Счет-фактура: мелочей не бывает ("Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.)

Счет-фактура: мелочей не бывает

При заполнении отдельных строк и граф счета-фактуры у бухгалтеров часто возникают вопросы, ответы на которые в законодательстве не найти. В этой ситуации им на помощь приходят письма Минфина. Но нередко с разъяснениями финансового ведомства сложно согласиться.

Каждый бухгалтер знает: вычет входного НДС невозможен без правильно оформленного счета-фактуры. Требования к его заполнению установлены статьей 169 Налогового кодекса. В пункте 5 этой статьи перечислены обязательные реквизиты счета. Отсутствие хотя бы одного из них может стать поводом для отказа в возмещении налога. Рассмотрим наиболее "проблемные" из этих реквизитов.

Адрес: по уставу и по факту

Для того, чтобы указать местонахождение продавца и покупателя, в счете-фактуре есть строки 2а и 6а. Данные строки должны быть заполнены "в соответствии с учредительными документами".*(1) Другими словами, здесь необходимо указывать юридический адрес компании. Однако в уставе может быть прописана информация не только о юридическом, но и фактическом местонахождении фирмы. В таком случае компания вправе отразить в счете оба адреса. Порядку заполнения счетов-фактур это не противоречит.*(2) Но еще раз повторимся, только при условии, что фактический адрес в учредительных документах компании прописан. Чтобы избежать ошибок, лучше все-таки вписывать в счет только юридический адрес. Он в любом случае есть в уставе компании.

А вот в строке 4 "Грузополучатель и его адрес" указывать фактическое место нахождения можно, не боясь. Этот реквизит никак не привязан к учредительным документам. Заполнять данную строку необходимо так: указывать "уставное" наименование грузополучателя и его почтовый адрес. При этом можно не уточнять у контрагента, вписан ли данный адрес в его учредительные документы или нет. А вот узнать, не переехал ли он, будет не лишним. Поскольку финансисты предупреждают: при смене фактического места нахождения фирмы-грузополучателя одновременно нужно изменить и соответствующие данные в счете.

Поскольку после переезда правильными будут только те счета-фактуры, в которых указан новый почтовый адрес.*(3) Можно предположить, что аналогичных правил следует придерживаться и при заполнении строки 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета-фактуры.

Груз отправил - груз получил

Очень часто в парах продавец-грузоотправитель и покупатель-грузополучатель действуют одни и те же лица. Например, если фирма-продавец самостоятельно доставляет товар до покупателя, без привлечения транспортной компании. Соответственно, она одновременно является и грузоотправителем товара. В таком случае в строке 3 счета-фактуры можно просто написать: "он же". Однако это правило предусмотрено законодательством только в отношении продавца и грузоотправителя. Можно ли, руководствуясь им, при совпадении покупателя и грузополучателя указывать в строке 4 "он же" - вопрос спорный. Налоговое ведомство настаивает на том, что так делать нельзя. Иначе, счет-фактура будет считаться оформленным с нарушением требований Налогового кодекса. А значит, фирма не сможет принять к вычету суммы НДС по нему.*(4)

Из документа

... указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в строке 4 счета-фактуры продавцом указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес...

Письма МНС РФ от 26.02.2004 N 03-1-08/525/18, от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15.

Между тем, арбитры в этом споре целиком и полностью на стороне организаций. Они считают, что проставление "он же" в графе "адрес грузополучателя" счета-фактуры не может служить основанием для отказа в возмещении сумм НДС.*(5) Более того, судьи благосклонно относятся и к счетам, где данная графа вовсе не заполнена.

Из документа

... отсутствие адреса грузополучателя не является нарушением порядка оформления счетов-фактур, поскольку покупатель и грузополучатель в данном случае являются одним лицом и их адрес совпадает, а данные о покупателе указаны в соответствующей строке счета-фактуры.

Пост. ФАС Северо-Западного округа от 27.12.2004 N А56-17576/04

А вот по вопросу заполнения строк 3 и 4 в счете-фактуре "на услуги", мнение ведомств и судей совпадает. При оказании услуг, когда отсутствуют такие понятия "грузоотправитель" и "грузополучатель", в указанных строках достаточно проставить прочерки. Не будет считаться нарушением и если фирма "на всякий случай" продублирует в них данные строк "Продавец" и "Покупатель". Хоть делать этого в счете "на услуги" и не нужно, но и не запрещено.*(6)

"К платежно-расчетному документу..."

