Приложение. Административный регламент предоставления архивным отделом администрации МР "Тарусский район" муниципальной услуги "Выдача архивных справок"

Приложение
к постановлению
Администрации
Тарусского района
Калужской области
от 19 сентября 2014 г. N 1078

Административный регламент
предоставления архивным отделом администрации МР "Тарусский район" муниципальной услуги "Выдача архивных справок"

С изменениями и дополнениями от:

30 июня 2016 г.

1. Общие положения

1.1 Предмет регулирования административного регламента предоставления муниципальной услуги

Настоящий административный регламент разработан во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Предметом регулирования административного регламента является качественное исполнение и доступность результата оказания муниципальной услуги по выдаче в установленном порядке архивных справок, создание комфортных условий для граждан; результатов оказания муниципальной услуги, определение сроков и последовательности действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.

Целью разработки настоящего административного регламента является обеспечение граждан возможностью получения наиболее полной и объективной информации, связанной с предоставлением муниципальной услуги "Выдача архивных справок".

1.2. Описание заявителей

Заявителями муниципальной услуги "Выдача архивных справок" являются физические и юридические лица. От имени заявителя с заявлением о предоставлении Муниципальной услуги имеют право обратиться его законные представители или представители, имеющие нотариально удостоверенную доверенность.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги

1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы, адресах официальных сайтов и справочных телефонах архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок

Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется непосредственно специалистами архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок, а также с использованием:

- государственных информационных систем Калужской области "Реестр государственных услуг Калужской области;

- "Портала государственных услуг (функций) Калужской области" (www.gosuslugi.ru);

- средств массовой информации;

Адрес архивного отдела администрации МР "Тарусский район": 249100, г. Таруса, ул. Октябрьская, д. 5;

Официальный сайт администрации МР "Тарусский район": http://www.mo.tarusa.ru

Справочные телефоны: (8-48435) 2-56-06;

График работы:

понедельник - четверг с 08.00 до 17.15

пятница с 08.00 до 16.00

вторник, среда, пятница - не приёмные дни

суббота-воскресенье выходной

Обеденный перерыв: с 13-00 до 14-00.

1.3.2. Порядок получения информации заявителями

На официальном сайте администрации МР "Тарусский район" размещается следующая информация по порядку предоставления муниципальной услуги:

- наименование муниципальной услуги;

- справочная информация об адресах, контактах и графике работы органа исполнительной власти, архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок;

- правовые основания для предоставления муниципальной услуги;

- описание заявителей;

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- сроки предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;

- образцы оформления документов в электронном виде, необходимых для предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Информация о предоставлении муниципальной услуги доводится до граждан:

- в средствах массовой информации;

- на информационных стендах архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок;

- в сети Интернет с использованием федеральной государственной информационной системы "Портал государственных услуг (функций) Калужской области" (www.gosuslugi.ru);

- информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования.

Информация на стендах должна иметь дату размещения.

Консультирование по процедуре предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, проводится: в устной (лично или по телефону) или письменной формах.

а) при личном обращении заявителей в архивный отдел администрации МР "Тарусский район", наделенный государственными полномочиями по выдаче архивных справок, по вопросам предоставления муниципальной услуги специалисты проводят консультации по следующим вопросам:

- правовые основания для предоставления муниципальной услуги;

- описание заявителей;

- порядок предоставления муниципальной услуги;

- порядок получения муниципальной услуги;

- сроки предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги;

- по иным вопросам

При ответах на телефонные звонки и личные обращения граждан специалист архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок, отвечающий за предоставление муниципальной услуги (далее - специалист архивного отдела), подробно и в вежливой форме информирует обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела администрации МР "Тарусский район", наделенного государственными полномочиями по выдаче архивных справок, фамилии, имени и отчества специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалистом, принявшим звонок, дать ответ на поставленный вопрос, телефонный звонок должен быть переадресован на другое лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен номер телефона, по которому можно получить запрашиваемую информацию.

Основными требованиями при консультировании являются: актуальность, компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультирования, наглядность форм подачи материала, удобство и доступность.

Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании либо по телефону не может превышать 10 минут.

б) письменное информирование осуществляется при получении обращения заявителя о предоставлении письменной консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги. Ответ на обращение готовится в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Письменный ответ на обращение должен содержать фамилию и номер телефона исполнителя и направляться по почтовому адресу, указанному в обращении.

В случае, если в обращении о предоставлении письменной консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги не указаны фамилия заявителя, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги предоставляется бесплатно.

1.3.3. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги

Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается на стендах в местах предоставления муниципальной услуги, а также в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на официальных сайтах органов исполнительной власти, в государственных информационных системах Калужской области "Интернет-портал органов власти Калужской области", "Реестр государственных услуг (функций) Калужской области", "Портал государственных услуг (функций) Калужской области".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок" (далее муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа исполнительной власти, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации МР "Тарусский район (далее архивный отдел).

2.3 Описание результата предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является: поиск, оформление и выдача архивных справок, копий, выписок на основе документов, поступивших на хранение в отдел.

2.3.1. Архивная справка - документ, составленный на бланке отдела имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

2.3.2. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов, единицы хранения заверенное в установленном порядке.

2.3.3. Архивная выписка - документ, составленный на бланке отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номера листов единицы хранения.

2.3.4. Информационное письмо - письмо, составленное на бланке отдела, содержащее:

- информацию о наличии в отделе архивных документов (или их отсутствии) по определенной теме, проблеме;

- уведомление заявителю о переадресовании предоставления муниципальной услуги в соответствующие органы и должностным лицам, в компетенции которых входит решение поставленных в обращении (запросе) вопросов;

- уведомление заявителю об отказе в предоставлении муниципальной услуги по существу;

2.3.5. Тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров.

2.3.6. Тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме.

2.4 Срок предоставления муниципальной услуги

Запросы пользователей, поступившие в отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Запросы органа местного самоуправления связанные с исполнениями своих полномочий и функций исполняются в течение 10 дней.

Контрольные документы исполняются в сроки, установленные в поручении.

В случае, если запрашиваемая органом государственной власти информация не может быть предоставлена в вышеуказанный срок, или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, начальник архивного отдела (в его отсутствие исполняющий обязанности начальника архивного отдела) согласовывает с уполномоченным лицом органа государственной власти (автором запроса) срок предоставления информации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрации, направляется в другой архив или организацию, где хранятся архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.

Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату отдела - 15 дней с момента его регистрации.

При поступлении в отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, отдел в 15-дневный срок запрашивает пользователя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего не рабочему дню.

Процедура предоставления муниципальной услуги завершается направлением пользователю результата в письменной форме на русском государственном языке Российской Федерации.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации (ст. 23, ч. 2 ст. 24);

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 24, 25, 26);

- Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (ст. 6 п. 4, ст. 17);

- Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрении обращений граждан Российской Федерации";

- Законом РФ от 21.07.1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

- Законом РФ от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1197 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29.10.2010 г. N 321 "Об утверждении административного регламента исполнения Министерства юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах подлежащих вывозу за границу";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

- Уставом МО "Тарусский район".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (заявление) пользователя в адрес отдела о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (приложения N 1, N 2, N 3).

В заявлении с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения. В заявлении пользователи указывают следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации, которой оно адресовано;

- полное наименование пользователя (наименование юридического лица; фамилия, имя, отчество для граждан), юридический или фактический почтовый адрес пользователя (почтовый адрес места жительства для граждан) и (или) электронный адрес (при его наличии);

- перечень запрашиваемых сведений (интересующая пользователей тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации);

- дата;

- подпись.

Обращение (заявление) в архивный отдел на предоставление муниципальной услуги:

- может быть заполнено от руки или машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств;

- может быть оформлено как заявителем, так и специалистами архивного отдела.

Обращение (заявление) собственноручно подписывается пользователем либо его уполномоченным представителем.

Для получения сведений социально-правового характера представляется копия трудовой книжки.

