Работник на личном авто (И.А. Гаврикова, "Зарплата", N 6, июнь 2010 г.)

Работник на личном авто

Многие организации отказываются от содержания собственного автопарка из-за того, что это слишком дорогое и хлопотное удовольствие. Работодателю выгоднее, чтобы работники использовали для выполнения служебных обязанностей собственный транспорт. В этой статье вы прочтете о нюансах налогообложения компенсации, которую назначают сотруднику за эксплуатацию собственного автомобиля в интересах работодателя, и о порядке оформления документов для ее выплаты.

Использование сотрудниками личных автомобилей и других видов транспорта в интересах работодателя - устоявшаяся практика российских компаний. Как оформить эксплуатацию собственного транспорта работника? Среди различных вариантов можно выделить два самых популярных, а именно:

- заключение дополнительного соглашения к трудовому договору с работником, предусматривающего выплату компенсации за использование личного транспорта, а также возмещение эксплуатационных расходов;

- подписание с сотрудником договора аренды его транспортного средства.

В данной статье мы рассмотрим первый из вариантов.

Для того чтобы вам было проще разобраться в вопросах документального оформления использования личного транспорта работника, а также начисления налогов и взносов, материал построен следующим образом. Вначале перечислены выплаты, которые положены работнику в подобной ситуации, и даны пояснения, что следует понимать под расходами, связанными с использованием личного транспорта. Далее рассматриваются вопросы налогообложения указанных выплат, что поможет в итоге грамотно составить документы. После этого речь пойдет об оформлении документов и бухгалтерском учете.

Перечень выплат работнику, использующему личный транспорт

Согласно статье 188 Трудового кодекса сотруднику в случае использования личного транспорта положены следующие выплаты:

- компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта;

- возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, что выражается в письменной форме.

Что относится к расходам, связанным с эксплуатацией транспорта

В трудовом законодательстве нет перечня расходов, связанных с использованием личного транспорта. Однако можно предположить, что к ним относятся расходы:

- на горюче-смазочные материалы;

- хранение и мойку;

- обязательное страхование гражданской ответственности;

- текущее техническое обслуживание и ремонт и т.п.

Налоги и страховые взносы

Теперь рассмотрим налогообложение выплат, полагающихся работнику за использование своего автомобиля.

Налог на прибыль: учет компенсации за использование автомобиля

Общие правила. В соответствии с главой 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они не поименованы в статье 270 НК РФ.

При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Нормы компенсации. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей относятся к расходам на содержание служебного автотранспорта. Они входят в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в пределах норм, установленных Правительством РФ. Об этом, в частности, говорится в письме Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24.

Нормы расходов на выплату компенсации, применяемые в целях налогообложения прибыли, определены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - постановление N 92). Данные нормы приведены в табл. 1.

Таблица 1. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личного автотранспорта

Вид транспортного средства	Рабочий объем двигателя, куб. см	Размер ежемесячной компенсации, руб.
Легковые автомобили	До 2000 включительно	1200
	Свыше 2000	1500
Мотоциклы	Любой	600

Использование именно этих норм позволит учесть расходы на выплату компенсации при исчислении налога на прибыль. На основании положений пункта 38 статьи 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли сверхнормативные расходы на выплату компенсации не учитываются.

Пример 1. Е.Д. Сивушкин устроился на работу в ООО "Каурка" экспедитором. Стороны трудового договора предварительно договорились, что он будет использовать в производственных целях свой личный автомобиль ЗАЗ-1102. Объем двигателя транспортного средства - 1100 куб. см. Какой максимальный размер компенсации, учитываемой при налогообложении прибыли, может быть назначен экспедитору?

Решение. Рабочий объем двигателя автомобиля Е.Д. Сивушкина не превышает 2000 куб. см. Соответственно размер компенсации за использование для служебных поездок его личного запорожца согласно постановлению N 92 не может превышать 1200 руб. в месяц. Сумма компенсации, превосходящая указанный предел, не будет учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, так как не сможет быть отнесена к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Отметим, что в постановлении N 92 не устанавливается зависимость между местом производства автомобиля и размером компенсации. Следовательно, указанные нормы можно применять и в случае использования работником автомобиля иностранного производства.

Применение норм при УСН и уплате ЕСХН. Данные нормы учитываются и при определении расходов в случае применения организацией упрощенной системы налогообложения и (или) уплаты ЕСХН (ч. 2 и 3 п. 1 постановления N 92).

Компенсация пропорционально отработанным дням. Конкретный размер компенсации определяется работодателем самостоятельно и зависит от режима использования автомобиля. Компенсация, выплаченная за неотработанные дни, не учитывается при налогообложении прибыли, так как является экономически необоснованной.

Налог на прибыль: учет возмещения расходов, связанных с эксплуатацией личного транспорта

Отнесение на расходы сумм возмещения расходов, связанных с эксплуатацией личного транспорта, вызывает споры. Их причина в том, что сотрудники налоговой службы применяют нормы документа 1992 года.

