Вопрос: Наша организация оказывает консультационные услуги в области права. В производственных целях мы используем три легковых автомобиля. Услуги по перевозке пассажиров и грузов не оказываются. Можно ли в целях исчисления налога на прибыль использовать в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта форму путевого листа, разработанную самостоятельно? Вправе ли наша организация оформлять путевой лист не на каждый день, а на месяц при условии, что водителям заработная плата исчисляется ежемесячно исходя из данных табеля учета рабочего времени и должностного оклада? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2007 г.)

Наша организация оказывает консультационные услуги в области права. В производственных целях мы используем три легковых автомобиля - для служебных поездок по городу руководителя организации и юристов. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров и грузов не оказываются. Можно ли в целях исчисления налога на прибыль использовать в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта форму путевого листа, разработанную самостоятельно? Вправе ли наша организация оформлять путевой лист не на каждый день, а на месяц при условии, что водителям заработная плата исчисляется ежемесячно исходя из данных табеля учета рабочего времени и должностного оклада?

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах данных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В обязанность юридическим лицам всех форм собственности, осуществляющим деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, вменено составление путевых листов по форме N 3. Об этом говорится в п. 2 постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

В путевом листе легкового автомобиля (форма N 3) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Кроме того, в нем указываются цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных определяется фактический расход горюче-смазочных материалов по конкретному автомобилю.

Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения прибыли, являются:

- реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;

- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;

- фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;

- нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).

Федеральная служба государственной статистики в письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 разъяснила, что форму N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" следует в обязательном порядке использовать юридическим лицам всех форм собственности, осуществляющим деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси).

Видимо, поэтому представители налоговой службы считают, что рассматриваемые расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль на основе путевого листа легкового автомобиля, строго составляемого ежедневно по форме N 3.

По мнению автора, в Постановлении Госкомстата N 78 четко не сказано, какие именно организации в обязательном порядке должны ежедневно оформлять путевые листы на автотранспортные средства.

Из пункта 2 Постановления следует, что путевой лист (форма N 3) ежедневно обязаны выписывать лишь организации, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Таким образом, если организация осуществляет эксплуатацию автотранспортных средств, но не оказывает транспортные услуги сторонним организациям (не является отправителем и получателем грузов, перевозимых автомобильным транспортом), она по формальным основаниям может и не учитывать требования Постановления N 78 при оформлении путевых листов.

Арбитражная практика

По этому вопросу арбитражные суды часто принимают решения в пользу налогоплательщика.

В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.2004 N А56-22408/03.

Из материалов налоговых органов следовало, что путевые листы, на основании которых организация относила на себестоимость услуг расходы по приобретению бензина, оформлены ненадлежащим образом (периодичность заполнения - один путевой лист на месяц).

Суд отклонил как необоснованный довод налогового органа о нарушении организацией п. 2 Постановления Госкомстата N 78, поскольку составленные ею путевые листы легковых автомобилей оформлялись не ежедневно или за смену, а за месяц. И разъяснил, что утвержденная Госкомстатом форма предназначена для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами.

Аналогичной позиции придерживается и десятый арбитражный апелляционный суд Московской области (см. Постановление от 14.09.2005 N 10АП-2243/05-АК). Суд отметил, что нормы, установленные для заполнения путевых листов указанным Постановлением, относятся к транспортным организациям.

Позиция Минфина России

Более того, теперь и в целом ряде писем Минфина России (от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327) отмечено, что форма N 3 носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций.

Что касается остальных, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете".

По мнению автора, это означает, что в настоящее время любая организация (за исключением специализированных транспортных предприятий) может оформлять путевой лист на месяц (неделю). При этом в качестве дополнения к нему обязательно должен вестись ежедневный маршрутный лист, форму которого организация может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, приведенной на обратной стороне путевого листа (форма N 3). В маршрутном листе организациям необходимо указывать маршрут и ежедневный пробег транспортного средства.

Не исключено, что сотрудники налоговых органов и после разъяснений Минфина России могут не согласиться с таким порядком оформления первичных документов по списанию ГСМ. Тогда спор придется решать в судебном порядке.

С. Рыбаков,

аудитор

1 января 2007 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 1, январь 2007 г.