Постановление Председателя Пермской городской Думы от 16 мая 2019 г. N 3-1 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Пермской городской Думе" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Председателя Пермской городской Думы от 16 мая 2019 г. N 3-1
"Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в Пермской городской Думе"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, а также в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст и в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Пермской городской Думы и председателя Пермской городской Думы постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации делопроизводства в Пермской городской Думе.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Опубликовать настоящее постановление в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь" и разместить на официальном сайте Пермской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Пермской городской Думы Романюту С.Е.

Ю.А. Уткин

Инструкция
по организации делопроизводства в Пермской городской Думе
(утв. постановлением председателя Пермской городской Думы от 16 мая 2019 г. N 3-1)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Пермской городской Думы (далее - Дума) документов и обеспечения контроля за исполнением документов в аппарате Пермской городской Думы (далее - аппарат) на базе применения современных информационных технологий.

1.2. Правовой основой Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Пермского края в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав города Перми, Регламент Думы, Положение об аппарате Думы, государственные стандарты в области делопроизводства и архивного дела, другие нормативные и методические документы по документационному обеспечению управления.

1.3. Инструкция регламентирует:

организацию документационного обеспечения деятельности Думы, председателя Думы, заместителей председателя Думы, руководителя аппарата (далее - должностные лица Думы), депутатов Думы, фракций в Думе, комитетов Думы, структурных подразделений аппарата,

правила работы с документами в Думе,

порядок формирования дел, их хранения, использования документов и дел, находящихся на архивном хранении,

порядок и правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Думе,

порядок регистрации обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и работы с ними.

1.4. Организационно-методическую поддержку организации единой системы делопроизводства и контроль за соблюдением установленных Инструкцией требований и порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата осуществляет отдел делопроизводства аппарата Думы (далее - отдел делопроизводства). Отдел делопроизводства несет ответственность за обеспечение работы с документами в Думе в соответствии с установленными требованиями.

1.5. Соблюдение требований, установленных Инструкцией, является обязательным при работе с документами в Думе. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений аппарата.

1.6. Руководитель структурного подразделения аппарата определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Примерный перечень обязанностей работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата, приведен в приложении 1 к Инструкции.

1.7. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Думы возлагается на их помощников.

1.8. Ведение делопроизводства в комитетах, а также во временной комиссии, рабочей группе, созданных решением Думы, (далее - органы Думы) осуществляется работниками отдела по организации работы комитетов аппарата Думы.

1.9. Ведение делопроизводства во фракциях в Думе осуществляется в установленном порядке в соответствии с Регламентом Думы.

1.10. В аппарате в установленном порядке осуществляется обеспечение и организация работы с:

правовыми актами Думы и председателя Думы,

проектами правовых актов Думы и председателя Думы и документами к ним,

протоколами заседаний Думы, совещательных органов, органов Думы, коллегиальных органов Думы, обеспечивающих решение задач организационно-технического характера, совещаний и рабочих встреч должностных лиц Думы, решениями органов Думы,

служебными письмами по контролю за сроками исполнения рекомендаций, содержащихся в правовых актах Думы и протоколах заседаний Думы, совещательных органов, поручений должностных лиц Думы,

обращениями юридических и физических лиц, в том числе объединений граждан,

документами кадрового учета, сведениями о доходах, расходах и обязательствах имущественного характера, уведомлениями о возникновении конфликта интересов или о возможности его возникновения,

документами по бухгалтерскому учету и отчетности,

договорами и муниципальными контрактами, документами (извещениями, заявками, протоколами) по закупкам товаров, работ, услуг.

1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, используется должностными лицами Думы, депутатами и помощниками депутатов Думы, работниками аппарата только в служебных целях и в соответствии с полномочиями.

1.12. Передача документов (копий документов) Думы иным лицам производится в соответствии с действующим законодательством.

1.13. При перемещении, освобождении от занимаемой должности, перед уходом в отпуск или при выезде в командировку работник Думы обязан передать документы, находящиеся на исполнении, другому работнику Думы по указанию соответствующего руководителя структурного подразделения аппарата.

Принятые на работу работники Думы после назначения на должность должны быть ознакомлены с Инструкцией.

1.14. Регистрация и учет правовых актов Думы, председателя Думы, решений и протоколов органов Думы, служебных документов, обращений граждан, объединений граждан, юридических лиц, контроль за сроками исполнения рекомендаций, содержащихся в правовых актах Думы и протоколах заседаний Думы, совещательных органов, поручений должностных лиц Думы производятся с использованием Системы электронного документооборота и нормотворческой деятельности Думы (далее - СЭД).

1.15. Права пользователей в СЭД определяются в соответствии с должностными обязанностями и законодательством в сфере обработки и хранения информации ограниченного доступа, содержащей сведения конфиденциального характера (в том числе персональные данные). Подключение сотрудников к ПЭД в качестве пользователей, изменение прав пользователей осуществляется организационным управлением аппарата на основании заявок руководителей структурных подразделений аппарата, согласованных с отделом делопроизводства и отделом по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата.

Кроме подключения типовых прав доступа для пользователей может осуществляться индивидуальная настройка прав доступа к отдельным документам, типам документов путем присвоения пользователям определенных ролей, которые устанавливаются в соответствии с законодательством.

II. Бланки документов Думы и порядок их применения

2.1. Документы в Думе оформляются на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и определенный порядок их расположения, в соответствии с Перечнем бланков документов Думы, утвержденным председателем Думы.

2.2. Включение в документооборот Думы новых бланков, их проектирование, изменение, изготовление осуществляется отделом делопроизводства совместно с организационным управлением аппарата на основании заявок руководителей структурных подразделений аппарата.

Бланки документов Думы должны использоваться строго по назначению. Запрещается самостоятельно проектировать и изменять бланки документов Думы. Бланки документов не могут передаваться иным лицам.

2.3. Бланки документов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.

2.4. В Думе используются бланки документов с изображением герба города Перми в многоцветном варианте, изготовленные полиграфическими организациями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции. Перечень указанных бланков приведен в приложении 2 к Инструкции.

Все остальные документы оформляются на бланках с изображением герба города Перми в одноцветном варианте и изготавливаются с помощью средств вычислительной техники (далее - электронные шаблоны бланков). Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков размещаются на сетевом ресурсе общего доступа для использования в работе и подлежат защите от несанкционированных изменений.

2.5. Учет бланков документов с изображением герба города Перми в многоцветном варианте осуществляется отделом делопроизводства.

2.6. Для оформления документа устанавливаются следующие размеры полей (мм): левое - 25, правое - 10, верхнее - 20, нижнее - 20.

2.7. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два типа бланков документов: угловой и продольный.

2.8. В Думе устанавливаются следующие виды бланков документов: бланк конкретного вида документа, кроме письма, бланк письма, общий бланк.

2.9. Бланки конкретных видов документов подписываются в установленном порядке и применяются для оформления правовых актов Думы и председателя Думы, решений органов Думы, а также коллегиальных органов Думы, обеспечивающих решение задач организационно-технического характера.

2.10. Общий бланк применяется для изготовления организационных документов (номенклатура дел, опись дела, план мероприятий, протокол заседания, совещания, заключение, справка, информация и другие).

Общий бланк структурных подразделений аппарата Думы используется для внутренней переписки (служебные, докладные, аналитические записки и т.д.).

2.11. Бланки писем применяются при направлении документов юридическим и физическим лицам, объединениям граждан и подписываются в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами Думы, а также депутатами Думы.

2.12. При внутренней переписке информационного характера между должностными лицами Думы, структурными подразделениями аппарата по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документирования, бланки писем не применяются, в остальных случаях используются соответствующие бланки.

2.13. Контроль за правильным применением бланков документов обеспечивает отдел делопроизводства.

III. Общие требования к созданию документов и реквизиты документов

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Для оформления документов рекомендуется использовать размер шрифта N 14. При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 межстрочный интервал.

Интервал между буквами в словах - обычный.

Интервал между словами - один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Особенности оформления реквизитов правовых актов Думы и председателя Думы устанавливаются Правилами оформления правовых актов и проектов правовых актов Пермской городской Думы, председателя Думы.

3.2. При подготовке и оформлении документов Думы применяются следующие реквизиты:

3.2.1. герб города Перми помещается на бланках документов Думы в соответствии с действующим законодательством и помещается по середине верхнего поля бланка документа на расстоянии 6,4 мм от верхнего края листа;

3.2.2. наименование организации - автора документа - Пермская городская Дума - размещается на бланках документов Думы ниже реквизита "Герб города Перми" с указанием номера созыва;

3.2.3. наименование структурного подразделения аппарата (органа Думы, фракции в Думе) - автора документа размещается на бланках документов Думы ниже наименования "Пермская городская Дума" в соответствии с положением об этом структурном подразделении аппарата (органе Думы, фракции в Думе);

3.2.4. наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием "Пермская городская Дума", указывается в соответствии с правовым актом о назначении на должность;

3.2.5. справочные данные об организации указываются на бланке письма, располагаются под реквизитом "Наименование автора документа" и содержат почтовый адрес с почтовым индексом (указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), номер телефона (указывается группами цифр через тире: (342) 212-70-20), факса, официальные адреса электронной почты и сайта Думы;

3.2.6. наименование вида документа оформляется в соответствии с образцами бланков, утвержденными председателем Думы, ниже реквизита "Наименование автора документа". На бланке с продольным расположением реквизитов наименование вида документа располагается по центру текстового поля документа, на бланке с угловым расположением реквизитов - в специально отведенных границах, печатается прописными буквами. На бланках писем наименование вида документа (письмо) и его разновидности не указывается;

3.2.7. дата документа соответствует дате подписания (правовой акт, письмо, служебная записка и так далее), утверждения (регламент, положение, план, инструкция и так далее), заседания, события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Дата документа проставляется в специально отведенных границах непосредственно должностным лицом, руководителем структурного подразделения аппарата, подписывающим/ утверждающим документ, или при регистрации отделом делопроизводства или ответственным за делопроизводство в структурном подразделении аппарата. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, издаваемого совместно двумя или более структурными подразделениями аппарата или иными лицами, является дата более поздней подписи.

Дата оформляется арабскими цифрами как цифровым, так и словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (01.01.2018 или 1 января 2018 г.);

3.2.8. регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, который присваивается ему при регистрации в Думе. Регистрационный номер проставляется в специально отведенных границах одновременно с датой.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела и индексом структурного подразделения аппарата по номенклатуре, в пределах календарного года. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа, проставленных в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа;

3.2.9. ссылка на регистрационный номер и дату документа содержит регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка поступившего документа и проставляется на письмах-ответах в специально отведенных границах;

3.2.10. место составления (издания) документа указывается в случае, если в других реквизитах документа отсутствует указание на место его составления. Данный реквизит располагается ниже реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер документа" по центру текстового поля документа или от его левого края без отступа, оформляется с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: г. Пермь);

3.2.11. гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. В состав реквизита входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Не для печати" и так далее), которая может дополняться номером экземпляра документа;

3.2.12. адресат определяет получателей документа. Адресат указывается как на документах, направляемых юридическим и физическим лицам, общественным объединениям, так и на внутренних документах в правом верхнем углу в специально отведенных границах и выравнивается по левому краю. При продольном расположении реквизитов бланка реквизит "Адресат" размещается под ними справа.

Реквизит "Адресат" может оформляться разными способами исходя из того, кому направляется документ.

При адресовании документа:

должностному лицу указывается в дательном падеже его должность, включающая наименование юридического лица, фамилию и инициалы должностного лица,

руководителям однородных юридических лиц (их подразделений) фамилии не указываются, а должности указываются обобщенно. При рассылке документа не всем адресатам в скобках указывается: "(по списку)",

юридическому лицу без указания должностного лица (фамилия и инициалы руководителя неизвестны) наименование юридического лица указывается в именительном падеже. В случае направления документа в структурное подразделение юридического лица наименование структурного подразделения указывается ниже наименования юридического лица,

физическому лицу реквизит "Адресат" указывается в следующей последовательности: фамилия, инициалы получателя, почтовый адрес.

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки, на основании которого на каждом документе оформляется отдельный адресат.

Если в реквизите "Адресат" несколько адресатов, каждый адресат отделяется от предыдущего двумя интервалами (внутри одного адресата между должностью, фамилией, адресом интервалы не проставляются).

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

название улицы, номер дома, номер квартиры,

название населенного пункта (города, поселка и т.д.),

название области, края, автономного округа (области), республики,

страна (для международных почтовых отправлений),

почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти, их территориальные органы (подразделения), органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, постоянным корреспондентам.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

В реквизите "Адресат" перенос слов по слогам в наименовании организации, ее структурного подразделения, в фамилии адресата и наименовании его должности не допускается;

3.2.13. заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок обязательно используется при регистрации документа и позволяет идентифицировать (индивидуализировать) документ в числе аналогичных.

Заголовок должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопросы "о чем?", "о ком?", печатается без кавычек, не подчеркивается, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы по слогам в заголовке не допускаются.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, центрируется и отделяется от предыдущего реквизита двумя интервалами.

Заголовок к письму, оформленному на угловом бланке, печатается в специально отведенном месте;

3.2.14. текст документа должен содержать достоверную, точную, аргументированную, не допускающую различных толкований информацию, изложенную логически последовательно, ясно, убедительно и кратко.

Текст документа излагается грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации в официально-деловом стиле.

Официально-деловой стиль служебных документов характеризуется:

использованием устойчивых словосочетаний,

стандартных языковых формул,

нейтральным тоном изложения,

определенным порядком (последовательностью) изложения информации, компактностью.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

Текст рекомендуется разделять на две основные части. В первой указывается основание, цели составления документа. Во второй (заключительной) излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если содержание документа не требует пояснения или обоснования, то текст может содержать одну заключительную часть (заявления, справки, служебные записки).

Сплошной связный текст документа может составляться на основе трафарета, содержащего унифицированную постоянную информацию и дополняемого переменной информацией. Трафареты разрабатываются при наличии достаточного объема повторяющихся документов, содержащих типовые управленческие действия.

Тексты документов в зависимости от количества затронутых в них вопросов могут быть простыми (содержать один вопрос) и сложными (содержать несколько вопросов). Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, указываются наименование вида правового акта, наименование органа, его издавшего, дата принятия или утверждения, регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде их сочетания.

Построение и оформление текстов документов в табличной форме осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Правилами оформления правовых актов и проектов правовых актов Думы, председателя Думы.

Объемные тексты документов, содержащие несколько вопросов, выводов, следует делить на разделы, нумеруемые римскими цифрами, подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами:

I. Раздел.

1. Подраздел.

1.1. Пункт.

1.1.1. подпункт.

При этом разделы нумеруются в пределах всего текста документа, подразделы - в пределах раздела, к которому они относятся, и так далее. Разделы и подразделы должны иметь заголовки, четко и кратко отражающие их содержание. Заголовки печатаются с прописной буквы центрированным способом. Пункты заголовков не имеют. Точка в конце заголовка не ставится.

Разделы, подразделы и пункты оформляются с абзаца, начинаются с прописной буквы, заканчиваются точкой. Подпункты оформляются с абзаца, начинаются со строчной буквы, заканчиваются точкой с запятой.

Сноски в тексте документа должны быть оформлены одинаково - цифрами 1, 2, 3 и так далее. Текст сноски всегда должен начинаться с прописной буквы, печататься в конце соответствующей страницы.

При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается ниже текста документа. Если примечаний несколько, то печатается слово "Примечания", пункты примечания в этом случае нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы).

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в правовых актах председателя Думы - от первого лица единственного числа ("постановляю"),

в решениях Думы и органов Думы - от третьего лица единственного числа ("решает", "предлагает", "решила"),

в совместных документах - от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем", "просим"),

в протоколах - от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений - в единственном числе ("выступил", "предложил"),

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках и тому подобном - от третьего лица единственного или множественного числа,

в письмах - от первого лица единственного числа (в случае если письмо оформлено на бланке должностного лица), первого лица множественного числа, третьего лица единственного числа,

в служебных записках - от первого лица единственного лица.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии;

3.2.15. отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Документы-приложения могут быть трех видов:

направляемые с письмом,

утверждаемые или вводимые в действие правовым актом,

поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется словом "Приложение", которое печатается с прописной буквы, без кавычек, через два интервала после текста, выше реквизита "Подпись" от границы левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Например: Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Сведения о документах, указанных в качестве приложений, должны полностью совпадать с их фактическими названиями, объемом, грифом доступности.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указываются их наименования, количество листов в каждом приложении и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:

1. Проект решения Пермской городской Думы "О внесении изменений в Регламент Пермской городской Думы, утвержденный решением Пермской городской Думы от 27.03.2012 N 50" на 4 л. в 1 экз.