Нормативная база. Речь идет о письме Минфина России от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - письмо N 57).

Этот документ появился на свет во исполнение постановления Правительства РФ от 20.06.92 N 414 "О нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных целей". И хотя с 1 января 2002 года для целей налогообложения прибыли действуют нормы компенсации за использование личного транспорта, указанные в постановлении N 92, налоговые инспекторы все еще руководствуются положениями письма N 57.

В пункте 3 данного письма говорится, что в установленной норме размера компенсации работнику учитываются затраты на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Позиция Минфина России и ФНС России. Мнение специалистов финансового ведомства отражено в письме Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-1-02/140. Они сослались на положения письма N 57 и отметили, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно эти затраты не могут быть учтены в составе расходов.

Аналогичная позиция отражена в письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

На цифрах. Сравним сумму компенсации, указанную в постановлении N 92 (максимум 1500 руб.), и величину расходов на приобретение бензина. Условимся, что:

- ежедневный пробег - 50 км;

- рабочих дней - 22;

- норма расхода бензина - 9 л на 100 км;

- стоимость 1 л бензина - 22,6 руб.

Сумма расхода на бензин составит 2237,4 руб. (50 км х 22 раб. дн. х 9 л : 100 км х 22,6 руб.).

Очевидно, что даже максимальная компенсация не покрывает сумму необходимых расходов на топливо, тем более затраты на износ автомобиля, текущий ремонт, приобретение масла и смазки. Заметим, что износ бюджетного автомобиля с первоначальной стоимостью 170 000 руб. и сроком эксплуатации 5 лет (60 месяцев) составляет 2833,33 руб. в месяц (170 000 руб. : 60 мес. : 12 мес.). Применима ли данная норма в современных условиях? Очевидно, нет.

Мнение судей. Арбитры поддерживают в этом вопросе точку зрения Минфина России и ФНС России. Об этом свидетельствует Определение ВАС РФ от 29.01.2009 N ВАС-495/09. В нем сказано, что, оплачивая горюче-смазочные материалы, необходимые при эксплуатации личных легковых автомобилей, используемых для служебных поездок, предприятие не несет расходы на приобретение топлива, а компенсирует затраты работника (в том числе на ГСМ).

Вывод. Если, помимо компенсации за использование автомобиля, к расходам будут отнесены еще и суммы возмещения затрат, связанных с его эксплуатацией, это может вызвать споры с налоговыми органами.

Для тех, кто не согласен. Некоторые специалисты не соглашаются с мнением Минфина России, налоговой службы и судами. Они ссылаются на нормы статьи 252 Налогового кодекса. В ней сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если документы оформлены грамотно, а также учитываются нормативы расхода горюче-смазочных материалов, можно попытаться выиграть дело в суде.

Примечание. Выгоды гражданско-правового договора

Запрет на уменьшение налоговой базы на сумму возмещения эксплуатационных расходов можно обойти. Для того чтобы без проблем учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией личного транспорта работника, заключите с ним гражданско-правовой договор. Об особенностях этой сделки, оформлении выплат, расчете налогов и взносов читайте в ближайших номерах журнала "Зарплата".

НДФЛ

Компенсация за использование автомобиля. Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ компенсации, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает норм, установленных законодательством РФ. На этот счет Минфином России в письме от 01.06.2007 N 03-04-06-01/171 даны следующие разъяснения. В связи с тем что трудовое законодательство не содержит норм, лимитирующих размер данного вида компенсации, следует руководствоваться нормами, установленными в постановлении N 92. При этом в Трудовом кодексе прописано: размер компенсационных выплат определяется соглашением сторон трудового договора. Из этого представители Минфина России делают вывод: размер компенсации определяется соглашением между работником и работодателем, но НДФЛ не облагается только сумма в пределах норм, установленных постановлением N 92 для признания в налоговом учете при исчислении налога на прибыль. Сумма, превышающая упомянутые нормы, облагается налогом на доходы физических лиц.

Однако есть и иная точка зрения по данному вопросу. Обратимся к постановлению Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731. Предельные нормы компенсаций, установленные в постановлении N 92, применяются для целей налогообложения прибыли, а не НДФЛ. Следовательно, компенсация за использование личного имущества (транспорта) в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном организацией и работником в дополнительном соглашении.

Возмещение расходов, связанных с эксплуатацией. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суммы возмещения документально подтвержденных расходов, выплачиваемые в пределах норм, установленных соглашением, НДФЛ не облагаются, поскольку соответствуют критериям компенсационных выплат, установленных статьей 164 Трудового кодекса.

Если у работодателя отсутствуют документы, подтверждающие факт использования автомобиля в производственных целях, выплаченные работнику суммы возмещения расходов по его эксплуатации облагаются НДФЛ. Такой вывод можно сделать из постановления ФАС Волго-Вятского округа от 02.04.2007 по делу N А79-6016/2005.

Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством

Обязанность выплачивать компенсацию за использование работником личного транспорта в интересах работодателя установлена трудовым законодательством, на нее не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование. На это указывает подпункт "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".

