей Инструкции.

5.7. Внесение изменений в приложение к приказу Министерства оформляется в следующем порядке:

1) в названии приказа указывается приказ Министерства, в который вносятся изменения (вид правового акта, дата, оформленная словесно-цифровым способом, номер приказа, его заголовок);

2) в постановляющей части указываются вид правового акта Министерства, в который вносятся изменения, дата (словесно-цифровым способом), номер приказа и его заголовок;

3) ниже с абзацного отступа со строчной буквы - наименование приложения, утвержденного приказом Министерства, в который вносятся изменения, при этом вид правового акта, его дата, номер и заголовок не воспроизводятся.

Например:

"2. Внести в приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 11 февраля 2015 г. N 2/25 "Об утверждении Положения о Постоянно действующей экспертной комиссии Министерства здравоохранения Республики Коми" следующие изменения:

состав постоянно действующей экспертной комиссии Министерства здравоохранения Республики Коми (приложение N 1), изложить в редакции согласно приложению к настоящему приказу".

или

а) в составе постоянно действующей экспертной комиссии Министерства здравоохранения Республики Коми, утвержденном приказом (приложение N 1):

вывести из состава постоянно действующей экспертной комиссии Министерство здравоохранения Республики Коми начальника отдела материально-технического обеспечения Иванова И.И.;

ввести в состав постоянно действующей экспертной комиссии Министерство здравоохранения Республики Коми начальника отдела организационной работы Петрова П.П.;

б) в Положении о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства здравоохранения Республики Коми, утвержденном приказом (приложение N 2):

пункт 1.4 дополнить словами "В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций".

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения Республики Коми от 22 декабря 2016 г. N 12/567 пункт 5.8 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.8. Проекты правовых актов Министерства готовятся структурными подразделениями Министерства на основании поручений Министра, его заместителей или в связи со служебной необходимостью.

Процедура согласования проектов правовых актов Министерства, а также порядок визирования проектов приказов Министерства и приложений к ним устанавливаются Порядком разработки проектов правовых актов в Министерстве, утвержденным приказом Министерства N 2/60 от 27.02.2014 г.

Разработанный проект правового акта направляется Инициатором в структурные подразделения Министерства, к компетенции которых относится разработанный проект, на согласование. Далее проект, в обязательном порядке, направляется на согласование заместителю(ям) министра, в полномочиях которого находятся отраженные в правовом акте вопросы.

При визировании проекта на бумажном носителе виза проставляется на обороте последнего листа подлинника в верхней части листа и оформляется по образцу реквизита "подпись".

При визировании под наименованием должности от руки проставляется дата. При визировании проекта приказа несколькими должностными лицами визы разделяются дополнительным междустрочным интервалом.

Например:

"Начальник отдела кадрового обеспечения

и ГГС                                                        И.О. Фамилия

"___" _____________ 20__ г.

Заместитель министра                                         И.О. Фамилия

"___" _____________ 20__ г."

После согласования, при отсутствии замечаний, проект направляется на подпись Министру.

5.9. В случаях, установленных законодательством Республики Коми, государственными органами Республики Коми принимаются совместные приказы, которые готовятся и оформляются с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II настоящей Инструкции.

Совместные приказы имеют следующие обязательные реквизиты:

1) полные наименования государственных органов, которые располагаются на одном уровне (на коми и русском языках);

2) наименование вида документа. Указанный реквизит печатается прописными буквами размером шрифта N 17 на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, выделяется полужирным шрифтом и центрируется;

3) дата и номер совместного приказа.

Дата и номер отделяются от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами, располагаются в одну строку, справа - дата, слева - номер.

Номер проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного приказа машинописным способом или от руки шариковой ручкой с синей пастой. Номер состоит из номеров документа каждого из государственных органов, обозначается символом "N" и арабскими цифрами, проставляемых через косую черту в порядке указания государственных органов (авторов) совместного приказа.

Дата проставляется после подписания руководителями государственных органов совместного приказа машинописным способом или от руки шариковой ручкой с синей пастой, оформляется словесно-цифровым способом, является единой для совместного приказа акта и соответствует дате более поздней подписи;

4) место издания приказа. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом и оформляется центрированным способом;

5) заголовок, оформление которого осуществляется аналогично оформлению реквизита "Заголовок" приказа Министерства, предусмотренному подпунктом 6 пункта 5.4. настоящего раздела;

6) текст, который отделяется от заголовка дополнительным междустрочным интервалом, его оформление осуществляется аналогично оформлению реквизита "Текст" правового акта государственного органа, предусмотренному подпунктом 7 пункта 5.4. настоящего раздела;

7) подписи отделяются от текста дополнительным междустрочным интервалом.

Подписи состоят из наименования должностей руководителей государственных органов, подписавших совместный приказ (включающих наименование государственных органов), личной их подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия).

Оформление приложений к проектам совместных приказов государственными органами Республики Коми осуществляется аналогично оформлению приложений к проектам правовых актов Правительства Республики Коми, предусмотренному пунктами 4.3 - 4.7 раздела IV настоящей Инструкции.

5.10. Проект приказа Министерства оформляется в СЭД сотрудником отдела-инициатора и направляется по маршруту на согласование с заинтересованными структурными подразделениями Министерства. При отсутствии замечаний к проекту приказа министру (заместителю министра) на рассмотрение и подписание.

Согласование проекта приказа осуществляется в течение 1 рабочего дня каждым заинтересованным лицом (структурным подразделением) Министерства в СЭД, либо на бумажном носителе.

5.11. Регистрация приказов Министерства осуществляется в день подписания в отделе организации делопроизводства.

5.12. После регистрации копия приказа на бумажном носителе передается сотруднику отдела инициатора приказа для оформления листа рассылки.

5.13. Рассылка подписанных и зарегистрированных приказов до заинтересованных лиц осуществляется на основании предоставленного листа рассылки установленной формы, оформленного сотрудником отдела, инициатора приказа. В листе рассылки проставляются отметки напротив Ф.И.О. заместителей министра, структурных подразделений Министерства и медицинских организаций до которых необходимо довести данный приказ. При необходимости доведения приказа до сведения сторонних организаций они указываются на листе рассылки в произвольной форме, либо к листу рассылки прикладывается отдельный список. В листе рассылки проставляется фамилия сотрудника оформившего лист, дата оформления и подпись.

Рассылка осуществляется сотрудником Отдела организации делопроизводства, ответственным за работу с приказами, в день регистрации приказа посредством направления "скан-образа" по электронной почте (если листа рассылки не требуется). Скриншот подтверждения отправления прикладывается к листу рассылки и подшивается в дело вместе с оригиналом приказа. В случаях, когда отправка электронной почтой невозможна (не допускается), приказы рассылаются почтовыми отправлениями два раза в неделю (среда, пятница).

5.14. Оригиналы приказов хранятся в отделе организации делопроизводства.

VI. Подготовка и оформление иных документов в Министерстве

6.1. В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов:

положения,

правила,

инструкции,

регламенты,

протоколы заседаний (коллегиальных, экспертных и других органов);

служебные письма;

поручения;

внутренние документы.

6.2. Положения, правила, инструкции, регламенты

6.2.1. Проект положения (правил, инструкции, регламента) утверждается Министром, или лицом, исполняющим его обязанности путем издания приказа об утверждении или проставлением грифа утверждения.

В случае отсутствия обязательных требований об утверждении приказом Министерства положения, инструкции, правил, регламента указанные документы утверждаются Министром или лицом, исполняющим его обязанности, и оформляются без бланка Министерства.

