Работник стал налоговым резидентом: как пересчитать НДФЛ (Т.А. Аверина, "Зарплата", N 12, декабрь 2007 г.)

Работник стал налоговым резидентом: как пересчитать НДФЛ

В течение года иностранные работники могут изменить свой статус: из нерезидентов перейти в разряд налоговых резидентов. На основании заявления сотрудника бухгалтер должен пересчитать НДФЛ. Какие сложности подстерегают его в данном случае, читайте в статье.

В редакцию журнала "Зарплата" поступило письмо следующего содержания: "Здравствуйте! Мы хотели бы задать вопрос, касающийся перерасчета и возврата НДФЛ при получении работником статуса налогового резидента. Сотрудник принят на работу в октябре 2007 года, статус налогового резидента он приобретет в апреле 2008 года. С какого момента нужно сделать перерасчет НДФЛ: с даты приема на работу или с 1 января 2008 года?" (О. Гайдаенко, ООО "КОЯ").

Поскольку подобная ситуация возникает довольно часто, мы решили рассмотреть вышеописанный случай подробно. Воспользуемся исходными данными, которые указала в своем письме читательница, а именно: сотрудник работает в компании с октября 2007 года, в апреле 2008 года он приобретает статус налогового резидента. Предположим, что работник приехал в Россию в октябре 2007 года.

Делаем пересчет НДФЛ

До момента пока работник не приобретет статус налогового резидента, НДФЛ нужно удерживать по ставке 30%. Это следует из пункта 3 статьи 224 Налогового кодекса. С апреля 2008 года НДФЛ нужно считать по ставке 13%, поскольку статус сотрудника изменится.

Когда и за какой период пересчитать НДФЛ?

В апреле 2008 года можно сделать перерасчет налога за период с января по март 2008 года. Пересчитать НДФЛ за период с октября по декабрь 2007 года нельзя. В декабре 2007 года закончится налоговый период (ст. 216 НК РФ), в течение которого работник еще не получил статуса налогового резидента. Этот статус он приобретет только в следующем налоговом периоде, а именно в 2008 году. Такой подход к решению данного вопроса отражен в письмах Минфина России от 26.07.2007 N 03-04-06-01/268 и от 05.10.2007 N 03-04-06-01/342.

Что делать с переплатой?

После пересчета НДФЛ в связи со сменой статуса работника образуется переплата по налогу. Ее можно зачесть в счет уплаты налога, который будет рассчитан с зарплаты сотрудника в последующих месяцах, или вернуть работнику (ст. 78 и 231 НК РФ). Если иностранный работник продолжает трудиться в фирме, проще сделать зачет налога в счет будущих платежей.

"Законная" недоимка

НДФЛ перечисляют по двум КБК в зависимости от статуса работника. Если он является налоговым резидентом, налог нужно перечислять по КБК 182 1 01 02021 01 1000 110, если не является таковым - по КБК 182 1 01 02030 01 1000 110. В связи со сменой статуса сотрудника и пересчетом НДФЛ по первому КБК образуется недоимка, по второму - переплата. Можно ли сделать взаимозачет между ними?

По мнению работников Минфина России, налоговый агент может направить переплату на погашение недоимки или в счет предстоящих платежей по НДФЛ с доходов, облагаемых по ставке 13%. Об этом говорится в письме от 24.03.2006 N 03-05-01-04/69. В нем также сказано, что налоговые инспекторы не вправе налагать штраф, если в результате пересчета НДФЛ по КБК, на который перечисляют налог по ставке 13%, образовалась недоимка, поскольку организация вовремя перечисляла НДФЛ в соответствующий бюджет.

Как зачесть переплату по НДФЛ

Правила зачета и возврата излишне уплаченных сумм налогов установлены в статье 78 Налогового кодекса. Требования этой статьи распространяются и на налоговых агентов (п. 14 ст. 78 НК РФ).

Заявление работника

Зачет налога инспекторы делают на основании заявления налогоплательщика (п. 4 ст. 78 НК РФ). Плательщиком НДФЛ является физическое лицо (ст. 207 НК РФ), в нашем случае это работник организации. Он должен написать заявление о зачете излишне удержанной суммы НДФЛ.

Специальной формы для заявления не предусмотрено, поэтому сотрудник оформляет его в произвольной форме. Образец смотрите на с. 130.

