Вопрос: Правомерно ли хранение трудовых книжек сотрудников организации в аутсорсинговой компании, работников дочернего общества в материнской организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.)

Правомерно ли хранить трудовые книжки сотрудников организации (АО) в кадровом отделе аутсорсинговой компании (ООО)? Правомерно ли хранить трудовые книжки сотрудников дочерней организации в кадровом отделе материнской компании (АО)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Хранение трудовых книжек сотрудников организации (АО) в кадровом отделе аутсорсинговой компании (ООО), как и хранение трудовых книжек работников дочернего общества в материнской организации (АО), противоречит трудовому законодательству.

Обоснование вывода:

Трудовым законодательством установлен ряд требований, связанных с ведением работодателями трудовых книжек работников. В соответствии с частью третьей ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). Аналогичная норма предусмотрена п. 2 и п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок). Согласно части четвертой ст. 20 ТК РФ работодатель - это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. Напомним, что трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ). При этом трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ либо фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ).

На основании п. 42 Порядка на работодателя возложена обязанность организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек осуществляет уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Между тем обязательные для исполнения приказы и распоряжения работодатель вправе издавать лишь в отношении своих работников. Лица, не состоящие в трудовых отношениях с организацией, не обязаны подчиняться установленным в этой организации правилам внутреннего трудового распорядка и распоряжениям, издаваемым ее руководителем (часть вторая ст. 21 ТК РФ). Следовательно, ведение, хранение, учет и выдача трудовых книжек должны осуществляться исключительно лицами, состоящими в штате организации-работодателя. Таким образом, для понимания того, в какой организации в соответствии с законом должны храниться трудовые книжки, юридически значимым обстоятельством является факт, устанавливающий, какая из организаций в рассматриваемой ситуации является работодателем для работников. Другими словами, с какой из перечисленных в вопросе организаций у работников возникли трудовые отношения.

В связи с этим отметим, что понятия "аутсорсинговая" компания, "дочерняя" и "материнская" организации в трудовом законодательстве не содержатся. Термин "аутсорсинг" получил распространение в гражданском обороте и обозначает отношения по оказанию услуг, хотя законодательного определения этого понятия не существует. На практике указанный термин понимается двояко. Одним из значений понятия "аутсорсинг" является передача определенных процессов, необходимых для осуществления заказчиком (юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) его деятельности, на обслуживание стороннему лицу (исполнителю). Речь идет о ситуациях, когда хозяйствующему субъекту невыгодно сохранять в штате должности, непосредственно не связанные с его основной деятельностью (например бухгалтера или юриста), и он передает деятельность, соответствующую выполнению трудовой функции по этим должностям, на обслуживание другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, заключая с ним договор об оказании услуг (о бухгалтерском обслуживании, о юридическом сопровождении деятельности заказчика, о кадровом учете и т.д.). По существу аутсорсинг в этом смысле является обычным возмездным оказанием услуг*(1), которое регулируется нормами главы 39 ГК РФ, и каких-либо ограничений в оказании таких услуг законодательство не устанавливает.

В другом значении под аутсорсингом понимаются отношения по предоставлению работодателем (исполнителем аутсорсинговых услуг) труда своих работников в распоряжение заказчика таких услуг, в рамках которых заказчик не вступает с работниками в трудовые отношения, но приобретает в отношении них право отдавать распоряжения и контролировать ход выполнения ими работы. Такое предоставление труда работников иначе именуется заемным трудом. С 01.01.2016 заемный труд, то есть труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника, запрещен законом (ст. 56.1 ТК РФ). Однако в некоторых случаях закон разрешает работодателям временно направлять своих работников для работы у другого лица, которое не является для них работодателем, в интересах, под управлением и контролем этого лица. Такое направление работников является предметом договора о предоставлении труда работников (персонала) (далее также - договор о предоставлении персонала). Термин "аутсорсинг", в законе не упоминается, хотя в сущности речь идет о тех же правоотношениях (смотрите также Энциклопедию решений. Аутсорсинг и аутстаффинг (декабрь 2023 г.)). По договору о предоставлении персонала исполнитель направляет временно своих работников с их согласия к заказчику для выполнения этими работниками определенных их трудовыми договорами трудовых функций в интересах, под управлением и контролем заказчика, а заказчик обязуется оплатить услуги по предоставлению труда работников (персонала) и использовать труд направленных к нему работников в соответствии с трудовыми функциями, определенными трудовыми договорами, заключенными этими работниками с исполнителем (пп. 1, 2 ст. 18.1 закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации", далее - Закон N 1032-1). Как следует из приведенной нормы, сторонами договора о предоставлении персонала являются заказчик (принимающая сторона) и исполнитель (направляющая сторона). Как правило, деятельность по предоставлению труда работников могут осуществлять аккредитованные в установленном порядке частные агентства занятости. В некоторых случаях такой деятельностью могут заниматься другие юридические лица (часть первая ст. 341.1 ТК РФ, пп. 1, 3 ст. 18.1 Закона РФ N 1032-1). Независимо от того, является ли направляющей стороной частное агентство занятости или другое лицо, основанием для работы сотрудников такой организации у принимающей стороны всегда является договор о предоставлении персонала. Между тем особенности регулирования труда работников, направляемых временно к другим юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала), работодателем, не являющимся частным агентством занятости, устанавливаются федеральным законом (смотрите ст. 341.3 ТК РФ, а также подп. 2 п. 3 ст. 18.1 Закона N 1032-1). На сегодняшний день такой федеральный закон еще не принят, что позволяет усомниться в правомерности оказания услуг по предоставлению персонала юридическими лицами, не являющимися частными агентствами занятости*(2).

