Наша организация оказывает консультационные услуги в области права. В производственных целях мы используем три легковых автомобиля - для служебных поездок по городу руководителя организации и юристов. Услуги сторонним организациям по перевозке пассажиров и грузов не оказываются. Можно ли в целях исчисления налога на прибыль использовать в качестве первичного документа по учету работы легкового автотранспорта форму путевого листа, разработанную самостоятельно? Вправе ли наша организация оформлять путевой лист не на каждый день, а на месяц при условии, что водителям заработная плата исчисляется ежемесячно исходя из данных табеля учета рабочего времени и должностного оклада?
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах данных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
В обязанность юридическим лицам всех форм собственности, осуществляющим деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом, вменено составление путевых листов по форме N 3. Об этом говорится в п. 2 постановления Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".
В путевом листе легкового автомобиля (форма N 3) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Кроме того, в нем указываются цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных определяется фактический расход горюче-смазочных материалов по конкретному автомобилю.
Основными показателями для определения количества израсходованного топлива (ГСМ), затраты на приобретение которого подлежат учету в целях налогообложения прибыли, являются:
- реальная протяженность маршрута за рабочий день или смену водителя;
- фактический пробег автомобиля согласно данным спидометра за рабочий день или смену;
- фактический расход топлива (бензина) на 100 км за рабочий день или смену;
- нормы потребления топлива (бензина) на 100 км исходя из утвержденных норм Минтранса или технических характеристик конкретного автомобиля (в соответствии с технической документацией автомобиля).
Федеральная служба государственной статистики в письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 разъяснила, что форму N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" следует в обязательном порядке использовать юридическим лицам всех форм собственности, осуществляющим деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси).
Видимо, поэтому представители налоговой службы считают, что рассматриваемые расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль на основе путевого листа легкового автомобиля, строго составляемого ежедневно по форме N 3.
По мнению автора, в Постановлении Госкомстата N 78 четко не сказано, какие именно организации в обязательном порядке должны ежедневно оформлять путевые листы на автотранспортные средства.
Из пункта 2 Постановления следует, что путевой лист (форма N 3) ежедневно обязаны выписывать лишь организации, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Таким образом, если организация осуществляет эксплуатацию автотранспортных средств, но не оказывает транспортные услуги сторонним организациям (не является отправителем и получателем грузов, перевозимых автомобильным транспортом), она по формальным основаниям может и не учитывать требования Постановления N 78 при оформлении путевых листов.
Арбитражная практика
По этому вопросу арбитражные суды часто принимают решения в пользу налогоплательщика.
В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.2004 N А56-22408/03.
Из материалов налоговых органов следовало, что путевые листы, на основании которых организация относила на себестоимость услуг расходы по приобретению бензина, оформлены ненадлежащим образом (периодичность заполнения - один путевой лист на месяц).
Суд отклонил как необоснованный довод налогового органа о нарушении организа