Обратите внимание: заявление работника - важный документ. Без него налоговые инспекторы не будут производить зачет налога. Судебная практика свидетельствует о том, что арбитры поддерживают позицию контролеров. Примером могут служить постановления ФАС Уральского округа от 10.04.2006 N Ф09-2378/06-С2 и Московского округа от 26.12.2005 N КА-А40/12608-05-П.

Заявление организации

Для того чтобы налоговая инспекция произвела зачет налога, организация должна написать заявление. Его оформляют в произвольной форме (образец на с. 131).

Как сказано в письме ФНС России от 13.06.2006 N 04-1-02/309@, если у налоговой инспекции возникнут сомнения в правомерности возврата (зачета) НДФЛ, будет проведена выездная налоговая проверка налогового агента. Развеять сомнения можно приложив документы, которые подтверждают правомерность возврата или зачета налога. В Налоговом кодексе их список не приведен. На практике бухгалтеры прилагают:

- копию заявления работника;

- копии документов, которые удостоверяют срок нахождения сотрудника на территории России. Это может быть копия паспорта с отметками пропускного контроля о днях въезда в Россию и выезда из нее (письмо ФНС России от 16.05.2006 N 04-2-05/3), справка с прежнего места работы, справка о проживании в гостинице (письмо Минфина России от 25.08.2006 N 03-05-01-04/251);

Образец заявления работника о зачете НДФЛ

                                             Генеральному директору

                                                       ООО "Восток"

                                                    Селиванову А.Б.

                                           от секретаря-переводчика

                                                       ООО "Восток"

                                                     Райлендер А.И.

Заявление

Прошу пересчитать НДФЛ за период с января по март 2008 года по ставке 13%. В этот период я не являлась налоговым резидентом России, поэтому НДФЛ был исчислен по ставке 30%. В апреле 2008 года мой статус изменился. Излишне удержанную сумму НДФЛ прошу зачесть в счет уплаты налога, который будет рассчитан с моих доходов в последующих месяцах. Основание - пункт 1 статьи 231 и пункт 1 статьи 78 Налогового кодекса.

        Райлендер                           А.И. Райлендер

        (подпись)                        (расшифровка подписи)

        15.04.2008

          (дата)

- копию налоговой карточки по форме 1-НДФЛ;

- копии платежных поручений на уплату НДФЛ на КБК 182 1 01 02030 01 1000 110 "Налог на доходы физических лиц с доходов, полученных физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации".

Зачет излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей осуществляется по решению налоговой инспекции. Контролеры должны принять его в течение 10 дней со дня получения заявления от организации или со дня подписания акта сверки уплаченных налогов, если такая совместная сверка проводилась (п. 4 ст. 78 НК РФ).

Образец заявления организации о зачете НДФЛ

                                           Руководителю ИФНС России

                                  по г. Воскресенску Шевяковой Г.П.

                                     Адрес: 140200, г. Воскресенск,

                                                ул. Докторова, д. 4

                                                    от ООО "Восток"

                                      ИНН 5005031217, КПП 500501001

                                     Адрес: 140200, г. Воскресенск,

                                               ул. Советская, д. 4а

Заявление

Согласно пункту 4 статьи 78 Налогового кодекса просим зачесть НДФЛ, перечисленный по КБК 182 1 01 02030 01 1000 110 в сумме 19 800 руб., в счет погашения недоимки по НДФЛ по КБК 182 1 01 02021 01 1000 110 в сумме 8580 руб., а также в счет предстоящих платежей по данному налогу по КБК 182 1 01 02021 01 1000 110. Данный зачет связан с тем, что в апреле 2008 года работник ООО "Восток" А.И. Райлендер приобрела статус налогового резидента России. НДФЛ, удержанный за период с января по март 2008 года по ставке 30%, был пересчитан с применением ставки 13%.

Приложения

1. Копия заявления А.И. Райлендер о зачете излишне удержанного НДФЛ в счет будущих платежей.

2. Копия паспорта А.И. Райлендер с отметками пропускного контроля о дне въезда в Россию.

3. Копия налоговой карточки по форме 1-НДФЛ.

4. Копии платежных поручений на уплату НДФЛ по КБК 182 1 01 02030 01 1000 110 на общую сумму 19 800 руб., а именно: от 31.01.2008 N 12 на сумму 6600 руб., от 29.02.2008 N 131 на сумму 6600 руб., от 31.03.2008 N 200 на сумму 6600 руб.

