Вопрос: Организация приобрела в лизинг автомобиль для использование его в служебных целях несколькими сотрудниками фирмы. Какими документами нужно оформить возможность использования автомобиля разными сотрудниками в течение одного дня? Нужно ли на каждого оформлять путевой лист? ("Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.)

Организация приобрела в лизинг автомобиль для использование его в служебных целях несколькими сотрудниками фирмы. Какими документами нужно оформить возможность использования автомобиля разными сотрудниками в течение одного дня? Нужно ли на каждого оформлять путевой лист?

Путевой лист - первичный документ по учету работы автотранспорта и основание для начисления зарплаты водителям*(1).

Утвержденные Госкомстатом РФ формы обязательны для автотранспортных предприятий*(2). Предприятия иных отраслей могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Формы этих документов должны быть утверждены одновременно с учетной политикой предприятия*(3).

Многие судьи также подтверждают возможность использования неунифицированных форм путевого листа*(4).

Однако есть и противоположные судебные решения*(5). На обязательность применения только унифицированных форм в письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 указала и Федеральная служба государственной статистики.

Управление автомобилем без путевого листа является правонарушением*(6) и влечет наложение административного штрафа в размере 100 рублей.

Путевой лист подтверждает обоснованность учета расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль.

Если будет установлено, что работник фактически проработал меньше, чем указано в путевом листе (это можно сделать, например, сопоставив данные табеля учета рабочего времени и путевого листа), то могут возникнуть сомнения в правомерности учета расходов на приобретение ГСМ при расчете налога на прибыль. Поскольку из путевого листа и табеля учета рабочего времени будет следовать, что использование автомобиля производилось работником, в том числе, и в нерабочее время, то организации придется доказывать производственный характер этих расходов.

Что касается вопроса об оформлении использования автомобиля несколькими сотрудниками, то, по-нашему мнению, это должен быть локальный акт. В нем будет прописано, какие лица могут пользоваться автомобилем, в каком порядке передается авто от одного лица к другому, указаны ответственные за оформление путевых листов.

1 декабря 2007 г.

"Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Пост. Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

*(2) письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214.

*(3) письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253.

*(4) Пост. ФАС МО от 26.03.2007 N КА-А40/1804-07, ФАС СЗО от 08.12.2005 N А56-43759/04, ФАС ДО от 01.10.2003 N Ф03-А51/03-2/2230.

*(5) Пост. Арбитражного суда Свердловской области от 01.03.2004 N А60-24715/2003-С8.

*(6) п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.