2. Пояснительная записка на 2 л. в 1 экз.

3. Финансово-экономическое обоснование на 1 л. в 1 экз. Документы перечисляют либо в порядке важности (начиная с главного документа), либо в порядке убывания объема документов при определенной однородности их содержания (статистические сводные таблицы), либо в алфавитном порядке.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра "Регламент Пермской городской Думы" в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, в отметке о наличии приложения указывается название документа и приложение к нему, количество листов и экземпляров приложения в целом:

Например:

Приложение: письмо Росархива от 20.05.2006 N 02-6/184 и приложение к нему, всего на 3 л.

При отправлении документа в несколько адресов, а приложения только в один адрес в отметке о приложении указывается, что приложение направляется только в первый адрес.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель, то в отметке о приложении указывается его вид (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.).

Например:

Приложение:

1. CD в 1 экз.

2. Презентация в электронном виде на 5 л. в 1 экз.

Если приложения имеют неодинаковую степень ознакомления, то есть если часть из них содержит информацию ограниченного доступа, следует указать это, чтобы получатель после ознакомления мог лично определить круг лиц, имеющих право изучить те или иные документы из числа приложений;

3.2.16. гриф согласования документа или наличие визы свидетельствуют о предварительном рассмотрении вопросов, содержащихся в проекте документа, и удостоверяют согласие должностного лица с содержанием проекта доку мента.

Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", напечатанного прописными буквами без кавычек, указания должности, личной подписи, инициалов и фамилии согласующего, в случае осуществления согласования письмом, протоколом и так далее указывается наименование документа, его регистрационный номер и дата. Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Гриф согласования выравнивается по левой границе поля и может быть расположен в левом верхнем углу первого листа документа или на три интервала ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу последнего листа документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне.

Согласование проекта документа с должностными лицами и работниками аппарата Думы оформляется визой, включающей в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату согласования. При необходимости указывается наименование должности визирующего.

Согласование проектов правовых актов, договоров и так далее оформляется в соответствии с установленным порядком.

Согласование проекта документа осуществляется в следующей последовательности:

руководитель структурного подразделения аппарата - инициатора документа,

руководители структурных подразделений аппарата (при необходимости),

начальник управления экспертизы и аналитики аппарата,

начальник отдела делопроизводства,

руководитель аппарата,

заместители председателя Думы (в соответствии с распределением обязанностей).

В служебных письмах визы проставляются на копии проекта письма (на лицевой стороне последнего листа ниже реквизита "Подпись", ближе к нижнему полю), помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника. Срок визирования проекта письма составляет один день.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: имеются замечания, согласен с учетом замечаний и так далее.

Например:

Замечания прилагаются.

Наименование должности

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

При необходимости допускается полистное визирование документа и его приложений;

3.2.17. гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения правовым актом Думы, председателя Думы (иными документами) или должностным лицом Думы, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе. При утверждении документа коллегиальным или совещательным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках):

УТВЕРЖДЕНО

Советом Пермской городской Думы

(протокол от ________ N ________)

При утверждении документа должностным лицом Думы гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия

"___" ________ 20___ года

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа с отступом слева не менее 8,5 см. Строки грифа утверждения выравниваются по левому краю;

3.2.18. подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия, разделенные пробелом). Реквизит располагается под текстом документа или отметкой о приложении, выравнивается по левому краю. При подготовке и оформлении документа не допускается отрывать подпись от текста документа и переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должны быть перенесены 3-4 строки текста.

На бланках документов должностных лиц Думы в реквизите "Подпись" должность не указывается.

При оформлении наименования должности лица, подписавшего документ, указывается:

на бланке конкретного вида документа, на бланке письма Думы - полное наименование должности,

на бланке структурного подразделения аппарата, органа Думы - сокращенное наименование должности, при этом расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности, состоящей из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то они печатаются через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по левому краю. Переносы по слогам не допускаются.

При отсутствии должностного лица Думы документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности (например: исполняющий обязанности (и.о.) председателя Пермской городской Думы). Собственную должность в этом случае в реквизите "Подпись" не указывают. Проставление косой черты от руки перед обозначением должности, употребление предлога "За" недопустимо;

3.2.19. отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения реквизита должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе,

элементы реквизита должны быть видимыми и читаемыми при отображении в натуральном размере, не должны перекрывать элементы текста документа.

Отметка включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи;

3.2.20. резолюция включает указание исполнителя (фамилию и инициалы должностного лица Думы, работников аппарата, иных лиц, которым дается поручение), предписываемое действие (поручение), срок исполнения (при необходимости), личную подпись, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным считается исполнитель, указанный в резолюции первым. Ответственный исполнитель координирует деятельность соисполнителей, контролирует своевременное представление ему необходимых материалов, обобщает информацию.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц Думы) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции должны конкретизировать предыдущие (порядок, срок исполнения, исполнителей и так далее), а не дублировать их.

Резолюции могут оформляться на бланках или непосредственно на документе в верхней его части на свободном от текста месте. На бланке резолюции указываются регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (приложение 3 к Инструкции).

Резолюция, подписанная должностными лицами Думы (в соответствии с их полномочиями), руководителем структурного подразделения аппарата, фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке СЭД (далее - ЭРКК) соответствующими работниками аппарата;

3.2.21. отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль для исполнения в установленные сроки. Отметка о контроле проставляется при регистрации документа в СЭД работником отдела делопроизводства или структурного подразделения аппарата, ответственным за делопроизводство. На бумажном носителе отметка проставляется специально изготовленным штампом "КОНТРОЛЬ" в верхнем поле документа в правом углу;

3.2.22. печать заверяет подлинность подписи должностного лица Думы на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством. Оттиск печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым, ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в специально отведенном месте, которое обозначается символом "М.П.".

Служебные письма, оформленные на бланках, кроме финансовых и гарантийных писем, не требуют удостоверения печатью.

Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в Думе указан в разделе 5 Инструкции;

3.2.23. отметка о заверении копии проставляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки) подлиннику документа.

Копии документов заверяются по месту хранения оригиналов документов соответствующими руководителями и/или работниками структурных подразделений аппарата (лицами, временно исполняющими их обязанности), у которых право удостоверения верности копий документов, хранящихся в Думе, установлено доверенностью, Инструкцией или иным правовым актом.

Отметка о заверении копии включает:

указание о месте нахождения подлинника документа,

слово "Верно",

наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия),

дату заверения,

печать Думы или штамп структурного подразделения аппарата.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. В случае заверения многостраничных копий (выписок из документа) они прошиваются в соответствии с п. 14.11 Инструкции, листы нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Пример отметки о заверении копии одностраничного документа:

Верно.

Подлинник находится в отделе делопроизводства аппарата Пермской городской Думы в деле N 01-01-06 за 2018 год.

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Пример отметки о заверении копии многостраничного документа:

Верно.

Подлинник находится в отделе делопроизводства аппарата Пермской городской Думы в деле N 01-01-06 за 2018 год.

Всего в копии 6 (шесть) листов.

Должность Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать;

3.2.24. отметка об исполнителе предназначена для оперативной связи получателя с сотрудником, который непосредственно готовил данный документ.

Отметка проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа шрифтом N 10, может быть оформлена как нижний колонтитул, а при отсутствии места - на оборотной стороне внизу слева.

Отметка включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя.

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основного исполнителя, соисполнителя (при необходимости);

3.2.25. отметка о направлении документа в дело включает сведения по исполнению документа (ссылку на дату и номер документа, являющегося основанием для снятия с контроля, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слова "В дело", указание индекса дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, личную подпись должностного лица Думы или руководителя структурного подразделения аппарата, списавшего доку мент в дело, дату.

Подписывает отметку об исполнении документа должностное лицо Думы или руководитель структурного подразделения аппарата, поставивший документ на контроль.

Информация об исполнении документа фиксируется в ЭРКК в СЭД;

3.2.26. отметка о поступлении документа проставляется на подлинниках регистрируемых поступающих доку ментов специальным штампом или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа. Отметка включает название структурного подразделения аппарата, принявшего документ, регистрационный номер (при необходимости), дату поступления, время поступления.

IV. Порядок подписания документов

4.1. Должностные лица Думы подписывают документы в пределах своей компетенции в соответствии с распре делением обязанностей, утвержденным председателем Думы:

Руководители структурных подразделений аппарата подписывают внутренние документы, адресованные должностным лицам Думы и руководителям иных структурных подразделений аппарата, а также другие документы в соответствии с законодательством и в пределах своей компетенции.

Отправляемые документы по судебным делам подписывают, как правило, представители Думы по доверенности.

4.2. При подписании документа несколькими должностными лицами Думы их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу занимаемой должности. Наименования должностей разделяются двумя межстрочными интервалами.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги.

В документах, составленных комиссией, рабочей группой и так далее, указывают обязанности лиц, подписывающих документ, в соответствии с функциональным распределением обязанностей.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Ф
Члены комиссии	Личная подпись	И.О. Ф
Личная подпись	И.О. Ф

4.3. При подготовке поздравительных, приветственных писем, памятных адресов от имени должностных лиц Думы допускается использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи.

4.4. Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные документы не допускается.

V. Порядок использования, изготовления и хранения печатей и штампов

5.1. Для заверения подлинности подписи должностного лица Думы на документах, соответствия копии доку мента подлиннику в Думе применяются гербовая (с изображением герба города Перми) и другие печати и штампы.

Структурные подразделения аппарата могут иметь свои печати и штампы.

5.2. Для удостоверения соответствия копий документов подлиннику проставляется:

5.2.1. оттиск простой круглой печати или штампа: отделом по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата - на копиях документов, связанных с трудовой деятельностью работников и хранящихся в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата Думы, отделом бухгалтерского учета и отчетности аппарата - на копиях первичных бухгалтерских документов, отделом делопроизводства - на копиях документов, хранящихся в отделе делопроизводства или/и подлежащих передаче на хранение в указанный отдел;

5.2.2. оттиск гербовой печати Думы - в остальных случаях, требующих особого удостоверения копии документа. Перечень документов, на которые проставляется печать с изображением герба города Перми, указан в приложении 4 к Инструкции.

5.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

5.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя Думы, заместителей председателя Думы разрешается использовать по их прямому указанию при необходимости на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников документов запрещается. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи председателя Думы, заместителей председателя Думы определяется непосредственно председателем Думы, заместителями председателя Думы.

Обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи председателя Думы, заместителей председателя Думы возлагается на соответствующих сотрудников сектора секретариата аппарата.

5.5. Изготовленные в соответствии с заявками печати и штампы подлежат обязательном учету в организационном управлении аппарата, выдаются под подпись работникам, ответственным за их использование. Учет печатей и штампов ведется в Журнале учета печатей и штампов (приложение 5 к Инструкции).

5.6. Гербовая печать Думы хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности аппарата.

5.7. Ответственность за соблюдение порядка использования, хранения печатей и штампов в структурных подразделениях аппарата возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата.

В случае утраты печатей и штампов незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата.

5.8. При оставлении должности работник, ответственный за использование печатей и штампов, сдает их в организационное управление аппарата под расписку в Журнале учета печатей и штампов.

Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются по акту с отметкой в Журнале учета печатей и штампов.

VI. Порядок печатания и редактирования проектов документов

6.1. Печатание проектов документов осуществляется децентрализовано.

Проекты правовых актов Думы, председателя Думы печатаются в отделе делопроизводства.

Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями аппарата, печатаются непосредственно в структурных подразделениях аппарата.

6.2. В целях повышения качества составления и оформления проектов документов обязательному редактированию в отделе делопроизводства подлежат проекты правовых актов Думы, председателя Думы, проекты текстов благодарственных писем, памятных адресов, поздравлений от имени председателя Думы, проекты писем за подписью председателя Думы и руководителя аппарата.

6.3. Проекты документов представляются на редактирование структурными подразделениями аппарата на электронном или бумажном носителе.

6.4. Начальник отдела делопроизводства определяет время выполнения работ по редактированию проектов документов исходя из очередности их поступления в отдел делопроизводства, но не более двух дней.

Срочные документы (срочность определяется должностными лицами Думы) редактируются немедленно.

6.5. При редактировании оценивается соответствие текстов документов правилам русского языка и настоящей Инструкции, не допускается искажение заложенного смыслового значения текста.

VII. Особенности оформления отдельных видов документов

7.1. Правовые акты Думы и председателя Думы.

Порядок подготовки и правила оформления правовых актов Думы и председателя Думы устанавливаются председателем Думы.

7.2. Положение, регламент, инструкция.

Положение, регламент, инструкция издаются в целях установления норм, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности Думы, структурных подразделений аппарата, должностных лиц Думы.

Порядок подготовки и правила оформления проектов положений, регламентов, инструкций соответствуют установленному порядку подготовки и правилам оформления проектов правовых актов Думы.

7.3. Протокол.

7.3.1. Протокол составляется на основании тезисов докладов, выступлений и записей, озвученных и произведенных во время совещаний, заседаний совещательных органов, органов Думы, переговорных мероприятий.

7.3.2. Для ведения и оформления протоколов определяется секретарь или лицо, выполняющее функции по ведению протокола, который (-ое) несет ответственность за правильность записей в протоколе. Подготовка, согласование, подписание, хранение протоколов осуществляются в Думе в соответствии с Регламентом Думы, положениями об органах Думы, коллегиальных органах аппарата Думы, Инструкцией, номенклатурой дел Думы.

7.3.3. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой не приводится ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Кратко протоколируются оперативные совещания (приложение 6, 7, 8 к Инструкции).

7.3.4. При оформлении текста протокола на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля лицевой стороны листа протокола без знака точки.

7.3.5. Протокол оформляется на общем бланке Думы, органа Думы или стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении протокола применяются следующие реквизиты:

наименование органа (указывается в случае, если протокол оформляется не на бланке, печатается вверху по центру текстового поля первой страницы протокола полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал (если больше одной строки), размер шрифта N 14-16),

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами через два интервала от предыдущего реквизита полужирным шрифтом (размер N 14-16) и выравнивается по центру),

наименование мероприятия (печатается ниже предыдущего реквизита через одинарный интервал полужирным шрифтом и выравнивается по центру. При оформлении протокола на бланке наименование мероприятия указывается в сокращенном виде: рабочая встреча, заседание, совещание и так далее),

дата протокола (указывается в соответствии с датой проведения мероприятия, размещается от правой границы текстового поля в специально отведенных границах),

номер протокола (указывается порядковый номер в пределах года, размещается от правой границы текстового поля в специально отведенных границах через два интервала ниже реквизита "наименование мероприятия, напротив реквизита "дата протокола"),

место проведения заседания (указывается в протоколах выездных мероприятий, а также при необходимости; размещается в соответствии с подпунктом 3.2.10 Инструкции),

текст,

подпись.

7.3.6. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной:

7.3.6.1 вводная часть прокола оформляется в следующем порядке:

через 2-3 интервала ниже реквизита "дата протокола" печатается от левой границы текстового поля слово "Председательствующий (Председатель)" и далее через двоеточие фамилия и инициалы лица, председательствующего на заседании. При необходимости может указываться должность председательствующего,

далее указываются фамилия и инициалы секретаря,

ниже сведений о председательствующем и секретаре через 2-3 интервала печатается слово "Присутствовали" (от левой границы текстового поля документа), ставится двоеточие и, начиная со следующей строки, перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы лиц, присутствовавших на заседании, с указанием должности или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (в этом случае делается отсылка: "Список участников прилагается"). При перечислении приглашенных лиц обязательно указываются наименования их должностей.

