Приложение N 8. Порядок выдачи под отчет денежных средств, составления и представления отчетов подотчетными лицами департамента информационной политики Краснодарского края

Приложение N 8
к Положению об учетной политике
департамента информационной политики
Краснодарского края, утвержденному
приказом руководителя департамента
от 27.12.2018 N 184

Порядок
выдачи под отчет денежных средств, составления и представления отчетов подотчетными лицами департамента информационной политики Краснодарского края

1. Общие положения

Порядок выдачи под отчет денежных средств, составления и представления отчетов подотчетными лицами департамента информационной политики Краснодарского края (далее - департамент) устанавливает единые правила расчетов с подотчетными лицами.

2. Порядок выдачи денежных средств под отчет

2.1. Денежные средства выдаются (перечисляются) под отчет:

на административно-хозяйственные нужды;

покрытие (возмещение) затрат, связанных со служебными командировками.

2.2. Получать подотчетные суммы на административно-хозяйственные нужды имеют право работники, замещающие должности, которые приведены в перечне, утверждаемом приказом руководителя департамента.

2.3. Сумма денежных средств, выдаваемых под отчет одному лицу на административно-хозяйственные нужды, с учетом перерасхода, не может превышать 100 ООО (сто тысяч) руб.

2.4. Денежные средства под отчет на административно-хозяйственные нужды перечисляются на банковские карты сотрудников департамента или выдаются по расходным кассовым ордерам из кассы департамента.

2.5. Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на административно-хозяйственные нужды составляет 15 календарных дней.

2.6. Подотчетные суммы на осуществление командировочных расходов выдаются работникам, состоящим в трудовых отношениях, при направлении в служебную командировку в соответствии с приказом руководителя департамента.

2.7. Авансы на расходы, связанные со служебными командировками, перечисляются на банковские карты сотрудников департамента или выдаются по расходным кассовым ордерам из кассы департамента.

2.8. Для получения денежных средств под отчет работник оформляет письменное заявление с указанием суммы аванса, его назначения, расчета (обоснования) его размера, срока, на который он выдается и другие необходимые данные.

2.9. Заявление передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности департамента для визирования. Сотрудник отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента проверяет состояние расчетов с данным работником по выданным ему ранее под отчет суммам, делает пометку в заявлении о наличии или отсутствии непогашенной задолженности работника по подотчетным суммам и передает на подпись руководителю департамента или его заместителю.

2.10. Руководитель департамента или его заместитель в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и указывает на нем сумму выдаваемых (перечисляемых) под отчет работнику денежных средств и срок, на который они выдаются, ставит подпись и дату.

2.11. Выдача (перечисление) денежных средств под отчет производится при условии, что за подотчетным лицом нет задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления Авансового отчета (форма по ОКУД 0504505).

2.12. Максимальный срок выдачи денежных средств под отчет на командировочные расходы - на срок командировки.

2.13. Передача выданных (перечисленных) под отчет денежных средств одним лицом другому запрещается.

2.14. В исключительных случаях, когда работник с разрешения руководителя департамента или его заместителя произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение таких расходов. Основанием для этого является Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505) работника об израсходованных средствах, утвержденный руководителем департамента или его заместителем, с приложением подтверждающих документов.

3. Порядок представления отчетности подотчетными лицами

3.1. По израсходованным суммам подотчетное лицо представляет Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

3.2. Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505) по расходам на административно-хозяйственные нужды представляется подотчетным лицом не позднее трех рабочих дней со дня истечения срока, на который были выданы денежные средства.

3.3. Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505) по командировочным расходам представляется работником не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

3.4. Если работник департамента по объективным причинам не может представить в установленный срок Авансовый отчет, то на основании объяснительной записки сотрудника срок представления авансового отчета продлевается до дня, когда сотрудник приступил к работе.

3.5. Сотрудник отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента, ответственный за оформление соответствующих фактов хозяйственной жизни, проверяют правильность оформления Авансового отчета (форма по ОКУД 0504505), наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.

3.6. Все прилагаемые к Авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации: с заполнением необходимых граф, указанием реквизитов, наличием подписей и т.д.

3.7. Проверенный Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505) утверждает руководитель департамента или его заместитель. После этого отчет принимается к учету.

3.8. Проверка и утверждение Авансового отчета осуществляются в течение трех рабочих дней со дня его представления подотчетным лицом.

3.9. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) в течение 30 календарных дней перечисляются на банковские карты сотрудников.

3.10. Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу департамента по приходному кассовому ордеру в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях, - в день выхода на работу.

3.11. Перерасход по Авансовому отчету выплачивается подотчетному лицу в течение трех рабочих дней со дня утверждения Авансового отчета руководителем департамента или его заместителем.

3.12. В случае непредставления Авансового отчета в установленный срок работник обязан возвратить выданные ему наличные средства и предоставить объяснительную записку в произвольной форме на имя руководителя департамента с указанием причин нарушения срока.

3.13. В случае невозврата (неполного возврата) в установленный срок остатка выданных под отчет денежных средств задолженность подотчетного лица погашается путем удержания из его заработной платы с соблюдением ограничений, установленных частью 3 статьи 137, частью 1 статьи 138 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.14. При увольнении работника, имеющего задолженность по подотчетным суммам, остаток этой задолженности удерживается из причитающихся при увольнении работнику выплат.

Начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности департамента информационной политики Краснодарского края

В.А. Хрыськова