6.2.2. Порядок подготовки, оформления положений, правил, инструкций, регламентов Министерства устанавливаются настоящей Инструкцией с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II и настоящим разделом.

6.2.3. Указанные документы имеют следующие обязательные реквизиты:

1) гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу первого листа документа и включает в себя:

слово "УТВЕРЖДАЮ", которое пишется прописными буквами;

ниже через междустрочный интервал строчными буквами указывается в именительном падеже наименование должности лица, утвердившего документ (включающее наименование Министерства);

ниже через два междустрочных интервала в одну строку располагается личная подпись должностного лица, утвердившего документ, и расшифровка подписи (инициалы имени и отчества, фамилия);

ниже через междустрочный интервал располагается дата утверждения документа, которая проставляется после утверждения документа и оформляется словесно-цифровым или цифровым способом.

Например:

                                                               "УТВЕРЖДАЮ

                                                  Министр здравоохранения

                                                          Республики Коми

                                            (личная подпись) И.О. Фамилия

                                               "___" ___________ 20__ г."

Все составные части реквизита выравниваются по правому краю;

2) заголовок к тексту документа отделяется от предыдущего реквизита и от текста документа дополнительными междустрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Первая строка заголовка, указывающая на вид документа, выделяется прописными буквами например, "ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ", "ПОЛОЖЕНИЕ"). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через междустрочный интервал;

3) текст документа оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 4.7 раздела IV настоящей Инструкции.

Текст отделяется от заголовка дополнительным межстрочным интервалом и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.2.5. Согласование проекта положения, правил, инструкции, регламента Министерства (внутреннее согласование), а также визирование проекта положения, правил, инструкции, регламента Министерства осуществляются по правилам согласования и визирования приказов Министерства, установленным Порядком разработки проектов правовых актов в Министерстве, утвержденным приказом Министерства.

6.2.6. Внесение изменений в ранее принятое положение (правила, инструкцию, регламент) или признание их утратившим силу оформляется приказом с указанием в какой пункт (абзац, слова) вносятся изменения и указанием новой редакции пункта (абзаца, слов).

6.3. Протокол заседания (совещания)

6.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Проект протокола подготавливается секретарем совещания (заседания) в течение двух рабочих дней после окончания совещания (заседания).

6.3.2. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

6.3.3. В Министерстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

6.3.4. Протокол, оформляемый в полной форме, печатается с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II настоящей Инструкции, настоящего раздела (приложение 2) и имеет следующие реквизиты:

1) наименование документа ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита дополнительными междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

3) место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линией;

4) дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом или цифровым способом и печатается через дополнительный междустрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из символа "N" и порядкового номера протокола.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание проводилось несколько дней, то в протоколе через тире указываются даты начала и окончания заседания. Например:

"11 июля 2015 г. - 12 июля 2015 г."

или

"11.07.2015 - 12.07.2015";

5) текст печатается через дополнительный междустрочный интервал от предыдущего реквизита.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек. Указанный реквизит начинается со слова "Присутствовали:", которое подчеркивается и после которого ставится двоеточие, печатается от границы левого текстового поля.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля;

б) основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения);

6) подпись отделяется от текста дополнительными междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится.

Протокол также подписывается секретарем.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.3.6. Протокол, оформляемый в краткой форме, печатается с учетом требований, установленных разделом II настоящей Инструкции, настоящего раздела (приложение 3) и имеет следующие реквизиты:

1) реквизиты аналогично установленным в подпунктах 1-4 пункта 6.3.5. настоящего раздела;

2) текст.

Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной и основной:

а) во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь или лицо, которому поручено ведение протокола;

например:

"заместители министра здравоохранения Республики Коми".

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой;

б) основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через междустрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение;

3) подпись. Указанный реквизит оформляется аналогично порядку, предусмотренному 6.3.4. настоящего раздела.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца после слова "предусмотренному" пропущено слово "пунктом"

6.3.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы оперативных совещаний, протоколы заседаний конкурсных комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, принимавших участие в совместном заседании.

6.3.8. Протокол подписывает председательствовавший на совещании.

6.3.9. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам с сопроводительным письмом и в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов (приложение 4).

6.3.10. Подлинники протоколов совещаний, проводимых министром, заместителями министра хранятся секретаря совещания.

6.3.11. Оформление и регистрация протоколов совещаний, проводимых министром, его заместителями возлагаются на соответствующие структурные подразделения, инициаторов совещания.

6.3.12. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколом в срок до трёх дней, а при необходимости - незамедлительно.

6.3.13. Протоколы рассылаются структурным подразделениям Министерства по СЭД, государственным учреждениям здравоохранения Республики Коми, другим заинтересованным лицам - по электронной почте либо с использованием СЭД.

6.4. Служебные письма

6.4.1. Порядок подготовки, оформления служебных писем Министерства (далее - служебные письма) устанавливаются настоящей Инструкцией с учетом требований, установленных пунктами 2.1 и 2.2 раздела II инструкции и настоящим разделом.

Форма бланка служебного письма Министерства устанавливается в соответствии с приложением 5 к настоящей Инструкции.

6.4.2. Служебные письма готовятся в виде:

1) ответов о выполнении поручений (решений) Главы Республики Коми, его заместителя, Правительства Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми, его заместителей;

2) сопроводительных писем к проектам правовых актов Республики Коми;

3) ответов на письма федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и их территориальных органов;

4) ответов на письма иных органов и организаций, расположенных за пределами Республики Коми;

5) ответов на запросы различных организаций;

6) ответов на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции государственных органов;

7) как исходящие от государственного органа письма, содержащие запросы, предложения, обращения.

6.4.3. При подготовке и оформлении служебных писем на бланках установленной формы используются следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Республики Коми.

Государственный герб Республики Коми помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Коми "О Государственном гербе Республики Коми";

2) наименование Министерства на коми и русском языках.

Наименование Министерства должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Министерстве.

При наличии сокращенного наименования Министерства оно помещается в скобках ниже полного наименования;

3) справочные данные о Министерстве, включающие: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Министерства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты);

4) дата и регистрационный номер документа.

Указанный реквизит располагается в одну строку.

Дата письма проставляется после подписания документа. При подготовке проекта письма печатается только обозначение месяца и года. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: "14.03.2015".

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,

например: "14 марта 2015 г.".

Регистрационный номер документа состоит из символа "N", индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

Регистрационный номер инициативного исходящего письма состоит из порядкового номера и номера дела по номенклатуре дел,

например:

"1000/01-26",

1000 - порядковый номер, 01-26 - номер дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер входящего письма состоит из номера дела по номенклатуре дел и номера входящего документа,

например:

"01-26/1000",

01-26 - номер дела по номенклатуре дел, 1000 - входящий номер документа.

5) регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

Указанный реквизит располагается в одну строку под предыдущим реквизитом;

6) адресат.

Реквизит "Адресат" располагается с правой стороны бланка письма.

Все строчки реквизита "Адресат" выравниваются по правому краю по отношению к самой длинной строке.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже (отвечает на вопрос "кому?").

Например:

                                         "Министерство природных ресурсов

                                                и охраны окружающей среды

                                                          Республики Коми

                                                           И.О. Фамилия".

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. В этом случае реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.