Ниже сведений о лицах, присутствовавших на заседании, печатается (через 2-3 интервала) информация о повестке дня, включающая слова "Повестка дня" (располагается по центру текстового поля, печатается прописными буквами), и далее (через двоеточие с абзаца) - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием формы их представления (доклад, отчет, сообщение, информация), фамилии, инициалов и должности докладчика. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами с точкой, начинаются с предлога "О" ("Об"). Повестка дня, состоящая из большого количества вопросов с указанием времени их обсуждения и разосланная заранее участникам мероприятия, оформляется как самостоятельный документ. В этом случае перед основной частью протокола делается запись: "Повестка дня прилагается";

7.3.6.2 основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня и пронумерованных арабскими цифрами с точками.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Слово "СЛУШАЛИ" печатается от левой границы текстового с абзаца поля протокола после номера вопроса в повестке дня.

Далее через двоеточие с абзаца указываются:

фамилия и инициалы докладчика (фамилии и инициалы содокладчика/ов),

основное содержание выступления (если текст доклада прилагается, делается отметка: "Текст доклада прилагается").

В кратких протоколах в разделе "Слушали" указываются только фамилия и инициалы докладчика.

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается от левой границы текстового поля с абзаца протокола, далее через двоеточие указываются фамилия и инициалы выступившего/их, при необходимости с наименованием должности.

Краткая запись выступления воспроизводится в форме косвенной речи. Если текст выступления прилагается к протоколу, то делается пометка: "Текст прилагается".

В краткой форме протокола в разделе "Выступили" указываются только фамилии и инициалы выступавших.

Слово "РЕШИЛИ/ПОСТАНОВИЛИ" печатается от левой границы текстового поля с абзаца, далее через двоеточие с абзаца с прописной буквы следует изложение решения.

Постановляющая часть решений содержит основные части: кому, что сделать и к какому сроку. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание любого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Если решение по вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными знаком точки. Тексты пунктов решения излагаются с использованием следующих глаголов: рекомендовать, поручить, организовать, представить и так далее.

7.3.7. Протокол подписывается председателем/председательствующим, а также секретарем или лицом, на которое были возложены функции по ведению протокола.

7.3.8. Регистрация протоколов в Думе осуществляется в СЭД отделом делопроизводства, отделом по организации работы комитетов Думы, управлением общественных отношений аппарата. Протоколам присваиваются номера в соответствии с номенклатурой дел Думы в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов мероприятий.

7.3.9. Протоколы совместных совещаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов сторон, принимавших участие в заседании.

7.3.10. Копии протоколов рассылаются участникам мероприятия. При необходимости по решению председательствующего секретарем или лицом, оформившим протокол, составляется дополнительный список рассылки.

Принятые решения, при необходимости, могут направляться исполнителям в виде выписок из протоколов, которые оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Требования к оформлению реквизитов, используемых в выписке из протокола, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению реквизитов протокола.

При оформлении выписки указывается вид документа "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА".

Вводная часть выписки оформляется полностью, из основной части берется только та информация (обсуждаемый вопрос и принятые по нему решения), которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц. Выписка должна иметь отметку о заверении копии (приложение 9 к Инструкции).

7.4. Договор (соглашение), муниципальный контракт фиксируют соглашение сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

В Думе проекты договоров (соглашений), муниципальных контрактов подготавливаются в порядке, утвержденном председателем Думы.

Формирование в дело и хранение договоров (соглашений), муниципальных контрактов осуществляется структурными подразделениями аппарата в соответствии с номенклатурой дел Думы.

7.5. Доверенность.

В Думе действуют два вида доверенностей:

доверенность на право совершения юридически значимых действий (представление интересов Думы), доверенность на право получения товарно-материальных ценностей (оформляется в соответствии с утвержденной формой).

Доверенность на право совершения юридически значимых действий оформляется на угловом бланке письма Думы, председателя Думы и включает следующие обязательные реквизиты:

наименование вида документа - ДОВЕРЕННОСТЬ,

дата и регистрационный номер,

текст,

подпись председателя Думы,

гербовая печать Думы.

По истечении срока действия доверенности подлинник доверенности с истекшим сроком подлежит возврату в отдел делопроизводства. Хранение доверенностей осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Думы.

7.6. Заключения (мнения), аналитические записки.

Заключения (мнения), аналитические записки составляются на проекты правовых актов и другие документы в соответствии с Регламентом Думы и по поручению должностных лиц Думы.

Заключение (мнение), аналитическая записка оформляются на общем (продольном) бланке структурного подразделения аппарата.

Обязательными реквизитами заключения (мнения), аналитической записки являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на входящий номер или указание на наименование документа (вопроса), которые стали основанием для подготовки заключения (мнения), аналитической записки, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе.

7.7. Служебные письма.

Служебные письма в Думе являются:

ответами на письма органов государственной власти Российской Федерации, Пермского края, а также органов местного самоуправления,

ответами на обращения юридических и физических лиц, общественных объединений,

инициативными письмами.

Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст письма следует размещать только на лицевой стороне бланка. Письмо по объему, как правило, должно занимать 1-2 страницы, остальной текст целесообразно выносить в приложение.

Целесообразно подготавливать письмо по одному вопросу.

Служебные письма печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 на бланках писем в соответствии с Перечнем бланков документов Думы, утвержденным председателем Думы.

Письмо практически всегда начинается с обращения, которое выносится в отдельную строку, печатается через два межстрочных интервала от предыдущего реквизита центрированным способом, включает слово "Уважаемый(ая)" и заканчивается, как правило, восклицательным знаком.

При направлении письма нескольким адресатам обращение обычно не применяется или применяется обобщенное обращение, если это возможно (например: "Уважаемые коллеги!").

После обращения "господин/госпожа" указывается фамилия адресата без инициалов или полного имени и отчества. В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы (например: Уважаемый господин Министр!).

В письмах физическим лицам, если не известны имя и отчество, обращение не применяется.

Письма могут быть сложными и простыми.

Сложное письмо содержит следующие части: вступление, основная часть, заключение, простое - только вступительную и заключительную части.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ и/или его отдельные пункты, послужившие основанием, поводом для написания письма.

Описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, разъяснения и сообщения составляют основную часть письма.

Заключительная часть содержит выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб.

Заключительная часть письма заканчивается фразой этикетного характера "С уважением,", после которой со строчной буквы указывается должность подписавшего письмо.

При составлении письма следует учитывать, что обращение и заключительные этикетные фразы составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то заключительную фразу "С уважением," можно не указывать.

Проекты писем перед подписанием должны быть согласованы в соответствии с подпунктом 3.2.16 Инструкции.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются должностным лицом Думы, руководителем структурного подразделения аппарата (в том числе на основании установленных законодательством сроков исполнения поручений, запросов).

Образец оформления служебного письма приведен в приложении 10 к Инструкции.

7.8. Служебные записки (докладные, объяснительные).

Для информационного обмена между должностными лицами Думы, структурными подразделениями аппарата используются служебные записки, которые содержат следующие реквизиты:

наименование автора документа,

наименование вида документа,

дату,

регистрационный номер (если служебная записка оформлена на бланке),

ссылку на входящий номер и дату документа, содержащего поручение должностного лица Думы (при необходимости),

адресат,

заголовок к тексту,

текст,

отметку о наличии приложения (при необходимости),

подпись.

Подготовка служебных записок осуществляется как по инициативе работника, так и по поручению должностного лица Думы или руководителя структурного подразделения аппарата.

Служебная записка подписывается:

работником, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, если она представляется руководителю структурного подразделения аппарата,

руководителем структурного подразделения аппарата, оформляется на общем бланке структурного подразделения аппарата, если она представляется должностному лицу Думы,

должностным лицом Думы, оформляется на бланке письма должностного лица Думы.

Служебная записка состоит из двух частей. В первой части указываются основание или причина составления записки, основное содержание вопроса, точное и объективное описание события, факта, по поводу которого составлена записка, содержится оценка события составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части формулируются выводы, предложения и рекомендации.

Должностное лицо Думы, руководитель структурного подразделения аппарата, которому адресована служебная записка, решение по ее рассмотрению оформляет в виде резолюции.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении 11 к Инструкции.

7.9. Документы, передаваемые по каналам телеграфной и электронной связи:

7.9.1. Телеграмма.

Телеграмма оформляется на бланке письма в одном экземпляре, который подшивается в дело, и отправляется, как правило, по телефону.

Обязательными являются следующие реквизиты телеграммы:

заголовок (о направлении телеграммы),

точный телеграфный адрес получателя и наименование адресата,

регистрационный номер и дата регистрации,

текст,

виза исполнителя,

подпись должностного лица Думы, от имени которого передается текст,

адрес и наименование отправителя.

7.9.2. Телефонограмма.

Телефонограмма используется для оперативной передачи несложных информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и так далее). В тесте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.

Телефонограмма оформляется на бланке письма с обязательным указанием телефона, по которому должна быть передана телефонограмма, даты и времени передачи/приема телефонограммы, должности и номера телефона передавшего и принявшего телефонограмму, указание должности, фамилии и номера телефона лица, отправившего/принявшего телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается должностным лицом Думы. Подписанная телефонограмма регистрируется в отделе делопроизводства.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

7.9.3. Электронное сообщение.

Электронная почта предназначена для доставки, отправки, передачи информации внутри Думы и юридическим, физическим лицам и общественным объединениям, имеющим соответствующие программные средства.

Электронное сообщение имеет вид карточки с полями:

"Кому" (указывается адрес электронной почты получателя электронного сообщения),

"Копия" (заполняется аналогично правилам заполнения поля "Кому"),

"Тема" (при заполнении применяются конкретные формулировки, отражающие содержание пересылаемой информации),

текст электронного сообщения (при заполнении следует придерживаться правил составления писем на бумажных носителях, а также обязательно указывать информацию об авторе электронного сообщения: должность, фамилию и инициалы или имя и отчество полностью, при необходимости телефон, факс и другую информацию),

вложенный файл (текстовый, графический, электронная таблица и тому подобное).

Сотрудники аппарата имеют свои электронные адреса и могут вести электронную переписку самостоятельно.

Официальный электронный адрес Думы - pgd@gorodperm.ru - установлен в отделе делопроизводства. Документы, полученные на официальный электронный адрес Думы, распечатываются (на бумажной копии проставляется штамп "ПОЛУЧЕНО ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ"):

адресованные должностным лицам Думы, руководителям структурных подразделений аппарата и направленные от юридических лиц, объединений граждан, имеющие регистрационный номер, дату, подпись, регистрируются в СЭД и направляются для рассмотрения соответствующим должностным лицам Думы или руководителям структурных подразделений аппарата,

не имеющие реквизитов письма, рассылаются отделом делопроизводства по компетенции в структурные подразделения аппарата без регистрации по электронной почте с дублированием на бумажном носителе.

Обращения физических лиц, полученные по электронной почте на официальный адрес Думы, передаются для регистрации в управление общественных отношений аппарата Думы по электронной почте с обязательным направлением бумажной копии.

Прием электронных писем осуществляется отделом делопроизводства в течение рабочего дня, но не реже 2 раз в день с обязательным подтверждением о получении отправителю, если он этого требует. В случае невозможности прочтения и/или распечатывания документа отправителю направляется уведомление. Время обязательного просмотра электронных сообщений: с 9.00 до 10.00, с 16.00 до 17.00.

После распечатывания бумажной копии электронная информация на жестком диске компьютера в отделе делопроизводства сохраняется в течение месяца.

7.9.4. Факсограмма (факс).

Документы, передаваемые по факсу, оформляются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, в соответствии с настоящей Инструкцией. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. Документ, переданный по факсу, является копией документа. Досылка оригинала документа адресату является обязательной.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Думы - (342) 212 51 94, установлен в приемной Думы и указывается в бланках писем Думы, должностных лиц Думы.

Факсограммы, адресованные должностным лицам Думы, руководителям структурных подразделений аппарата, регистрируются как служебные письма или обращения физических лиц, общественных объединений, юридических лиц в отделе делопроизводства или управлении общественных отношений аппарата в соответствии с Инструкцией. Факсограммы, адресованные депутатам Думы, передаются адресатам в день приема.

Документы, полученные по факсу, но не поддающиеся прочтению, регистрации не подлежат.

VIII. Организация работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Думы, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Думу несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. Перечень видов служебной информации ограниченного распространения в Думе приведен в приложении 12 к Инструкции

8.2. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф ограничения доступа к документу: "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Не для печати".

8.3. Обязанность осуществления приема, учета (регистрации), печатания и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается в положении о структурном подразделении аппарата и должностной инструкции работника(-ов) соответствующего подразделения. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

8.4. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции должностных лиц Думы не подлежит разглашению (распространению). За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работники аппарата Думы могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

8.5. Прием, регистрация, передача, хранение, уничтожение поступивших в Думу документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Инструкцией с учетом особенностей, установленных действующим законодательством.

8.6. Прием, регистрация, передача, хранение, уничтожение поступивших в Думу документов с наличием грифа ограниченного доступа (далее - ДСП) осуществляется отделом делопроизводства в порядке, установленном для несекретных документов, но с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе:

8.6.1. учет ДСП ведется на регистрационно-контрольных карточках (приложение 13 к Инструкции) без использования СЭД отдельно от несекретной документации с добавлением к регистрационному номеру ограничительной отметки. Движение ДСП в Думе отмечается в регистрационно-контрольных карточках этих документов;

8.6.2. ДСП, а также их копии передаются исполнителям в структурных подразделениях аппарата под расписку в соответствии с указанием должностных лиц Думы, при этом осуществляется учет каждого экземпляра указанных документов;

8.6.3. исполненные ДСП формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел отдельно от других документов. В правом верхнем углу обложки дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП". ДСП хранятся в закрывающихся шкафах;

8.6.4. уничтожение ДСП, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту установленной формы с указанием номеров экземпляров. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.7. В случае утраты дел, документов или изданий с информацией ограниченного доступа либо разглашения этой информации руководителем аппарата назначается служебная проверка, о результатах которой докладывается председателю Думы и составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

IX. Организация документооборота и исполнения документов

9.1. Организация документооборота.

Движение документов в Думе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образует документооборот.

Документы в Думе делятся на поступающие, отправляемые, внутренние, организационно-распорядительные. Каждая группа документов имеет свои особенности обработки и прохождения. В организации документооборота выделяются следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов,

предварительное рассмотрение и распределение документов,

регистрация,

сканирование и прикрепление электронного образа документа в СЭД,

подготовка резолюций,

рассмотрение документов должностными лицами Думы,

направление на исполнение,

исполнение документов,

контроль за исполнением,

отправка документов, формирование документов в дела,

учет и хранение дел.

9.2. Организация доставки документов.

Прием и отправка документов в Думе осуществляются следующими способами:

через организации почтовой связи доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания,

курьером,

электронной почтой, факсимильной и телеграфной связью.

Поступающие и отправляемые оригиналы документов с электронной копией на внешнем носителе должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

9.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

Прием, первоначальная обработка и распределение корреспонденции в Думе происходят децентрализовано. Управление общественных отношений аппарата осуществляет прием и первичную обработку обращений физических лиц. Прием, первоначальная обработка и распределение остальной корреспонденции, а также обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступивших в Думу, производятся в отделе делопроизводства.

Предварительное рассмотрение документов производится исходя из оценки содержания документа в целях распределения поступившей корреспонденции в соответствии с установленным в Думе распределением обязанностей между должностными лицами Думы.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные лично депутатам, должностным лицам Думы, работникам аппарата Думы, в том числе конверты, содержащие заявки на участие в открытом конкурсе, запросе котировок, а также с пометкой "лично".

Остальные конверты (бандероли) с документами вскрываются. Конверт с неточным или неверным указанием адресата в Думе также подлежит вскрытию в целях установления лица, которому направлено вложение.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции,

корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи "лично",

содержат документы по судебным делам, обращения физических лиц.

При получении проверяется правильность доставки, целостность и комплектность вложений и упаковки, документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и другое).

В случае если документы подготовлены с нарушением комплектности установленного пакета документов, они возвращаются автору с указанием причин возврата. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности, если известен адрес получателя.

Структурные подразделения аппарата осуществляют прием корреспонденции как через отдел делопроизводства, так и самостоятельно.

Документы, поступившие в адрес депутатов Думы, фракций в Думе раскладываются в соответствующие ячейки без регистрации в Думе. Учет таких документов производится помощниками депутатов Думы.

