Вопрос: Как оформить на фирму покупку транспортного средства "Газель" от частного лица и как учитывать при этом расход бензина? Какие документы необходимо оформлять при использовании машины? Требуется ли водителю ежеутреннее прохождение медкомиссии? ("Аудит и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.)

Как оформить на фирму покупку транспортного средства "Газель" от частного лица и как учитывать при этом расход бензина? Какие документы необходимо оформлять при использовании машины? Требуется ли водителю ежеутреннее прохождение медкомиссии?

Покупка транспортного средства ("Газель") оформляется договором купли-продажи и актом приема-передачи основных средств.

Документом, определяющим время работы автомашины и расход ГСМ, является путевой лист. Формы путевых листов легковых и грузовых автомобилей для организаций утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78 (далее - Постановление N 78). Согласно п. 2 данного Постановления эту форму первичного документа применяют организации всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств. Аналогичные разъяснения приведены и в Письме Федеральной службы государственной статистики от 03.02.2005 г. N ИУ-09-22/257.

Что касается регулярности составления путевых листов, то в Постановлении N 78 сказано, что путевые листы составляются ежедневно или посменно. На более длительный срок этот документ выдается в случае командировки водителя. Эти требования распространяются на все организации, эксплуатирующие автотранспорт.

В Письме от 03.02.2006 г. N 03-03-04/2/23 Минфин России сообщает, что первичные документы оформляются с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат. Главное, чтобы используемая периодичность составления путевых листов позволила организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ. В этом Письме финансовое ведомство признало возможным оформлять путевые листы ежемесячно.

В путевом листе обязательно указывают маршрут следования автомобиля, подтверждающий служебный характер поездки, все пункты следования и километраж (Письмо от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129). Аналогичная позиция высказана Федеральной службой государственной статистики в Письме от 03.02.2005 г. N ИУ-09-22/257.

Отсутствие сведений о маршруте следования не позволяет cyдить об использовании автомобиля в служебных целях. Значит, подобная информация обязательна, поскольку отражает содержание хозяйственной операции.

Обоснованность расходов на ГСМ следует подтверждать, хотя в Налоговом кодексе данный вид расходов не отнесен к нормируемым. Позиция финансовых и налоговых органов сводилась к тому, что необходимо учитывать нормы расходов ГСМ, которые были утверждены Минтрансом России 29.04.2003 г. (Р 3112194-0366-03). Но, во-первых, эти нормы были обязаны применять только организации Минтранса, а во-вторых, они действовали только до 1 января 2008 г.

Рекомендуется ориентироваться на техническую документацию завода-производителя автотранспортного средства. Однако, учитывая особенности дорожного движения в Москве, возможно утвердить и собственные нормативы. Для обоснования таких нормативов организация может сделать контрольные замеры. Эти нормативы могут быть определены отдельно для летних и зимних периодов. Оформляются нормативы в качестве самостоятельных документов и утверждаются руководителем организации.

Ежеутреннего прохождения медкомиссии водителям, работающим в неспециализированных организациях не требуется.

Ю. Донин,

налоговый консультант аудиторской фирмы "Лаконика"

1 апреля 2008 г.

"Аудит и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.