В случае, если запрашиваемая информация содержит сведения о личной или семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, для получения муниципальной услуги граждане и лица, уполномоченные ими на основании доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, представляют в отдел следующие документы:

1) обращение (заявление) о представлении информации,

2) документ, удостоверяющий личность заявителя,

3) письменное разрешение гражданина, а после его смерти письменное разрешение наследников данного гражданина, на доступ к архивным документам, содержащим указанные сведения (для третьих лиц).

В случае, если собственник или владелец архивных документов, находящихся в частной собственности, установили условия по их использованию, заявитель для предоставления муниципальной услуги предоставляет в отдел:

1) обращение (заявление) о предоставлении информации,

2) документ, удостоверяющий личность заявителя,

3) письменное разрешение собственника (владельца) архивных документов.

В случае, если запрашиваемая информация содержит государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, доступ к архивным документам осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Не принимаются к рассмотрению обращения (заявления), содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.

Запрещено требовать от заявителя представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Калужской области, муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Информационное обеспечение пользователей осуществляется при наличии в архивном отделе соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей.

Заявителю может быть отказано в приёме документов и предоставлении муниципальной услуги в следующих случаях:

- отсутствия в обращении (заявлении) необходимых сведений поиска запрашиваемой информации;

- отсутствия у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- отсутствия у заявителя письменного разрешения собственника (владельца) архивных документов на их использование;

- отсутствия в обращении (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового или электронного адреса заявителя;

- если текст письменного обращения (заявления) не поддается прочтению. В этом случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителям, направившим обращение (заявлении), если фамилия гражданина, наименование предприятия, организации, учреждения и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в письменном обращении (заявлении) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно (не менее двух раз) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (запросами), и при этом в обращении (запросе) не приводятся новые доводы или обстоятельства;

- если от заявителя поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения (заявления).

2.8. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы за предоставления муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.

2.9. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.10. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Поступивший запрос заявителя регистрируется в день поступления специалистом архивного отдела. Регистрация одного заявления не превышает 10 минут.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Тарусского района Калужской области от 30 июня 2016 г. N 517 пункт 2.11 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу с момента официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.11. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, местам заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.11.1. Места предоставления муниципальной услуги должны отвечать следующим требованиям:

здание, в котором расположен отдел администрации МР "Тарусский район", должно быть оборудовано входом для свободного доступа заинтересованных лиц;

центральный вход в здание, в котором расположен архивный отдела администрации МР "Тарусский район" должно быть оборудовано информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, месте нахождения, режиме работы учреждений.

2.11.2. Помещения для работы с заинтересованными лицами оборудуются соответствующими информационными стендами, вывесками, указателями.

Визуальная текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на информационных стендах помещении для ожидания и приема граждан (устанавливаются в удобном для граждан месте), а также на "Едином портале государственных и муниципальных услуг (функций)" или на "Портале государственных услуг (функций) Калужской области", на официальном сайте администрации МР "Тарусский район".

Оформление визуальной текстовой информации о порядке предоставления муниципальной услуги должно соответствовать оптимальному зрительному восприятию этой информации гражданами.

2.11.3. Специалисты отдела администрации МР "Тарусский район", предоставляющие муниципальную услугу, обеспечиваются личными нагрудными идентификационными карточками (бейджами) с указанием фамилии, имени, отчества и должности, либо настольными табличками аналогичного содержания.

Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги, и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.

2.11.4. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заинтересованных лиц и оптимальным условиям работы специалистов, в том числе необходимо наличие доступных мест общего пользования (туалет).

Места ожидания в очереди на консультацию или получение результатов муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, кресельными секциями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

Места для заполнения документов оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями в количестве, достаточном для оформления документов заинтересованными лицами.

В помещениях для специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, и местах ожидания и приема заинтересованных лиц необходимо наличие средств пожаротушения и системы оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.11.5. В соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов им обеспечиваются:

- условия беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором она предоставляется, а также для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;

- возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты (здания, помещения), в которых предоставляются услуги, а также входа в такие объекты и выхода из них;

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и возможность самостоятельного передвижения;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к

объектам (зданиям, помещениям), в которых предоставляются услуги, и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

- допуск собаки-проводника на объекты (здания, помещения), в которых предоставляются услуги;

- оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

В случае невозможности полностью приспособить объект с учетом потребностей инвалидов собственник объекта в соответствии с частью 4 статьи 15 Федерального закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" должен принимать меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления услуги, либо когда это возможно, обеспечить ее предоставление по месту жительства инвалида или в дистанционном режиме.