Документы, адресованные должностным лицам Думы, регистрируются в отделе делопроизводства или управлении общественных отношений аппарата.

Документы, поступившие в адрес органов Думы, структурных подразделений аппарата, направляются по компетенции после регистрации в отделе делопроизводства.

Документы по судебным делам (исковые заявления, судебные постановления (акты) и так далее), адресованные в Думу, регистрируются в отделе делопроизводства и передаются с резолюцией руководителя аппарата в управление экспертизы и аналитики аппарата, где осуществляются формирование в дела и временное хранение указанных документов.

Заключения (мнения) и служебные (аналитические) записки управления экспертизы и аналитики аппарата Думы на документы, рассматриваемые на заседаниях органов Думы, Думы, и по исполнению решений Думы, а также заключения отдела по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата Думы на внесенные проекты решений Думы по вопросам присвоения почетных званий и награждения наградами города Перми регистрируются (с установлением необходимых связей в СЭД) как поступающие документы в отделе делопроизводства, сканируются (электронные образы документа прикрепляются к ЭРКК) и направляются в органы Думы, администрацию города Перми установленным порядком в электронном виде.

Правовые акты органов государственной власти Российской Федерации и Пермского края регистрируются в отделе делопроизводства и передаются для ознакомления должностным лицам Думы, в управление экспертизы и аналитики аппарата, а также заинтересованным лицам в Думе в соответствии с резолюцией председателя Думы.

Документы, поступившие должностным лицам Думы минуя отдел делопроизводства, передаются сектором секретариата аппарата для первичной обработки и распределения в отдел делопроизводства.

Поступившие телеграммы принимаются под личную подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются (кроме поздравительных) в отделе делопроизводства или управлении общественных отношений аппарата, передаются соответствующим должностным лицам Думы на рассмотрение. Обработка телеграмм, не требующих срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

Если обращение физического лица, общественного объединения, юридического лица содержит вопрос, решение которого не входит в компетенцию Думы, то копия обращения направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом не позднее семи дней со дня регистрации обращения. В этом случае исполнителем-структурным подразделением аппарата в адрес заявителя подготавливается уведомление о переадресации обращения.

9.4. Регистрация документов.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. На основе регистрации в СЭД организуется поисковая система по документам.

Регистрация документов осуществляется в СЭД, объединяющей в единую сеть автоматизированные рабочие места работников аппарата, лиц, участвующих в процессе правотворческой деятельности Думы, и позволяющей создать единую базу данных, которая содержит электронные образы документов, а также информацию:

о поступающих, внутренних и отправляемых документах (в том числе обращениях физических лиц), о протоколах, образующихся в деятельности Думы,

о правовых актах Думы и председателя Думы, органов Думы,

о договорах, соглашениях по межмуниципальному, международному сотрудничеству,

о прохождении документов в Думе,

о ходе исполнения правовых актов Думы и председателя Думы, органов Думы, служебных документов и поручений по ним и о списании документов в дело.

Регистрация документов осуществляется в соответствии с номенклатурой дел Думы и производится децентрализовано:

служебные письма и обращения общественных объединений, юридических лиц, поступающие на рассмотрение должностным лицам Думы, документы, подписанные должностными лицами Думы и направленные в адрес общественных объединений, юридических лиц, документы, поступившие в адрес структурных подразделений аппарата (органов Думы) и создаваемые ими (внутренние документы), правовые акты Думы и председателя Думы, протоколы заседаний Думы, совещательных органов Думы, совещаний и рабочих встреч у должностных лиц Думы, договоры и соглашения по межмуниципальному и международному сотрудничеству, заявления о приеме/увольнении работников регистрируются в отделе делопроизводства,

обращения физических лиц, поступившие в адрес должностных лиц Думы, и переписка по обращениям физических лиц регистрируются в управлении общественных отношений аппарата,

уведомления о возникновении конфликта интересов или о возможности его возникновения регистрируются в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата,

договоры и муниципальные контракты, заявки по закупкам товаров, работ, услуг регистрируются в организационном управлении аппарата,

протоколы заседаний, совещаний, собраний и решения органов Думы в Думе регистрируются в отделе по организации работы комитетов аппарата.

Регистрация протоколов мероприятий иных коллегиальных органов, созданных в Думе, аппарате, осуществляется соответствующими структурными подразделениями аппарата, обеспечивающими деятельность указанных органов.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в Думе, приведен в приложении 14 к Инструкции.

Документы в Думе регистрируются: поступающие - в день поступления или на следующий рабочий день, если поступили после 16.00 ч, создаваемые - в день подписания, утверждения или на следующий рабочий день, если подписаны после 17.00 ч. Регистрация и передача срочных документов осуществляются немедленно.

Документы, зарегистрированные в СЭД и направленные в структурные подразделения аппарата, повторно не регистрируются.

Документ после регистрации не может быть полностью или частично заменен.

При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые ЭРКК и устанавливается связь с ЭРКК предыдущего документа.

9.5. Порядок рассмотрения документов должностными лицами Думы и доведения документов до исполнителей. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших должностным лицам Думы, и их рассмотрение помощниками должностных лиц Думы проводится, как правило, в день поступления и регистрации.

Документы, подлежащие рассмотрению должностными лицами Думы, (кроме документов по бухгалтерскому учету и отчетности, по кадровым вопросам, личного характера) передаются в сектор секретариата аппарата централизовано через отдел делопроизводства или управление общественных отношений аппарата, как правило, не позднее 17.00 ч текущего дня. Документы, поступившие после указанного времени, направляются в сектор секретариата аппарата на следующий день.

Документы, адресованные руководителю аппарата, передаются ему непосредственно.

Должностные лица Думы рассматривают поступившие документы в день их поступления или на следующий день. Срочность исполнения документа определяется должностным лицом Думы.

Рассмотренные должностными лицами Думы документы (кроме документов по бухгалтерскому учету и отчетности, по кадровым вопросам, личного характера) возвращаются в отдел делопроизводства или в управление общественных отношений аппарата, где в ЭРКК вносится содержание резолюции, проставляются необходимые отметки о ходе рассмотрения соответствующего документа и осуществляется направление документа исполнителям в структурных подразделениях аппарата средствами СЭД в электронном виде без дублирования на бумажном носителе в соответствии с резолюцией, как правило, в день подписания резолюции.

Руководители структурных подразделений аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителя в день поступления, контроль за качественным исполнением документа по существу вопроса.

В структурных подразделениях аппарата резолюции руководителя структурного подразделения аппарата вносятся в ЭРКК, созданную отделом делопроизводства или управлением общественных отношений аппарата.

9.6. Работа с документами в органах Думы и структурных подразделениях аппарата. В органах Думы и структурных подразделениях аппарата организуется работа с документами: адресованными непосредственно руководителю органа Думы или структурного подразделения аппарата, полученными в соответствии с резолюцией должностных лиц Думы.

Руководители органов Думы, структурных подразделений аппарата организуют работу с поступившими документами, обеспечивают контроль за качеством и сроками исполнения документов по существу вопроса.

Организация и ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата, органах Думы, осуществляется работниками аппарата, на которых возложены обязанности по ведению делопроизводства в соответствующих подразделениях (далее - ответственные за делопроизводство).

Исполнение документа осуществляется в соответствии с резолюцией должностных лиц Думы, руководителей структурных подразделений аппарата.

Исполнение документа предусматривает сбор, обработку, анализ необходимой информации, подготовку проекта итогового документа; оформление, согласование, представление документа на подписание (утверждение) руководителям органов Думы, структурных подразделений аппарата или должностным лицам Думы; подготовку документов к отправке или доставке.

Исполнение документа по существу должно быть закончено в течение 2/3 срока, предусмотренного для исполнения документов данного вида. Оставшаяся 1/3 срока предназначена для согласования, проведения рабочих встреч, консультаций, редактирования и подписания проекта документа.

Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Структурные подразделения аппарата, являющиеся соисполнителями, обязаны представить ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока (если не определен другой срок), отведенного на исполнение служебного письма, для свода и подготовки информации (ответа) в соответствии с резолюцией.

Все исполнители отвечают за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке проекта документа. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений.

В случае если документ, поступивший для исполнения в структурное подразделение аппарата не содержит вопросов, входящих в его компетенцию, то такой документ через отдел делопроизводства направляется не позднее 3 календарных дней со дня регистрации на повторную резолюцию.

В СЭД в представлении "Не исполнены" в базе входящих документов отражены документы и резолюции к ним, которые поставлены на контроль. Поиск в представлении осуществляется по следующим параметрам: автору резолюции, ответственному исполнителю, автору (Ф.И.О.) письма.

9.7. Порядок прохождения внутренних документов. Внутренний документооборот включает:

подготовку проектов правовых актов Думы, председателя Думы, органов Думы, подготовку протоколов мероприятий Думы, подготовку муниципальных контрактов, переписку между должностными лицами Думы и/или структурными подразделениями аппарата (служебные записки),

подготовку мнений, заключений,

подготовку отчетов, планов работы, справок, заявок и так далее.

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Внутренние документы, составляемые и/или подписываемые работниками структурных подразделений аппарата, передаются соответственно на подпись и/или резолюцию/согласование руководителю структурного подразделения аппарата.

Внутренние документы, подписанные должностными лицами Думы/руководителями структурных подразделений аппарата и адресованные должностным лицам Думы/руководителям структурных подразделений аппарата, направляются адресату после регистрации в отделе делопроизводства.

Передача документов внутри структурного подразделения аппарата Думы осуществляется работниками самостоятельно.

Передача документов между структурными подразделениями аппарата Думы осуществляется через отдел делопроизводства.

9.8. Организация обработки и передачи отправляемых документов. Документы, подписанные должностными лицами Думы, руководителями органов Думы отправляются отделом делопроизводства и/или управлением общественных отношений аппарата.

Документы для регистрации и отправки передаются подписанными, оформленными в соответствии с установленными требованиями, со всеми приложениями, в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело, отправку по всем указанным адресам в соответствии с указателем рассылки. Исполнителем указывается категория почтового отправления (простое, заказное, с уведомлением). Один зарегистрированный экземпляр или копия при необходимости возвращается структурному подразделению аппарата (исполнителю) для контроля.

В процессе подготовки к отправке документов проверяются качество их оформления в соответствии с установленными требованиями, наличие согласований и подлинной подписи должностного лица Думы, правильность написания почтового адреса (электронный адрес указывается, если документ отправляется по электронной почте), наличие необходимых приложений и количества экземпляров. Оформленные с нарушением установленных требований и некомплектные документы подлежат возврату на доработку исполнителю.

Документы и материалы принимаются для отправки с сопроводительными письмами.

Копии переданных на отправку документов помещаются в соответствии с номенклатурой дел Думы в дела отдела делопроизводства, управления общественных отношений и/или хранятся в структурном подразделении аппарата.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются, как правило, в день их подписания или не позднее следующего после подписания рабочего дня.

Документы с пометкой должностных лиц Думы "Срочно" доставляются незамедлительно.

Документы для почтовой отправки сдавать в отдел делопроизводства или управление общественных отношений аппарата необходимо не позднее чем за один день до окончания срока исполнения служебного письма.

Подготовленные к отправке почтовой связью документы в отделе делопроизводства или управления общественных отношений аппарата взвешиваются, маркируются и передаются в организацию почтовой связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. На отправленные документы составляется реестр.

На документы, отправляемые с отметкой "Заказное", составляется отдельный реестр.

X. Контроль за исполнением документов

10.1. Контроль исполнения документов и поручений направлен на своевременное их исполнение и включает постановку на контроль, анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование должностных лиц Думы о результатах исполнения. Контролю в Думе подлежат документы, требующие исполнения, ответа, принятия решения или представления отчета (информации).

10.2. Контроль за исполнением рекомендаций, содержащихся в правовых актах Думы, осуществляется в установленном порядке.

10.3. Организация в Думе контроля за порядком исполнения:

обращений физических лиц осуществляется управлением общественных отношений аппарата, служебных писем, обращений юридических лиц, в том числе объединений граждан, внутренних документов (при необходимости), правовых актов председателя Думы, поручений должностных лиц Думы, содержащихся в протоколах совещаний и рабочих встреч, рекомендаций совещательных органов Думы осуществляется отделом делопроизводства,

предложений депутатов, поручений органов Думы, содержащихся в решениях и протоколах органов Думы, осуществляет отдел по организации работы комитетов аппарата.

Своевременное получение ответов на письма-запросы, отправленные из Думы, контролирует структурное подразделение аппарата, подготовившее запрос.

Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний и рабочих встреч у должностных лиц Думы, ставятся на контроль после регистрации указанных протоколов. Поручения, которые требуют исполнения, регистрируются в СЭД с оформлением ЭРКК, в которой указываются следующие реквизиты:

автор поручения,

исполнитель (исполнители),

содержание поручения,

срок исполнения поручения,

ход исполнения,

отметка о снятии с контроля (дата, подпись, результат исполнения).

Контроль за исполнением рекомендаций, содержащихся в протоколах заседаний круглых столов, совещательных органов Думы, решениях и протоколах органов Думы, осуществляется в соответствии с Регламентом Думы.

Протоколы совещаний и рабочих встреч у должностных лиц Думы, заседаний круглых столов, совещательных органов Думы направляются отделом делопроизводства:

должностным лицам Думы, в структурные подразделения аппарата - по электронной почте,

третьим лицам - письмом за подписью председателя Думы.

Выписки из протоколов и решений органов Думы направляются:

должностным лицам Думы, в структурные подразделения аппарата - в соответствии с резолюцией председателя Думы,

третьим лицам - письмом за подписью председателя Думы.

10.4. Поручения, содержащиеся в протоколе заседания Думы, ставятся на контроль в отделе делопроизводства в случае, если содержат указания по достижению конкретного результата и если исполнителем является аппарат. В случае если в поручении не указано конкретное структурное подразделение-исполнитель в аппарате, его назначает руководитель аппарата, также руководителем аппарата устанавливается срок исполнения поручения при отсутствии в поручении конкретного срока исполнения.

На каждое поручение, содержащееся в протоколе заседания Думы, подлежащее контролю, в отделе делопроизводства заводится ЭРКК, устанавливаются необходимые связи с документами.

Протокол заседания Думы направляется в органы местного самоуправления в течение трех рабочих дней со дня подписания. В случае если в протоколе заседания Думы содержатся предложения, адресованные администрации города Перми, Контрольно-счетной палате города Перми, отделом делопроизводства контролируется получение ответа на письмо о направлении протокола заседания Думы.

Поступившая в соответствии с протоколом информация направляется председателю Думы и, в соответствии с резолюцией председателя Думы, первому заместителю председателя Думы, лицам, заинтересованным в получении указанной информации, а также в управление экспертизы и аналитики.

10.5. Сроки исполнения служебных писем могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются действующим законодательством (приложение 15 к Инструкции). Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются должностными лицами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата (конечная дата исполнения документа указывается в резолюции).

Служебные письма подлежат исполнению:

с отметкой "Срочно" - в течение трех дней,

с отметкой "Оперативно" - в течение десяти дней.

Служебные письма с указанием конкретной даты исполнения подлежат исполнению в указанный срок, если иной срок не установлен должностными лицами Думы, руководителями структурных подразделений аппарата Думы.

При постановке на контроль служебного письма с типовым сроком исполнения конечная дата исполнения в ЭРКК проставляется автоматически, с индивидуальным - вручную работниками отдела делопроизводства аппарата Думы. Изменение срока исполнения документа также фиксируется в СЭД.

При постановке на контроль служебного письма на подлиннике документа ставится отметка о контроле.

Контроль за сроками и исполнением документов в структурных подразделениях аппарата осуществляет работник, ответственный за делопроизводство, или работник, определенный руководителем структурного подразделения аппарата.

Изменение срока исполнения документа производится в соответствии с действующим законодательством должностным лицом Думы, установившим срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем в мотивированной служебной записке, представленной должностному лицу Думы не позднее чем за 2-3 дня до дня истечения срока исполнения документа. Продление срока исполнения также может быть осуществлено на основании промежуточного ответа. В тексте промежуточного ответа или служебной записки должен быть указан срок представления окончательного ответа. Срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней, при этом заявителю сообщается о продлении с указанием причин.

