Обеды за счет фирмы: способы организации и налоговые последствия (Е.А. Мальцева, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2005 г.)

Обеды за счет фирмы: способы организации и налоговые последствия

Многие работодатели включают в социальный пакет бесплатное или льготное питание сотрудников. Принимая такое решение, руководство фирмы должно четко представлять возможные налоговые последствия. А они существенно различаются при разных способах организации питания. Как именно, вы узнаете, прочитав статью.

Обеспечить сотрудников питанием за счет фирмы можно по-разному. Кто-то оплачивает своим работникам ежедневные обеды в дорогом ресторане, а кто-то ограничивается приобретением электрочайника. Однако все возможные способы организации питания сводятся к четырем основным:

- обеды приобретают у специализированной организации;

- создают условия для получения горячего питания на рабочем месте;

- создают собственную столовую (буфет);

- выплачивают денежную компенсацию.

У каждого из перечисленных методов свои особенности налогообложения. Правда, есть и общие моменты. С них и начнем.

Общие правила налогообложения расходов на питание сотрудников

Налог на прибыль

Глава 25 Кодекса позволяет организациям уменьшить налогооблагаемую прибыль на расходы, связанные с предоставлением работникам питания по льготным ценам или бесплатно, либо на расходы по выплате компенсаций стоимости питания в столовых и буфетах. Но при условии, что бесплатное или льготное питание (выплата компенсаций) предусмотрено трудовыми и (или) коллективными договорами. Об этом сказано в пункте 25 статьи 270 НК РФ.

Кроме того, в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

Таким образом, расходы на питание уменьшают налогооблагаемую прибыль, только если обязанность фирмы организовать обеды работников за свой счет предусмотрена в коллективном договоре. Такое условие будет не лишним и в трудовых договорах. Хотя в них достаточно ссылки на пункт коллективного договора. Если перечисленные условия не выполнены, источником подобных затрат является прибыль, оставшаяся после налогообложения*(1).

Следует учесть, что производственная фирма или фирма, выполняющая различные виды работ для заказчиков, должна в налоговом учете раздельно отражать стоимость бесплатного питания, предоставленного производственному персоналу и специалистам административно-управленческого аппарата, поскольку такие расходы на оплату труда могут быть отнесены к прямым или косвенным расходам. На основании положений статьи 318 НК РФ расходы на оплату труда производственных рабочих включаются в состав прямых расходов. Часть из них согласно статье 319 Кодекса в конце отчетного (налогового) периода не списывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а относится к незавершенному производству. Расходы на оплату труда административно-управленческого аппарата - это косвенные расходы, которые учитываются в сумме фактических затрат при формировании базы по налогу на прибыль в конце текущего отчетного (налогового) периода.

А вот организации, оказывающие всевозможные услуги, избавлены от подобных проблем. С 1 января 2005 года такие налогоплательщики имеют право по окончании каждого отчетного (налогового) периода включать в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, прямые расходы в полном объеме без распределения на остатки незавершенного производства. Об этом говорится в новой редакции статьи 318 НК РФ, введенной в действие Федеральным законом от 06.06.2005 N 58-ФЗ.

ЕСН и взносы в ПФР

Пунктом 1 статьи 236 НК РФ установлено, что объектом налогообложения признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам. При расчете налоговой базы выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из их рыночных цен (п. 4 ст. 237 НК РФ). При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, а для подакцизных товаров - сумма акцизов.

Кстати.
Бесплатное питание по законодательству

В соответствии со статьей 222 Трудового кодекса на работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты. На работах с особо вредными условиями труда предоставляется бесплатно по установленным нормам лечебно-профилактическое питание.

Нормы и условия бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, утверждены постановлением Минтруда России от 31.03.2003 N 13.

Перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда, а также рационы лечебно-профилактического питания, нормы бесплатной выдачи витаминных препаратов и правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания утверждены постановлением Минтруда России от 31.03.2003 N 14.

Перечень вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов, утвержден приказом Минздрава России от 28.03.2003 N 126.

Для целей налогообложения прибыли стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов включается в расходы на оплату труда. Об этом говорится в пункте 4 статьи 255 НК РФ. Таким образом, стоимость бесплатного питания, предоставляемого на основании статьи 222 Трудового кодекса, учитывается в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Кроме того, стоимость бесплатного питания не включается в налоговую базу по НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и на такие выплаты не начисляются ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ) и взносы на обязательное пенсионное страхование.

В то же время эти выплаты и вознаграждения (независимо от формы, в которой они произведены) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Таким образом, стоимость питания, которая по условиям коллективного (трудового) договора, заключенного между работодателем и сотрудниками, оплачивается организацией, облагается ЕСН в общем порядке, поскольку указанные расходы относятся к расходам на оплату труда, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Стоимость питания, не предусмотренная в коллективном (трудовом) договоре, ЕСН не облагается.

Согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Закон N 167-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами и базой для их начисления являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, установленные главой 24 НК РФ. Следовательно, на стоимость питания, предоставляемого работникам, взносы в ПФР начисляются в том же порядке, что и ЕСН.

НДФЛ

Стоимость питания, оплаченного организацией, включается в налоговую базу работников по налогу на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК РФ). И не важно, предусмотрена в коллективном и трудовом договорах обязанность организации оплатить за свой счет питание работников или нет. При получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) либо иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг, иного имущества), определенная исходя из рыночных цен (то есть с учетом положений статьи 40 НК РФ), включая суммы НДС и акцизов (по подакцизным товарам). На это указывает пункт 1 статьи 211 НК РФ. Организация (налоговый агент), от которой работник получил данный вид дохода, обязана исчислить, удержать у работника и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц. Налогообложение таких доходов в натуральной форме (стоимости бесплатного питания) производится по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Начисленная сумма налога удерживается из доходов работника с учетом положений статьи 226 НК РФ. Напомним, что НДФЛ, исчисленный с доходов в натуральной форме, удерживается за счет денежных выплат, произведенных работнику.

Особый случай - организация питания сотрудников в виде шведского стола. Но об этом позже.

НДС

При передаче персоналу бесплатных (по льготной цене) обедов на их стоимость начисляется НДС, поскольку и возмездная, и безвозмездная передача права собственности на товары (работы, услуги) признается реализацией (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

В то же время "входной" НДС, уплаченный организацией поставщику продуктов (или готовых обедов), можно принять к вычету при выполнении обязательных требований, установленных статьями 171 и 172 НК РФ.

Рассмотрим на примерах особенности каждого из перечисленных выше способов организации питания работников.

Приобретаем обеды у сторонней фирмы

Многие организации заключают договор с каким-либо кафе, столовой или иной специализированной организацией и заказывают готовые обеды с доставкой в офис.

Пример 1

ООО "Альфа" заключило с ООО "Гурман" договор по ежедневной доставке обедов в офис. Предположим, стоимость питания одного работника в сентябре 2005 года составила 2950 руб. (включая НДС - 450 руб.). Общая стоимость обедов, предоставленных (и оплаченных) в том же месяце, - 59 000 руб. (2950 руб. х 20 чел.), в том числе НДС - 9000 руб. ООО "Гурман" на стоимость оказанных услуг выставило счет-фактуру и предоставило акт об оказанных услугах. Эти операции для целей налогообложения ООО "Альфа" отражает следующим образом.

Ситуация 1. Оплата питания коллективным (трудовым) договором предусмотрена. В налоговом учете ООО "Альфа" отразит расходы на оплату труда в размере 50 000 руб. (сумма налога на прибыль уменьшится на 12 000 руб. (50 000 руб. х 24%)).

С суммы бесплатного питания, предоставленного работникам (с учетом НДС), организация обязана исчислить ЕСН и взносы в ПФР. Общая сумма начислений составит 15 340 руб. (59 000 руб. х 26%).

Кроме того, при передаче бесплатного питания организация должна исчислить НДС к уплате в бюджет в размере 9000 руб. Одновременно ООО "Альфа" вправе принять к вычету НДС, уплаченный ООО "Гурман" по оказанным и принятым к учету услугам, в сумме 9000 руб.

Из заработной платы (иных выплаченных доходов) каждого работника организация удерживает НДФЛ в размере 383,5 руб. (2950 руб. х 13%).

Ситуация 2. В коллективном (трудовом) договоре оплата питания не предусмотрена. Бесплатное питание предоставляется работникам на основании приказа руководителя фирмы.

В этой ситуации расходы ООО "Альфа" по оплате питания сотрудников в размере 50 000 руб. не учитываются для целей налогообложения прибыли (сумма налога увеличится на 12 000 руб.). Одновременно на эти расходы не начисляются ЕСН и взносы в ПФР (платежи в бюджет уменьшатся на 15 340 руб.).

Порядок исчисления НДС и НДФЛ такой же, как и в ситуации 1.

Если сравнивать общую сумму платежей в бюджет в ситуациях 1 и 2, то получается, что она ниже при оплате питания за счет прибыли после налогообложения.

На практике возможна ситуация, когда количество пищи, потребленной каждым работником, определить невозможно. Например, когда питание работников организовано в виде шведского стола. Проанализировав статьи 210, 211, 226, 237 и 243 Налогового кодекса, а также положения статей 10 и 24 Закона N 167-ФЗ, можно сделать вывод, что НДФЛ исчисляется отдельно с доходов, а ЕСН и взносы в ПФР - с выплат в пользу каждого конкретного работника. Если из кафе обеды доставляются не отдельными порциями, а в кастрюлях, посчитать, сколько порций съел каждый сотрудник, затруднительно. То есть определить, какую именно сумму дохода (выплаты) в натуральной форме получил каждый работник, питающийся за счет фирмы, практически невозможно. Следовательно, бесплатное питание, организованное таким образом, нельзя рассматривать в качестве налогооблагаемого дохода работников.

Кроме того, главами 23, 24 НК РФ и Законом N 167-ФЗ не предусмотрен порядок определения дохода конкретного лица в подобных ситуациях. Начислять налоги (и взносы) с общей суммы расходов на питание, а затем поровну делить его на всех сотрудников нельзя. Налоговая база по персонифицированным налогам (взносам) подобным образом не рассчитывается.

Следует отметить, что у организации возникнут проблемы с учетом расходов на питание в виде шведского стола для целей налогообложения прибыли. Причем вне зависимости от того, предусмотрены расходы на такой вид питания в коллективном (трудовом) договоре или нет. Дело в том, что затраты на бесплатное (льготное) питание сотрудников относятся в налоговом учете к расходам на оплату труда. Сумма заработной платы каждого работника должна быть документально подтверждена. Сделать же это при организации питания в виде шведского стола (как мы уже выяснили) невозможно. В то же время если такие расходы на питание работников не уменьшают налогооблагаемую прибыль, то это еще один аргумент для того, чтобы не начислять на эти выплаты ЕСН и взносы в ПФР.

Создаем собственную столовую (буфет) на территории фирмы

Создать на своей территории столовую организация может двумя способами: либо предоставить помещение сторонней фирме, которая и займется организацией питания, либо сделать это самостоятельно.

Помещение под столовую сдано в аренду

По налоговой нагрузке первый способ аналогичен рассмотренной выше ситуации с приобретением обедов у сторонней фирмы. Кроме того, организация дополнительно получает доход в виде ежемесячной арендной платы за предоставленное помещение, сумма которой является объектом обложения по налогу на прибыль и НДС. В этом случае фирма ежемесячно может составлять акт взаимозачета оказанных друг другу услуг по аренде и организации питания персонала.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Предположим, ООО "Гурман" арендует у ООО "Альфа" помещение, в котором готовит обеды, реализуемые ООО "Альфа". Стоимость аренды помещения - 59 000 руб. в месяц (включая НДС - 9000 руб.). По итогам сентября 2005 года ООО "Альфа" должно ООО "Гурман" 59 000 руб. за предоставленные обеды, а ООО "Гурман" должно ООО "Альфа" ту же сумму за аренду помещения. Стороны решили провести взаимозачет встречных обязательств (составить акт взаимозачета).

ООО "Альфа" в сентябре 2005 года отразит налогооблагаемый доход в виде арендной платы - 50 000 руб. С той же суммы фирма должна исчислить и уплатить в бюджет НДС в сумме 9000 руб. После подписания акта взаимозачета и получения от ООО "Гурман" счета-фактуры ООО "Альфа" вправе уменьшить платеж в бюджет по НДС на сумму налогового вычета (9000 руб.) по принятым к учету и оплаченным услугам по предоставлению обедов.

Порядок исчисления ЕСН, НДФЛ и НДС при реализации (передаче) сотрудникам бесплатных обедов аналогичен порядку, рассмотренному в примере 1.

Столовая на балансе

Приготовить пищу собственными силами дешевле, чем приобрести готовые обеды на стороне. Но появляются дополнительные проблемы. Например, при наличных денежных расчетах столовые обязательно должны применять кассовые аппараты, так как использование бланков строгой отчетности для предприятий общественного питания не предусмотрено. ККТ можно не применять только в том случае, если работники питаются по специальным талонам. То есть расчета наличными деньгами не происходит. Если посетители оплачивают обеды не наличными, а полученными (бесплатно или со скидкой) специальными талонами, в общем порядке возникает объект обложения НДФЛ. Зато не будет проблем, как в случае с доставкой в офис обедов в форме шведского стола. Это и понятно: доход любого сотрудника может быть однозначно определен, так как и о цене, и о количестве талонов, выдаваемых ежемесячно, заранее известно.

Стоимость приобретенного кассового аппарата, как и другие расходы на содержание столовых или буфетов, уменьшает налогооблагаемую прибыль (как прочие расходы, связанные с производством и реализацией). Основание - подпункт 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Кроме того, в состав подобных расходов включаются затраты на ремонт, освещение, отопление, водоснабжение, топливо для приготовления пищи, а также суммы начисленной амортизации.

Обратите внимание: налоговые органы разъясняли, что для целей налогообложения прибыли столовые, в которых питаются только сотрудники организации, не относятся к объектам обслуживающих производств и хозяйств, так как они не перечислены в статье 275.1 НК РФ. Это означает, что на организации, которые имеют на балансе такие столовые, не распространяется специальный порядок формирования налоговой базы и налогового учета полученных убытков. Имеется в виду порядок, установленный указанной статьей Кодекса для налогоплательщиков, которые осуществляют деятельность, связанную с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств. Таким образом, все доходы и расходы столовой учитываются при определении общей налоговой базы организации*(2).

В общеустановленном порядке в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ) можно включить стоимость бесплатного (льготного) питания работников в столовой организации, если такое питание предусмотрено коллективным (трудовым) договором. Если подобного условия в коллективном договоре нет, расходы на питание сотрудников не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

ЕСН и НДФЛ также начисляются по общим правилам, рассмотренным выше.

Передача обедов сотрудникам (бесплатно или по льготной цене) признается реализацией, облагаемой НДС, на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ. В то же время "входной" НДС, уплаченный поставщикам продуктов, из которых были изготовлены реализованные обеды, организация вправе принять к вычету согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 171 Кодекса. Конечно, если выполнены условия пункта 1 статьи 172 НК РФ.

Пример 3

Столовая, принадлежащая ООО "Альфа", обслуживает только работников организации. Согласно коллективному (трудовому) договору питание предоставляется по льготной цене, рассчитываемой исходя из стоимости израсходованных продуктов. Расчеты с работниками за предоставленное в течение месяца питание производятся путем удержания соответствующей суммы из начисленной им заработной платы.

Фактические расходы столовой за сентябрь 2005 года составили 1 792 500 руб., в том числе:

- стоимость израсходованных продуктов - 1 200 000 руб.;

- амортизация помещения и оборудования столовой - 60 000 руб.;

- зарплата сотрудников столовой с начислениями - 500 000 руб.;

- коммунальные услуги - 32 500 руб.

Доход столовой от реализации обедов работникам в сентябре 2005 года составил 1 200 000 руб.

Следовательно, в сентябре 2005 года ООО "Альфа" в налоговом учете в состав налогооблагаемых доходов включит 1 200 000 руб., а в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, - все расходы столовой в сумме 1 792 500 руб.

Организуем горячее питание на рабочем месте

При организации питания некоторые фирмы ограничиваются приобретением холодильника и СВЧ-печи. Можно ли учесть подобные затраты при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль?

Обратимся к подпункту 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. В нем говорится, что в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы по обеспечению нормальных условий труда в соответствии с действующим законодательством. Согласно статье 223 Трудового кодекса работодатель обязан обеспечить санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников организаций. Для этого в организации по установленным нормам оборудуются санитарно-бытовые помещения, помещения для приема пищи. Но не стоит забывать о том, что все расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Это обязательные требования статьи 252 НК РФ.

Таким образом, затраты на приобретение холодильника и СВЧ-печи организация сможет учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль, только если докажет в налоговой инспекции, что они соответствуют перечисленным выше критериям статьи 252 Кодекса. Подобные затраты учитываются как прочие расходы или как расходы на приобретение амортизируемого имущества, стоимость которого согласно пункту 1 статьи 256 НК РФ погашается путем начисления амортизации.

Выплачиваем денежную компенсацию

Многие фирмы решают вопрос с питанием достаточно просто. Они выдают сотрудникам фиксированную денежную сумму (компенсацию расходов на питание), и те сами подыскивают кафе или столовую, где будут обедать.

Если выплата компенсации расходов на питание предусмотрена коллективным (трудовым) договором, организация вправе отразить в налоговом учете подобные затраты в составе расходов на оплату труда. Если не предусмотрена - источником выплаты компенсаций на питание является прибыль, оставшаяся после налогообложения.

Необходимость в исчислении и уплате ЕСН и взносов в ПФР появляется только в том случае, если такие компенсации учитываются как расходы на оплату труда.

Как уже отмечалось, НДФЛ облагаются все доходы налогоплательщика, полученные им в денежной и (или) натуральной форме (кроме перечисленных в статье 217 НК РФ). Поэтому компенсация расходов на питание включается в налоговую базу работников в общеустановленном порядке.

Объекта обложения по НДС у организации не возникает, так как денежное обращение не признается реализацией товаров, работ и услуг (подп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ).

Таким образом, при организации бесплатного (льготного) питания сотрудников возникает как минимум две проблемные ситуации, требующие обсуждения:

Проблемная ситуация 1. Нужно ли удерживать НДФЛ, ЕСН и взносы в ПФР с доходов работников, для которых организован шведский стол, и как определить налогооблагаемую базу по каждому сотруднику?

Проблемная ситуация 2. Как учитывать для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение холодильников и СВЧ-печей, необходимых для организации питания сотрудников на рабочем месте?

Высказать позицию по этим вопросам мы попросили специалистов-практиков: аудиторов, бухгалтеров и специалистов ФНС России (см. на с. 67).

Е.А. Мальцева,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2005 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Чтобы использовать прибыль, оставшуюся после налогообложения, на оплату питания сотрудников, необходимо письменное разрешение собственников организации.

*(2) Федеральным законом от 06.06.2005 N 58-ФЗ в подпункт 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ внесена поправка, уточняющая, что расходы, связанные с содержанием помещений объектов общественного питания, учитываются в составе прочих расходов только в том случае, если они не учтены в составе расходов, связанных с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств согласно статье 275.1 НК РФ. Эта поправка вступает в силу с 1 января 2006 года.