     МП Генеральный директор

     ООО "Восток"                       Селиванов          А.Б. Селиванов

     Главный бухгалтер

     ООО "Восток"                       Нарышкина          Т.В. Нарышкина

Исправления в бухгалтерском учете

В случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций до окончания отчетного года исправительные записи нужно сделать в том месяце, когда искажения выявлены. Об этом говорится в пункте 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н. Следовательно, исправления нужно сделать в том месяце, в котором поменялся статус работника. Для этого необходимо сторнировать сумму НДФЛ, начисленную ранее по ставке 30%, и отразить начисление налога по ставке 13% с учетом стандартных налоговых вычетов. Как внести исправления в бухгалтерском учете, рассмотрим на примере.

Пример. А.И. Райлендер прибыла в Россию 1 октября 2007 года. В этом же месяце она поступила на работу в ООО "Восток" на должность секретаря-переводчика. Оклад сотрудницы равен 22 000 руб. Бухгалтер компании удерживал НДФЛ с доходов А.И. Райлендер по ставке 30%.

2 апреля 2008 года период нахождения работницы в России превысил 183 календарных дня, поэтому она получила статус налогового резидента. Сотрудница написала заявление с просьбой пересчитать НДФЛ за период с января по март 2008 года по ставке 13%, излишне удержанную сумму НДФЛ зачесть в счет будущих платежей по налогу. Какие записи должен сделать бухгалтер?

Решение. За период с января по март 2008 года доход А.И. Райлендер составил 66 000 руб. (22 000 руб. х 3 мес.). Сумма удержанного НДФЛ за этот период равна 19 800 руб. (66 000 руб. х 30%). Каждый месяц с января по март 2008 года бухгалтер делал проводки:

Дебет 26 Кредит 70

- 22 000 руб. - начислена зарплата А.И. Райлендер;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

- 6600 руб. (22 000 руб. х 30%) - начислен НДФЛ по ставке 30%;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%" Кредит 51

- 6600 руб. - перечислен в бюджет НДФЛ по ставке 30%.

В апреле 2008 года на основании заявления работницы бухгалтер пересчитал НДФЛ по ставке 13%. Стандартные налоговые вычеты сотруднице не положены, так как ее доход за январь превысил 20 000 руб., детей у А.И. Райлендер нет. После пересчета сумма НДФЛ составила 8580 руб. (66 000 руб. х 13%).

В апреле бухгалтер сторнировал ранее начисленные суммы НДФЛ:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

- 19 800 руб. - сторнирован НДФЛ, начисленный по ставке 30%.

Далее бухгалтер начислил НДФЛ по ставке 13%:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

- 8580 руб. - начислен НДФЛ по ставке 13%.

В карточке по форме 1-НДФЛ бухгалтер сторнировал начисление налога по ставке 30% и отразил сумму НДФЛ, начисленную по ставке 13%.

На дату вынесения налоговой инспекцией решения о зачете переплаты бухгалтер сделал проводку:

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%" Кредит 68

субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 30%"

- 19 800 руб. - отражен зачет НДФЛ.

За период с апреля по июнь 2008 года бухгалтер начислял налог на доходы физических лиц, но не удерживал его из зарплаты работницы, поскольку учитывал переплату налога. В бухгалтерском учете отражались следующие записи:

Дебет 26 Кредит 70

- 22 000 руб. - начислена зарплата А.И. Райлендер;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

- 2860 руб. (22 000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50

- 22 000 руб. - выдана заработная плата.

В июле бухгалтер должен удержать из зарплаты А.И. Райлендер НДФЛ в сумме 220 руб. (22 000 руб. х 7 мес. х 13% - 19 800 руб.). В этом месяце бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 70

- 22 000 руб. - начислена заработная плата А.И. Райлендер;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ по ставке 13%"

- 2860 руб. (22 000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 50

- 21 780 руб. (22 000 руб. - 220 руб.) - выдана заработная плата за вычетом НДФЛ.

В последующих месяцах бухгалтер должен удерживать из зарплаты А.И. Райлендер налог на доходы физических лиц в сумме 2860 руб. (22 000 руб. х 13%). На руки сотрудница будет получать 19 140 руб. (22 000 руб. - 2860 руб.).

Т.А. Аверина,

главный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 12, декабрь 2007 г.