При покупке товаров за наличный расчет, в строку 5 счета-фактуры следует вписывать реквизиты кассового чека. Иначе принять к вычету НДС по документу, в котором отсутствуют указанные реквизиты, будет нельзя. Таково мнение Минфина.*(7) Однако в своем разъяснении финансовое ведомство почему-то не уточняет, что номер и дата чека должны быть проставлены только "в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)". Ведь именно такую оговорку содержит Налоговый кодекс. Из письма же следует, что если товар покупается за наличные, то реквизиты кассового чека в документе необходимо указать независимо от того, оплачен товар или нет. Однако на практике может получиться так, что последовать данным разъяснениям ведомства будет проблематично. Допустим, покупатель получит товар, но оплатит его через две недели. Продавец не позднее пяти дней с момента отгрузки товара составит счет-фактуру. Естественно, что на момент оформления документа реквизитов кассового чека он не знает. А значит, получить вычет входного НДС по этому счету покупатель не сможет. Исправить столь невыгодное положение можно так. В момент оплаты товара следует попросить продавца вписать реквизиты кассового чека в документ от руки. К счастью, действующими правилами оформления счетов-фактур это не запрещено.

В случае проведения безналичных расчетов в строке 5 указывают номер и дату составления платежно-расчетного документа. Естественно при условии, что фирма получила аванс и в счет него отгружает товар. Казалось бы, все понятно и просто. Однако и здесь фирму может ждать, на первый взгляд, неприятный сюрприз. А именно, сопоставив дату составления своего платежного поручения с датой, вписанной поставщиком в строке 5 счета-фактуры, покупатель может обнаружить разницу в несколько дней. Однако торопиться с выводами насчет невнимательности продавца в данном случае не стоит. Возможно, он не ошибся. А такое несовпадение вызвано следующим. Дело в том, что зачастую банк самостоятельно составляет "платежку" на основании платежного поручения клиента. При этом кредитное учреждение указывает в переоформленном им документе дату, когда совершается операция. Иногда такая дата не совпадает с днем выписки платежного поручения клиентом. Например, если покупатель составляет документ 15 числа, а банк проводит операцию только на следующий день. Соответственно, к выписке поставщика будет приложена "платежка" от 16 числа. Именно эту дату он и укажет в счете-фактуре, отгружая оплаченный товар покупателю. Что не будет идти в разрез с правилами составления счетов. А значит, покупатель сможет смело принимать к вычету НДС по такому документу.*(8)

Приказ N 14 "О праве подписи счетов-фактур"

 ООО "Карусель"

 25 сентября 2007 года

На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса.

Приказываю: "Предоставить право подписи счетов-фактур, выставленных покупателям, за генерального директора и главного бухгалтера ООО "Карусель" следующим сотрудникам:

- заместителю генерального директора - Степанову В.Г.

- заместителю главного бухгалтера - Лисецкой А.Е.

Образцы подписей приведены в приложении 1 к настоящему приказу.

   Генеральный директор ООО "Карусель"        Новоселов              /Новоселов А.К./

Внимание на подпись

Подписи руководителя и главного бухгалтера фирмы являются обязательными реквизитами счета-фактуры. Однако, подписать документ могут не только упомянутые лица, но и другие сотрудники. Для этого руководитель организации должен выписать доверенность либо издать приказ, в котором необходимо привести перечень тех, кто имеет право на подпись (см. образец). Тогда росчерк самого директора в счете будет не обязателен: его подпишет доверенное лицо. Главное, указать в расшифровке подписи: фамилию и инициалы этого человека. Такие данные могут быть вписаны как вместо фамилий и инициалов директора и главбуха, так и вместе с ними. Кроме того, в этом случае реквизиты "Руководитель организации" и "Главный бухгалтер" допустимо заменять должностью уполномоченного лица.*(9)

Итак, получив от поставщика счет-фактуру, следует внимательно изучить подписи главбуха и руководителя. Выявив расхождение между звучанием фамилии и начертанием подписи, необходимо попросить копию приказа о передаче права подписи другим сотрудникам. Документ можно приложить к счету-фактуре и хранить вместе с ним.