Например:

                                         "Министерство природных ресурсов

                                                и охраны окружающей среды

                                                          Республики Коми

                                                           И.О. Фамилия".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

                                              "Государственное учреждение

                                            Республики Коми "Национальный

                                                   архив Республики Коми"

                                                 Первомайская ул., д. 90,

                                  г. Сыктывкар, Республика Коми, 167982".

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы имени и отчества получателя в дательном падеже (отвечает на вопрос "кому?"), затем - почтовый адрес в именительном падеже.

Например:

                                                            "Фамилия И.О.

                                       Октябрьский просп., д. __, кв. __,

                                  г. Сыктывкар, Республика Коми, 167031";

7) текст.

Текст служебного письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: "Министерство считает...", "Комиссия рассмотрела...".

Если служебное письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст служебного письма может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Если текст содержит несколько решений, выводов, просьб, поручений и т.д., то допускается разделение текста на разделы, пункты и подпункты. Самой высокой ступенью подразделения текста является раздел. Более высокая ступень применяется при условии применения низшей.

Разделы в тексте служебного письма заголовков не имеют. Разделы нумеруются римскими цифрами, после которых ставятся точки.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Подпункты в тексте могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с круглой скобкой.

Допускается оформление разделов пунктов и подпунктов полужирным шрифтом;

8) отметка о наличии приложений.

Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,

например:

     "Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                  2. Проект... на 8 л. в 3 экз.".

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

"Приложение: письмо государственного учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" от 5 июня 2014 г. N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.".

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

"Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.".

Слово "Приложение" отделяется от основного текста 1 межстрочным интервалом, начинается от левого поля и может выделяться полужирным шрифтом;

9) подпись.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными междустрочным интервалами, при наличии приложений - двумя межстрочными интервалами от приложения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы имени и отчества, фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности может не указываться.

Служебные письма Министерства в адрес федеральных органов, Главы Республики Коми, Председателя Правительства Республики Коми, его заместителей, Администрации Главы Республики Коми, Государственного Совета Республики Коми, вышестоящих организаций, органов исполнительной власти Республики Коми подписывает руководитель, а в его отсутствие - лицо, исполняющее его обязанности.

Служебные письма в адрес органов исполнительной власти Республики Коми, муниципальных образований, организаций могут подписываться заместителями министра согласно распределению их полномочий.

Служебные письма структурных подразделений на бланках структурных подразделений подписываются руководителями, заместителями руководителей структурных подразделений;

10) отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа служебного письма, печатается шрифтом N 10 или N 11 и может выделяться полужирным шрифтом.

Отметка об исполнителе включает в себя сведения об исполнителе (фамилию, имя, отчество) и номер его телефона.

Например:

"Фамилия, имя, отчество

(0000) 00-00-00".

На документе, подготовленном по поручению Министра группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

6.4.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами, располагаемыми в правом нижнем углу страницы.

6.4.5. Служебные письма Министерства, направляемые в пределах Российской Федерации, составляются на русском языке.

Служебные письма, направляемые за пределы Российской Федерации, могут составляться на иностранном языке (языке страны - адресата или на английском языке) или на русском языке.

Текст служебного письма, направляемого за пределы Российской Федерации, готовится на русском языке, с которого осуществляется перевод на иностранный язык.

6.4.6. Если должностное лицо, которому подготовлен проект служебного письма для подписания, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

До представления на подпись руководству Министерства проекты служебных писем, подготовленные структурными подразделениями Министерства, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений.

6.4.7. В случаях, когда текст (вопрос) служебного письма затрагивает сферу деятельности нескольких структурных подразделений Министерства проект письма проходит процедуру внутреннего согласования, которая включает в себя сбор виз начальников отделов - исполнителей и соисполнителей документа, заместителей Министра.

6.4.8. Подготовка проектов служебных писем-ответов осуществляется:

1) в сроки, установленные резолюцией Главы Республики Коми, его заместителя, Председателя Правительства Республики Коми, его заместителей;

2) в сроки, установленные резолюцией Министра.

В случае если срок рассмотрения не установлен законодательством и (или) соответствующей резолюцией, то подготовка проекта служебного письма осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления в Министерство соответствующего письма.

Сроки подготовки исходящих писем, указанных в подпункте 7 пункта 6.4.2. настоящего раздела, определяются руководителями структурных подразделений Министерства.

6.4.9. Министерством могут быть составлены письма совместно с другими организациями. В этом случае документ составляется не на бланке Министерства.

Подписи руководителей оформляются на одном уровне, включая наименование должности лица, подписывающего документ, регистрационный номер и дату каждой организации.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа.

6.5. Поручения Министра, иных должностных лиц

6.5.1. Поручениями оформляются указания Министра, заместителей министра, издаваемые по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения отдельных поручений руководства Министерства (приложение 6).

6.5.2. Текст поручения печатается на бланках должностного лица Министерства с использованием текстового редактора Win Word версии 97 и выше шрифтом Times New Roman (Суг) размером не менее N 12 и не более N 14 через 1 межстрочный интервал или оформляется от руки. Поручение подписывается Министром или заместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей).

6.5.3. Бланки поручений оформляются с учетом следующих требований:

1) верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Для поручений на бланках формата А6 левое и правое поля устанавливаются не менее 1 см, нижнее - не менее 0,8 см. Для поручений на бланках формата А5 допускается увеличивать левое и правое поля до 1,5-2 см.

На бланках поручений должностных лиц Министерства должно содержаться наименование Министерства и наименование должности.

2) дата поручения отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля и оформляется словесно-цифровым способом,

например: "17 июля 2015 г."

или цифровым способом арабскими цифрами,

например: "17.07.2015".

Номер поручения проставляется в случаях, если документ, по которому дано поручение, подлежит регистрации в Министерстве, печатается от левой границы текстового поля под реквизитом "Дата поручения". Номер поручения состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, присваиваемого СЭД.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4) исполнители поручения.

Реквизит "Исполнители поручения" включает инициалы имени и отчества и фамилию должностного лица, которому дано поручение, или инициалы имени и отчества и фамилии должностных лиц, которым даны поручения. Реквизит "Исполнители поручения" выравнивается по правому краю. Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой на расстоянии 1 межстрочного интервала. Первая строка реквизита "Исполнители поручения" печатается в правом верхнем углу на одном уровне с реквизитом "дата поручения".

В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, или напротив фамилии которого указано слово "свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы;

5) текст поручения.

Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, может начинаться с обращения к должностному лицу. В тексте поручения при необходимости указывается дата исполнения поручения;

6) подпись отделяется от текста двумя дополнительными междустрочными интервалами.

7) штамп о контроле за ходом исполнения поручения проставляется в случаях, если в тексте документа содержится дата исполнения и контрольные поручения, начинающиеся со слов: "Подготовить проект ответа за подписью...", "Представить предложения...".

6.6. Внутренний документ

6.6.1. Для реализации отношений субординации структурных подразделений, координации деятельности между ними служат внутренние документы: служебная, докладная, аналитическая и объяснительная записки. В этих документах в произвольной форме излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная и управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

6.6.2. При подготовке и оформлении внутреннего документа на бланке установленной формы (приложение 7) используются следующие реквизиты:

1) адресат. Указанный реквизит располагается с правой стороны бланка внутреннего документа, все его строчки выравниваются по правому краю. Реквизит "Адресат" пишется в дательном падеже.