Продление срока исполнения письма с указанной датой представления ответа возможно только по согласованию с автором документа.

Сроки исполнения срочных и оперативных документов не подлежат продлению.

Приостанавливать сроки исполнения документов, а также отменять их имеют право только должностное лицо Думы или автор документа.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то сроком исполнения документа является рабочий день, следующий за этим нерабочим днем.

10.6. Документ снимается с контроля после фактического выполнения всех поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам.

Информация об исполнении документа представляется исполнителем (ответственным исполнителем) должностному лицу Думы, поставившему документ на контроль, либо руководителю структурного подразделения аппарата, в пределах полномочий которого находится решение рассматриваемого вопроса.

Должностное лицо Думы или руководитель структурного подразделения аппарата принимает решение о снятии документа с контроля после изучения всех представленных документов (ответа заявителю, протокола совещания, если таковое проводилось, служебной записки, бланка ЭРКК документа с информацией об исполнении и так далее).

В СЭД документ считается исполненным после проставления отметок "Исполнен" и/или "Списано в дело" ("Полностью исполнен" - в протоколах).

Если по представленным материалам должностным лицом Думы даны новые указания, то на их основании осуществляется дальнейший контроль. Срок исполнения новых поручений исчисляется со дня их получения.

Промежуточный ответ не является основанием для снятия документа с контроля.

Исполнение документа фиксируется в ЭРКК работниками отдела делопроизводства или управления общественных отношений аппарата следующим образом: вносится краткая запись о решении вопроса, дата фактического исполнения, номер документа, который подтверждает исполнение, ФИО лица, подтверждающего исполнение, дата. Документы, подтверждающие исполнение, сканируются, и их электронный образ прикрепляется к ЭРКК контрольного документа.

При оперативном решении вопроса без составления ответов или иных документов делаются комментарии в ЭРКК на закладке "Особые отметки", например: "дан устный ответ (дата, Ф.И.О. исполнителя)", "вопрос решен по телефону (Ф.И.О. лица, с кем решался вопрос)", "проведено совещание (дата и номер протокола, Ф.И.О. исполнителя)" и так далее.

Отметка об исполнении документа оформляется в соответствии с подпунктом 3.2.25 Инструкции.

Отметка об исполнении документов, предполагаемых к рассмотрению на заседании Думы, в ЭРКК в СЭД проставляется работниками отдела делопроизводства после подписания соответствующих правовых актов.

Служебные письма по исполнению рекомендаций, содержащихся в решениях Думы, снимаются с контроля работниками отдела делопроизводства по итогам рассмотрения соответствующих рекомендаций на заседании комитетов Думы, контролирующих их исполнение.

Поручение, содержащееся в правовом акте председателя Думы, снимается с контроля на основании информации, представленной сотрудником структурного подразделения аппарата, ответственным за исполнение указанного поручения, в отдел делопроизводства.

Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в протоколах совещаний и рабочих встреч председателя Думы, рекомендаций, содержащиеся в протоколах совещательных органов Думы, принимается председателем Думы или председателем соответствующего совещательного органа.

Решение о снятии с контроля предложений и поручений, содержащихся в решениях, протоколах органов Думы, принимается руководителем соответствующего органа.

Решение о снятии с контроля поручений, подлежащих контролю, содержащихся в протоколе заседания Думы, принимается председателем Думы.

Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в протоколах совещаний в аппарате, принимает лицо, проводящее соответствующее совещание.

10.7. Система поиска документов в СЭД.

СЭД позволяет выполнять поиск документов по следующим параметрам:

регистрационному номеру, дате, номенклатуре, адресату, корреспонденту, виду документа, подписи (представление "Журнал регистрации" в базах документов),

регистрационному номеру, дате, адресату, корреспонденту, виду документа, подписи, исполнителю, по тексту, заголовку, особым отметкам, по тексту резолюции (вкладка "Поиск по форме").

Поисковая база "Навигатор СМ" позволяет осуществлять поиск документов по разным параметрам как отдельно по годам, так и за весь регистрационный период.

10.8. Анализ состояния исполнительской дисциплины.

Анализ соблюдения сроков рассмотрения исполнения служебных писем и обращений физических и юридических лиц, в том числе объединений граждан, проводится на основе данных в СЭД отделом делопроизводства и управлением общественных отношений аппарата.

Отдел делопроизводства, управление общественных отношений аппарата еженедельно готовят перечень поставленных на контроль должностными лицами Думы документов и поручений, зарегистрированных на дату подготовки отчета, а также перечень документов и поручений, срок исполнения которых приближается или истек. Перечни направляются руководителям структурных подразделений аппарата.

Еженедельно готовится отчет о результатах контроля и состоянии исполнительской дисциплины за неделю, который доводится до руководителя аппарата. Анализ состояния исполнительской дисциплины по служебным документам в Думе готовится отделом делопроизводства ежемесячно, ежеквартально и по мере необходимости.

XI. Документальный фонд Думы

11.1. Документы, образующиеся в деятельности Думы, структурных подразделений аппарата, составляют документальный фонд Думы и являются муниципальной собственностью и частью Архивного фонда Российской Федерации. Формирование документального фонда Думы осуществляется отделом делопроизводства путем составления номенклатуры дел Думы, формирования и оформления дел (проверки формирования и оформления дел структурными подразделениями аппарата), обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в муниципальную организацию города Перми, созданную для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления города Перми архивных документов (далее - муниципальный архив).

11.2. Документальный фонд Думы составляют документы, созданные в Думе и поступившие в Думу в результате взаимодействия с федеральными органами государственной власти, их территориальными органами (подразделениями), органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, физическими и юридическими лицами, общественными объединениями.

XII. Номенклатура дел Думы

12.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Перми, Регламентом Думы, положениями о структурных подразделениях аппарата Думы, штатным расписанием Думы, планами, отчетами, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурой дел Думы за предшествующие годы, а также документами, образующимися в деятельности Думы.

12.2. В аппарате номенклатура дел составляется в соответствии с утвержденной штатным расписанием структурой Думы: названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений аппарата Думы, которым присваиваются индексы. Первым разделом в номенклатуру включается отдел делопроизводства. Далее последовательность расположения разделов должна соответствовать последовательности расположения структурных подразделений аппарата в штатном расписании Думы.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы и направления деятельности, справочные, контрольные картотеки и журналы учета, переходящие дела. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

Ответственность за составление сводной номенклатуры дел Думы возлагается на отдел делопроизводства.

12.3. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата корректируется структурными подразделениями аппарата не позднее 15 ноября года, предшествующего планируемому, и представляется в отдел делопроизводства для составления сводной номенклатуры дел Думы.

12.4. Сводная номенклатура дел Думы составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата и согласовывается:

работником отдела делопроизводства, ответственным за ведение и комплектование архива Думы (далее - работник, ответственный за ведение архива),

начальником отдела делопроизводства,

экспертной комиссией Думы (далее - ЭК),

экспертной проверочно-методической комиссией исполнительного органа государственной власти Пермского края, осуществляющего функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом и правоприменительные функции в области архивного дела (далее - ЭПМК, орган Пермского края в области архивного дела),

утверждается руководителем аппарата.

Номенклатура дел Думы подлежит переработке и согласованию ЭПМК не реже 1 раза в 5 лет и в случае изменения функций и структуры аппарата.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, переоформляется, согласовывается с ЭК и утверждается в установленном порядке. Вводится в действие с 01 января следующего года.

Номенклатура дел Думы оформляется в отдельное дело, включается в раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом и имеет постоянный срок хранения.

Текущие изменения и дополнения вносятся в течение года, для чего используются резервные номера номенклатуры дел Думы.

В структурные подразделения аппарата направляются выписки из номенклатуры дел Думы (соответствующие разделы), подписанные работником, ответственным за ведение архива, для использования в работе. Выписки крепятся в месте, где находятся папки с документами.

Номенклатура дел Думы готовится в четырех экземплярах:

первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел Думы является документом постоянного хранения,

второй используется как рабочий экземпляр в отделе делопроизводства,

третий направляется в муниципальный архив,

четвертый направляется в орган Пермского края в области архивного дела.

12.5. Номенклатура дел оформляется по форме согласно приложению N 16 к Инструкции и имеет строго унифицированную форму, сведения указываются в таблице в пяти обязательных графах:

12.5.1. индекс (1) - это цифровое обозначение структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел Думы. Индекс указывается арабскими цифрами, его части отделяются друг от друга дефисом.

В номенклатуре дел Думы рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел;

12.5.2. заголовок дела (2) должен точно и полно отражать все документированные участки работы структурного подразделения аппарата, состав и содержание документов дела.

Заголовок должен быть кратким и четким, правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

В заголовке не допускается неконкретная формулировка названия, не раскрывающая суть документа, вводные слова, сложные обороты, название не вида документа, а какой-либо функции. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Не допускается помещать в один заголовок документы разных сроков хранения.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре дел определяется степенью их важности:

организационно-распорядительные документы,

планово-отчетные документы,

документы по основным направлениям деятельности.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности:

вид дела (переписка, журнал, книга и так далее) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и так далее), характеризующие состав дела,

автор документа (название структурного подразделения аппарата, лица),

корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы),

краткое содержание документов дела,

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,

дата (период), к которым относятся документы дела,

указание на копийность документов дела (при необходимости).

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовках личных (персональных) дел в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", после которого в скобках указываются их названия (не менее трех видов).

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин.

В случае невозможности установления названия конкретного органа или должностного лица указывается конкретный автор.

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Электронные документы, не переведенные на бумажную основу, следует включать в соответствующий отдел номенклатуры с указанием сроков хранения аналогично документу на бумажном носителе с необходимым примечанием (в электронной форме, база данных).

Для баз (банков) данных можно оформлять отдельный перечень;

12.5.3. количество дел (томов, частей) (3) - заполняется по окончании календарного года. Напротив каждого заголовка указывается количество дел, образовавшихся на определенном документированном участке за год,

12.5.4. сроки хранения дел (4), включенных в номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующим перечнем документов с указанием сроков хранения. Если срок хранения некоторых документов не определен в перечне документов с указанием сроков хранения, он устанавливается ЭПМК по представлению ЭК. При этом в номенклатуре делается отметка с указанием срока хранения, даты и номера протокола ЭК или ЭПМК.

Применяются следующие сроки хранения документов: постоянный (прописывается в номенклатуре дел словом), временный (прописывается в номенклатуре дел цифрой).

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности Думы.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечанием, согласно которому дело должно храниться в течение установленного срока.

Кроме постоянного и временного сроков хранения могут использоваться сроки:

ДМН - до минования надобности (в случае если документы имеют только практическое значение, срок хранения их определяется в структурном подразделении аппарата, но не может быть менее 1 года),

ДЗН - до замены новыми (обычно проставляется на копиях нормативных документов, уничтожение которых возможно лишь при замене на новые).

Для некоторых категорий дел к сроку хранения добавляются отметки "ЭПК" или "ЭК", которые означают, что часть документов дела имеет научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел. Решения о дальнейшем хранении или уничтожении таких документов принимает ЭПМК. Снятие отметки "ЭПК" разрешается при условии конкретизации видов документов и сроков хранения.

Отметка "ЭПК" проставляется в случаях:

когда она предусмотрена в перечне документов с указанием сроков хранения,

когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.

Отметку "ЭПК" следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Снижение сроков хранения документов, указанных в перечне документов с указанием сроков хранения, запрещено, увеличение сроков хранения возможно в случае, если это вызвано специфическими особенностями работы Думы на основании решения ЭК по согласованию с ЭПМК;

12.5.5. в графе "Примечание" (5) могут уточняться сроки хранения и вноситься комментарии о:

названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел,

заведении дел (указывается дата),

переходящих делах (если дело не закончено делопроизводством в течение одного года и более, личные дела),

выделении к уничтожению,

лицах, ответственных за формирование дел,

передаче дел в другую организацию,

месте хранения (если дело имеет длительный справочный характер),

изменении сроков хранения (при условии завершения проверки),

исчислении срока хранения с определенного момента (когда срок хранения определяется с момента замены документов новыми),

изменении формы документа (база данных; в электронном варианте).

В случае если дело не сформировалось, в примечании делается отметка: "не заводилось". Если дело осталось незавершенным и будет продолжено в следующем году, в примечании делается отметка: "переходящее".

12.6. По окончании календарного года структурными подразделениями аппарата подсчитывается количество образовавшихся дел и напротив каждого заголовка в графе 3 номенклатуры дел Думы проставляется цифра, соответствующая данному количеству дел. Данные передаются в отдел делопроизводства для составления итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения (приложение 17 к Инструкции).

Итоговая запись составляется отдельно по трем группам сроков хранения (постоянного, свыше 10 лет, до 10 лет (включительно) в конце номенклатуры дел Думы.

Далее итоговая запись передается в муниципальный архив для ведения учета документов, составляющих часть архивного фонда Пермского края.

XIII. Формирование дел

13.1. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в аппарате осуществляется децентрализовано, по месту их образования (в структурных подразделениях аппарата). Контроль за правильным оформлением и формированием дел осуществляется отделом делопроизводства.

13.2. Документы подшиваются в дела не позднее 10 дней со дня поступления в структурное подразделение аппарата.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

13.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел,

в дело включаются по одному экземпляру каждого документа и только исполненные документы в следующей последовательности: документ-ответ за документом-запросом,

в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в Думе, документы Думы, комитетов, рабочих и депутатских групп, временных комиссий Думы, которые группируются за период работы Думы очередного созыва).

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При наличии нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

13.4. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к доку ментам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

13.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями вместе с листом согласования, пояснительной запиской, листом разногласий или листом замечаний (при наличии).

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

13.6. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению рекомендаций, содержащихся в решениях Думы, поручений председателя Думы подшиваются к карточке контроля исполнения рекомендаций, содержащихся в решениях Думы, поручений председателя Думы.

Если документ имеет отношение к нескольким документам, подшитым в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.

13.7. Документы совещательных органов Думы группируются в два дела: протоколы и документы к заседаниям. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по порядковым номерам в течение года.

Документы заседаний Думы формируются в четыре дела:

протоколы;

решения Думы;

решения и протоколы заседаний органов Думы;

документы к решениям Думы, сгруппированные в соответствии с датой заседания.

13.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

13.9. Обращения физических лиц формируются в дела отдельно от служебных документов и от обращений общественных объединений, юридических лиц. Обращения (предложения, заявления и жалобы) физических и юридических лиц, в том числе объединений граждан, по вопросам работы Думы и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно.

13.10. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела с учетом сроков хранения, определенных действующим законодательством.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Формирование личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

13.11. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

XIV. Оформление дел

14.1. Оформление дел - подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

14.2. В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное оформление обложки дела. Полному оформлению подлежат обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Оформление обложки осуществляется при заведении дела и по завершении делопроизводственного года (приложение 18 к Инструкции) с указанием полного наименования фондообразователя - Пермская городская Дума и структурного подразделения аппарата, архивного шифра, делопроизводственного номера (индекса), даты и заголовка дела (при необходимости с подзаголовком), количества листов в деле, срока хранения в соответствии с номенклатурой дел Думы.

На обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по окончании делопроизводственного года вносятся изменения и дополнения (уточняются заголовки, крайние даты, номера документов в деле).

14.3. Делопроизводственный номер (индекс) дела состоит из цифрового обозначения дела по номенклатуре и порядкового номера дела по описи.

14.4. Дата дела (тома, части) - дата заведения и окончания дела с обозначением месяца (словом) и года или числа, месяца (словом), года в соответствии с самым ранним и самым поздним документом дела (09 января 2014 года - 30 декабря 2014 года). Дата дела оформляется словесно-цифровым способом.

14.5. Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа - заверителя дела. На делах постоянного хранения пишется: "Подлежит постоянному хранению".

14.6. Архивный шифр (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) проставляется чернилами после утверждения годовых разделов описей.

14.7. В верхней части обложки предусматривается место для проставления штампа муниципального архива при приеме дел на муниципальное хранение.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела, кодов муниципального архива и Думы по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) (приложение 19 к Инструкции).