"Обособленные" реквизиты

Немало вопросов при заполнении счетов-фактур возникает у разветвленных компаний. Допустим, если головная организация продает товар через "обособленца". Чьи данные в таком случае необходимо вписывать в строку 2 "Продавец": филиала или головного офиса? Давайте разберемся.

Плательщиком НДС является сама компания, а не ее обособленные подразделения. Значит, заполнять счет-фактуру филиал должен от ее имени. Следовательно, в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" ему следует указать реквизиты головной организации. Так считает Минфин.*(10) С этим мнением соглашаются и арбитры. Так, в одном из решений судьи не поддержали фирму и не разрешили принять к вычету НДС по счету, в котором были указаны наименование и адрес "обособленца".*(11)

А вот КПП в счете-фактуре филиал должен проставить свой. Нередко компании указывают здесь реквизит головной организации. И не спроста. Ведь согласно порядку заполнения счетов-фактур в строке "2б" пишется ИНН и КПП продавца. А продавцом является сама организация. Значит, именно ее КПП должен быть указан в документе. Однако, Минфин настаивает, что в строку "2б" необходимо вписывать код причины постановки на учет именно соответствующего подразделения.*(12) В любом случае, какой бы КПП вы не указали, ошибка в этом реквизите не будет являться основанием для отказа в применении налоговых вычетов. Поскольку в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса КПП не упоминается вовсе.*(13)

Из документа

Ст. 169

...Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Налоговый кодекс РФ

Строку 3 "Грузополучатель и его адрес" в этом случае нужно оформить так. Естественно, что писать "он же" не стоит. Ведь будет не ясно, кто "он же" - филиал или головная компания. Поэтому в данной строке лучше указать наименование и адрес структурного подразделения.

Рассмотрим обратную ситуацию. Допустим, филиал не продает, а покупает товары. Как правильно оформить счет-фактуру поставщику? В таком случае в строках 6 и 6а он должен указать данные головного офиса. То есть наименование и юридический адрес фирмы-покупателя согласно учредительным документам. А вот в строках 4 и 6б поставщику требуется вписать информацию уже о подразделении компании, в которое будет доставлен товар. То есть "уставное" наименование, почтовый адрес и КПП соответствующего филиала.*(14)

Пример

У организации ООО "Рассвет" (ИНН 7701459511, КПП 770145001, адрес: 121000, Москва, ул. Садовая, д. 45/2) есть обособленное подразделение. Филиал находится в Московской области и имеет следующие реквизиты: ООО "Консалт", адрес: 143000, г. Одинцово, ул. Говорова, д. 25, КПП 500102211. В августе 2007 года на склад подразделения поступила партия товара. Поставщик выставил счет-фактуру покупателю, в котором указал:

по строке 4 "Грузополучатель и его адрес": ООО "Консалт", адрес: 143000, Московская обл., г. Одинцово, ул. Говорова, д. 25;

по строке 6 "Покупатель": ООО "Рассвет";

по строке 6а "Адрес": 121000, Москва, ул. Садовая, д. 45/2;

по строке 6б "ИНН/КПП покупателя": 7701459511/500102211.

"Актуальная бухгалтерия", N 10, октябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок, утв. пост. Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

*(2) Письмо Минфина России от 07.08.2006 N 03-04-09/15.

*(3) Письмо Минфина России от 09.11.2006 N 03-04-09/18.

*(4) Письмо МНС России от 05.07.2004 N 03-1-08/1485/18.

*(5) Пост. ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.06.2006 N А19-38799/05-52-Ф02-2084,2709/06-С1, ФАС Московского округа от 11.08.2006 N КА-А40/7352-06 и др.

*(6) Письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07\.

*(7) Письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-04-09/07.

*(8) Письмо Минфина России от 06.08.2007 N 03-07-09/15.

*(9) Письма Минфина России от 11.01.2006 N 03-04-09/1, от 26.07.2006 N 03-04-11/127

*(10) Письмо Минфина России от 04.05.2006 N 03-04-09/08.

*(11) Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.12.2006 N А19-9501/06-43-Ф02-6691/06-С1.

*(12) Письмо Минфина России от 20.04.2007 N 03-07-11/114.

*(13) Постановление ФАС Московского округа от 04.07.2006 N КА-А40/5906-06.

*(14) Письмо Управление ФНС России по г. Москве от 24.04.2007 N 19-11/37426.