Например:

                                                "Министру здравоохранения

                                                          Республики Коми

                                                        _________________

                                                           И.О. Фамилия";

2) наименование вида документа - служебная (докладная, аналитическая, объяснительная) записка. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;

3) заголовок отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, начинается с прописной буквы, отвечает на вопрос: "О чем (о ком)?" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту объяснительной записки может отсутствовать.

4) текст. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом.

Текст внутреннего документа излагается от первого лица единственного числа и оформляется с учетом требований, изложенных в подпункте 7 пункта 6.3 настоящего раздела;

5) отметка о наличии приложений оформляется с учетом требований, изложенных в подпункте 8 пункта 6.5.3. настоящего раздела;

6) подпись оформляется с учетом требований, изложенных в подпункте 9 пункта 6.4.3. настоящего раздела;

7) дата. Указанный реквизит отделяется от предыдущего реквизита дополнительным междустрочным интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается от границы левого поля;

8) отметка об исполнителе (при необходимости) оформляется с учетом требований, изложенных в подпункте 10 пункта 6.5.3. настоящего раздела.

VII. Организация документооборота и исполнения документов

7.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

7.2. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

7.3. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией.

Общие требования к организации документооборота и исполнения документов, установленные настоящим разделом, не распространяются на организацию работы с обращениями граждан и документов с грифом "Для служебного пользования".

7.4. Порядок получения и регистрации входящих документов

7.4.1. Документы поступают в Министерство:

- на бумажных носителях: по почте, курьерской, фельдъегерской, факсимильной связью;

- в электронном виде в СЭД и по электронной почте.

7.4.2. Вся поступающая в Министерство корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется отделом организации делопроизводства.

7.4.3. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации, выделение документов для передачи непосредственно в структурные подразделения, минуя руководство.

7.4.4. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, повреждение документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых посылается отправителю, а второй приобщается к принятым документам. На лицевой стороне первого листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде" или "Документ поступил без приложений".

7.4.5. К документу прикладывается конверт:

1) при отсутствии на документе адреса отправителя;

2) при получении документов из судебных органов, органов прокуратуры;

3) при получении документов, отправленных заказными письмами, в том числе с уведомлением о вручении письма;

4) при получении обращений граждан;

5) если на документе не проставлена дата отправки;

6) если срок исполнения, указанный в документе, истек.

7.4.6. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, передается на регистрацию в отдел организации делопроизводства.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются отделом организации делопроизводства.

7.4.7. Документы, поступающие в Министерство по СЭД, принимаются лицом, ответственным за прием информации в электронном виде.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших по СЭД, определяются разделом X настоящей Инструкции.

7.4.8. Документы в электронном виде, поступающие в Министерство по электронной почте, принимаются отделом организации делопроизводства. Документы, полученные в электронном виде сотрудниками других подразделений и требующие официального ответа, немедленно передаются на регистрацию в отдел организации делопроизводства для регистрации.

7.4.9. Документы, поступающие в Министерство, регистрируются в СЭД.

Порядок прохождения документов в СЭД определен разделом XI настоящей Инструкции.

7.4.10. Не подлежат регистрации документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например:

- пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы;

- планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

- документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению,

- плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма (акты, счета, авансовые отчеты и др.);

- формы бухгалтерской отчетности, направленные без сопроводительного письма;

- формы статистической отчетности, направленные без сопроводительного письма;

- рекламные документы;

- коммерческие предложения;

- печатные издания;

- унифицированные формы и бланки документов и др. заявления работников Министерства;

- служебные записки.

Документы, подлежащие регистрации в иных структурных подразделениях Министерства:

1) в отделе работы с обращениями граждан:

обращения граждан и материалы, связанные с рассмотрением обращений граждан к министру, его заместителям. Поступившие конверты с обращениями граждан и запросы учреждений, организаций в рамках рассмотрения обращений граждан, передаются на регистрацию в отдел работы с обращениями граждан с отметкой в "Журнале входящей корреспонденции по обращениям граждан" в день поступления.

2) в отделе по мобилизационной работе:

секретные документы (телеграммы), другие документы ограниченного доступа и распространения, в том числе с грифом "Для служебного пользования", или "Не для печати", или "Конфиденциально" передаются на регистрацию в отдел по мобилизационной работе в тот же день.

7.4.11. Документы, поступившие до 16 часов текущего дня, в пятницу до 15 ч. 00 мин. и предпраздничные дни за час до окончания рабочего дня, регистрируются в день поступления.

Контрольные документы, поступившие после 16 часов, регистрируются до 10 ч. 00 мин. следующего рабочего дня. Корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению в день их поступления.

Документы, поступившие с пометками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

В случаях, когда срок исполнения документа исчисляется часами (одним днем), документ принимается структурным подразделением Министерства для работы напрямую, с последующей его регистрацией в отделе организации делопроизводства.

7.4.12. На полученном документе в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, где указываются полное наименование Министерства, регистрационный номер и дата его регистрации.

В случае получения документа, срок исполнения которого исчисляется часами либо, срок исполнения которого уже истек, в регистрационном штампе проставляется время поступления соответствующего документа.

Сведения о поступающем электронном документе или документе на бумажном носителе вносятся в заводимую в СЭД регистрационно-контрольную карточку документа (далее РКК документа).

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, выданного СЭД.

7.5. Порядок рассмотрения документов руководством

7.5.1. После регистрации и присвоения входящего номера документ передается руководителю соответствующего уровня для рассмотрения и проставления резолюции.

Распределение корреспонденции, поступившей на имя министра, заместителей министра и зарегистрированной отделом организации делопроизводства, осуществляется заведующим отдела организации делопроизводства или лицом, исполняющим его обязанности, в соответствии с распределением обязанностей заместителей министра здравоохранения Республики Коми.

Все зарегистрированные в отделе организации делопроизводства документы, в том числе рассмотренные министром, его заместителями, направляются для исполнения по СЭД.

Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству в день их поступления или не позднее следующего рабочего дня.

7.5.2. Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностного лица, которым документ направляется.

При поступлении документов в структурные подразделения Министерства проверяется правильность их адресации. Документы или поручения, поступившие, по мнению исполнителя, ошибочно, возвращаются с соответствующей пометкой инициатору поручения в течение 1 рабочего дня с момента обнаружения ошибки.

Каждый вид поручения определяет фиксированный набор действий, доступных исполнителю по отношению к документу в СЭД.

В первую очередь рассматриваются документы, требующие в соответствии с поручениями срочного исполнения.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Проекты документов, представляемые на подпись руководству, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, завизированы руководителем структурного подразделения в СЭД.

Проекты документов, представляемые на подпись министру, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, завизированы руководителем структурного подразделения и курирующим заместителем министра в СЭД и на бумажном носителе.

7.5.3. Без рассмотрения руководством непосредственно в структурные подразделения направляются:

- ответы организаций на запросы Министерства для подготовки сводных ответов Министерства;

- предложения других органов для подготовки сводных ответов;

- ежемесячные, ежеквартальные отчеты медицинских организаций для составления сводных отчетов Министерства;

- статистическая информация;

- заявления на получение лицензий;

- документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению (счета-фактуры, акты и др.);

7.5.4. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Резолюция накладывается на бланке установленного образца (приложение 6) или на любой свободной площади первого листа, кроме полей. Документы должны рассматриваться в суточный срок со дня поступления.

7.5.5. Содержание резолюции Министра вносится в СЭД, после чего документ передается на исполнение согласно резолюции.

7.5.6. Документы, подлежащие сканированию, поступившие в Министерство на бумажном носителе, сканируются и направляются исполнителям только в СЭД.