Порядок обеспечения условий доступности для инвалидов объектов и предоставляемых услуг в администрации МР "Тарусский район", а также оказания им при этом необходимой помощи определен Постановлением администрации МР "Тарусский район" от 06.06.2016 г. N 441.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показателями доступности услуги являются:

- открытость деятельности органа, предоставляющего муниципальную услугу;

- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья;

Показателями качества услуги являются:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;

- соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на действия(бездействие) и

- решения, принятые должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги;

- количество взаимодействий заявителя (физического лица/представителей бизнес сообщества - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги - 2.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1 Прием и проверка представленных заявителем документов, запрос недостающих документов

Прием заявления и проверка представленных заявителем документов на предмет их соответствия требованиям законодательства, с оценкой их полноты и достоверности. осуществляется специалистами архивного отдела. В случае отсутствия достаточных данных для организации выявления запрашиваемых сведений в архивном отделе, нечетко, неправильно сформулированном обращении (заявлении), работник отдела информирует об этом пользователя и предлагает уточнить или дополнить обращение (заявление).

При получении обращения (заявления) по почте или электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса пользователя, ему направляется письменное уведомление о приеме обращения (заявления) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (заявление) распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Прием заявления и проверка представленных заявителем документов не превышают 30 минут.

3.2. Запрос документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления, организациях, и которые не были представлены заявителем

В случае, если обращение (заявление) пользователя требует исполнения несколькими организациями, специалист отдела направляет в соответствующие организации копии обращения (заявления) с указанием о направлении ответа в адрес пользователя.

Одновременно с направлением обращения (заявления) на исполнение в соответствующий архив или организацию, специалист отдела письменно уведомляет об этом пользователя.

3.3. Принятие решения о предоставлении (отказе в предоставлении) муниципальной услуги и уведомление заявителя о принятом решении

Специалисты отдела, ведущие прием обращений (заявлений) для предоставления муниципальной услуги, осуществляют их регистрацию. Регистрация обращений (заявлений) производится в день их поступления.

3.4. Регистрация обращения (заявления) пользователя на предоставление муниципальной услуги является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги

В случае выявления несоответствия документов, заявитель информируется в письменной форме об имеющихся недостатках, способах и сроках их устранения и о приостановлении рассмотрения заявления до поступления в архивный отдел недостающих сведений и (или) документов и материалов.

В случае отказа или приостановки предоставления муниципальной услуги заявителю направляется уведомление за подписью начальника архивного отдела с указанием его причины.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется уведомление заявителю с изложением факта и причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения в форме письма. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения запрашиваемых документов.

Уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются в адрес заявителя по почтовому адресу.

При отсутствии у пользователя права на предоставление муниципальной услуги, специалист отдела готовит мотивированный отказ пользователю в ее предоставлении и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.5. Подготовка документов и выдача их заявителю

Подготовка ответов на письменные обращения (заявления) пользователей включает оформление следующих видов документов:

- архивных справок,

- архивных выписок,

- архивных копий,

- информационных писем,

- тематический перечень архивных документов,

- тематическая подборка копий архивных документов.

а) Архивная справка.

Архивная справка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении (заявлении), не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, совпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов, единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, заверяется печатью архивного

отдела в левом нижнем углу, указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Для проставления апостиля архивная справка направляется в Управление по делам архивов Калужской области: 248000 г. Калуга, пл. Старый торг, д. 6.

Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двухсторонние соглашения о сотрудничестве.

б) Архивная выписка.

Архивная выписка составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная выписка".

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть даны исчерпывающие сведения по вопросам, указанным в обращении (заявлении) пользователя.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста и оригинала неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающихся прочтению вследствие повреждения текста. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов, единицы хранения архивного документа.

в) Архивная копия.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов, единиц хранения архивного документа.

