Документы, заверенные факсимиле, как письменные доказательства в арбитражном процессе (М.В. Синякова, "Законодательство", N 11, ноябрь 2007 г.)

Документы, заверенные факсимиле, как письменные
доказательства в арбитражном процессе

В настоящее время все более широкое применение в документообороте находит факсимиле как аналог собственноручной подписи должностного лица. В связи с этим становится актуальным вопрос о правовой регламентации порядка использования факсимиле и особенностях его применения на практике.

Документ как доказательство представляет собой единство содержания и формы. Содержание включает в себя те фактические сведения о существенных обстоятельствах дела, которые могут быть почерпнуты из конкретного доказательства. Форма подразумевает материал документа, а равно признаки, удостоверяющие личность исполнителя, подлинность документа и т.д. В частности, официальные документы должны иметь установленные реквизиты - общепринятые или определенные нормативным актом обязательные данные, придающие документам удостоверительное значение*(1). Речь идет о реквизитах, фиксирующих: а) составление документа в соответствующем учреждении, предприятии, организации - штамп, печать, бланк; б) составление (утверждение) документа компетентным лицом (наименование его должности, подпись); в) место, время, соблюдение установленных правил составления и выдачи (отправки) документа - дата, исходящий номер и т.д.

Одним из основных реквизитов документа с юридической точки зрения является собственноручная подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. На практике распространено использование факсимиле как аналога собственноручной подписи должностного лица.

Факсимиле*(2) определяется как: а) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом; б) клише-печать, воспроизводящее собственноручную подпись*(3).

Исходя из норм ГК РФ (ч. 2 ст. 160 ГК), использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в следующих случаях: а) если такая возможность предусмотрена законом, иными правовыми актами; б) по соглашению сторон. В последнем случае либо составляется отдельное соглашение об использовании факсимиле, либо это соглашение включается в договор. При отсутствии в документе соглашения сторон о возможности использования факсимильной подписи нотариус не вправе свидетельствовать верность копий такого документа.

АПК РФ не запрещает представлять факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны: "Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором" (ч. 3 ст. 74). Таким образом, если спор об использовании факсимиле возникает, когда такая возможность не предусмотрена законом или иным правовым актом и отсутствует соответствующее соглашение сторон, суд не принимает во внимание подписанные факсимиле документы. Следовательно, доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный, в подобной ситуации нельзя.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую от собственноручной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему визирования документов высокой срочности*(4).

Однако в правоприменительной практике в ряде случаев возникают сложности, касающиеся допустимости заверения документов факсимиле, связанные, например, с недостаточным законодательным регулированием использования факсимильного воспроизведения подписи в различных правоотношениях.

Так, часть 6 ст. 169 НК РФ предусматривает, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации. Таким образом, если поставщик оформил счета-фактуры с нарушениями требований ст. 169 НК РФ, то покупатель не сможет получить налоговый вычет из бюджета. Уточнения о характере подписей на документах в НК РФ нет.

Аналогичную формулировку содержит п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете": "Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами".

Учитывая, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования законами не регламентировано, при совершении сделок подписывать документы факсимиле допускается только при условии взаимного соглашения сторон (ч. 2 ст. 160 ГК РФ). Об этом, в частности, упоминается в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи". В соответствии с данным письмом факсимиле не применяется на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Ранее об этом говорилось и в письме МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404, согласно которому факсимильное воспроизведение подписей руководителя организации и главного бухгалтера на счете-фактуре, выставленном организацией-поставщиком, является основанием для отказа налогоплательщику в возмещении налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщикам по таким счетам-фактурам.

Хотя использование факсимиле законом и не запрещено, но, по мнению налоговых органов, ч. 6 ст. 169 НК РФ не предполагает такого способа удостоверения документов.

Судебная практика в отношении удостоверения документов факсимиле весьма противоречива.

Одни суды, удовлетворяющие требования налогоплательщиков, исходят из того, что факсимильная подпись при заверении счетов-фактур вполне допустима, так как ст. 169 НК РФ не содержит соответствующего запрета. К тому же факсимиле воспроизводит собственноручную подпись конкретного физического лица, которое несложно идентифицировать вне зависимости от того, собственноручная или факсимильная подпись поставлена на документе. Основываясь на таких рассуждениях, судьи приходили к выводу о том, что наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщикам продукции*(5).

