Работник, направленный в командировку, вынужден тратить деньги на оплату проезда, проживания, питания. Возместить командировочные расходы работника должен работодатель. Рассмотрим порядок оформления авансового отчета и особенности налогообложения командировочных расходов.
Обязанность работодателя возместить расходы, связанные с командировкой работника, установлена статьей 168 Трудового кодекса.
Согласно этой норме командированному необходимо компенсировать расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, и другие расходы, которые работник осуществлял с разрешения (ведома) работодателя*(2).
На эти цели, как правило, перед отъездом в командировку работнику выдается денежный аванс*(3). Отчитаться о его использовании работник должен по возвращении.
1) сумма аванса определяется с учетом длительности командировки, предполагаемых затрат на проезд, наем жилья и суточных (п. 19 Инструкции N 62);
2) нельзя выдать деньги работнику, который не отчитался по ранее полученным подотчетным суммам (п. 11 Порядка);
3) работник, получивший аванс, не имеет права передавать его другим лицам. Поэтому, если в командировку едут несколько человек, нельзя выдать общую сумму руководителю группы. Деньги должен получить персонально каждый работник.
Авансовый отчет о командировочных расходах
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре по форме N АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Представить авансовый отчет об израсходованных суммах сотрудник обязан в течение трех рабочих дней. Этот срок начинается со дня возвращения работника из командировки на фирму (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Банка России от 22.09.93 N 40, далее - Порядок ведения кассовых операций). День возвращения работника отмечается в командировочном удостоверении.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение, билеты на проезд, квитанции, чеки. Документы, прилагаемые к авансовому отчету, необходимо пронумеровать в порядке их указания в отчете.
Бывают случаи, когда работник не может приложить к авансовому отчету оправдательные документы. Например, он их потерял. В этом случае руководитель предприятия вправе оплатить затраты на основании заявления работника. Образец заявления о компенсации затрат без оправдательных документов смотрите на с. 74.
Если руководитель согласен возместить неподтвержденные расходы, он должен сделать на заявлении разрешительную надпись и указать сумму компенсации. Заявление прилагается к авансовому отчету.
Образец заявления о компенсации затрат, не подтвержденных оправдательными документами
В бухгалтерию Генеральному директору
Оплатить полностью ООО "Виктория"
Горелов Горелову В.В.
----------- от менеджера по продажам
Кузякина А.Ю.
Заявление
Я был направлен в командировку в г. Уфу с 16 по 27 апреля 2007 года. 26 апреля 2007 года, когда я возвращался из командировки, в 21.00 в подъезде моего дома на меня напали неизвестные лица. Они оглушили меня и похитили портмоне, в котором были мои личные деньги, обратный билет из Уфы в Москву, приобретенный мною на железнодорожном вокзале г. Уфы. После того как я пришел в себя, я обратился в местное отделение милиции (справка о возбуждении уголовного дела прилагается).
Прошу вас компенсировать мне стоимость обратного проезда из командировки в сумме 2399 рублей 18 копеек. Железнодорожный билет, подтверждающий стоимость проезда, представить не могу по независящим от меня причинам.
Менеджер по продажам Кузякин А.Ю. Кузякин
----------------
24.04.2007
Как посчитать суточные. При определении сумм возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, следует учитывать, что суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке. В этот период включаются выходные и праздничные дни, дни нахождения в дороге, в том числе и время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", далее - Инструкция N 62). Если командированный может каждый день возвращаться к месту своего постоянного проживания, то суточные не выплачиваются (п. 15 Инструкции N 62).
Первым днем, за который работнику положены суточные, считается день его отъезда из пункта постоянной работы. Последним днем будет день прибытия транспортного средства в место нахождения постоянной работы командированного. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то днем отъезда нужно считать текущие сутки. Если время отправления - после 24 часов, первый день приходится на следующие сутки. Возможно, что станция отправления находится за пределами населенного пункта и командированному нужно время, чтобы туда добраться. В этой ситуации оно будет учтено при определении первых суток командировки (п. 7 Инструкции N 62). В таком же порядке определяют и день окончания командировки.
Пример 1. Инженер Е.Е. Васюков летит в служебную командировку на самолете. Аэропорт расположен за городской чертой. Время вылета - 00.20 5 мая 2007 года. Регистрация пассажиров заканчивается в 23.40 4 мая 2007 года. Какая дата считается первым днем командировки?
Решение. Первый день командировки - 4 мая 2007 года.
Обработка авансового отчета. Авансовый отчет с оправдательными документами передается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет соответствие записей работника приложенным первичным документам об оплате расходов и длительности командировки. Затем авансовый отчет передается на утверждение руководителю. Утвержденный руководителем авансовый отчет является основанием для формирования бухгалтерских записей.
На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов по каждому документу, принятому в подтверждение расходов. На лицевой стороне составляются сводные проводки по каждому синтетическому счету в корреспонденции со счетом 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Образец заполнения авансового отчета смотрите на с. 76.
Унифицированная форма N АО-1
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 01.08.2001 N 55
/---------\
| Код |
|---------|
Форма по ОКУД |0302001 |
|---------|
ООО "Каравай" по ОКПО | |
----------------------------------------------------- \---------/
наименование организации
Утверждаю
Отчет в сумме Пять тысяч
------------
четыреста восемь руб. 80 коп.
---------------- -----
Руководитель Генеральный директор
/--------------\ --------------------
|Номер| Дата | (должность)
|-----+--------|
Авансовый отчет | 25 |27.04.07| Булочкин Г.К. Булочкин
\--------------/ --------- ---------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
"27 " апреля 2007 г.