Отметим, что аутсорсинг при его толковании в любом из перечисленных выше значений не влечет как таковой смены работодателя у работников. Так, например, при передаче работодателем (акционерным обществом (АО)) ведения кадрового учета сторонней организации (аутсорсинговой компании, обществу с ограниченной ответственностью (ООО)) для работников АО работодателем остается по-прежнему АО. Другими словами, работодатель (АО) передает лишь исполнение функции по ведению кадрового учета аутсорсинговой организации, в то время как трудовые договоры с работниками АО не расторгаются, работники не переводятся на работу в стороннюю организацию, трудовые отношения сторон продолжаются в соответствии с заключенными трудовыми договорами. Следовательно, передача аутсорсинговой организации, не являющейся работодателем для работников АО, обязанности по хранению трудовых книжек, возложенной законом именно на работодателя, в данном случае на АО, будет не соответствовать и противоречить нормам трудового законодательства. О том, что передача трудовых книжек в организацию, не являющуюся работодателем, не допустима, разъясняет и Роструд (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3, ответ 4, ответ 5 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ"*(3)).

Аналогичным образом разрешается вопрос и при заключении договора о предоставлении труда работников (персонала). То есть трудовые книжки хранятся в той организации, которая является работодателем направляемых для работы у другого лица работников. Иначе говоря, если работники направляются исполнителем услуг (аутсорсинговой организацией) для работы в интересах заказчика (юридического лица), то работодателем для таких работников остается исполнитель; заказчик не вступает с ними в трудовые отношения, но приобретает право управления и контроля в отношении этих работников. Соответственно, трудовые книжки указанных работников должны храниться у исполнителя (аутсорсинговой организации) (смотрите также Энциклопедию решений. Особенности трудовых отношений с работниками, направленными по договору о предоставлении персонала (декабрь 2023 г.)).

Что касается дочерней организации, то ее правовой статус определяется Гражданским кодексом РФ (далее - ГК РФ) и другими федеральными законами. Так, дочерним признается хозяйственное общество, если другое хозяйственное общество или товарищество в силу преобладающего участия в его уставном капитале либо в соответствии с заключенным между ними договором, либо иным образом имеет возможность определять решения, принимаемые таким обществом (п. 1 ст. 67.3 ГК РФ, п. 2 ст. 6 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", п. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО)). Общество, которое может определять решения дочернего общества, именуется основным. Иногда на практике основное общество называют также материнским (смотрите также Энциклопедию решений. Дочерние общества (декабрь 2023 г.)). В приведенном понятии для решения вопроса о месте хранения трудовых книжек работников дочернего общества, то есть в целях применения трудового законодательства, правовое значение имеет то, что и основное (материнское), и дочернее являются хозяйственными обществами (основное также может быть товариществом). Как следует из п. 2 ст. 50 ГК РФ юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в организационно-правовых формах хозяйственных товариществ и обществ. Соответственно, основное и дочернее общество являются самостоятельными юридическими лицами, которые в силу ст. 20 ТК РФ являются работодателями. Между тем ст. 20 ТК РФ в качестве работодателя как участника трудового отношения и, соответственно, стороны трудового договора указывает на одно юридическое лицо, а не на группу юридических лиц. Следовательно, дочерняя организация, являясь юридическим лицом (не филиалом и не представительством*(4)), самостоятельно выступает работодателем для работников, заключивших трудовые договоры с этой дочерней организацией, поэтому в силу закона обязанность по хранению трудовых книжек работников лежит на этой дочерней организации. Основное (материнское) хозяйственное общество (в рассматриваемой ситуации АО) также является юридическим лицом, однако трудовых отношений с работниками дочернего общества у него не возникает, поэтому АО является работодателем только для своих сотрудников, заключивших с ним трудовые договоры.

Таким образом, трудовые книжки работников подлежат хранению в той организации, которая является для работников работодателем по трудовому договору и с которой, соответственно, у сотрудников возникли и продолжаются трудовые отношения. Следовательно, хранение трудовых книжек сотрудников АО в аутсорсинговой компании (ООО), как и хранение трудовых книжек работников дочерней организации в основной (материнской) (АО), будет противоречить трудовому законодательству.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Странцова Наталья

Ответ прошел контроль качества

25 декабря 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Смотрите также Энциклопедию решений. Договор возмездного оказания услуг (декабрь 2023 г.).

*(2) Подробнее смотрите в следующем материале:

- Энциклопедия решений. Деятельность по предоставлению труда работников (персонала) (декабрь 2023 г.);

- Энциклопедия решений. Договор о предоставлении труда работников (персонала) (декабрь 2023 г.).

*(3) Поскольку п. 42 Порядка содержит аналогичное регулирование, содержавшееся в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225, который утратил силу с 01.09.2021, полагаем, что разъяснения Роструда, в которых имеется ссылка на данные Правила, не утратили своей актуальности.

*(4) Представительства и филиалы не являются юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ) и не наделены правом от своего имени заключать трудовые договоры. Поэтому при приеме на работу в филиал, представительство трудовые отношения у работника возникают с юридическим лицом, их создавшим.