14.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов дела все листы, кроме листа-заверителя, нумеруются сквозной нумерацией. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Листы нумеруются простым карандашом (употребление цветных чернил запрещается) в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Фотографии, чертежи, диаграммы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

14.9. В лист-заверитель дела вносится заверительная надпись с указанием количества пронумерованных листов в деле цифрами и прописью и отдельно через знак "+" (плюс) количество листов внутренней описи (при ее наличии). В случае обнаружения ошибок в нумерации (пропущен номер, не пронумерован лист, продублирован номер) допускается употребление литерных номеров (например, 154, 154а, 154б), но не больше пяти. Все данные об ошибках в нумерации, особенности физического состояния и формирования дел (листы с фотографиями, чертежами, рисунками, наличие копии вместо подлинника и так далее) отмечаются в листе-заверителе. Если в нумерации листов допущено много (более пяти) ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Исправления вносятся также во внутреннюю опись.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, подписывается составителем и подшивается в конце дела (приложение 20 к Инструкции).

14.10. Для учета документов определенных категорий в связи со спецификой данной документации (личные дела, решения Думы и документы к ним, протоколы, постановления и распоряжения председателя Думы и так далее) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и включает сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (приложение 21 к Инструкции). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается составителем.

Внутренняя опись подшивается в начало дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

14.11. Документы формата А4, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола (формата А5 - на три прокола) в твердую обложку из картона прочными хлопчатобумажными нитками или переплетены типографским способом с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке или переплету металлические скрепления удаляются.

XV. Организация оперативного хранения документов

15.1. С момента заведения и до передачи на хранение в отдел делопроизводства дела хранятся по месту их формирования в течение двух лет (по завершении текущего делопроизводства) для практического использования. Руководители и работники структурных подразделений аппарата несут ответственность за сохранность документов и дел в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

15.2. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения находятся в структурных подразделениях аппарата до истечения срока их хранения и последующего уничтожения в установленном порядке.

Дела, содержащие персональные данные депутатов Думы, относятся к документам с ограниченным доступом, хранятся в запираемом шкафу (сейфе) в отделе по вопросам муниципальной службы и кадров аппарата до истечения срока их хранения и уничтожаются в установленном порядке.

Дела должны храниться в запираемых шкафах. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу по годам в порядке номеров и указанием индексов дел на корешках в соответствии с номенклатурой дел Думы. Хранение дел в столах у работников не допускается.

15.3. Изъятие документа из дела постоянного хранения допускается в исключительных случаях (налоговыми органами, органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры) и производится после уведомления должностных лиц Думы. В случае изъятия документа оформляется копия документа, заверенная в установленном порядке, протокол об изъятии подлинника. В деле остается заверенная копия и акт выдачи во временное пользование подлинника документа (приложение 22 к Инструкции).

15.4. Выдача дел во временное пользование структурным подразделениям аппарата производится на срок не более одного месяца с разрешения начальника отдела делопроизводства под расписку в журнале учета выдачи дел во временное пользование. На выданное дело составляется карта-заместитель (приложение 23 к Инструкции).

XVI. Порядок оформления копий и выписок из документов

16.1. Копии архивных документов выдаются заверенными в установленном порядке.

16.2. Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (хлопчатобумажная нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10 x 6 см) с отметкой о заверении копии. Оттиск печати Думы должен захватывать наклеенный лист и оборотную сторону последнего листа заверяемого документа.

Если необходимо воспроизвести только часть текста документа (отдельные пункты), то оформляется выписка.

Выписки из документов оформляются на соответствующем бланке документа (приложение 24 к Инструкции). При оформлении выписки к наименованию вида документа добавляется слово "ВЫПИСКА", указываются основные реквизиты: дата, регистрационный номер, заголовок, преамбула, а затем - дословная запись необходимой части текста. Ниже текста указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего подлинник документа.

В выписке из приложения к документу указываются следующие реквизиты: вид документа "ВЫПИСКА из приложения к...", гриф приложения, ссылка на вид документа, дата и регистрационный номер, заголовок к приложению, дословная запись необходимой части текста.

На выписках из документов проставляется отметка о заверении копии и соответствующий штамп структурного подразделения аппарата или печать Думы.

XVII. Порядок передачи документов на архивное хранение

17.1. Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" после окончания срока хранения документов в Думе и проведения экспертизы ценности документы подлежат:

постоянного хранения - передаче в муниципальный архив,

временного хранения - уничтожению.

Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению годовых разделов описей на дела постоянного хранения и на дела временного (свыше 10 лет) хранения, составлению актов о выделении к уничтожению документов временного (до 10 лет включительно) хранения.

17.2. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится:

в структурном подразделении аппарата - при составлении номенклатуры дел, формировании дел, отборе дел на постоянное и временное хранение,

в отделе делопроизводства - при подготовке дел к передаче на хранение в муниципальный архив.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в аппарате создается постоянно действующая ЭК из работников структурных подразделений аппарата в количестве не менее 3 человек под председательством руководителя аппарата. Состав ЭК утверждается председателем Думы.

Функции и права ЭК, организация работы определяются Положением об ЭК, которое утверждается председателем Думы после согласования с муниципальным архивом.

ЭК является совещательным органом. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми председателем ЭК. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем (председательствующим на заседании) и секретарем ЭК. Документирование деятельности ЭК и формирование дел возлагается на секретаря ЭК.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение,

отбор документов временного (до 10 лет включительно) хранения и дел с отметкой "ДМН", подлежащих хранению по месту формирования (в структурных подразделениях аппарата),

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно на основе номенклатуры дел Думы на соответствующий год и перечня документов с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел с последующим изъятием черновиков, дубликатов, документов временного хранения.

Дела временного хранения с отметкой ЭК или ЭПМК также просматриваются полистно в целях выделения документов постоянного хранения. В случае обнаружения таких документов дела переформировываются, а документы постоянного хранения оформляются в самостоятельное дело.

Не допускается проведение отбора дел для хранения или к уничтожению на основании заголовков дел.

По результатам проведения экспертизы ценности документов составляются:

годовой раздел описи дел постоянного хранения (опись N 1) (приложение 25 к Инструкции),

годовой раздел описи дел по личному составу (опись N 2), годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 26 к Инструкции),

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 27 к Инструкции).

17.3. Опись дел.

Опись дел - архивный справочник, содержащий перечень дел, предназначенный для их учета.

Годовой раздел описи дел (далее - опись) составляется отдельно на:

дела постоянного хранения,

дела временного (свыше 10 лет) хранения,

дела по личному составу, включая личные дела муниципальных служащих.

Описи составляются работником структурного подразделения аппарата (по указанию руководителя структурного подразделения аппарата) и представляются в отдел делопроизводства после завершения дел в делопроизводстве. Описи составляются по установленным формам в соответствии с нормативными требованиями:

заголовки дел вносятся в точном соответствии с номенклатурой дел Думы и с заголовком на обложке дела,

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела (тома), а все остальные обозначаются словами "То же" (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью в первой строке),

каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером,

нумерация дел в описи сквозная,

графы "индекс дела", "дата дела", "количество листов", "сроки хранения" (для описи дел временного хранения и дел по личному составу) заполняются в соответствии с данными на обложке дела,

графа "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии или отсутствии дел, местонахождении дел, наличии копий и так далее.

Систематизация дел в описи соответствует номенклатуре дел Думы.

В конце описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества дел.

Годовой раздел описи дел структурного подразделения аппарата согласовывается с отделом делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения аппарата. Описи дел, подготовленные в структурных подразделениях аппарата, служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел Думы, по которой сдаются дела на муниципальное хранение.

В сводную опись заголовки дел включаются по разделам в соответствии с индексами.

Порядок заполнения граф сводной описи дел Думы аналогичен заполнению описи дел структурного подразделения аппарата. Графа "Номер дела" продолжает нумерацию сводной описи дел Думы за предыдущий период (год).

В конце описи дел Думы вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней указываются:

количество находящихся на хранении единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью),

первый и последний номера единиц хранения,

имеющиеся пропуски номеров,

литерные номера,

выбывшие единицы и основание их выбытия.

К каждому последующему годовому разделу описи дел Думы, по которой документы поступили на хранение, составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. Все записи производятся после итоговой записи, составленной при печатании описи дел Думы. В случае отсутствия места для записи на лицевой стороне листа запись составляется на его обороте. На отдельном листе составление итоговых записей не допускается.

Сводная опись дел Думы является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел Думы.

Сводная опись дел Думы постоянного хранения согласовывается с ЭК и утверждается ЭПМК, после чего утверждается руководителем аппарата.

Заверенные в установленном порядке копии сводной описи дел Думы являются учетным и рабочим экземплярами в отделе делопроизводства. В муниципальный архив направляется контрольный экземпляр описи дел Думы с синей печатью ЭПМК.

Порядок составления годового раздела сводной описи дел Думы временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, аналогичен порядку составления сводной описи дел Думы постоянного хранения с дополнением графы "срок хранения".

Сводные описи дел по личному составу согласовываются с ЭК, ЭПМК, утверждаются руководителем аппарата.

Не допускается наличие двух описей дел Думы с одинаковыми номерами или отличающихся только буквенными индексами.

К каждой описи дел Думы отдельно составляется титульный лист и предисловие.

На титульном листе описи дел Думы помещаются следующие данные: полное наименование муниципального архива, официальное название документального фонда Думы и его номер, номер описи дел Думы и ее название, которое включает название категории документов (постоянного хранения, по личному составу), крайние даты дел, включенных в опись дел Думы. Если в опись дел Думы включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

К первому годовому разделу сводной описи дел Думы составляется предисловие, в котором отражаются в хронологической последовательности сведения:

о структуре Думы и ее изменениях,

основные решения, принятые на заседаниях Думы очередного созыва,

о направлениях деятельности Думы,

о составе, объеме, состоянии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение.

При наличии в описи дел Думы нескольких разделов она может иметь оглавление.

17.4. Отбор документов к уничтожению. Отбор документов к уничтожению производится после составления и утверждения годовых разделов описей

дел Думы за этот же период.

Документы по истечении срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт). Для составления акта используется номенклатура дел Думы на соответствующий период и Перечень документов с указанием сроков хранения. В акт включаются дела с истекшим сроком хранения на 1 января года, в котором составлен акт.

На основании актов структурных подразделений аппарата составляется сводный акт по форме согласно приложению 28 к Инструкции.

Сводный акт о выделении документов к уничтожению вместе с годовыми разделами сводных описей дел Думы представляется к рассмотрению на заседание ЭК, согласовывается с муниципальным архивом и утверждается руководителем аппарата. После утверждения документы, не подлежащие хранению, могут быть уничтожены.

Включенные в сводный акт документы уничтожаются централизованно, в акте делается отметка о дате, месте и способе уничтожения документов. Использование документов для хозяйственных нужд запрещается. Не допускается уничтожение документов с истекшим сроком хранения по месту формирования.

17.5. Подготовка и передача документов в отдел делопроизводства (далее также - архив Думы). В архив Думы передаются на хранение дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения, дела по личному составу. Дела передаются после оперативного хранения не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел производится по сдаточным описям дел (приложение 29 к Инструкции).

В период подготовки дел к передаче на хранение проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в сдаточные описи дел, количеству дел в номенклатуре дел Думы. Все выявленные при проверке недостатки должны быть устранены.

Передача дел в архив Думы осуществляется по графику, составленному отделом делопроизводства, согласованному с ЭК и утвержденному руководителем аппарата.

Прием каждого дела производится работником, ответственным за ведение архива. В сдаточной описи дел (в обоих экземплярах) делается отметка о наличии дела, в конце указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сдающего и принимающего.

Вместе с делами в архив Думы передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в сдаточную опись дел.

В случае отсутствия дел или обнаружения утраты дел принимаются меры к их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 30 к Инструкции). Указанный акт составляется в четырех экземплярах и утверждается руководителем аппарата.

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Думы не передаются. В исключительных случаях они могут передаваться в архив Думы по согласованию с начальником отдела делопроизводства. Передача таких документов осуществляется по номенклатуре дел Думы.

В случае изменения структуры аппарата хранение архивных документов структурного подразделения аппарата осуществляет подразделение-преемник или отдел делопроизводства.

Перед передачей документов в этом случае проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на хранении в структурном подразделении аппарата. Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то соответствующее структурное подразделение аппарата устраняет указанные нарушения.

Передача документов на архивное хранение производится по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год.

При ликвидации или реорганизации Думы вопросы передачи документов постоянного хранения и по личному составу согласовываются с муниципальным архивом.

XVIII. Организация работы архива Думы

18.1. Задачи и функции архива Думы.

Задачи и функции архива Думы определяются после согласования с муниципальным архивом в Положении об архиве Думы, утвержденном председателем Думы.

Ведение архива Думы обеспечивает отдел делопроизводства.

При смене работника, ответственного за ведение архива, прием-передача документов, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи дел при смене работника, ответственного за ведение архива (приложение 31 к Инструкции).

18.2. Обеспечение сохранности документов архива Думы: помещение архива Думы должно быть приспособлено для хранения документов и оборудовано средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализациями. В течение года в помещении архива Думы должны проводиться санитарно-гигиенические мероприятия;

документы постоянного хранения необходимо размещать на стеллажах в вертикальном или горизонтальном положении в картонных коробках, к которым приклеиваются ярлыки с указанием номера описи дел Думы, номеров дел, крайних дат, отдельно от документов временного хранения;

не допускается хранение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не приспособленных для хранения дел местах.

18.3. Дела из архива Думы могут выдаваться:

в целях изготовления копий документов, архивных выписок из документов, во временное пользование, при изъятии документов, для исследований,

для проведения реставрационных работ, переплета, обработки документов (дезинфекции, дезинсекции). На место выданного дела подкладывается отдельно для каждого дела карта-заместитель. При направлении дел на реставрацию в переплет подготавливается акт о выдаче дел во временное пользование.

При возвращении дел проверяется их состояние: наличие каждого дела, нумерация листов и физическое состояние каждого документа.

Ведение учета выданных из архива Думы дел осуществляется работником, ответственным за ведение архива, в книге учета выданных дел.

18.4. Документы в архиве Думы подлежат учету. Единицей учета документов является единица хранения - дело. Учет производится путем присвоения каждому отдельному делу учетного номера (номера дела), являющегося частью архивного шифра. Полностью архивный шифр состоит из номеров архивного фонда Думы (далее - фонд), описи и дела. Архивный шифр помещается на обложке всех архивных дел в нижнем левом и верхнем правом углах. Не допускается присвоение одного учетного номера двум и более делам.

Не допускается хранение в архиве Думы включенных в описи дел Думы дел без архивных шифров на обложках.

В отделе делопроизводства ведутся следующие учетные документы:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 32 к Инструкции),

лист фонда (приложение 33 к Инструкции),

описи дел Думы,

реестр описей дел Думы (приложение 34 к Инструкции),

дело фонда,

лист - заверитель дела,

внутренняя опись документов дела.

В дело фонда включается историческая справка, акты передачи дел на постоянное хранение, акты о выделении к уничтожению документов, проверок наличия и состояния документов и так далее. Все документы в деле фонда должны располагаться в хронологической последовательности. На документы, входящие в дело фонда, составляется внутренняя опись, листы нумеруются.

В целях установления фактического наличия дел в соответствии с описями дел Думы и выявления дел, требующих обработки и реставрации, в архиве Думы проводится проверка наличия и состояния дел.

Плановая проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится не реже одного раза в 5 лет, дел временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - не реже одного раза в 10 лет.

Единовременная проверка наличия и состояния дел архива Думы проводится:

после перемещения дел в другое помещение,

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел,

при смене работника, ответственного за ведение архива.

Имеющиеся в наличии дела проверяются по описям дел Думы.

Итоги проверки оформляются актом (приложение 35 к Инструкции). По результатам проверки при необходимости в учетные документы архива Думы вносятся изменения и дополнения.

По истечении предельных сроков хранения в архиве Думы (5 лет) документы постоянного хранения подлежат передаче в муниципальный архив в установленном порядке. Прием дел на муниципальное хранение проводится поединично по описям дел Думы с оформлением акта приема-передачи.