Другие суды, принимавшие решения в пользу налоговой инспекции, исходили из того, что нет какого-либо федерального закона либо иного нормативного правового акта, допускающего использование факсимильного воспроизведения подписи. По их мнению, отсутствие в действующем законодательстве указания на порядок и случаи, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи, означает не что иное, как запрет на указанные действия. К тому же счета-фактуры относятся к документам, имеющим финансовые последствия, поскольку они являются первичными документами, подтверждающими обоснованность применения налогового вычета, а действующим законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому даже в случае, когда не соответствующие требованиям ч. 6 ст. 169 НК РФ счета-фактуры налогоплательщик сначала зарегистрировал в книге покупок, предъявил по ним вычет по НДС, а затем представил надлежащим образом оформленные счета-фактуры с личной подписью уполномоченного лица, суд посчитал нарушенным порядок оформления счетов-фактур, установленный налоговым законодательством*(6).

Думается, верным следует признать последний подход.

Гражданское и налоговое законодательства регулируют различные правоотношения, которые основаны на присущих каждому из них правовых принципах. Так, согласно ч. 3 ст. 2 ГК РФ к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законом.

Порядок оформления и подписания бухгалтерских документов, которыми являются счета-фактуры, относится к области налоговых правоотношений, а потому регулируется налоговым законодательством. Налоговый кодекс не предусматривает использования факсимиле при подписании документов; в этой сфере невозможны какие-либо соглашения, присущие гражданским правоотношениям. А если принять во внимание и императивный принцип, характерный для налоговых отношений, можно сделать вывод о том, что факсимильное воспроизведение подписи на платежных и финансовых документах неправомерно.

В отличие от НК РФ, ГК РФ допускает при совершении сделок факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Положение о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи касается только вопроса совершения сделок, под которыми понимаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей в письменной форме.

Надо отметить и тот факт, что ГК РФ использует отсылочную ному. В связи с тем, что случаи и порядок использования факсимиле в других законах не установлены, заверять документы посредством факсимильного воспроизведения подписи можно в случаях, предусмотренных соглашением сторон и иными правовыми актами, к которым можно отнести локальные нормативные акты организации.

Указанные различия в толковании законов объясняются тем, что, хотя факсимиле и является аналогом собственноручной подписи, абсолютно равнозначным ей быть не может. Личная подпись фиксирует волю лица, подписавшего документ, чего нельзя сказать о факсимиле.

В случае возникновения сомнений в подлинности факсимиле, проставленном на документе, при рассмотрении гражданского дела может быть назначена экспертиза. Эксперт с высокой степенью достоверности установит, когда выполнен оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише на разных документах.

Чтобы при необходимости легко было подтвердить тот факт, что факсимиле отражает действительную волю лица, чей аналог подписи используется, помимо соглашения об использовании факсимиле при заключении сделки сторонам важно детально зафиксировать порядок и условия использования факсимиле.

Правила использования факсимиле в организации можно закрепить в локальном нормативном акте (например, "Положении об использовании факсимиле"). В таком документе, помимо включения в него контрольного образца оттиска факсимиле, необходимо отразить следующую информацию:

- условия, при которых факсимиле применяется (командировка, болезнь руководителя и т.п.);

- имена лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле (с закреплением данной обязанности в их трудовых договорах или должностных инструкциях);

- исчерпывающий перечень документов, на которых подпись руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.

Таким образом, во избежание споров о правомерности заверения факсимиле различных документов следует использовать данный аналог собственноручной подписи в строгом соответствии с положениями нормативно-правовых актов, не допуская их расширительного толкования, а также руководствоваться правилами, зафиксированными в локальных правовых актах организации.

М.В. Синякова

"Законодательство", N 11, ноябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См.: Маландин И.Г. К вопросу о реквизитах документов // Сб. науч. работ Саратовского отделения Всесоюзного научного общества судебных медиков и криминалистов. Вып. 3. Саратов, 1961. С. 293.

*(2) Термин происходит от лат. fac simile - сделай подобное.

*(3) См.: Большой энциклопедический словарь. М.; СПб., 1997. С. 1263.

*(4) См.: Россол С. Факсимиле - удобный инструмент ведения бизнеса // Консультант. 2005. N 23.

*(5) См. постановления Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111, Федерального арбитражного суда Московского округа от 15 мая 2006 г. N КА-А40/2894-06 // СПС "Гарант".

*(6) См. постановления Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 5 июня 2003 г. N А12-2725/02-С45, от 18 января 2005 г. N А12-2725/04-С10; Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 6 октября 2005 г. N А19-5465/04-5-Ф02-4848/05-С1; Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. N А13-6464/04-19 // СПС "Гарант".