7.6. Порядок прохождения отправляемых документов

7.6.1. Организация работы с отправляемыми документами включает подготовку, согласование и подписание (утверждение) документов.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с настоящей Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование), должностными лицами, структурными подразделениями Министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа.

Все исходящие документы независимо от вида отправки представляются на подпись Министру в бумажном виде.

7.6.2. Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части (протоколы, приказы, и др.), готовятся сопроводительные письма.

До предоставления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа в соответствии с настоящей Инструкцией, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки.

7.6.3. Все исходящие документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну или информацию ограниченного доступа (конфиденциальную), а также ответов на обращения граждан, регистрируются в СЭД вне зависимости от вида (способа) отправки документа (система документооборота, электронная связь, почтовая связь и др.).

Внесение документа в СЭД, а также определение способа его отправки осуществляется исполнителем документа на этапе подготовки документа.

7.6.4 РКК документа, отправляемого вне системы электронного документооборота (почтовой, электронной, факсимильной связью), может не иметь вложений, в случае если прилагаемые документы не подлежат сканированию согласно подпункту 4 пункта 11.5. Инструкции.

7.6.5. Подписанный документ вместе с материалами, на основании которых исполнен и всеми необходимыми приложениями, передается для регистрации и отправления в отдел организации делопроизводства.

Сотрудник отдела организации делопроизводства, ответственный за регистрацию документов в Министерстве, проверяет правильность оформления документа и после этого регистрирует и проставляет исходящий номер на подписанный документ и в РКК документа.

Датой документа является дата его подписания.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

7.6.6. При отправке документа на бумажном носителе регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и в РКК документа в СЭД.

Копия документа передается в структурное подразделение, являющееся исполнителем документа, и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

7.6.7. Исполненные документы направляются в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

1) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

2) слова "В дело";

3) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Информация о направлении документа в дело вносится в РКК документа в СЭД сотрудником отдела организации делопроизводства.

7.6.8. Отправку документов на бумажных и электронных носителях в Министерстве осуществляет отдел организации делопроизводства.

Отправка корреспонденция на бумажных носителях осуществляется почтовой и факсимильной связью. Решение о виде доставки документа почтовой связью (простое, заказное, заказное с уведомлением отправление) принимает исполнитель документа.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

7.6.9. При необходимости отправки документа заказным почтовым отправлением в правом верхнем углу документа над реквизитом "адресат" указывается вид доставки (например: "заказное" или "заказное с уведомлением").

Заказными письмами с уведомлением о вручении в обязательном порядке направляются:

- документы строгой отчетности;

- документы в адрес суда и лиц, участвующих в деле;

- постановления и определения по делам об административных правонарушениях;

- извещения о рассмотрении дел об административных правонарушениях;

- трудовые книжки.

7.6.10. При необходимости отправки документа по электронной почте с официального электронного адреса Министерства в реквизите "адресат" в обязательном порядке указывается адрес электронной почты, на которую должен быть отправлен документ. В случае отсутствия в адресате документа электронного адреса, отдел организации делопроизводства осуществляет только почтовую отправку, а отправка документа адресату по электронной почте осуществляется исполнителем со своего электронного адреса.

В случае направления документа по электронной почте нескольким адресатам, исполнитель вместе с исходящим документом передает в отдел организации делопроизводства список рассылки с указанием электронных адресов получателей документа.

7.6.11. Документы, предназначенные для отправки факсимильной связью, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата или отправляются структурным подразделением самостоятельно после регистрации документа при наличии факсимильного аппарата.

7.6.12. В случае отправки документа факсимильной или электронной связью решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимается исполнителем документа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.6.14. Документы, не требующие регистрации в отделе организации делопроизводства, оформляются для рассылки структурными подразделениями. Документ, с необходимым количеством копий, листом рассылки (при необходимости указываются адреса), передаются в службу делопроизводства для отправки адресату.

7.6.15. Документы, поступившие на регистрацию и отправку почтовой связью до 15.00, отправляются в день регистрации. Документы, поступившие на регистрацию и отправку почтовой связью после 15.00, отправляются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие на отправку электронной или факсимильной связью до 16.00, отправляются в день регистрации. Документы, поступившие на регистрацию и отправку факсимильной или электронной связью после 16.00, отправляются в день регистрации или на следующий рабочий день.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее копирование, сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. Для медицинских организаций расположенных на территории г. Сыктывкара раскладка исходящей корреспонденции осуществляется в специальные ячейки, ежедневно.

Учет исходящей корреспонденции ведется сотрудником Отдела организации делопроизводства в "Журнале исходящей корреспонденции МЗ РК". На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется два раза в неделю (среда, пятница). Отправка ответов на обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляется ежедневно.

Исходящий документ, поступивший в отдел организации делопроизводства для регистрации и отправки на бумажном носителе, регистрируется только после поступления в отдел организации делопроизводства электронного документа в СЭД с поручением "На регистрацию".

7.6.16. Оттиск печати Министерства ставится на документах Министерства, их копиях с соблюдением следующих правил:

1) оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

2) оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым;

3) гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Перечень документов, на которые ставится печать:

- архивные справки;

- архивные копии;

- архивные выписки;

- государственные контракты;

- доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде или арбитраже и т.д.);

- должностные регламенты;

- должностные инструкции;

- договоры (о материальной ответственности, поставках, аренде помещений; об оказании услуг и т.д.);

- задания;

- командировочные удостоверения;

- образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

- письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

- положения о структурных подразделениях;

- постановления о привлечении к административной ответственности;

- поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк и т.д.);

- представления и ходатайства (о награждении грамотами, орденами и медалями и т.д.);

- сметы расходов (на содержание аппарата Министерства и т.д.);

- соглашения;

- справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

- титульные списки;

- удостоверения;

- унифицированные формы первичной учетной документации и бухгалтерских документов, утвержденные Госкомстатом России на которых имеется пометка "М.П." - место печати.

7.6.17. Заверение копий документов.

В случае необходимости представления копии заверенного документа, на копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", подтверждающая соответствие копии документа подлиннику, должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения.

Например:

"Верно

Начальник отдела организации делопроизводства

Личная подпись           И.О. Фамилия

17.07.2015 г.".

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Министерства.

7.7. Порядок отправки документов строгой отчетности

7.7.1. Документы строгой отчетности направляются адресату с сопроводительным письмом.

7.7.2. Исполнитель передает документы строгой отчетности на отправку в отдел организации делопроизводства в день отправки.

7.7.3. Отдел организации делопроизводства отправляет документы строгой отчетности адресату заказным письмом с уведомлением о вручении.

7.8. Прохождение внутренних документов

7.8.1. Прохождение внутренних документов Министерства на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

VIII. Контроль исполнения документов

8.1. Порядок контроля исполнения документов в Министерстве определяется в соответствии с правовыми актами Главы Республики Коми, Правительства Республики Коми, с настоящей Инструкцией.

8.2. Контролю подлежат поступающие в Министерство документы, требующие исполнения:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- федеральные законы;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- поручения Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

- запросы и обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации, членов Совета Федерации Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и их территориальных управлений в Республике Коми;

- поручения Главы Республики Коми;

- поручения Председателя Правительства Республики Коми, его заместителей;

- поручения Администрации Главы Республики Коми;

- обращения депутатов Государственного Совета Республики Коми;

- запросы органов исполнительной власти Республики Коми;

- обращения граждан;

- организационно-распорядительные документы Министерства.

