Компенсации за использование имущества в служебных целях (Н.Н. Григорьева, "Упрощенка", N 8, август 2006 г.)

Компенсации за использование имущества в служебных целях

Когда сотрудники используют личное имущество (автомобиль, компьютер, мобильный телефон) в служебных целях, работодатель обязан им компенсировать затраты. То, что работодатель обязан, сомнений ни у кого не вызывает. А вот как относительно его права учесть выплаченные деньги?

Прежде всего обратимся к правовым нормам Трудового кодекса РФ.

Согласно статье 164 компенсация - это денежная выплата, возмещающая работнику затраты, связанные с выполнением трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей. Однако за использование личного имущества, как указано в статье 188, работник получит компенсацию только при условии, что его действия были согласованы с работодателем (или тот был, по крайней мере, уведомлен) и предприняты в служебных целях, а не в своих интересах или в интересах третьих лиц.

Слово "личное" в данном случае необязательно означает "собственное": работник может, например, и арендовать имущество.

На основании той же статьи 188 размер компенсации оговаривается в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Что считать расходом?

Иногда компенсации составляют довольно значительную сумму, но нужно иметь в виду, что не все их разрешено включать в расходы, снижающие налоговую базу.

Сначала повторим общие правила налогового учета расходов.

Во-первых, нужно свериться с закрытым перечнем расходов статьи 346.16 НК РФ. Другими словами, списать можно будет расходы только на те цели, которые обозначены в перечне.

Во-вторых, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ необходимо, чтобы все траты были документально подтверждены и экономически обоснованны. И, в-третьих, расходы, указанные в подпунктах 5, 6, 7, 9-21 пункта 1 статьи 346.16, должны соответствовать порядку для исчисления налога на прибыль, предусмотренному статьями 254, 255, 263, 264, 268 и 269 НК РФ. Так, в подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 сказано, что расходами "упрощенца" являются только компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Заметьте: выплаты за использование, например, грузовых автомобилей для "упрощенца" расходами уже не будут!

Что получается? Согласно статье 188 ТК РФ работодатель обязан возмещать своим сотрудникам затраты на любое личное имущество, эксплуатируемое в служебных целях. При УСН же ему разрешается принимать на расходы лишь транспортные компенсации, да и то не все.

Но и этим дело не ограничивается. Из письма Минфина России от 21.07.92 N 57 узнаем: так как суммы за износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт и страхование автомобиля уже вошли в компенсацию, то учесть их в расходах нельзя. (Об этом же говорится в письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690.)

Теперь конкретные цифры. Следуя букве закона, в расходах можно учесть лишь:

- 1200 руб. - за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно, 1500 руб. - свыше 2000 куб.см;

- 600 руб. - за мотоциклы.

Нормативы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и для налогоплательщиков на УСН действуют с 1 января 2003 года.

По поводу сумм, отражаемых в расходах, есть еще одно указание. Из письма Минфина России от 21.07.92 N 57 следует, что компенсации начисляются раз в месяц и не зависят от числа календарных дней в месяце. Причем за время, когда сотрудник отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и автомобиль простаивает, выплаты не положены. Таким образом, компенсацию нужно еще скорректировать с учетом отработанных дней.

В письме уже МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ подробно описывается порядок возмещения затрат. Новая оговорка! Оказывается, компенсация за использование личного транспорта считается экономически обоснованным расходом лишь в случае, если работа сотрудника связана с постоянными разъездами и это отмечено в его должностной инструкции.

А вот документы, которые необходимы для подтверждения расходов:

- приказ руководителя о выплате компенсации;

- соглашение к трудовому договору (либо пункт в самом договоре), в котором прописаны порядок и размер выплат;

- копия техпаспорта транспортного средства;

- путевые листы;

- расходный кассовый ордер.

Остановимся на путевых листах. Каждый бухгалтер знает, что их всегда требуют в налоговой инспекции, когда фирма списывает расходы на содержание служебных автомобилей или на те же компенсации. Итак, путевой лист - это первичный документ, на основании которого определяются зарплата водителям и затраты на бензин.