Согласно пункту 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ от страховых взносов освобождаются суммы компенсации в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Освобождаются ли суммы компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов, связанных с эксплуатацией авто, от начисления страховых взносов на основании подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ? В нем сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами "все виды установленных законодательством: компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей". О каких нормах идет речь? Нормах трудового законодательства, то есть нормах, установленных соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ) или принятых постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92?

Эти вопросы мы адресовали ФСС России. На них ответила начальник отдела по совершенствованию законодательства в сфере обязательного социального страхования Департамента правового обеспечения социального страхования ФСС России Ольга Викторовна Денисевич: "В данном случае речь идет о нормах, прописанных в статье 188 ТК РФ. Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

В связи с этим полагаем, что возмещение расходов за использование личного транспорта в размере, определенном соглашением, заключенным работником с организацией, не облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

При этом Ольга Викторовна заметила, что указанные выплаты являются объектом обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Значит, при заполнении формы 4-ФСС РФ их следует отразить как объект обложения в графе 3 таблицы 3, а затем как необлагаемые суммы в графе 4 таблицы 3. Разница этих сумм даст облагаемую базу, которую следует показать в графе 7 таблицы 3. Она будет равна нулю, если выплаты не превышают размеров, установленных соглашением сторон трудового договора.

Взносы на случай травматизма

Обратимся к пункту 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184. В нем сказано, что взносы на случай травматизма не начисляются на выплаты, перечисленные в Перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765. А в пункте 10 Перечня на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей, не превышающие норм, предусмотренных законодательством, взносы на травматизм не начисляются.

Какие нормы имеются в виду в данном случае? Нормы трудового законодательства (ст. 188 ТК РФ), то есть в суммах установленных соглашением сторон трудового договора или в размерах, установленных постановлением N 92? На этот вопрос начальник отдела применения законодательства в сфере обязательного социального страхования Департамента правового обеспечения социального страхования ФСС России Лидия Михайловна Новицкая ответила следующее: "В пределах сумм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, страховые взносы не начисляются. Все что свыше указанных в постановлении сумм подлежит обложению страховыми взносами на страхование от несчастных случаев".

Соглашение сторон об использовании автомобиля работника

Порядок расчета, размер, способ, сроки выплаты компенсации за использование личного имущества работника и сумм возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией, определяются в письменном соглашении сторон трудового договора. Рассмотрим, каким должно быть содержание этого документа, если речь идет об эксплуатации собственного автомобиля сотрудника.

С кем из работников можно заключить дополнительное соглашение

Согласно статье 188 ТК РФ компенсация и суммы возмещения расходов выплачиваются работнику, который использует личное имущество с ведома или в интересах работодателя. Следовательно, необходимость использования транспортного средства должна быть обусловлена должностной инструкцией сотрудника.

Должен ли работник предъявить паспорт технического средства

В статье 188 ТК РФ употребляется термин "личное имущество". Это же понятие используется и в главе 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Как его следует трактовать? Должен ли работник быть собственником данного имущества и представлять паспорт технического средства (ПТС)?

2010 год. Специалисты Минфина России в своих ответах на вопросы, связанные с учетом расходов при исчислении налога на прибыль, утверждают, что транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности (письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

Шестью годами ранее. Однако в письме N 57, о котором говорилось выше, отмечено, что работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности от собственника автомобиля, компенсация выплачивается в общем порядке. Эта точка зрения отражена и в письме МНС России от 02.04.2004 N 04-2-06/419@.

Что делать. По мнению редакции, в целях налогообложения корректнее руководствоваться более поздним документом, а именно письмом Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150. Поэтому рекомендуем заключать дополнительное соглашение об использовании автотранспорта с теми работниками, которые могут предъявить ПТС. Копию этого документа советуем направить в бухгалтерию.

Соглашение с работником: составляющая трудового договора или отдельный документ

Соглашение сторон может быть частью трудового договора или приложением к нему. Удобнее оформить соглашение отдельно от трудового договора, если договоренность об использовании автомобиля работника носит временный характер.

Содержание соглашения

В соглашении обязательно указывают:

- вид (наименование) личного имущества сотрудника, используемого в интересах работодателя (в данном случае это автотранспортное средство);

- сведения об имуществе (описание, технические характеристики, идентификационные признаки, такие как марка, серийный номер, год выпуска автотранспортного средства, объем двигателя и т.п.);

- состояние имущества на момент заключения соглашения (срок эксплуатации автотранспортного средства до момента заключения соглашения, степень его износа, пробег и т.д.);

- порядок и сроки использования имущества;

- размер компенсации;

- порядок возмещения расходов по эксплуатации имущества;

- порядок и сроки выплаты компенсации, а также сумм возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя.

Соглашение должно быть подписано как работником, так и работодателем.

Прежде чем привести образец соглашения, расскажем о том, как определить размер компенсации за использование транспорта и сумму возмещения расходов на его содержание, поскольку такое условие должно быть отражено в соглашении.

Определяем размер компенсации за использование транспорта

Трудовое законодательство не ограничивает размер выплат. Однако для целей налогообложения компенсация учитывается в пределах норм, установленных постановлением N 92.

Определяем сумму возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля

Несмотря на то что налоговые инспекторы придерживаются позиции, в соответствии с которой учет таких расходов при исчислении налога на прибыль невозможен, работник не должен лишаться данных выплат, так как они гарантированы трудовым законодательством.

Согласно статье 188 ТК РФ суммы возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, определяются соглашением сторон трудового договора. В нем можно предусмотреть перечень таких расходов и порядок их оплаты.

Варианты определения возмещаемой суммы расходов

Как установить размер суммы возмещения эксплуатационных расходов? На практике применяются различные варианты.

Например, в соглашении можно указать фиксированную сумму возмещения независимо от того, сколько на самом деле работник потратит на содержание автомобиля.

Другой вариант - указать нормы возмещения расходов. Есть несколько способов выплаты, а именно:

- возмещение всех документально подтвержденных расходов;

- возмещение документально подтвержденных расходов с учетом законодательно установленных норм.

Что касается последнего способа определения норм возмещения расходов, то можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - распоряжение N АМ-23-р). Этот вариант рассмотрим подробнее.

Используем нормативы. Затраты на топливо

Формула. Для того чтобы грамотно установить размер возмещения расходов, необходимо знать определенные нормативы. Так, формула расчета расхода топлива для легковых автомобилей приведена в пункте 7 распоряжения N АМ-23-р:

где - нормативный расход топлива, л;

- базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

- пробег автомобиля, км;

- поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Значения поправочных коэффициентов. В приложении N 2 к распоряжению Минтранса приведены значения зимних надбавок к нормам расхода топлив по регионам России в зависимости от климатических районов (табл. 2 на с. 32). Их учитывают в осенне-зимний период.

Таблица 2. Значение зимних надбавок в соответствии с нормами расхода топлив по регионам России в зависимости от климатических районов

Регионы России (по федеральным округам)	Количество месяцев	Срок действия зимних надбавок	Предельная величина зимних надбавок не более, %
1	2	3	4
Центральный округ
Москва, Брянская обл., Владимирская обл., Воронежская обл., Ивановская обл., Калужская обл., Костромская обл., Курская обл., Липецкая обл., Московская обл., Орловская обл., Рязанская обл., Смоленская обл., Тамбовская обл., Тверская обл., Тульская обл., Ярославская обл.	5	01.11-31.03	10
Белгородская обл.	4	15.11-15.03	7
Северо-Западный округ
Санкт-Петербург, Вологодская обл., Ленинградская обл., Новгородская обл., Псковская обл.	5	01.11-15.03	10
Республика Карелия	5,5	01.11-15.03	12
Республика Коми, Архангельская обл. (без Ненецкого автономного округа), Мурманская обл.	6	01.11-30.04	15
Воркута с прилегающим административным районом	6,5	15.10-30.04	15
Калининградская обл.	4	15.11-15.03	7
Ненецкий автономный округ	6	15.10-15.04	18
Северо-Кавказский округ
Республика Адыгея, Республика Дагестан, Республика Ингушетия, Чеченская Республика, Кабардино-Балкарская Республика, Карачаево-Черкесская Республика, Республика Северная Осетия - Алания, Краснодарский край	3	01.12-01.03	5
Республика Калмыкия, Астраханская обл., Волгоградская обл.	5	15.10-15.03	10
Ставропольский край	3,5	01.12-15.03	5
Ростовская обл.	4	15.11-15.03	7
Приволжский округ
Республика Башкортостан	5,5	01.11-15.04	12
Республика Марий Эл, Республика Мордовия, Республика Татарстан, Удмуртская Республика, Чувашская Республика, Нижегородская обл., Пензенская обл., Самарская обл., Саратовская обл., Ульяновская обл.	5	01.11-31.03	10
Кировская обл.	5,5	15.10-31.03	12
Оренбургская обл.	6	15.10-15.04	15
Пермская обл. (без Коми-Пермяцкого автономного округа)	5,5	01.11-31.03	10
Коми-Пермяцкий автономный округ	6	15.10-15.04	18
Уральский округ
Курганская обл., Свердловская обл., Челябинская обл.	5,5	01.11-15.04	10
Тюменская обл. (без Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов)	5,5	01,11-15.04	12
Ханты-Мансийский автономный округ, Ямало-Ненецкий автономный округ	6,5	15.10-30.04	18
Сибирский округ
Республика Алтай, Алтайский край, Красноярский край (без Таймырского и Эвенкийского автономных округов)	5,5	01.11-04	15
Республика Бурятия, Республика Тыва, Республика Хакасия, Иркутская обл. (без Усть-Ордынского Бурятского автономного округа), Читинская обл. (без Агинского Бурятского автономного округа), Усть-Ордынский Бурятский автономный округ, Агинский Бурятский автономный округ	6	01.11-30.04	18
Кемеровская обл.	6	01.11-30.04	15
Новосибирская обл., Омская обл., Томская обл.	5,5	01.11-15.04	12
Таймырский автономный округ, Эвенкийский автономный округ	7	15.10-15.05	18
Усть-Ордынский автономный округ	6	01.11-30.04	18
Дальневосточный округ
Республика Саха (Якутия) (без Чукотского автономного округа)	7	15.10-15.05	20
Приморский край, Хабаровский край, Еврейская автономная обл.	5,5	01.11-15.04	12
Охотский район, Магаданская обл.	6,5	15.10-30.04	18
Амурская обл., Камчатская обл. (без Корякского автономного округа), Сахалинская обл. (северная часть выше 50 градусов северной широты), Корякский автономный округ	6	01.11-30.04	15
Сахалинская обл. (южная часть)	5	15.11-15.04	12
Чукотский автономный округ	6,5	15.10-30.04	20
Острова Северного Ледовитого океана и морей	7	01.11-31.05	20

При эксплуатации автомобиля в отрыве от основных баз, например при нахождении работника в командировке в другом климатическом районе, применяются надбавки, установленные для района фактической работы автомобиля.

При междугородных перевозках грузов и пассажиров, если осуществляются поездки в другие климатические зоны, в приложении N 2 к распоряжению N АМ-23-р рекомендовано применять надбавки, установленные для начального и конечного пунктов маршрута.

Используем нормативы. Затраты на масла и смазки

Согласно приложению N 1 к распоряжению N АМ-23-р нормы расхода смазочных материалов установлены из расчета на 100 л общего расхода топлива, исчисленного по нормам для конкретного автомобиля. При этом нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок - в килограммах на 100 л расхода топлива.

Обратите внимание: нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

В частности, для автомобилей зарубежного производства и АВТОВАЗа всех моделей и модификаций установлены следующие эксплуатационные нормы расхода масел (в литрах) и смазок (в кг) на 100 л общего расхода топлив автомобилем:

- моторное масло - 0,6;

- трансмиссионные и гидравлические масла - 0,1;

- специальные масла и жидкости - 0,03;

- пластичные смазки - 0,1.

Пример 2. Дополним данные примера 1 и определим нормы расхода топлива, масла и смазки для автомобиля экспедитора Е.Д. Сивушкина.

Автомобиль находится в эксплуатации более 16 лет. Он был на капитальном ремонте. Маршруты поездок экспедитора ограничены пределами Псковской и Новгородской областей. Необходимо рассчитать норму расхода ГСМ для данного вида транспортного средства, чтобы указать их в соглашении.

Решение. Норма расхода топлива согласно распоряжению Минтранса для автомобиля ЗАЗ-1102 составляет 7 л на 100 км. Повышение нормы на 10% производится в соответствии с приложением N 2 к распоряжению N АМ-23-р только в зимний период (с 1 ноября по 31 марта (см. табл. 2)). Для автомобиля ЗАЗ-1102 в приложении N 1 к распоряжению N АМ-23-р общего расхода топлив:

- моторное масло - не более 0,8;

- трансмиссионные и гидравлические масла - не более 0,1;

- специальные масла и жидкости - 0,03;

- пластичные смазки - 0,1.

Автомобилю 16 лет и он проходил капитальный ремонт, поэтому нормы расхода масел увеличиваются до 20%.

Норма расхода моторного масла для данного автомобиля на 100 л составит 0,96 л (0,8 л х 20%). Норма трансмиссионного и гидравлического масел составит 0,12 л [(0,1 л : 100 л) х 20%].

Теперь рассмотрим образец соглашения между работником и работодателем. Он приведен ниже.

Образец соглашения

Соглашение N 10
об использовании личного имущества работника

г. Гдов Псковской обл.                                30 апреля 2010 года

Общество с ограниченной ответственностью "Каурка" в лице генерального директора Сергея Геннадьевича Бурова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем "Работодатель", и гражданин Российской Федерации Егор Демьянович Сивушкин, действующий от своего имени, именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Работник занимает должность экспедитора (работа носит разъездной характер работы) при исполнении трудовых обязанностей в соответствии с утвержденным для него графиком работы использует принадлежащий ему на праве собственности автомобиль.

2. Автомобиль имеет следующие характеристики:

- модель - ЗАЗ-1102 "Таврия";

- год выпуска - 1994;

- государственный номер К 092 ВХ 60 RUS;

- объем двигателя - 1100 куб. см;

- трансмиссия - механическая;

- привод - передний;

- тип кузова - хетчбэк;

- пробег на момент заключения настоящего соглашения - 95 000 км, на ходу, небольшая вмятина на левом переднем крыле.

3. Работник использует автомобиль, указанный в пункте 2 настоящего соглашения, при выполнении своей трудовой функции лично.

4. Обязанности работника

4.1. В течение периода действия настоящего соглашения работник обязуется не отчуждать автомобиль, не сдавать его в аренду, не передавать другие имущественные права на него третьим лицам.

4.2. Работник обязуется самостоятельно выполнять следующие действия:

- нести риск случайной гибели автомобиля;

- регистрировать автомобиль в ГИБДД, в том числе проходить технический осмотр и т.д.;

- оплачивать пошлины и платежи в связи с регистрационными действиями в ГИБДД;

- оплачивать страхование автомобиля по программам ОСАГО и КАСКО;

- приобретать и заправлять автомобиль ГСМ;

- оформлять путевые листы;

- обеспечивать хранение и мойку автомобиля;

- текущее техническое обслуживание и мелкий ремонт;

- капитальный ремонт автомобиля;

- составлять по завершении каждого месяца письменный отчет о затратах, связанных с использованием автомобиля в интересах работодателя с приложением оправдательных документов.

4.3. Представлять работодателю документы, подтверждающие факт осуществления возмещаемых расходов.

5. Обязанности работодателя

5.1. Не передавать автомобиль работника для использования другими лицами.

5.2. Выплачивать ежемесячную компенсацию за фактическое использование автомобиля в течение полного календарного месяца в размере 1200 руб. В случае если месяц отработан работником не полностью, компенсация выплачивается пропорционально фактически отработанному времени. Время, в течение которого работник осуществлял заправку, текущее техническое обслуживание и мелкий ремонт автомобиля, считается отработанным, время, в течение которого работник регистрировал автомобиль в ГИБДД, оформлял страховку, не считается отработанным.

5.3. Возмещать документально подтвержденные расходы работника, связанные с использованием автомобиля в интересах работодателя, в следующем порядке:

- на приобретение ГСМ - в размере фактических затрат, в пределах норм, установленных соглашением сторон в соответствии с Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р:

Период	Бензин АИ-93	Моторное масло	Трансмиссионное масло	Специальные жидкости	Пластичные смазки
	л на 100 км пробега	л на 100 л бензина	л на 100 л бензина	л на 100 л бензина	кг на 100 л бензина
Апрель-октябрь	7	0,96	0,12	0,036	0,12
Ноябрь-март	7,7	0,96	0,12	0,036	0,12

- мойку автомобиля - в размере фактических затрат, но не более 2000 руб. за полностью отработанный месяц, за не полностью отработанный месяц - пропорционально отработанному времени;

- текущее обслуживание и мелкий ремонт - в размере фактических затрат;

- капитальный ремонт узлов и агрегатов - в размере 20% фактических затрат.

5.4. Выдавать работнику аванс на приобретение ГСМ в сумме 1500 руб. в месяц не позднее 1-го числа календарного месяца.

6. По итогам каждого месяца Работодатель и Работник составляют акт об использовании автомобиля, в котором отражается количество дней фактического использования Работником личного автомобиля в интересах Работодателя, компенсация и сумма расходов, связанных с использованием автомобиля в интересах Работодателя. Акт подписывается не позднее 15-го числа следующего месяца.

7. Компенсация и возмещение расходов выплачиваются в день выдачи заработной платы за вторую половину истекшего месяца не позднее 16-го числа следующего месяца.

8. Срок использования автомобиля, указанного в пункте 1 настоящего соглашения, составляет один год начиная с 1 мая 2010 года.

9. Действие соглашения прекращается до истечения срока, установленного пунктом 8, при наступлении следующих обстоятельств.

9.1. Расторжение трудового договора.

9.2. Ввод в эксплуатацию автомобиля, приобретенного Работодателем для надлежащего исполнения Работником должностных обязанностей.

9.3. Гибель или неустранимая в течение 14 календарных рабочих дней неисправность автомобиля Работника.

10. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны).

М.П.

/-          -\                   Работодатель             Работник

|  Печать    |                       Буров                Сивушкин

|ООО "Каурка"|

\-         --/

Документы для выдачи компенсации и возмещения сумм расходов

Исполняя трудовую функцию, работник использует свой автомобиль в интересах работодателя. Как правило, по истечении каждого месяца эксплуатации работодатель производит выплату компенсации и возмещает расходы на эксплуатацию. Рассмотрим, какие документы необходимо оформить для выплаты.

Работник оформляет путевой лист

Путевой лист является источником информации о пробеге, а также о фактически отработанном времени. О необходимости вести путевые листы говорится, в частности, в письме МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@.

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Образец путевого листа приведен на с. 42.

Приложение к приказу об учетной

политике на 2010 г. от 31.12.2009 N 54

Утверждаю

Буров

Генеральный директор

С.Г. Буров

Путевой лист легкового автомобиля N 125
за 5 мая 2010 года

Общество с ограниченной ответственностью "Каурка", Псковская обл.,

Организация г. Гдов, ул. Карла Маркса, д. 10, тел. (81131) 2-15-88

            ------------------------------------------------------

                   (наименование, адрес, номер телефона)

Автомобиль     ЗАЗ 1102 "Таврия", К 092 ВХ 60 RUS

           ------------------------------------------------

                   (марка, государственный номер)

Дата использования автомобиля	ФИО работника	Номер водительского удостоверения	Содержание хозяйственной операции	Маршрут следования	Показания одометра (км), время (ч, мин)		Общий пробег (км)	Приобретение ГСМ		Подпись работника
					выезда	въезда		Вид, количество (л, кг)	Стоимость (руб.)
05.05.2010	Сивушкин Егор Демьянович	50 ОУ 311685	Транспортировка образцов полиграфической продукции	г. Гдов, ул. Карла Маркса, д. 10 - г. Псков, ул. Звездная, д. 5 Типография N 1	00195002 10.00	00195124 16.00	122	Бензин АИ-92, 10	22,60	Сивушкин
Итого

Главный бухгалтер                    Вещая            /И.О. Вещая/

Однако указанная форма документа обязательна для автотранспортных компаний. Все остальные организации вправе самостоятельно разработать путевой лист.

В приказе Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - приказ N 152) приведены необходимые реквизиты и порядок заполнения путевых листов (табл. 3 на с. 43).

Таблица 3. Обязательные реквизиты путевого листа*

N п/п	Реквизит	Примечание	Приказ N 152
1	2	3	4
1	Наименование и номер путевого листа		Пункт 3
2	Сведения о сроке действия путевого листа	Сведения о сроке действия путевого листа включают день (число, месяц, год), в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае, если документ оформляется более чем на один день, - даты начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован	Пункт 4
3	Сведения о собственнике (владельце ) транспортного средства	Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают: 1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона; 2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона	Пункт 5
4	Сведения о транспортном средстве	Сведения о транспортном средстве включают: 1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа; 2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса; 3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо); 4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку	Пункт 6
5	Сведения о водителе	Сведения о водителе включают: 1) фамилию, имя, отчество водителя; 2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя	Пункт 7
* На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом (п. 8 приказа N 152). - Примеч. ред.

Составляем акт

По истечении каждого календарного месяца в бухгалтерию поступают документы, подтверждающие использование автомобиля в интересах работодателя: отдел кадров передает табель, работник представляет оформленные путевые листы, чеки. Для систематизации расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, удобно, хотя и не обязательно, использовать форму оборотной стороны авансового отчета.

На основании представленных документов и в соответствии с условиями соглашения ежемесячно составляется акт об использовании имущества работника. В нем стороны отражают показатели использования имущества и определяют согласованную сумму к выдаче. Порядок составления акта рассмотрим на примере.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 1 и информацией, указанной в соглашении с экспедитором Е.Д. Сивушкиным, и укажем дополнительные сведения.

В мае 2010 года согласно табелю учета рабочего времени Е.Д. Сивушкин отработал 15 рабочих дней, 3 дня находился в отпуске за свой счет, 1 день проходил техосмотр автомобиля. При этом за техосмотр он заплатил 300 руб.

Показания одометра - 1495 км. Работник представил чеки на покупку 106 л топлива на сумму 2395,6 руб. и на покупку 1 л масла моторного на сумму 115 руб.

Кроме того, работник пользовался услугами автомойки и заплатил согласно предъявленным документам 900 руб.

Необходимо рассчитать суммы компенсации и возмещения расходов на эксплуатацию за май 2010 года, а также составить акт.

Решение. Определим размер компенсации.

В мае из 19 рабочих дней сотрудник использовал автомобиль в интересах работодателя только 15 рабочих дней. Сумма компенсации за май составит 947,37 руб. (1200 руб. : 19 раб. дн. х 15 раб. дн.).

Определим сумму возмещения расходов по эксплуатации. При пробеге автомобиля 1495 км работник должен израсходовать 104,65 л бензина (1495 км х 7 л : 100 км). При средней цене бензина 22,6 руб. за литр (2395,6 руб. : 106 л) сумма возмещения затрат на топливо составит 2365,09 руб. (104,65 л х 22,6 руб.).

Расход моторного масла должен быть 1,005 л (104,65 л х 0,96 л : 100 л). Следовательно, затраты на 1 л масла, приобретенного работником, должны быть возмещены в полной сумме - 115 руб.

Расходы на мойку автомобиля не превышают норм, установленных соглашением:

900 руб. < 1578,95 руб. (2000 руб. : 19 раб. дн. х 15 раб. дн.). Общая сумма возмещаемых расходов составит 3380,09 руб. (2365,09 руб. + 115 руб. + 900 руб.).

Оплата пошлины при прохождении технического осмотра по условиям соглашения возмещению не подлежит.

На основании произведенных расчетов стороны составили акт. Образец акта приведен на с. 46.

Образец акта

Акт N 1/05
об использовании личного имущества работника
в интересах работодателя в мае 2010 года в соответствии
с соглашением от 30.04.2010 N 10

г. Гдов Псковской обл.                                   1 июня 2010 года

Егор Демьянович Сивушкин (далее - Работник) и ООО "Каурка" в лице генерального директора Сергея Геннадьевича Бурова (далее - Работодатель) подписали настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с соглашением об использовании личного имущества от 30.04.2010 N 10 при исполнении служебных обязанностей в мае 2010 года Работник использовал принадлежащий ему автомобиль ЗАЗ-1102 "Таврия", государственный номер К 092 ВХ 60 RUS в течение 15 рабочих дней.

2. В соответствии с пунктом 5.2 соглашения за дни эксплуатации личного имущества в интересах Работодателя Работник получает компенсацию в размере 947,37 руб.

3. Согласно пункту 5.3 соглашения Работнику возмещаются расходы, связанные с эксплуатацией имущества. За май 2010 года они составили 3380,09 руб., в том числе:

- 2365,09 руб. - на топливо;

- 115 руб. - на масло моторное;

- 900 руб. - на мойку автомобиля.

4. Работодатель обязуется выплатить компенсацию и возместить расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в соответствии с пунктом 7 соглашения не позднее 16 июня 2010 года.

5. Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

6. Подписи сторон:

Работодатель                                       Работник

   Буров                                           Сивушкин

Приложение:

1) чеки на покупку ГСМ, моторного масла, оплату услуг автомойки;

2) путевые листы за май 2010 года.

Оформляем приказ

После того как будут произведены расчеты компенсации работнику, руководитель издает приказ в произвольной форме о ее выплате.

Документ будет выглядеть примерно так, как показано на с. 47.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью

"Каурка"

Приказ N 46-к
о выплате компенсации за использование в производственных целях
личного имущества и суммы возмещения расходов
по его эксплуатации

г. Гдов Псковской обл.                                   1 июня 2010 года

Приказываю:

1. На основании соглашения от 30.04.2010 N 10 выплатить экспедитору Е.Д. Сивушкину компенсацию за использование в интересах работодателя личного имущества за май 2010 года в размере 947,37 руб.

2. Компенсировать расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества, за май 2010 года в размере 3380,09 руб.

3. Выплату произвести не позднее 16 июня 2010 года вместе с заработной платой за вторую половину мая 2010 года.

4. Начальнику отдела кадров Ж.Л. Листьевой ознакомить Е.Д. Сивушкина с настоящим приказом под роспись.

Основание:

1) соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя от 30.04.2010 N 10;

2) акт о расчете компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя за май 2010 года от 01.06.2010 N 12.

Генеральный директор                   Буров                   С.Г. Буров

С приказом ознакомлены:

Е.Д. Сивушкин                        Сивушкин            1 июня 2010 года

Ж.Л. Листьева                        Листьева            1 июня 2010 года

Бухгалтерский учет

Так как сотрудник использует личный транспорт для выполнения служебных обязанностей, суммы компенсации и расходов на эксплуатацию используемого имущества учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с пунктами 5 и 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации".

Расходы на выплату компенсации за использование личного транспорта отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 29, 44 в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В случае возмещения сверхнормативных расходов или выплаты компенсации за счет собственных средств работодателя их сумма образует в учете постоянную разницу, приводящую к возникновению постоянного налогового обязательства (п. 4 и 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций"). Постоянное налоговое обязательство отражается по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и корреспондируется с кредитом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Рассмотрим составление проводок на примере.

Пример 4. Воспользуемся данными примера 1, изменив их. Допустим, соглашением предусмотрена выплата компенсации за использование личного транспорта 5000 руб. Тогда как при исчислении налога на прибыль размер компенсации за использование для служебных поездок личного автомобиля согласно постановлению N 92 не может превышать 1200 руб. в месяц.

Тариф страхового взноса на травматизм - 0,3%, стандартные вычеты работнику не положены. Какие в этом случае сделать проводки?

Решение. Бухгалтер отразил операции следующими проводками:

Дебет 44 Кредит 73

- 5000 руб. - начислена компенсация за использование личного авто в интересах работодателя;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 494 руб. [(5000 руб. - 1200 руб.) х 13%] - удержан НДФЛ с суммы компенсации за использование автомобиля, начисленной сверх нормы;

Дебет 44 Кредит 69

- 988 руб. (3800 руб. х 26%) - начислены страховые взносы на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет "Расчеты по взносам на травматизм"

- 11,4 руб. (3800 руб. х 0,3%) - начислены взносы на травматизм на сверх нормативную сумму компенсации за использование автомобиля;

Дебет 73 Кредит 50

- 4506 руб. (5000 руб. - 494 руб.) - выдана сумма компенсации из кассы предприятия;

Дебет 99 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"

- 760 руб. (3800 руб. х 20%) - начислено постоянное налоговое обязательство на сверхнормативную сумму компенсации за использование автомобиля.

В ближайших номерах мы расскажем о других, более выгодных, вариантах оформления отношений с работником, который готов эксплуатировать свой автомобиль в интересах работодателя.

И.А. Гаврикова,

старший научный редактор журнала "Зарплата"

"Зарплата", N 6, июнь 2010 г.