Учет командировочных расходов в иностранной валюте (Л.В. Кознышева, "Консультант бухгалтера", N 8, август 2006 г.)

Учет командировочных расходов в иностранной валюте

Валютное регулирование операций с наличной иностранной валютой

Организации могут получать в уполномоченных банках наличную иностранную валюту только для оплаты командировочных расходов. Порядок выдачи наличной иностранной валюты установлен Положением ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов".

Положением ЦБ РФ N 62 определено, что организации могут покупать наличную иностранную валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена.

Для снятия наличной иностранной валюты с валютных счетов организация должна представить в банк заявку. Заявка оформляется на основании:

приказа об установлении нормы суточных;

приказа о командировании работников организации в служебную командировку за пределы Российской Федерации.

Наличная иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых лиц. Одновременно банк выдает справки по форме N 0406007 на имя каждого командируемого лица. Эти справки являются основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты.

Организации обязаны хранить полученные справки в кассе. Для их учета ведется отдельный журнал учета справок по форме N 0406007.

По окончании служебной командировки подотчетное лицо обязано представить в организацию авансовый отчет в течение 10 календарных дней. В свою очередь, организация представляет в уполномоченный банк отчет о расходовании наличной иностранной валюты.

В случае перерасхода валюты банк может запросить авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие расходы за пределами Российской Федерации.

Задолженность перед командируемым лицом организация погашает следующим образом:

путем перевода иностранной валюты с валютного счета организации на валютный счет командируемого лица в уполномоченном банке;

путем выдачи задолженности в наличной иностранной валюте;

путем выдачи эквивалента задолженности в рублях, исчисленного по курсу, установленному Центральным банком РФ на дату погашения задолженности.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты, не использованные во время служебной командировки, возвращаются в кассу и сдаются в банк в течение 10 рабочих дней с момента их поступления в кассу.

Если же по каким-либо причинам командировка не состоялась, то полученная ранее наличная иностранная валюта, а также справки по форме N 0406007 возвращаются из кассы в уполномоченный банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командируемого лица в служебную командировку.

На практике организации нередко выдают аванс на командировочные расходы за пределами Российской Федерации в рублях. По прибытии подотчетное лицо представляет отчет в иностранной валюте. Это свидетельствует о том, что работник организации фактически покупает иностранную валюту в наличной форме (через обменный пункт). Проведение таких операций запрещено Положением ЦБ РФ N 62.

Поэтому на организацию может быть наложен штраф в соответствии с п. 4 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (вступил в силу с 1 июля 2002 г.). Сумма штрафа, установленного этой статьей, составляет от 400 до 500 минимальных окладов.

Оформление первичных документов

Чтобы направить сотрудника в командировку, необходимо составить:

приказ о командировании сотрудника или группы сотрудников организации (формы Т-9, Т-9а);

служебное задание (форма Т-10а);

командировочное удостоверение (форма Т-10).

Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Правда, при направлении работника в командировку в страны дальнего зарубежья вместо командировочного удостоверения, в котором фиксируется срок нахождения сотрудника в командировке, можно оформить копию с его заграничного паспорта с отметками таможни о датах фактического выезда и въезда в Российскую Федерацию.

По прибытии из командировки работник обязан представить авансовый отчет. К авансовому отчету в подтверждение произведенных расходов предъявляются также:

отчет о выполнении служебного задания (форма Т-10а);

билеты;

счет из гостиницы за проживание;

другие документы.

Если какие-либо из представленных документов составлены на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод. Это требование содержится в п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н.

Переводом документов занимаются нотариальные конторы. Плата, взимаемая ими, в бухгалтерском учете относится к расходам по обычным видам деятельности. В налоговом учете указанные затраты учитываются как прочие расходы по производству и реализации и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Выплата суточных

Перед командировкой работникам выдают суточные. Порядок выдачи суточных при направлении работников в загранкомандировки в настоящее время регулируется постановлением Минтруда РФ от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ и письмом Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. N 11-02-49.

В соответствии с этими документами работникам суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом за день выезда из Российской Федерации суточные выплачиваются в валюте страны, в которую сотрудник направляется, а в день въезда - в рублях.

Если работник, направляемый в краткосрочную командировку за границу, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то выплата суточных не производится. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.

В случае выезда в командировку за границу и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работникам в размере 50% установленной нормы.

Нормы суточных для целей бухгалтерского учета устанавливаются приказом организации. В налоговом учете суточные отражаются только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Кроме этого, с суточных, превышающих установленные постановлением Правительства РФ нормы, необходимо удержать налог на доход физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Что касается взимания ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование, то с суммы сверхнормативных суточных эти налоги не начисляются. Это связано с тем, что организации не начисляют ЕСН и страховые взносы на выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ). Сверхнормативные суточные именно к таким выплатам и относятся. Аналогичная точка зрения изложена также в письме МНС РФ от 4 апреля 2002 г. N СА-6-05/415@ "О едином социальном налоге".

По вопросу начисления взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний следует учитывать следующее. В настоящее время продолжает действовать Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765.