--- ------------------ --
/-----------\
| Код |
|-----------|
Структурное подразделение Отдел сбыта | |
------------------------------------------------------------ |-----------|
Подотчетное лицо Краюшкин А.Н. Табельный номер| 101 |
------------------------------------------------------ \-----------/
(фамилия, инициалы)
Профессия (должность) менеджер Назначение аванса командировка
-------------- ------------------
/-----------------------------------------------\ /------------------------------------------------\
| Наименование показателя |Сумма, руб. коп.| | Бухгалтерская запись |
|------------------------------+----------------| |------------------------------------------------|
| Предыдущий остаток | | | дебет | кредит |
| аванс ---------------+----------------| |----------------------+-------------------------|
| перерасход | | | счет, | сумма, | счет, | сумма, |
| | | | субсчет | руб. коп.| субсчет | руб. коп. |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
|Получен аванс 1 из кассы | 6500 | | 26 | 4660 | 71 | 6500 |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
|1а в валюте (справочно) | | | 19 | 748.80 | | |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
|2. | | | 50 | 1091.20 | | |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
| | | | | | | |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
|Итого получено | 6500 | | | | | |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
|Израсходовано | 5408.88 | | | | | |
|------------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
| Остаток | 1091.20 | | | | | |
| ----------------------------+----------------| |-----------+----------+------------+------------|
| Перерасход | | | | | | |
\-----------------------------------------------/ \------------------------------------------------/
Приложение 4 документов на 4 листах
-------- -------------
Отчет проверен. К утверждению в сумме Пять тысяч четыреста восемь руб. 80 коп. (5408 руб. 80 коп.)
---------------------------- ---- ---- ---
(сумма прописью)
Главный бухгалтер Е.П. Макова
---------------- ------------------------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Бухгалтер К.Ш. Сахарова
---------------- ------------------------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
/---------\ /---\
Остаток внесен | | | |
---------------- в сумме | 1091 | руб.|20 | коп. по кассовому ордеру N 151 от "27" апреля 2007 г.
Перерасход выдан | | | | --- --- -------- --
\---------/ \---/
Бухгалтер (кассир) Г.П. Орехова "27" апреля 2007 г.
---------------- ----------------------- --- -------- --
(подпись) (расшифровка подписи)
___________________________________________________________________________________________________
линия отреза
Расписка. Принят к проверке от А.Н. Краюшкина авансовый отчет N 25 от "27" апреля 2007 г.
------------------ --- --- -------- --
на сумму Пять тысяч четыреста восемь руб. 80 коп., количество документов 4 на 4 листах
---------------------------- ---- ---- ---------
(сумма прописью)
Бухгалтер К.Ш. Сахарова "27" апреля 2007 г.
---------------- --------------------------------- --- -------- --
(подпись) (расшифровка подписи)
Оборотная сторона формы N АО-1
/--------------------------------------------------------------------------------------------------\
|Номер по|Документ, подтве-|Наименование документа| Сумма расхода | Дебет счета, |
|порядку |рждающий произ-|(расхода) |------------------------------| субсчета |
| |водственные рас-| | по отчету | принятая к | |
| |ходы | | | учету | |
| |-----------------| |---------------+--------------| |
| | дата | номер| |в руб. | в |в руб. | в | |
| | | | | коп. |валюте | коп. |валюте| |
|----------+----------+------+----------------------+-------+-------+-------+------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|----------+----------+------+----------------------+-------+-------+-------+------+---------------|
| 1 |26.04.2007| 28 |Командировочное удос-| 500,00| | 500,00| |500 руб. - 26 |
| | | |товерение (суточные за| | | | | |
| | | |5 дней) | | | | | |
|----------+----------+------+----------------------+-------+-------+-------+------+---------------|
| 2 |25.04.2007|345/1 |Квитанция гостиницы|1593,00| |1593,00| |1350 руб. - 26 |
| | | |"Зеленая роща"за про-| | | | | 243 руб. - 19 |
| | | |живание в период с| | | | | |
| | | |23.04 по 25.04.2007 | | | | | |
|----------+----------+------+----------------------+-------+-------+-------+------+---------------|
| 3 |22.04.2007|000245|Железнодорожный билет|2076,80| |2076,80| |1760 руб. - 26 |
| | | |Москва-Уфа | | | | |316,80 руб. -|
| | | | | | | | |19 |
|----------+----------+------+----------------------+-------+-------+-------+------+---------------|
| 4 |25.04.2007|000435|Железнодорожный билет|1239,00| |1239,00| |1050 руб. - 26 |
| | | |Уфа-Москва | | | | | 189 руб. - 19 |
\---------------------------------------------------+-------+-------+-------+------+---------------/
Итого |5408,80| |5408,80| |
\------------------------------/
Подотчетное лицо А.Н. Краюшкин
---------------- ---------------------------------
(подпись) (расшифровка подписи)
Бухгалтерский учет. По правилам бухгалтерского учета все командировочные расходы принимаются в размере фактически произведенных затрат. Как правило, они относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99) и учитываются по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы", а в торговых организациях непосредственно по дебету счета 44 "Издержки обращения". Однако в тех случаях, когда целью командировки было приобретение основных средств, нематериальных активов или материальных запасов, затраты на командировку включаются в стоимость приобретенного имущества. В отношении основных средств на это указывает пункт 8 ПБУ 6/01, материальных запасов - пункт 6 ПБУ 5/01, нематериальных активов - пункт 6 ПБУ 14/2000.