8.3. Контроль исполнения документов в Министерстве включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

8.4. На документах, подлежащих контролю, в правом верхнем поле документа ставится штамп "Контроль".

8.5. Контроль исполнения документов (поручений) осуществляется:

а) отделом организации делопроизводства - за сроками исполнения поручений Главы Республики Коми, поручений Председателя Правительства Республики Коми, заместителей Председателя Правительства Республики Коми и других документов, поставленных на контроль.

б) руководителями структурных подразделений - по исполнению поручений в указанные сроки и в полном объеме поставленных вопросов.

8.6. Отдел организации делопроизводства ежедневно осуществляет упреждающий контроль за сроками исполнения документов в виде напоминаний на бумажном носителе за 3 дня до срока исполнения и в день исполнения документа.

Информация о находящихся на контроле документах ежемесячно предоставляется министру, его заместителям и руководителям структурных подразделений.

IX. Организация работы с документами в делопроизводстве

9.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, их передачу в архив Министерства в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами и иными методическими рекомендациями в области документационного обеспечения и архивного дела.

9.2. Документальный фонд Министерства

Министерство:

1) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разрабатывает и утверждает по согласованию с Государственным учреждением Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее - ГУ РК "Национальный архив РК") перечень документов, закрепляющий классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и отражающий состав и организацию документального фонда Министерства (номенклатуру дел).

9.3. Формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства, структурными подразделениями Министерства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

9.4. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков их хранения, разработанный на основании номенклатур дел структурных подразделений Министерства, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (при необходимости - иных перечней), оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

9.5. В Министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 8) и сводная номенклатура Министерства (приложение 9).

9.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 октября текущего года) ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом организации делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел организации делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел организации делопроизводства.

9.7. Сводная номенклатура дел составляется отделом организации делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений, при методической помощи ГУ РК "Национальный архив РК".

9.8. Сводная номенклатура дел Министерства подписывается начальником отдела организации делопроизводства, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) Министерства, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) ГУ РК "Национальный архив РК", и утверждается руководителем Министерства. Согласовывается номенклатура дел с ГУ РК "Национальный архив РК" не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Министерства.

9.9. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.10. Сводная номенклатура дел утверждается в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела организации делопроизводства. Второй используется в отделе организации делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве Министерства. Четвертый - передается в ГУ РК "Национальный архив РК" в качестве контрольного экземпляра в наблюдательное дело.

9.11. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

9.12. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений.

9.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

9.14. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются порядковые номера заголовков дел (томов, частей).

в графе 2 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

в графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Употребление сокращенных слов и сокращенных наименований учреждений допускается при наличии списка сокращений.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Управлением государственной гражданской службы Республики Коми по вопросам подготовки кадров".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые планы финансовых мероприятий";

"Годовые статистические отчеты о расходах на содержание зданий".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 4 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 5 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК" срок хранения.

В графе 6 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган для продолжения и др.

9.15. Если в течение года в Министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения, содержащие в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения, в обязательном порядке сообщаются службе делопроизводства. На основании итоговых записей структурных подразделений служба делопроизводства делает итоговую запись сводной номенклатуры дел Министерства.

9.17. Формирование и оформление дел.

1) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

2) дела формируются в Министерстве децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях;

3) формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива Министерства;

4) при формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Министерстве;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см;

5) внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, регламенты, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-запрос помещается за документом-ответом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

6) оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем архива Министерства;

7) в зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 10);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение 11);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 12);

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела);

8) обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 10)*

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование ГУ РК "Национальный архив РК" (в случае, если оформляется обложка дела постоянного срока хранения), наименование Министерства;

- наименование структурного подразделения;

- номер (индекс) дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование ГУ РК "Национальный архив РК", Министерства в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;

- номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК";

- дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих правовые акты, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки;

9) в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов в деле составляется лист-заверитель на отдельном листе (приложение 11).

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт;

10) для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 11).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела;

11) документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, итоговой записи не составлять.

9.18. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования, а затем, не ранее чем через один год и не позднее чем через два года после из завершения подлежат передаче в архив Министерства.

X. Порядок передачи документов на хранение в архив Министерства

10.1. Документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Министерства, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации,

подлежат хранению в ГУ РК "Национальный архив РК". До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в архиве Министерства.

Документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Министерства, передаются на постоянное хранение в ГУ РК "Национальный архив РК" в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

10.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования, а также подготовки к передаче документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Министерстве создается архив.

Архив Министерства создается как подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

10.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу службы делопроизводства и сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

10.4. Экспертиза ценности документов.

1) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

2) экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Министерства;

3) для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается Экспертная комиссия (далее - ЭК);

4) функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется Положением о ЭК;

5) экспертиза ценности документов постоянного и временных сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Министерства непосредственно сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива;

6) при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Министерства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

7) отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики (за исключением особо ценных), неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК;

8) по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению;

9) опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения). Описи дел состоят из годовых разделов, составляемых на основе описей дел структурных подразделений за определенные годы;

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

10) описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу (приложения 13, 14, 15, 16);

11) в структурных подразделениях Министерства описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Министерства. По этим описям документы сдаются в архив Министерства.

12) описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения 17, 18) и представляются в архив Министерства не ранее чем через один год, и не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве;

13) описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; крайние даты; срок хранения дела; количество листов в деле;

14) при составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.;

15) в конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера);

16) опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения;

17) опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах и представляется в архив Министерства не ранее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве и не позднее чем через два года завершения в делопроизводстве;

18) отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми (ЭПК Министерства) описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком;

19) акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Министерства (приложение 19). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

10.5. Подготовка и передача документов в архив.

1) в архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел;

2) дела с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Министерства не ранее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве и не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве;

3) дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Министерства не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке;

4) передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному сотрудником, ответственным за архив, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заведующим отдела организации делопроизводства;

5) в период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Министерства сотрудником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить;

6) прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив Министерства, в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив Министерства, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись;

7) в случае реорганизации структурного подразделения Министерства дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены;

8) в случае ликвидации структурного подразделения Министерства сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

XI. Особенности работы с электронными документами в Министерстве

11.1. В Министерстве создаются, хранятся и используются:

1) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

11.2. Электронный документ должен быть составлен, оформлен и согласован в соответствии с настоящей Инструкцией и иметь аналогичные реквизиты, установленные для документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, а также иметь иные сведения, позволяющие осуществлять учет и поиск документов в СЭД.

В целях учета и поиска документов в СЭД в Министерстве используются обязательные сведения о документах, перечень которых приведен в приложении 20 к настоящей Инструкции.

11.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Министерства (за исключением электронных документов сроком хранения свыше 10 лет, которые передаются на хранение в архив Министерства).

Документы, поступившие в Министерство на бумажном носителе от организации, не являющейся участником СЭД, включаются сотрудником отдела организации делопроизводства в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

11.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются сотрудниками отдела организации делопроизводства. При обработке документов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При получении и отправке электронных документов, подписанных электронной подписью, сотрудники отдела организации делопроизводства осуществляют проверку подлинности электронной подписи и в случае ее несоответствия возвращают электронный документ на доработку.