В соответствии с этим Перечнем страховые взносы не начисляются на суточные в пределах норм. Поэтому, следуя Перечню, со сверхнормативных расходов необходимо начислить взносы.

Между тем с 1 января 2001 г. вступила в силу глава 24 НК РФ "Единый социальный налог". Порядок уплаты взносов в государственные социальные внебюджетные фонды, в том числе и взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, регулируется Налоговым кодексом.

Автор считает, что указанные взносы должны взиматься по правилам ЕСН. Поэтому со сверхнормативных суточных взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не начисляются.

Расходы по найму жилого помещения

В бухгалтерском учете эти расходы принимаются в сумме фактически произведенных затрат.

В налоговом учете эти расходы также не подлежат нормированию (с 1 января 2002 г.). При этом в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ на расходы относится также оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Таким образом, если в счете гостиницы отдельно выделена плата за завтрак в номере или за пользование баром, то сумма расходов за проживание в налоговом учете должна быть уменьшена на эти затраты. Указанные затраты покрываются за счет выданных работнику суточных.

Оплата проезда

Расходы на проезд принимаются в сумме фактических затрат как в бухгалтерском, так и налоговом учете, если они документально подтверждены. Кроме этого, к расходам на проезд относятся аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и другие аналогичные сборы и платежи.

Бухгалтеры часто задают вопрос, можно ли возместить расходы на проезд железнодорожным транспортом первым классом или расходы на перелет VIP-классом.

Следует отметить, что Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений относительно суммы расходов на проезд. Поэтому если организация сможет доказать, что расходы на проезд по наиболее дорогому классу были экономически оправданными, то эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в полном размере.

Телефонные переговоры

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на услуги связи принимаются в сумме фактических затрат, если они подтверждены документально.

Таким образом, если работник оплатил дополнительно счет гостиницы за пользование телефоном, а распечатки с указанием номеров абонентов не представил, то следует считать, что указанные расходы были оплачены работником за счет суточных.

Представительские расходы

В настоящее время законодательством предусмотрено, что наличная иностранная валюта может быть выдана только на оплату командировочных расходов. Поэтому представительские расходы в наличной иностранной валюте ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражаются.

Рассмотрим пример по учету командировочных расходов в иностранной валюте.

Пример

Директор был командирован в Грузию для заключения договора купли-продажи товаров сроком на 4 дня. Согласно постановлению Правительства, норма суточных при направлении работников в Грузию составляет 45 долл. США.

Приказом по организации было установлено выдать директору:

- суточные в рублях в размере 100 руб. в день;

- суточные в иностранной валюте в размере 100 долл. в день;

- иностранную валюту на оплату гостиницы - 60 долл. в день.

Стоимость авиабилетов была оплачена в безналичном порядке.

В бухгалтерском учете были отражены следующие записи:

дебет счета 71, субсчет "Расчеты в рублях" кредит счета 50 - 100 руб. - выданы суточные в рублях;

дебет счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" кредит счета 50 - 9 000 руб. - выданы суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 30,00 руб./USD);

дебет счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" кредит счета 50 - 5 400 руб. - выдана иностранная валюта на оплату проживания (60 USD х 3 дня х 30 руб./USD);

дебет счета 76 кредит счета 51 - 5 860 руб. - перечислено за авиабилеты. По возвращении из командировки директор передал авиабилеты и представил следующие документы:

командировочное удостоверение;

отчет о командировке;

авансовый отчет с приложением счета из гостиницы на сумму 332 грузинских лари.

Авансовый отчет был утвержден 1 июня. В бухгалтерском учете делаются следующие записи.

дебет счета 26 кредит счета 71 - 5 860 руб. - отнесен на расходы стоимость авиабилетов;

дебет счета 26 кредит счета 71, субсчет "Расчеты в рублях" - 100 руб. - отражены суточные в рублях;

дебет счета 26 кредит счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" - 9 393 руб. - отражены суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 31,31 руб./USD);

дебет счета 26 кредит счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" - 4 696,50 руб. (150 х 31,31 руб./USD) - отражены расходы на гостиницу (332 грузинских ларих 14,16 руб./31,31 руб./USD);

дебет счета 50 кредит счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" - 939,30 руб. - возвращена в кассу неиспользованная иностранная валюта (30 USD x х 31,31 руб./USD);

дебет счета 71, субсчет "Расчеты в иностранной валюте" кредит счета 91 - 148,80 руб. - отражена курсовая разница (480 USD x (31,31 - 31,00)).

При заполнении налоговых регистров расходы на командировку отражаются в следующих суммах:

расходы на суточные в рублях - 100 руб.;

расходы на суточные в иностранной валюте 45 USD х 3 дня х 31,31 руб./USD = 4 226,85 руб.

расходы на проживание - 150 USD х 31,31 руб./USD = 4 696,50 руб.

расходы на авиабилеты - 5 860 руб.

Л.В. Кознышева,

канд. экон. наук

"Консультант бухгалтера", N 8, август 2006 г.