Приложение 1
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Примерный перечень
обязанностей работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Пермской городской Думы

1. По организации документооборота и исполнения документов:

1.1. обеспечение организации ведения делопроизводства в соответствии с Инструкцией по организации делопроизводства в Пермской городской Думе и знакомства сотрудников структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы с нормативными и методическими документами по делопроизводству;

1.2. получение документов в электронном или бумажном виде, зарегистрированных в отделе делопроизводства или управлении общественных отношений аппарата Думы, рассмотренных должностными лицами Пермской городской Думы, адресованных руководителю структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы;

1.3. проведение первоначальной обработки и предварительного рассмотрения документов и организация своевременной подготовки поступающих документов для рассмотрения руководителем структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы;

1.4. внесение в электронную регистрационно-контрольную карточку документа в Программе электронного документооборота и нормотворчества Пермской городской Думы текста резолюции руководителя структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы и информирование об изменениях по прохождению документов сотрудников отдела делопроизводства или управления общественных отношений аппарата Пермской городской Думы;

1.5. обеспечение доставки документов исполнителям в структурном подразделении аппарата Пермской городской Думы в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы;

1.6. обеспечение контроля за прохождением и исполнением документов в установленные сроки;

1.7. осуществление справочно-поисковой работы по документам;

1.8. систематическое информирование руководителя структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы о ходе и результатах исполнения документов;

1.9. осуществление контроля за правильностью оформления писем в соответствии с установленными требованиями;

1.10. осуществление приема от сотрудников структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы проектов документов на подпись или согласование руководителю структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы, а также для передачи в отдел делопроизводства или управление общественных отношений аппарата Пермской городской Думы на подпись должностным лицам Пермской городской Думы.

2. По формированию и хранению дел в структурном подразделении Пермской городской Думы:

2.1. осуществление экспертизы ценности документов, формирования дел постоянного и временного хранения, обеспечение их сохранности, учета, подготовки и передачи на хранение в отдел делопроизводства аппарата Пермской городской Думы;

2.2. ведение учета документов, проведение проверки наличия и состояния дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче на хранение в отдел делопроизводства аппарата Пермской городской Думы;

2.3. выделение дел, подлежащих уничтожению или постоянному хранению, и передача их в отдел делопроизводства аппарата Пермской городской Думы;

2.4. составление номенклатуры дел структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы;

2.5. составление и представление на рассмотрение в установленном порядке годовых разделов описи дел структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы.

Приложение 2
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Перечень
бланков документов Пермской городской Думы с изображением герба города Перми в многоцветном варианте

1. Бланк решения Пермской городской Думы.

2. Бланк постановления председателя Пермской городской Думы.

3. Бланк письма председателя Пермской городской Думы.

4. Бланк Благодарственного письма председателя Пермской городской Думы.

Приложение 3
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                             бланка резолюции

Приложение 4
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Перечень
документов, на которых проставляется печать с изображением герба города Перми

1. Акты приема-передачи выполненных работ.

2. Гарантийные письма.

3. Доверенности.

4. Договоры, соглашения, контракты.

5. Финансовые документы.

6. Удостоверения, подписываемые председателем Пермской городской Думы.

7. Иные документы в соответствии с законодательством.

Приложение 5
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

                     журнала учета печатей и штампов

N п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати (штампа)	Наименование структурного подразделения аппарата Думы, должность и фамилия получателя	Подпись получателя, дата	Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки

Приложение 6
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                             полного протокола

                     Пермская городская Дума VI созыва

                     Молодежный парламент города Перми

                                ПРОТОКОЛ

                            выездного заседания

     ДД.ММ.ГГГГ                                            N ____

                               г. Пермь

     Председательствующий (Председатель): _______________________________

                                               (фамилия и инициалы в

                                                 именительном падеже)

     Секретарь (при наличии): ___________________________________________

                                          (фамилия и инициалы

                                          в именительном падеже)

     Присутствовали: ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (фамилия и инициалы членов (участников) мероприятия

    в алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности

             для постоянных членов (участников) мероприятия)

     Приглашенные: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

             (фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном

         порядке в именительном падеже с наименованием должности)

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О (Об) _________________________________________________________.

                           (содержание вопроса)

Доклад: ________________________________________________________________.

                      (наименование должности, фамилия,

                        инициалы в родительном падеже)

     2. О (Об) (далее оформляется аналогично п. 1).

     1. СЛУШАЛИ: ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

             (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже,

          краткое изложение содержания доклада (сообщения, информации)

               от 3 л. ед. ч. или слова "Текст прилагается")

     ВЫСТУПИЛИ: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

               краткое содержание выступления или слова

                             "Текст прилагается")

     РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить...)

     1.2. ...

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

     Председательствующий (председатель)    _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     Секретарь                              _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     (Протокол вел                          _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

Приложение 7
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                             краткого протокола

                     Пермская городская Дума VI созыва

                                ПРОТОКОЛ

              заседания Совета Пермской городской Думы

     ДД.ММ.ГГГГ                                            N ____

     ул. Ленина,23

     малый зал

     Председательствующий (Председатель): _______________________________

                                               (фамилия и инициалы в

                                                 именительном падеже)

     Секретарь (при наличии): ___________________________________________

                                          (фамилия и инициалы

                                          в именительном падеже)

     Присутствовали: ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (фамилия и инициалы членов (участников) мероприятия

    в алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности

             для постоянных членов (участников) мероприятия)

     Приглашенные: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

             (фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном

         порядке в именительном падеже с наименованием должности)

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О (Об) _________________________________________________________.

                           (содержание вопроса)

Доклад: ________________________________________________________________.

                      (наименование должности, фамилия,

                        инициалы в родительном падеже)

     2. О (Об) (далее оформляется аналогично п. 1).

     1. СЛУШАЛИ: ________________________________________________________

_________________________________________________________________________

             (фамилия, инициалы докладчика в родительном падеже,

          наименование вопроса в предложном падеже (о чем?)

     ВЫСТУПИЛИ: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (фамилия, инициалы выступивших в именительном падеже;

     РЕШИЛИ:

     1.1. Утвердить (поручить, представить...)

     1.2. ...

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

     Председательствующий (председатель)    _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     Секретарь                              _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     (Протокол вел (а)                      _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

Приложение 8
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

               краткого протокола оперативного совещания

                     Пермская городская Дума VI созыва

                                ПРОТОКОЛ

         рабочей встречи у председателя Пермской городской Думы

      Председатель(председательствующий): _______________________________

     Секретарь: _________________________________________________________

     Присутствовали: ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

N п/п	Текст поручения/ рекомендации	Исполнитель	Срок исполнения
1. Наименование вопроса
1	Принять к сведению доклад...	участники совещания	без срока
2	Указать на ...		без срока
3	Представить, направить, разместить, подготовить...	ФИО	дата исполнения
2. Наименование вопроса
1	Принять к сведению доклад...
2
3

     Председательствующий (председатель)    _______________ _____________

     (при необходимости указывается         личная подпись   И.О. Фамилия

                должность)

     Секретарь                              _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     (Протокол вел (а)                      _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

Приложение 9
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                           выписки из протокола

                     Пермская городская Дума VI созыва

                           ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

         рабочей встречи у председателя Пермской городской Думы

     ДД.ММ.ГГГГ                                            N ____

                               г. Пермь

     Председательствующий (Председатель): _______________________________

                                               (фамилия и инициалы в

                                                 именительном падеже)

     Секретарь (при наличии): ___________________________________________

                                          (фамилия и инициалы

                                          в именительном падеже)

     Присутствовали: ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

          (фамилия и инициалы членов (участников) мероприятия

    в алфавитном порядке в именительном падеже без наименования должности

             для постоянных членов (участников) мероприятия)

     Приглашенные: ______________________________________________________

_________________________________________________________________________

             (фамилия и инициалы приглашенных в алфавитном

         порядке в именительном падеже с наименованием должности)

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О (Об) _________________________________________________________.

                           (содержание вопроса)

Доклад: ________________________________________________________________.

                      (наименование должности, фамилия,

                        инициалы в родительном падеже)

     2. О (Об) (далее оформляется аналогично п. 1).

     2. СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     2.1. ...

     2.2. ...

     2.3. ...

     Председательствующий (председатель)    _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     Секретарь                              _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     (Протокол вел                          _______________ _____________

                                            личная подпись   И.О. Фамилия

     Верно

     Подлинник находится в Пермской городской Думе

     (наименование структурного подразделения аппарата

     Пермской городской Думы) в деле N ____ за _______ год.

     Должность

     ________________________ И.О. Фамилия

     личная подпись

     Дата                     Печать

Приложение 10
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                       оформления служебного письма

Приложение 11
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 ОБРАЗЕЦ

                       оформления служебной записки

Пермская городская Дума VI созыва      Должность адресата

 Наименование структурного             Фамилия И.О.

      подразделения

     СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

__________ N ____________________

На N ________ от ________________

Заголовок к тексту

                                Обращение!

     1.  Констатирующая часть (описательная или аналитическая). Изложение

фактов  (событий,  ситуаций,  причин,  информирование  о  хо де работ или

исполнении документов).

     Анализ:    возможные    варианты  развития  событий  или  выхода  из

сложившейся ситуации.

     2. Выводы, предложения, рекомендации или просьбы.

     Отметка о наличии приложения (при необходимости).

     Наименование должности     ______________ _________________

                                личная подпись     И.О. Фамилия

     Отметка об исполнителе (может отсутствовать)

     Визы согласования (при необходимости)

Приложение 12
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Перечень
видов служебной информации ограниченного распространения в Пермской городской Думе

1. Сведения, содержащиеся в кадровых документах лиц, замещающих муниципальные должности, помощников депутатов Пермской городской Думы, муниципальных служащих Пермской городской Думы, реестре муниципальных служащих Пермской городской Думы, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в установленном законом порядке.

2. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.

3. Информация, содержащаяся в заявках на участие в открытом конкурсе, запросе котировок, до момента вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе, запросе котировок и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе, запросе котировок в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

4. Сведения о применяемых методах и средствах защиты информационных ресурсов в Пермской городской Думе от разрушения, искажения, утечки, несанкционированного доступа в процессе создания информации, ее обработки, хранения и распространения в локальных вычислительных сетях, средствах вычислительной техники, а также в служебных помещениях и вне их.

5. Сведения по учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе, по отдельным организациям, в которых работает менее 300 граждан, пребывающих в запасе.

6. Другие сведения, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами.

7. Другие сведения, определенные должностными лицами Пермской городской Думы как содержащие конфиденциальную информацию, за исключением сведений, которые не могут быть к ней отнесены в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 13
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

             регистрационно-контрольной карточки документов

                   с грифом ограничения доступа (ДСП)

                     РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

                    учета и выдачи документов с грифом ДСП

          _________________________________________________________

          регистрационный номер и дата документа (копии документа)

Дата выдачи документа	N  копии документа*	Отметка о выдаче документа		Отметка о возврате документа
		кому выдан документ (дело) (подразделение, ФИО)	подпись, дата	кому сдан документ (дело) (подразделение, ФИО)	подпись, дата
1	2	3	4	5	6

     * Указывается только при выдаче копии (например, "Копия N 1")

Приложение 14
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в отделе делопроизводства, управлении общественных отношений аппарата Пермской городской Думы

1. Бухгалтерские документы, счета на оплату.

2. Документы на иностранных языках без перевода.

3. Документы, адресованные депутатам Пермской городской Думы и фракциям.

4. Документы с пометкой "лично".

5. Периодические издания.

6. Планы работы и отчеты о работе.

7. Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

8. Пригласительные билеты.

9. Рекламные извещения, прейскуранты, каталоги, проспекты без сопроводительных писем.

10. Статистические сведения.

11. Тематические и специальные сборники без сопроводительных писем.

12. Учебные планы, программы семинаров, конференций без сопроводительных писем.

13. Анонимные обращения, кроме тех, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

14. Обращения, текст которых не поддается прочтению.

Приложение 15
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

Перечень
сроков исполнения документов

N п/п	Вид документа, автор	Срок исполнения	Основание
1	Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц	в течение 30 дней	Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
2	Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации:		Федеральный закон от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"
	парламентский запрос	не позднее чем через 15 дней или иной установленный срок
	депутатский запрос	30 дней или иной согласованный срок
3	Законодательное Собрание Пермского края:		Закон Пермского края от 06.03.2007 N 9-ПК "О статусе депутата Законодательного Собрания Пермского края"
	депутатский запрос	не позднее 10 дней
	обращение депутата	безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 10 дней со дня получения обращения депутата)
4	Пермская городская Дума:		решение Пермской городской Думы от 25.08.2015 N 150 "О принятии Устава города Перми" , решение Пермской городской Думы от 27.03.2012 N 50 "Об утверждении Регламента Пермской городской Думы"
	депутатский запрос	не позднее 10 дней
	обращение депутата	в течение 30 дней
5	Уполномоченный по правам человека в Пермском крае:		Закон Пермского края от 05.08.2007 N 77-ПК "Об Уполномоченном по правам человека в Пермском крае"
	запрос, ходатайство или иное обращение по вопросам защиты прав и свобод человека	15-дневный срок
	информация по иным вопросам	30-дневный срок
6	Уполномоченный по правам ребенка в Пермском крае		Закон Пермского края от 28.08.2013 N 231-ПК "Об Уполномоченном по правам ребенка в Пермском крае"
	запрос	2-недельный срок
	заключение, содержащее рекомендации	в течение 30 дней
7	Запрос Уполномоченного по правам предпринимателей в Пермском крае сведений, документов и материалов	в срок, не превышающий пятнадцати дней.	Закон Пермского края от 11.11.2013 N 250-ПК "Об Уполномоченном по защите прав предпринимателей в Пермском крае"
8	Средства массовой информации:		Закон Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации"
	запрос	7-дневный срок
	уведомление об отказе в представлении информации	3-дневный срок
9	Прокуратура:		Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации"
	статистическая и иная информация, документы, справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций	в течение пяти рабочих дней, а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение двух рабочих дней
	требование об изменении нормативного правового акта	на ближайшем заседании
	протест	на ближайшем заседании
	представление	в течение месяца

Приложение 16
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма 

                        сводной номенклатуры дел

Пермская городская Дума

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

на  ___________ год                    УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель аппарата

                                       Пермской городской Думы

                                       _______________________

                                        подпись  И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел, томов	Срок хранения (лет и N  статей по перечню)	Примечание
1	2	3	4	5
	Название раздела

     Начальник отдела делопроизводства     Личная     И.О. Фамилия

     аппарата Пермской городской Думы      подпись

     Дата

     Должность работника                   Личная     И.О. Фамилия

     отдела делопроизводства               подпись

     аппарата Пермской городской Думы,

     ответственного за ведение архива

     СОГЛАСОВАНО                    СОГЛАСОВАНО

     Экспертной комиссией           Экспертной проверочно-методической

                                    Пермской городской комиссией

                                    Агентства по делам

     Думы                           архивов Пермского края

     (протокол от ________ N ____) (протокол от ________ N ____)

Приложение 17
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

     Форма

             Итоговая запись о категориях и количестве дел 

                              в ________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящие	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

     Руководитель структурного

     подразделения аппарата             Личная      И.О. Фамилия

     Пермской городской Думы            подпись

     Дата

     Итоговые сведения переданы в муниципальное бюджетное учреждение

     "Архив города Перми"

     Наименование должности             Личная      И.О. Фамилия

    составителя итоговой записи         подпись

     Дата

Приложение 18
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

                  обложки дела в текущем делопроизводстве

                       Пермская городская Дума

                      НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО

                     ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА ДУМЫ

                 ДЕЛО N ____(индекс по номенклатуре)

                             Заголовок дела

                                                    Начато ____________

                                                    Окончено __________

                                                    Хранить ___________

Приложение 19
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

     обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

                             Код МБУ "Архив города Перми" 73888499

                             Код Пермской городской Думы 44844578

                                              /--------------------\

                                              | Ф. N  ____________ |

                                              | Оп. N  ___________ |

                                              | Д. N  ____________ |

                                              \--------------------/

                         ПЕРМСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

                        НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО

                         ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА

                         ПЕРМСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

                      ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

                               Заголовок дела

                               (крайние даты)

                                    На __________ листах

                                    Подлежит постоянному хранению

     /--------------------\

     | Ф. N  ____________ |

     | Оп. N  ___________ |

     | Д. N  ____________ |

     \--------------------/

Приложение 20
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

                           листа-заверителя дела

     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

     В деле прошито и пронумеровано _____________________________________

________________________________________________________________ лист(ов)

цифрами и прописью

в том числе: литерные листы _____________________________________________

пропущенные номера ______________________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

     Наименование должности

     лица, составившего            Личная

     заверительную надпись         подпись         И.О. Фамилия

     Дата

Приложение 21
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

                            внутренней описи

                            Внутренняя опись 

                     документов дела N ____ том ______

N	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого ___________________________________________________ документов

                         (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________________

                                                (цифрами и прописью)

     Опись составил (а)

     Наименование должности         Личная

     составителя описи              подпись      И.О. Фамилия

     Дата

Приложение 22
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

               акта о выдаче дел во временное пользование

                                  Акт 

                о выдаче дел во временное пользование

     Пермская городская Дума

     Акт N _________________

     о выдаче дел во временное пользование ______________________________

                                            (название организации, адрес)

     Основание __________________________________________________________

     Для какой цели _____________________________________________________

     Выдаются следующие дела:

N	Опись N	Дело N	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     Всего выдается __________________ дел, срок возвращения ____________

                   (цифрами и прописью)

     Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в  обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

     Получатель  обязуется вернуть дела в отдел делопроизводства аппарата

Пермской  городской Думы в указанный в акте срок.

     Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты

или повреждения дел.

     Руководитель аппарата             Наименование должности

     Пермской городской Думы           руководителя организации-

                                       получателя

     Личная                            Личная

     подпись И.О. Фамилия              подпись     И.О. Фамилия

     Дата                              Дата

     Печать                            Печать

     Выдал дела

     Наименование должности

     работника, ответственного         Личная

     за ведение архива                 подпись И.О. Фамилия

     Дата

     Принял дела

     Наименование должности            Личная И.О. Фамилия

                                       подпись

     Дата

     Дела возвращены в полном объеме и сохранности:

     Сдал _______________________________________________________________

     Дата

     Принял _____________________________________________________________

     Дата

Приложение 23
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                        карты-заместителя дела

                         КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

     Дело _______________________________________________________________

                             (N  и заголовок)

     Опись ______________________________________________________________

                              (N  и название)

     Выдано ________________________________ ____________________________

                     (дата выдачи)               (кому выдано)

     Во временное пользование до ______________________

                                      (дата возврата)

     Подпись выдавшего дело __________________________________

Приложение 24
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

               оформления выписки из архивного документа

                            Пермская городская Дума

                            ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ

                    О внесении изменений в отдельные решения

            Пермской городской Думы в сфере земельных отношений

     На  основании  Федерального  закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих

принципах  организации  местного  самоуправления в Российской Федерации",

статьи  41  Устава  города  Перми,  решения  Пермской  городской  Думы от

29.06.2006 N 128 "О структуре администрации города Перми"

                    Пермская городская Дума решила:

     2.   Внести  в  Положение  о  муниципальном  земельном  контроле  на

территории  города  Перми,  утвержденное решением Пермской городской Думы

от 19.04.2005 N 63, изменения:

     2.1  в  пункте  1.3  слова "уполномоченного органа и его должностных

лиц" заменить словами "уполномоченных органов и их должностных лиц";

     2.2 пункт 1.9 изложить в редакции:

     "Муниципальный  земельный  контроль  осуществляется  уполномоченными

органами    -   территориальными  органами  администрации  города  Перми.

Территориальные  органы  администрации  города  Перми  при  осуществлении

возложенных    на    них    задач    имеют    право  взаимодействовать  с

территориальными  органами  федеральных  органов  исполнительной  власти,

осуществляющими  государственный  земельный  надзор,  правоохранительными

органами.";

     2.3  в пункте 2.1 слова "на основании положений об органе контроля и

о  структурном  подразделении органа контроля" заменить словами "Типового

положения   о   территориальном   органе  администрации  города  Перми  и

Положения   о   структурном    подразделении    территориального   органа

администрации города Перми";

     2.4    в    абзаце    четырнадцатом    пункта  2.2  слова  "органами

специализированного контроля администрации города Перми," исключить.

     6.  Контроль  за исполнением настоящего решения возложить на комитет

Пермской  городской  Думы  по  муниципальной  собственности  и  земельным

отношениям.

     Глава города Перми -

     председатель Пермской городской Думы                    И.В. Сапко

    /-----------------------------\

    |Фонд Пермской городской Думы |                 Верно

    |N                            |      Подлинник находится в Пермской

    |Опись N 1                    | городской Думе в деле N __ за __ год.

    |Дело N                       | Должность заверяющего

    \-----------------------------/ Дата       Подпись       И.О. Фамилия

                                    Печать

Приложение 25
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                             Форма

    годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

      Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения

Пермская городская Дума

ФОНД N 

ОПИСЬ N                                УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель аппарата

                                       Пермской городской Думы

                                       _______________________

                                        подпись  И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

дел постоянного хранения

за __________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

     В данную опись внесено _____ дел с N ___ по N ___ в том числе:

     (цифрами и прописью)

     литерные номера: ___________________

     пропущенные номера: ________________

     Наименование должности             Личная

     составителя описи                  подпись        И.О. Фамилия

     Дата

     СОГЛАСОВАНО                    СОГЛАСОВАНО

     Экспертной комиссией           Экспертной проверочно-методической

                                    Пермской городской комиссией

                                    Агентства по делам

     Думы                           архивов Пермского края

     (протокол от ________ N ____) (протокол от ________ N ____)

Приложение 26
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                            Форма

       годового раздела сводной описи дел по личному составу

              и временного (свыше 10 лет) хранения

       Годовой раздел сводной описи дел по личному составу

                  и временного (свыше 10 лет) хранения

Пермская городская Дума

ФОНД N 

ОПИСЬ N                                УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель аппарата

                                       Пермской городской Думы

                                       _______________________

                                        подпись  И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

дел по личному составу

за _______________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты (тома, части)	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

     В данную опись внесено _____ дел с N ___ по N ___ в том числе:

     (цифрами и прописью)

     литерные номера: ___________________

     пропущенные номера: ________________

     Наименование должности             Личная

     составителя описи                  подпись        И.О. Фамилия

     Дата

     СОГЛАСОВАНО                    СОГЛАСОВАНО

     Экспертной комиссией           Экспертной проверочно-методической

                                    Пермской городской комиссией

                                    Агентства по делам

     Думы                           архивов Пермского края

     (протокол от ________ N ____) (протокол от ________ N ____)

Приложение 27
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

                 акта о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

                     Акт о выделении к уничтожению документов,

                          не подлежащих хранению

Наименование структурного               УТВЕРЖДАЮ

подразделения аппарата                  Руководитель структурного

Пермской городской Думы                 подразделения аппарата

                                        Пермской городской Думы

                                        _______ _________________

                                        Подпись И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

АКТ N _____

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

     На  основании  номенклатуры  дел  и  перечня  типовых управленческих

документов,  образующихся  в деятельности организаций, с указанием сроков

хранения  отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы:

N	Заголовок дела	Дата	Дата номенклатуры	Индекс дела	Кол-во дел	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

     ИТОГО ____________________ дел за __________________ годы

           (цифрами и прописью)

     Наименование должности          Личная

     составителя акта                подпись         И.О. Фамилия

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Наименование должности          Личная

     работника, ответственного       подпись         И.О. Фамилия

     за ведение архива

     Дата

Приложение 28
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

               сдаточной описи дел постоянного хранения

              Сдаточная опись дел постоянного хранения

Наименование структурного               УТВЕРЖДАЮ

подразделения аппарата                  Руководитель структурного

Пермской городской Думы                 подразделения аппарата

                                        Пермской городской Думы

                                        _______ _________________

                                        Подпись И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

ОПИСЬ N _______

дел постоянного хранения

за _________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено ____________________ дел

                            (цифрами и прописью)

     Сдал:

     Наименование должности          Личная

     составителя акта                подпись         И.О. Фамилия

     Дата

     Принял:

     Наименование должности          Личная

     работника, ответственного       подпись         И.О. Фамилия

     за ведение архива

     Дата

Приложение 29
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

                 сдаточной описи дел постоянного хранения

                 Сдаточная опись дел постоянного хранения

Наименование структурного               УТВЕРЖДАЮ

подразделения аппарата                  Руководитель структурного

Пермской городской Думы                 подразделения аппарата

                                        Пермской городской Думы

                                        _______ _________________

                                        Подпись И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

ОПИСЬ N _______

дел постоянного хранения

за _________________ год

N	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

     В данную опись внесено ____________________ дел

                            (цифрами и прописью)

     Сдал:

     Наименование должности          Личная

     составителя описи               подпись         И.О. Фамилия

     Дата

     Принял:

     Наименование должности          Личная

     работника, ответственного       подпись         И.О. Фамилия

     за ведение архива

     Дата

Приложение 30
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

                    акта о необнаружении документов,

                     пути розыска которых исчерпаны

                                   Акт

       о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны

Пермская городская Дума                УТВЕРЖДАЮ

                                       Руководитель аппарата

                                       Пермской городской Думы

                                       _______ _________________

                                       Подпись   И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

АКТ N _______

о необнаружении документов, пути

розыска которых исчерпаны

     В  результате ______________________________________________________

______________ установлено отсутствие в архивном фонде Пермской городской

Думы  перечисленных  ниже  дел.   Предпринятые    всевозможные  меры   по

розыску  дел  положительных  результатов  не  дали, в связи с чем считаем

возможным снять с учета:

Опись N	N  ед. хр.	Заголовок ед. хр.	Количество листов	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

     Итого ____________________________ ед. хр.

               (цифрами и прописью)

     Содержание утраченных  документов  может  быть  частично  восполнено

следующими ед. хр. ______________________________________________________

                         (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности

работника, ответственного           Личная

за ведение архива

Дата                                подпись           И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО                         СОГЛАСОВАНО

Экспертной комиссией                Экспертной проверочно-методической

                                    Пермской городской

                                    комиссией Агентства по делам

Думы                                архивов Пермского края

(протокол от N ____________)       (протокол от N ____________)

      Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника, ответственного           Личная

за ведение архива

Дата                                подпись           И.О. Фамилия

Приложение 31
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма 

              акта приема-передачи дел при смене работника,

                    ответственного за ведение архива

                                   Акт

                  приема-передачи дел при смене работника,

                      ответственного за ведение архива

Наименование структурного               УТВЕРЖДАЮ

подразделения аппарата                  Руководитель структурного

Пермской городской Думы                 подразделения аппарата

                                        Пермской городской Думы

                                        _______ _________________

                                        Подпись И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

АКТ N ___________

приема-передачи дел при смене

работника, ответственного

за ведение архива Пермской городской Думы/

структурного подразделения аппарата Пермской городской Думы

     В соответствии с ___________________________________________________

_______________________________ передал(а)_____________________ принял(а)

 (Ф.И.О. передающего)                     (Ф.И.О. принимающего)

документы архива за годы и учетные документы к ним.

N	N  и наименование описи	Количество экземпляров описи	Примечание
1	2	3	4

     Итого: принято ________________________________________________ дел,

                                 (цифрами и прописью)

_____________________ описей в _____________________________ экземплярах.

(цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)

     Состояние документов и описей: _____________________________________

                                      (общая характеристика состояния)

     Одновременно передаются:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Состояние: _________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Состояние помещений архива: ________________________________________

                                    (общая характеристика состояния)

     Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ______________________

_________________________________________________________________________

               (общая характеристика состояния)

     Передал                                            И.О. Фамилия

     Принял                                             И.О. Фамилия

Приложение 32
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

             книги учета поступления и выбытия документов

            Книга учета поступления и выбытия документов

                      (формат А3 (297 x 420 мм)

                             Том N _________

                            Начат __________

                           Окончен _________

N	Дата поступления и выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы	Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
						кол-во дел			кол-во дел
						постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного хранения	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

     Итого в _____ году поступило _______________________________ ед. хр.

                                         (цифрами и прописью)

(аудио-, видеодокументов - + ед. уч.), в том числе:

(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13);

выбыло ________________________________ ед. учета (+ документов, листов),

             (цифрами и прописью)

в том числе:

(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14).

Наименование должности

работника, ответственного           Личная

за ведение архива                   подпись            И.О. Фамилия

Дата

Приложение 33
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                         ЛИСТ ФОНДА N __________

            _________________________________________________________

              (местонахождение фонда (наименование организации,

                          где хранится фонд)

                (дата первого поступления документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

     1. Учет неописанных документов

Дата записи	Название, N  и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток)
		Кол-во ед. хр.	Крайние даты	Кол-во ед. хр.	Крайние даты	Всего ед. хр.
1	2	3	4	5	6	7

     2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел описи	Название описи или аннотация документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)							Микрофильмировано дел постоянного хранения
					дел	основание выбытия (название, дата, N документа)	в том числе по описям, утвержденным ЭПК		ед. хр.	в том числе
										постоянного хранения				по л/с
														ед. хр.	крайние даты
							ед. хр.	крайние даты				из них по описям, утвержденным ЭПК
												ед. хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17

Приложение 34
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                 Форма

                             реестра описей

                              РЕЕСТР ОПИСЕЙ 

                документов, хранящихся в ____________________________

N	Дата	N  Описи	Наименование описи	Количество дел в описи			Крайние даты	Кол-во листов	Кол-во экземпляров	Примечание
				Постоянного хранения	Личных дел уволенных	По личному составу

     Всего хранится в архиве ____________________________ описей, из них:

                                  (цифрами и прописью)

     Постоянного хранения - ____________________________

                                 (цифрами и прописью)

временного (свыше 10 лет) - ____________________________

                                 (цифрами и прописью)

по личному составу - ____________________________

                         (цифрами и прописью)

Наименование должности

работника, ответственного               Личная

за ведение архива                       подпись           И.О. Фамилия

     Дата

Приложение 35
к Инструкции
по организации делопроизводства
в Пермской городской Думе

                                  Форма

                акта проверки наличия и состояния дел

                 Акт проверки наличия и состояния дел

Наименование структурного              УТВЕРЖДАЮ

подразделения аппарата                 Руководитель структурного

Пермской городской Думы                подразделения аппарата

                                       Пермской городской Думы

                                       _______ _________________

                                       Подпись   И.О. Фамилия

                                       "___"________ ____ года

                                       "___"________ ____ года

АКТ N ___________

проверки наличия и состояния дел

архива Пермской городской Думы/

структурного подразделения аппарата

Пермской городской Думы

     Фонд _______________________________________________________________

                              (номер или название)

     Основание проверки _________________________________________________

                                (плановая, перемещение документов,

                                   стихийное бедствие и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________

                       (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии: _________________________________________________________

                       (наименование должности, фамилия, инициалы)

     Проверка проводилась с ____________________ по _____________________

     Проверкой установлено:

     1. Всего числится по описям ___________________________________ дел.

     2. Всего не оказалось в наличии _______________________________ дел.

     3. Имеют литерные номера:

     не учтенные в итоговых записях описей _________________________ дел;

     не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______ дел.

     4. Пропущено номеров:

     не учтенные в итоговых записях описей _________________________ дел;

     не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _______ дел.

     5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ____ дел.

     6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _______

____________________________________________________________________ дел.

     7. Имеется не включенных в описи ______________________________ дел.

     8.  Всего  по  данному  фонду  (включенных  и не включенных в описи)

имеется в наличии __________________________________________________ дел:

                                    (цифрами и прописью)

      Из них:

требующих дезинфекции ______________________________________________ дел,

требующих дезинсекции ______________________________________________ дел,

требующих реставрации ______________________________________________ дел,

требующих переплета или подшивки ___________________________________ дел,

требующих восстановления затухающих текстов ________________________ дел,

неисправимо поврежденных ___________________________________________ дел,

требующих обработки ________________________________________________ дел,

выдано во временное пользование ____________________________________ дел.

     9.  Общая  характеристика  состояния  и условий хранения документов.

Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

     Приложение - лист(ы) проверки наличия и состояния дел

     Проверку проводили:

     Председатель комиссии           Личная

     Наименование должности          подпись           И.О. Фамилия

     Члены комиссии:                 Личная

     Наименование должностей         подпись           И.О. Фамилия

     Дата