11.5. Электронные документы проходят регистрацию в СЭД Министерства в следующем порядке:

1) регистрация документов в СЭД производится строго в соответствии с видом документа: входящие документы регистрируются в электронном журнале "Входящая корреспонденция", исходящие документы регистрируются в электронном журнале "Исходящая корреспонденция";

2) каждый регистрируемый в СЭД входящий документ имеет свой уникальный регистрационный номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера. Значение поля "порядковый номер" формируется в СЭД автоматически на календарный год;

номер регистрируемого в СЭД исходящего документа состоит из порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел;

3) не подлежат регистрации в СЭД документы, указанные в п. 7.4.10;

4) регистрируются, но не подлежат сканированию следующие документы:

- оригиналы решений, постановлений и других судебных актов;

- судебные повестки;

- государственные контракты и договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры, соглашения, протоколы (регистрируются только сопроводительные письма);

- документы, содержащие персональные данные;

- формы бухгалтерской отчетности, направленные с сопроводительным письмом (сканируются только сопроводительные письма);

- формы статистической отчетности, направленные с сопроводительным письмом (сканируются только сопроводительные письма);

- документы с пометкой "конфиденциально";

- таблицы, формы отчётов, присланные для заполнения;

- документы по делам об административных правонарушениях;

- заявления на предоставление государственных услуг;

- заявления на получение лицензии;

- документы на награждение государственными наградами Российской Федерации, Республики Коми и иными видами награждений и поощрений (в СЭД регистрируются только сопроводительные письма).

5) на каждый регистрируемый в СЭД входящий документ заводится РКК документа, содержащая основные реквизиты документа и отражающая процесс его прохождения вплоть до исполнения. Сотрудник отдела организации делопроизводства при заполнении РКК входящего документа обязан:

а) определить тип документа;

б) определить вид документа;

в) заполнить выбранную РКК;

г) сохранить результаты ввода информации;

д) отправить документ на рассмотрение руководству;

6) после регистрации и присвоения регистрационного номера документ на бумажном носителе и его электронный образ в СЭД направляется руководству Министерства для рассмотрения и проставления резолюции;

7) все резолюции заносятся руководством Министерства либо сотрудником отдела организации делопроизводства в РКК документа в СЭД с обязательным заполнением полей:

а) фамилии исполнителей (если их несколько, то первым указывается ответственный исполнитель);

б) ответственного исполнителя;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

б) срока исполнения документа;

в) текста резолюции.

8) Документы, поступившие в Министерство в СЭД, направляются на исполнение в электронном виде в СЭД;

9) оригиналы входящих документов на бумажных носителях после рассмотрения руководством направляются хранятся в отделе организации делопроизводства в течение месяца;

10) в случае если документ подлежит регистрации в СЭД, но не подлежит сканированию, подлинник документа передается ответственному исполнителю, а соисполнителям направляется бумажная копия документа. При этом каждому исполнителю в СЭД направляется РКК документа с поручением руководителя.

11.6. Служебное письмо создается в СЭД в виде "исходящего письма" или "запроса".

При подготовке ответа на запрос необходимо обеспечить в СЭД связку ответа и запроса путем создания "связанного документа" и указания типа связи документов (например: ответ на входящий запрос, во исполнение, в соответствии и т.д.).

11.7. Автор исходящего документа, отправляемого по СЭД, обязан заполнить следующие поля РКК документа:

1) способ доставки документа (система документооборота);

2) получатель (организация) - список получателей документа;

3) адресат - сотрудник организации-получателя;

4) корреспондент (должностное лицо, подписывающее документ электронной цифровой подписью);

5) тему документа;

6) краткое содержание;

7) вложения (при их наличии), имеющие корректные, соответствующие содержанию названия.

11.8. При отправке исходящего документа вне СЭД (почтовой, факсимильной, электронной, курьерской связью) автор исходящего документа обязан заполнить следующие поля РКК документа:

1) способ доставки документа (почтовая, факсимильная, электронная, курьерская);

2) получатель (организация) - список получателей документа;

3) адресат - сотрудник организации-получателя;

4) тема документа;

5) краткое содержание;

6) вложения (при их наличии), имеющие корректные, соответствующие содержанию названия.

При отправке документа вне СЭД подписание документа электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП) не требуется.

11.9. Порядок отправки межведомственных писем:

1) исполнитель создает в СЭД "связанный документ", тип - "межведомственный", вид - "письмо", тип связи - "во исполнение" или "отправлен ответ на входящий запрос". Во вкладке "копировать из документа" необходимо поставить отметку напротив полей "тема" и "содержание", а также того документа, к которому было дано поручение;

2) при необходимости автозаполняемые поля "тема" и "краткое содержание" корректируются в произвольной форме, исходя из характера поручения и отчетной информации.

Например:

"Информация об исполнении пункта 2.2 протокола совещания... от ...".

3) во вкладке "файлы документа" добавляются файлы с информацией об исполнении поручения (например: письма с предложениями, проекты писем и т.д.). При направлении межведомственных писем в Администрацию Главы Республики Коми в обязательном порядке добавляется электронный образ документа, полученный в результате сканирования подписанного и зарегистрированного документа.

При необходимости заполняется вкладка "дополнительные сведения";

4) во вкладке "маршрут документа":

а) в поле "согласование документа с ЭЦП" путем последовательного нажатия кнопок "изменить маршрут для текущего документа" и "добавить поручение" указать фамилию и инициалы соответствующих должностных лиц, которые будут согласовывать (подписывать) письмо, независимо от наличия ЭЦП;

б) в поле "подписание документа с ЭЦП" путем последовательного нажатия кнопок "изменить маршрут для текущего документа" и "добавить поручение" указывается руководитель или исполняющий обязанности руководителя, который будет подписывать письмо.

Допускается вариант с использованием только одного поля "подписание документа с ЭЦП".

в) в поле "рассмотрение документа" путем последовательного нажатия кнопок "изменить маршрут для текущего документа" и "добавить поручение" выбрать получателя информации об исполнении поручения.

При необходимости отметка "в своей организации" может быть снята;

г) поле "описание" рекомендуется оставить без изменения (по умолчанию "рассмотреть документ");

д) поле "срок исполнения (в днях)" изменить значение с "1" на "5";

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

6) нажать кнопку "отправить по маршруту".

11.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Министерства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

11.11. При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте Министерства (приказов, служебных записок и др.) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, рассмотревшее, согласовавшее или подписавшее документ.

11.12. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Министра (заместителей министра) Министерства в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

11.13. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

11.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов временных сроков хранения, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.

Архивные электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов, утвержденного Министром (см. приложение 19).

XII. Учет печатей и штампов в Министерстве

12.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в Министерстве используются гербовые и другие печати и штампы.

Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Коми в Министерстве могут использоваться печати структурных подразделений и печати для отдельных категорий документов ("Для документов"), штампы.

12.2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Министерства, производится по разрешению министра или лица, исполняющего его обязанности в следующем порядке:

- заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи министра, его заместителей подписывается министром;

- все изготовленные печати и штампы учитываются материально ответственным лицом и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность;

- простые круглые мастичные печати (без изображения Государственного герба Республики Коми) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ;

- штампы с факсимильным воспроизведением подписи министра, его заместителей, при необходимости разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, направленных на ознакомление, а также при оформлении устных поручений в случае необходимости их срочной отправки исполнителям, с предварительным или последующим информированием лица, давшего поручение;

- использование факсимильных штампов при оформлении подлинников всех документов, оформлении писем, согласований проектов правовых актов и иных официальных документов не допускается;

- об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность министр или лицо, исполняющее его обязанности, и материально ответственное лицо;

- пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату материально ответственному лицу и уничтожаются по акту;

- контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, в пользовании которых они находятся.