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы архивной копии прошиваются на 5 проколов нитью. Длинные концы нити скрепляются путем наклейки заверительной надписи, в которой указано количество листов копии документа цифрами и прописью, дата изготовления копии, подпись и должность заведующий отделом. Подпись начальника архивного отдела заверяется печатью отдела, проставленной так, чтобы она располагалась на наклейке и листе копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения и проставляют печать отдела.

г) Информационное письмо.

В случае, если обращение (заявление) не может быть исполнено, пользователю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д.

Пользователю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения заявления, адреса соответствующих архивов и организаций.

Ответы пользователям подписывает начальником архивного отделом.

Ответ пользователям дается на государственном языке Российской Федерации.

Ответ оформляется на бланке отдела. В ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, исходящий регистрационный номер.

В левом нижнем углу документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона.

Рассмотрение обращения (заявления) пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и пользователь проинформирован о результатах рассмотрения.

Результат муниципальной услуги, составленный на нескольких листах, должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и (или) подписью с указанием количества листов в документе.

Выдача пользователю архивной справки, архивной выписки и архивной копии осуществляется специалистом архивного отдела при предъявлении им паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационные письма на обращения (заявления) пользователей высылаются по почте простыми письмами.

Муниципальная услуга считается предоставленной после направления пользователю архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма на обращения (заявления) пользователей.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента по предоставлению муниципальной услуги

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением специалистами ОМСУ, наделенного полномочиями по выдаче архивных справок, положений административного регламента предоставления муниципальной услуги и иных нормативных правовых документов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистом положений настоящего административного регламента.

Контроль за деятельностью начальника архивного отдела осуществляет Глава администрации МР "Тарусский район".

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги

Проведение проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы), тематический характер (проверка предоставления Муниципальной услуги по отдельным видам прав и сделок, отдельным категориям потребителей) и внеплановый характер (по конкретному обращению потребителя результатов предоставления муниципальной услуги).

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.3. Ответственность специалистов ОМСУ, наделенного полномочиями по исполнению муниципальной услуги за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

Ответственность за качество оказания муниципальной услуги возлагается на начальника архивного отдела.

Специалист архивного отдела, ответственный за муниципальной услуги, несет персональную ответственность за;

- соблюдение порядка рассмотрения обращений (заявлений) пользователей,

- соблюдение сроков исполнения обращений (заявлений) пользователей.

- полноту и качество исполнения обращения (заявлений) пользователей.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) ОМСУ, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1 Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги

Пользователи, полагающие, что в ходе исполнения обязанности по предоставлению муниципальной услуги были нарушены их права, или на них незаконно были возложены какие-либо обязанности, могут обратиться с жалобой на действия (бездействие) или принятые решения лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является нарушение прав пользователя по предоставлению муниципальной услуги по выдаче в установленном порядке архивных справок.

Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы (претензии) либо приостановлении ее рассмотрения

Ответ на жалобу не дается в случаях, если в жалобе не указаны:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступившее в администрацию МР "Тарусский район" обращение (жалоба).

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

5.5. Права заявителей на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы (претензии)

Каждый пользователь имеет право получить муниципальную услугу, а муниципальные служащие отдела обязаны предоставить ему возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на предоставление информации.

5.6. Органы местного самоуправления и должностные лица, которым может быть адресована жалоба (претензия) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

Жалоба может быть направлена в письменной форме в адрес Главы администрации МР "Тарусский район", куратору отдела - управляющему делами аппарата администрации МР "Тарусский район".

Жалоба может быть подана в устной форме на личном приеме Главе администрации МР "Тарусский район", куратору отдела - управляющему делами аппарата администрации МР "Тарусский район", начальнику архивного отдела.

Лицо, ответственное за прием жалоб - заведующий отделом организационно-контрольной работы администрации МР "Тарусский район". Тел.: (8 48 435) 2-51-30. График работы: понедельник - четверг с 8:00 до 17:15. Пятница с 8:00 до 16:00. Обед с 13:00 до 14:00.

5.7. Сроки рассмотрения жалобы (претензии)

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.8. Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении жалобы, либо об отказе в удовлетворении жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.