Но вернемся немного назад. "Упрощенец" учитывает в расходах только компенсацию, обозначенную в соглашении, и к тому же в пределах нормы. Что же выходит? Путевой лист нужен только для начисления зарплаты, а для подтверждения расходов он совсем и не обязателен. Производственный характер поездок можно доказать, ссылаясь на должностные обязанности сотрудника и предъявив приказ руководителя.

Теперь к вопросу о собственности. В письме МНС четко сказано: то, что легковой автомобиль используется по доверенности, в отношении компенсации ничего не меняет. Следовательно, работодатель по-прежнему совершенно законно может учитывать компенсацию в расходах.

Пример 1

ООО "ВФ" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Основной вид деятельности - оптовая торговля. Товары развозятся на легковом автомобиле Volkswagen Caddy (объем двигателя - 1600 куб.см), принадлежащем А.К. Кравцову. Рассчитаем компенсацию за июль 2006 года при условии, что пять из 21 рабочего дня А.К. Кравцов находился в отпуске.

Таблица 1. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО "ВФ"
за III квартал 2006 года

Регистрация			Сумма
N п/п	Дата и номер пер- вичного документа	Содержание опе- рации	Доходы - всего	В т.ч. доходы, учитываемые...	Расходы - всего	В т.ч. расхо- ды, учитывае- мые...
1	2	3	4	5	6	7
...	...	...	...	...	...	...
97	РКО N 112 от 31.07.2006	Выдана компен- сация А.П. Кра- вцову за ис- пользование ли- чного транспор- та	-	-	914	914
...	...	...	...	...	...	...

Объем автомобильного двигателя - до 2000 куб. см, поэтому ежемесячный размер компенсации будет максимум 1200 руб. Так как июль сотрудник отработал не полностью, ему полагается только 914 руб. [(1200 руб. : 21 раб. дн.) х (21 раб. дн. - 5 раб. дн.)]. Обеспечив подтверждающие документы, эту сумму можно включить в расходы, учитываемые в налоговой базе (табл. 1).

Какие будут начисления?

Раз выдаются компенсации, встает вопрос о вычетах. Какие же налоги и взносы следует удержать с работников?

"Упрощенцы" не платят ЕСН (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), поэтому остается НДФЛ, а также взносы на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование от несчастных случаев на производстве.

Начнем с пенсионных взносов. Как и все, "упрощенцы" начисляют и уплачивают их в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". Объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона N 167-ФЗ). ЕСН взимается с выплат физическим лицам (исключая индивидуальных предпринимателей) по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам (п. 1 ст. 236 НК РФ), но компенсации, которые связаны с выполнением работы и предусмотрены законом, сюда не относятся (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А раз так, то и пенсионными взносами они тоже не облагаются. Однако сильно радоваться не стоит: речь только о суммах в пределах действующих норм. Напомним, это 600, 1200 и 1500 руб.

См., например, письмо УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870

Ограничение объясняется тем, что любые компенсации сверх нормы рассматриваются как выплаты в пользу работника. Аналогично обстоит дело с компенсациями, выдаваемыми за парковку и ремонт машин, за горюче-смазочные материалы, когда по должности работнику не нужно постоянно разъезжать или когда человек находился в отпуске, командировке, на больничном. В этих случаях выплаты облагаются ЕСН, а значит, и страховыми взносами в Пенсионный фонд.

А что если норм на компенсацию за использование какого-то личного имущества нет? Тогда уже рамок не существует: работодатель выплачивает ее исходя из соглашения к трудовому договору и, получается, никаких пенсионных взносов уже не берет.

Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, перечень - постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765

Теперь о взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Согласно правилам такие взносы начисляются на все выплаты, кроме тех, о которых говорится в специальном перечне. В соответствии с пунктом 10 перечня к таким выплатам относится возмещение затрат, которые произвел работник, исполняя служебные обязанности. Поэтому с компенсаций взносы на случай травматизма не берутся.

Что касается НДФЛ, то все виды компенсаций, утвержденные законодательными актами, освобождены от налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами следует позаботиться о документах, подтверждающих компенсационный характер выплат. Например, оплачивая бухгалтеру подписку на профильные издания, этот факт нужно отразить в коллективном или трудовом договоре и в приказе по организации.