В случае служебной необходимости по решению Министра допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

12.3. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, а также других должностных лиц, которым приказом Министерства предоставлены соответствующие полномочия.

12.4. Все изготовленные печати и штампы учитываются в Управлении учетной политики ГКУ РК "Центр обеспечения деятельности Минздрава РК", в журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (приложение 21). Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью.

Выдача печатей и штампов сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в сейфовых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Министерством, не допускается.

12.5. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати с изображением Государственного герба Республики Коми возлагается на заместителя министра, курирующего вопросы финансового обеспечения деятельности Министерства, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

12.6. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется Управлением учетной политики ГКУ РК "Центр обеспечения деятельности Минздрава РК", ответственным за учет печатей и штампов.

ХIII. Требования к работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Не для печати"

13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограниченность на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Не относятся к служебной информации ограниченного распространения:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан в целом, а также производственных объектов;

- описания структур органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об использовании бюджетов и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных систем органов исполнительной власти, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

13.2. На документах (в необходимых случаях проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометки "Для служебного пользования", "Не для печати", "Конфиденциально" и номер экземпляра. Указанные пометки и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

13.3. Необходимость проставления указанных отметок на документах и изданиях определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с "Перечнем сведений конфиденциального характера Министерства здравоохранения Республики Коми" (приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 16 ноября 2009 г. N 11/331).

13.4. Должностные лица несут персональную ответственность за соблюдение требований законодательства при принятии решения об отнесении к разряду ограниченного распространения информации. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный гражданский служащий (работник Министерства) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

13.5. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без указания Министра.

13.6. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются:

в отделе по мобилизационной работе - документы с грифом "Для служебного пользования";

в отделе организации делопроизводства - с грифом "Конфиденциально", "Не для печати".

В левом нижнем углу или на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных и размноженных экземпляров, фамилия и телефон исполнителя, фамилия специалиста, выполняющего машинописные работы и дату печатания документа.

Например:

отп. 1 экз. и разм. 55 экз.

по списку рассылки

исп. Фамилия (тел. 24-16-35)

печ. Фамилия

10.09.2015.

13.7. Отпечатанные и подписанные документы с грифом "Для служебного пользования" передаются на регистрацию в отдел по мобилизационной работе, с грифом "Конфиденциально" или "Не для печати" передаются на регистрацию в отдел организации делопроизводства. Черновики уничтожаются исполнителем документа или работниками отдела, регистрирующего документ, с отражением факта уничтожения в учетных формах. К регистрационному индексу документов "Для служебного пользования" добавляется пометка "ДСП", например, 01-31/5013 дсп. К регистрационному индексу документов "Конфиденциально" или "Не для печати" добавляется пометка "Конф", например, 01-31/5013 конф. Передаются работникам министерства под расписку.

13.8. Снимают копии с документов ограниченного распространения только на множительных аппаратах, в помещении под контролем специалиста отдела организации делопроизводства. Хранятся документы (копии документов) в запираемых шкафах и ящиках в подразделениях.

13.9. Пересылка документов с информацией ограниченного распространения "Конфиденциально" и "Не для печати" осуществляется через отдел организации делопроизводства (в соответствии с приказом Министерства здравоохранения Республики Коми от 13 августа 2010 г N 8/217 "Об утверждении Инструкции по работе с документами и сведениями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом "Конфиденциально") и отдел специальной связи (через фельдъегерскую службу или спецсвязь). При необходимости направления документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором каждому адресату проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем подразделения, подготовившего документ.

13.10. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы с пометкой "ДСП", также проставляется пометка "ДСП", на обложке дела, в которое помещены документы с пометкой "Конфиденциально" или "Не для печати", также проставляется пометка "Конфиденциально" или "Не для печати".

13.11. Уничтожение дел, документов, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту в подразделениях, где они хранятся. В комиссию по уничтожению обязательно включается работник того отдела, в котором был учтен документ. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах, магнитных носителях) об уничтожении делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

13.12. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометками "Для служебного пользования", "Конфиденциально" и "Не для печати", составляется акт приема-передачи, который утверждается руководителем структурного подразделения или лицом, исполняющим его обязанности.

13.13. Проверка наличия документов, дел и изданий проводится не реже одного раза в год комиссионно, результаты проверки оформляются актом.

В случае обнаружения утраты документов, дел и изданий, содержащих сведения ограниченного распространения, либо разглашения этих сведений по поручению министра (лица, исполняющего его обязанности) проводится служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывается министру. На утраченные документы, дела и издания составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

13.14. Ознакомление сотрудников структурных подразделений министерства и сторонних организаций с документами и делами ограниченного распространения, находящимися в архиве, осуществляется по разрешению министра, его заместителей, а также руководителей подразделений, готовивших документы. При этом документы и дела могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.

13.15. При снятии пометок "Для служебного пользования", "Конфиденциально" и "Не для печати" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. При этом информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

XIV. Машинописные и копировально-множительные работы

14.1. Печатание документов и материалов служебного характера осуществляется структурными подразделениями Министерства.

14.2. Централизованно в отделе организации делопроизводства Министерства осуществляется копирование документов и материалов служебного характера для подразделений Министерства.

14.3. Материалы, подлежащие копированию отделом организации делопроизводства, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

14.4. Копирование документов выполняется в порядке их поступления. Срочные документы копируются вне очереди. Срочность их выполнения определяется заведующим отдела организации делопроизводства или руководителями структурных подразделений Министерства.

XV. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

15.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приёма текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания Министерства, и устанавливаются в приемных министра и его заместителей.

15.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается, а также запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

15.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного, графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать, как правило, 5 листов.

15.4. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы министром или его заместителями. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.

15.5. Передачу и прием факсограмм осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК                           Протокол ЭПМК ГУ РК

Министерства здравоохранения          "Национальный архив РК"

Республики Коми

от 01.08.2016 г. N 2                  от 16.08.2016 г. N 4

<< Назад		Приложение 1. >> Приказ Министерства Республики Коми
	Содержание Приказ Министерства здравоохранения Республики Коми от 23 мая 2016 г. N 5/223 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Республики Коми

С изменениями и дополнениями от:

ГАРАНТ:

Информация об изменениях:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Приложение 1. Приказ Министерства Республики Коми

Приложение 2. Протокол совещания, оформляемый в полной форме

Приложение 3. Протокол совещания, оформляемый в краткой форме

Приложение 4. Выписка из протокола совещания

Приложение 5. Служебное письмо Министерства

Приложение 6. Поручение должностных лиц Министерства

Приложение 7. Служебная записка структурных подразделений Министерства

Приложение 8. Номенклатура дел структурных подразделений

Приложение 9. Сводная номенклатура дел

Приложение 10. Обложка дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу

Приложение 11. Лист-заверителя дела

Приложение 12. Внутренняя опись документов дела

Приложение 13. Сводная опись дел постоянного хранения

Приложение 14. Опись дел по личному составу

Приложение 15. Опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 16. Опись электронных дел, документов постоянного хранения

Приложение 17. Опись дел по личному составу

Приложение 18. Опись электронных дел, документов

Приложение 19. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение 20. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота

Приложение 21. Журнал учета печатей и штампов

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас