Вход
"Я так хочу, чтобы лето не кончалось", или как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск (М. Косульникова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2010 г.)
-
"Я так хочу, чтобы лето не кончалось", или как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск (М. Косульникова, "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2010 г.)
-
Порядок предоставления отпусков
-
Расчет отпускных
-
Выплата отпускных
-
Налоговый учет
-
Документооборот
-
Особенности предоставления дополнительных отпусков
-
Перенос отпуска
-
Отзыв из отпуска
-
Компенсация за неиспользованные отпуска
"Я так хочу, чтобы лето не кончалось", или как оформить ежегодный оплачиваемый отпуск
Вот и наступило лето. И если для основной массы работников это период отдыха, то кадровикам приходится работать в усиленном режиме. Чтобы облегчить ваш труд, в статье мы напомним порядок предоставления и оплаты ежегодных основных и дополнительных отпусков. Кроме того, обратим внимание на процедуры отзыва из отпуска и переноса отдыха на другое время. Также вы узнаете, в каких случаях допускается замена отпуска денежной компенсацией.
Порядок предоставления отпусков
Как вы уже знаете, всем работникам положено предоставлять ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). При этом продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается (ст. 120 ТК РФ). Как правило, длительность основного отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Между тем нерабочие праздничные дни, приходящиеся как на период ежегодного основного отпуска, так и на время дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ).
Отметим, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ).
К сведению. Работникам, занятым на сезонных работах, лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, положен оплачиваемый отпуск из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Вместе с тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у сотрудника только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отдых может быть дан и раньше указанного срока. Некоторым категориям работников оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их заявлению в любое время и до истечения шести месяцев. К примеру, совместителям (ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе), женщинам - перед отпуском по беременности и родам либо непосредственно после него, лицам в возрасте до восемнадцати лет и т.д.
Во второй и последующие годы работы сотрудник может уйти в отпуск в любое время рабочего года в соответствии с очередностью отпусков, установленной у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Причем соблюдение графика отпусков обязательно как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Заметим, что Трудовым кодексом не установлена обязанность оформления работником заявления на отпуск, если указанный отдых предусмотрен графиком отпусков.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается следующее время (ст. 121 ТК РФ):
- фактической работы;
- когда за работником в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска и предоставляемые дни отдыха;
- вынужденного прогула при незаконном увольнении либо отстранении от работы и последующем восстановлением на прежнем месте;
- период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
- предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года.
Вместе с тем не включаются в отпускной стаж следующее периоды:
- отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
- отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Отметим, что еще существуют так называемые удлиненные отпуска, длительность которых варьируется в зависимости от занимаемой должности, отрасли либо возраста. Указанный отдых предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ). Речь здесь идет о следующих гражданах: лицах моложе 18 лет*(1), педагогических работниках*(2), инвалидах*(3), сотрудниках милиции*(4) и т.д.
Учтите, что не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его пребывания в отпуске (ст. 81 ТК РФ).
Расчет отпускных
Порядок исчисления средней заработной платы прописан в ст. 139 ТК РФ. В свою очередь Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено постановлением Правительства от 24.12.2007 г. N 922 (далее - Положение).
Учитываемые выплаты
Итак, для исчисления средней заработной платы берутся в расчет все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя. Вместе с тем в расчете не участвуют выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т.д.) (п. 3 Положения).
При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитывают в следующем порядке (п. 15 Положения):
- ежемесячные - фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель каждого месяца расчетного периода;
- за период работы, превышающий один месяц - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, - в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
- вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.
Между тем если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью, то премии и вознаграждения учитывают пропорционально отработанному времени, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время.
При повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается в следующем порядке (п. 16 Положения):
- если повышение произошло в расчетном периоде, выплаты, начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитывают путем деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения на ставки, оклады, вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода;
- если повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период;
- если повышение произошло во время отпуска, часть среднего заработка повышается с даты повышения и до окончания отпуска.
В случае если при повышении ставок (окладов, вознаграждения) изменяются установленный к ним перечень ежемесячных выплат либо их размеры, то средний заработок повышается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных ставок (окладов, вознаграждения) и ежемесячных выплат на ранее установленные ставки (оклады, вознаграждения) и ежемесячные выплаты. Учтите, что следует корректировать только те выплаты, которые напрямую зависят от ставок (окладов, вознаграждения), т.е. установлены в фиксированном размере (проценты, кратность) (п. 16 Положения). Однако выплаты, установленные не по отношению к тарифным ставкам (окладам, вознаграждению), не подлежат изменению*(5).
Расчетный период
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска исчисляют за последние 12 календарных месяцев, предшествующих отдыху (ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения). При этом в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).
Из расчетного периода следует исключить следующие периоды, а также начисленные за это время суммы, когда (п. 5 Положения):
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством, за исключением перерывов для кормления ребенка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности либо пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя либо по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с ней не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством.
Когда в расчетном периоде сотрудник не работал, то следует рассматривать предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). Если работник не работал и ранее, то средний заработок определяют исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения). Ну а в случае, когда сотрудник в принципе не успел отработать у данного работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).
Порядок расчета
Средний заработок работника рассчитывают по следующей формуле (п. 9 Положения):
Средний = Средний дневной х Количество дней (календарных, рабочих) в
заработок заработок периоде, подлежащем оплате
В свою очередь среднедневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные дни отдыха определяют следующим образом (п. 10 Положения):
Сумма начисленной заработной платы за расчетный период
Средний дневной = --------------------------------------------------------
заработок 12 х 29,4
При этом если в расчетном периоде один или несколько месяцев отработаны не полностью либо присутствуют не учитываемые периоды, то среднедневной заработок исчисляют так:
Средний Сумма начисленной заработной платы за расчетный период
дневной = ------------------------------------------------------------
заработок 29,4 х Количество полных календарных месяцев + Количество
календарных дней в неполных календарных месяцах
Количество календарных дней в неполном месяце определяют по следующей формуле:
29,4 Количество
Количество календарных дней = ------------------------ х отработанных
в неполном месяце Количество календарных календарных дней
дней месяца
Между тем средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска рассчитывают так (п. 11 Положения):
Средний Сумма начисленной заработной платы
дневной = -------------------------------------------------------------
заработок Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей
недели
В аналогичном порядке рассчитывают средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска при работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) и лицам, работающим на условиях совместительства (п. 12 и п. 19 Положения).
Выплата отпускных
Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). В случае нарушения указанного срока работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск (ст. 124 ТК РФ). Также при нарушении срока выплаты отпускных работодатель должен уплатить сотруднику денежную компенсацию. Речь здесь идет об одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального Банка от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки. При этом размер компенсации может быть повышен коллективным либо трудовым договорами (ст. 236 ТК РФ).
К сведению. Минфин в письме от 12.04.2010 г. N 03-03-06/2/72 напомнил, что в соответствии со ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона от 19.02.1993 г. N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплачиваемый один раз в два года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (за исключением такси), а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг. При этом размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами.
Налоговый учет
Расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством:
- учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
- облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
- облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования", далее - Закон N 212-ФЗ);
- облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. N 184, далее - Правила).
Минфин в письмах от 22.04.2010 г. N 03-03-06/1/288 и от 13.04.2010 г. N 03-03-06/1/255 разъяснил, в какой период для целей исчисления налога на прибыль следует учитывать отпускные расходы и начисленные на них страховые взносы в части, приходящейся на следующий отчетный период. Итак, при определении базы по налогу на прибыль сумму отпускных включают в состав расходов пропорционально дням отдыха, приходящимся на каждый отчетный период. Между тем датой осуществления расходов в виде страховых взносов во внебюджетные фонды признается дата их начисления.
Если же говорить о подоходном налоге, то, по мнению чиновников, при заполнении справки по форме N 2-НДФЛ отпускные следует отражать в тех месяцах, в которых эти доходы были фактически выданы. Объясняют они это тем, что указанная выплата не является доходом за выполнение трудовых обязанностей, поскольку отпуск - это время, в течение которого работник был свободен от исполнения своих трудовых обязанностей. Указанная точка зрения прозвучала в следующих письмах: ФНС от 10.04.2009 г. N 3-5-04/407@ и Минфина от 06.03.2008 г. N 03-04-06-01/49. Отметим, что для суммы отпускных предусмотрен код дохода 2012 "Сумма отпускных выплат". При этом налоговики считают, что выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена с указанием кода 4800 "Иные доходы" (письмо ФНС от 08.08.2008 г. N 3-5-04/380@).
Документооборот
Формы для оформления и учета отпусков можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков применяют график отпусков (форма N Т-7). При его составлении учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников. В соответствии со ст. 123 ТК РФ указанный график должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления соответствующего календарного года.
Унифицированная форма N Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301020 |
|-----------|
Общество с ограниченной ответственностью "Арсенал" по ОКПО| 79303801 |
--------------------------------------------------- \-----------/
наименование организации
Мнение выборного профсоюзного органа Утверждаю Директор
от " " _________ 20 г. N _____ учтено Руководитель -----------------
/------------------------------------\ должность
График отпусков | Номер | Дата | На год |
| документа | составления | | Маликов Маликов Владимир Алексеевич
|-----------+---------------+--------| -------------- ---------------------------
| 2 | 15.12.2009 | 2010 | личная подпись расшифровка подписи
\------------------------------------/
"17" декабря 2009 г.
-- ------- ----
Структурное подразделение | Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Отпуск | Примечание | ||||
количество календарных дней | дата | перенесение отпуска | |||||||
запланированная | фактическая | основание (документ) | дата предполагаемого отпуска | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Бухгалтерия | Бухгалтер | Краснова Наталья Михайловна | 0000000121 | 28 | 14.05.2010 - 10.06.2010 | 14.05.2010 - 06.06.2010 | Заявление работника | 21.06.2010 - 24.06.2010 | Листок нетрудоспособности серия АБ N 22222 |
Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров Смирнова Смирнова Валентина Алексеевна
------------------------ -------------- ------------------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Для оформления и учета отпусков предназначен приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6 или форма N Т-6а), который объявляется работнику под расписку.
Унифицированная форма N Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301005 |
|-----------|
Общество с ограниченной ответственностью "Магазин" по ОКПО | 94345115 |
--------------------------------------------------- \-----------/
(наименование организации)
/--------------------------------------\
| Номер документа | Дата составления |
|-------------------+------------------|
Приказ | 117 | 17.05.2010 |
(распоряжение) \--------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-----------------\
Предоставить отпуск | Табельный номер |
|-----------------|
Махонину Владимиру Александровичу | 0000000221 |
------------------------------------------------------------------------/
фамилия, имя, отчество
-------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
кладовщик
-------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия)
за период работы с "15" марта 20 09 г. по "14" марта 2010 г.
--- --------- --- ---- --------- ----
/-------\
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 |календарных ней
\-------/
с "01" июня 2010 г. по "29" июня 2010 г.
--- ---------------- ---- ---- -------------- ----
и(или)
Б. ______________________________________________________________________
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,
_________________________________________________________________________
без сохранения заработной платы и другие (указать)
/------------\
на | | календарных дней
\------------/
с " "__________________ 20 г. по " "______________ 20 г.
/------------\
В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней
\------------/
с "01" июня 2010 г. по "29" июня 2010 г.
--- ------------------ -- --- -------------- ---
Руководитель организации директор Иванов Иванов С.И.
--------- -------------- -------------
должность личная подпись расшифровка
подписи
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Махонин "17" мая 2010 г.
-------------- --- ----------- ----
личная подпись
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска проставляются отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
Унифицированная форма N Т-60
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301051 |
|-----------|
Общество с ограниченной ответственностью "Магазин" по ОКПО| 94345115 |
------------------------------------------------- \-----------/
наименование организации
/-------------------------------------\
| Номер документа |Дата составления |
|-------------------+-----------------|
| 21 | 26.05.2010 г. |
Записка-расчет \-------------------------------------/
о предоставлении отпуска работнику
/-------------------\
| Табельный номер |
|-------------------|
Махонину Владимиру Александровичу | 0000000221 |
--------------------------------------------------- \-------------------/
фамилия, имя, отчество
-------------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
-------------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия), разряд,
кладовщик
-------------------------------------------------------------------------
класс (категория) квалификации
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
за период работы с "15" марта 2009 г. по "14" марта 2010 г.
-- -------- ----- -- ---------- -----
/------------\
на | 28 | календарных дней
\------------/
с "01" июня 2010 г. по "29" июня 2010 г.
-- ------------------ -- -- -------------- ----
Б. и (или) ежегодный дополнительный (другой) отпуск на
/------------\
| | календарных дней
\------------/
с "__"__________________ 20 __ г. по "__"______________ 20 __ г.
Ежегодный дополнительный (другой) отпуск | Количество календарных дней | Дата | Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска | ||
вид | код | начала отпуска | окончания отпуска | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
/-------------\
В. Всего отпуск на | 28 | календарных дней
\-------------/
с "01" июня 2010 г. по "29" июня 2010 г.
-- ------------------ ---- -- -------------- -----
Работник кадровой службы начальник
отдела кадров Смирнова Смирнова Д.А.
---------------- -------------- ---------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы N Т-60
Расчет оплаты отпуска
/------------------------------\ /-----------------------------------\
|Расчетный период| Выплаты, | | Количество | Средний |
|----------------| учитываемые | |-----------------------| дневной |
| год | месяц | при | |календарных| часов | (часовой) |
| | | исчислении | | дней |расчетного |заработок, |
| | | среднего | |расчетного | периода | руб. |
| | | заработка, | | периода | | |
| | | руб. | | | | |
|-------+--------+-------------| |-----------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | | 4 | 5 | 6 |
|-------+--------+-------------| |-----------+-----------+-----------|
| 2009 | Июнь | 12 100,00 | | | | |
|-------+--------+-------------| | | | |
| 2009 | Июль | 12 100,00 | | 343,00 | - | 410,50 |
|-------+--------+-------------| | | | |
| 2009 |Август | 12 100,00 | | | | |
|-------+--------+-------------| | | | |
| 2009 |Сентябрь| 7 700,00 | | | | |
|-------+--------+-------------| \-----------------------------------/
| 2009 |Октябрь | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2009 |Ноябрь | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2009 |Декабрь | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2010 |Январь | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2010 |Февраль | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2010 |Март | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2010 |Апрель | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| 2010 | Май | 12 100,00 |
|-------+--------+-------------|
| | | |
\----------------+-------------|
Итого | 140 800,00 |
\-------------/
| Начислено | ||||||||
| за Июнь месяц ----------------- текущий |
за месяц ---------------- будущий |
всего, руб. | ||||||
| количес- тво календа- рных дней отпуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
количество календар- ных дней отпуска |
сумма за отпуск, руб. | другие начисления |
|||
| из фонда оплаты труда |
из фонда оплаты труда |
|||||||
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
| 28 | 11 494,00 | - | - | - | - | - | - | 11 494,00 |
| Удержано, руб. | Причитается к выплате сумма, руб. |
||||||
| налог на доход |
всего | ||||||
| 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 1 494,00 | - | - | - | - | - | 1 494,00 | 10 000,00 |
К выплате сумма Десять тысяч - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
--------------------------------------------------------
прописью
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - руб. 00 коп.
------------------------------------------------------ --------
по платежной ведомости (расходному ордеру) N от " " 20 г.
---- --- ------ --
Бухгалтер Астахова Астахова А.А.
------------------- ------------------------------------
личная подпись расшифровка подписи
В зависимости от вида отпуска в табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или форма N Т-13) проставляют следующее буквенное обозначение (код):
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск - ОД (10).
Пример 1
Махонину В.А. был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01.06.2010 г. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:
- продолжительность отпуска - 28 календ. дней;
- расчетный период - с 01.06.2009 г. по 31.05.2010 г.;
- заработная плата: 2009 г. - оклад 11 000 руб. в месяц, с 01.01.2010 г. - оклад 12 100 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по организации);
- период временной нетрудоспособности: с 01.09.2009 г. по 10.09.2009 г., в результате заработная плата за сентябрь 2009 г. составила 7 000 руб.
Для оформления и учета отпусков был составлен приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6). Как вы помните, в соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Поэтому 12 июня (нерабочий праздничный день - День России) не будет участвовать при расчете продолжительности отпуска.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2) и лицевом счете (форма N Т-54).
Далее производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
1. Рассчитаем сумму выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка.
При расчете следует учесть, что в расчетном периоде произошло повышение окладов в целом по организации. Соответственно, согласно п. 16 Положения следует выплаты, начисленные за предшествующий повышению период времени, увеличить на коэффициент, который рассчитывается путем деления оклада, установленного в месяце последнего повышения, на оклады в каждом из месяцев расчетного периода: 1,1 (12 100 руб. / 11 000 руб.). В результате для расчета среднего заработка за 2009 год следует учитывать оклад в размере 12 100 руб. (11 000 руб. х 1,1), а в сентябре зарплата составит 7 700 руб. (7 000 руб. х 1,1).
Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка = 12 100 руб. х 11 мес. + 7 700 руб. = 140 800 руб.
2. Рассчитаем число календарных дней в расчетном периоде.
Количество дней в полных календарных месяцах = 29,4 х 11 месяцев = 323,4 дн.
Количество календарных дней в неполном месяце (сентябре) = 29,4 / 30 дн. х 20 дн. = 19,6 дн.
Количество календарных дней в расчетном периоде = 323,4 + 19,6 = 343 дн.
3. В результате средний дневной заработок составит:
Средний дневной заработок = 140 800 руб. / 343 дн. = 410,50 руб.
4. В свою очередь средний заработок работника рассчитывается следующим образом:
Средний заработок = 410,50 руб. х 28 дн. = 11 494,00 руб.
Особенности предоставления дополнительных отпусков
Кроме основных отпусков, определенная категория работников может претендовать на ежегодные дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).
Итак, ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим работникам:
- занятым на работах с вредными или опасными условиями труда*(6);
- имеющими особый характер работы*(7);
- с ненормированным рабочим днем*(8);
- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях*(9);
- работникам здравоохранения*(10);
- гражданским*(11) и муниципальным служащим*(12);
- сотрудникам таможенных органов*(13);
- а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Отметим, что работодатели вправе самостоятельно устанавливать иные дополнительные отпуска. При этом порядок и условия их предоставления определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами. Также при наличии профсоюза следует учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 116 ТК РФ).
Обратите внимание: при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ):
Продолжительность Ежегодный основной Дополнительный
ежегодного оплачиваемого = оплачиваемый отпуск + оплачиваемый отпуск
отпуска
Зачастую возникает вопрос, в каком порядке следует исчислять общую продолжительность основного и дополнительного отпусков, если дополнительный отпуск предоставлен в рабочих днях? Специалисты Минтруда в письме от 01.02.2002 г. N 625-ВВ разъяснили , что в данном случае надо поступить следующим образом: от начала отпуска отсчитывается количество дней основного отпуска в календарных днях, затем - количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю, и определяется дата последнего дня отпуска.
/-----------\ /----------------------\ /----------------------\ /---------------\
| | |Отсчитываем количество| |Отсчитываем количество| | |
| | | дней основного | |дней дополнительного| | |
|Дата начала|-----| отпуска |-----|отпуска в рабочих днях|-----|Дата последнего|
| отпуска | | в календарных | |в расчете на 6-дневную| | дня отпуска |
| | | днях | |рабочую неделю | | |
\-----------/ \----------------------/ \----------------------/ \---------------/
Далее подсчитывается общее количество календарных дней. Их и следует оплачивать в размере среднего заработка*(14).
Пример 2
Иванову В.Г. с 01.06.2010 г. был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск следующей продолжительностью: основной отпуск - 28 календарных дней, дополнительный отпуск - 7 рабочих дней. Рассчитаем общую продолжительность отпуска.
От начала отпуска (01.06.2010 г.) отсчитываем количество дней основного отпуска (28 календарных дней). При этом в соответствии со ст. 120 ТК РФ 12 июня (нерабочий праздничный день - День России) не будет участвовать в расчете. Исходя из этого последний день основного отпуска - 29.06.2010 г. Далее отсчитаем количество дней дополнительного отпуска (7 рабочих дней) в расчете на 6-дневную рабочую неделю: 30.07, 01.07, 02.07, 03.07, 05.07, 06.07, 07.07. В результате последний день отпуска 07.07.2010 г., что составляет 36 календарных дней.
Расходы на оплату дополнительных отпусков, предусмотренных законодательством:
- учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
- облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
- облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование (п. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
- облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 3 Правил).
Перенос отпуска
В некоторых случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен либо перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ). К примеру, при временной нетрудоспособности сотрудника, в период прохождения военных сборов и т.д.
В данном случае процедура переноса отпуска выглядит следующим образом:
- пишется заявление от работника с просьбой перенести отпуск;
- создается приказ о перенесении отпуска, который объявляется сотруднику под личную подпись;
- в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
При переносе отпуска также следует пересчитать сумму отпускных выплат (делается это в случае изменения расчетного периода).
Пример 3
Директору ООО "Арсенал"
Маликову В.А.
от бухгалтера
Красновой Н.М.
Заявление
Прошу перенести часть ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (Четырех) календарных дней, совпавшего с периодом временной нетрудоспособности (с 07.06.2010 г. по 10.06.2010 г.), на период с 21.06.2010 г.
11 июня 2010 г.
Краснова Н.М. Краснова
Общество с ограниченной ответственностью "Арсенал"
Приказ
11.06.2010 N 52
г. Рязань
О переносе части ежегодного оплачиваемого отпуска
На основании заявления работника о переносе части ежегодного оплачиваемого отпуска, а также в соответствии со статьей 124 Трудового кодекса РФ
Приказываю:
1. Перенести часть ежегодного оплачиваемого отпуска бухгалтеру Красновой Н.М. в размере 4 (Четырех) календарных дней с 07.06.2010 г. на период с 21.06.2010 г.
2. Начальнику отдела кадров Смирновой В.А. внести изменения в график отпусков.
3. Главному бухгалтеру Рыбаковой В.А. произвести перерасчет отпускных выплат.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по управлению персоналом Маркова И.И.
Основание: Заявление бухгалтера Красновой Н.М. от 11.06.2010 г.
Директор Маликов В.А. Маликов
С приказом ознакомлены:
Бухгалтер Краснова Н.М. Краснова 11.06.2010 г.
-------------
Гл. бухгалтер Рыбакова В.А. Рыбакова 11.06.2010 г.
-------------
Начальник отдела кадров Смирнова В.А. Смирнова 11.06.2010 г.
-------------
Заместитель директора Марков И.И. Марков 11.06.2010 г.
по управлению с персоналом -------------
К сведению. Листок нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи не выдается в период ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 41 Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 01.08.2007 г. N 514). Так что ежегодный оплачиваемый отпуск продляется или переносится только при временной нетрудоспособности самого работника.
Также в исключительных случаях, когда предоставление отпуска сотруднику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий год. При этом потребуется заручиться согласием сотрудника, издать приказ о переносе отпуска и внести изменения в график отпусков. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Кстати, работодатель по заявлению работника обязан перенести отпуск, если сотруднику не были своевременно выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала указанного отдыха позднее, чем за две недели до его начала.
Обратите внимание: запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. При этом работникам в возрасте до восемнадцати лет и лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, отпуск должен даваться ежегодно (ст. 124 ТК РФ).
Отзыв из отпуска
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).
В данном случае процедура отзыва выглядит следующим образом: вначале следует получить согласие работника на отзыв из отпуска. Обычно для этого работодатель направляет работнику соответствующее уведомление либо предложение. Согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении (предложении). Далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись. В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска.
Обратите внимание на то, что не допускается отзыв из отпуска следующих работников (ст. 125 ТК РФ):
- в возрасте до восемнадцати лет;
- беременных женщин;
- занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
Компенсация за неиспользованные отпуска
Общие правила
В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Между тем при суммировании отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, либо любое количество дней из этой части.
Обратите внимание: не допускается замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Компенсация при увольнении
В свою очередь при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Роструд в письме от 02.07.2009 г. N 1917-6-1 напомнил, что указанная компенсация выплачивается вне зависимости от основания увольнения.
Как правило, компенсацию рассчитывают пропорционально отработанному времени, идущему в стаж для отпуска. При установленной продолжительности ежегодного отпуска 28 календарных дней на каждый месяц рабочего года приходится 2,33 календарных дня отпуска. В случае если рабочий год полностью не отработан, то дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, исчисляют пропорционально отработанным месяцам. Между тем до сих пор применяются в части, не противоречащей Трудовому кодексу, "Правила об очередных и дополнительных отпусках", утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 г. N 169 (далее - Правила). Согласно п. 35 указанных Правил при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении:
- излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета;
- излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.
Специалисты Минздравсоцразвития*(15) отмечают, что округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено.
Обратите внимание: в соответствии с п. 28 Правил увольняемые работники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию.
С точки зрения налогового учета, денежные компенсации за неиспользованные отпуска:
- учитываются при определении базы по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ);
- облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование (подп. д п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
- не облагаются взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства от 07.07.1999 г. N 765).
М. Косульникова,
главный бухгалтер ООО "Галан"
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2010 г.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) Ст. 267 ТК РФ.
*(2) Ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства от 01.10.2002 г. N 724 "О продолжительности ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам".
*(3) Федеральный закон от 24.11.1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".
*(4) Закон от 18.04.1991 г. N 1026-1 "О милиции".
*(5) Письмо Минздравсоцразвития от 26.06.2008 г. N 2337-17.
*(6) Ст. 117 ТК РФ, постановление Правительства от 20.11.2008 г. N 870, постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 г. N 298/П-22.
*(7) Ст. 118 ТК РФ.
*(8) Ст. 119 ТК РФ.
*(9) Ст. 302 и ст. 321 ТК РФ, Закон от 19.02.1993 г. N 4520-I.
*(10) Ст. 350 ТК РФ, приказ Минздрава, Минобороны, МВД, Минюста, Минобразования, Минсельхоза и ФПС от 30.05.2003 г. N 225/194/363/126/2330/777/292, постановление Правительства от 30.12.1998 г. N 1588, постановление Минтруда от 08.07.1993 г. N 133.
*(11) Федеральный закон от 27.07.2004 г. N 79-ФЗ.
*(12) Федеральный закон от 02.03.2007 г. N 25-ФЗ.
*(13) Федеральный закон от 21.07.1997 г. N 114-ФЗ.
*(14) Взято с сайта Минздравсоцразвития (www.minzdravsoc.ru), раздел "Типовые вопросы и ответы по применению трудового законодательства" от 17.11.2010 г.
*(15) Взято с сайта Минздравсоцразвития (www.minzdravsoc.ru), раздел "Типовые вопросы и ответы по применению трудового законодательства" от 17.11.2010 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия"
Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал"
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37544 от 17.09.2009.