Вместе с тем, если руководствоваться письмом УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870, на которое мы ссылались чуть раньше, положение статьи справедливо только для сумм, не превышающих нормы. Хорошо, что в этом вопросе у налогоплательщиков нашлись сторонники.

ФАС Уральского округа предъявил следующие аргументы (постановление от 26.01.2004 N Ф09-5007/03-АК).

1. Нормы компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, относящиеся к обложению НДФЛ, законодательством не установлены. А согласно статье 188 ТК РФ размер таких компенсаций определяется сторонами трудового договора.

2. Ссылка налоговиков на нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н, необоснованна, так как данные нормы установлены исключительно для расчета налога на прибыль и, следовательно, трудовых отношений не касаются.

Кстати, на последний аргумент опирался и ВАС РФ, изложив его более развернуто (решение от 26.01.2005 N 16141/04 о нормировании командировочных расходов для НДФЛ). Когда нужно указать, что положения по одному налогу применимы к другому, законодатель использует юридический прием - прямую отсылку. В статье 217 НК РФ подобная отсылка к главе 25 отсутствует. Действовать же по аналогии запрещается, иначе это противоречило бы статье 3 НК РФ, согласно которой законодательные акты должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке платить. Если же в законе допущены неустранимые противоречия, они должны всегда трактоваться в пользу налогоплательщика.

На заметку. Облагаются ли НДФЛ компенсации за пользование телефоном?

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ оплата работнику телефонных переговоров, в частности по сотовой связи, не включается в его налоговую базу, если переговоры носили служебный характер. Так ли происходило на самом деле, необходимо подтвердить, например, договорами на предоставление услуг связи, детализованными телефонными счетами, где были бы перечислены абоненты, с приложением документов, доказывающих партнерские отношения (письмо УФНС России по г. Москве от 22.11.2004 N 28-11/74870)

Выход найден!

Мы видим, что размеры компенсации, которые "упрощенец" может учесть, никак не соответствуют реальной ситуации. Нормы, принятые в 2002 году, из-за инфляции давно устарели. Что сейчас эти 1500 руб., когда ежемесячный расход лишь на бензин для одного автомобиля, используемого для доставки товаров, составляет порядка 15 000 руб.! Вдобавок ко всему деньги-то фирма возмещает, а учесть - так не имеет права. Нельзя ли что-нибудь предпринять?

Давайте посмотрим, что изменится, если фирма заключит со своим сотрудником договор аренды его транспортного средства (без экипажа). Для этого человеку не нужно регистрироваться в качестве ПБОЮЛ - требуется лишь, чтобы автомашина находилась в его собственности (ст. 608 ГК РФ). Правда, и без этого можно стать арендодателем, сдав имущество в субаренду с согласия его владельца.

Расходы по договору аренды

Обычно арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного имущества (ст. 616 ГК РФ). Разумеется, если иное не предусмотрено какими-то правовыми актами или договором аренды. Арендатор же обязан поддерживать полученное имущество в исправности и отвечать за его эксплуатацию.

Такая точка зрения поддерживается Минфином России (письмо от 01.02.2006 N 03-11-04/2/24)

Таким образом, если в договоре указано, что все расходы по содержанию арендованного имущества ложатся на арендатора, он может их полностью учитывать в налоговой базе, и здесь путевые листы уже обязательно потребуются.

Налогообложение выплат по договору аренды

Выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным на передачу имущества в собственность или в пользование, а также на передачу иных имущественных прав, ЕСН не облагаются (п. 1 ст. 236 НК РФ). Значит, на суммы, причитающиеся работникам по договорам аренды их личного имущества, начислять пенсионные взносы не нужно. То же самое относится и к взносам на случай травматизма.

См. пункт 22 перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765

А вот с НДФЛ будет по-иному. В соответствии со статьями 208 и 209 НК РФ он уплачивается с доходов от сдачи в аренду или иного использования имущества, находящегося в России. "Упрощенцы" являются налоговыми агентами по НДФЛ и согласно статье 226 НК РФ, выплачивая доходы, обязаны его исчислять, удерживать и перечислять в бюджет. Исключение составляют доходы, указанные в статьях 214.1, 227 и 228 НК РФ, но арендной платы в этих списках нет.

Об этом говорится и в письме УФНС России от 17.10.2005 N 28-11/74682

Итак, организация, рассчитываясь по договору аренды с физическим лицом, которое не является предпринимателем, обязана удержать с него НДФЛ и внести в бюджет, а затем отчитаться в налоговой инспекции по форме 2-НДФЛ в установленном порядке.

Вопрос о НДФЛ отпадет, если заключить не договор аренды, а договор безвозмездного пользования (кроме пункта об оплате, они ничем не отличаются).

Пример 2

ООО "ПРС" применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Его работник А.П. Ганин использует свой личный транспорт (ВАЗ-2112 с объемом двигателя 1500 куб. см) в служебных целях.

Рассмотрим налоговый учет расходов в июле 2006 года при двух вариантах:

1) с работником заключено дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее ежемесячную компенсацию 4000 руб. и еженедельную выдачу 500 руб. на бензин;

2) с работником заключен договор аренды транспортного средства (без экипажа), согласно которому все текущие расходы на транспортное средство (страхование, техобслуживание, горюче-смазочные материалы и т.д.) несет арендатор.

Вариант 1. Компенсация (4000 руб. в месяц) выплачивается в последний день месяца, 31 июля, а деньги на бензин (500 руб. в неделю) - по понедельникам - 3, 10, 17, 24 и 31 июля.

Посмотрим, какие суммы ООО "ПРС" следует учесть при расчете единого налога. "Упрощенец" вправе включить компенсацию в расходы только в пределах норм. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см это 1200 руб. Так как в компенсации уже учтены расходы на ГСМ, фирма не может внести в расходы стоимость талонов на бензин. Заполним Книгу учета доходов и расходов (табл. 2).

Таблица 2. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО "ПРС"
за III квартал 2006 года (вариант 1)

Регистрация			Сумма
N п/п	Дата и номер пер- вичного документа	Содержание опе- рации	Доходы - всего	В т.ч. доходы, учитываемые...	Расходы - всего	В т.ч. расхо- ды, учитывае- мые...
1	2	3	4	5	6	7
...	...	...	...	...	...	...
13	РКО N 143 от 03.07.2006	Выданы деньги А.П. Ганину на ГСМ	-	-	500	-
...	...	...	...	...	...	...
26	РКО N 155 от 10.07.2006	Выданы деньги А.П. Ганину на ГСМ	-	-	500	-
...	...	...	...	...	...	...
39	РКО N 170 от 17.07.2006	Выданы деньги А.П. Ганину на ГСМ	-	-	500	-
...	...	...	...	...	...	...
55	РКО N 186 от 24.07.2006	Выданы деньги А.П. Ганину на ГСМ	-	-	500	-
...	...	...	...	...	...	...
69	РКО N 215 от 31.07.2006	Выдана компен- сация А.П. Га- нину за исполь- зование личного транспорта	-	-	4000	1200
70	РКО N 215 от 31.07.2006	Выданы деньги А.П. Ганину на ГСМ	-	-	500	-
...	...	...	...	...	...	...

Таблица 3. Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО "ПРС"
за III квартал 2006 года (вариант 2)

Регистрация			Сумма
N п/п	Дата и номер пер- вичного документа	Содержание опе- рации	Доходы - всего	В т.ч. доходы, учитываемые...	Расходы - всего	В т.ч. расхо- ды, учитывае- мые...
1	2	3	4	5	6	7
...	...	...	...	...	...	...
13	Чек ККМ N 219 от 04.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	500	500
...	...	...	...	...	...	...
26	Чек ККМ N 535 от 11.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	500	500
...	...	...	...	...	...	...
39	Чек ККМ N 700 от 18.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	500	500
...	...	...	...	...	...	...
42	Чек ККМ N 111 от 20.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	1500	1500
...	...	...	...	...	...	...
55	Чек ККМ N 979 от 25.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	500	500
...	...	...	...	...	...	...
69	РКО N 215 от 31.07.2006	Выдана арендная плата А.П. Га- нину по догово- ру аренды N 1 от 23.06.2006	-	-	4000	4000
70	Чек ККМ N 1116 от 31.07.2006	Расход на арен- дованное транс- портное средст- во (на бензин)	-	-	500	500
...	...	...	...	...	...	...

Мы видим, что фактические расходы за июль у ООО "ПРС" составили 6 500 руб., а учесть оно сможет лишь 1200 руб.

Не забываем о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Их уплачивают с надбавки к установленной законом компенсации. В нашем случае это 2800 руб. (4000 руб. - 1200 руб.). Таким образом, фирма должна перечислить пенсионные взносы в сумме 392 руб. (2800 руб. х 14%).

Вариант 2. Арендная плата (4000 руб.), как и компенсация, выдается в последний день месяца, 31 июля, талоны на бензин (по 500 руб.) - 3, 10, 14, 24 и 28 июля.

Дополнительные сведения для учета

4, 11, 15, 25 и 31 июля Ганин передает в бухгалтерию корешки использованных талонов и кассовые чеки.

20 июля производится техосмотр арендованного автомобиля. Стоимость техосмотра составила 1500 руб. Ежедневно заполняется путевой лист, подтверждающий расход бензина (образец).

Заполним Книгу учета доходов и расходов (табл. 3).

Какой результат в этом случае? Все расходы - 8000 руб. - ООО "ПРС" вправе учесть, определяя единый налог, при условии документального подтверждения всех затрат и их экономической обоснованности.

Как налоговый агент, фирма обязана удержать и уплатить в бюджет НДФЛ в размере 520 руб. (4000 руб. х 13%) с арендной платы, выплачиваемой Ганину, а также по итогам года представить в налоговый орган справку о его доходах по форме 2-НДФЛ.

Компенсации как расходы на оплату труда

Есть еще один путь. Согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе включать в расходы оплату труда, а также оплату пособий по временной нетрудоспособности в размере, предусмотренном законодательством РФ. А как мы уже говорили, к учету некоторых расходов, указанных в статье 346.16 НК РФ, применим порядок для исчисления налога на прибыль организаций. Расход на оплату труда - один из таких, и согласно статье 255 НК РФ к нему относятся любые начисления работникам в денежной и натуральной форме, в том числе и компенсации, зависящие от режима работы или условий труда.

Таким образом, обеспечив доказательства компенсационного характера выплат, работодатель сможет их учесть в налоговой базе. Для этого потребуется коллективный или трудовой (либо соглашение к нему) договор, где прописаны порядок выдачи и размеры компенсаций, приказ руководителя организации, платежные ведомости и документы, подтверждающие служебное использование имущества.

Оформляем путевой лист

Путевой лист обязательно пригодится, если фирма на УСН заключила с сотрудником договор аренды либо все компенсационные отчисления решено списывать на расходы по оплате труда. При учете же нормированных компенсаций он является абсолютной гарантией, что никаких разногласий с налоговиками не будет. Как заполнять путевые листы, интересует многих, поэтому остановимся на этом подробно.

Форма N 3 утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 по согласованию с Минфином, Минэкономики и Минтрансом России

Возьмем наиболее распространенную форму N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая согласно письму Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 установлена для всех юридических лиц, эксплуатирующих грузовые, легковые (в том числе служебные), специализированные автомашины и такси.

Однако после публикации письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 ее используют в основном специализированные автотранспортные предприятия. Остальные могут разработать собственный бланк - главное, чтобы в нем были такие реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления;

- наименование организации;

- содержание хозяйственной операции;

- показатели хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за хозяйственную операцию и ее оформление;

- подписи водителя и ответственных лиц.

И поскольку это все-таки бланк "подорожной", следует обязательно предусмотреть поле для сведений о движении автомобиля.

По мнению Росстата, путевой лист должен выдаваться на один день (смену) и лишь в случае командировки, когда на задание уходит больше суток (смены), - на более длительный срок. Но Минфин и здесь внес поправ